Эффективность совещаний

Антон Маркин, эксперт в проектом и бережливом управлении (АНО «Мосстратегия»)

Генеральный директор: В последнее время у нас много просроченных мероприятий по проектам.

Руководитель проекта 1: Сотрудников, которых мне выделили на проект, в нём фактически не участвуют. Мне все приходится делать самому! К тому же, вы же знаете какая сейчас обстановка? Сложно вообще что-либо прогнозировать.

Руководитель проекта 2: Точно! Мне заказчик по проекту тоже жаловался, что у них постоянный спад производства. Негде брать заказы…

Финансовый директор: И нам бы неплохо решить вопрос с заказами. Если не будем укладываться в план привлечения, то в следующем квартале нас ждут большие проблемы! Что скажет коммерческий директор? Какие перспективы контрактации?

Коммерческий директор: Не готов сейчас ответить, так как справку по продажам я предоставляю 10-го числа, а сейчас только 4-е.

Генеральный директор: Вопрос заключения новых договоров для нас очень важен! Предлагаю его не откладывать. Подготовьте справку и встречаемся завтра тем же составом!

Пятнадцать человек медленно поднимаются и бредут к выходу из зала совещаний.

👆Здесь представлен только небольшой пример совещания, в котором мы могли принимать (или до сих пор принимаем) участие. Начинаем с одного вопроса, медленно перетекаем ко второму, завершаем третьим…

окончание👇

начало👆

Как повысить эффективность проведения совещаний?

✅ 1. Составьте повестку совещания (обсуждаемые и проблемные вопросы).

✅ 2. Определите ответственных за подготовку информации по проблемам и круг лиц, влияющих на принятие решений по проблеме (желательно на одном проблемном совещании обсудить только одну проблему).

✅ 3. Заранее назначьте дату проведения и поручите ответственным подготовить материалы по проблемным вопросам.

✅ 4. В приглашении на совещание укажите только тех, кто сможет подробно изложить суть проблемы и повлиять на принятие решений по проблеме (никаких лишних участников). Приложите повестку совещания.

✅ 5. Назначьте контролёра времени и контролёра поведения. Они помогут выдержать регламент и не «расползаться» приглашенным по другим вопросам, не относящихся к теме совещания. Ведущий совещания (спикер) может совмещать роли контролёра времени и поведения.

✅ 6. Строго следуйте повестке, не позволяйте участникам «уводить в сторону» и вставлять другие, не относящиеся к теме совещания, вопросы. Если, в процессе принятия решения, возникнет необходимость принять решение по другому вопросу — просто назначьте другую встречу.

Основные роли участников совещаний:

1. Спикер
Как правило, он же выполняет роли контролёра времени и контролёра поведения
Осуществляет подготовку совещания: определяет повестку, уведомляет о времени проведения, отвечает за готовность докладчиков к докладу по-существу повестки совещания.

Часто встречаемые ошибки:
1) при подготовке к совещанию:
- не отслеживает предыдущий протокол.
- не формирует цель совещания.
- не определяет регламент.
- не проверяет список участников.

2) при открытии и проведении совещания:
- не сообщает о регламенте.
- не задает структуру.
- не назначает контролёров времени.
- не управляет поведением участников.
- не транслирует правила поведения.
- не проводит инструктаж по безопасности.

2. Докладчики
Осуществляют подготовку докладов по-существу вопросов совещания, докладывают по вопросам совещания.

Часто встречаемые ошибки:
- не всегда знают цель совещания.
- не сообщают о цели доклада.
- не готовят структуру доклада.
- не выдерживают регламент доклада.
- не готовы отвечать на уточняющие вопросы.
- агрессивно реагируют на вопросы и реплики из зала.

3. Участники
Приглашенные руководители и эксперты, способные дать экспертную оценку по вопросам совещания и принять управленческие решения по вопросам совещания.

Часто встречаемые ошибки:
- не принимают приглашение на совещание.
- не готовятся к совещанию.
- на совещание идут без готовой позиции по вопросам.
- не понимают какой результат ожидается.
- допускают выкрики с мест.
- не сдерживают эмоции.
- переходят на личности.
- задают вопрос не по теме.
- не умеют давать улучшающую обратную связь.

4. Ведущий протокол
Участник совещания, ответственный за подготовку протокола.

Часто встречаемые ошибки:
- запись всего подряд.
- ничего не фиксирует во время совещания.
- теряет важные аспекты.
- искажает формулировки.
- долгая подготовка документа по окончании совещания.

5. Контролёр поведения
Спикер совещания, берущий на себя эту роль, или назначенный спикером участник совещания, отвечающий за соблюдение регламента, отсутствие выкриков с мест и не по-существу.

Часто встречаемые ошибки:
- «воспитывает», «журит», иронизирует.
- не принимает санкций к нарушителям.

6. Контролёр времени
Спикер совещания, берущий на себя эту роль, или назначенный спикером участник совещания, отвечающий за соблюдение времени на проведение совещания, на доклады, уточняющие вопросы, принятие решений.

Часто встречаемые ошибки:
- «спохватывается».
- добавляет время.
- не останавливает «пожирателей времени».

7. Приглашенные по ошибке

Часто встречаемые ошибки:
- не уведомляют инициатора совещания о том, что вопросы совещания находятся вне их компетенций.
- «высиживают» до конца совещания.
- не включаются в обсуждение.
- не понимают сути вопроса.

Повышайте эффективность проводимых вами совещаний и не участвуйте в неэффективных!

#экспертговорит

Дорогие коллеги,знаете ли вы, что:

• Только 28% организаций, управляя проектами, используют в работе гибкие методы
• 88% руководителей проектов считают, что ключевым лидерским навыком руководителя проектов является умение работать в условиях неопределенности, а, например, управление изменениями - только 33%.
• Только 17% российских проектов завершаются в срок. И только 22% достигают первоначально заявленных бизнес-целей.

Откуда эти цифры?
Из предварительных данных «Исследования текущего состояния и тенденций развития проектного управления в России».
Сбор данных продлится еще несколько дней, до 31 августа включительно.

Вы еще успеете заполнить анкету и повлиять на статистику, если сделаете это прямо сейчас
https://anketa.b1.ru/e/82/EY40ZSco

Результаты исследования будут представлены без ссылки на конкретные компании и конкретных респондентов. Отчет планируется подготовить до 25 сентября, и участники опроса первыми получат к нему доступ.

Ждем вашу анкету!

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

Меня очень сильно раздражает, когда люди, а в особенности менеджеры в рабочей переписке неправильно указывают сроки.
В письме должны быть только даты в принятом в регионе формате, например, dd.mm.yyyy. И время в формате hh:mm.
Нельзя писать:
«Я детально отвечу вам завтра».
«Предлагаю встретиться в начале следующей недели».
«В понедельник до обеда я вышлю вам шаблон договора».
«Результат будет до конца дня среды».
Такими сообщениями автор, как минимум, проявляет неуважение к человеку, который это читает. Получатель письма должен сразу понять, когда, во сколько и что произойдет. Не заставляйте его додумывать и вычислять дату вашего "на следующей неделе" или раздумывать, когда же заканчивается день, что такое "до конца дня".
Должно быть:
«Мы подготовим и передадим вам шаблон договора до 18:00 10.12.2023».
Можно еще больше позаботиться о комфорте читателя и уточнить:
«Отправлю вам результаты тестов завтра, 03.09.2023, до 14:30».
«Предлагаю встретиться в понедельник, 04.09.2023, в 16:00».
Еще раз. Не годится "завтра", "позавчера", "в четверг", "на следующей неделе", "до обеда", "до конца дня" без уточнения.

Должно быть: 30.02.2024 в 12:00.

#экспертговорит

Коллеги сегодня в рубрике «эксперт говорит» мы начинаем рассказ о понимании, что такое «проект» на примерах из жизни 👌
Наш эксперт Илья Ускорев сделал первый шаг в этом направлении и на мой вкус получилось очень интересно.
Сравните свои ощущения с моими 👇

«Мой ребенок» как самый сложный проект!

Ускорев Илья Викторович, Руководитель службы качества частной Южно-Корейской космической компании KAIROSPACE Co., Ltd.

Часть 1. Введение.
Все проекты по сути своего определения в классической трактовке имеют начало и конец, поскольку в итоге результатом проекта является продукт, сервисная услуга с понятным функционалом и ценностями. В определенные сроки, с определенным бюджетом, с базовыми требованиями к результату проекта руководитель проекта набирает команду и реализует, получая как нужный результат, так иногда при плохом управлении и терпит неудачу – проект закрывается или замораживается.
Но есть с моей точки зрения самый сложный проект в жизни, который имеет только начало и не имеет конца, вы не можете его приостановить или заморозить и скорее всего он будет жить после вас, оставляя в том числе после вас следы вашего труда. Даже при получении в установленный срок определенного качества и состояния результата проекта вы всё равно будете вовлечены в последующем в постоянное сервисное обслуживание или поддержку на уровне консультаций, инвестиций, риск менеджмента и пр.
Наверно Вы уже догадались, судя по названию заголовка, что этот проект «Мой ребенок».

Продолжение 👇

В данном случае обычно заказчиком выступает один из родителей, а второй – спонсор 😊. Хотя бывает, что и эти две роли сочетаются в одном человеке. Тогда второй в паре занимает иную ролью, которую ему по силам. Тем не менее в реализации проекта участвуют двое на начальной стадии. Что касается анализа заинтересованных сторон, то это в минимальном наборе сами родители, а также бабушки и дедушки.
Этап начала проекта - естественный, проектирование - в среднем 9 месяцев, а сам продукт проекта в начальной стадии является новорожденным. Даже на этом этапе вы будете иметь непредсказуемый исход в виде пола ребенка, который потребует изменение в дальнейшие цели и задачи, пр.
Согласны ли вы в принципе, что ребенка можно рассматривать как проект? Как вы готовились или как будет готовиться к нему? Как же управлять таким проектом потом? Какие вопросы Вы себе задаете и как планируете развитие проекта? Ведь всегда на него будет большое влияние внешней среды с непредвиденными рисками, затратами? На какие этап можно разбить данный проект? Все эти и другие вопросы будут в следующей публикации. (Часть 2. Подготовка к проекту… to be continued)

#экспертговорит

По традиции в вечерних сводках публикую выгодные предложения из будущего 😁
Сегодня особый случай. Сегодня предложение от нашей Ассоциации управления проектами «Совнет».
Предлагаю ознакомиться и сразу занести себе в календарь встречу на сессии 👇

Дорогие коллеги!
Небольшой подарок и приятное предложение от СОВНЕТ.
Мы приглашаем участников нашего сообщества практиков управления проектами (СППУ) - пройти сертификацию СОВНЕТ-Agile.

Сертификационная сессия состоится 28-29 сентября и открыта для всех носителей уровней IPMA Level C и IPMA Level В. Учитывая время на подготовку сертификационной презентации, регистрацию мы ведем до 6 сентября 2023 года.

Подробности и форма подачи заявки по данной ссылке. Приглашаем вас!

https://sovnet-event.timepad.ru/event/2559330/