Шпаргалка

За неделю до мероприятия у большинства команд ощущение, что всё под контролем. Площадка есть, подрядчики подтверждены, программа готова. Именно в этот момент стоит остановиться и пройтись по списку ещё раз — не потому что что-то не так, а потому что именно сейчас есть время это исправить, если что-то не так. Если использовать этот чек-лист на протяжении всей подготовки — финальная неделя превращается в сверку, а не в панику.

Вот что мы проверяем в этот момент и что чаще всего оказывается не проверено:

Площадка.
Время заезда для монтажа зафиксировано в договоре, а не «договорились устно»? Есть отдельный вход для подрядчиков с оборудованием или всё через парадный? Есть ли место, где можно хранить кофры и оборудование без вывоза с локации?

Подрядчики.
Все получили финальные версии брифов, райдеров, 3D-визуализаций — а не то, что было согласовано месяц назад? У каждого есть контакт не менеджера, а человека, который реально приедет на объект? Есть ли резервный кейтеринг — тот, кому можно позвонить, если основной отвалится за три дня?

Команда.
Все знают, кто принимает решения в день события, когда нет времени согласовывать? Все знают, кто чем занимается и за какую зону отвечает? Назначен человек на роль «пожарного» — тот, кто не занимается ничем конкретным, только разруливает? Финальный брифинг запланирован или «и так все знают»? Куда уезжают все материалы после мероприятия — и знают ли об этом коллеги?

Гости.
Выслан ли гостям save the date: как доехать, где парковка, что взять с собой? Есть список людей с особыми требованиями: питание, мобильность, VIP-статус? Прислал ли клиент список всех гостей, включая чёрный?

И один вопрос, который мы задаём себе в эту финальную неделю: если главный менеджер проекта заболеет завтра утром — кто ведёт дальше без созвона на час?

Если ответа нет, это первое, что нужно исправить. Не программу, не смету — это.

— Большинство провалов на мероприятиях происходит не в день события. Они происходят на этапе финальной подготовки.

Большинство компаний выбирают агентство по двум критериям: портфолио и цена. Оба — про прошлое. Портфолио показывает, что делали раньше. Цена показывает, сколько заплатите в лучшем случае.

Кто реально будет вести проект — штатный менеджер или фрилансер на гонораре? Что написано в договоре на случай форс-мажора? Почему агентство хочет работать именно с вашим проектом — и есть ли у них ответ на этот вопрос?

Мы собрали 20 вопросов, которые сразу показывают, как агентство устроено изнутри. Задавайте их любому подрядчику — включая нас.

Агентство, которое начинает уходить от ответов на третьем, само даёт вам ответ.

Полный список — по ссылке: https://vc.ru/id5738871/2773809-20-voprosov-k-event-agentstvu

— Правильный разговор до подписания договора стоит дешевле неправильного после.

Психология денег

Есть одна закономерность, которую мы видим почти в каждом проекте с открытым бюджетом.

Клиент без долгих раздумий соглашается на артиста за 400 тысяч или звёздного ведущего корпоратива за 250 — того самого, которого все знают по телевизору. Или на фасилитатора с именем: «мы слышали про него, хотим именно его». Потом час торгуется за технику, которая стоит 80. Потом вычёркивает второго фотографа — «ну один же будет, хватит». Потом просит «чуть попроще» оформление на входной зоне.

В итоге звёзды есть. Света не хватает, чтобы сделать красивую картинку. Фотограф один, и он не успевает одновременно быть в зале и у сцены. Входная зона выглядит как черновик. Гости это не формулируют — но чувствуют.

Почему так происходит? Артист, ведущий, известный фасилитатор — это эмоция, которую легко представить заранее. Мозг рисует картинку: вот он выходит, все в восторге, все знают кто это. Деньги за конкретное ощущение кажутся понятными.
Свет, второй фотограф, оформление зоны — это инфраструктура. Её отсутствие не бьёт в один момент. Оно размазано по всему вечеру тонким слоем «что-то не то». И именно поэтому на этапе согласования сметы кажется, что можно сэкономить — ничего же не случится.

Случится. Просто не так, чтобы можно было показать пальцем.

Мы научились говорить об этом прямо ещё на этапе концепции. Иногда это неудобный разговор. Но лучше он, чем ситуация, когда бюджет формально выдержан, а мероприятие не выстрелило — и непонятно почему.

— Экономия на инфраструктуре события невидима в смете и очень видна в зале.

Закулисье

День перед большим мероприятием редко выглядит так, как его описывают в кейсах.

В кейсах — концепция, реализация, фотографии, счастливые гости. В реальности между концепцией и фотографиями есть день, который выглядит примерно вот так.

Утром монтаж идёт по плану. К 11 выясняется, что площадка не открыла технический въезд в оговорённое время и подрядчики стоят на улице с оборудованием. Звонок администратору, потом управляющему, потом выясняется, что нужен другой человек. Сорок минут.

К обеду кейтеринг сообщает, что одна позиция заменена: поставщик не привёз нужный продукт. Менеджер согласовывает замену, не выходя на клиента — замена равноценная, а клиента дёргать незачем.

В 16:00 выясняется, что подвесные конструкции для декора упираются в ограничения по нагрузке на точку. В документах от площадки цифры одни — реальные техники на месте говорят другое и добавляют, что если повесить как запланировано, всё просто рухнет. Начинается импровизация: как сделать то же самое с втрое меньшим количеством оборудования и не потерять картинку, которую уже согласовали с клиентом. Полтора часа.

К 20:00 всё стоит. Декор переработан, но гости разницы не заметят. Кейтеринг скорректирован. Въезд на завтрашнее утро согласован отдельно и зафиксирован письмом.

В 21:00 менеджер делает обход и записывает три открытых вопроса на утро. Не в голове — в телефоне. Голова к этому времени уже не очень надёжный инструмент.

Ни одна из этих ситуаций не была катастрофой. Не потому что всё шло хорошо, а потому что каждая была предусмотрена — не конкретно эта, но класс проблем точно.

Большая часть профессионализма в ивентах — это не идеи. Идеи придумать несложно. Это способность спокойно решать именно такие вещи и не тащить их к клиенту.

— Клиент должен видеть результат. Всё, что между брифом и результатом — это наша работа.

Позиция

Мы иногда отговариваем клиентов от мероприятия, которое они хотят провести. Не потому что нам неинтересен проект. А потому что после нескольких вопросов становится понятно: формат, который они выбрали, не решит задачу, с которой они пришли.

Чаще всего это выглядит так. Приходит HR или директор: «Хотим тимбилдинг, команда разобщена». Начинаем разбираться. Оказывается, что люди прекрасно общаются — просто на совещаниях говорят не то, что думают. Квест это не починит. Квест соберёт всех в одной комнате и даст общую победу, после чего в понедельник всё вернётся.

Или наоборот: «Хотим стратсессию, нужно выработать цели на год». А в команде есть двое, которые не могут находиться в одном помещении без напряжения. Стратсессия в этом составе — это два дня потраченного времени и решения, которые никто не будет исполнять.

В таких случаях мы не просто говорим «это не сработает» и закрываем разговор. Мы предлагаем другой формат — такой, который остаётся в логике запроса клиента, но реально решает то, зачем он пришёл. Иногда это гибрид. Иногда совсем другой сценарий. Но не мероприятие для галочки.

В организационной психологии есть разделение, которое мы используем как фильтр. Тимбилдинг работает с тем, как люди взаимодействуют — с коммуникацией, доверием, неформальными связями. Стратсессия работает с тем, куда и зачем движется команда — с фокусом, приоритетами, общим языком про цели. Это разные уровни. Смешивать их в одном запросе нормально. Путать — дорого.

Есть ещё третья ситуация, когда не поможет ни то ни другое: когда в команде кто-то системно не слышит остальных или не слышим сам. Туда нужна другая работа, и мы об этом говорим прямо — даже если это означает, что проекта у нас пока не будет.

Агентство, которое молча берёт любой бриф и делает «что-нибудь для команды», просто закрывает сделку. Нам важнее, чтобы через три месяца клиент сказал, что сработало.

— Формат мероприятия — это диагноз, а не выбор из меню.