Семь причин, почему срываются проекты внедрения HR-автоматизации

Люди с радостью делятся успешными кейсами, но мало кто готов рассказать о провальных проектах. Тем не менее, мы собрали реальные причины неудачных проектов по HR-автоматизации из дискуссий экспертов – как со стороны заказчиков, так и со стороны поставщиков IT-решений.

❌ Слишком много лиц, принимающих решение

Такой риск возникает в больших компаниях. В одном проекте у разных людей могут быть разные зоны ответственности и конфликты интересов, новые участники появляются уже после составления ТЗ, подписания договора, на этапе пилота или даже на этапе запуска. Поэтому на старте важно задавать много открытых вопросов о том, кто заинтересован в проекте.

❌ Техническое задание на покупку HR-системы или LMS составляет IT-специалист, который не понимает задачи

Часто считается, что лучше всего про IT-систему расскажет айтишник. Но если он не разбирается в HR-процессах и не понимает методологии обучения, ТЗ никак не отразит проблему, которую хочет решить компания с помощью HR-автоматизации. Поэтому начинать надо с описания процессов теми, кто отвечает за них как проектный менеджер, а потом уже переводить идеи на язык автоматизации. Иногда лучше обратиться за помощью к провайдерам: они работают с такими проектами постоянно, и им будет проще сопоставить задачу и желаемое решения.

❌ Компании не понимают, какую задачу решают с помощью системы

Может казаться, что самая свежая и модная система избавит вас от необходимости вникать в ее функционал и закроет все будущие потребности. Но так вы рискуете просто потратить деньги зря. Определите задачу и изучите функции системы, прежде чем принимать решение о покупке – или обратитесь за советом к провайдерам.

❌ Новые задачи в ТЗ на покупку системы появляются уже на этапе тендера

Новые задания – это возможное появление других ЛПР или бизнес-процессов, с которыми нужно будет подружить систему. Это нежелательно и для заказчика, и для поставщика. Продуманное ТЗ обеспечивает понимание задачи и правил сотрудничества, а изменения на этапе тендера рушат договоренности, не дают возможности переосмыслить проект с учетом изменений и становятся источником потенциальных рисков.

❌ У проекта нет бюджета для развития

Цель таких проектов – сэкономить ФОТ, затраты на обучение, расходы на неэффективных сотрудников и так далее. Поэтому обосновать покупку HR-системы или LMS непросто – дали бы денег! Но любой такой проект требует ресурсов для развития, иначе экономия обернется тратой средств на то, что нельзя использовать. Поэтому в стратегии внедрения и развития предусматривают план не только по задачам, которые будет решать система, но и по ресурсам (траты на лицензии, подписки, техподдержку, доработки).

❌ У проекта меняется руководитель или команда

Человек может захотеть перезапустить проект, все обнулить и закончить отношения с провайдером, начать заново выбор из всех предложений на рынке – и процесс затянется и пойдет по второму кругу. Конечно, смену менеджера проекта сложно предусмотреть. Но можно постараться учесть риски со стороны интересов ЛПР и максимально прояснить задачу, которая будет реализована с помощью IT-системы.

❌ Конфликт сторон из-за параллельных работ со стороны провайдера и заказчика

Когда нет четкого понимания зон ответственности, а команда не согласует свои действия, в ходе развития системы могут возникнуть конфликты. Например, провайдер что-то изменяет со своей стороны (на основе ТЗ или обращения заказчика), а заказчик своими силами параллельно что-то настраивает. Результаты непредсказуемы. Поэтому важно, чтобы проектом руководил один менеджер, который будет синхронизировать действия других участников.

Тщательно анализируйте каждый проект на этапе старта, чтобы вовремя предусмотреть возможные риски. В стратегии внедрения и развития стоит прописать не только запланированный ход внедрения, но и варианты действий на случай форс-мажоров. Тогда вероятность, что проект взлетит, будет значительно выше.

Как вовлечь в электронное обучение максимум слушателей?

Начался самый настоящий расцвет электронного обучения, и уже сейчас любая стратегия обучения во многом на него опирается. И это отлично, потому что электронное обучение позволяет привлечь больше сотрудников за меньшее время. Но есть и тонкости: к примеру, поддерживать вовлеченность обучаемых онлайн сложнее, чем при очном обучении.

Эксперты AIHR убеждены, что основой электронного обучения должно быть создание вовлекающих условий. Делать это они предлагают в три этапа: от создания контента к формированию опыта и затем – к удержанию обучаемых. Разберем эти три этапа в деталях.

1️⃣ Предложите качественный учебный контент

Чтобы заинтересовать слушателей, контент должен быть интересным и соответствовать целям их обучения. Персонализированное обучение нам уже привычно, но уже существующие офлайн-тренинги нелегко перенести в онлайн-режим: скорее всего, вам потребуется новый контент. Добыть его можно двумя способами:

📌 Привлеките экспертов к созданию нового контента для онлайн-обучения
Этот вариант подойдет, если в вашей компании уже есть группа разработчиков и тренеров, на которых можно положиться: вы сможете создать создать обучение под свои специфические нужды. Но если такой команды нет, имеющийся у вас контент может устареть, пока вы ее соберете.

📌 Используйте стороннее обучение
Если создать контент своими силами невозможно, обратитесь к поставщикам eLearning: рынок растет, и вы наверняка найдете нужное вам обучение. Что удобно – вам не придется беспокоиться о его актуальности, поддержке и технологиях.

2️⃣ Обеспечьте слушателям положительный опыт

Итак, у вас есть контент (что уже хорошо), но есть загвоздка: если вы не будете его курировать, слушатели потратят больше времени на то, чтобы найти его, чем на само обучение. А значит, их опыт оставит желать лучшего.

Исправить положение помогут три хитрости:

📱 Упростите доступ к обучению
Руководствуйтесь минималистским подходом: сведите к минимуму количество кнопок на домашней странице LMS, обеспечьте доступ к обучению с разных устройств и подумайте, как сделать курсы доступными для просмотра в автономном режиме.

🤹‍♂️ Разнообразьте форматы
Слушатели заскучают, если им придется штудировать лонгриды страница за страницей, а вам вряд ли хочется, чтобы они играли вместо того, чтобы наполняться знаниями. Общее правило таково: каждое пассивное действие (чтение или просмотр видео) должно быть уравновешено вовлекающим занятием (викториной, опросом или игрой).

🗣 Создайте пространство для общения
Это может быть форум для обсуждения обучения и обмена мнениями. Главное – во время разработки и курирования контента помнить о том, что у слушателей должно быть пространство для коммуникации.

3️⃣ Удерживайте сотрудников

В HR сотрудники — это ваши клиенты, а программа обучения — это продукт, который нужно продвигать. Пользуйтесь методами маркетинга, чтобы превратить обучение в своего рода бренд, который эмоционально зацепит ваших слушателей. Например:

📎 Сделайте некоторых слушателей амбассадорами обучения.
📎 Создайте рейтинг обучения и опубликуйте интервью с его лидерами – так вы признаете их заслуги и побудите других учиться.
📎 Даже в отпуске вы можете использовать методы маркетинга: к примеру, настройте в почте автоматический ответ на сообщения и добавьте QR-код с ссылкой на LMS.
И так далее.

Всего три шага – и вы повысите вовлеченность сотрудников и сможете превратите слушателей в преданных поклонников электронного обучения.

Спрос на экспертов по HR-автоматизации вырос за полгода на 70%

Любопытные результаты показало исследование, результаты которого публикует hh.ru. В первые шесть месяцев 2023 года российский бизнес показал высокую заинтересованность в автоматизации HR-процессов: Каждая третья вакансия для специалистов по персоналу – запрос на экспертов в области автоматизированных HR-систем. Это на 70% больше, чем в аналогичный период прошлого года.

Больше всего таких вакансий разместили ретейловые компании, девелоперы, IT-бизнес, логистические компании, производители продуктов питания. Выше всего запрос на экспертов по HR-автоматизации – в энергетической и добывающей отрасли, логистике, агробизнесе и в области управления многопрофильными активами: владение автоматизированными системами –обязательное требование в 43,3% вакансий

Тренд наблюдается по всей стране, но в первую очередь – в регионах с высокой деловой и бизнес-активностью. На Москву, Санкт-Петербург, Московскую область, Краснодарский край, Екатеринбург, Татарстан, Новосибирск, Нижегородскую и Самарскую области, а также Красноярский край приходится 60% вакансий для специалистов по автоматизации за первые шесть месяцев 2023 года.

О важности маленьких побед

Маленькие победы – сильнейший мотиватор. Минус один килограмм на весах поощряет нас дальше контролировать питание, новый взятый вес в спортзале – продолжать тренировки. Мы заканчиваем в приложении урок по английскому с превосходным результатом и решаем сделать еще один. Даже небольшой прогресс дает заряд положительных эмоций и убеждает нас в том, что мы на верном пути.

Маленькая победа в обучении – это когда человек понимает, что может применить изученное на практике, что это упростит и улучшит его жизнь, сделает ее удобнее. И тем, кто обучение создает, важно проектировать такие достижения и подчеркивать победы. Это особенно касается протяженного во времени обучения, где результат размыт. За это время человек должен не раз почувствовать вкус победы.

Елена Тихомирова, CEO и основатель eLearning center, автор канала Живое обучение, рекомендует следующее:

📌 Как можно раньше начинать практиковать изученное
Давать рекомендации, шаблоны, чек-лист — все, что нужно, чтобы начать пробовать. И включать задания на применение нового в реальной жизни.

📌 Закладывать в программу мероприятия, где эксперт и слушатели будут обсуждать свой опыт
Эксперт будет говорить, как это замечательно, что результат есть – что есть эта маленькая победа. И да, эксперта к этому тоже нужно готовить.

📌 Делать все, чтобы у слушателей получалось на практике
Нужно вести слушателя до тех пор, пока не будет результата – и одна победа приведет к другой.

И просто не стоит забывать хвалить себя за самые небольшие достижения – и учиться принимать похвалу. Тогда вы запустите цепочку побед, которая приводит к большому результату.

#WebsoftHCM_обновления

Доработка функционала магазина призов

Недавно мы доработали магазин призов в коробочном решении Websoft HCM. Прежде заведенные в систему товары нельзя было помечать архивными или скрывать с портала (например, если товар закончился или временно нужно приостановить продажу).

Что мы исправили?

✔️ Мы добавили возможность вести учет статусов товаров. В коробочной выборке появилась поддержка отображения только активных товаров (при этом архивные товары скрываются).
✔️ Также появилась возможность не скрывать товар, а оставлять в каталоге товаров, но запрещать товар для добавления в корзину.

Обновленный магазин призов доступен в версии 2023.1 и выше.

Используйте элементы геймификации и создавайте для ваших сотрудников интересную и вовлекающую среду! А по всем вопросам, касающимся настройки Websoft HCM, пишите нам на support@websoft.ru.

Топ-5 уроков автоматизации оценки

Об оценке персонала, о том, зачем она нужна и как ее автоматизировать, мы писали не раз. Поговорим об ошибках, которые подстерегают нас на пути автоматизации – тем более, что на эту тему есть и данные исследований.

Вот какие уроки вынесли компании в процессе внедрения автоматизированной оценки:

⚡️ На обучение пользователей нужно время
⚡️ Процесс внедрения со всеми изменениями и корректировками занимает больше времени, чем изначально предполагалось
⚡️ Требования к системе надо формулировать максимально подробно
⚡️ Управлять изменениями параллельно с процессом внедрения автоматизации оценки необходимо
⚡️ Требуется большой бюджет (обратите внимание – это последняя строчка рейтинга)

Как бы нам ни хотелось автоматизировать процессы гладко и легко, чтобы они немедленно шли как по маслу, упрощая работу, так получается не всегда. Как правило, нам известны истории успеха, потому что о неудачах люди говорить не любят. Однако негативный опыт – тоже опыт: он помогает тем, кто ошибся, лучше спланировать второй заход, а тем, кто только планирует автоматизацию – не наступать на те же грабли.

Другие посты по теме:
– 5 трендов в оценке персонала
– Можно ли автоматизировать оценку за пару дней?
– Как выбрать провайдера автоматизации оценки персонала?

#Websoft_кейс

Планирование отпусков и Конструктор заявлений: кейс «Ростелекома»

Можно ли за год уйти от множества бумажных форм и довести электронный документооборот в HR до 90%? Можно — доказывает своим примером «Ростелеком». Наши коллеги рассказали, как им это удалось с помощью Websoft HCM.

Задача: перевести в ЭДО сотню видов заявлений и реализовать ежегодное планирование отпусков для ста тысяч человек.

Условия

«Ростелеком» — крупнейший в России интегрированный провайдер цифровых услуг и решений. Он включает в себя более 200 дочерних компаний, а работает в «Ростелекоме» более 130 тысяч сотрудников.

Платформа Websoft HCM используется «Ростелекоме» около 10 лет – в частности, на её базе создан онлайн-университет компании. Теперь пришло время развивать HR-сервисы, такие, как планирование отпусков и конструктор заявлений. Размер компании и численность штата диктовали специфические требования к процессам.

При реализации важно было учесть:
📎 Особые требования к отказоустойчивости системы
📎 Простые интерфейсы для всех типов пользователей
📎 Скорость и качество решения задач
📎 Строгое соблюдение законодательства
📎 Сокращение затрат за счет скорости оказания услуг

Решение на базе Websoft HCM

На главной странице портала представлен каталог услуг, перечень которых отображается в зависимости от роли пользователя в компании.

1️⃣ Сервис планирования отпусков

📌 Сотрудник составляет проект графика отпусков на следующий год.
📌 Руководитель согласовывает проект или отправляет на доработку, а после итогового согласования – HR-специалисту.
📌 HR-специалист согласовывает проект и загружает данные в кадровую систему.

Благодаря интеграции с кадровой системой данные ежеденевно обновляются. Сотрудник видит актуальный график, свои данные по дням отпуска, инструкцию и рекомендации от руководителя. Руководитель видит данные по сотрудникам и имеет возможность запланировать отпуск за подчиненного. HR-специалист может направлять уведомления и фиксировать информацию.

Процедура начинается в ноябре и заканчивается до 15 декабря, чтобы все могли спокойно согласовать график отпусков перед началом нового года.

Особенности реализации: разные филиалы завершают планирование в разное время, но в определенный срок эту возможность можно отключить.

2️⃣ Конструктор заявлений

ЭДО помогает рядовому сотруднику легко подавать HR-заявки в соответствии с законодательством. А техподдержка может настраивать новые типы заявок и строить для них маршруты.

📌 Сотрудник создает заявку через меню сайта или через каталог на главной странице, выбрав нужное заявление и прикрепив документы, если это нужно.
📌 Заявка может быть отправлена на согласование онлайн (с электронной подписью) или распечатана и подписана.
📌 Заявка попадает к HR-специалисту, который ее проверяет и обрабатывает.
📌 Заявка закрывается.

Заявку можно создать не только за себя, но и за коллегу из филиала: он будет заявителем, а подающий заявку — инициатором. Пользователю доступны вкладки и черновики. Руководитель, в свою очередь, может согласовать заявку, отправить её на доработку или отклонить, а также видеть историю согласований, статусы заявок и информацию по сотрудникам.

Итоги

✔️ Проект охватывает около 100 000 сотрудников из разных категорий
✔️ С января 2022 года по февраль 2023-го количество бумажных заявлений на отпуск уменьшилось почти в 8 раз, а общее количество электронных заявлений увеличилось более чем вчетверо
✔️ Мощность системы увеличена в шесть раз
✔️ Количество обращений от сотрудников уменьшается благодаря обучению
✔️ Отлажены коммуникации между HR, пользователями и администраторами Websoft HCM и кадровой службой

В планах «Ростелекома» – доработать интеграцию с системой учета и мобильным приложением, сделать интерфейс еще понятнее и вывести в конструктор максимум возможных заявок, чтобы снизить нагрузку на кадровиков и техподдержку.

Читать кейс полностью

Как правильно отдыхать?

Пятничный пост, заряженный на отдых и перезагрузку.

Мы как-то рассуждали о трудоголизме и трудоголиках в контексте работы с сотрудниками. Держим в голове, что важно разграничивать трудолюбие и трудоголизм: люди порой пашут в три смены отнюдь не от любви к искусству, а от неумения распределить ресурсы, от желания сбежать от проблем или буквально подсев на адреналин от работы в условиях дедлайнов. Этот трудоголизм быстро может обратиться выгоранием сотрудника и проблемами не только у него, но и у компании – так что с таким сотрудникам нужно вовремя помогать. Другой вопрос, что и руководители, и HR могут испытывать те же проблемы, поэтому сегодня – советы частного характера.

⏰ Разделите время для работы и для отдыха

Сделать это непросто, особенно после пандемии, которая частично стерла границы между личным и общественным. И все же постарайтесь определить час, после которого вы не готовы отвечать на вопросы коллег и отвечать на рабочие письма, а важные разговоры откладываете до утра.

💰 Подсчитайте свои расходы

Расходы могут быть не только материальными. Возможно, вы вкладываете в работу столько времени и сил, что на семью, друзей и собственные увлечения их уже не остается. А ведь именно отдыхом и общением мы восполняем свои ресурсы.

📆 Запланируйте отдых

Пусть приятные встречи, новые фильмы и книги, тренировки и увлечения займут место в вашем календаре. Вы будете знать о них заранее и настраиваться на отдых.

❤️ Не будьте к себе чересчур суровы

Не успевать что-то иногда – это нормально. И так бывает, если вы на себя действительно много взвалили. Не грызите себя, если устали и ждете выходного: это далеко не всегда значит, что вы бездельник.

Как бы ни было тяжело отвлечься от задач даже вечером, даже на выходных – даже если вы горите своим делом, жизнь в работе несет риски. Никто не знает, когда голова начнет болеть каждый день, а сон не будет приносить отдыха. Это чревато и обнулением достижений, и проблемами со здоровьем. Поэтому цените себя и даже свое мнимое безделье: ваша эффективность зависит и от качества вашего отдыха.

Хороших выходных и постарайтесь отдохнуть!

Сегодня разбираем, что интересного готовы предложить HR-ам на Глобальном HR-форуме Персонал Экспо в Москве 2 октября, учитывая, что мероприятий для HR в новом бизнес-сезоне хватает.

На сайте события уже появилась программа, так что выбрали, на что сами с удовольствием готовы пойти:

💥 Диалог Лидеров на тему «Стратегический HR». В нём участвуют Сергей Иванов, совладелец, член совета директоров, исполнительный директор ГК «Эфко», Анна Львова, заместитель генерального директора по работе с персоналом ООО «Севергрупп», Станислав Логунов, председатель Совета директоров ГК «МегаМейд», автор деловых книг. Кажется, намечается горячая дискуссия «HR и топы». Потираем руки.

💥 «HR-лаборатория», где будут, как в Lego, собирать и разбирать по деталям HR-проекты по автоматизации, мотивации, подбору, обучению и развитию персонала. На сайте сказано про питчинг — поглядим!

💥 На HR-огонёк обещали залететь HR-ангелы — HR-команды компаний КАМАЗ, Газпром нефть, Абсолют Банк, WONE IT, чтобы весь день (вне деловой программы — что важно) говорить про боли HR-практики и делиться мнениями, опытом.

Это всё доступно❗️бесплатно❗️любому корпоративному HR — за что отдельный респект организаторам. Подробности по ссылке: https://clck.ru/35g7VM.