Удобная digital-среда — must have

Руководитель малого и среднего бизнеса должен думать о том, как воплотить в жизнь великие идеи и сделать счастливыми клиентов и сотрудников, но у офис-менеджера Светы свой взгляд на обязанности CEO: он должен сделать пустяковую вещь — подписать очередной документ.

Но Света не знает, что прежде чем поставить подпись, руководитель должен быть уверен, что док прошел все круги ада: отдел финансов, менеджеры, делопроизводители, жена и собака должны дать свой ок. В итоге простая задача затягивается на час или откладывается до следующего понедельника. Как быть, когда мысли о высоком, а все вокруг пихают бумажки и эксельки, в которые еще нужно вникнуть?

Использовать софт, который не даст Свете донимать шефа, пока все департаменты не согласуют документ. Рабочее пространство сегодня — это не стул, стол, кактус и стикеры на мониторе, а digital-среда, которая помогает разгрузить отдельного сотрудника и всю команду от рутины.

Если доверить (мне) алгоритмам и сервисам повседневные процессы, то можно оставить время на главное — развитие бизнеса 🔹

«Нет доступа к файлу»

🔹 Вчера вечером стал участником неорганизованности digital-среды и старого подхода к командной работе. Ближе к испанскому вечеру нужно было дать комментарий к статье редактора Миши. В компании с кофейком и печенькой настроился формулировать мысли. Три минуты искал нужный чатик, открыл док, но доступа к нему не оказалось.

Полез в телеграм, где увидел, что Михаил уже давно видит пятый сон, так как живет в другом часовом поясе. Актуальный инфоповод прогорел и 10 минут потрачены непонятно куда.

И как же много таких случаев! 9 из 10 задач стопятся на неопределенный срок из-за человеческого фактора: банального отсутствия информации и доступов. Чтобы избежать багов, из-за которых срываются сроки, выгорают сотрудники и теряются деньги, нужно заранее настраивать digital-среду и интегрировать команду и подрядчиков в нее, а новичков обучать «на берегу».

Airtable и я

Этот сервис я «прописываю» всем клиентам и использую сам, как решение для диджитализации многих операционных процессов, где есть базы данных. 🔹 Airtable — это экселька на стероидах. Здесь можно крутить, вертеть и связывать все, что угодно.

Каждую табличку можно поделить на отдельные срезы (чего нет в excel и google sheets) и снабдить всеми необходимыми данными, связать друг с другом, добавить внутрь описание, ссылки или файлы.

В Airtable я перевел все операционные процессы: ведение сделок, финансы, управленческую отчетность с расчетом маржи, затрат и прибыли, документооборот, контент-маркетинг, CRM для нетворкинга и HR процессы.

Airtable — это no-code софт, который легко кастомизируется под особенности бизнеса. В него вшиты широкие возможности автоматизации и есть опция написания скриптов для таких гиков, как я.

Для чего я не использую Airtable? Для проектного менеджмента, как базу знаний и в качестве стандартной CRM. Но это уже другая история, про которую я расскажу отдельно.

Дайте сотрудникам «воздуха» для работы

В каждой голове есть свой «процессор» и его емкость не безгранична. Чем больше рутинных задач, тем меньше места остается на умные мысли. Нет никакого смысла ждать вау-результатов от сотрудников, если вы загружаете их всякой тягомотиной. Возня с рутиной поглотит миддлов, а звездных подавит до выгорания. На что-то классное и нужное не останется ни сил, ни времени.

Я считаю, что чем больше процессов можно «увести в автомат», тем лучше и это задача руководителей. Хотите инициативных менеджеров, которые будут выдавать по пять идей в неделю? Настраивайте среду так, чтобы они не были перегружены тем, что уже давно может делать софт.

🔹 Простейший пример — календарь, который разгрузит «процессор» сотрудников и поможет не держать созвоны в голове и бесконечно не спамить о них в чатах. Про мои лайфхаки этого инструмента расскажу позже.

Начало работы в Asana

🔹 Прошу любить и жаловать — первый выпуск на youtube! В нем я рассказываю о функционале мощного и любимого инструмента — Asana. Гайд для новичков, которые хотят понять, как сделать первый шаг к автоматизации процессов.

Подписывайтесь и ставьте лайки. Хочу фидбэка =)

https://www.youtube.com/watch?v=BmDdYzFpqPo

Про новость о петиции против развития ChatGPT

Как известно, Возняк, Маск и еще 1100 экспертов подписали петицию о шестимесячном перерыве в обучении нейросеток. Все для того, чтобы разработать общий протокол безопасности и создания надзорных органов.

Хоть я и за автоматизацию, но полностью разделяю их обеспокоенность. Взрывной рост машинного интеллекта может привести к опасным и непредсказуемым последствиям. И как говорил Стивен Хокинг: «ИИ может стать последней технологической революцией, если человечество не научится контролировать риски».

🔹 Автоматизации — да, войне с роботами — нет.

Как руководитель обеспечивает стабильное качество продукта при росте команды

Как сделать так, чтобы менеджер Миша выдавал то же качество работы, что транслировал руководитель при продаже клиенту? Как основателю быть уверенным в том, что сотрудники не запорят проект, который был выигран с таким трудом, а клиент не уйдет в другую компанию? Пока не появились фишки, как в «Матрице», где загружали всю инфу сразу в мозг, нужно действовать через процессы.

Задача руководителя создать вокруг сотрудника такую digital-среду, которая «заберет» на себя часть задач и в нужный момент «подскажет», что и как делать.

🔹 В следующий раз расскажу с конкретными примерами в картинках.

В картинках (2)

Любой материал проходит несколько логичных шагов от идеи до публикации. Вначале я складываю в колонку «идеи» все, что пришло в голову мне и коллегам, далее тема попадает в группу приоритетных. И пошло поехало:

1. черновики
2. копирайт и редактура
3. правки и комментарии
4. согласование автора/руководителя/клиента/

и как итог — 5. публикация. Главная фишка в том, что, во-первых, в мою Асану вшиты подсказки в виде автоматических комментариев и задач, во-вторых, в карточку можно вносить любую полезную инфу, и она будет в одном месте, в-третьих, сотрудникам не нужно заморачиваться и держать в голове кучу инструкций и регламентов — сам процесс и есть одна большая инструкция. Просто делай материал и больше не думай ни о чем.

🔹 Вообще, нужно написать статью по этому поводу.

Ai + Asana = не все так однозначно

27 марта разработчики Асаны зарелизили три новые функции на основе искусственного интеллекта. Теперь ИИ рекомендует проекты, сортирует уведомления по релевантности и приоритезирует задачи, высылая список на почту.

Пока все просто — с чем чаще взаимодействуют пользователи, то и приоритетнее. Больше просмотров, лайков или участников = выше в списке.

🔹 По моему мнению, Ai все больше будет проникать в софт для бизнеса, как это было с функциями автоматизации. Но я бы не радовался раньше времени. Вряд ли ИИ будет работать за нас. Несмотря на всю мощь, он не сможет обучиться фишкам и нюансам компаний малого и среднего бизнеса, так как для этого нужно очень много данных. Ai крут там, где есть big data.

Вангую, что уже в этом году ИИ будет помогать пользователям в простых вещах: написание текстов задач, рекомендации, автоуведомления и прочее. И поможет в process mining’е, то есть будет подсказывать возможности автоматизации и оптимизации процессов.

P. S. Создатели клянутся, что функция не использует данных о клиентах. Верим?

Чем я занимаюсь?

Повышаю эффективность маркетинга, продаж и взаимодействия команд с помощью современного софта:

🔹 Обучаю основателей и руководителей процессному подходу к управлению и настройке digital-среды;

🔹 Помогаю создать и оцифровать процессы так, чтобы они не выполнялись хаотично и их можно было делегировать;

🔹 показываю конкретные примеры того, что можно автоматизировать и не тратить на это кучу времени;

🔹 настраиваю digital-среду и учу как ей пользоваться day-to-day всей команде: выбираю софт под определенные задачи, проекты и отделы, настраиваю планирование, предлагаю шаблоны процессов и проектов и пр. и пр.;

🔹 собираю «workflow to go» комьюнити, где я шерю участникам готовые шаблоны digital-среды: оплатил подписку и получил доступ ко всем нужным бизнесу процессам.

Asana — день первый

Подоспело второе видео на Youtube. Этот выпуск можно смело кидать новому сотруднику Мише, который «ни сном ни духом» об Асане, но ему нужно срочно освоить платформу.

В нем он узнает о том, где хранятся задачи, как их ставить и закрывать, познакомится с разделом «Входящие» и методом Inbox Zero и поймет, что нужно делать, если горит дедлайн и хочется перенести на завтра. В общем, освоит азы любимого сервиса, который я рекомендую своим друзьям, коллегам, клиентам и вам.

🔹 https://www.youtube.com/watch?v=j8hBNJf094Q

Нужна ли вам Asana?

Бесконечные чаты, в которых сложно ориентироваться — чуть ли не самая частая боль тех, кто ко мне обращается. Если помимо этого вы не знаете, что делают ваши сотрудники, задачи постоянно откладываются на завтра и требуют постоянного контроля — вам нужен таск-трекер.

Я рекомендую именно Asana — эта платформа идеально подходит для тех команд, внутри которых over много совместных проектов и задач. Ни CEO Леша, ни маркетолог Наташа не смогут держать в голове весь объем работы, если он не будет собран в одном удобном месте. Задачи для личного помощника, по развитию бизнеса или подготовки корпоратива нужно систематизировать в одном месте, а не плодить отдельные чаты под каждое направление.

🔹 If you know what I mean — вам нужна Asana. При этом есть процессы, для которых платформа не подходит, но про это напишу в следующих постах.

Инструкция по применению: постановка задачи

Как и обещал в видосе, публикую готовую инструкцию, как ставить задачи в Асане. Кстати, ее можно использовать в любом task-трекере. Итого, у вас уже есть два варианта, что скинуть новому сотруднику — видео и гайд по ссылке 🙂:

🔹 Создание отличной задачи в Asana

Скоро сделаю статью или запишу объемное видео по теме, follow the news & let's keep in touch!

Жизнь без нормальных бизнес-процессов 🥲

Леша уже не торт

CEO event-агентства Леша делает все четко: каждый месяц нанимает крутых сейлсов, хантит сильных креаторов, привлекает лучших проджектов. Но в один прекрасный момент понимает, что все время уходит на тушение пожаров, а не развитие бизнеса. Еще вчера все хорошо работало, когда в команде было 7-10 человек, а сегодня рутинные задачи съедают все ресурсы. Компания выросла и переросла свои процессы — они стали ей «малы». Бизнес, как ребенок — чем быстрее растет, тем чаще ему нужна новая «одежда».

Инфраструктура должна расти вместе с компанией. Вчерашние таблички в Google и чатики в Telegram, работающие в маленьких коллективах, не эффективны, когда штат сотрудников увеличивается до 15-20 человек. Решение — прокачка операционки и внедрение софта.

🔹 Такие периоды улучшения процессов могут вызвать сопротивление у консервативных сотрудников, но это необходимо для роста компании. Если делать с умом — все пройдет гладко.