❓ Вопрос: Сколько процессов вы цифровизовали за 8 месяцев? На какой объем сотрудников удалось масштабировать решения в эти сроки?
✅ Ответ: За 8 месяцев мы перевели в цифру более тридцати кадровых процессов от приема до увольнения. Среди них: оформление справок и заявлений, ознакомление с ЛНА, изменение персональных данных, формирование графика отпусков и многие другие. Всего проект охватил 23+ тыс. сотрудников — 98% штата.

❓Вопрос: Сколько заняло внедрение одного процесса, начиная от его описания до старта работы?
✅Ответ: Сроки зависели от сущности самого процесса. Например, цифровизация заказа справок произошла быстро — за 3 недели. Прием на работу переводили в систему 2 месяца.

❓Вопрос: Сколько в вашей компании уровней согласования заявлений работников? Как они реализованы в системе Directum HR Pro?
✅Ответ: На первом уровне заявление согласует непосредственный руководитель, за ним — региональный HR BP. Далее документ переходит к подписанту от работодателя.

❓Вопрос: Как обеспечиваются мероприятия по информационной безопасности при доступности приложения КЭДО через открытый контур интернет-доступа?
✅Ответ: Безопасность обеспечивается с помощью двухфакторной аутентификации и через шифрование каналов по протоколу TLS.

❓Вопрос: Как у вас построен процесс согласования графика отпусков? Вы устанавливаете сроки на заполнение по отделам? Что делаете, если сотрудник к дедлайну не определился с датами? И главное: как технически действовать, если сотрудник свои дни в график внес, подписал, а руководитель их не согласовал? Что делать дальше?
✅Ответ: Из SAP HR автоматически поступают данные по остаткам неиспользованных отпусков за предыдущий год. Сотрудник получает в личном кабинете КЭДО уведомление о том, что ему необходимо запланировать отпуск на определенное количество дней. Он направляет свои пожелания руководителю.

Когда все сотрудники подразделения определились с датами, руководитель проверяет пересечения, при необходимости корректирует или отклоняет заявки, затем валидирует данные — и информация уходит в кадровую службу. Кадры формируют официальный график отпусков, после чего каждый сотрудник получает уведомление об ознакомлении и приглашение подписать свой личный график. Итоговый общий график утверждает директор.

Все этапы строго регламентированы по срокам. Если сотрудник не запланировал отпуск в установленный период, в компании принято решение автоматически переносить весь его отпуск на ноябрь, так как декабрь — месяц активных продаж, и отпуска в нем не согласовываются.

❓Вопрос: Есть ли у вас опыт предоставления в суды документов, оформленных через КЭДО?
✅Ответ: Подобной практики в судах у нас не было.

❓Вопрос: Как устроена подготовка документов для архива в условиях комбинированного документооборота (КЭДО + бумага)? По документам КЭДО — распечатываете их и подшиваете на бумаге либо просто указываете в описи, что документ оформлен в электронном виде?
✅Ответ: Мы планируем сначала оцифровать все документы, сформировать электронное личное дело и только после этого передать документы в бумажный архив. Но пока не определились, как это сделать удобнее.

❓Вопрос: Вы берете с работников согласие на электронный документооборот в бумажном варианте или принимаете его в цифровой форме?
✅ Ответ: Оформляем на бумаге.

❓Вопрос: Рассматривали ли отдельную систему для долговременного хранения документов?
✅ Ответ: Нет, не рассматривали.