Пропали данные из CRM, что делать?!

История не наша, другого партнера Битрикс24.
История весьма показательная.

Сценарий работы: при закрытии сделки требуется заполнить поля типа Файл в сделке, и загрузить туда фоототчет.
Сценарий работал корректно, и продолжает работать корректно.
Сейчас увольняются 2 сотрудника у Клиента.

Клиент: "Ой ой ой, куда то пропали все фото отчёты... Такое ощущение что их удалили! Как узнать кто удалил файлы из сделок?"
Интегратор: "Никак. Изменения пользовательских полей не фиксируются в истории."
Результат - расстроены оба.

Что пошло не так?
Клиент не сообщил о ключевых моментах сценария:
– Сотрудники могут не только загрузить, но и удалить данные (ну вот такие)
– Важно отслеживать историю изменения определенного поля (а может и не одного)

Можно было это решить на стадии внедрения?
Однозначно да.
Скорее всего это стоило бы дополнительных средств, но какая разница если важен результат? Или хотя бы Клиент был готов к такой истории.

Вывод для Клиентов.
При внедрении CRM надо проговаривать ВСЕ ключевые сценарии работы.
Если не проговорить заранее, а потом задать вопрос «А как мне сделать/посмотреть/найти/понять ......?», то часто можно услышать ответ «Никак».
И это будет правда, а не просто некомпетентность или нежелание интегратора помочь.

Вывод для Интеграторов.
Если Клиент готов слушать, то давать свои рекомендации и компетенции по ключевым сценариям и безопасности.

Про принятие решений о разработке и внедрении IT систем в компаниях.

Есть компания на 100 человек с разными подразделениями.
Финансистам и коммерции нужен функционал. Они знают что хотят получить.
Они идут в IT отдел с запросом «Нам надо вот так».
IT отдел составил техзадание и заказал разработку.

Сделали быстро и дорого.

Начали использовать - не пошло. Почему?
Потому что никто не спросил про детали. Именно детали делают разницу между «готово - используем» и «что-то сделали, непонятно для чего».

IT специалисты внутри компании - не бизнес-аналитики. У них нет задачи детализировать процесс работы с функционалом. Они ее и не выполняют.

А детализировать надо.

И должны это делать исполнители, которые создают/внедряют функционал в связке непосредственными пользователями. Именно пользователи, те кто будет ежедневно использовать IT систему, должны быть на передовой внедрения и давать максимум детальной информации.

И принимать готовый результат.

Если функционал для IT отдела, там заказчики IT-шники.Но если для управления, финансов или коммерции - процессом внедрения управляет именно руководство профильных отделов.

А IT отдел контролирует свою, техническую часть систем.

Большинство вот этих историй про «внедряли, не взлетело» и «пилили, не допилили» именно про подход к разработке и внедрению.
Про то, что дают информацию и принимают решения не те сотрудники, которые должны это делать.

А как принимают решения в вашей компании?

Почему CRM не работают. Четыре ключевые причины.

Вы наняли интегратора для внедрения CRM, работа выполнена.
Вкатываете в работу, но не идет.
В CRM или пустота, или необработанные заявки, созданные автоматически.

Почему такое может быть?
Разберем ключевые причины почему CRM не работает.

1. Собственник (или ключевой управленец) не работает в CRM.
Он не ставит и не контролирует задачи сотрудникам.
Не смотрит и не анализирует воронку продаж, а задает вопросы сотрудникам.
Не берет данные из CRM карточек, а просит прислать ему на ватсап.
У сотрудников возникает закономерный вопрос. Если главный не смотрит, зачем я буду что-то там делать? И не делает.
Так бывает, когда управленцы хотят чтобы все работало само собой, а у него «нет времени» и «есть дела поважнее».
Расстрою. Обычно так не срабатывает.

2. CRM не решает ни одной ключевой задачи.
Не собирает и не сегментирует базу, или сама база никому не нужна.
Не решает проблемы с доступом/безопасностью.
Не отслеживает план продаж и эффективность сотрудников.
Т.е. для ВСЕХ ключевых задач компании приходится использовать другие инструменты.
В этом случае сотрудники не понимают зачем им вести CRM. И не ведут.
Так бывает, когда дали интеграторам на стадии настройки не полную или не актуальную информацию. И интеграторы сами не задали правильные вопросы.

3. Слишком много непонятных формулировок, задач, полей для данных.
Все есть, все настроено. Но каждый раз когда сотруднику надо что-то сделать в CRM, ему приходится прилагать усилия чтобы понять ЧТО ЭТО ЗНАЧИТ?
Автоматически поставилась задача. Но по названию вообще не понятно что с ней надо сделать. И описания нет как ее выполнять. Зато есть срок в 2 дня :)
Просто закрыли задачу или или страницу и пошли дальше. Никакой работы не проведено.
Точно также с загрузкой данных. Вот два поля «Документы» и «Сканы документов». Что куда надо положить? Положу лучше все в папку на своем ПК.
Так бывает, как при внедрении не фокусируются на формулировках и трактовках.

4. Сотрудники не достаточно обучены.
Все есть, все настроено. Руководитель и сотрудники хотят работать.
Но не знают как.
Как обработать лид? Как перевести сделку на следующий этап. Как поставить задачу из CRM с привязкой к карточке сделки?
Каждая попытка – боль.
Могут разобраться, а могут и нет. И бросить.
Так бывает, когда не продумали порядок обучения и подготовки баз знаний для сотрудников.
Или осознанно сэкономили.

Если в вашей компании CRM «не взлетела», проверьте себя по этим четырем пунктам.

Главное про повышение цен на облачный Битрикс24 с 1 августа 2022.

Повышение затронет не все тарифы.
Вырастут:
Команда (было 5990 руб/мес, станет 6990 руб/мес)
Компания (было 11990 руб/мес, станет 13990 руб/мес)
Стандартный (было 5990 руб/мес, станет 6990 руб/мес)
Профессиональный (было 11990 руб/мес, станет 13990 руб/мес)

Остальные без изменений.

Да, цена на архивные Команда и Компания также вырастет.
Да, до 31 июля можно продлить тариф на год по старой цене.
Да, до 31 июля можно продлить тариф больше чем на год по старой цене :)
Нет, 1 августа и далее по старой цене уже не продлить.
Да, на оплаченный срок перерасчета не будет (по этому и выгодно продлить до 1 августа).

Нет, коробка в повышении никак не задействована.

Важно! С 1 августа текущий тариф Профессиональный становится архивным. Будет новый тариф Профессиональный (да, с тем же названием). Главное отличие – лимит пользователей. Архивный – безлимитные пользователи, новый - 100 пользователей.

Что делать если пользователей больше 100?
Для этого вводят новый тариф Облачный Энтерпрайз.
Детально о новом тарифе несколько позже.

Про важность конкретики в техзадании.

Случай с Клиентом.
Настроили воронку HelpDesk в Битрикс24 для пользователей.
Обращения идут через бот в телеграме, попадают в Б24, идут по воронке и ответ приходит в тот же бот.
Встала задача сделать тоже самое, но для сотрудников. Часть из них (разработчики) работают не в Б24 а в Microsoft Teams. Встала задача интеграции этих платформ.

«Можно?» - спросил Заказчик.
«Можно!» – ответили мы. API то есть.

Дальше начали прорабатывать детали. Оказалось что между обратившимся сотрудником и специалистом поддержки нужен прямой чат в режиме реального времени – как это работает в телеграме. Любая задержка – плохо.

Вот так задача по обмену данными превратилась в задачу по разработке собственного мессенджера.
Пока обе стороны думают :)

Телемаркетинг в Битрикс24.
Телемаркетинг – холодный обзвон базы телефонных номеров с целью лидогенерации и дальнейшей работы с заинтересовавшимися Клиентами.

Для организации процесса Телемаркетинга необходимо:
– Портал Битрикс24 (облако или коробка не имеет значения)
– Телефония с Виртуальной АТС
– Интеграция Виртуальной АТС с Битрикс24

Как работает:
– Сотрудник производит звонок, набирая номер из интерфейса Битрикс24
– Автоматически создается лид
– Над лидом запускается бизнес-процесс
– Сотрудник открывает задание бизнес-процесса и заполняет необходимые данные
– Поля для заполнения (обязательные и вариативные) мы выбираем при настройке под конкретные задачи Клиента
– Ключевое поле для заполнения: «Результат звонка». В этом поле мы создаем список всех возможных реакций того, кому адресован звонок. В зависимости от списка результатов мы выстраиваем логику дальнейших действий.
– Сотрудник просто вводит данные, дальше автоматизация действий: отправка лида на нужную стадию, конвертация в Сделку, Контакт, Компанию – то что необходимо по сценарию работы

Про логику.
Клиент рассказывает про варианты ответов и что они значат для нас. В зависимости от этих данных мы выстраиваем логику автоматических действий и фиксации данных в бизнес-процессе.
Примеры.
Если Клиент готов на встречу – создаем Контакт, создаем Сделку и отправляем ее на стадию «Встреча», ставим задачу сотруднику отдела продаж «Провести встречу».
Если Клиент говорит «Перезвоните завтра в 12», создаем Контакт, создаем Сделку и отправляем ее на стадию «Первичный контакт», ставим задачу сотруднику отдела продаж «Провести первичный звонок».
Если Клиент говорит «Не звоните сюда больше», сотрудник не вводит никаких данных, нажимает одну кнопку и лид с этим номером телефона помечается как Неквалифицированный и больше не работаем с ним.
Ну или работаем, если наш Клиент умеет дальше работать с такими реакциями :)

Дальше смотрим на результаты работы.
Можно смотреть:
– Фильтры в лидах для получения оперативных данных по работе за день/неделю по конкретному сотруднику
– Отчет в конструкторе отчетов для полного понимания работы всех сотрудников отдела Телемаркетинга
– Отчет в сковзной аналитике для оценки стоимости Лида/Сделки/Продажи из Телемаркетинга

Как это выглядит можно смотреть тут https://www.youtube.com/watch?v=odihR5ftG0c

Call-центр в Битрикс24.

Для организации работы подходит облачный или коробочный Битрикс24 с тарифом, поддерживающим бизнес-процессы.
И виртуальная АТС, интегрированная с Битрикс24.

Что дает организация call-центра в Битрикс24.

1. Детальное понимание целей звонков Клиентов. Собрав информацию можно вывести отчет по количеству звонков по выбранной тематике за выбранный период. Для call-центра это одна из ключевых метрик, дающих информацию о потребностях ваших Клиентов.

2. Создание и пополнение базы Клиентов с контактными данными и целями обращения. Эту базу вы можете (или должны?) использовать при проведении маркетинговых активностей или запуске новых продуктов.

Как это работает.

При входящем звонке в Битрикс24 создается лид с фиксацией номера телефона Клиента.
Если в call-центре существует четкое разделение между операторами по целям обращения и это озвучивается Клиенту в IVR меню (для обращения в отдел продаж нажмите 1, для обращения в отдел сервиса нажмите 2), то цели обращения фиксируем автоматически. В этом случае операторам ничего заполнять не требуется. База собирается и накапливается автоматически.

Если операторы универсальный и каждый консультирует по всем целям обращений – требуется заполнение карточки обращения.
При поступлении звонка у ответившего оператора появляется карточка для заполнения. Состав, количество и тип полей для заполнения составляем в зависимости от потребностей самого call-центра. Минимально – цель обращения в виде списка. Также можно заполнять имя Клиента, если есть такая потребность и скрипт звонка подразумевает его уточнение.

Главное – удобство и скорость заполнения.

Отчет создаем в штатном конструкторе отчетов Битрикс24 и выводим в левое меню для удобства.
База собирается в штатном списке Контактов Битрикс24.

Смотреть видео тут https://www.youtube.com/watch?v=CUYH1x9B9ac

Настроенная воронка продаж.

Недавно был видео-звонок (можно было бы написать «зум», но мы используем Битрикс конференции) с клиентом, на котором прозвучал вопрос: «Как выглядит хорошо настроенная воронка продаж в CRM?».

Я перечислил следующее, что касается настройки отдельно взятой воронки продаж.

0. (Потому что к воронке не относится, но очень важно) К CRM подключены источники лидов и настроена их квалификация. Все, кроме откровенного мусора (спам звонки, рассылки, реклама) должно оставаться в CRM и пополнять базу клиентов.
1. Стадии воронки соответствуют реальной работе менеджеров по продажам.
2. Названия стадий воронки показывают что надо сделать на этой стадии, чтобы перейти на следующую. Не все интеграторы и консалтеры придерживаются этой модели. Но мы делаем только так и ни разу не пожалели :)
3. Настроены обязательные поля для перехода между стадиями. Например для перехода на стадию «Провести встречу» обязательно заполнить поля «Дата/время встречи», «Формат встречи».
4. Настроены роботы на повторяющиеся задачи. Например, на стадии «Сформировать КП» к менеджеру подключается инженер-сметчик. При переходе на стадию ему автоматически сформируется задача «Сформировать КП по проекту» и прикрепится техзадание, которое менеджер внес в карточку Сделки, т.к. это было обязательное поле для перехода на эту стадию.
5. Разные воронки для продажи и реализации товара/услуги. Так делаем, если процесс реализации занимает длительное время (например, изготовление оборудования сроком 2-3 мес.), а продажа/предоплата заносится менеджеру в KPI сразу.
6. Воронка собирает все необходимые данные для отчетов. Это работает, когда заказчик знает какие отчеты ему потребуются до настройки воронки. Сразу закладывается необходимая структура полей (место хранения) и роботов (для автоматической фиксации данных).

Новинки Битрикс24.
Релиз с названием «Полярная звезда».

1. Удобная синхронизация с гугл календарем.

2. Новые мобильные задачи. Ставить задачи с заполнением всех полей стало сильно удобнее. Кто использовал ранее – ощутит.

3. Push CRM (Дела в CRM) - оповещалки-всплывашки внутри блока CRM по событиям (входящий звонок, пропущенный звонок и тд). Ключевых идеи две. Система показывает всплывающее окно при выходе из карточки сделки, если в ней нет намеченных дел. Есть подсветка сделок с неотвеченными обращениями клиентов + контроль РОПа.

4. Услуги в Товарах. Если в сделке есть и товары и услуги, в документ "Накладная" подтянутся только товары, в документ "Акт" - только услуги. Удобно, что не надо руками разделять товары в накладных и актах.

5. 1С-Бэкофис 3.0. Интеграция смарт-процессов с 1С. Пощупаем, тогда будет больше информации.

6. Мобильная CRM. Новый вид, отображение воронок, поля в карточке отображения в канбане переходят в отображение на мобильном. Табы с деталями, таймлайном, товарами. Телефония в мобильной CRM (не все пока, это зависит от приложений операторов АТС).

7. Управление филиальной сетью на тарифе Энтерпрайз.

8. Битрикс24.Подпись. Для подписи документов с контрагентами (шаблон + цифровые сертификаты с смс подтверждением). Подпись осуществляется через код подтверждения в СМС, e-mail, whatsapp на выбор. Есть сервис проверки достоверности подписанных документов.

В целом релиз выглядит очень сильно.

Вероятно, за счет упора на мобильность, простые готовые сценарии работы в CRM к Битрикс24 присоединится много категорий пользователей, которые раньше CRM не использовали.
Глубокие доработки логики и автоматизации по прежнему отданы партнерам.

Нам нормально, мы умеем :)

Новинки модуля Складской учет и Товарного каталога в Битрикс24.

1. Услуги в каталоге. Сделали отдельную категорию для услуг. Зачем? Чтобы удобнее и быстрее формировать документы реализации.
Раньше. При наличии в одной сделке товаров и услуг, при формировании документов надо было проводить манипуляции. Удалять услуги при формировании накладной. Возвращать услуги и удалять товары при формировании акта. Потом возвращать товары для корректного учета.
Теперь. При формировании накладной, туда попадаю только только Товары. А акт только Услуги. Никаких дополнительных манипуляций.

2. Права доступа в Товарном каталоге. Теперь можно распределять права и ограничивать доступ к созданию товаров и применению скидок.

3. Права доступа в Складском учете. Теперь можно распределять права на возможность резервирования товара, внесения и корректировку приходов и реализаций.

4. Отчет по остаткам товаров. Теперь в одном окне можно смотреть количество остатков по товарам, резерв и свободный остаток.

Что в итоге.
Битрикс24 движется в сторону возможности использования в товарном бизнесе без систем типа 1С и Мой склад.
Да, реализованы далеко не все возможности.
Но на простых и средне сложных сценариях уже можно и нужно работать.
Особенно это полезно более молодому поколению предпринимателей, у которых острую боль вызывает не только цена, но и внешний продуктов 1С.

Ну а если без 1С все-таки никак не обойтись, то Битрикс24 развивает и обновляет штатные возможности интеграции.
Моим Клиентам особенно хорошо заходит 1С-Бэкофис – работа в 1С из окна Битрикс24 с дальнейшей синхронизацией состояний заказов и этапов воронки продаж.

Запросы клиентов на внедрение и предлагаемые решения.

К нам обращаются разные клиенты из разных ниш и сегментов.
По моему опыту выделяются три группы.

1. Мы хотим какую-нибудь срм. Чтобы была. Но она дорогая. И дополнительные инструменты дорогие.
У клиента нет сформированных потребностей и задач, которые надо решить для улучшения работы компании или увеличения выручки.
Этой категории рекомендуем найти 1-2 главные боли или задачи. В области потери или недополучения выручки или прибыли.
Они точно есть, их надо найти и принять.
Ну и рекомендуем пройти наш экспресс курс по подготовке к внедрению CRM в малом бизнесе.

https://vnecrm.ru/

2. У нас есть задачи, которые надо решить. Но пока ничем не пользуемся.
И дальше большое техзадание без понимания текущих возможностей систем и их стоимости.
Если считать проект по этому техзаданию – выйдет дорого.
Не в абсолюте, а именно для данной стадии развития этой компании.
Но даже это не самое главное. В техзадании описаны процессы, которые раньше не работали в таком виде. И, как показывает практика, скорее всего не будут работать. Для выстраивания, глубокой детализации и автоматизации процессов в CRM требуется время. Причем именно время, проведенное за работой внутри этой CRM.

С нуля делать все детально весьма рискованно. Большая вероятность, что придется переделывать. За деньги.
В этом случае мы рекомендуем настроить базовую часть CRM. Чтобы были основные возможности: прием заявок, учет клиентов, сегментация, воронка, товары.
Быстро и недорого начать работу. Когда полетело – дополнять автоматизацией.

3. Мы работаем в CRM, вот это есть и это работает. Мы хотим еще автоматизацию.
Чаще всего в этом случае нечего обсуждать и согласовывать. Надо брать и делать.
С корректировками деталей на опыте в реализации, конечно.
Но в целом только тут возможна полноценная работа по техзаданию.
Когда сам клиент уже в целом «в теме».

Итог.
1. Не знаете с чего начать – ищите максимальную боль и максимальные потери.
2. Решили внедрять CRM с нуля – выстройте качественно базовый функционал. И быстро запустите его в работу.
3. Когда получили опыт работы в CRM – приступайте к автоматизации.

Такой путь визуально дольше, но на круг там меньше потерь ресурсов.

Так тоже бывает

Про оценку автоматизации в CRM.

Существует мнение что автоматизация в CRM это долго и дорого.
Отчасти это так, если техзадание на автоматизацию пишется сотрудником без опыта работы в конкретной используемой CRM.
Так бывает, например, когда решили внедрять CRM в компанию с нуля и сразу накатывать автоматизацию.

Почему это влияет на стоимость?
Потому что каждая CRM система имеет свой функционал, свой набор инструментов и логику использования.
Что в одной CRM реализуется штатными средствами, в другой требует сторонних инструментов или написания кода.

Часто этом случае за техзадание выдаются «хотелки».
И если пытаться оценить то, что написано в таком техзадании, без уточнений и привязки к результату, который скрывается за хотелками – оценка будет высокая.
И скорее всего не соответствовать ожиданиям заказчика.
Вот тут и рождаются мифы о дорогой и сложной автоматизации.
Да, есть большой пул компаний, которые могут себе это позволить – автоматизировать используя инструменты разработки стоимостью 1 млн+.

Но что делать компаниям без таких бюджетов?
Есть минимум два способа:

1. Составлять техзадание на автоматизацию только после того как поработали в конкретной CRM «в ручном режиме», изучив функционал и инструменты. Понимая возможности и сопоставляя с получаемой выгодой от использования.

2. Говорить с интегратором на языке желаемых целей и результата. Рассказать о задачах и спросить как можно их решить с имеющимися ресурсами. Возможно в таком варианте из имеющихся ресурсов будет не 100% результата.

Но условные 80% это же лучше чем ноль, верно?

Когда стоит автоматизировать процессы в CRM.

В предыдущем посте писал что существует мнение что автоматизация в CRM это долго и дорого.
Также, существует мнение, что автоматизация нужна только для крупных компаний.

Что мы делаем, когда.к нам приходят за автоматизацией процесса продаж или какого-то внутреннего процесса компании?
Разбираем процесс до уровня конкретных действий каждого участника. Выясняем кто в каком порядке выполняет какие действия.
Какие данные вносит и когда.

Каждое действие. В порядке очередности.

Понятно, что какие-то действия идут последовательно, какие-то параллельно.
Но в итоге описано каждое действие и каждая роль процесса.

И не так важно количество действий и ролей процесса. Важно, чтобы каждое следующее действие активировалось при наступлении какого-то определенного события.
Чтобы была точная логика в зависимости от конкретных факторов (категория обращения, принятое решение на предыдущем этапе и тд.).

Да, стоимость процесса на 5 шагов и 3 роли будет отличаться от процесса на 35 шагов и 10 ролей.
Но польза для компании и в разрезе каждого сотрудника будет примерно похожей.

Это вопрос эффективности работы сотрудников и компании в целом.
Есть достаточно примеров компаний на 10-30 сотрудников с выстроенными и автоматизированными процессами в CRM.

Какой вывод?
При автоматизации процессов стоит учитывать не количество вовлеченных сотрудников, а насколько фактически выстроены процессы в компании. Насколько они логичны.
Насколько они независимы от принятия решений сотрудником или группой сотрудников.
Сколько в них ручного управления.

Если много, то сначала надо придумать как исключить это из фактического процесса.
И только после этого приступать к автоматизации.

Результат автоматизации процессов в CRM для клиента.

В прошлом посте разбирали когда стоит автоматизировать процессы в CRM.
Теперь о том, какую пользу получают сотрудники, руководители и компания в целом.

Для сотрудника:
· Экономия времени на отправку данных коллегам для совместного решения задач – данные берутся из CRM и направляются адресату автоматически.
· Экономия времени на отправку шаблонных уведомлений клиентам – сообщения с подставленными данными из CRM уходят в нужный момент на почту или в whatsapp.
· Автоматические напоминания сотруднику о следующем шаге для движения процесса – автоматические задачи или планирование дел в зависимости от выполнения предыдущего этапа.

Для руководителя:
· Экономия времени на постановку однотипных задач – процесс сам поставит нужные задачи в зависимости от этапа процесса.
· Экономия времени на выяснении текущего состояния процесса – в списке активных отображается текущий этап и состояние каждого процесса.
· Экономия времени на поиск необходимых данных по процессу – все внесенные и зафиксированные данные хранятся в карточке процесса.

Для компании:
· Снижение влияния человеческого фактора – все задачи, этапы и действия запланированы ответственными лицами компании при проектировании процесса.
· Удобный и доступный контроль – всегда можно отследить кто и каком образом выполнил действие или задачу внутри процесса.
· Архив текущих и завершенных процессов – всегда можно оценить количество и качество выполняемых процессов в разрезе компании, подразделения или конкретных сотрудников

Про качество заполнения данных в CRM.

Вчера общался с собственником сети розничных точек. Рассказала историю.
Менеджер при оформлении заказа указала вместо имени «Неадекватная тетка с дочкой».
И ладно бы это прилетело просто в сервисное уведомление (что тоже конечно не приятно).
Когда заказ привезли, клиента пригласили за товаром.И выдали накладную. Где вот прям так и было написано.
И попросили еще там расписаться.
Скандал был неприятный...
Собственнику пришлось лично извиняться.

К чему это. Если у вас есть CRM или другая система учета покупателей, посмотрите лишний раз в вашу базу клиентов.
Как ваши сотрудники ее заполняют?
Предупредить конфуз дешевле чем разгребать последствия.

Пример автоматизации в Битрикс24.

К нам обратились с задачей.
Есть база лояльных физ. лиц с номерами телефонов.Пилот на 300 человек, далее от 2к.
Необходимо заключить договора с каждым.
Для этого необходимо:
– Получить паспортные данные
– Заполнить договор
– Отправить договор
– Получить подписанный скан
– Зарегистрировать в учетной системе

Как мы решили задачу.
1. Импортировали базу физ. лиц как контакты в Битрикс24
2. Создали воронку в сделках со стадиями, соответствующими действиям
3. Создали CRM форму с набором полей соответствующих паспортным данным для договора.
4. Создали бизнес-процесс создания сделок с контактами на первой стадии воронки (зачем партиями – увидим на следующем шаге).
5. На первой стадии воронки автоматически отправляем сообщение контакту в whatsapp по номеру телефона через сервис wazzup со ссылкой на CRM форму. Просим заполнить данные для договора. Партиями делаем для того чтобы не заблокировали номер whatsapp (да, в этом кейсе у нас пока не WABA, скорее всего именно пока).
6. После заполнения данных, информация приходит в ТУ ЖЕ карточку сделки. Сделка переходит на следующую стадию, где ответственному ставится задача на проверку и заполненность данных. Если надо дополняем данные и закрываем задачу.
7. После закрытия задачи автоматически создается документ договора по шаблону. Ссылка на документ отправляется контакту в whatsapp. По ссылке можно скачать или распечатать документ.
8. В этом же сообщении есть ссылка на CRM форму в которую нужно загрузить подписанный файл договора.
9. После загрузки подписанного договора, файл прикрепляется в ту же сделку. Сделка переходит на следующую стадию, на которой ставится задача ответственному по обработке договора и внесению его в учетную систему.
10. После завершения задачи контакту уходит сообщение в whatsapp о том что договор принят и зарегистрирован.

Что в итоге.
Сотруднику достаточно 1 раз в день запустить бизнес-процесс на добавление «партии» контактов в рассылку.
Сотрудник выполняет минимальные действия по корректировке и заполнению данных.
Сотрудник отслеживает скольким контактам отправили ссылку на заполнение данных и сколько из них заполнили.

Уровни использования CRM-системы в бизнесе.

Уровень 0. CRM в компании нет.
Есть система учета финансового результата - 1С, Excel. Есть данные итога работы за период, но нет понимания почему пришли к такому итогу.
Когда зафиксировали достаточный уровень прибыли, управленец начал задумываться о внедрении CRM.

Уровень 1. CRM для сбора данных.
Настроили воронку, видим каких-то лидов. Вносим клиентов.
Часто на этом этапе компания внедряет CRM своими силами, без интегратора.
В этом случае рождаются такие фразы как «да, у нас так, но зачем непонятно» и «так исторически сложилось».
Это самый сложный этап при внедрении для компании.
Управленец уже вкладывает деньги, но пока сам не научился работать с данными. Они просто есть и управленец не знает что они означают и можно ли им доверять.
И, как следствие, не может ощутить полезность в моменте.
Анализ данные отсутствует в принципе.
У сотрудников появляются новые обязанности.
А пользы тоже для них мало. Управленец как проводил планерки с вопросами «как продажи?», так и проводит. Отчеты как запрашивали так и запрашивают. Ничего не поменялось, а нажимать на кнопки надо больше.
Это сложная, но необходимая стадия для развития и компании и управленца.
Ключевая задача на этой стадии – управленцу разобраться с системой и начать использовать те данные, которые уже сейчас вносят сотрудники.
И стараться как можно быстрее перейти на следующий уровень.

Уровень 2. Систематизация и автоматизация.
Оставили внесение только тех данные, которые нужны.
Данные в карточках CRM и стадии сделок соответствуют действительности.
На каждой стадии есть обязательные для внесения поля или автоматические напоминания о необходимости внесения данных.
Все сотрудники понимают что за данные вносятся и зачем.
Часть данных заполняется автоматически и они тоже соответствуют действительности.
Можно посмотреть историю и стоимость привлечения клиента.
Сотрудники получают облегчение и помощь от CRM системы.
Напоминания приходят вовремя, инструменты и история коммуникаций с клиентами под рукой.
Процент выполнения плана всегда на экране.
Не нужно тратить время на рассказ о своих текущих проектах – управленец откроет воронку и посмотрит сам.
Выходим на плато спокойной и сфокусированной работы в CRM.
Как работать по другому, без CRM, сотрудники уже не представляют.
Но с анализом данных ситуация не меняется.
Данные есть, им можно доверять.
Но их много, они в разных местах и нет быстрого доступа к нужным разрезам и вариациям.

Уровень 3. Автоматизация отчетов.
Приходит понимание какие именно цифры нужны и в каких разрезах.
Те цифры, которые полно и точно покажут какой будет финансовый результат за период.
Цифры, по которым можно понять насколько загружен каждый сотрудник. Кого надо уволить, а кого премировать.
Создаются Дашборды с необходимыми показателями и быстрым доступом.
Но цифры служат только для оценки текущей ситуации.
Управление и принятие решений как и раньше - по ощущениям.

Уровень 4. Управление по показателям.
Конечная точка использования CRM в бизнесе.
Получаем цифры.
Доверяем им.
Знаем что они означают.
Оперативно вносим корректировки в деятельность.

А на какой уровень внедрения CRM в вашем бизнесе?

Перенос данных из AmoCRM в Битрикс24.

К первому рабочему дню 2024 закончили клиентскую задачу по переносу данных из AmoCRM в Битрикс24.

Ключевым параметром являлось время, требуемое на перенос данных.
Подготовка полей под данные заняла 4 рабочих дня.Перенос осуществляли при помощи приложения из маркета.

Что получилось по времени.
10600 компаний – чуть менее 2 часов (практически незначительно).
61500 контактов – около 5 часов.83000 сделок – примерно 12 часов (там было больше всего пользовательских полей).
188500 задач (нет ошибки в цифре, задач действительно много) – почти 24 часа.

На такие временные отрезки можно рассчитывать при переносе данных из AmoCRM в Битрикс24.