ရုံးစာရေးကြီး ဖြစ်ဖို့
လွယ်သလား ခက်သလား
ရာမ
အဟေဟေ

၁။ ရုံးစာရွက်စာတမ်းများအား လုံခြုံမှုအဆင့်အတန်း သတ်မှတ်ချက်အမျိုးအစားမည်မျှ ခွဲခြားထားသနည်း။ ၎င်းတို့ကို ရေးသားပါ။
ရုံးစာရွက်စာတမ်းများတွင် ပါဝင်သည့် အချက်အလက်များ ပေါက်ကြားခြင်းမှ ကာကွယ်နိုင်ရန်နှင့် နိုင်ငံတော်လုံခြုံရေးကို ထိန်းသိမ်းနိုင်ရန်အတွက် လုံခြုံမှုအဆင့်အတန်း (၅) မျိုးကို ခွဲခြားသတ်မှတ်ထားပါသည်။ ထိုအဆင့်များမှာ အောက်ပါအတိုင်း ဖြစ်ပါသည်။
(က) ထိပ်တန်းလျှို့ဝှက် (Top Secret)
(ခ) လျှို့ဝှက် (Secret)
(ဂ) အတွင်းရေး (Confidential)
(ဃ) ကန့်သတ် (Restricted)
(င) ရိုးရိုး (Unclassified) တို့ ဖြစ်ပါသည်။

၂။ လုံခြုံမှုအဆင့်အတန်း ကန့်သတ်သတ်မှတ်ရန် အကျုံးဝင်သော အကြောင်းအရာများကို ဖော်ပြပါ။
“ကန့်သတ်” လုံခြုံမှုအဆင့်သည် အများပြည်သူ ဖတ်ရှုခွင့်မရှိသော်လည်း နိုင်ငံတော်လုံခြုံရေးကို သိသိသာသာ ထိခိုက်စေနိုင်ခြင်း မရှိသော စာရွက်စာတမ်းများကို သတ်မှတ်ရန် အသုံးပြုပါသည်။ ဥပမာ အစိုးရဝန်ထမ်းများ လေ့ကျင့်ရေးသင်တန်းစာစောင်များ၊ ဌာနဆိုင်ရာ အစီအရင်ခံစာများ၊ ပြန်တမ်းများ၊ အတွင်းပိုင်းညွှန်ကြားချက်များ စသည်တို့သည် ကန့်သတ်အဆင့်အဖြစ် သတ်မှတ်ရန် အကျုံးဝင်ပါသည်။

၃။ ရုံးစာများကို ဦးစားပေးအဆင့်အတန်း သတ်မှတ်ချက်မည်မျှရှိသနည်း။ ၎င်းတို့ကို ဖြေဆိုပါ။
ရုံးစာများကို ကိစ္စ၏ အရေးတကြီးသဘောသဘာဝအရ အမြန်ဆုံး ဆောင်ရွက်နိုင်ရန်အတွက် ဦးစားပေးအဆင့် (၄) မျိုးခွဲခြားသတ်မှတ်ထားပါသည်။ ထိုအဆင့်များမှာ အောက်ပါအတိုင်း ဖြစ်ပါသည်။
(က) ချက်ချင်း (IMMEDIATE)
(ခ) အမြန် (URGENT)
(ဂ) အရေးကြီး (IMPORTANT)
(ဃ) ရိုးရိုး (ROUTINE) တို့ ဖြစ်ပါသည်။

၄။ ရုံးစာရေးသားနည်း အမျိုးအစားများကို ဖြေဆိုပါ။
ရုံးစာရေးသားရာတွင် အရေးကြီးသည့် အချက်အလက်များကို သက်ဆိုင်သူများ ဂရုစိုက်မိစေရန်နှင့် ပေါ်လွင်ထင်ရှားစေရန် အမျိုးအစား (၉) မျိုးဖြင့် ရေးသားနိုင်ပါသည်။ ထိုအမျိုးအစားများမှာ အောက်ပါအတိုင်း ဖြစ်ပါသည်။
(က) စာတမ်း
(ခ) အကျဉ်းချုပ်စာ
(ဂ) အတိုချုံးရေးစာ
(ဃ) စာပေးစာယူ
(င) အမိန့်နှင့်ညွှန်ကြားချက်
(စ) အစည်းအဝေးမှတ်တမ်း
(ဆ) ခရီးသွားမှတ်တမ်း
(ဇ) လုပ်ငန်းမှတ်တမ်း
(ဈ) လုပ်ငန်းစီမံချက် တို့ ဖြစ်ပါသည်။

၅။ ပြီးပြည့်စုံသော ရုံးလုပ်ငန်းတွင် ပြည့်စုံရမည့်အချက်များကို ဖော်ပြပါ။
ရုံးလုပ်ငန်းတစ်ရပ်သည် ပြည့်စုံပြီး အမှားအယွင်းကင်းစင်စေရန်အတွက် အောက်ပါ (၅) ချက်ကို ပြည့်စုံစွာ လိုက်နာဆောင်ရွက်ရပါမည်။
(၁) လိုအပ်သည့် အချက်အလက်အားလုံး စုံလင်ခြင်း၊
(၂) ညှိနှိုင်းရမည့် ကိစ္စရပ်များကို ကြိုတင် ညှိနှိုင်းပြီးစီးခြင်း၊
(၃) တိုတိုရှင်းရှင်း၊ လိုရင်းပေါ်လွင်ခြင်း၊
(၄) အဆုံးအဖြတ်ပေးရမည့် အချက်ကို ရှင်းလင်းစွာ ဖော်ပြခြင်း၊
(၅) စာအသုံးအနှုန်း၊ သဒ္ဒါ၊ စာလုံးပေါင်းများ သပ်ရပ်သေသပ်ခြင်း တို့ဖြစ်ပါသည်။

၆။ ရုံးလုပ်ငန်းကို ထိရောက်ထက်မြက်စွာ ဆောင်ရွက်ရန် လိုအပ်သော အချက်မည်မျှ ရှိသနည်း။ ၎င်းတို့ကို ဖြေဆိုပါ။
ရုံးလုပ်ငန်းများကို ထိရောက်ထက်မြက်စွာ ဆောင်ရွက်နိုင်ရန်အတွက် အခြေခံအကျဆုံး လိုအပ်ချက် (၅) ရပ်ရှိပါသည်။ ထိုအချက်များမှာ အောက်ပါအတိုင်း ဖြစ်ပါသည်။
(၁) စနစ်တကျ ဆောင်ရွက်နိုင်ခြင်း၊
(၂) စည်းကမ်းလိုက်နာနိုင်ခြင်း၊
(၃) လုပ်ငန်းနှင့်ကိုက်ညီသော အရည်အချင်းရှိခြင်း၊
(၄) ကျွမ်းကျင်မှုနှင့် အတွေ့အကြုံရှိခြင်း၊
(၅) ပြဿနာများကို ထိုးထွင်းတီထွင်နိုင်သော စိတ်ထားရှိခြင်း တို့ဖြစ်ပါသည်။

၇။ ဝင်စာများကို အရေးယူဆောင်ရွက်ခြင်း၏ ရည်ရွယ်ချက်ကို ဖြေဆိုပါ။
ဝင်စာများကို မှတ်ပုံတင်ခြင်း၊ ဖြန့်ဝေခြင်း၊ ဆောင်ရွက်ခြင်းများ စနစ်တကျ လုပ်ဆောင်ခြင်းသည် အောက်ပါ ရည်ရွယ်ချက်များအတွက် ဖြစ်ပါသည်။ စာများ ပျောက်ဆုံးခြင်း၊ ပေါက်ကြားခြင်း မရှိစေရန်၊ လုံခြုံစွာ ထိန်းသိမ်းနိုင်ရန်၊ လိုအပ်သည့်အခါ အလွယ်တကူ ရှာဖွေနိုင်ရန်နှင့် ရုံးလုပ်ငန်းများ တိကျမြန်ဆန်၍ မှန်ကန်စွာ ဆောင်ရွက်နိုင်ရန် ဖြစ်ပါသည်။

၈။ ဝင်စာများကို လက်ခံရာတွင် ဂရုပြုကြည့်ရှုစစ်ဆေးရမည့် အချက်များကို ဖော်ပြပါ။
ဝင်စာတစ်စောင်ကို လက်ခံသည့်အခါ မှားယွင်းမှုမရှိစေရန်နှင့် စနစ်တကျ ဆက်လက်ဆောင်ရွက်နိုင်ရန် အောက်ပါ (၈) ချက်ကို ဂရုတစိုက် စစ်ဆေးရပါမည်။
(၁) မိမိဌာနသို့ ပေးပို့ထားသည့် စာဟုတ်/မဟုတ်၊
(၂) လုံခြုံမှုအဆင့်ပါ/မပါ၊
(၃) ဦးစားပေးအဆင့်ပါ/မပါ၊
(၄) ပေးပို့သည့် အဖွဲ့အစည်း အမည်အပြည့်အစုံ၊
(၅) သက်ဆိုင်ရာအရာရှိ၏ လက်မှတ်၊
(၆) စာအမှတ်နှင့် ရက်စွဲ၊
(၇) ရုံးတံဆိပ် ရိုက်နှိပ်ထားခြင်း ရှိ/မရှိ၊
(၈) ပူးတွဲစာရွက်စာတမ်း စုံ/မစုံ တို့ဖြစ်ပါသည်။

၉။ ဝင်စာများကို စနစ်တကျ လုပ်ကိုင်ဆောင်ရွက်လျှင် ရရှိနိုင်သော အကျိုးကျေးဇူးများကို ဖော်ပြပါ။
ဝင်စာများကို စနစ်တကျ လက်ခံ၊ မှတ်ပုံတင်၊ ဖြန့်ဝေ၊ ဆောင်ရွက်ခြင်းဖြင့် အောက်ပါ အကျိုးကျေးဇူးများ ရရှိနိုင်ပါသည်။ လုပ်ငန်းများ လွယ်ကူမြန်ဆန်လာခြင်း၊ စာရွက်စာတမ်းများ ပျောက်ဆုံးမှု လျော့နည်းခြင်း၊ လုံခြုံစွာ ထိန်းသိမ်းနိုင်ခြင်း၊ မှန်ကန်ထိရောက်သော အဆုံးအဖြတ်များ ပေးနိုင်ခြင်း၊ နောင်လာနောက်သား ဝန်ထမ်းများ အတွက်