Я получила очень много комментариев и дополнений про цветовое кодирование в таблицах, поэтому апдейт:

1. Стоило написать: «Подтвердивших отмечаете синим, неподтвердивших - желтым. А потом ваш коллега или вы сами распечатываете список на монохромном принтере, и - упс! - они все выделены неотличимыми друг от друга оттенками серого»
2. Стоило сказать, что мы выясняем не ответ «да/нет», где примерно уже установилась норма цветового кодирования: зеленый цвет - да, красный цвет - нет, а что-то менее очевидное. Например, мы выясняем: гость придет один или с сопровождающим.
3. Цветовое кодирование все-таки очень удобно, потому что наглядно визуально передает данные. Поэтому лучше всего совмещать цветовое кодирование с цифровыми данными.
4. Чтобы при этом таблица не превращалась в разноцветную петрушку, можно красить в разные цвета только один столбец, а не всю таблицу целиком.
5. Если нужно красить определенные значения определенными цветами и посчитать количество клеточек разных цветов, то в гугл-таблицах можно использовать условное форматирование (conditional formating). Оно находится во вкладке меню «Формат» (”Format”)
6. В Excel, оказывается, есть функция «Фильтр - Сортировать по цвету» и она позволяет, сами понимаете что, делать.

Большое спасибо за ваши комментарии и подсказки!

#файлы

Ой, все! Голосовые теперь и в инстаграме

#соцсети #голосовые

Пал последний бастион. Теперь и в инстаграме есть голосовые сообщения. Хочу разобраться, что с голосовыми не так.

Я их, например, не очень люблю, а мои студенты говорят: "Хорошо же! орфографических ошибок не видно!"

Вы мне очень поможете, если пройдете опрос. Он займет 1-2 минуты. https://goo.gl/forms/tE6x9UgkTn9QdOxt1

#голосовые #исследование

Снова новый год и снова мы испытываем нервы друг друга на прочность: https://snob.ru/entry/156230

#статья

Несколько лайфхаков, которые, возможно, немного изменят ваше отношение к голосовым сообщениям:
1. Нажмите на прослушивание сообщения и поднесите телефон к уху. Звук автоматически переключится в передний динамик. Так ваше сообщение услышите только вы, как при телефонном разговоре. Теперь вам не нужно уединяться или искать наушники. [В мессенджере инстаграма эта функция пока что не работает]
2. Если, поднося телефон к уху, вы не слышите запись через передний динамик, то в режиме прослушивания прибавьте громкость самого телефона боковыми кнопками.
3. Чтобы записать голосовое сообщение, откройте чат и поднесите телефон к уху, как делаете при телефонном разговоре. Ни на какие кнопки нажимать не надо. Вы услышите сигнал или вибрацию - это значит, что запись началась. Уберите телефон от уха - запись прервется. Закончив запись, можете ее переслушать и после этого отправить. [Пока что данная функция не работает в вотсаппе и фэйсбуке]
4. Если вы в телеграме получили голосовое и не можете его прослушать, перешлите сообщение боту @voicybot, который распознает речь. В ответ вы получите текстовую расшифровку этого аудио.
5. Если у вас нет времени печатать сообщение, запишите аудио и отправьте этому же боту в телеграме. Он расшифрует сообщение. Текст вы можете скопировать и отправить вашему собеседнику.
6. Чтобы экономить время, используйте ускоренное прослушивание сообщений в телеграме. Для этого нажмите на значок 2х.

#мессенджеры #голосовые

Что делать с почтой в отпуске?

Есть несколько вариантов со своими плюсами и минусами.

1. Перед отпуском написать всем адресатам, что вы уходите в отпуск и куда обращаться для решения вопросов.
Подходит тем, у кого мало адресатов и кому не пишут незнакомые люди.
+ : вы всех заранее предупредили, люди могут планировать свою работу без вас.
- : письмо могут получить те, кому информация про ваш отпуск не актуальна, и наоборот: есть риск не предугадать, кому эта информация понадобится.

2. Поставить автоматическую переадресацию писем вашему коллеге, который вас заменяет.
Подходит тем, у кого нет личных переписок в почте и есть заменяющий коллега.
+ : письмо без задержки будет приходить человеку, который на него отреагирует.
- : вы можете подставить автора письма, если он напишет вам то, что не планировал сообщать третьим лицам.

3. Поставить автоматический ответ: «Я в отпуске до 24 января. Пока меня нет, пишите моей коллеге на адрес...»
Подходит тем, у кого есть заменяющий коллега.
+ : автор письма сам решит, насколько оно срочное и нужно ли его пересылать вашему коллеге
- : когда вернетесь из отпуска, придется вручную перепроверить, какие письма отправители пересылали вашему заменяющему коллеге, а какие решали оставить до вашего возвращения.

Я в отпуске. Поэтому впереди несколько постов про отпускной цифровой этикет.

А как вы поступаете с почтой в отпуске?

#почта

Как вы поступаете с почтой в отпуске?
anonymous poll

Ничего не делаю из перечисленного: письма ждут, пока я смогу ответить – 291
👍👍👍👍👍👍👍 43%

Ставлю на все входящие автоматический ответ с уведомлением о моем отпуске – 227
👍👍👍👍👍 34%

Использую несколько вариантов из перечисленных – 71
👍👍 11%

Предупреждаю всех заранее – 61
👍 9%

Настраиваю переадресацию на почту заменяющего меня коллеги – 19
▫️ 3%

👥 669 people voted so far.

Почта в отпуске

Последний опрос показал, что почти половина опрошенных оставляет почту до момента, когда появится возможность на нее ответить: либо после отпуска, либо прямо во время отпуска. Я тоже так раньше делала, но чаще всего такой подход мешал и работе, и отдыху: и отключиться не получается, и продуктивность снижается.

Теперь я разработала свою систему.

ДО ОТПУСКА:
- стараюсь закончить все дела и не начинать новых. Составляю список старых долгов и всю последнюю неделю работаю на закрытие именно этих задач
- пишу всей команде письма с самыми важными задачами на время моего отсутствия, чтобы быть уверенной, что работа не будет стоять на месте
- договариваюсь с коллегой, которая будет меня заменять
- ставлю автоматический ответ в почте, что я в отпуске до такого-то числа, можно писать моей коллеге

ВО ВРЕМЯ ОТПУСКА:
- один раз в день проверяю почту и рабочие чаты, стараюсь ни на что не отвечать. Знаю, что моя команда справится без меня
- если есть письма, которые, как я предполагаю, человек не будет пересылать заменяющей коллеге, то либо отвечаю, если это быстрый ответ, либо сохраняю в список задач после возвращения.

ПОСЛЕ ОТПУСКА:
- вместе с коллегой, которая меня заменяла, просмотриваю всю свою отпускную почту, чтобы понять, какие из писем авторы решили не пересылать моей коллеге и ждут моего включения
- расспрашиваю коллег, какие важные задачи и новости случились за время моего отсутствия. Некоторые из коллег во время моего отпуска составляют список и присылают мне отдельным письмом, когда я возвращаюсь.

Несколько лет я использую такую схему. И в целом она работает. Есть ли у вас свои лайфхаки, как упростить жизнь себе и коллегам во время отпуска? Буду очень благодарна за ответы. Ваши советы соберу и опубликую отдельным постом.

#почта

Правило 64. Отвечайте на автоответ про отпуск

Вы отправили письмо и получили автоматический ответ: «Я в отпуске до 25, по срочным вопросам пишите коллеге».

Рекомендация может показаться неочевидной, но - напишите ответ на это автоматическое письмо, расскажите, какое решение вы приняли:
- «Вопрос не срочный, дождусь тебя»
- «Написал коллеге, уже решаем»
- «Сам справлюсь, не беспокойся»

Этим вы очень поможете человеку, когда он вернется из отпуска и начнет разгребать почту: он сразу поймет, какие дела все еще его ждут, а какие уже решились. Да и себе жизнь облегчите: вам не придется отвечать на письма вернувшегося из отпуска («Эта задача еще актуальна?»), вы сможете быстрее получить содержательный ответ. И статус этого дела сохранится в истории переписки (это пригодится, если спустя время вы захотите вспомнить, как и кем решился вопрос).

Отвечайте на автоответ. Берегите друг друга.
#почта #правило

На этой неделе хакеры выложили в сеть почти миллиард электронных почт и паролей от них.
Здесь подробная инструкция, как проверить, взломана ли ваша почта, и как поставить надежные пароли: https://www.the-village.ru/village/city/instruction/338363-cdannye-utekli

Полезная статья психолога о том, как выстраивать свои цифровые границы и беречь себя от стресса при онлайн-общении: https://te-st.ru/2019/01/24/online-conversation-how-to-do/.

Если коротко:
1. Определите свои правила, сообщите о них коллегам и клиентам
2. Разделите каналы для личного общения и для работы
3. Отключайте уведомления за час до сна
4. Не отвечайте, если сообщение вызвало сильные чувства или хотя бы сделайте паузу

Правило 65. Не звонить с номеров, на которые невозможно перезвонить

Вы не успеваете ответить на звонок, но знаете, что вам может звонить кто-то важный. Перезваниваете, а вам сообщают: «Если вы знаете добавочный номер сотрудника, наберите его». Что? Вы впервые видите этот телефон и знать не знаете ни организацию, ни сотрудника. И теперь будете ждать, когда загадочный абонент позвонит вам в следующий раз в такой же неудобный момент. А все потому, что кто-то решил немного сэкономить на мобильной связи.

Без предупреждения лучше вообще никому не звонить. Но если уж приходится, то звоните с того номера, на который можно перезвонить или отправить смс. Если номер городской, многоканальный или сразу несколько человек могут ответить по этому номеру, то старайтесь его использовать как можно реже.

Берегите друг друга
#телефон #правило

Вот здесь хорошая статья о том, как общаться в мессенджерах по работе.

Если коротко:
1. Писать только в рабочее время
2. Если есть возможность написать, а не звонить, то лучше написать
3. Не засорять чат лишней информацией
4. Использовать функции мессенджеров для упрощения диалога (например, опросы или закрепления в топе беседы)
5. Будьте вежливы и аккуратны. Небрежность и фамильярность раздражают
6. Позаботьтесь о безопасности
7. Помните, что почта по-прежнему остается основным каналом деловой коммуникации

#мессенджеры

https://rb.ru/opinion/messendzhery-v-rabote/

Часто разговоры про цифровой этикет действуют, как красная тряпка (или как новая реклама reebok). И тогда мне приходится слышать жёсткие возражения:

1. Это мое дело, что и как делать в интернете.
В общем-то, да. Так же, как это ваше дело - сморкаться ли в рукав за столом. Скорее всего, никто (кроме мамы) не сделает вам замечания и не выгонит из-за стола, но в следующий раз в ресторан вряд ли пригласят. Поведение в интернете формирует вашу репутацию и ваш образ. Если вы бесконечно спамите в социальных сетях, скорее всего, вас потихоньку начнут добавлять в черный список и избегать общения.

2. Зачем соблюдать этикет, если вокруг никто не соблюдает?
Если мы хотим, чтобы на улицах не было мусора, первое, что надо сделать, - перестать мусорить самому. Вы же не продолжаете мусорить в подъезде лишь потому, что алкоголик дядя Боря с третьего этажа завалил бутылками всю лестничную клетку.
Если каждый из нас начнет думать об общем удобстве, то постепенно цифровая среда станет гораздо комфортнее.

3. Я должен заботиться о собеседнике. А кто обо мне позаботится?
Ваша забота о собеседнике - это в конечном счете забота о себе самом. Если вы не отправите смс в 2 ночи, то и не получите ответ в 4 утра. Если вы соберете всю необходимую информацию и ссылки в одно письмо, чтобы собеседнику было удобно разобраться в вопросе, то потом сами же этим дайджестом информации и воспользуетесь.

В общем, цифровой этикет - это не про то, как сделать удобно всем, кроме себя. Это про собственное достоинство, общее удобство и взаимное уважение.

#цифровойэтикет

#почта #телефон

Вы слева или справа на ⬆️ картинке?
anonymous poll

Справа – 947
👍👍👍👍👍👍👍 72%

Слева – 370
👍👍👍 28%

👥 1317 people voted so far.

Так выглядит манипуляция в чистейшем незамутненном виде. Можно подумать, если не наберется 400 лайков, то автор пост не сделает. Сделает-сделает. А значит, сейчас просто шантажирует своих читателей.

#соцсети

Прислали вопрос: "Меня часто просят сделать репост каких-нибудь объявлений: то котенку ищут дом, то помогите сдать квартиру, то нужно подписать петицию. Я не хочу делать репост, но и посылать как-то неудобно. Что делать?"

Для начала - помните, что только вы решаете, что и как размещать на своей странице. Поэтому спокойно можете отказывать тем, кто покушается на вашу территорию.

Если не хочется отказывать жестко, можете использовать аргуметы:
- "Это не подходит моей аудитории" / "Среди моих читателей нет тех, кто интересуется такой темой"
- "Я не публикую то, в чем не разбирась, а в этой теме я не специалист"
- "Я на своей странице не делаю таких постов"

При желании можете пообещать, что вместо репоста сообщите адресно своим знакомым, которые сейчас как раз ищут котенка, квартиру, петицию.

Чтобы самому не оказаться в ситуации назойливого попрошайки, всегда формулируйте просьбу так, чтобы у человека была возможность вам отказать. "Сделай репост, а то котенок умрет" - вы манипулируете. "Если среди твоих читателей могут быть те, кто ищет котенка, размести, пожалуйста, объявление" - вы даете собеседнику свободу выбора и право отказать.

#соцсети #вопросответ

Медуза проводит опрос про цифровой этикет. Среди вариантов ответов только черное и белое (хотя почти везде больше подходит отсутствующий ответ «зависит от ситуации»), но тем интереснее:
https://meduza.io/survey/mozhno-li-otpravlyat-golosovye-soobscheniya-v-otvet-na-tekstovye-a-ispolzovat-emodzi-v-delovyh-perepiskah

А скажите, пожалуйста, есть ли у вас на работе корпоративные стандарты переписки и ведения деловой коммуникации? Какой-то свод правил, регламент, памятка? Если есть и это не секрет, могли бы вы прислать в личку? Я провожу небольшое исследование.

#корпоративныекоммуникации