Привет! Меня зовут Владимир Малюгин, я основатель агентства performance-маркетинга Digital Geeks и руководитель курса «Performance-маркетинг» в ВШЭ.

Но здесь я буду писать не о маркетинге, а о направлении, важность которого пока осознают не все компании. Зато почти все сталкиваются с проблемами, которые возникают, если не уделять ему внимания⤵️

Это диджитализация и автоматизация процессов бизнеса (DPA - digital process automation)💻

Я уверен, что DPA — тема будущего. Ведь уже сегодня большая часть бизнес-процессов — это digital-процессы, пусть даже пока у многих компаний они ограничиваются CRM в Excel и 1С.

А дальше все пойдет по нарастающей, ведь тот, кто отвергнет цифровую трансформацию и автоматизацию, будет операционно неэффективен.

Как я пришел к автоматизации?

За 7 лет управления агентством я столкнулся с проблемой: малому и среднему бизнесу нет места на этом празднике автоматизации.

Крупные компании могут купить дорогой софт и нанять системных интеграторов, а что делать небольшим игрокам?🤔

На рынке много всевозможного софта, но почти нет информации о том, как его выбирать, комбинировать и интегрировать с другими системами. И очень мало специалистов, которые это умеют.

Руководители вынуждены во всем разбираться самостоятельно, что обычно отодвигает диджитализацию до «лучших времен».

Я сам столкнулся с этой проблемой, и мне пришлось продумывать всю агентскую инфраструктуру самостоятельно. В итоге за 4 года, после долгих недель моего личного погружения в этот вопрос и сотен протестированных сервисов, мы обросли подходящим софтом, на котором построили и автоматизировали большую часть внутренних процессов.

По моему опыту, проблемы с процессами есть у всех. Поэтому я решил помогать другим руководителям решать их — и открыл новое направление бизнеса.

Кому и чем поможет этот канал?

Моя главная тема — low-code и no-code автоматизация процессов малого и среднего бизнеса. Мы с ребятами обеспечиваем диджитал-трансформацию всех подразделений, чтобы компании могли расти и не тратить половину времени на операционку.

В этом канале я буду делиться своими наработками и мыслями на тему DPA.

Что будет в следующих постах?

▫️Я буду рассказывать о том, как DPA поможет руководителю не выгореть из-за операционки.

▫️Как переводить процессы в диджитал, чтобы потом автоматизировать их.

▫️Как трансформировать рабочую среду на каждом этапе развития бизнеса, чтобы не замедлять рост.

▫️Как сделать так, чтобы команда выдавала стабильный результат и избежать микроменеджмента.

И, конечно, я буду публиковать показательные кейсы о построении процессов в малом и среднем бизнесе.

Не переключайтесь — постараюсь, чтобы было интересно😊

Быстрее в 360 раз: как автоматизировать остановку и запуск контекстной рекламы

Сегодня расскажу об интересном проекте для Panasonic — робот за 10 минут делает то, на что человек тратил бы 2-3 дня.

📊Какую задачу решали?
Компания продает сотни товаров в 12 интернет-магазинах и решила запустить контекстную рекламу на эти площадки в «Яндекс.Директе» и Google Ads.

В этой ситуации есть риск регулярно терять деньги. Если товар закончился, а реклама на его страницу идет, бизнес терпит убытки. А теперь представьте, что таких товаров десятки. При этом вручную проверять наличие каждой позиции на каждом сайте — очень трудоемкая задача, под которую нужны отдельные сотрудники.

Работая с Panasonic, мы предложили автоматизировать этот процесс, чтобы сэкономить время и деньги.

📨Что сделали?
С помощью технологии RPA мы создали алгоритм, который проверяет наличие товаров на всех онлайн-площадках. Система останавливает рекламу в «Яндекс.Директе» и Google Ads, если продукт закончился, и запускает, если он появился в продаже.

Кроме того, робот отправляет уведомления сотрудникам. Менеджерам Panasonic он советует пополнить запасы продукции в определенном магазине, а нашим специалистам сообщает, что отключил размещение конкретных страниц.

💡Какие результаты получили?
Мы ускорили процесс примерно в 360 раз: у сотрудника проверка наличия товаров, а затем остановка или запуск рекламы занимали бы 2-3 дня — робот делает все за 10 минут.

Клиенту автоматизация процесса гарантирует рациональное расходование бюджета. А нашей команде использование подобных алгоритмов во всех проектах поможет заменить рутинные задачи на более интеллектуальные.

Подробности о том, как работает система, какие сложности были при реализации проекта и почему мы не использовали готовый софт, читайте в моей новой статье на VC.

Все в одном — или разные сервисы для разных задач?

Сегодня поговорим о построении рабочей digital-среды💻📱

Даже у небольших компаний есть департаменты с разными функциями. Например, HR, бухгалтерия, отдел продаж, маркетинга, логистики. И по мере роста бизнеса встает вопрос: управлять ли всеми функциями в одном месте — или выбрать несколько сервисов для разных типов задач?

Я использую второй вариант. Расскажу, какие платформы я выбрал для своего бизнеса и почему⤵️

🔹Asana для проектной работы
По моему опыту, лучший сервис для project-менеджмента — Asana.
Эта платформа по умолчанию предлагает четкую логику работы, которую называет пирамидой ясности.

Фреймворк Asana заточен под взаимодействие команд, которые совместно ведут проекты. Это особенно удобно, когда у вас много задач и переписок по ним. Как, например, у нас в агентстве.

🔹Airtable для автоматизации операционки
Сервис Airtable предлагает широкие возможности кастомизации. Можно сказать, что это симбиоз таск-трекера и Excel.

В нем удобно не только хранить большой объем данных, но и настраивать автоматизацию.

Например, мы сейчас переносим в Airtable все процессы двух отделов, финансов и делопроизводства, из системы “Битрикс 24”. Обязательно расскажу, что получилось, когда закончим.

Была идея объединить все в Airtable, отказавшись от Asana. Но я пришел к выводу, что для масштабного проектного менеджмента эта платформа не подходит. Ее можно использовать, только если команде нужно отслеживать не больше 10-20 задач в месяц.

Удобная digital-среда — must have

Руководитель малого и среднего бизнеса должен думать о том, как воплотить в жизнь великие идеи и сделать счастливыми клиентов и сотрудников, но у офис-менеджера Светы свой взгляд на обязанности CEO: он должен сделать пустяковую вещь — подписать очередной документ.

Но Света не знает, что прежде чем поставить подпись, руководитель должен быть уверен, что док прошел все круги ада: отдел финансов, менеджеры, делопроизводители, жена и собака должны дать свой ок. В итоге простая задача затягивается на час или откладывается до следующего понедельника. Как быть, когда мысли о высоком, а все вокруг пихают бумажки и эксельки, в которые еще нужно вникнуть?

Использовать софт, который не даст Свете донимать шефа, пока все департаменты не согласуют документ. Рабочее пространство сегодня — это не стул, стол, кактус и стикеры на мониторе, а digital-среда, которая помогает разгрузить отдельного сотрудника и всю команду от рутины.

Если доверить (мне) алгоритмам и сервисам повседневные процессы, то можно оставить время на главное — развитие бизнеса 🔹

«Нет доступа к файлу»

🔹 Вчера вечером стал участником неорганизованности digital-среды и старого подхода к командной работе. Ближе к испанскому вечеру нужно было дать комментарий к статье редактора Миши. В компании с кофейком и печенькой настроился формулировать мысли. Три минуты искал нужный чатик, открыл док, но доступа к нему не оказалось.

Полез в телеграм, где увидел, что Михаил уже давно видит пятый сон, так как живет в другом часовом поясе. Актуальный инфоповод прогорел и 10 минут потрачены непонятно куда.

И как же много таких случаев! 9 из 10 задач стопятся на неопределенный срок из-за человеческого фактора: банального отсутствия информации и доступов. Чтобы избежать багов, из-за которых срываются сроки, выгорают сотрудники и теряются деньги, нужно заранее настраивать digital-среду и интегрировать команду и подрядчиков в нее, а новичков обучать «на берегу».

Airtable и я

Этот сервис я «прописываю» всем клиентам и использую сам, как решение для диджитализации многих операционных процессов, где есть базы данных. 🔹 Airtable — это экселька на стероидах. Здесь можно крутить, вертеть и связывать все, что угодно.

Каждую табличку можно поделить на отдельные срезы (чего нет в excel и google sheets) и снабдить всеми необходимыми данными, связать друг с другом, добавить внутрь описание, ссылки или файлы.

В Airtable я перевел все операционные процессы: ведение сделок, финансы, управленческую отчетность с расчетом маржи, затрат и прибыли, документооборот, контент-маркетинг, CRM для нетворкинга и HR процессы.

Airtable — это no-code софт, который легко кастомизируется под особенности бизнеса. В него вшиты широкие возможности автоматизации и есть опция написания скриптов для таких гиков, как я.

Для чего я не использую Airtable? Для проектного менеджмента, как базу знаний и в качестве стандартной CRM. Но это уже другая история, про которую я расскажу отдельно.

Дайте сотрудникам «воздуха» для работы

В каждой голове есть свой «процессор» и его емкость не безгранична. Чем больше рутинных задач, тем меньше места остается на умные мысли. Нет никакого смысла ждать вау-результатов от сотрудников, если вы загружаете их всякой тягомотиной. Возня с рутиной поглотит миддлов, а звездных подавит до выгорания. На что-то классное и нужное не останется ни сил, ни времени.

Я считаю, что чем больше процессов можно «увести в автомат», тем лучше и это задача руководителей. Хотите инициативных менеджеров, которые будут выдавать по пять идей в неделю? Настраивайте среду так, чтобы они не были перегружены тем, что уже давно может делать софт.

🔹 Простейший пример — календарь, который разгрузит «процессор» сотрудников и поможет не держать созвоны в голове и бесконечно не спамить о них в чатах. Про мои лайфхаки этого инструмента расскажу позже.

Начало работы в Asana

🔹 Прошу любить и жаловать — первый выпуск на youtube! В нем я рассказываю о функционале мощного и любимого инструмента — Asana. Гайд для новичков, которые хотят понять, как сделать первый шаг к автоматизации процессов.

Подписывайтесь и ставьте лайки. Хочу фидбэка =)

https://www.youtube.com/watch?v=BmDdYzFpqPo

Про новость о петиции против развития ChatGPT

Как известно, Возняк, Маск и еще 1100 экспертов подписали петицию о шестимесячном перерыве в обучении нейросеток. Все для того, чтобы разработать общий протокол безопасности и создания надзорных органов.

Хоть я и за автоматизацию, но полностью разделяю их обеспокоенность. Взрывной рост машинного интеллекта может привести к опасным и непредсказуемым последствиям. И как говорил Стивен Хокинг: «ИИ может стать последней технологической революцией, если человечество не научится контролировать риски».

🔹 Автоматизации — да, войне с роботами — нет.

Как руководитель обеспечивает стабильное качество продукта при росте команды

Как сделать так, чтобы менеджер Миша выдавал то же качество работы, что транслировал руководитель при продаже клиенту? Как основателю быть уверенным в том, что сотрудники не запорят проект, который был выигран с таким трудом, а клиент не уйдет в другую компанию? Пока не появились фишки, как в «Матрице», где загружали всю инфу сразу в мозг, нужно действовать через процессы.

Задача руководителя создать вокруг сотрудника такую digital-среду, которая «заберет» на себя часть задач и в нужный момент «подскажет», что и как делать.

🔹 В следующий раз расскажу с конкретными примерами в картинках.

В картинках (2)

Любой материал проходит несколько логичных шагов от идеи до публикации. Вначале я складываю в колонку «идеи» все, что пришло в голову мне и коллегам, далее тема попадает в группу приоритетных. И пошло поехало:

1. черновики
2. копирайт и редактура
3. правки и комментарии
4. согласование автора/руководителя/клиента/

и как итог — 5. публикация. Главная фишка в том, что, во-первых, в мою Асану вшиты подсказки в виде автоматических комментариев и задач, во-вторых, в карточку можно вносить любую полезную инфу, и она будет в одном месте, в-третьих, сотрудникам не нужно заморачиваться и держать в голове кучу инструкций и регламентов — сам процесс и есть одна большая инструкция. Просто делай материал и больше не думай ни о чем.

🔹 Вообще, нужно написать статью по этому поводу.

Ai + Asana = не все так однозначно

27 марта разработчики Асаны зарелизили три новые функции на основе искусственного интеллекта. Теперь ИИ рекомендует проекты, сортирует уведомления по релевантности и приоритезирует задачи, высылая список на почту.

Пока все просто — с чем чаще взаимодействуют пользователи, то и приоритетнее. Больше просмотров, лайков или участников = выше в списке.

🔹 По моему мнению, Ai все больше будет проникать в софт для бизнеса, как это было с функциями автоматизации. Но я бы не радовался раньше времени. Вряд ли ИИ будет работать за нас. Несмотря на всю мощь, он не сможет обучиться фишкам и нюансам компаний малого и среднего бизнеса, так как для этого нужно очень много данных. Ai крут там, где есть big data.

Вангую, что уже в этом году ИИ будет помогать пользователям в простых вещах: написание текстов задач, рекомендации, автоуведомления и прочее. И поможет в process mining’е, то есть будет подсказывать возможности автоматизации и оптимизации процессов.

P. S. Создатели клянутся, что функция не использует данных о клиентах. Верим?