#успехи_и_неуспехи_автоматизации

На одном из вебинаров мы с нашим коллегой и партнером Михаилом Протасовым разобрали, чему могут научить неудачи в HR-автоматизации. Продолжаем делиться успешными и неуспешными кейсами с этого вебинара, рассматривая их с точки зрения главных принципов автоматизации: целеполагание, возможность доработок, интеграция, устойчивость, agile и сохранение компетенций.

Устойчивость

❌ История неудачи

В одной компании не меньше четырех раз за десять лет полностью меняли систему для автоматизации HR-процессов. Каждый раз все переделывалось заново с нуля, а прошлые наработки терялись. Дважды шли по пути собственной разработки, но каждый раз забрасывали.

✔️ История успеха

"Это было достаточно давно, и сейчас за этот проект я испытываю одновременно и гордость, и стыд, – признается Михаил Протасов. – Стыд – потому что это был один из первых проектов, которые я вел как фрилансер, и там было довольно много неудач. Но проект был все-таки реализован и доведен до конца. Спустя несколько лет ко мне опять обратился этот же заказчик и попросил сделать некоторые доработки. Тогда я все же испытал некоторую гордость. То, что я сделал (хоть и были сложности во взаимодействии), потом точно служило этой организации несколько лет. И я рад, что получилось создать такую устойчивую систему".

На что Михаил Протасов рекомендует обращать внимание?

Когда у вас стартует проект по автоматизации, подумайте, насколько он будет устойчивым, насколько эффективными будут инвестиции, которые вы вкладываете сейчас. Для этого смотрите на следующее:

1️⃣ Максимум готовых решений

Чем больше используете готовых наработок, тем устойчивее будет ваш проект. Доработки лучше вести точечно в местах, где есть несоответствия вашим бизнес-процессам.

2️⃣ Минимум технологий

Есть заказчик (руководитель подразделения или HR), есть IT-департамент и есть внешний подрядчик. Бизнес-заказчик часто не обращает внимания, какие технологии будут использованы в доработке системы, но это надо делать. Чем меньше разнообразие технологий, тем проще вам будет в дальнейшем найти людей, которые смогут поддерживать систему.

3️⃣ Качество кода и архитектуры

HR-специалисту сложно оценить качество кода и архитектуры, но IT нужно это всегда учитывать. Какими могут быть последствия некачественного кода? Возможная доработка потребует гораздо больше времени. Это же касается поддержки: то, сколько времени понадобится, чтобы найти причину поломки, зависит от качества кода и качества архитектуры.

Что можно сделать?

📌 Найти того, кто будет перепроверять. Есть такая практика — code rewiew: один разработчик написал, а другой, независимый, оценили или предложил доработки. С такой практикой устойчивость разработки резко возрастает.
📌 Сохранять имеющиеся разработки. Очень часто программисты хотят все переделать. Это распространенное и понятное желание, но все-таки более опытные разработчики стоят за то, чтобы максимально сохранять сделанное, чтобы не тратить лишних ресурсов и не терять накопленный опыт. Даже если старый код кривой – возможно, он решает прежнюю ошибку, если переделывать все с нуля – есть вероятность повторно наступить на те же самые грабли.

Ищите все посты на эту тему по тегу #успехи_и_неуспехи_автоматизации. Также вы можете найти оглавление в закрепленных постах.

Автоматизация HR процессов важна, но до этого в компании важно стандартизировать HR процессы: от рекрутинга и адаптации, до обучения и развития сотрудников.

Какие вопросы задать, чтобы понять насколько в компании системный (несистемный) подход в рекрутменте?

✔️ EVP (Employee Value Propositon — Ценностное Предложение Работодателя Сотруднику). Есть ли оно в письменном виде или хотя бы в головах Нанимающих Менеджеров?

✔️ Политика компании в отношении персонала, есть ли "свод правил": за что увольняем, за что повышаем, берем ли обратно?

✔️ Внутренний и внешний кадровый резерв — уделяет ли ему внимание компания?

✔️ Стратегия поиска персонала: сроки, инструменты и критерии оценки, есть ли это в компании?

✔️ Проводится ли обучение не только HR, но и Нанимающих Менеджеров стандартам проведения интервью и оценке кандидатов?

Ещё больше о правилах хорошего рекрутмента можно узнать в канале Talent Hunters.

Вот примеры полезных постов:

➡️ Про EVP и бренд работодателя

➡️ Как сделать интервью по-настоящему вовлекающим?

Подписывайтесь, чтобы не пропускать полезное😉

Не только цифры: 7 альтернативных метрик для оценки эффективности обучения

Числа красиво выглядят в отчетах и кажутся понятными с одного лишь взгляда. Однако когда дело касается оценки эффективности обучения, такие метрики, как процент тех, кто завершил обучение или успешно прошёл тест, а также количество времени, проведенного на учебном портале, не всегда покажут реальную картину. Просто потому, что они не учитывают контекста обучения, подготовленности слушателей и препятствий, с которыми они сталкиваются.

Елена Тихомирова (CEO и основатель eLearning center, автор канала Живое обучение) считает, что единственный параметр эффективности обучения — это достижение цели, какой бы она ни была: изменение, обновление или, например, осведомлённость. Наиболее показательными метриками в этом случае становятся признаки, которые сложнее отследить и перевести в цифры.

В своём выступлении на конференции сообщества Digital Learning Елена назвала следующие метрики:

1️⃣ Обучению доверяют. То есть слушатель понимает, что обучение поможет ему решить какую-то проблему, или ссылается на курс как источник решения.

2️⃣ Не требуется дополнительная мотивация. Люди проходят курс без дополнительных стимулов, картинок и бейджиков, помощь нужна только в сложных темах.

3️⃣ Обучение обсуждают, на него ссылаются. Это можно отследить даже на обычном совещании: хороший курс будут обсуждать, о нем могут спорить, соглашаясь или не соглашаясь с его материалами (это значит, что слушатели по меньшей мере вникли в содержание).

4️⃣ Слушатели помнят суть последних курсов. Если люди действительно прошли обучение, то вспомнят, о чём шла речь.

5️⃣ Слушатели помнят хотя бы одну цитату или главную мысль. Эта практика распространена в книжных клубах: если через пару месяцев читатель может вспомнить основную идею — книга была увлекательной, а чтение прошло с пользой. В сфере корпоративного обучения этот метод тоже пригодится.

6️⃣ Курс рекомендуют. Хорошо, если слушатели советуют курс коллегам для решения проблемы или как источник нужной информации.

7️⃣ Сотрудники знают, где найти курс, и возвращаются к нему. Многие темы невозможно усвоить за один раз, но если люди могут найти нужное на корпоративном портале и хотят это делать, значит, у них есть привычка учиться — а это критически важно для эффективности обучения.

От тревоги к полной интеграции: как создать и автоматизировать программу адаптации

В сентябре наши коллеги и партнеры из компании ЭКОПСИ Анна Тимофеева, Артем Толкунов и Никита Карачун провели вебинар о том, как создать эффективную программу адаптации, а также автоматизировать ее, используя возможности Websoft HCM. Запись можно посмотреть здесь, узнать больше об исследовании – в этом материале, а для подписчиков нашего канала мы приготовили конспект вебинара.

💬 Исследование

В ЭКОПСИ корпоративные программы адаптации исследовали с октября по декабрь 2022 года. Целью исследования было понять, как устроены программы адаптации в разных организациях на данный момент. В результате коллеги пришли к следующим выводам:

– Выход сотрудника на эффективность составляет от 6 до 12 месяцев
– Невовлеченность руководителя увеличивает срок адаптации до года
– Самые ценные инструменты для новичков – поддержка опытных коллег (любые виды наставничества) и регулярные встречи с обратной связью

🕯 Проектирование процесса адаптации

Результаты исследования помогли ЭКОПСИ создать модель адаптации 6П, которая описывает работу с сотрудником от оффера до полной интеграции в рабочие процессы. В ней, как несложно догадаться, шесть шагов.

1️⃣ Подготовка к выходу
С момента принятия оффера до выхода на работу компании нужно держать связь с новичком, продумать план адаптации, спланировать первую встречу, приготовить рабочее место и выделить наставника.

2️⃣ Первое впечатление
В течение первой недели важно четко обозначить, что требуется от новичка и к кому обращаться за помощью и поддержкой, чтобы эйфория от новой работы не стала фрустрацией.

3️⃣ Проверка ожиданий
В первые полтора месяца работы компании важно работать с ожиданиями, инструктировать новичка и давать ему обратную связь.

4️⃣ Принятие решения
Как правило, в первые три месяца завершается испытательный срок: в это время важно собирать обратную связь и быть внимательным к сомнениям сотрудника относительно работы. В случае успеха – принять новичка в команду.

5️⃣ Переход к автономии
В течение шести месяцев важно ставить сотруднику четкие цели по эффективности, давать возможность проявлять себя и поддерживать.

6️⃣ Полная интеграция
По итогам года в компании контроль можно ослабить: обретенная автономность подтолкнет сотрудника решать смежные задачи и раскрывать свой потенциал.

➡️ Внедрение и автоматизация на базе Websoft HCM

6П – это системная методология для создания адаптационной программы и ее автоматизации, к примеру, в Websoft HCM. Вот как может выглядеть программа адаптации в цифровой среде:

📌 Путь руководителя

– За неделю до выхода новичка руководителю приходит процедура «Что нужно новому сотруднику».
– В процедуре есть список вопросов, которые нужны руководителю, чтобы составить перечень необходимого для новичка. Список кастомизируется и подстраивается под нужды компании.
– Уведомления о том, что выбрал руководитель и что согласовал HR, можно отправлять нескольким адресатам.
– За неделю система высылает руководителю уведомление (настраиваемое) с информацией о том, как сделать знакомство сотрудника с компанией максимально эффективным и удобным.
– Также есть процедура постановки целей на период адаптации.

📌 Путь новичка

– Раздел «Задачи» отображает актуальные задачи, оценочные процедуры по целям адаптации и задачи по обучению.
– Задачи ранжированы по актуальности и срокам выполнения.
– Сотрудник может оставить к задаче комментарий, который увидят руководитель и наставник.

📌 Путь наставника

– Можно видеть профиль новичка и его задачи.
– Можно редактировать их и комментировать.
– Отчеты по опросам сотрудников легко настроить и выгрузить в Excel таблицу.
– Геймификация: за выполнение адаптационных задач сотруднику можно начислять баллы для расходования в магазине призов (призы также настраиваются).

Websoft HCM позволяет полностью автоматизировать процесс администрирования программы адаптации. Бизнес-цели, задачи, адаптационные инструменты, сроки и много другое легко настраивается в коробочном решении под любой запрос.