#успехи_и_неуспехи_автоматизации

Целеполагание

Наш коллега и партнер Михаил Протасов рекомендует хорошо продумывать цели HR-автоматизации и формулировать их как можно конкретнее – это уже половина успеха. А вот чисто формальный подход к целеполаганию может все испортить. Разберем на примерах, как это работает.

❌ История неудачи

В организации проводили тендер на автоматизацию обучения – как поставку контента, так и автоматизацию всего процесса. Когда торги завершились, выяснилось, что некоторые из представителей организатора были против победителя, поскольку среди тендерных показателей не учитывался ряд критериев. Оказалось, что заинтересованные в автоматизации лица и подразделения абсолютно по-разному видят, что должно произойти дальше, когда начнется настоящая работа. Контракт в результате не был заключен (условия тендера это позволяли) – и это не самый плохой вариант: хуже, когда контракт выполнен, ресурсы вложены, но автоматизация провалилась.

Этот кейс хорошо показывает важность правильного целеполагания и согласования между всеми участниками целей, которые ставятся на тот или иной проект.

✔️ История успеха

Организация решила автоматизировать HR-процессы и набрать в штат нескольких человек, которые будут внутри компании отвечать за автоматизацию. Цель поставили изначально, а когда на работу приняли руководителя новой команды, то провели целеполагание еще раз.

Этот кейс был успешным: удалось автоматизировать множество процессов, провести выступления, написать статьи и поделиться опытом.

Какие цели вообще могут стоять в области HR-автоматизации?

1️⃣ Управление по целям

Если вы автоматизируете рекрутинг, то хотите понимать, сколько у вас вакансий, какая эффективность рекрутеров, какая скорость закрытия вакансий. То есть вводите определенные метрики. Это можно сделать для чего угодно: и для обучения, и для системы премирования и т.д.

2️⃣ Контроль бизнес-процессов

Например, вы не хотите, чтобы к оборудованию на производстве имел доступ человек, который не прошел обучение по работе с этим оборудованием. В одной компании был интересный кейс про информационную безопасность. Если человек не прошел обучение по информационной безопасности, то не может выходить в интернет с рабочего места, поскольку создает дополнительные риски для безопасности корпоративной сети.

Или в страховой компании: если агент хочет заключать контракты по какому-то продукту, он должен пройти обучение. После этого он получает право подписания соответствующих контрактов с определенными лимитами. Без автоматизации такие бизнес-процессы контролировать очень сложно.

3️⃣ Система аналитики

К примеру, вы хотите анализировать эффективность обучения. При обучении продавцов можно провести такое исследование: правда ли, что продавец продает больше тех продуктов, по которым он прошел обучение? Некоторые сомневаются, что это можно проанализировать, но множество кейсов показывают конкретные цифры. Ключ в том, чтобы автоматизировать не только управление персоналом, но и другие бизнес-процессы организации – тогда можно и аналитику получать.

4️⃣ Уменьшение ручной работы

Если вам нужна оценка и у вас много людей, то можно все автоматизировать и не заниматься сведением Excel-файлов. В коллективе из десяти человек автоматизация даст небольшой эффект, если их 10 000 — ручная работа существенно уменьшится.

5️⃣ Скорость обмена данными

Допустим, рекрутеры ищут людей в разные города. Если в одном городе уволился сотрудник, как быстро рекрутер узнает, что позиция освободилась? Сколько времени проходит от заявления об увольнении до подписанной заявки на подбор? Бывает, что сначала отдел кадров проводит увольнение, потом создается заявка, потом ее согласуют, и только потом новости доходят до рекрутера – а это недоштат. Подразделение недоукомлектовано, а это сказывается на бизнес-процессах организации. Автоматизация поможет сообщить о вакансии, когда сотрудник только планирует уволиться – и важная информация поступит максимально быстро.

Ищите все посты о подводных камнях в процессе HR-автоматизации по тегу #успехи_и_неуспехи_автоматизации.