Breaking News!

Теперь я верифицированный Asana Partner. «Ну и чё?» — скажете вы. Весь скепсис и иронию, звучащих в этом вопросе, я обрушу несколькими фактами.

У меня есть доступ ко всяким полезным плюшкам только для партнеров: материалам и обучалкам, эксклюзивным тренингам и бета-фичам, закрытому чату в Slack’е и даже к проекту в Асане Асаны 🤯 Еще я могу официально рисейлить сервис и проводить собственные мероприятия, с поддержкой и продвижением которых мне поможет компания «Asana Inc.»

Задать вопросы и поздравить можно в комментах =) Всем хороших выходных и праздников! Не забудьте спланировать их в надежном task-трекере.

Правило двух минут для задач

В работе с задачами я использую правило 2-х минут. Пропускаю каждую через фильтр: «можно закрыть за 2 минуты — сразу сделай». «Дать доступ к доку копирайтеру» или «выслать логотип дизайнеру» проще сделать сразу, чем ставить в task-трекер, указывать дедлайн и пр. Часто от таких маленьких дел зависит продуктивность коллег, которые могли бы сразу начать делать свою работу вместо того, чтобы ждать от меня доступов по два дня.

🔹 Если 2-х минут нет — кидаю задачу в Асану в раздел «новые» и разгребаю его раз в 1-2 дня, расставляя приоритеты и дедлайны. Важно работать с ними из единого места, чтобы каждая проходила по одному пути: попадала в «новые», получала дедлайн и т. д. Так задачи не будут подвисать и теряться.

Разочарование от софта

Бывало ли у вас такое — вы решили внедрить таск-трекер, надеясь, что с ним вам будет проще управлять командой, но в итоге через месяц обратно «откатывались» в мессенджеры и почту? Если да, то это значит, что вы не уделили процессу внедрения достаточно внимания. Ни один инструмент не избавит вас от операционки, если им неправильно пользоваться.

Недостаточно создать сотрудникам аккаунты и надеяться, что они сами разберутся и придумают, как во всем этом работать. Считайте, что вы дали сотрудникам айпады, но не объяснили как их включать, и они решили резать на них хлеб =) Внедрение нового софта — это изменения, а люди склонны сопротивляться любым изменениям. Еще одна важная мысль: изменения — тоже процесс, которым нужно правильно управлять. И чтобы все прошло гладко, необходимо тщательно планировать и готовиться еще до начала внедрения.

🔹 Разделите все на 3 стадии:

— Подготовьте почву. Сначала «продайте» идею команде. Сделайте так, чтобы она сама захотела все поменять.

— Внедрите изменения: определите показатели успеха, напишите инструкции, организуйте онбординг, проведите воркшопы с командой и т.д.

— Закрепите результат: проанализируйте процесс адаптации, оцените прогресс, выявите, что работает, а что нет.

Если сделать все правильно — это «снимет» с вас часть операционки и заложит фундамент для дальнейшего роста бизнеса. Как-нибудь отдельно напишу про процесс изменения и про каждый его этап.

Не хотите разбираться сами — подключайте меня 🙂

Про то, как Кирилл Airtable полюбил

Раньше мой копирайтер Кирилл привык писать все посты в одном Google доке и юзал телегу для согласований. Но потом он встретил меня и почувствовал всю прелесть использования Airtable. Вот лишь часть плюшек, которые его покорили:

— теперь наши согласования выглядят так: Кирилл пишет, ставит статус «На проверке», Вова проверяет и меняет на «Готово к публикации». Никакого чатик-менеджмента и ничего не теряется;
— для копирайтеров это контент-план мечты: рубрики, темы и площадки размечены по цветам и наглядны (см. видео);
— у всех всегда есть доступ к нужному Google доку, потому-что он создается автоматически (почему это боль, писал тут);
— не нужно скроллить чат 100 лет, чтобы найти нужный пост, если вдруг из него понадобится какая-нибудь мысль.

🔹 Хотите управлять контентом like a pro — записывайтесь на консультацию. Расскажу, покажу.

Сегодня воркшоп!

Через час залетайте на мой открытый воркшоп, где я расскажу как создавать в Airtable отдельные интерфейсы для ваших сотрудников и покажу новый — для бухгалтера. Сегодня вы узнаете:

— как менеджер заводит счета на оплату;
— что видит бухгалтер и как узнает о платежном поручении в банк;
— как фин. директор оплачивает счета;
— как строить взаимодействие между несколькими отделами на примере процесс оплат.

И другие фичи цифровизации.

🔹 Заходите в группу, где я раз в 2 недели провожу онлайн-встречи по операционке. Поболтаем.

Начало через 5 минут! Здесь.

Бухгалтер Света и ее процессы

Настраивайте среду так, чтобы сотрудники не были перегружены тем, что уже давно может делать софт. Количество «оперативной памяти» у условной бухгалтерши Светы не бесконечное. Она легко может делать несколько процессов параллельно: заводить счет на оплату, готовить отчет или вносить акт в 1C. Но что, если Свете нужно сделать тоже самое для 10 клиентов, и параллельных задачек становится 30? Она не должна держать это в голове. Все нужно «отдать» системе.

Если руководитель хочет упростить себе и ей жизнь, он должен как можно больше вещей уводить «в автомат», разгружая операционку.

🔹 Как помочь бухгалтерам в их непростом деле рассказываю в записи со вчерашнего воркшопа.

Сотрудник вышел из чата

Буквально сейчас мой копирайтер Кирилл летает где-то между Мумбаем и Нью-Дели, что печально. Если вдруг он решит остаться в Индии и стирать белье палкой, у меня есть все, чтобы моментально его заменить.

Инструкции по ведению соцсетей я собрал в Notion. Новый копирайтер одним кликом может посмотреть tone of voice, рубрики, ключевые сообщения и даже порядок согласования. Контент-план и сами посты, как вы уже знаете, я фиксирую в Airtable. И это все, что мне нужно дать новому сотруднику.

Это я к чему. Процесс, который «живет» только в голове человека — опасен. Как только работник заболел, выгорел, уволился или улетел на край света, исчезают все его знания и компетенции. Приходится все начинать заново: вводить нового в курс дела, давать одинаковые комментарии, исправлять те же ошибки и т.д. Но если процесс отстроен, то и с уходом сотрудника знания сохраняются.

🔹 Хотите развивать бизнес, а не объяснять одно и тоже по 100 раз, избавляйтесь от плохой зависимости — человеческого фактора. В данном случае от тяги к приключениям копирайтера Кирилла.

Каким таском пользуетесь и почему?

Не устану повторять: один из ключевых элементов системы управления —­ таск-трекер — все хорошее начинается с него. За годы работы я перепробовал Monday, Wrike, Trello, ClickUp и и пр., но, как вы знаете, в итоге остановился на Asana.

🔹 Asana — это полноценная площадка для коммуникации, главное ее преимущество — это наличие контекста. Это не просто тайм-трекер, в его основе лежит идея «пирамиды ясности», которая связывает ежедневные задачи сотрудников со стратегическими целями компании. Этот инструмент настоящее спасение для загруженных руководителей «многоруких многоногов» и т.д. и т.п.

Сегодня не буду писать дифирамбы, а хочу узнать, какой таск-трекер используете вы? Внизу опрос.

Почему вам не обойтись только таск-трекером

Вчера на воркшопе один из участников рассказывал, как он работает только в тасках, и ему норм. Это ошибка. Такого вида софт не подходит под некоторые процессы.

Представьте, у вас есть клиент, и по нему есть большой объем данных: цифры, документы, маржа, расходы, доходы. Если вы все это воткнете, например, в Асану — будет каша, огромное полотно несвязанной друг с другом информации и чрезмерный инфопоток для сотрудников.

Процессы, в которых много данных и вычислений, где есть конфиденциальная «чувствительная» инфа с большим количеством характеристик и доп. полей, где нужны вычисления, связи одного с другим — не для таск-трекера. Для этого подходит экселеподобный софт.

Если вы маленький стартап, вам подойдет Google Sheets или Excel в связке с Google Drive. Но если вы такие же гики, как я или ваша компания выросла, то я рекомендую юзать Airtable и Smartsuit — туда суперклассно залетают такие процессы.

До понедельника, друзья!

Не знал, в Trello можно добавить 🎉 / 🎊 / 🎇 / 🎆 / ✨ / 👖 в колонку и получить конфетти.

Правило двух пицц

Командой до 7 человек управлять не сложно и можно успевать все: развивать бизнес, встречаться с клиентами, вовлекаться в другие проекты и пр. Но как только вас становится 9 и более, начинаются проблемы. Я когда-то столкнулся с этим, развивая свое performance-агентство.

Если это про вас, берите на вооружение правило «команды на две пиццы» от Джефа Безоса на заре Amazon, оно гласило: команда должна быть достаточно маленькой, чтобы ее можно было накормить двумя пиццами (8 человек — 8 кусочков 🍕).

Если двух пицц не хватает, вам нужен еще один руководитель, которому можно делегировать часть задач. А следовательно его надо нанимать или растить внутри. Проще и эффективнее обучить старого сотрудника, но как правильно это сделать, если ты сам далеко не самый опытный руководитель? Вспоминаю, что для меня это было большой проблемой.

Решил спросить, что вы делаете в этом случае? Учите коллег сами или отправляете на курсы? Если курсы, то какие? Поделитесь в комментариях, пожалуйста.

Помните, я рассказывал, что прокачал еженедельное планирование команды? Публикую подробную статью, в которой показываю, как все настроил, чтобы ничего не забывать.

Поставьте 👍, если в своих процессах используете бэклог. А если работаете по наитию, через пень-колоду, тяп-ляп и кое-как — приходите на консультацию: @vova_geeks 😊

🔹 https://vc.ru/u/722317-malyugin-geeks/703660-shkola-digital-produktivnosti-kak-planirovat-ezhenedelnye-sprinty-chtoby-nichego-ne-zabyvat-na-primere-asana

2 первых шага к продуктивности и победе над телеграм-менеджментом

Из каждого утюга говорят — систематизируй, выйди из операционки, войди обратно и снова выйди. Но что конкретно делать и как быть? Где взять время на систематизацию, когда его нет даже на то, чтобы позавтракать? Все просто, двигайтесь «step by step» или, как говорят испанцы «poco a poco».

Первое — поставьте повторяющуюся встречу в календаре на кофе и задачи (минимум одну в неделю). В это время вы будете планировать: ставить дедлайны, определять приоритеты и т.д. Главное правило — только планируете. Делать задачи в этот период СТРОГО запрещено. Всё потом.

Начните с малого — запланируйте 25% рабочего времени. Почему не больше? Систематизация — это тоже процесс, и он не быстрый. Чтобы поменялись привычки и mindset, нужно каждый день делать маленькие шаги для этого. Выберете комфортную скорость для изменений и действуйте не забивая.

Второе, забронируйте время в календаре, повторяющееся каждую неделю (можно на 10 лет вперед 😊), в которое вы будете выполнять то, что запланировали. Полчаса-час в день, и постепенно вы начнете привыкать к процессу. Это и будет старт, от которого можно отталкиваться.

🔹 Главное, что нужно понять — систематизация и планирование не отнимают у вас время, а освобождают выходные и вечера в будни. Чтобы не работать 24x7, нужно постепенно выстраивать работу и повышать продуктивность.

Хорошего уикенда, друзья!

Собираетесь домой в 17:59?

Как понять, что пора отдыхать, если вы не из тех, кто молча встает и уходит ровно в 18:00? Нужен знак судьбы. Точнее 2, сегодня расскажу про первый.

🔹 Это подход под названием Inbox Zero. Те кто знает про него — красавчики, но все равно напомню. Этот метод управления электронной почтой, суть которого проста — прочитал письмо и отправил в архив, а не оставил в «прочитанных». Само собой непрочитанные тоже нельзя оставлять .

В чем фишка? Если во входящих пусто (буквально пусто, белый экран), вы на 100% уверены, что все готово и ничего не надо делать. Перед вашими глазами очень простой и отчетливый знак «тут все ок 👌».

Я вообще не понимаю, как вы живете, когда в вашей почте горы неотвеченных писем =) Во-первых, мозг неосознанно тратит на это энергию, как на что-то начавшееся, но незаконченное. Во-вторых, вы не можете быть уверены не скрывается ли за этими непрочитанными важное письмо, которое вы пропустили. В третьих, при беглом взгляде на иконку почтового клиента не видно новых месседжей. Вряд ли вы фиксируете сколько пропущенных писем было час назад — 5327 или 5326. Не кайф.

Этот метод создал писатель и блогер Мерлин Манн, когда его «Входящие» от многочисленных поклонников вызывали панику. Но этот хак работает не только с почтой.

Я использую его и в таск-трекере, чтобы сразу было видно нужно ли что-то делать или нет. Если уведомления есть — то нужно. Пусто — кайф и можно расслабиться. Я в курсе всего, всем ответил и готов заниматься любимым делом — пить кофе с мороженкой.

И на сладенькое, главные преимущества Inbox Zero:

— Вы не пропустите новые вопросы, задачи и комментарии;
— коллеги не будут ждать, пока вы им ответите;
— будете в курсе всего, что происходит с проектами, в которых участвуете.

🧠 Бонусом к тому, что это удобно, такой принцип дает спокойствие и ощущение завершенности работы. Хотите научиться, пишите @vova_geeks

«Разреши мне пошерить экран» — говорю эту фразу в 9 из 10 созвонах в Zoom, и стабильно в ответ получаю: «как это сделать?».

🔹 Психанул и записал короткую инструкцию, как это делается в 2 клика:

1. Перейти в «Безопасность» на главной
2. В разделе «Разрешить участникам» клацнуть по «Демонстрации экрана»
3. Вуаля, все готово!

Забирайте себе, пользуйтесь и скидывайте коллегам 🤷‍♂️