📑 Электронный документооборот: почему крупным компаниям без него — никак?

Сегодня мы поговорим на тему электронного документооборота и разберем: почему это важно?

Представьте офис, где документы не теряются, не пылятся в архивах и не требуют пачки бумаги. Где все счета, договоры и акты подписываются за минуты, а не за дни. Звучит как фантастика? Это реальность — если в компании внедрён электронный документооборот.

Что такое ЭДО?
Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена юридически значимыми документами в цифровом виде между организациями. Без бумаг. Без курьеров. Без задержек.

📌 Почему крупным компаниям ЭДО так нужен?

1. Скорость — это деньги
Крупные организации ежедневно обмениваются сотнями, а то и тысячами документов: счета, акты, договоры, накладные. В «бумажной» версии на это уходят дни и недели. ЭДО сокращает сроки до часов, а то и минут. Чем быстрее документооборот — тем быстрее идут деньги и процессы.

2. Контроль и прозрачность
В большом бизнесе легко что-то упустить: где-то затерялся договор, кто-то не подписал счёт, пропущен срок. С ЭДО вы точно знаете, кто, когда и что подписал. Всё фиксируется в системе. Всё под контролем.

3. Экономия ресурсов
Печать, бумага, хранение, отправка, архивы, сотрудники-архивариусы… Всё это — затраты. Переход на электронные документы может сэкономить компании до 80% затрат на администрирование документооборота. Это ощутимо даже для гигантов.

4. Юридическая сила и безопасность
Документы в ЭДО подписываются электронной подписью, которая имеет такую же юридическую силу, как обычная «ручка на бумаге». А современные системы защищают данные лучше, чем любой сейф.

5. Готовность к будущему
Мир становится цифровым. Поставщики, клиенты, налоговая, банки — все переходят на цифру. Отставание в этом процессе ставит компанию в невыгодное положение. ЭДО — не просто удобство, это элемент выживания в цифровой экономике.

Миф о том, что внедрение ЭДО — это долго, сложно и дорого, давно устарел. Современные провайдеры предлагают гибкие решения: интеграции с 1С, обучение сотрудников, техподдержку. А окупаемость — буквально в течение первых месяцев.


Вывод:
Для малого бизнеса ЭДО — это рост.
Для среднего — конкурентное преимущество. А для крупного — необходимость.

📦Вики Мини 10 – компактная онлайн-касса в Санкт-Петербурге
Идеальный выбор для малого бизнеса!
🧠Мощный 4-ядерный процессор ARM Cortex-A17
2 ГБ ОЗУ и 8 ГБ встроенной памяти, надежная OC Linux
Миниатюрный размер – максимум эффективности
🔗Подробнее:https://ceospb.ru/ofd/pos/dreamkas-viki-mini-10/

💡Вики Халк – сенсорный POS-терминал в Санкт-Петербурге
Современное решение для кассовой зоны!
Экран 11,6” – компактно и стильно
Минимализм без ущерба для функциональности
💼Экономия места и быстрая работа персонала
🔗Подробнее:https://ceospb.ru/ofd/pos/dreamkas-viki-halk/

Понятными для всех словами: как на самом деле проходит процесс обслуживания кассового оборудования?

Для большинства из нас кассовый аппарат — это просто техника, который пробивает чеки. Но за его бесперебойной работой стоит четкий регламент технического обслуживания, напоминающий заботу о автомобиле. Это не просто «починить, если сломался», а комплекс мер, который гарантирует законность, точность и долголетие устройства.

Плановый техосмотр: профилактика вместо ремонта
Представьте, что ежедневно касса печатает сотни чеков, ее касаются десятки рук, а внутрь неизбежно попадает пыль. Основная задача регулярного обслуживания — предотвратить сбой до его возникновения.

Сервисный инженер на плановом визите выполняет несколько ключевых операций:

1. Внешний осмотр и чистка. Аппарат очищают от пыли и загрязнений. Особое внимание уделяют термоголовке — детали, которая печатает чек. Малейшее загрязнение приводит к нечитаемым чекам и пустым полоскам. Ее аккуратно чистят специальными средствами.
2. Проверка механических частей. Если это фискальный регистратор, проверяют механизм протяжки бумаги. Инженер смотрит, не изношены ли ролики, правильно ли заправлена лента.
3. Диагностика электроники. С помощью специального программного обеспечения специалист проверяет «здоровье» внутренних компонентов: блока питания, памяти, аккумулятора, который защищает данные при внезапном отключении электричества.

Ежедневный уход: ответственность кассира
Профессиональное обслуживание не отменяет уделение внимания со стороны персонала. Кассир должен аккуратно заправлять чековую и контрольную (ЭКЛЗ) ленты, следить за чистотой поверхности аппарата и немедленно сообщать о любых нештатных ситуациях: замятии бумаги, странных шумах или ошибках на дисплее.
Фискализация: главная юридическая процедура
Самая ответственная часть обслуживания связана не с механикой, а с законодательством. Каждое кассовое оборудование в России — это фискальный накопитель (ФН), устройство, которое шифрует и передает данные о всех операциях в налоговую через ОФД.

Что происходит при поломке? Если касса вышла из строя, алгоритм прост:
1. Кассир прекращает расчеты.
2. Ответственное лицо вызывает сервисную компанию, с которой заключен договор.
3. Инженер диагностирует проблему, заменяет неисправные модули (например, блок печати или плату) и проводит тестовые пробития чеков.
4. При серьезном ремонте, затрагивающем ФН, может потребоваться составление акта и внесение изменений в карточку учета ККТ.

Обслуживание кассового аппарата — это совокупность регулярной технической гигиены, грамотных действий персонала и строгого соблюдения юридических формальностей. Только такой комплексный подход обеспечивает четкую работу главного инструмента взаимодействия бизнеса и государства на каждом чеке.

📃Вики Принт 57+ – фискальный регистратор для стабильной работы
Надежный помощник для торговых точек со средней нагрузкой
⚡️Отлично работает даже при при перебоях с питанием
Быстрая и четкая печать чеков
Оптимален для магазинов, аптек и кафе
🔗Подробнее: https://ceospb.ru/ofd/fr/viki_print_57_plus/

Маркировка товаров в 2025 году: от «страха» к новой бизнес-стратегии

Еще несколько лет назад слово «маркировка» вызывало у предпринимателей нервный тик. «Опять отчеты», «новые штрафы», «зачем это вообще все нужно?» - такие реплики можно было услышать от малого бизнеса до крупных ритейлеров. Но к 2025 году ситуация сильно изменилась: система перс тала быть «головной болью» и стала частью цифровой экономики, а для многих компаний – даже конкурентным преимуществом.

Что изменилось в 2025 году?

1.Охват почти всех категорий товаров
К 2025 году маркировка охватила большую часть рынка – от молочной продукции и воды, до одежды, парфюмерии и шин. Потребитель все чаще воспринимает код DataMatrix на упаковке как «знак качества»
2.Интеграция с онлайн-торговлей
В эпоху маркетплейсов проверка кода стала нормой. Для покупателя это способ убедиться в подлинности товара. Для продавца – защита от конкурентов, которые пытаются «подмешать» серый товар
3.Автоматизация процессов
Если раньше маркировка означала «часами сидеть за таблицами», то сегодня появились сервисы, которые берут рутину на себя: интеграции с кассами, ERP, CRM и даже мобильные приложения для сотрудников.
4. Фокус на прозрачности
Государство делает ставку не только на контроль, но и на аналитику. Бизнес получает доступ к данным о движении товаров, спросе и тенденциях.

Что это значит для бизнеса?
• Малый бизнес: уже не так страшно. Есть готовые решения «под ключ», где всё работает автоматически — от заказа кодов до списания.
• Средний и крупный бизнес: данные маркировки стали ценным источником аналитики, помогающим точнее прогнозировать спрос.
• Покупатели: получают гарантию подлинности и уверенность в покупке.

Тренды 2025 года в маркировке
• Мобильная проверка — новая привычка. Люди всё чаще сканируют код перед покупкой.
• Экспорт и импорт. Маркировка помогает выходить на международные рынки: прозрачность повышает доверие партнёров.
• Искусственный интеллект в анализе. Компании начинают использовать данные маркировки для прогнозирования продаж и логистики.

Маркировка в 2025 году — это уже не «страшная обязанность», а часть цифровой инфраструктуры страны. Те, кто научился работать с ней правильно, получают конкурентное преимущество: доверие покупателей, аналитику в реальном времени и прозрачный бизнес.

Можно сказать, что маркировка из «головной боли» превратилась в новый язык бизнеса — язык доверия и честной конкуренции

Обновления СБИС: что нового появилось в 2025 году и зачем это нужно пользователям?
2025 год принес СБИС (Saby) сразу несколько обновлений, которые делают жизнь предпринимателей и бухгалтеров проще. Главное — переход на УПД версии 5.03: теперь можно объединять маркированные и прослеживаемые товары в одном документе, добавлены новые реквизиты для основных средств, а система автоматически готовит документы по новым требованиям ФНС.

Электронная отчётность стала ещё удобнее: отменены лишние квитанции, сроки приёма документов упрощены, а автоматизация позволяет учитывать расходы и льготы без лишних ошибок. Даже интеграция с 1С и CRM стала гибче: СБИС обновляет внешние модули и добавляет новые функции — от голосовых сообщений клиентам до автоматического заполнения складских данных.

Для малого бизнеса это означает меньше рутины, больше контроля и безопасности. Все обновления направлены на то, чтобы предпринимателю было проще работать с налогами, отчётностью и документооборотом, не отвлекаясь на технические сложности.

💡 Совет ЦЭО СПБ: убедитесь, что вы перешли на УПД 5.03 и обновили внешние обработки, чтобы избежать ошибок. Так ваши документы будут корректными, а работа — спокойной.

🤖 Искусственный интеллект в бухгалтерии — миф или уже реальность?

Когда-то фраза «искусственный интеллект в бухгалтерии» звучала как шутка.
Сегодня — это рабочий инструмент, который экономит часы рутинной работы и помогает бизнесу развиваться.



💼 Что уже умеет ИИ:

📄 Распознаёт документы — сам извлекает реквизиты и суммы из актов и счетов-фактур.
🧾 Проверяет ошибки — находит несостыковки быстрее человека.
📊 Прогнозирует налоги — помогает планировать платежи и избежать кассовых разрывов.


Но самое главное — ИИ не заменяет бухгалтера, а делает его работу умнее.
Рутину выполняет машина, а человек остаётся аналитиком, советником и стратегом


⚙️ Как это работает на практике:

💬 Онлайн-сервисы проверяют отчётность перед сдачей в ФНС.
🧾 Системы сами создают проводки по фото и PDF-документам.
🤖 Чат-боты консультируют сотрудников по ЭДО и кадровым вопросам.

И всё это — уже не будущее, а настоящее.


ИИ в бухгалтерии — это не фантастика.
Это способ жить проще, работать быстрее и ошибаться реже.
А компании, которые внедряют такие решения сегодня, завтра будут на шаг впереди.

➡️ В ЦЭО СПБ мы помогаем бизнесу переходить на цифровые рельсы: автоматизируем отчётность, внедряем ЭДО и показываем, как технологии могут работать на вас.

🤝 Будущее бухгалтерии уже наступило.
Главное — не остаться в прошлом!

✨Пятничная Викторина от ЦЭО СПБ
Проверяем свои знания и готовимся к выходным!

Что нового в электронной отчётности за 2025–2026 годы: как бизнесу подготовиться к переменам

Электронная отчётность уже давно стала стандартом делового мира. Но если раньше она воспринималась как просто «обязательная процедура», то сегодня это — полноценный инструмент управления бизнесом. 2025–2026 годы приносят с собой ряд изменений, которые затронут и бухгалтеров, и руководителей. Разберём, что именно меняется и как адаптироваться без лишнего стресса.

1. Цифровизация контроля и автоматическая сверка данных
Главный тренд — интеграция информационных систем.
Федеральная налоговая служба, ПФР и ФСС теперь обмениваются данными напрямую, без участия компаний. Это означает, что любая неточность в отчётах выявляется моментально.
Если раньше ошибки могли «прошагать» несколько кварталов незамеченными, теперь они обнаруживаются уже на этапе загрузки файла. Поэтому надёжный сервис электронной отчётности становится не просто помощником, а гарантом спокойствия.


2. Новые форматы отчётности и требования к корректности данных
В 2025 году ФНС планирует обновить форматы электронных деклараций по НДС и налогу на прибыль. Также вводятся дополнительные реквизиты для уточнения источников данных.
Главная цель — обеспечить прозрачность и сопоставимость информации между разными ведомствами.
Теперь система автоматически проверяет не только синтаксис файла, но и логику данных. Если что-то не сходится — отчёт не примут. Это мотивирует компании следить за качеством первичных документов и автоматизировать процесс их формирования.


3. Электронная подпись без лишних формальностей
Переход на централизованную выдачу электронных подписей завершён, и теперь получить или продлить ЭЦП можно только в удостоверяющем центре ФНС или у доверенных партнёров.
Главное новшество — развитие облачных подписей, не требующих токенов и физических ключей.
Это упрощает жизнь: подписывать отчёты можно с любого устройства, без привязки к конкретному компьютеру. Для малого бизнеса это особенно удобно — отчётность становится по-настоящему мобильной.


4. Рост автоматизации и интеллектуальных функций
Современные платформы электронной отчётности уже не ограничиваются отправкой файлов. Они проверяют данные, предупреждают об ошибках, формируют подсказки и даже помогают оптимизировать налоги.
В 2026 году ожидается развитие «умных» функций — системы начнут прогнозировать риски и предлагать корректировки до отправки отчёта.
Фактически речь идёт о переходе к предиктивной отчётности, когда программа заранее знает, где возможна ошибка, и помогает её предотвратить.


5. Ответственность и профилактика нарушений
Штрафы за несдачу или недостоверную отчётность остаются прежними, но механизм контроля становится строже.
ФНС теперь автоматически формирует уведомления о нарушениях, и уведомления приходят сразу после окончания срока сдачи.
Благодаря этому компании получают возможность исправиться без проверок и санкций — если действуют оперативно.
2025–2026 годы покажут: электронные сервисы — это не просто требование, а реальное конкурентное преимущество для бизнеса, который ценит точность, скорость и спокойствие.