Нужна ли вам Asana?

Бесконечные чаты, в которых сложно ориентироваться — чуть ли не самая частая боль тех, кто ко мне обращается. Если помимо этого вы не знаете, что делают ваши сотрудники, задачи постоянно откладываются на завтра и требуют постоянного контроля — вам нужен таск-трекер.

Я рекомендую именно Asana — эта платформа идеально подходит для тех команд, внутри которых over много совместных проектов и задач. Ни CEO Леша, ни маркетолог Наташа не смогут держать в голове весь объем работы, если он не будет собран в одном удобном месте. Задачи для личного помощника, по развитию бизнеса или подготовки корпоратива нужно систематизировать в одном месте, а не плодить отдельные чаты под каждое направление.

🔹 If you know what I mean — вам нужна Asana. При этом есть процессы, для которых платформа не подходит, но про это напишу в следующих постах.

Инструкция по применению: постановка задачи

Как и обещал в видосе, публикую готовую инструкцию, как ставить задачи в Асане. Кстати, ее можно использовать в любом task-трекере. Итого, у вас уже есть два варианта, что скинуть новому сотруднику — видео и гайд по ссылке 🙂:

🔹 Создание отличной задачи в Asana

Скоро сделаю статью или запишу объемное видео по теме, follow the news & let's keep in touch!

Жизнь без нормальных бизнес-процессов 🥲

Леша уже не торт

CEO event-агентства Леша делает все четко: каждый месяц нанимает крутых сейлсов, хантит сильных креаторов, привлекает лучших проджектов. Но в один прекрасный момент понимает, что все время уходит на тушение пожаров, а не развитие бизнеса. Еще вчера все хорошо работало, когда в команде было 7-10 человек, а сегодня рутинные задачи съедают все ресурсы. Компания выросла и переросла свои процессы — они стали ей «малы». Бизнес, как ребенок — чем быстрее растет, тем чаще ему нужна новая «одежда».

Инфраструктура должна расти вместе с компанией. Вчерашние таблички в Google и чатики в Telegram, работающие в маленьких коллективах, не эффективны, когда штат сотрудников увеличивается до 15-20 человек. Решение — прокачка операционки и внедрение софта.

🔹 Такие периоды улучшения процессов могут вызвать сопротивление у консервативных сотрудников, но это необходимо для роста компании. Если делать с умом — все пройдет гладко.

Почему сообщество — это супер круто

Что делать, если founder погряз в операционке и нет времени настроить процессы? Вступить в Geeks комьюнити и забрать готовые «под ключ» 😎

🔹 Как это работает?

80% процессов в малых и средних бизнесах идентичны. Отличается только основной: в HR-агентстве — это найм, в web-студии — дизайн, в IT-услугах — разработка. Так зачем тратить время и деньги, если можно сфокусироваться на главном, а остальное пошерить с теми, кто с тобой «в одной лодке» предпринимательства? Брать готовое решение у тех, кто этим занимается fulltime, копировать, докручивать под себя и не терять месяцы на выбор софта и инструкции.

Мы уже создаем эти процессы и шерим среди участников Geeks. Помимо этого: проводим мастермайнды, воркшопы, Q&A о digital-среде и знакомим людей друг с другом. Зачем тратить 300 тысяч на консультанта за настройку одного процесса, если можно вступить в комьюнити и решить все проблемы за раз? Руководителей и фаундеров приглашаю в бета-версию.

🧠 За доступом в личку: @vova_geeks

Гарвардская история

В Гарварде нам рассказывали про профессора Д. Дэрила Вайкоффа, который проводил исследование о том, какой процент выручки у компаний уходит на операционные расходы. Он обратил внимание, что успешные компании — это мелкие начинающие команды или огромные корпорации.

И выявил два типа основателей: пришедших из корпоративного бизнеса и привыкших к «бюрократии» и стартаперов, любящих творческий беспорядок. Первые на старте вкладывают много времени в процессы, и поэтому их процент расходов на поддержание бизнеса высокий, а вторые обращаются с рабочей средой вольно и тратят мало.

Но с ростом компаний ситуация постепенно меняется в противоположную сторону. У тех, кто в начале заморачивался над процессами — процент затрат постепенно снижается, а у тех, кто нет — увеличивается.

Хаос ненастроенных процессов начинает мешать, и в итоге бизнесы, которые не научились выстраивать процессы исчезают. Он назвал это «Бермудский треугольник».

🔹 Ключевая мысль: на каждом этапе развития компании свой уровень проработки процессов. Если у вас небольшая команда и ничего не болит — не нужно уделять много времени операционке. Но с ростом вы должны все больше и больше этим заниматься, если не хотите сгинуть в «бермудском треугольнике».

Breaking News!

Теперь я верифицированный Asana Partner. «Ну и чё?» — скажете вы. Весь скепсис и иронию, звучащих в этом вопросе, я обрушу несколькими фактами.

У меня есть доступ ко всяким полезным плюшкам только для партнеров: материалам и обучалкам, эксклюзивным тренингам и бета-фичам, закрытому чату в Slack’е и даже к проекту в Асане Асаны 🤯 Еще я могу официально рисейлить сервис и проводить собственные мероприятия, с поддержкой и продвижением которых мне поможет компания «Asana Inc.»

Задать вопросы и поздравить можно в комментах =) Всем хороших выходных и праздников! Не забудьте спланировать их в надежном task-трекере.

Правило двух минут для задач

В работе с задачами я использую правило 2-х минут. Пропускаю каждую через фильтр: «можно закрыть за 2 минуты — сразу сделай». «Дать доступ к доку копирайтеру» или «выслать логотип дизайнеру» проще сделать сразу, чем ставить в task-трекер, указывать дедлайн и пр. Часто от таких маленьких дел зависит продуктивность коллег, которые могли бы сразу начать делать свою работу вместо того, чтобы ждать от меня доступов по два дня.

🔹 Если 2-х минут нет — кидаю задачу в Асану в раздел «новые» и разгребаю его раз в 1-2 дня, расставляя приоритеты и дедлайны. Важно работать с ними из единого места, чтобы каждая проходила по одному пути: попадала в «новые», получала дедлайн и т. д. Так задачи не будут подвисать и теряться.

Разочарование от софта

Бывало ли у вас такое — вы решили внедрить таск-трекер, надеясь, что с ним вам будет проще управлять командой, но в итоге через месяц обратно «откатывались» в мессенджеры и почту? Если да, то это значит, что вы не уделили процессу внедрения достаточно внимания. Ни один инструмент не избавит вас от операционки, если им неправильно пользоваться.

Недостаточно создать сотрудникам аккаунты и надеяться, что они сами разберутся и придумают, как во всем этом работать. Считайте, что вы дали сотрудникам айпады, но не объяснили как их включать, и они решили резать на них хлеб =) Внедрение нового софта — это изменения, а люди склонны сопротивляться любым изменениям. Еще одна важная мысль: изменения — тоже процесс, которым нужно правильно управлять. И чтобы все прошло гладко, необходимо тщательно планировать и готовиться еще до начала внедрения.

🔹 Разделите все на 3 стадии:

— Подготовьте почву. Сначала «продайте» идею команде. Сделайте так, чтобы она сама захотела все поменять.

— Внедрите изменения: определите показатели успеха, напишите инструкции, организуйте онбординг, проведите воркшопы с командой и т.д.

— Закрепите результат: проанализируйте процесс адаптации, оцените прогресс, выявите, что работает, а что нет.

Если сделать все правильно — это «снимет» с вас часть операционки и заложит фундамент для дальнейшего роста бизнеса. Как-нибудь отдельно напишу про процесс изменения и про каждый его этап.

Не хотите разбираться сами — подключайте меня 🙂

Про то, как Кирилл Airtable полюбил

Раньше мой копирайтер Кирилл привык писать все посты в одном Google доке и юзал телегу для согласований. Но потом он встретил меня и почувствовал всю прелесть использования Airtable. Вот лишь часть плюшек, которые его покорили:

— теперь наши согласования выглядят так: Кирилл пишет, ставит статус «На проверке», Вова проверяет и меняет на «Готово к публикации». Никакого чатик-менеджмента и ничего не теряется;
— для копирайтеров это контент-план мечты: рубрики, темы и площадки размечены по цветам и наглядны (см. видео);
— у всех всегда есть доступ к нужному Google доку, потому-что он создается автоматически (почему это боль, писал тут);
— не нужно скроллить чат 100 лет, чтобы найти нужный пост, если вдруг из него понадобится какая-нибудь мысль.

🔹 Хотите управлять контентом like a pro — записывайтесь на консультацию. Расскажу, покажу.

Сегодня воркшоп!

Через час залетайте на мой открытый воркшоп, где я расскажу как создавать в Airtable отдельные интерфейсы для ваших сотрудников и покажу новый — для бухгалтера. Сегодня вы узнаете:

— как менеджер заводит счета на оплату;
— что видит бухгалтер и как узнает о платежном поручении в банк;
— как фин. директор оплачивает счета;
— как строить взаимодействие между несколькими отделами на примере процесс оплат.

И другие фичи цифровизации.

🔹 Заходите в группу, где я раз в 2 недели провожу онлайн-встречи по операционке. Поболтаем.

Начало через 5 минут! Здесь.

Бухгалтер Света и ее процессы

Настраивайте среду так, чтобы сотрудники не были перегружены тем, что уже давно может делать софт. Количество «оперативной памяти» у условной бухгалтерши Светы не бесконечное. Она легко может делать несколько процессов параллельно: заводить счет на оплату, готовить отчет или вносить акт в 1C. Но что, если Свете нужно сделать тоже самое для 10 клиентов, и параллельных задачек становится 30? Она не должна держать это в голове. Все нужно «отдать» системе.

Если руководитель хочет упростить себе и ей жизнь, он должен как можно больше вещей уводить «в автомат», разгружая операционку.

🔹 Как помочь бухгалтерам в их непростом деле рассказываю в записи со вчерашнего воркшопа.

Сотрудник вышел из чата

Буквально сейчас мой копирайтер Кирилл летает где-то между Мумбаем и Нью-Дели, что печально. Если вдруг он решит остаться в Индии и стирать белье палкой, у меня есть все, чтобы моментально его заменить.

Инструкции по ведению соцсетей я собрал в Notion. Новый копирайтер одним кликом может посмотреть tone of voice, рубрики, ключевые сообщения и даже порядок согласования. Контент-план и сами посты, как вы уже знаете, я фиксирую в Airtable. И это все, что мне нужно дать новому сотруднику.

Это я к чему. Процесс, который «живет» только в голове человека — опасен. Как только работник заболел, выгорел, уволился или улетел на край света, исчезают все его знания и компетенции. Приходится все начинать заново: вводить нового в курс дела, давать одинаковые комментарии, исправлять те же ошибки и т.д. Но если процесс отстроен, то и с уходом сотрудника знания сохраняются.

🔹 Хотите развивать бизнес, а не объяснять одно и тоже по 100 раз, избавляйтесь от плохой зависимости — человеческого фактора. В данном случае от тяги к приключениям копирайтера Кирилла.

Каким таском пользуетесь и почему?

Не устану повторять: один из ключевых элементов системы управления —­ таск-трекер — все хорошее начинается с него. За годы работы я перепробовал Monday, Wrike, Trello, ClickUp и и пр., но, как вы знаете, в итоге остановился на Asana.

🔹 Asana — это полноценная площадка для коммуникации, главное ее преимущество — это наличие контекста. Это не просто тайм-трекер, в его основе лежит идея «пирамиды ясности», которая связывает ежедневные задачи сотрудников со стратегическими целями компании. Этот инструмент настоящее спасение для загруженных руководителей «многоруких многоногов» и т.д. и т.п.

Сегодня не буду писать дифирамбы, а хочу узнать, какой таск-трекер используете вы? Внизу опрос.

Почему вам не обойтись только таск-трекером

Вчера на воркшопе один из участников рассказывал, как он работает только в тасках, и ему норм. Это ошибка. Такого вида софт не подходит под некоторые процессы.

Представьте, у вас есть клиент, и по нему есть большой объем данных: цифры, документы, маржа, расходы, доходы. Если вы все это воткнете, например, в Асану — будет каша, огромное полотно несвязанной друг с другом информации и чрезмерный инфопоток для сотрудников.

Процессы, в которых много данных и вычислений, где есть конфиденциальная «чувствительная» инфа с большим количеством характеристик и доп. полей, где нужны вычисления, связи одного с другим — не для таск-трекера. Для этого подходит экселеподобный софт.

Если вы маленький стартап, вам подойдет Google Sheets или Excel в связке с Google Drive. Но если вы такие же гики, как я или ваша компания выросла, то я рекомендую юзать Airtable и Smartsuit — туда суперклассно залетают такие процессы.

До понедельника, друзья!