Как руководитель обеспечивает стабильное качество продукта при росте команды

Как сделать так, чтобы менеджер Миша выдавал то же качество работы, что транслировал руководитель при продаже клиенту? Как основателю быть уверенным в том, что сотрудники не запорят проект, который был выигран с таким трудом, а клиент не уйдет в другую компанию? Пока не появились фишки, как в «Матрице», где загружали всю инфу сразу в мозг, нужно действовать через процессы.

Задача руководителя создать вокруг сотрудника такую digital-среду, которая «заберет» на себя часть задач и в нужный момент «подскажет», что и как делать.

🔹 В следующий раз расскажу с конкретными примерами в картинках.

В картинках (2)

Любой материал проходит несколько логичных шагов от идеи до публикации. Вначале я складываю в колонку «идеи» все, что пришло в голову мне и коллегам, далее тема попадает в группу приоритетных. И пошло поехало:

1. черновики
2. копирайт и редактура
3. правки и комментарии
4. согласование автора/руководителя/клиента/

и как итог — 5. публикация. Главная фишка в том, что, во-первых, в мою Асану вшиты подсказки в виде автоматических комментариев и задач, во-вторых, в карточку можно вносить любую полезную инфу, и она будет в одном месте, в-третьих, сотрудникам не нужно заморачиваться и держать в голове кучу инструкций и регламентов — сам процесс и есть одна большая инструкция. Просто делай материал и больше не думай ни о чем.

🔹 Вообще, нужно написать статью по этому поводу.

Ai + Asana = не все так однозначно

27 марта разработчики Асаны зарелизили три новые функции на основе искусственного интеллекта. Теперь ИИ рекомендует проекты, сортирует уведомления по релевантности и приоритезирует задачи, высылая список на почту.

Пока все просто — с чем чаще взаимодействуют пользователи, то и приоритетнее. Больше просмотров, лайков или участников = выше в списке.

🔹 По моему мнению, Ai все больше будет проникать в софт для бизнеса, как это было с функциями автоматизации. Но я бы не радовался раньше времени. Вряд ли ИИ будет работать за нас. Несмотря на всю мощь, он не сможет обучиться фишкам и нюансам компаний малого и среднего бизнеса, так как для этого нужно очень много данных. Ai крут там, где есть big data.

Вангую, что уже в этом году ИИ будет помогать пользователям в простых вещах: написание текстов задач, рекомендации, автоуведомления и прочее. И поможет в process mining’е, то есть будет подсказывать возможности автоматизации и оптимизации процессов.

P. S. Создатели клянутся, что функция не использует данных о клиентах. Верим?

Чем я занимаюсь?

Повышаю эффективность маркетинга, продаж и взаимодействия команд с помощью современного софта:

🔹 Обучаю основателей и руководителей процессному подходу к управлению и настройке digital-среды;

🔹 Помогаю создать и оцифровать процессы так, чтобы они не выполнялись хаотично и их можно было делегировать;

🔹 показываю конкретные примеры того, что можно автоматизировать и не тратить на это кучу времени;

🔹 настраиваю digital-среду и учу как ей пользоваться day-to-day всей команде: выбираю софт под определенные задачи, проекты и отделы, настраиваю планирование, предлагаю шаблоны процессов и проектов и пр. и пр.;

🔹 собираю «workflow to go» комьюнити, где я шерю участникам готовые шаблоны digital-среды: оплатил подписку и получил доступ ко всем нужным бизнесу процессам.

Asana — день первый

Подоспело второе видео на Youtube. Этот выпуск можно смело кидать новому сотруднику Мише, который «ни сном ни духом» об Асане, но ему нужно срочно освоить платформу.

В нем он узнает о том, где хранятся задачи, как их ставить и закрывать, познакомится с разделом «Входящие» и методом Inbox Zero и поймет, что нужно делать, если горит дедлайн и хочется перенести на завтра. В общем, освоит азы любимого сервиса, который я рекомендую своим друзьям, коллегам, клиентам и вам.

🔹 https://www.youtube.com/watch?v=j8hBNJf094Q

Нужна ли вам Asana?

Бесконечные чаты, в которых сложно ориентироваться — чуть ли не самая частая боль тех, кто ко мне обращается. Если помимо этого вы не знаете, что делают ваши сотрудники, задачи постоянно откладываются на завтра и требуют постоянного контроля — вам нужен таск-трекер.

Я рекомендую именно Asana — эта платформа идеально подходит для тех команд, внутри которых over много совместных проектов и задач. Ни CEO Леша, ни маркетолог Наташа не смогут держать в голове весь объем работы, если он не будет собран в одном удобном месте. Задачи для личного помощника, по развитию бизнеса или подготовки корпоратива нужно систематизировать в одном месте, а не плодить отдельные чаты под каждое направление.

🔹 If you know what I mean — вам нужна Asana. При этом есть процессы, для которых платформа не подходит, но про это напишу в следующих постах.

Инструкция по применению: постановка задачи

Как и обещал в видосе, публикую готовую инструкцию, как ставить задачи в Асане. Кстати, ее можно использовать в любом task-трекере. Итого, у вас уже есть два варианта, что скинуть новому сотруднику — видео и гайд по ссылке 🙂:

🔹 Создание отличной задачи в Asana

Скоро сделаю статью или запишу объемное видео по теме, follow the news & let's keep in touch!

Жизнь без нормальных бизнес-процессов 🥲

Леша уже не торт

CEO event-агентства Леша делает все четко: каждый месяц нанимает крутых сейлсов, хантит сильных креаторов, привлекает лучших проджектов. Но в один прекрасный момент понимает, что все время уходит на тушение пожаров, а не развитие бизнеса. Еще вчера все хорошо работало, когда в команде было 7-10 человек, а сегодня рутинные задачи съедают все ресурсы. Компания выросла и переросла свои процессы — они стали ей «малы». Бизнес, как ребенок — чем быстрее растет, тем чаще ему нужна новая «одежда».

Инфраструктура должна расти вместе с компанией. Вчерашние таблички в Google и чатики в Telegram, работающие в маленьких коллективах, не эффективны, когда штат сотрудников увеличивается до 15-20 человек. Решение — прокачка операционки и внедрение софта.

🔹 Такие периоды улучшения процессов могут вызвать сопротивление у консервативных сотрудников, но это необходимо для роста компании. Если делать с умом — все пройдет гладко.

Почему сообщество — это супер круто

Что делать, если founder погряз в операционке и нет времени настроить процессы? Вступить в Geeks комьюнити и забрать готовые «под ключ» 😎

🔹 Как это работает?

80% процессов в малых и средних бизнесах идентичны. Отличается только основной: в HR-агентстве — это найм, в web-студии — дизайн, в IT-услугах — разработка. Так зачем тратить время и деньги, если можно сфокусироваться на главном, а остальное пошерить с теми, кто с тобой «в одной лодке» предпринимательства? Брать готовое решение у тех, кто этим занимается fulltime, копировать, докручивать под себя и не терять месяцы на выбор софта и инструкции.

Мы уже создаем эти процессы и шерим среди участников Geeks. Помимо этого: проводим мастермайнды, воркшопы, Q&A о digital-среде и знакомим людей друг с другом. Зачем тратить 300 тысяч на консультанта за настройку одного процесса, если можно вступить в комьюнити и решить все проблемы за раз? Руководителей и фаундеров приглашаю в бета-версию.

🧠 За доступом в личку: @vova_geeks

Гарвардская история

В Гарварде нам рассказывали про профессора Д. Дэрила Вайкоффа, который проводил исследование о том, какой процент выручки у компаний уходит на операционные расходы. Он обратил внимание, что успешные компании — это мелкие начинающие команды или огромные корпорации.

И выявил два типа основателей: пришедших из корпоративного бизнеса и привыкших к «бюрократии» и стартаперов, любящих творческий беспорядок. Первые на старте вкладывают много времени в процессы, и поэтому их процент расходов на поддержание бизнеса высокий, а вторые обращаются с рабочей средой вольно и тратят мало.

Но с ростом компаний ситуация постепенно меняется в противоположную сторону. У тех, кто в начале заморачивался над процессами — процент затрат постепенно снижается, а у тех, кто нет — увеличивается.

Хаос ненастроенных процессов начинает мешать, и в итоге бизнесы, которые не научились выстраивать процессы исчезают. Он назвал это «Бермудский треугольник».

🔹 Ключевая мысль: на каждом этапе развития компании свой уровень проработки процессов. Если у вас небольшая команда и ничего не болит — не нужно уделять много времени операционке. Но с ростом вы должны все больше и больше этим заниматься, если не хотите сгинуть в «бермудском треугольнике».

Breaking News!

Теперь я верифицированный Asana Partner. «Ну и чё?» — скажете вы. Весь скепсис и иронию, звучащих в этом вопросе, я обрушу несколькими фактами.

У меня есть доступ ко всяким полезным плюшкам только для партнеров: материалам и обучалкам, эксклюзивным тренингам и бета-фичам, закрытому чату в Slack’е и даже к проекту в Асане Асаны 🤯 Еще я могу официально рисейлить сервис и проводить собственные мероприятия, с поддержкой и продвижением которых мне поможет компания «Asana Inc.»

Задать вопросы и поздравить можно в комментах =) Всем хороших выходных и праздников! Не забудьте спланировать их в надежном task-трекере.

Правило двух минут для задач

В работе с задачами я использую правило 2-х минут. Пропускаю каждую через фильтр: «можно закрыть за 2 минуты — сразу сделай». «Дать доступ к доку копирайтеру» или «выслать логотип дизайнеру» проще сделать сразу, чем ставить в task-трекер, указывать дедлайн и пр. Часто от таких маленьких дел зависит продуктивность коллег, которые могли бы сразу начать делать свою работу вместо того, чтобы ждать от меня доступов по два дня.

🔹 Если 2-х минут нет — кидаю задачу в Асану в раздел «новые» и разгребаю его раз в 1-2 дня, расставляя приоритеты и дедлайны. Важно работать с ними из единого места, чтобы каждая проходила по одному пути: попадала в «новые», получала дедлайн и т. д. Так задачи не будут подвисать и теряться.

Разочарование от софта

Бывало ли у вас такое — вы решили внедрить таск-трекер, надеясь, что с ним вам будет проще управлять командой, но в итоге через месяц обратно «откатывались» в мессенджеры и почту? Если да, то это значит, что вы не уделили процессу внедрения достаточно внимания. Ни один инструмент не избавит вас от операционки, если им неправильно пользоваться.

Недостаточно создать сотрудникам аккаунты и надеяться, что они сами разберутся и придумают, как во всем этом работать. Считайте, что вы дали сотрудникам айпады, но не объяснили как их включать, и они решили резать на них хлеб =) Внедрение нового софта — это изменения, а люди склонны сопротивляться любым изменениям. Еще одна важная мысль: изменения — тоже процесс, которым нужно правильно управлять. И чтобы все прошло гладко, необходимо тщательно планировать и готовиться еще до начала внедрения.

🔹 Разделите все на 3 стадии:

— Подготовьте почву. Сначала «продайте» идею команде. Сделайте так, чтобы она сама захотела все поменять.

— Внедрите изменения: определите показатели успеха, напишите инструкции, организуйте онбординг, проведите воркшопы с командой и т.д.

— Закрепите результат: проанализируйте процесс адаптации, оцените прогресс, выявите, что работает, а что нет.

Если сделать все правильно — это «снимет» с вас часть операционки и заложит фундамент для дальнейшего роста бизнеса. Как-нибудь отдельно напишу про процесс изменения и про каждый его этап.

Не хотите разбираться сами — подключайте меня 🙂