База знаний Битрикс24: рассказываем, в чем польза инструмента✍️

Компания растет, приходит много новых сотрудников, и на вас ложится задача всему их обучить. Посвятить новобранцев в работу намного проще, когда у организации уже есть подготовленная база знаний, с прописанными регламентами и правилами — так новичкам не придется по любому вопросу бегать к коллегам.

Каждая компания реализует базу знаний по-своему: хоть на сайте, хоть в пдф-файлах. Если вы пользуетесь Битрикс24, то всю полезную информацию можно хранить и в нем. В этом посте расскажем, как это сделать.

📝Как создать базу знаний?
В левом меню портала есть раздел «База знаний», где пользователи с правами администратора могут создавать регламенты, чек-листы и другие полезные материалы для коллег. Любому новичку будет приятно обнаружить, что в компании есть готовые инструкции по выполнению каких-либо задач.

Создавать базу можно как с готовыми шаблонами, так и с нуля. Инструмент выглядит как упрощенный конструктор сайтов, где в вашем распоряжении есть много блоков с текстом, изображениями и видео. Можно выбирать темы и цветовые решения, так что база знаний будет соответствовать вашему корпоративному стилю.

Вы можете настроить меню своей базы знаний и добавить блок поиска, тогда коллеги смогут искать нужные им статьи по ключевым словам. Кроме того, инструмент поддерживает права доступа — вы сами определяете, каким сотрудникам будет доступен тот или иной материал.

👥 База знаний для проектов
Базу знаний можно делать не только для общего пользования, но и для конкретного проекта, тогда материалы будут доступны только участникам рабочей группы.

💬 Совместное обсуждение
Разрабатывать базу знаний можно не только в гордом одиночестве: у инструмента есть возможность создавать чаты по каждому из материалов. Позовите туда своих коллег и вместе обсуждайте, где и что улучшить)

#автоматизация #битрикс24

Ставим SMART-задачи: суть и польза методики 🗯

Нет, это не о smart-процессах! В посте обсудим правильную постановку целей сотрудникам.

Формулировка порой способна ускорить или наоборот — замедлить выполнение задачи. Получив абстрактное поручение, сотрудник может не так его понять, интерпретировав на свой лад, или тянуть с исполнением, если не было оговорено точных сроков.

Сравним:
❌ Повысить трафик на сайт
✅ К сентябрю повысить трафик на сайт на 25% с помощью SEO-статей

И то, и другое — задачи, но во втором случае уже сама формулировка подсказывает шаги к ее достижению. В первом же случае абстрактная цель не дает понять, когда результат будет достигнут: где этот параметр, по которому мы поймем, что трафик, наконец, повышен.

SMART — это метод, при котором исполнитель получает исчерпывающую информацию о задаче: что надо сделать, когда и как. Сама аббревиатура «smart» здесь является подсказкой, и вот почему:

Specific • Конкретность
Задача должна быть ясной и четкой. Случается так, что вместо конкретной цели описывается способ ее достижения — так не должно быть. Обозначаем саму цель, а не задачи для ее выполнения.

Measurable • Измеримость
В ход идут четкие цифры: если мы хотим увеличить количество заявок, то для цели недостаточно просто обозначить, что их должно стать больше. Называем конкретное число — в сравнении с прошлым годом мы должны привлечь на 25% больше заявок.

Achievable • Достижимость
Включаем критическое мышление: не всегда желанное можно воплотить за указанный срок или в заданных условиях. Спросим себя: насколько цель реалистична? Возможно, на данный момент это слишком амбициозно для компании.

Да, достижимость не влияет напрямую на формулировку задачи, но без нее все равно не обойтись: если цель заведомо нереализуема, то не приведет ни к чему, кроме демотивации сотрудника, на котором это все висит мертвым грузом.

Relevant • Актуальность
Учитываем актуальность задачи: ее пользу и значимость для компании на данный момент. Чтобы понять, насколько актуальна цель, решите для себя, чем она поможет бизнесу и будут ли затраты на выполнение соизмеримы полученному результату.

Time bound • Ограничение по времени
Прогресс удобнее отслеживать, когда есть четкие временные рамки. Так сотруднику проще собраться, если он выбивается из графика.

Теперь составим smart-цель из обычной цели «Повысить продажи».

✅Как именно мы хотим повысить продажи? Запустим акцию.

✅На сколько мы хотим их повысить? На 25%.

✅Сможем ли мы достичь этих 25%? Сейчас много кто проводит акции, из-за большой конкуренции можем не достичь желаемых значений. Пока поставим 15%, это звучит более реалистично.

✅А нам это вообще выгодно? Да, мы получим дополнительную прибыль и сможем закупить больше товаров на будущий период.

✅До какого срока мы хотим повысить продажи на 15%? До 1 октября.

Когда сходил на 15 аудитов 👀

Чтобы найти хорошего интегратора, нужно пройти действительно долгий путь, кучу аудитов и просмотреть тонну КП. Мы придумали, как сделать эту задачу немножко легче!

Создали шаблон, который удобно использовать для сравнения выбранных вами интеграторов. В нем собраны критерии, важные для принятия решения — вам остается только заполнить соответствующую информацию.

➡️ Забрать шаблон

Вебинар «CRM на 10/10. Советы по настройке и чек-лист для самопроверки» ▶️

Как хорошо вы знаете свою CRM? Какой вид карточки используют менеджеры, есть ли статусы-болота в воронках, стоят ли автоматизации на разных этапах сделки?

От ошибок при настройке CRM никто не застрахован, а в итоге она работает не так, как задумывалось, и только сильнее обременяет менеджеров.

В пятницу 6 сентября в 12:00 пройдет вебинар «CRM на 10/10. Советы по настройке и чек-лист для самопроверки» для всех, кто хочет убедиться в правильности своей CRM или улучшить ее. Наш основатель — Тарас Савкин — расскажет о том, как должна выглядеть эталонная CRM.

О чем конкретно поговорим:

✅Воронка продаж: сколько должно быть этапов и как они должны называться, чтобы менеджерам было удобно работать.
✅Интеграции: какие сервисы нужно подключить для полноценной работы CRM.
✅Автоматизация: как роботы и бизнес-процессы могут сэкономить ваше время и силы.
✅Карточки клиентов: как сделать их удобными и информативными.
✅Битрикс24.Маркет: что это такое и какие готовые решения мы рекомендуем.
✅Самопроверка: получите чек-лист для проверки своей CRM и найдите, что можно улучшить.

Вебинар подойдет как для тех, у кого уже есть CRM, так и тем, кто только присматривается к идее автоматизации и хочет понять, что должно быть в будущей системе.

Зарегистрироваться можно на нашем сайте — в день проведения вебинара на указанную при регистрации почту придет ссылка на трансляцию. До встречи в эфире!

Зарегистрироваться на вебинар

80% результативности при 20% усилий: используем закон Парето⚡️

После рабочего дня вы посмотрели на свой список выполненных задач и остались недовольны. Задач было много, список внушительный и буквально кричит «сегодня мы были продуктивными», но все равно что-то не так. Дело здесь не в количестве, а в качестве самих задач — они были рутинными, мелкими и не несли в себе заметной пользы для компании.

Этот длинный список из малоценных задач превратился в «80% усилий», давших «20% результата» — негативный пример того, как работает методика Парето. Поэтому пора разобраться, как обратить все в свою пользу:

Начинайте рабочий день не с тех задач, что «попроще», а с самых ответственных и «горящих» дел. Они требуют максимальной концентрации и под конец дня вряд ли будут выполнены столь же качественно: либо результат будет средним, либо дедлайн придется отодвинуть и вернуться к вопросу утром.

Для простоты можно поделить день на две равные части:
⚡️Первая часть — это задачи, требующие внимания.
⚡️Вторая — рутинные процессы.

Принцип Парето работает в разных сферах: продажах, управлении командой. С помощью него можно ставить и личные цели, механизм всегда один — выделить приоритетные направления в работе и отмести на второй план те, что просто тратят ваш ресурс.

Если мы хотим применить методику в сфере продаж, то работать это будет так: компания определяет свой «локомотив» — услугу или товар, который постоянно пользуется спросом, всегда должен быть в избытке на складе. Этот товар и есть те «20% усилий», дающие «80% результата».

Новинки в правах доступа Битрикс24⚡️

Заходит менеджер в CRM, а там коллега-маркетолог случайно передвинул сделку на другую стадию и не заметил. И доступ к сделкам ему не закроешь — хоть он их не ведет, но должен, к примеру, отсматривать количество лидов со своего маркетингового канала.

Битрикс24 обновил функционал прав доступа: теперь можно выбрать, на какие стадии сотрудники смогут переносить сделки в CRM.

Раньше для этого требовалась куча роботов, теперь же вам нужно зайти в CRM, выбрать Настройки > Права доступа и выполнить 3 шага:
✅ В пункте «Дополнительно» нажать «Еще» напротив воронки, для которой хотите настроить права.
✅ Выбрать «Перемещение на стадию».
✅ Настроить права на смену стадии: дать доступ ко всем стадиям, выбрать конкретные или полностью закрыть доступ.

#битрикс24 #автоматизация

1 задача вместо 1000 слов 💟

Или, точнее, стикер) Общаться через задачи — интересный ход, но мы пошли дальше и перенесли их в Телеграм в формате стикерпака.

➡️ Стикерпак с самыми важными рабочими задачами

P.S. в создании стикерпака участвовал каст сериала «Офис»

Изменения в коробочной версии Битрикс24🗯

✍️Начиная со следующего месяца стоимость ежегодного продления изменится с 25% до 30% от цены лицензии. Пока идет сентябрь, продлиться можно по старому прайсу.

✍️Из приятностей — с 1 октября обновятся многие инструменты коробки:
• Видеозвонки
• КЭДО
• CoPilot
• BI Конструктор

Обновления не смогут работать с устаревшими версиями коробочного Битрикс24, так что не забудьте обновиться, чтобы не потерять полезные инструменты)

Битрикс24 Вайб: что за инструмент и чем он полезен❓

Вайб успел появиться на порталах большинства пользователей: функционал новый и еще будет обрастать полезностями, но кое-какие выводы можно сделать уже сейчас.

Во-первых, Вайб — это не замена привычной Ленты новостей, а абсолютно самостоятельный блок.

Во-вторых, это достаточно мощный функционал для формирования корпоративной культуры: оформление можно настроить по бренд-буку компании, можно добавить информацию об основателе, самой компании, ее истории, разбавить все это фотографиями со значимых для вас мероприятий.

Есть и другие информационные блоки, например, в свой Вайб мы добавили виджет с ближайшими днями рождения сотрудников и раздел с самыми активными коллегами (обновляется каждый день на основании процента эффективности пользователя).

Что еще отметим: Вайб упрощает адаптацию новых сотрудников. Добавлен быстрый доступ к базам знаний (+1 повод красиво их оформить и структурировать), процессы в ленте новостей и отдельный виджет с новостями.

Как добавить вайба в свой Битрикс24: изначально раздел виден только администраторам портала, так что доступ к настройке этой страницы будет только у них. Как только вы добавили все желаемые виджеты и нажали «Опубликовать», Вайб увидят все сотрудники вашего Битрикс24.

В общем, вайбам — быть!

#битрикс24 #автоматизация

Новостная лента Битрикс24: как видеть только самое важное? ⚙️

Открываем корпоративную ленту, а там все и сразу: оповещения по задачам и поздравления с днем рождения, рабочие новости и просто общение коллег. Хочется отгородиться от инфошума и видеть только то, что необходимо.

Поэтому продолжаем делиться не самыми очевидными фишками Битрикс24: на портале есть возможность фильтровать то, что вы видите в новостной ленте. В разделе «Лента», справа от окна «Фильтр + Поиск», есть шестеренка, нажав на которую, вы найдете два способа сортировки постов. О каждом отдельно:

🔘Экспертный режим
Эта функция скроет оповещения о состоянии ваших задач из ленты, так что они не будут отвлекать от важных публикаций ваших коллег.

🔘Умное слежение
Этот режим ничего не скрывает, но поднимает выше те публикации, в которых вы как-либо отмечены. Например, пост был адресован именно вам или вас тэгнули в комментарии под ним. Так лента будет акцентировать ваше внимание на том, что может быть действительно важно.

Кстати, эти два режима можно использовать одновременно)

#автоматизация #битрикс24