📄 Как сделать свой дизайн счетов в ProjectMate?

В ProjectMate появилась возможность самостоятельно редактировать шаблоны счетов.

Теперь каждая компания может самостоятельно сделать свои счета уникальными и отражающими её корпоративную культуру. Вы можете изменить текст шаблона, выбрать цвет и стиль шрифта, добавить логотип. Запоминающийся дизайн выделит счета среди остальных и запомнится клиентам.

После завершения или в процессе работы над шаблоном можно сразу выгрузить счёт и оценить результат.

Что нужно знать:

▫️Где находятся ваши шаблоны можно проверить в меню «Сервис» — «Параметры системы» — «Экспорт».
▫️Для редактирования нужна версия Word выше 2007.
▫️Редактировать можно только шаблоны формата .docx
▫️Если нужно отредактировать шаблоны формата XML (это все шаблоны калькуляций, актов, договоров или разработанные для вас ранее шаблоны счетов), обратитесь в Службу поддержки.

По любым вопросам, связанным с шаблонами финансовых документов, обращайтесь в Службу поддержки, мы обязательно вам поможем.

​🔧 В ProjectMate что-то не так? Рассказываем, что делать

Ошибки иногда случаются в любой системе, и это нормально. Они могут быть вызваны разными причинами: проблемами с интернетом, конфликтами с другим ПО или неполадками в Windows.

Большинство ошибок можно исправить, и мы готовы вам в этом помочь. Главное — предоставить полную информацию о проблеме на адрес support@projectmate.ru

💡Что делать, если вы столкнулись с ошибкой в ProjectMate?

▫️Убедитесь, что проблема сохраняется после перезагрузки компьютера и проверьте, работает ли интернет.
▫️Попробуйте отправить отчёт об ошибке с помощью кнопки «Отправить в поддержку» из сообщения об ошибке. Это самый простой способ сообщить нам о проблеме. Система автоматически добавит к письму всю техническую информацию.
▫️Если не получилось отправить отчёт с помощью кнопки, воспользуйтесь командой «Справка — Отправить лог файлы».
Добавьте к письму подробное описание ситуации, в которой произошла ошибка. Например, «При попытке экспорта счёта в Word» или «При выборе проекта в записи о времени». В этой ситуации также поможет скриншот.
▫️Если возможно, уточните у коллег, сталкиваются ли они с такой же проблемой. Это поможет нам правильно оценить масштаб проблемы и найти решение.

Кроме того, вы можете обратиться в нашу Службу поддержки, если сталкиваетесь с неудобствами в работе программы, ее медленной работой или другими проблемами. Мы всегда готовы помочь. Расскажем, как можно исправить раздражающие моменты, и предложим варианты настройки системы.

Не игнорируйте ошибки, даже если они кажутся незначительными. Чем быстрее вы сообщите о проблеме, тем скорее мы её решим.

​[ProjectMate рекомендует] Премьера Альманаха Soft Law Vol.2.

📅 27 июня
🏙 Кинотеатр «Аврора», Санкт-Петербург

Представители юридической профессии, деловых кругов и люди искусства встретятся на Невском проспекте, в одном из старейших кинотеатров страны, чтобы разделить с командой Soft Law и героями проекта событие, подготовка к которому длилась более полугода!

Организаторы приглашают на «кинопремьеру» в кинотеатр «Аврора». Вечер начнется с коктейля в сопровождении живой музыки. Историческое фойе перенесет гостей из современного мегаполиса в камерную атмосферу клуба в стиле 20-30 годов XX века. Деловая программа, в этом году посвященная культурному коду профессии, напомнит собой пресс-мероприятие: спикеры на сцене большого кинозала поделятся своим опытом и взглядами на то, что составляет смысловую и ценностную основу юридического сообщества. В финале деловой программы обещают творческий сюрприз, содержание которого организаторы не раскрывают.

Спикеры деловой программы 27 июня:

▫️Диана Байзакова, директор Ташкентского международного арбитражного центра (TIAC)
▫️Оксана Галина, заместитель генерального директора по корпоративному управлению и стратегическим коммуникациям АО «АтомЭнергоСбыт»
▫️Леонид Эрвиц, управляющий партнер, глава корпоративной практики LEVEL Legal Services
▫️Юлий Тай, старший партнер АБ «Бартолиус»
▫️Виктория Бурковская, адвокат
▫️Марина Ковалева, управляющий партнер консалтинговой группы «РМ Групп»
▫️Лариса Семилетова, управляющий партнер МКА «Тарло, Семилетова, Волошина»
▫️Тимур Аиткулов, старший партнер юридической фирмы «Аиткулов и партнеры»

Продолжение вечера – ужин с элегантной сервировкой и авторские коктейли от Salone Pasta & Bar, выступление петербургских музыкантов, много общения и, разумеется, первая распаковка нового номера Альманаха Soft Law!

«It will be definitely a hard day’s night. But the best one», - цитируют известную фразу организаторы.

⏰Расписание мероприятия:

Сбор гостей 17-00.
Начало деловой программы 18-00.
После окончания дискуссии гости приглашаются на ужин.

Участие платное. Подробности на сайте Soft Law https://softlaw.ru/events/premera-almanaha-soft-law-vol-2/

​✍🏻 Ведите единую базу контактов в ProjectMate

Если вы храните список контактов в разных местах – эта заметка для вас.

Хранить список всех контактов и компаний (клиентов, поставщиков, партнеров, потенциальных клиентов и т.п.) в едином месте – это удобно. Вы всегда можете быстро найти информацию по нужному контакту. В системе есть модуль Клиенты, который позволяет это делать, он доступен в базовой комплектации.

В карточке компании и контакта вы можете указать не только базовую информацию, но и дополнительные атрибуты, такие как статус компании, ответственного за работу с компанией, отрасль, размеры и т.п. А также вести историю взаимодействия, указывать дочерние и головные компании.

Какие возможности это дает?
▫Удобный поиск
▫Быстрое составление списков контактов по нужным категориям
▫Быстрый доступ к истории взаимодействия

С чего начать?
Скорее всего в вашей базе уже заведены карточки клиентов – они нужны для работы по коммерческим проектам. Перейдите в раздел Клиенты, откройте карточку любого контрагента и проверьте, всю ли нужную информацию вы ведете в системе. Подумайте, что бы вы еще хотели видеть, что было бы для вас полезно.

💡Мы можем помочь загрузить данные в вашу базу из Excel-файлов. Обращайтесь в службу поддержки support@projectmate.ru

​💡7 бесплатных маркетинговых инструментов для развития юрбизнеса

Развивать собственную юрфирму без больших бюджетов на маркетинг бывает непросто. К счастью, есть ряд бесплатных инструментов, которые помогут привлечь клиентов и улучшить узнаваемость компании. Мы подобрали 7 инструментов, которые можно внедрить собственными силами и без больших вложений.

1️⃣ Простой сайт на конструкторе – даже если нет бюджета на разработку большого сайта, можно создать лендинг или сайт-визитку бесплатно. Есть много вариантов конструкторов с готовыми шаблонами и простым интерфейсом. Одни из самых известных – Tilda и Wordpress. Сайт – это база, с которой начинается онлайн-присутствие любого бизнеса.

2️⃣ Яндекс Справочник – профиль вашей компании в экосистеме Яндекса. Он позволяет охватить аудиторию, которая пользуется поиском и картами Яндекса. Разместите всю ключевую информацию о компании, вовремя обновляйте информацию и следите за отзывами. Справочник повысит видимость сайта как в поиске, так и на картах.

3️⃣ Страница в ВКонтакте – еще один способ бесплатно рассказать о своих услугах. Создайте сообщество юрфирмы, публикуйте экспертный контент, общайтесь с подписчиками. Это хороший плацдарм для повышения лояльности и информирования аудитории.

4️⃣ Партнерский маркетинг – найдите фирмы, у которых похожая целевая аудитория (ЦА), но нет прямой конкуренции с вами. Например, бухгалтерские фирмы, консалтинг, риэлторы. Договоритесь о взаимном продвижении: обмене ссылками, рекомендациями, совместных акциях. Это поможет вам расширить охват ЦА и увеличит вашу экспертность в глазах клиентов.

5️⃣ Телеграм-канал – удобный формат для оперативной коммуникации с клиентами. Размещайте здесь анонсы, новости, ответы на популярные вопросы. Телеграм позволяет автоматизировать многие процессы с помощью ботов. Особенно полезен для информирования текущих клиентов. Кстати у Телеграма есть отдельный сервис Telegraph. С его помощью вы также можете быстро и просто сделать лендинг для своего бизнеса, а затем управлять им через мессенджер.

6️⃣ Сервисы email-рассылок – существует много вариантов как платных, так и бесплатных сервисов для проведения рассылок. Старайтесь не просто рекламировать услуги, а делиться полезным контентом и выстраивать долгосрочные отношения с аудиторией. В первую очередь эффективен для теплой аудитории. Про ведение клиентской базы в ProjectMate и статусы контрагентов рассказывали здесь.

7️⃣ Онлайн-опросы – простой способ узнать мнение клиентов и улучшить свой сервис. Опросы можно встраивать на сайт, отправлять по базе, размещать в соцсетях. Есть удобные бесплатные сервисы вроде Google Forms или Yandex Forms. Опросы показывают зоны роста и помогают повысить лояльность.

Начните с создания сайта и профиля в Справочнике. Заполните информацию в Яндексе, сервис передаст её во все приложения своей экосистемы и поможет вам сделать простую страничку о компании.

Конструкторы предлагают готовые шаблоны, которые вы можете сразу использовать. Замените текст и картинки на подходящие для вас и лендинг готов.

Затем запустите страницу ВКонтакте и найдите первых партнеров. После этого экспериментируйте с Телеграмом, email-рассылками и опросами. Анализируйте результаты и масштабируйте то, что лучше всего работает. Маркетинг для юридического бизнеса может быть эффективным даже без огромных затрат.

🦾 Автоматизация работает на вас или против вас? Протестируйте себя

Система автоматизации обычно внедряется для того, чтобы сократить время на рутинные операции и оптимизировать работу в целом. Но иногда возникает парадокс: из-за неэффективного использования системы, время на некоторые операции может, наоборот, увеличиваться.

Мы подготовили небольшой квиз, который поможет вам оценить, насколько эффективно вы ведете работу в ProjectMate. Доступ по ссылке 👉 https://www.projectmate.ru/notes/2024/avtomatizacija-rabotaet-na-vas-ili-protiv-vas-protestirujte-sebja/

✨ Развиваем аналитику и работу с финансами

Лето в самом разгаре! Надеемся, что вы используете его возможности по полной, но не забываете и о возможностях ProjectMate. Мы в свою очередь их расширяем и делимся с вами нашими обновлениями.

В последнее время мы уделяем большое внимание независимости и стабильности системы, поэтому делаем множество незаметных, но важных улучшений «под капотом» ProjectMate.

Тем не менее есть несколько и "заметных" новинок, которые сделают её ещё немного полезнее. По результату июньского обновления в ProjectMate появились:
▫️Исходная сумма всех записей о времени, добавленных в калькуляцию
▫️Новый срез аналитики в отчете «Выручка по актам»
▫️Улучшенное создание компаний по ИНН
▫️Новые возможности контроля работы с финансовыми документами по проекту
▫️И ещё несколько полезных возможностей

Все подробности - на нашем сайте 👉 https://www.projectmate.ru/news/2024/obnovlenie-projectmate-razvivaem-analitiku-i-rabotu-s-finansami/

📈 Как масштабировать юридический бизнес: 5 стратегий роста

Масштабирование юридического бизнеса – ключевой фактор успеха в современных условиях рынка. Для небольших и средних юридических фирм рост означает не только увеличение прибыли, но и возможность привлечения более крупных клиентов, повышение экспертизы и укрепление позиций на рынке. Рассмотрим пять эффективных стратегий роста, которые помогут вашей юридической фирме выйти на новый уровень.

1️⃣ Расширение спектра услуг

Выберите новые направления практики, которые логически дополняют ваши текущие услуги. Например, если вы специализируетесь на корпоративном праве, рассмотрите возможность добавления услуг по интеллектуальной собственности или трудовому праву. Развивайте экспертизу в смежных областях. Добавьте услуги аудита, оценки, налогового консалтинга. Клиентам удобно получать комплексную поддержку у одного подрядчика.

2️⃣ Географическая экспансия
Оцените потенциал выхода на новые географические рынки. Это может быть открытие филиала в другом городе или регионе, партнерство с местными юридическими фирмами или даже слияние с другой компанией. Изучите спрос на юруслуги, конкурентов, особенности ведения бизнеса. Составьте шорт-лист перспективных городов для экспансии.

3️⃣ Внедрение технологий и автоматизация
Цифровизация – ключевой фактор масштабирования. С ее помощью вы избавитесь от рутины, ускорите процессы, сократите издержки. Внедрите системы управления делами, автоматизируйте рутинные процессы, такие как выставление счетов и учет рабочего времени.

4️⃣ Развитие маркетинга и бренда
Чтобы привлечь больше клиентов, нужно понять, кто ваша целевая аудитория. Составьте портрет идеального клиента. Изучите его потребности, проблемы, страхи. Это поможет выбрать правильные каналы продвижения.

5️⃣ Оптимизируйте работу с кадрами
Главный актив юрфирмы – люди. Чтобы масштабироваться, нужна сильная и лояльная команда. Начните с аудита функций и компетенций. Составьте матрицу ролей и выделите ключевые функции для каждой позиции.

Подробнее про каждую из стратегий вы можете узнать из нашей заметки https://www.projectmate.ru/notes/2024/kak-masshtabirovat-juridicheskij-biznes-5-strategij-rosta/

Масштабирование юридического бизнеса – комплексный процесс, требующий стратегического подхода. Комбинируйте описанные стратегии, адаптируя их под специфику вашей фирмы и рынка. Помните, что рост должен быть контролируемым и устойчивым.

Начните с анализа текущего положения вашей фирмы. Опишите для себя, какие услуги вы предоставляете, и кто – целевая аудитория этих услуг. Так вам будет легче найти области для развития и выбрать наиболее подходящие стратегии роста.

🙌 Вышел второй Альманах Soft Law

27 июня, в даты Петербургского международного юридического форума, в историческом кинотеатре «Аврора» в Санкт-Петербурге состоялась премьера альманаха о юристах, который уже второй год выпускает деловое сообщество Soft Law. Его основатель и главный редактор проекта – Евгения Червец, адвокат, консультант Исследовательского центра частного права, управляющий партнер юридической фирмы Chervets.Partners (https://t.me/chervetspartners).

Вечер премьеры начался с деловой дискуссии, посвященной культурному коду юридической профессии и роли юристов в обществе и продолжился перформансом - с живой озвучкой был показан 10-минутный фильм, посвященный созданию Альманаха Soft Law (https://youtu.be/HCtrjLDIxJg?si=i_z0VqE_HotpNNfC)

После титров под аплодисменты на сцену кинозала вышла вся команда проекта, около 30 человек – в этот момент официально стартовали продажи второго выпуска альманаха Soft Law! Он доступен для заказа по ссылке (https://forms.yandex.ru/u/6691134202848f242bae1334/).

Премьера Альманаха Soft Law в «Авроре» стала ярким событием в культурной жизни Санкт-Петербурга и российского юридического сообщества. Дан старт новому этапу развития журнала как площадки для обмена идеями, знаниями и опытом.

Больше про само мероприятие, а также про создание Альманаха, вы можете узнать на нашем сайте https://www.projectmate.ru/news/2024/vyshel-vtoroj-almanah-soft-law/

💡 Финансовое планирование для растущей юридической фирмы. Проверьте, все ли вы держите под контролем?

Эффективное финансовое планирование – ключ к успеху и росту любой фирмы. Особенно это важно для небольших компаний, где каждое решение может существенно повлиять на будущее бизнеса. Давайте кратко рассмотрим основные аспекты финансового планирования.

1️⃣ Основы бюджетирования

Начните с создания годового бюджета. Прогнозируйте доходы, учитывая текущую клиентскую базу и потенциальные новые проекты. В России сезонность юридического бизнеса часто связана с налоговым календарем и корпоративными циклами. Планируйте расходы, включая зарплаты, страховые взносы, аренду, маркетинг и другие операционные затраты.

2️⃣ Управление денежными потоками

Регулярно отслеживайте входящие и исходящие платежи. Создайте резервный фонд для покрытия непредвиденных расходов или периодов с низким доходом. Улучшайте собираемость оплат от клиентов, предлагая удобные способы оплаты (включая онлайн-платежи) и своевременно выставляя счета. Инструменты ProjectMate по работе с задолженностью помогут вам тратить на это меньше времени.

3️⃣ Оптимизация расходов

Проанализируйте текущие затраты и найдите области, в которых вы можете сократить расходы. Рассмотрите возможность использования коворкингов или перехода на гибридный формат работы для оптимизации расходов на аренду. Инвестируйте в программное обеспечение и подумайте о том, чтобы внедрить в процессы ИИ – они помогают существенно сократить время на многие рутинные операции.

4️⃣ Ценообразование и финансовые модели

Тщательно рассчитывайте себестоимость ваших услуг с учетом региональной специфики. Разработайте гибкие ценовые модели, учитывая конкуренцию на местном рынке. Рассмотрите возможность внедрения различный вариантов ценообразования: почасовой оплаты, фиксированных ставок или абонентского обслуживания в зависимости от типа клиентов и услуг. О том, как проанализировать, какой из вариантов ценообразования будет выгоднее для конкретного проекта, читайте в нашей статье «Краткий гайд по биллингу и аналитике для юридических фирм».

5️⃣ Инвестиции в развитие

Определите приоритетные направления для инвестиций – это может быть обучение персонала, маркетинг или внедрение Legal Tech решений. Оценивайте рентабельность инвестиций (ROI) для каждой инициативы. Обратите внимание на развитие онлайн-присутствия и цифровизацию услуг, это сейчас особенно актуально.

6️⃣ Финансовые показатели для мониторинга

Отслеживайте ключевые показатели эффективности (KPI), такие как прибыль на сотрудника, средний доход от клиента и коэффициент утилизации времени юристов. Это поможет вам оценить, насколько эффективны те методы оптимизации и развития бизнеса, которые вы используете. Подробнее о метриках и KPI вы можете узнать в нашей статье «Система KPI для юридического бизнеса: какие метрики выбрать и как внедрить их в бизнес-процессы фирмы».

Грамотное финансовое планирование поможет вашей юридической фирме не только выжить в конкурентной среде российского рынка, но и достичь устойчивого роста. Применяйте эти принципы с учетом специфики вашего региона и сегмента рынка. Изучите дополнительные материалы по ссылкам и подумайте, какие шаги по оптимизации финансового планирования фирмы вы можете предпринять в ближайшее время.
https://www.projectmate.ru/notes/2024/finansovoe-planirovanie-dlja-rastushhej-juridicheskoj-firmy-proverte-vse-li-vy-derzhite-pod-kontrolem/

Как искусственный интеллект меняет юридическую сферу

В воздухе носится: искусственный интеллект заменит вот-вот заменит живых специалистов, и все останутся без работы.

Наверное, нейросети действительно могут упростить рутинные задачи и ускорить процессы в том числе и в юридической деятельности. Но человеческий фактор был и остаётся ключевым. Нейросети плохо ориентируются в контексте и пока еще не могут принимать решения, связанные с моралью и этикой. Основная сложность — их шаблонный подход к решению задач.

💡 Например, в банковской системе ИИ принимает решения об одобрении ипотеки или кредита. Заданные алгоритмы не могут учесть все нюансы, и в результате решение может не соответствовать реальным коммерческим интересам банка. Аналогичные ситуации возможны и в юридической сфере.

В январе 2023 года в США произошёл прецедент: в судебном процессе впервые участвовал робот-юрист от компании DoNoPay Джошуа Браудера. В случае проигрыша владелец компании обязался покрыть все штрафы и судебные издержки клиента.

Джошуа Браудер ранее разработал робота для обжалования штрафов за парковку в Великобритании. Эту технологию он также решил использовать в США. До этого компания уже использовала искусственный интеллект, чтобы помочь клиентам вернуть деньги за неработающий Wi-Fi в самолёте, снизить коммунальные платежи или оспорить штрафы за парковку.

В конечном итоге робот-адвокат сам попал под суд из-за отсутствия высшего образования и лицензии на оказание юридических услуг.

✍🏻 Более удачным стал опыт китайской юридической компании Jingshi. Задачи, которое выполняет их программное обеспечение, можно разделить на три основные категории:

▫️расчёт затрат и запрос к законодательству;
▫️анализ загруженности команды и постановка задач юристам;
▫️проверка дела и судебных заключений.

Такая автоматизация значительно улучшает организацию работы компании.

🦾 В России разработана система «Правосудие онлайн», в которой также будут применяться технологии искусственного интеллекта. Одна из ее основных задач — автоматически составлять проекты судебных актов, анализируя тексты процессуальных обращений и материалы.

Еще один пример подобной системы — «Робот-юрист», разработанный правовым департаментом Сбербанка в 2020 году. Это первая в России система проверки правоспособности юридических лиц на базе искусственного интеллекта. С её помощью можно проверить более 20 документов по каждой сделке, включая информацию о банкротстве компании, ликвидации или реорганизации юридического лица и данные из ЕГРН

🤝 В целом нейросети успешно справляются с задачами, где возможна автоматизация. Вот наиболее вероятные области их применения:

▫️анализировать и выбирать статьи и законы, которые относятся к делу;
▫️напоминать о важных встречах, сроках судебных процессов и других делах;
▫️помогать собирать и систематизировать информацию, а также составлять план действий для суда;
▫️составлять и редактировать юридические документы, используя подходящие шаблоны и формы;
▫️помогать собирать материалы и информацию для судебных процессов;
▫️записывать и систематизировать информацию во время судебных слушаний, чтобы адвокат мог сосредоточиться на процессе.

Эти функции могут сильно упростить работу юристов и сделать её более эффективной.

А что из вашей повседневной деятельности вы готовы прямо сейчас отдать на откуп ИИ? А может быть, вы уже используете нейросети в своей работе?

🏃‍♂️ Учёт времени в пути в ProjectMate: пошаговая инструкция

Не все виды работ получается тарифицировать по стандартной ставке сотрудника. К таким работам относятся, например, время в пути, изучение правовой базы по проекту или судебное представительство. Мы рекомендуем учитывать время, потраченное на подобные задачи, как отдельные услуги.

Рассмотрим такой подход на примере услуги «Время в пути». Чтобы в отчете для клиента это время отображалось с другой ставкой, выполните следующие шаги:

▫️Активируйте возможность учета времени по услугам (если она еще не включена). Это можно сделать в меню Сервис > Параметры системы > Проекты > Учитывать по услугам.
▫️В справочнике создайте услугу «Время в пути». Выберите для нее способ оплаты «Время и затраты» и укажите цену (в разных валютах, если у вас ведется валютный учет).
▫️Добавьте созданную услугу в прайс-листы проектов, где ведется учет времени в пути. Это можно сделать на вкладке Прайс-лист нужных проектов.
▫️Готово. Теперь при создании записи о времени, потраченном на дорогу, относите его на услугу «Время в пути», и ставка сотрудника будет равна цене этой услуги.

Если в некоторых проектах время в пути не оплачивается, установите нулевую стоимость услуги «Время в пути» в прайс-листах таких проектов. В этом случае при создании записи о времени, отнесенной на услугу, ставка специалиста в записи и стоимость работы в отчете будут равны нулю.

💡Проверьте, какие виды работ отражены в ваших отчётах для клиента. Если вы регулярно вручную изменяете суммы и ставки в отчёте, возможно, стоит начать относить время на услуги.

👉 Если у вас остались вопросы, обращайтесь в службу поддержки по телефону +7 (495) 783-8334 или по адресу support@projectmate.ru, и мы обязательно вам поможем.

🤝 Полезные инструменты для работы с контактами в ProjectMate: разбираем на примере

В ProjectMate удобно вести клиентскую базу: все контрагенты хранятся в едином месте, всегда можно посмотреть историю взаимодействия с ними, видны взаимосвязи компаний между собой и их связь с проектами и делами.

А ещё у нас есть полезные инструменты для работы с контактами – Выборки и Мероприятия. Они работают на вас в том случае, если вы системно подходите к ведению клиентской базы, и помогают выделять отдельные сегменты контактов для дальнейшей работы с ними.

✍🏻 Рассмотрим кейс. Вы планируете провести вебинар по работе с личными данными для линейных менеджеров крупных ИТ-компаний. Для этого вам нужно:
▫️сделать рассылку приглашений по соответствующим контактам из вашей базы
▫️составить список всех, кто зарегистрировался
▫️провести повторную рассылку по тем, кто так и не зарегистрировался
▫️после мероприятия сделать рассылку участникам с записью и материалами вебинара

На всех этих этапах вам может помочь ProjectMate.

Шаг 1️⃣: подготовка первоначальной рассылки.
Для создания списка рассылки подойдет Выборка – инструмент, которые позволяет составлять динамические (автоматически обновляющиеся) списки контактов из вашей базы, соответствующих заданным вами критериям.

Для рассматриваемого кейса набор критериев может быть таким:
▫️Отрасль компании: ИТ
▫️Размер: от 100 до 250 сотрудников
▫️Должность контакта: менеджер, менеджер проекта
▫️Категория контакта: подписан на рассылку

В выборке вы можете указывать как атрибуты самого контакта, так и компании, к которой он привязан. Также удобно, что можно задавать условия не только в формате «и», но и в формате «или». Например, если вы проводите офлайн мероприятие, и вам нужны контакты сразу из двух городов, вы можете настроить условия: Город: Москва или Город: Санкт-Петербург, чтобы не создавать две отдельные выборки.

После настройки условий выборки, настройте её внешний вид: из списка Выбор полей вытяните недостающие поля, которые вам понадобятся. Это могут быть, например, Имя, если вы делаете персонализированную рассылку, или Менеджер компании или Ответственный контакта, если вы будете работать с этим списком дальше.

Все готово, выборку можно экспортировать в Excel и загружать список адресов в рассылочный сервис.

Шаг 2️⃣: учет зарегистрировавшихся участников.
Для подобных задач в ProjectMate существуют Мероприятия. С их помощью можно создавать фиксированные списки контактов, зарегистрировавшихся на ваши мероприятия, и отмечать, кто из них действительно посетил его, а кто – нет.

Создайте Мероприятие, укажите, где и когда оно будет происходить, и добавьте в него зарегистрировавшихся участников.

Шаг 3️⃣: повторная рассылка для контактов, которые ещё не зарегистрировались.
Для этого снова обратитесь к Выборке.

У вас уже есть настроенные условия для выбора контактов для рассылки, поэтому единственное, что необходимо сделать – задать условие Наименование мероприятия: не содержит «наименование планируемого вебинара». Добавив это условие, вы исключите все контакты, которых уже добавили в Мероприятие в ProjectMate, и получите актуальный список адресов для повторной рассылки.

Шаг 4️⃣: рассылка с материалами вебинара участникам.
Все участники вебинара уже добавлены в соответствующее Мероприятие в ProjectMate, поэтому вам останется просто зайти в карточку Мероприятия, проверить, все ли необходимые вам поля видны, и экспортировать список в Excel для загрузки в рассылочный сервис. Все готово!

С чего начать?

Подумайте, по каким критериям вы могли бы сегментировать свою базу. Скорее всего в вашем ProjectMate уже заведены карточки клиентов – они нужны для работы по коммерческим проектам. Перейдите в раздел Клиенты, откройте карточку любого контрагента и контакта и посмотрите, какие данные уже вносятся. Подумайте, какой информации не достает в карточках, чтобы вы могли создавать подходящие для ваших задач Выборки.

Также, чтобы более подробно узнать про работу с Выборками и Мероприятиями, вы можете посмотреть наш вебинар.

✨Как небольшая юридическая фирма вдвое увеличила годовую выручку с помощью ProjectMate

Некоторые считают, что небольшим юридическим фирмам не нужна специализированная автоматизация, и можно обойтись офисными приложениями.

Однако опыт Татьяны Ипатовой, основателя и руководителя юридической фирмы «СТАТУС» в небольшом городе Осташков, показывает, что и малый бизнес может значительно повысить свою эффективность, используя профессиональные инструменты.

Мы поговорили с Татьяной о том, как внедрение системы автоматизации ProjectMate помогло трансформировать работу компании и достичь впечатляющих результатов.

Читайте историю успеха Татьяны на нашем сайте https://www.projectmate.ru/case/2024/kak-nebolshaja-juridicheskaja-firma-vdvoe-uvelichila-godovuju-vyruchku-s-pomoshhju-projectmate/

Кто платит больше за час работы вашего юриста: вы или клиенты?

Ключевым показателем для анализа прибыльности проекта является внутренняя ставка исполнителя. Именно поэтому часто возникают вопросы о том, как ее правильно рассчитать.

Предлагаем ознакомиться с методологией расчёта внутренней ставки, которой поделилась на нашем вебинаре по эффективности проектов Ирина Канайкина. Ирина обладает более чем 12-летним успешным опытом работы в сфере управления и маркетинга консультационных услуг.

При расчёте внутренних ставок учитываются все выплаты сотрудникам и административные расходы фирмы.

Выплаты сотрудникам – это все расходы, связанные с заработной платой, отчислениями, налогами, премиями, помощью и другими подобными выплатами, включая выплаты для административного персонала.

В некоторых компаниях предусмотрены компенсации сотрудникам, которые задерживаются после 10 часов вечера. Им возмещают расходы на такси до дома и частично на питание. Также существуют выплаты при рождении ребёнка, свадьбе или других важных событиях. Все это также необходимо учитывать.

Административные расходы могут включать в себя следующие типы расходов:
▫️Расходы на офис: аренда; коммунальные платежи;
▫️Интернет, телефония, услуги почты
▫️Обеспечение офиса: канцелярские и хозяйственные товары;
▫️Оборудование и ПО: обслуживание офисной техники и расходные материалы;
▫️Работа административного персонала
▫️Проведение корпоративных мероприятий и питание для сотрудников
▫️Маркетинг и продажи

Последний пункт особенно важен для юридических фирм, поскольку он напрямую связан с продвижением услуг.

Учет подобных расходов, связанных с жизнедеятельностью компании (зарплата, налоги, аренда и прочее), удобно вести в ProjectMate в модуле Управленческий учет.

Все эти показатели дают итоговую сумму расходов фирмы, которая затем делится на количество юристов и их рабочих часов. При этом важно учитывать среднесписочную численность за конкретный период. Если анализировать расходы, например, за 2024 год, то для расчета следует брать количество юристов фирмы в 2023 году.

Со временем общие расходы фирмы могут расти, что повлечёт за собой увеличение внутренних часовых ставок ваших юристов. Поэтому имеет смысл прогнозировать рост внутренней часовой ставки при расчёте коммерческих ставок проекта.

Разобрали пример расчета на сайте https://www.projectmate.ru/notes/2024/kto-platit-bolshe-za-chas-raboty-vashego-jurista-vy-ili-klienty/

​✍🏻 Присваивайте дополнительные атрибуты проектам, клиентам и контактам

В карточках ProjectMate уже давно есть возможность добавлять пользовательские атрибуты, если стандартных недостаточно. Например, если у вас есть процесс по анализу источников проектов, вы можете добавить дополнительное поле в карточку проекта или клиента, и отмечать там сотрудника, который привел вам этого клиента.

Раньше дополнительные поля были видны только внутри карточки, в которую они добавлены. Теперь же работать с ними стало намного удобнее. В последней версии системы вы можете «вытягивать» дополнительные поля в представления и видеть их значения сразу для всех проектов, клиентов или контактов в списке. С этими полями можно работать точно также, как и с остальными полями в системе – фильтровать, сортировать и группировать по ним списки проектов, клиентов и контактов.

На данный момент возможность доступна только для карточек проектов, клиентов и контактов. Если вам нужно видеть значения дополнительных полей в представлениях для ещё какой-либо карточки, напишите нам на адрес Службы поддержки support@projectmate.ru, и мы учтем ваши пожелания в дальнейшем.

​KPI для юридического бизнеса: с чего начать

Система KPI (ключевые показатели эффективности) важна для управления юридическим бизнесом, поскольку помогает оценивать и улучшать работу фирмы. Определение и внедрение правильных метрик помогает компании расти, улучшать обслуживание клиентов и оптимизировать внутренние процессы, так как задача KPI - отражать, в какой мере вы смогли достичь поставленных перед собой целей.

Ключевые метрики для юридического бизнеса

Существуют различные метрики, которые можно использовать в юридическом бизнесе. Как мы уже сказали, их выбор зависит от целей фирмы:

⚪️ Финансовые метрики. Включают такие показатели, как валовая прибыль, рентабельность, чистая прибыль, доход на одного юриста. Эти метрики помогают оценивать финансовое здоровье фирмы.
⚪️Производственные метрики. Это показатели, связанные с загрузкой сотрудников и использованием рабочего времени. Например, утилизация рабочего времени (доля оплачиваемого времени к общему) и продуктивность (выработка на одного сотрудника).
⚪️Метрики клиентской базы. Важны для оценки удовлетворенности клиентов и качества обслуживания. Ключевые показатели включают индекс удовлетворенности клиентов (NPS), уровень удержания клиентов, долю повторных обращений.
⚪️Маркетинговые метрики. Включают количество новых клиентов, конверсию маркетинговых кампаний, стоимость привлечения клиента (CAC). Эти показатели помогают отслеживать эффективность маркетинговой стратегии и продвижения фирмы.
⚪️Корпоративная культура. Измеряется через метрики удовлетворенности сотрудников, текучести кадров и вовлеченности. Это помогает поддерживать рабочую атмосферу в коллективе и повышать лояльность сотрудников.

Этапы внедрения системы KPI

Просто выбрать ключевые метрики мало, необходимо выстроить систему, при которой сбор и анализ этих метрик войдут в привычку и станут неотъемлемой частью работы. Внедрение системы KPI может состоять из следующих этапов:

1️⃣Определение целей и выбор метрик. Важно четко определить цели фирмы и подобрать соответствующие метрики. Например, если целью является увеличение дохода, то нужно сосредоточиться на финансовых и производственных метриках.
2️⃣Анализ данных и настройка отчетности. После выбора метрик необходимо наладить процесс сбора данных и настроить регулярную отчетность. Оцените, какие данные у вас уже есть – возможно, вам будет комфортнее начать с тех метрик, для отслеживания которых не потребуется добавлять или менять бизнесс-процессы.
3️⃣Внедрение KPI в бизнес-процессы. Составьте поэтапный план внедрения. Если вы поняли, что нужно менять слишком многое, действуйте постепенно. В первую очередь начните собирать те показатели, которые необходимо оценить в динамике – их стоит начать собирать как можно раньше, чтобы получить адекватное количество исторических данных.
4️⃣Оптимизация и корректировка KPI. Как только вы закончите первую итерацию по сбору и анализу KPI, оцените, насколько удобно выстроен процесс. Поговорите с теми, кто вносит данные для анализа, посмотрите, достаточно ли данных у вас есть, полностью ли они соответствуют вашим запросам, можете ли вы им доверять?

Интеграция ключевых показателей эффективности в процесс планирования позволит вам организовать удобную систему контроля за достижениями вашей юридической фирмы. Устанавливая конкретные цели, а затем отслеживая и измеряя ключевые показатели эффективности, вы можете расширить свои возможности для принятия более эффективных решений относительно вашей юридической фирмы, юристов и клиентов.

🥇Как мотивировать сотрудников учитывать время

Мы часто пишем про метрики, отчеты и аналитику, которые помогают управлять юридической фирмой. Но все эти полезные инструменты работают, только у вас налажен учёт и анализ рабочего времени. Время – основной ресурс юридической фирмы, поэтому без его контроля невозможно эффективно управлять бизнесом.

Часто, когда юридическая фирма начинает внедрять учёт времени, руководство сталкивается с сопротивлением со стороны сотрудников. Основные причины, по которым такие возражения возникают:

▫️Юристы боятся, что учет времени приведет к тотальному контролю со стороны руководства, им придется работать «под надзором» и в напряженной обстановке
▫️Юристы не готовы к изменению в привычных процессах, не хотят тратить силы на привыкание
▫️Юристы хотят заниматься юридическими вопросами, а не тратить время на техническую работу по учету времени

Возражения понятны и логичны, но и с ними можно работать.

✅ Что делать?

1️⃣ Объясните цель учета времени

Чтобы сотрудники были мотивированы учитывать свое время, необходимо четко донести до них цель и важность этой задачи. Расскажите, как вы будете использовать собираемые данные, и как это повлияет на самих сотрудников. О том, как можно использовать данные по учтенному времени, вы можете узнать из нашей статьи.

2️⃣ Создайте четкие инструкции

Процедуры учета должны быть простыми и понятными. Определите, как и когда необходимо фиксировать рабочее время, и обеспечьте проверку выполнения задачи.

Пример: сотрудники могут фиксировать время, затраченное на каждый проект, в конце дня или до обеда на следующий день.

Обязательно контролируйте соблюдение этих инструкций. Используйте автоматизацию, чтобы облегчить эту задачу. В ProjectMate, например, есть возможность установить ограничение на заполнение календаря «задним числом» – это поможет держать сотрудников в тонусе.

3️⃣ Ведите за собой

Руководство должно подавать пример в соблюдении правил учета времени. Если партнеры сами активно и точно фиксируют свое время, сотрудники будут более склонны следовать их примеру. В зависимости от ситуации вы можете использовать разные способы учета – основное приложение, Web-календарь или мобильное приложение.

4️⃣ Стимулируйте сотрудников

Важным элементом мотивации является поощрение. Введение системы бонусов за точное и своевременное ведение учета времени может быть эффективным. Самый простой подход – привязать вознаграждение сотрудников к нормативам по учёту времени. В кейсе нашего клиента вы можете узнать, как работает такой подход в их компании.

5️⃣ Обратная связь

Регулярно проводите ревизии учтенных записей и обсуждайте их с сотрудниками. Это поможет выявить ошибки и улучшить процесс в целом. Также, когда у вас наберется достаточно данных, вы можете составить регламент по учету времени. Вносите туда не только примеры правильно внесенных записей, но используйте реальные ошибочные в качестве антипримеров.

Конечно, проще всего вести учёт в специализированной системе. В ProjectMate, например, можно сохранить шаблоны описаний, связывать учтенные работы с клиентом, контактом, проектом и даже документом, получать напоминания о незаполненном таймшите/календаре.

Проанализируйте, какие возможности ProjectMate для учета времени вы уже используйте, а какие из ещё имеющихся могли бы быть для вас полезными. Основные возможности учета времени в ProjectMate собраны в кратком ролике на нашем канале.

Краткая инструкция по запуску биллинга в ProjectMate: от клиентов до отчетов

Залог успешного перехода на любую систему автоматизации — ее грамотное внедрение. Рассказываем, какие шаги нужно предпринять в настройке ProjectMate, чтобы запустить биллинг в системе.

Шаг 1. Компании и контакты

Внесите в систему всех клиентов — как компании, так и физических лиц. Чтобы упростить работу, начните с клиентов, с которыми у вас уже есть открытые проекты. Сразу указывайте реквизиты компаний, чтобы не возвращаться к этому позже.

Если у вас уже есть клиентская база, можно обратиться в службу поддержки по электронной почте support@projectmate.ru. Мы поможем загрузить в вашу базу данных информацию о контактах и контрагентах.

Шаг 2. Ставки квалификаций

Стоимость каждой записи зависит от ставки квалификации ее исполнителя. Если вы не внесли ставки квалификаций на этапе первоначальной настройки системы, сейчас нужно добавить их в справочник и затем указать в карточках сотрудников.

Шаг 3. Проект

Каждая запись о времени в системе ProjectMate должна относиться к тому или иному проекту. Коммерческие проекты «прикреплены» к клиентам. В проект добавляются юристы, которые будут над ним работать, и заполняются другие необходимые атрибуты.

«Внутренние» работы, которые направлены на развитие фирмы – маркетинг, отпуска, PR и т.д. относятся на соответствующие проекты.

Шаг 4. Записи о времени

Теперь, когда у вас есть клиенты, проекты и юристы, которые будут над ними работать, можно вносить время. Чтобы это не отнимало слишком много ресурсов, используйте наши лайфхаки.

Время нужно вносить даже по проектам с фиксированной стоимостью. Во-первых, это влияет на показатели эффективности сотрудников, а во-вторых, фиксирует результаты работы на случай, если клиент их запросит.

Шаг 5. Финансовые документы

Когда вся выполненная работа зафиксирована, можно формировать отчёт для клиента, а на его основе — счёт и акт. Если нужно отредактировать некоторые записи (например, отредактировать описание), удобно делать это прямо в калькуляции. Изменения автоматически сохранятся в записях о времени.

Проверьте себя — все ли готово к внесению времени. Если пропустили какой-то шаг, лучше к нему вернуться. Если вы хотите более подробно разобраться, что нужно делать на начальном этапе внедрения, посмотрите ролик «Quick start в ProjectMate» — там вы найдете ответы на большинство ваших вопросов.

✨ Вячеслав Леонтьев: «Благодаря ProjectMate во время отпуска я могу наслаждаться отдыхом»

Клиент
Адвокатское бюро «Леонтьев и партнеры» специализируется на защите прав акционеров, разрешении корпоративных и налоговых споров, а также сопровождении сделок с недвижимостью. Среди клиентов фирмы — компании из сфер инвестиций, строительства и банковского сектора.

Ситуация
До внедрения системы адвокатское бюро сталкивалось с рядом проблем:

▫️Отсутствие единой информационной базы: задачи и дела велись вручную, что приводило к несогласованности в работе команды и сложностям в отслеживании прогресса.
▫️Трудности в управлении делами: из-за большого количества дел возникали затруднения в контроле сроков и распределении задач.
▫️Сложности в оценке прибыльности будущих проектов: компания стремилась к более прозрачной системе учета клиентов, дел и финансов, чтобы можно было предугадать финансовые результаты проекта и назвать клиенту соответствующую стоимость работ.

«Одни клиенты, оплачивая услугу стоимостью, предположим, в тысячу рублей, получали взамен времени на полторы тысячи, а другие, отдавая ту же тысячу, получали на двести рублей. Конечно же, вторая категория клиентов была для нас супервыгодна, однако первая «съедала» всю полученную прибыль,» — делится основатель бюро Вячеслав Леонтьев.

Решение
Внедрить систему автоматизации юридического бизнеса. После анализа рынка программ для автоматизации юридической работы, Вячеслав Леонтьев выбрал ProjectMate. Он отметил, что система предлагает комплексный подход к управлению юридической фирмой и позволяет автоматизировать многие рутинные задачи, которые ранее отнимали значительное количество времени.

Результаты
Благодаря внедрению системы ProjectMate, адвокатское бюро «Леонтьев и партнеры» достигло следующих результатов:

1️⃣ Автоматизация рабочих процессов. C помощью ProjectMate стало проще контролировать задачи, вести дела и соблюдать сроки. Система позволила юристам больше времени уделять непосредственно работе с клиентами, а не административным задачам.

«[Произошла] унификация финансового документооборота: по нажатию кнопки формируется калькуляция, счета и акты для клиента. На этом серьезно экономится время».

2️⃣ Прозрачность финансов. Использование модуля для управления финансами позволило компании улучшить учет доходов и расходов, а также вовремя формировать финансовую отчетность.

«Благодаря ProjectMate мы стали больше зарабатывать. Я понимаю размер затрат, понимаю, сколько часов мы выставим клиенту и сколько в итоге получим денег. Есть четкое планирование, контроль расходов,» — говорит Вячеслав.

3️⃣ Оптимизация управления делами. Благодаря единой базе данных для всех дел стало легче координировать действия сотрудников и своевременно отслеживать этапы судебных процессов.

«Я смотрю, сколько часов потрачено на тот или иной проект, сколько выставлено счетов, проверяю, какова загруженность сотрудников и какие конкретно задачи они выполняют. И когда возникают вопросы об увеличении зарплаты или продвижении по служебной лестнице, ProjectMate для меня – база ключевой информации, в которой есть все показатели, позволяющие принимать решения».

Заключение
ProjectMate не только помог оптимизировать бизнес-процессы в адвокатском бюро, но и значительно улучшил финансовые показатели компании. Клиенты теперь получают более точные расчеты, а сотрудники работают в эффективной системе, что делает бюро более конкурентоспособным на рынке юридических услуг.

«И еще меня удивляет и радует вот что: во время отпуска я могу наслаждаться отдыхом – сотрудники мне не звонят, клиенты тоже не беспокоят. Это стало возможным благодаря тем решениям, которые нам предложила компания «Авиком»: все данные и документы есть в ProjectMate, ответ на любой вопрос можно найти в системе. А ведь раньше все мои отпуска проходили «на телефоне», – заключает Вячеслав.

Полный текст кейса читайте по ссылке