#Websoft_кейс

Как автоматизировать процессы управления эффективностью: кейс ОМК

Коллеги из Объединённой металлургической компании собрали вместе все процессы годового цикла на базе Websoft HCM. Целеполагание, оценка компетенций, круглые столы, матрица эффективности деятельности, планирование графика круглых столов, планирование развития – и все это в одной системе.

Задача: автоматизировать в единой системе все процессы годового цикла.

Условия

ОМК — один из крупнейших российских производителей металлопродукции для ведущих энергетических, транспортных и промышленных компаний.

В компании потребовалось автоматизировать все процессы годового цикла, а именно:

– объединить и автоматизировать процессы на одной платформе для удобства участников годового цикла;
– оптимизировать существующие процессы;
– адаптировать процессы под запросы компании.

Максимально соответствовала потребностям компании Websoft HCM, на основе которой было предложено решение.

Решение на базе Websoft HCM

1️⃣ Объединены формы постановки целей, оценки целей и компетенций

Форма состоит из нескольких разделов:
– оценка компетенций (метод 180);
– оценка целей или экспертная оценка для тех, у кого нет бланка целей за прошлый год;
– постановка целей.

В форме оценки – стандартный функционал (проверка весов, проверка количества целей) и ряд доработок. Реализовано четыре категории целей, у каждой цели может быть до 10 подцелей с квартальным сроком выполнения.

Сотрудники при постановке могут выбрать срок выполнения подцелей и в течение года отмечать выполненные. Это позволяет корректировать цели по годам, отслеживать и прогнозировать цели к концу года. Помимо расчетной оценки, которая считается на основании фактических значений, есть возможность вносить оценку с факторным анализом.

2️⃣ Настроена возможность предложить кадровые решения

В разделе «Оценка компетенций» руководитель может инициировать кадровые решения в отношении сотрудника. Набор их варьируется: например, если человек уже в кадровом резерве, то решение номинировать его туда не будет высвечиваться у руководителя.

3️⃣ Настроена матрица эффективности

После оценки своей команды руководитель формирует матрицу эффективности и отправляет на Круглый стол. Сотрудники распределяются в матрице по квадрантам на основании компетенций и целей или экспертной оценки эффективности. Также выводятся все оценки сотрудника, при нажатии на ФИО открываются короткие профили, а под матрицей можно посмотреть кадровые решения.

После утверждения матрицы автоматически формируется протокол круглого стола, который рассылается заинтересованным лицам.

4️⃣ Реализовано планирование графика круглых столов

Это кастомная разработка: в график на старте планирования подгружаются даты оценки целей, на их основе планируются даты. Сотрудники назначаются в команды в зависимости от руководителя. График доступен для внесения изменений администраторам по целеполаганию и HR-партнёрам.

5️⃣ В рамках одной процедуры есть формы разным набором разделов и маршрутом

Это зависит от критериев участника процесса: сотрудники могут иметь разный набор анкет, привязанных к форме.

6️⃣ Разработан Банк целей

Для реализации функциональных целей в компании действуют эксперты. Кастомный Банк целей дает им возможность поставить цели, отредактировать их, загрузить итоги через Excel.

7️⃣ Результаты годового цикла вынесены в профиль сотрудника

Кастомная разработка позволяет видеть все данные о сотруднике: матрицу эффективности, краткую историю оценок по годам, кадровые решения в его отношении, достижения и зоны улучшений.

Итоги и результаты

📌 Процессы управления эффективностью упрощены за счёт объединения, автоматизации и синхронизации на единой платформе, прозрачны и понятны для сотрудников.
📌 Процессы настраиваются под запросы бизнеса за счет гибкости Websoft HCM.
📌 Участники годового цикла ОМК довольны обновленным процессом: по итогам опроса большинство сотрудников отметили, что система стала интуитивно понятной, пользоваться ей легче.

Читать кейс полностью

Какие технические навыки прокачивать рекрутеру, чтобы быть готовым ко всему? Ответ – в полезном посте от наших коллег.

Три технических навыка рекрутера

Конкурентный рынок труда и быстро меняющиеся условия в области привлечения талантов ставят перед рекрутерами новые требования, в том числе и к техническим навыкам. Эксперты AIHR выделяют три навыка, которые нужны вам прямо сейчас.

🖥 Владение системами управления кандидатами (ATS)
ATS упрощают процесс найма за счет автоматизации проверки резюме и отбора кандидатов, экономя ресурсы рекрутеров. До следующего этапа дойдут только квалифицированные кандидаты, а это значит – меньше нерезультативных интервью. ATS также помогают грамотно планировать аттестацию и проверку анкетных данных, обеспечивая плавный и эффективный процесс найма.

📱 Хорошее понимание социальных сетей и инструментов поиска
Социальные сети выбиваются в ведущие источники при наборе персонала: большая часть зарубежных компаний находят первоклассных кандидатов через соцсети (в том числе профессиональные). Рекрутерам важно уметь использовать эти инструменты для поиска и взаимодействия с потенциальными соискателей. Кроме того, если публиковать на корпоративных страницах в соцсетях не только вакансии, но и интересный контент (отзывы, информация о культуре компании, новости отрасли, например), то можно привлекать пассивных кандидатов.

📊 Анализ данных HR
Обоснованные решения на основе данных – вот секрет успешного рекрутинга. Анализируя данные о подборе, вы выявите закономерности и недочеты, исправите ошибки и улучшите стратегии найма. На основе статистики и дашбордов соцсетей можно найти проблемные места, исключить возможные задержки при подборе и более эффективно распределять ресурсы.

Семь причин, почему срываются проекты внедрения HR-автоматизации

Люди с радостью делятся успешными кейсами, но мало кто готов рассказать о провальных проектах. Тем не менее, мы собрали реальные причины неудачных проектов по HR-автоматизации из дискуссий экспертов – как со стороны заказчиков, так и со стороны поставщиков IT-решений.

❌ Слишком много лиц, принимающих решение

Такой риск возникает в больших компаниях. В одном проекте у разных людей могут быть разные зоны ответственности и конфликты интересов, новые участники появляются уже после составления ТЗ, подписания договора, на этапе пилота или даже на этапе запуска. Поэтому на старте важно задавать много открытых вопросов о том, кто заинтересован в проекте.

❌ Техническое задание на покупку HR-системы или LMS составляет IT-специалист, который не понимает задачи

Часто считается, что лучше всего про IT-систему расскажет айтишник. Но если он не разбирается в HR-процессах и не понимает методологии обучения, ТЗ никак не отразит проблему, которую хочет решить компания с помощью HR-автоматизации. Поэтому начинать надо с описания процессов теми, кто отвечает за них как проектный менеджер, а потом уже переводить идеи на язык автоматизации. Иногда лучше обратиться за помощью к провайдерам: они работают с такими проектами постоянно, и им будет проще сопоставить задачу и желаемое решения.

❌ Компании не понимают, какую задачу решают с помощью системы

Может казаться, что самая свежая и модная система избавит вас от необходимости вникать в ее функционал и закроет все будущие потребности. Но так вы рискуете просто потратить деньги зря. Определите задачу и изучите функции системы, прежде чем принимать решение о покупке – или обратитесь за советом к провайдерам.

❌ Новые задачи в ТЗ на покупку системы появляются уже на этапе тендера

Новые задания – это возможное появление других ЛПР или бизнес-процессов, с которыми нужно будет подружить систему. Это нежелательно и для заказчика, и для поставщика. Продуманное ТЗ обеспечивает понимание задачи и правил сотрудничества, а изменения на этапе тендера рушат договоренности, не дают возможности переосмыслить проект с учетом изменений и становятся источником потенциальных рисков.

❌ У проекта нет бюджета для развития

Цель таких проектов – сэкономить ФОТ, затраты на обучение, расходы на неэффективных сотрудников и так далее. Поэтому обосновать покупку HR-системы или LMS непросто – дали бы денег! Но любой такой проект требует ресурсов для развития, иначе экономия обернется тратой средств на то, что нельзя использовать. Поэтому в стратегии внедрения и развития предусматривают план не только по задачам, которые будет решать система, но и по ресурсам (траты на лицензии, подписки, техподдержку, доработки).

❌ У проекта меняется руководитель или команда

Человек может захотеть перезапустить проект, все обнулить и закончить отношения с провайдером, начать заново выбор из всех предложений на рынке – и процесс затянется и пойдет по второму кругу. Конечно, смену менеджера проекта сложно предусмотреть. Но можно постараться учесть риски со стороны интересов ЛПР и максимально прояснить задачу, которая будет реализована с помощью IT-системы.

❌ Конфликт сторон из-за параллельных работ со стороны провайдера и заказчика

Когда нет четкого понимания зон ответственности, а команда не согласует свои действия, в ходе развития системы могут возникнуть конфликты. Например, провайдер что-то изменяет со своей стороны (на основе ТЗ или обращения заказчика), а заказчик своими силами параллельно что-то настраивает. Результаты непредсказуемы. Поэтому важно, чтобы проектом руководил один менеджер, который будет синхронизировать действия других участников.

Тщательно анализируйте каждый проект на этапе старта, чтобы вовремя предусмотреть возможные риски. В стратегии внедрения и развития стоит прописать не только запланированный ход внедрения, но и варианты действий на случай форс-мажоров. Тогда вероятность, что проект взлетит, будет значительно выше.

Как вовлечь в электронное обучение максимум слушателей?

Начался самый настоящий расцвет электронного обучения, и уже сейчас любая стратегия обучения во многом на него опирается. И это отлично, потому что электронное обучение позволяет привлечь больше сотрудников за меньшее время. Но есть и тонкости: к примеру, поддерживать вовлеченность обучаемых онлайн сложнее, чем при очном обучении.

Эксперты AIHR убеждены, что основой электронного обучения должно быть создание вовлекающих условий. Делать это они предлагают в три этапа: от создания контента к формированию опыта и затем – к удержанию обучаемых. Разберем эти три этапа в деталях.

1️⃣ Предложите качественный учебный контент

Чтобы заинтересовать слушателей, контент должен быть интересным и соответствовать целям их обучения. Персонализированное обучение нам уже привычно, но уже существующие офлайн-тренинги нелегко перенести в онлайн-режим: скорее всего, вам потребуется новый контент. Добыть его можно двумя способами:

📌 Привлеките экспертов к созданию нового контента для онлайн-обучения
Этот вариант подойдет, если в вашей компании уже есть группа разработчиков и тренеров, на которых можно положиться: вы сможете создать создать обучение под свои специфические нужды. Но если такой команды нет, имеющийся у вас контент может устареть, пока вы ее соберете.

📌 Используйте стороннее обучение
Если создать контент своими силами невозможно, обратитесь к поставщикам eLearning: рынок растет, и вы наверняка найдете нужное вам обучение. Что удобно – вам не придется беспокоиться о его актуальности, поддержке и технологиях.

2️⃣ Обеспечьте слушателям положительный опыт

Итак, у вас есть контент (что уже хорошо), но есть загвоздка: если вы не будете его курировать, слушатели потратят больше времени на то, чтобы найти его, чем на само обучение. А значит, их опыт оставит желать лучшего.

Исправить положение помогут три хитрости:

📱 Упростите доступ к обучению
Руководствуйтесь минималистским подходом: сведите к минимуму количество кнопок на домашней странице LMS, обеспечьте доступ к обучению с разных устройств и подумайте, как сделать курсы доступными для просмотра в автономном режиме.

🤹‍♂️ Разнообразьте форматы
Слушатели заскучают, если им придется штудировать лонгриды страница за страницей, а вам вряд ли хочется, чтобы они играли вместо того, чтобы наполняться знаниями. Общее правило таково: каждое пассивное действие (чтение или просмотр видео) должно быть уравновешено вовлекающим занятием (викториной, опросом или игрой).

🗣 Создайте пространство для общения
Это может быть форум для обсуждения обучения и обмена мнениями. Главное – во время разработки и курирования контента помнить о том, что у слушателей должно быть пространство для коммуникации.

3️⃣ Удерживайте сотрудников

В HR сотрудники — это ваши клиенты, а программа обучения — это продукт, который нужно продвигать. Пользуйтесь методами маркетинга, чтобы превратить обучение в своего рода бренд, который эмоционально зацепит ваших слушателей. Например:

📎 Сделайте некоторых слушателей амбассадорами обучения.
📎 Создайте рейтинг обучения и опубликуйте интервью с его лидерами – так вы признаете их заслуги и побудите других учиться.
📎 Даже в отпуске вы можете использовать методы маркетинга: к примеру, настройте в почте автоматический ответ на сообщения и добавьте QR-код с ссылкой на LMS.
И так далее.

Всего три шага – и вы повысите вовлеченность сотрудников и сможете превратите слушателей в преданных поклонников электронного обучения.

Спрос на экспертов по HR-автоматизации вырос за полгода на 70%

Любопытные результаты показало исследование, результаты которого публикует hh.ru. В первые шесть месяцев 2023 года российский бизнес показал высокую заинтересованность в автоматизации HR-процессов: Каждая третья вакансия для специалистов по персоналу – запрос на экспертов в области автоматизированных HR-систем. Это на 70% больше, чем в аналогичный период прошлого года.

Больше всего таких вакансий разместили ретейловые компании, девелоперы, IT-бизнес, логистические компании, производители продуктов питания. Выше всего запрос на экспертов по HR-автоматизации – в энергетической и добывающей отрасли, логистике, агробизнесе и в области управления многопрофильными активами: владение автоматизированными системами –обязательное требование в 43,3% вакансий

Тренд наблюдается по всей стране, но в первую очередь – в регионах с высокой деловой и бизнес-активностью. На Москву, Санкт-Петербург, Московскую область, Краснодарский край, Екатеринбург, Татарстан, Новосибирск, Нижегородскую и Самарскую области, а также Красноярский край приходится 60% вакансий для специалистов по автоматизации за первые шесть месяцев 2023 года.

О важности маленьких побед

Маленькие победы – сильнейший мотиватор. Минус один килограмм на весах поощряет нас дальше контролировать питание, новый взятый вес в спортзале – продолжать тренировки. Мы заканчиваем в приложении урок по английскому с превосходным результатом и решаем сделать еще один. Даже небольшой прогресс дает заряд положительных эмоций и убеждает нас в том, что мы на верном пути.

Маленькая победа в обучении – это когда человек понимает, что может применить изученное на практике, что это упростит и улучшит его жизнь, сделает ее удобнее. И тем, кто обучение создает, важно проектировать такие достижения и подчеркивать победы. Это особенно касается протяженного во времени обучения, где результат размыт. За это время человек должен не раз почувствовать вкус победы.

Елена Тихомирова, CEO и основатель eLearning center, автор канала Живое обучение, рекомендует следующее:

📌 Как можно раньше начинать практиковать изученное
Давать рекомендации, шаблоны, чек-лист — все, что нужно, чтобы начать пробовать. И включать задания на применение нового в реальной жизни.

📌 Закладывать в программу мероприятия, где эксперт и слушатели будут обсуждать свой опыт
Эксперт будет говорить, как это замечательно, что результат есть – что есть эта маленькая победа. И да, эксперта к этому тоже нужно готовить.

📌 Делать все, чтобы у слушателей получалось на практике
Нужно вести слушателя до тех пор, пока не будет результата – и одна победа приведет к другой.

И просто не стоит забывать хвалить себя за самые небольшие достижения – и учиться принимать похвалу. Тогда вы запустите цепочку побед, которая приводит к большому результату.

#WebsoftHCM_обновления

Доработка функционала магазина призов

Недавно мы доработали магазин призов в коробочном решении Websoft HCM. Прежде заведенные в систему товары нельзя было помечать архивными или скрывать с портала (например, если товар закончился или временно нужно приостановить продажу).

Что мы исправили?

✔️ Мы добавили возможность вести учет статусов товаров. В коробочной выборке появилась поддержка отображения только активных товаров (при этом архивные товары скрываются).
✔️ Также появилась возможность не скрывать товар, а оставлять в каталоге товаров, но запрещать товар для добавления в корзину.

Обновленный магазин призов доступен в версии 2023.1 и выше.

Используйте элементы геймификации и создавайте для ваших сотрудников интересную и вовлекающую среду! А по всем вопросам, касающимся настройки Websoft HCM, пишите нам на support@websoft.ru.

Топ-5 уроков автоматизации оценки

Об оценке персонала, о том, зачем она нужна и как ее автоматизировать, мы писали не раз. Поговорим об ошибках, которые подстерегают нас на пути автоматизации – тем более, что на эту тему есть и данные исследований.

Вот какие уроки вынесли компании в процессе внедрения автоматизированной оценки:

⚡️ На обучение пользователей нужно время
⚡️ Процесс внедрения со всеми изменениями и корректировками занимает больше времени, чем изначально предполагалось
⚡️ Требования к системе надо формулировать максимально подробно
⚡️ Управлять изменениями параллельно с процессом внедрения автоматизации оценки необходимо
⚡️ Требуется большой бюджет (обратите внимание – это последняя строчка рейтинга)

Как бы нам ни хотелось автоматизировать процессы гладко и легко, чтобы они немедленно шли как по маслу, упрощая работу, так получается не всегда. Как правило, нам известны истории успеха, потому что о неудачах люди говорить не любят. Однако негативный опыт – тоже опыт: он помогает тем, кто ошибся, лучше спланировать второй заход, а тем, кто только планирует автоматизацию – не наступать на те же грабли.

Другие посты по теме:
– 5 трендов в оценке персонала
– Можно ли автоматизировать оценку за пару дней?
– Как выбрать провайдера автоматизации оценки персонала?

#Websoft_кейс

Планирование отпусков и Конструктор заявлений: кейс «Ростелекома»

Можно ли за год уйти от множества бумажных форм и довести электронный документооборот в HR до 90%? Можно — доказывает своим примером «Ростелеком». Наши коллеги рассказали, как им это удалось с помощью Websoft HCM.

Задача: перевести в ЭДО сотню видов заявлений и реализовать ежегодное планирование отпусков для ста тысяч человек.

Условия

«Ростелеком» — крупнейший в России интегрированный провайдер цифровых услуг и решений. Он включает в себя более 200 дочерних компаний, а работает в «Ростелекоме» более 130 тысяч сотрудников.

Платформа Websoft HCM используется «Ростелекоме» около 10 лет – в частности, на её базе создан онлайн-университет компании. Теперь пришло время развивать HR-сервисы, такие, как планирование отпусков и конструктор заявлений. Размер компании и численность штата диктовали специфические требования к процессам.

При реализации важно было учесть:
📎 Особые требования к отказоустойчивости системы
📎 Простые интерфейсы для всех типов пользователей
📎 Скорость и качество решения задач
📎 Строгое соблюдение законодательства
📎 Сокращение затрат за счет скорости оказания услуг

Решение на базе Websoft HCM

На главной странице портала представлен каталог услуг, перечень которых отображается в зависимости от роли пользователя в компании.

1️⃣ Сервис планирования отпусков

📌 Сотрудник составляет проект графика отпусков на следующий год.
📌 Руководитель согласовывает проект или отправляет на доработку, а после итогового согласования – HR-специалисту.
📌 HR-специалист согласовывает проект и загружает данные в кадровую систему.

Благодаря интеграции с кадровой системой данные ежеденевно обновляются. Сотрудник видит актуальный график, свои данные по дням отпуска, инструкцию и рекомендации от руководителя. Руководитель видит данные по сотрудникам и имеет возможность запланировать отпуск за подчиненного. HR-специалист может направлять уведомления и фиксировать информацию.

Процедура начинается в ноябре и заканчивается до 15 декабря, чтобы все могли спокойно согласовать график отпусков перед началом нового года.

Особенности реализации: разные филиалы завершают планирование в разное время, но в определенный срок эту возможность можно отключить.

2️⃣ Конструктор заявлений

ЭДО помогает рядовому сотруднику легко подавать HR-заявки в соответствии с законодательством. А техподдержка может настраивать новые типы заявок и строить для них маршруты.

📌 Сотрудник создает заявку через меню сайта или через каталог на главной странице, выбрав нужное заявление и прикрепив документы, если это нужно.
📌 Заявка может быть отправлена на согласование онлайн (с электронной подписью) или распечатана и подписана.
📌 Заявка попадает к HR-специалисту, который ее проверяет и обрабатывает.
📌 Заявка закрывается.

Заявку можно создать не только за себя, но и за коллегу из филиала: он будет заявителем, а подающий заявку — инициатором. Пользователю доступны вкладки и черновики. Руководитель, в свою очередь, может согласовать заявку, отправить её на доработку или отклонить, а также видеть историю согласований, статусы заявок и информацию по сотрудникам.

Итоги

✔️ Проект охватывает около 100 000 сотрудников из разных категорий
✔️ С января 2022 года по февраль 2023-го количество бумажных заявлений на отпуск уменьшилось почти в 8 раз, а общее количество электронных заявлений увеличилось более чем вчетверо
✔️ Мощность системы увеличена в шесть раз
✔️ Количество обращений от сотрудников уменьшается благодаря обучению
✔️ Отлажены коммуникации между HR, пользователями и администраторами Websoft HCM и кадровой службой

В планах «Ростелекома» – доработать интеграцию с системой учета и мобильным приложением, сделать интерфейс еще понятнее и вывести в конструктор максимум возможных заявок, чтобы снизить нагрузку на кадровиков и техподдержку.

Читать кейс полностью

Как правильно отдыхать?

Пятничный пост, заряженный на отдых и перезагрузку.

Мы как-то рассуждали о трудоголизме и трудоголиках в контексте работы с сотрудниками. Держим в голове, что важно разграничивать трудолюбие и трудоголизм: люди порой пашут в три смены отнюдь не от любви к искусству, а от неумения распределить ресурсы, от желания сбежать от проблем или буквально подсев на адреналин от работы в условиях дедлайнов. Этот трудоголизм быстро может обратиться выгоранием сотрудника и проблемами не только у него, но и у компании – так что с таким сотрудникам нужно вовремя помогать. Другой вопрос, что и руководители, и HR могут испытывать те же проблемы, поэтому сегодня – советы частного характера.

⏰ Разделите время для работы и для отдыха

Сделать это непросто, особенно после пандемии, которая частично стерла границы между личным и общественным. И все же постарайтесь определить час, после которого вы не готовы отвечать на вопросы коллег и отвечать на рабочие письма, а важные разговоры откладываете до утра.

💰 Подсчитайте свои расходы

Расходы могут быть не только материальными. Возможно, вы вкладываете в работу столько времени и сил, что на семью, друзей и собственные увлечения их уже не остается. А ведь именно отдыхом и общением мы восполняем свои ресурсы.

📆 Запланируйте отдых

Пусть приятные встречи, новые фильмы и книги, тренировки и увлечения займут место в вашем календаре. Вы будете знать о них заранее и настраиваться на отдых.

❤️ Не будьте к себе чересчур суровы

Не успевать что-то иногда – это нормально. И так бывает, если вы на себя действительно много взвалили. Не грызите себя, если устали и ждете выходного: это далеко не всегда значит, что вы бездельник.

Как бы ни было тяжело отвлечься от задач даже вечером, даже на выходных – даже если вы горите своим делом, жизнь в работе несет риски. Никто не знает, когда голова начнет болеть каждый день, а сон не будет приносить отдыха. Это чревато и обнулением достижений, и проблемами со здоровьем. Поэтому цените себя и даже свое мнимое безделье: ваша эффективность зависит и от качества вашего отдыха.

Хороших выходных и постарайтесь отдохнуть!

Сегодня разбираем, что интересного готовы предложить HR-ам на Глобальном HR-форуме Персонал Экспо в Москве 2 октября, учитывая, что мероприятий для HR в новом бизнес-сезоне хватает.

На сайте события уже появилась программа, так что выбрали, на что сами с удовольствием готовы пойти:

💥 Диалог Лидеров на тему «Стратегический HR». В нём участвуют Сергей Иванов, совладелец, член совета директоров, исполнительный директор ГК «Эфко», Анна Львова, заместитель генерального директора по работе с персоналом ООО «Севергрупп», Станислав Логунов, председатель Совета директоров ГК «МегаМейд», автор деловых книг. Кажется, намечается горячая дискуссия «HR и топы». Потираем руки.

💥 «HR-лаборатория», где будут, как в Lego, собирать и разбирать по деталям HR-проекты по автоматизации, мотивации, подбору, обучению и развитию персонала. На сайте сказано про питчинг — поглядим!

💥 На HR-огонёк обещали залететь HR-ангелы — HR-команды компаний КАМАЗ, Газпром нефть, Абсолют Банк, WONE IT, чтобы весь день (вне деловой программы — что важно) говорить про боли HR-практики и делиться мнениями, опытом.

Это всё доступно❗️бесплатно❗️любому корпоративному HR — за что отдельный респект организаторам. Подробности по ссылке: https://clck.ru/35g7VM.