Organizzazione Digitale | A lume di fare
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Ciao! Sono Debora Montoli e lavoro come Professional Organizer. Mi occupo di organizzazione digitale e passo il tempo a trasformare giungle informatiche in giardini lussureggianti.
Gruppo: https://t.me/organizzazionedigitale
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[COME TENERE IN ORDINE TRELLO]

Anche Trello ha bisogno di "manutenzione" per mantenere ordine nella gestione delle informazioni.

1️⃣ Archivia le board che non usi più.

2️⃣ Archivia le card già gestite e usa un Power-Up di Trello (Card Snooze) per nasconderle e renderle visibili in un momento specifico.

3️⃣ Tieni sotto controllo le etichette.

4️⃣ Esporta i dati di una board con questa estensione:
https://chrome.google.com/webstore/detail/export-for-trello/nhdelomnagopgaealggpgojkhcafhnin

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#toolAV
Debora Montoli 💪
@DeboraAV

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#365ModiPerLavorareMeglio
Ferma le lamentele da "macchinetta del caffè". Ogni volta che in pausa finisci per subire sfoghi e lamentele di persone che si lamentano di altre persone, dell'ufficio, del lavoro, ecc. Prova a girare le situazioni verso qualcosa di positivo invitando ad affrontare le cose direttamente e a porre in atto dei veri cambiamenti.

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[LINEE GUIDA PER SCRIVERE EMAIL]

I modi di comunicare, di scrivere, di passare le informazioni hanno un ruolo fondamentale per lavorare bene.

Ecco 8 regole per scrivere email che spesso non consideriamo.

1️⃣ Scrivi risposte inserendo i dettagli importanti senza dare per scontato che le persone si ricordino tutte le conversazioni precedenti.

2️⃣ L'oggetto di una email è importantissimo, fai in modo che sia chiaro e che rispecchi l'obiettivo della comunicazione.
Evita di lasciare: "Re: Re: Re: Re: Re: Fwd: Re: Fwd: Fwd".

3️⃣ Quando una comunicazione ricevuta richiede molto tempo per essere gestita, inizia a rispondere brevemente avvisando di aver ricevuto l'email e indicando entro quando riuscirai a fare quanto richiesto.

4️⃣ Specifica il livello di urgenza in modo chiaro (e che sia vero).

5️⃣ Non inviare email quando sei arrabbiato.

6️⃣ Avvisa quando devi inviare allegati di grandi dimensioni.

7️⃣ Usa nel modo corretto il "rispondi a tutti".

8️⃣ Gestisci appena ti è possibile le email che richiedono poco tempo e assegna delle etichette per migliorarne la gestione.

Ecco l'articolo:
https://productivitytheory.com/8-overlooked-email-etiquette-rules-you-need-to-know/

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#tipAV
Debora Montoli 💪
@DeboraAV

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#365ModiPerLavorareMeglio
Fai delle pause ascoltando la musica migliore per te per rilassarti e svagarti.

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Come siamo messi con le email?
[STORIES CREATOR: CREA RAPIDAMENTE I CONTENUTI PER LE TUE STORIE]

Buffer ha lanciato Stories Creator per velocizzare la creazione di immagini per le storie.

Puoi creare facilmente le basi per le tue storie partendo da zero o da uno dei template disponibili.

🌼 Personalizza l'immagine o il colore di sfondo.
🌼 Aggiungi altri elementi grafici.
🌼 Inserisci le scritte.
🌼 Esporta l'immagine.

Quando sei pronto per pubblicare la tua storia su Instagram o Facebook, carica l'immagine creata e aggiunti tutto quello che ti serve e che è disponibile direttamente all'interno dei social.

Nell'articolo trovi anche degli esempi su come usare le storie e il link per passare all'editor online:
https://blog.bufferapp.com/buffer-stories-creator

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#toolAV
Debora Montoli 💪
@DeboraAV

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#365ModiPerLavorareMeglio
Tendiamo a sentirci in colpa quando al lavoro ci perdiamo nei pensieri e fantastichiamo, ma dovremmo accettare questo tipo di distrazione perché ha un impatto positivo su di noi. Quindi ignora il computer e lascia vagare la tua mente per qualche minuto.

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[LE NOTIZIE IN UNA SETTIMANA: COSA HO TROVATO DI INTERESSANTE NEGLI ULTIMI GIORNI #005]

🍓 [Ispirazione] 30 prodotti realizzati dagli under 30.
https://blog.producthunt.com/30-products-from-the-under-30s-29705c3cc20b
Presi dalla classifica di Forbes che ha raccolto i migliori innovatori under 30 suddividendoli in 20 settori.
https://www.forbes.com/30-under-30/2019/#540386a863b0

🍓 [News] Instagram diventa più accessibile grazie al campo Alt Text.
È possibile aggiungere un testo alternativo alle immagini, utile per chi usa gli screen reader.
https://instagram-press.com/blog/2018/11/28/creating-a-more-accessible-instagram/

🍓 [Email] Una raccolta di esempi di testi in inglese usati per scrivere email di presentazione, di follow up, di ringraziamento, di referral, ecc.
https://networkingemails.com/

🍓 [Tool] Le migliori app per realizzare video dallo smartphone.
https://www.lifewire.com/best-video-recording-apps-for-iphone-and-android-4176172

🍓 [Corsi online] Learn with Google AI - piattaforma dedicata al machine learning con esercizi, interazioni e video lezioni.
https://ai.google/education/

🍓 [Musica] Playlist: il social della musica. L'applicazione che unisce le persone in base alle preferenze musicali e consente di ascoltare e commentare gli stessi brani in tempo reale.
https://techcrunch.com/2018/11/27/social-music-app-playlist-lets-you-listen-to-music-with-others-in-real-time/
https://www.playlist.com/

❤️ La citazione!
Se l’opportunità non bussa, costruisci una porta.
(Milton Berle)

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#newsAV
Debora Montoli 🔍
@DeboraAV

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[I SEGRETI DEL SUCCESSO]

Cosa porta le persone al successo? Lo scopriamo grazie a questo breve Ted Talk di Richard St. John!

1️⃣ Passione. Le persone di successo pagherebbero per fare ciò che fanno, ma facendolo per passione i soldi arrivano comunque.

2️⃣ Lavorare duramente e divertirsi allo stesso tempo.

3️⃣ Diventare bravissimi in qualcosa. Nessuna magia, solo pratica.

4️⃣ Concentrarsi su una cosa sola.

5️⃣ Sforzarsi. Superare la timidezza e i dubbi.

6️⃣ Dare agli altri qualcosa di valore.

7️⃣ Avere idee anche molto semplici.

8️⃣ Non mollare. Resistere alle cadute.

Durata del video: 4 minuti.

Ecco il link:
https://www.ted.com/talks/richard_st_john_s_8_secrets_of_success?language=it

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#tipAV
Debora Montoli 🌸
@DeboraAV

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[IL RIASSUNTO DI A LUME DI FARE]

Novità, consigli e strumenti pubblicati nell'ultimo periodo sul canale.

1️⃣ La bellezza salverà il mondo. Una persona alla volta, ma lo salverà.
https://t.me/alumedifare/223

2️⃣ I consigli di 22 donne di successo sulla produttività.
https://t.me/alumedifare/225

3️⃣ Velocizza la realizzazione di screenshot con Nimbus.
https://t.me/alumedifare/228

4️⃣ 2 strumenti per Gmail: programma le email e gestisci l'organizzazione degli appuntamenti.
https://t.me/alumedifare/230

5️⃣ Consigli per gestire la tua posta elettronica.
https://t.me/alumedifare/232

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#riassuntoAV
Debora Montoli 😍
@DeboraAV

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[COSA SIGNIFICA EAT THE FROG]

Ognuno di noi ha delle attività difficili, impegnative, pesanti nella lista di cose da fare. Cose che si tendono a rimandare proprio perché ci costa fatica farle.

La rana rappresenta le cose che non vuoi fare, ma che in realtà devi fare.

E il concetto di Eat the frog si basa proprio su queste attività. Quando inizi la giornata lavorativa, come prima cosa, fai una di queste attività pesanti, ma che devi fare. Se ne hai più di una, scegli la peggiore, quella che ti spaventa e che ti mette più in difficoltà.

La chiave per raggiungere livelli elevati di produttività consiste nello sviluppare l'abitudine di affrontare ogni mattina il tuo compito principale, il più difficile. Sviluppa la routine di "mangiare la tua rana" prima di fare qualsiasi altra cosa e senza perdere troppo tempo per pensarci.

È anche una chiave di leadership essenziale.

Caratteristiche da sviluppare: forza di volontà, fermezza, determinazione.

Caratteristiche che servono per evitare uno dei principali problemi della qualità del lavoro di questi tempi: la mancata esecuzione. Sogni, discorsi, riunioni, punti della situazione... ma alla fine lasciamo che sia la rana a mangiarci...

Qual è la tua rana?

Ecco l'articolo:
https://www.briantracy.com/blog/time-management/the-truth-about-frogs/

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#365ModiPerLavorareMeglio
Per acquisire nuove abitudini, parti dalla decisione, non concederti eccezioni, comunica ad altri le tue intenzioni, visualizza te stesso mentre compi l'azione prevista, fissa orari e slot di tempo precisi, premiati.

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#tipAV
Debora Montoli 🌸
@DeboraAV

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[MOMENTO #ISPIRAZIONE: IMPARIAMO DAI LEADER]

Su Buildily Academy si trovano oltre 100 ore di interviste e podcast di ideatori, imprenditori, founder di startup, ecc. che danno consigli utili su come iniziare o sviluppare un'idea, quali strumenti usare o che libri leggere.

Tantissimi contenuti interessanti raccolti in un unico posto, come ad esempio:

💡 Jack Ma’s Tips – How to Grow A Small Business
💡 Sir Richard Branson: how to start a business
💡 The art of entrepreneurship: Julie Meyer

Ecco il link:
https://academy.buildily.com/

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#365ModiPerLavorareMeglio
La prossima volta che vuoi fare più cose insieme, fermati. Fai una pausa e poi torna indietro per concentrarti sull'unica cosa che deve essere fatta in quel preciso momento. Una volta fatto, puoi passare a qualcos'altro. Le energie sono importanti, non disperderle.

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#toolAV
Debora Montoli
@DeboraAV

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[5 CONSIGLI PER OTTIMIZZARE L'USO DI TODOIST]

Torniamo a parlare di Todoist:

🌕 Cambia la visualizzazione principale scegliendo il progetto da mostrare all'avvio.
🌕 L'uso avanzato delle etichette.
🌕 Inserisci dei commenti audio.
🌕 Manda email al progetto per aprire dei task.
🌕 Invia link al progetto direttamente dallo smartphone.

Qui trovi la prima puntata di Todoist:
https://t.me/alumedifare/59

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#365ModiPerLavorareMeglio
Nelle liste di attività da svolgere cerca di inserire tutte le cose da fare, anche non lavorative, che sono tassative e che non possono essere rimandate.

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#toolAV
Debora Montoli
@DeboraAV

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[LE BASI DEL METODO KANBAN]

Obiettivo
: essere più organizzati per riuscire a visualizzare il lavoro globale e definire il lavoro in svolgimento senza doversi mai chiedere quale compito svolgere perché già tutto delineato.

Focalizzazione + Flusso definito = Lavoro portato a termine!

Il metodo Kanban si può mettere in pratica in molti modi: sulla carta, con una lavagna o con tantissimi strumenti digitali. Oggi ci focalizziamo su Trello, applicazione di gestione dei task perfetta in stile Kanban.

La base di partenza del metodo prevede di creare delle colonne divise tra:
💪 TO-DO (lavoro in attesa che deve essere fatto)
💪 DOING (lavoro in corso)
💪 DONE (lavoro portato a termine)

In Trello parti dal creare tre liste identificandole come sopra.

Nella lista TO-DO inserisci le attività che dovranno essere svolte insieme alle indicazioni, tempistiche, persone coinvolte, ecc.
1. Devi essere sincero.
2. Devi inserire proprio tutto (dividi i grandi task in piccole mansioni).
In questa fase dovresti “sentirti male” per il numero di cose da fare.

L’obiettivo è quello di spostare le singole card tra le varie colonne facendogli fare un percorso lineare mantenendo una rappresentazione visiva del flusso in ogni momento.

Quindi dal TO-DO, prendi poche attività mettendole nel DOING fino a quando potranno essere spostate nel DONE.

Nel DOING andranno spostate contemporaneamente poche card sulle quali concentrarsi (2 o 3).

SU COSA SI BASA IL PASSAGGIO DA UNA COLONNA ALL’ALTRA?
La logica del passaggio si basa sostanzialmente su tre domande:
1️⃣ Dove sono adesso? (su cosa è necessario concentrarsi)
2️⃣ Da dove arrivo? (cosa mi ha portato alle attività attuali)
3️⃣ Dove voglio andare? (l’obiettivo da raggiungere)

Da queste basi è possibile ricavare tantissime personalizzazioni del metodo per renderlo più adatto alla propria realtà.

Non perderti le prossime puntate, tornerò sicuramente sull'argomento!

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#365ModiPerLavorareMeglio
Se devi annullare un incontro o un appuntamento fissato con un'altra persona, proponi subito delle alternative per non apparire inaffidabile e per far vedere che ci tieni davvero.

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#tipAV
Debora Montoli
@DeboraAV

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[LE NOTIZIE IN UNA SETTIMANA: COSA HO TROVATO DI INTERESSANTE NEGLI ULTIMI GIORNI #006]

🍒 [Lavoro] Come affrontare i conflitti?
- Serve un confronto diretto.
- Ogni storia ha tre lati: il tuo, il mio e la verità che sta nel mezzo.
- Affrontare i conflitti e lavorare per trovare obiettivi comuni, ma anche essere in grado di capire quando una separazione è necessaria.
- Cambiare contesto, cambiare prospettiva ed aggiungere leggerezza.
- Accettare le divergenze quando stimolano e permettono di crescere.
- Il conflitto costruttivo è utile, quello che ostacola o abbatte è dannoso ("Be critical, not cynical").
- Trovare un mediatore non coinvolto nel conflitto.

🍒 [Leadership] Perché l'empatia è l'abilità più importante che porta ad un maggior coinvolgimento del team, ad essere più creativi e a lavorare meglio.
https://www.fastcompany.com/90272895/5-reasons-empathy-is-the-most-important-leadership-skill

🍒 [Corsi] Google ha annunciato nuove collaborazioni aggiungendo corsi al progetto Google Digital Garage.
https://www.socialmediatoday.com/news/google-offers-new-free-courses-to-help-improve-digital-literacy/543568/
https://learndigital.withgoogle.com/digitalgarage/courses

🍒 [Guide] I passaggi da fare, i consigli ed alcuni esempi per usare al meglio Google Forms.
https://blog.hubspot.com/marketing/google-forms

🍒 [Template] Tutto per il calendario editoriale 2019.
https://www.searchenginejournal.com/marketing-calendar-free-templates/

🍓 [Libri] 4 libri che ti aiuteranno a migliorare le tue capacità comunicative.
https://www.inc.com/carmine-gallo/unleash-your-public-speaking-skill-with-4-tips-from-these-2018-bestselling-leadership-books.html

❤️ La citazione!
Il talento da solo vale poco. Ciò che separa il talentuoso dalla persona di successo è il duro lavoro.
(Stephen King)

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#newsAV
Debora Montoli 🔍
@DeboraAV

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[IL RIASSUNTO DI A LUME DI FARE]

Novità, consigli e strumenti pubblicati nell'ultimo periodo sul canale.

1️⃣ La scelta dei colori dell'ambiente di lavoro incide sulla produttività.
https://t.me/alumedifare/234

2️⃣ Il futuro non è un sostantivo, ma un verbo che richiede azione.
https://t.me/alumedifare/237

3️⃣ Aggiungi note ai video di YouTube e conserva i momenti migliori con Bookmark It.
https://t.me/alumedifare/239

4️⃣ Gli errori che facciamo nei primi 10 minuti delle nostre giornate.
https://t.me/alumedifare/241

5️⃣ Non trascurare i fondamentali: il tuo letto, la tua sedia, il tuo spazio e il tuo team.
https://t.me/alumedifare/244

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#riassuntoAV
Debora Montoli ☕️
@DeboraAV

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[VELOCIZZA LA GESTIONE DELLE IMMAGINI PER I SOCIAL]

Carica le tue immagini e Promo Free Image Resizer le adatterà automaticamente nei diversi formati social.

🌕 Carica l'immagine.
🌕 Guarda le anteprime suddivise tra i vari social.
🌕 Entra nelle anteprime per poter cambiare il posizionamento della foto e la dimensione.
🌕 Scarica l'immagine.

Ecco il link: https://slide.ly/promo/image-resizer/

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#365ModiPerLavorareMeglio
Quando devi prendere una decisione, usa la regola 10-10-10 di Suzy Welch facendoti questa domanda: “Prendendo questa decisione adesso, quali saranno le conseguenze tra 10 minuti, tra 10 mesi e tra 10 anni?”.

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#toolAV
Debora Montoli 🌼
@DeboraAV

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[DEVI ESSERE PESSIMISTA QUANDO PIANIFICHI LE ATTIVITÀ]

Problema
: siamo convinti di poter dedicare 8 ore al giorno alle attività da svolgere, ma nella migliore delle ipotesi ogni persona ne ha a disposizione 2 o 3 su 8.

Pensando di avere 8 ore, organizziamo le attività sulla base del tempo che non esiste.

Devi togliere il tempo per le riunioni, per la gestione delle comunicazioni, per le varie interruzioni... E considera altri rallentamenti causati da un modo di lavorare non ottimale.

Siamo troppo ottimisti e sbagliamo a calcolare il tempo previsto per completare un’attività.

1️⃣ Imposta delle intenzioni concrete su cosa fare e come gestire le interruzioni.
2️⃣ Considera il metodo dei "100 blocchi al giorno".
3️⃣ Quando stimi il tempo da dedicare ad un’attività, chiediti quanto ci metterebbe un’altra persona.

Ecco un articolo di Fast Company ricavato dagli studi di RescueTime e dai suggerimenti di Wait But Why:
https://www.fastcompany.com/90217037/were-terrible-at-planning-our-time-heres-how-to-fix-it

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#365ModiPerLavorareMeglio
Se davvero vuoi connetterti con qualcuno e magari risolvere dei conflitti, invita l’altra persona a fare una lunga passeggiata panoramica. Non essere uno di fronte all’altro, ma uno accanto all’altro toglie un po’ di pressione e il solo fatto di vedere qualcosa di bello aiuta ad aprirsi.

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#tipAV
Debora Montoli 💪
@DeboraAV

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