#экспертговорит

Важные администраторы проектов

Евгений Гаврилов,
Директор по стратегии и инвестициям Метафракс Кемикалс

Мысль, с одной стороны, простая, а с другой - не всегда очевидная для компаний, которые начинают внедрение проектного управления «с нуля». Как обычно бывает: описываются правила управления, устанавливается ПО, назначаются руководители пилотных проектов. Довольно быстро РП осознают, что бОльшая часть времени у них уходит на заполнение планов и отчётов, а управлять проектом некогда. Этап страдания рано или поздно приведёт к правильной мысли - РП в помощь нужны администраторы.

Продолжение 👇

В этот момент можно пойти по простой дорожке и взять в команду администратора, как секретаря или персонального помощника РП. Разумеется, это освободит значительную часть времени РП с «бумажной работы» для принятия решений по проекту. Но, часть функционала АП, при этом, будет потеряна.

Более разумно взять АП в штат проектного офиса, подготовить его согласно принятым правилам и установленному ПО, а после этого направить в конкретный проект. При этом, помимо прямых поручений РП, для АП разумно установить, как минимум, следующие регулярные обязанности:
⁃ Ежедневный контроль отсутствия просроченных задач
⁃ Ежедневный контроль недекомпозированных задач согласно установленному в уставе правилу набегающей волны
⁃ Ежедневный контроль наличия объективных свидетельств у работ, завершенных на 100%
⁃ Ежедневные запросы исполнителям из команды проекта на устранение отклонений
⁃ Эскалация на РП системных отклонений
⁃ Ежедневное обновление работ календарного плана информацией от исполнителей из состава команды проекта
⁃ Периодичное обновление бюджета проекта фактом взятых обязательств, проведенных платежей и принятых работ (если этот функционал выполняется финансистами, проведение сверки с ними)
⁃ Ведение электронного архива документов
⁃ Подготовка отчетов о реализации проекта для РП
⁃ Подготовка отчетов о реализации проекта для куратора проекта
⁃ Инициация обновления базы знаний и правил управления проектами
⁃ Консультирование РП и членов команды проекта о применении правил управления проектами и использования ПО

В таком случае АП одновременно разгрузит РП и будет поддерживать в команде проекта единые принятые в компании правила управления проектами

#экспертговорит

Рассказывайте о своем проекте

Антон Маркин, эксперт в проектом и бережливом управлении (АНО «Мосстратегия»)

Руководитель проекта в первую очередь про коммуникации — насколько «прокачены» soft-навыки, настолько будет успешной реализация проекта. Руководитель проекта — про договориться, замотивировать, организовать работу служб компании и подрядчиков. Чтобы все прошло в срок, с установленным бюджетом и качеством.

Благодарность к коллегам, которые помогли вам в реализации мероприятий и достижении целей проекта, существенно повышает шансы, что все задачи, которые попадают к вам и приходят от вас, будут реализованы легко с возможно высоким приоритетом для ваших коллег.

Что еще возможно сделать, чтобы вашим проектом занимались с высоким приоритетом? Рассказывайте о своём проекте — используйте все возможные каналы коммуникации для поддержания интереса к своему проекту. На старте расскажите о целях и задачах проекта, о команде. На активной фазе расскажите о первых полученных результатах и коллегах, которые помогли вам в их получении. Расскажите о проблемах и как с ними справлялись. В завершении расскажите о достигнутых целях, поблагодарите коллег и подрядчиков. Желательно завершение проекта отметить с привлечением заказчика, стейкхолдеров, команды проекта и коллег из служб компании (от закупок до бухгалтерии), кто помог вам на сложном пути реализации проекта. Рассказывайте о своем проекте как внутри, так и снаружи компании — используя все возможные площадки и информационные поводы, чтобы о нём рассказать.

Рассказываете о своем проекте, делитесь сложностями и успехами команды. Благодарите. И увидите, как многие, ранее долгорешаемые, вопросы теперь решаются легко. А понедельник хороший день, чтобы поведать миру о своем проекте.

#экспертговорит

#экспертговорит
#ЕвгенийБеспалов

Зачем нужен менеджер в проекте?

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»


Зачем нужен менеджер проекта в проектной деятельности?
В первом же своём проекте я воочию убедился в полезности своей работы. Это был сложный проект по проектированию и созданию уникального автомобиля. У меня были сжатые сроки, почти неограниченный бюджет и команда экспертов с очень высокими компетенциями во всех областях знаний необходимых для создания авто.
Я был именно менеджером проекта, а не руководителем, т.е. без принятия ключевых решений и возможности изменять параметры проекта, но с ответственностью за достижение целей проекта.

Продолжение 👇

На первых же шагах проекта одной из типично менеджерских задач для меня стала настройка взаимодействия в команде. Мои, наши эксперты конфликтовали друг с другом: конструкторы ругались с дизайнерами, технологи с конструкторами, а еще были инженеры-электрики и др. узкопрофильные специалисты. И это было не высказывание отличающихся мнений, а нежелание работать вместе вообще. И так по всей цепочке создания ценности.

И вот здесь я прочувствовал всю ценность работы менеджера проекта – создание этой цепочки. На пальцах: основное количество времени я тратил, чтобы усадить за один стол людей, которые в обычной жизни даже и не здоровались друг с другом; чтобы наладить взаимодействие, найти общие интересы, совместно найти компромиссные решения. В моей команде - люди высочайшего класса экспертизы. У всех горели глаза и каждый знал, что лучше для достижения цели. А разговаривать друг с другом не умели. Как в детском саду: «дурак!» - «сам дурак!».

Найти совместные интересы, в том числе и личные; определить и поддерживать четкие правила игры для всех взаимодействий, следить за договоренностями, модерировать взаимодействия, все время поддерживать процесс облегчения и управления групповыми встречами, дискуссиями или процессами – делать фасилитацию – всё это работа менеджера проекта, без которой (без этой работы) проекты вряд ли достигнут своих целей. В этом проекте мне не нужно было применять какие-то специальные инструменты управления, за исключением инструментов управления командой, заинтересованных лиц (в широком смысле этого слова) и надо сказать, что проект был успешным.

В последствии я еще не раз сталкивался с ситуацией, когда эти же функции менеджера проектов играли ключевую роль для успеха проекта. Упаковав IT проект разработки и внедрения большого программного продукта в JIRA и Confluence, регламентировав процессы, забыли про то, что конкретные задачи делают конкретные люди. Программист не брал задачку от аналитика, считая его (нехорошими словами) работу некачественной и некомпетентной – не перетаскивал тикет по доске, тестировщик точно также игнорировал входящие от разработчиков по той же самой причине и т.д. и т.п. Посыпьте эту смесь удаленной работой и получите гигантский сдвиг сроков реализации проекта. Прогнозируемый риск был быстро «вычислен» - идентифицирован и были приняты разные меры. Самые основные – см. предыдущий абзац. Сажали вместе, разговаривали, искали «что не так», оптимизировали точки взаимодействия, корректировали регламентные процессы и проч. проч.

Сейчас, создавая систему управления проектами, я в обязательном порядке одним из критериев отношения объекта управления к проекту, включаю наличие взаимодействия между разными подразделениями, функциями, экспертизами. И только менеджер проекта с помощью инструментов может настроить взаимодействия в проекте, чтобы он был успешным.

#экспертговорит
#ЕвгенийБеспалов

#экспертговорит

Нематериальные составляющие в проектах

Мария Романова
к.э.н, владелец продуктов надзорных процессов ЦБ РФ, эксперт Мирового Банка, IPMA/СОВНЕТ уровень A, PMP@ PMI, АСP@PMI

Нематериальные составляющие в проектах позволяют повысить уровень мотивации. Как правило, их внедрение не требует финансовых расходов. Главное, что необходимо для их создания и поддержания - сильная мотивация самого руководителя проекта, знание основ управления и последовательность в реализации задуманного.

Продолжение 👇