PMO в фокусе: Где искать резервы эффективности? C полей PM Forum 2025

Евгений Беспалов
Руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»


🔥 PMO в фокусе: Где искать резервы эффективности? C полей PM Forum 2025

На прошлой неделе на конференции Project Management forum вместе с другими экспертами обсуждали способы выжать максимум из проектных офисов. Делюсь выжимкой дискуссии!

🎯 Чем мерить успех PMO? Единый взгляд на метрики:

1. Удовлетворенность "клиентов" (бизнес-подразделений и проектных команд).
2. % успешных проектов (цели + сроки/бюджет/качество).
3. Измеримый вклад в прибыль/стратегию компании.

💥 Главные "болевые точки" и точки роста:

• Информационный вакуум: Решения страдают – нужные данные не доходят до ЛПР и ЗС вовремя.
• Ресурсы в тумане: Нет системы управления людьми и финансами ни внутри PMO, ни по всей компании.
• Административная трясина: PMO тонут в рутине всех проектов, даже нестратегических. Границы ответственности размыты!
• Технологии отстают: Ручные отчеты и трекинг съедают время. ИИ для прогнозов и оптимизации не используется.
• Методология как лабиринт: Слишком сложная СУП – барьер для команд и time sink для PMO.
• Культура & Скиллы: Не хватает наставничества и обучения не только PMO/РП, но и заказчиков, функциональных руководителей, участников команд.

🚀 Конкретные шаги для прорыва (Рекомендации):

1. Автоматизировать рутину СЕЙЧАС: Отчеты, статусы, документы – внедрить Jira/Trello/Asana + BI (обязательно!). Упростить КСУП: ревизия, "лайт"-версии для малых проектов, четкие гайды. Определить зону ответственности PMO (Устав/Роль PMO) – что входит и что НЕТ.
2. Стратегия – прежде всего!: Внедрить жесткую приоритезацию проектов. СТОП поддержке low-priority! Переключить PMO с администрирования на управление портфелем: баланс ресурсов, синергии, прозрачность для ЛПР.
3. Прозрачность = Скорость: Единые дашборды (BI) с ключевыми KPI, ресурсной нагрузкой, рисками в реальном времени для ЛПР/ЗС. Стандартизировать каналы и форматы коммуникации.
4. Ресурсы под контролем: Внедрить ИТ-систему управления ресурсами компании (навыки, загрузка). Применить технологии бережливого производства к процессам самого PMO – найти и устранить потери.
5. Технологии будущего: Пилотировать ИИ: прогнозы сроков/бюджетов, анализ рисков, чат-боты (методология, статусы), оптимизация ресурсов. Консолидировать инструменты в единую платформу.
6. Инвестиции в людей: Формальное наставничество (опытные → новые РП/команды). Расширить обучение: углубленное для PMO/РП + базовое ПМ, Agile, риски – для заказчиков, команд, функц.руководителей!

📌 Суть трансформации:

PMO должен стать стратегическим партнером, а не бюрократическим центром. Его цель – максимизация ценности портфеля для бизнеса. Оптимизация процессов + Технологии (Авто/ИИ) + Четкая роль + Развитие культуры = Рост ключевых метрик (удовлетворенность, успешность проектов, вклад в прибыль).

➡️ Дальше?

Рабочие группы (Авто, СУП, Ресурсы, Обучение) → Детальные планы → Пилоты (ИИ!) → Мониторинг метрик!

#экспортговорит
#ЕвгенийБеспалов

ИИ в проектах: где он уже сегодня сильнее человека?

Привет, коллеги! На связи Сергей Черепанов, руководитель проектного офиса ТюмГУ, финалист конкурсов «Проектный Олимп» и «Проектный руководитель», сертифицированный руководитель проектов СРП-3.

ТюмГУ – это не только про образование. Университет реализует бизнес-проекты с индустриальными партнерами, сочетая практику с научно-обоснованным подходом. Такой подход позволяет внедрять инновации и делиться по-настоящему ценным опытом.

ИИ всё чаще используется в управлении проектами – от планирования до аналитики.
Но эффект разный. Для одних – экономия недель работы. Для других – ошибки и разочарование.

Чтобы извлечь реальную пользу, важно понимать, как работает ИИ и как правильно формулировать задачи.

🔝 ТОП-3 задачи, где ИИ помогает уже сегодня

✅ 1. Анализ осуществимости и обоснование бизнес-кейса проекта
🔹 Что решает: анализ рынка, трендов, конкурентов, патентных ландшафтов для обоснования проекта.
🔹 Принцип работы: кластерный анализ, регрессии, методы нормализации данных.
🔹 Что учесть при промте?
– Пропишите четкие критерии (рост рынка, инвестиции).
– Укажите источники данных или прикрепите их.
– Запросите структурированный вывод (таблицы, карты кластеров, SWOT).

✅ 2. Приоритизация задач проекта
🔹 Что решает: быстро распределяет задачи по важности, срочности, сложности.
🔹 Принцип работы: методы классификации, обученные на тысячах управленческих кейсов.
🔹 Что учесть при промте?
– Опишите критерии приоритизации (сроки, риски, цена ошибки).
– Укажите количество групп (высокий, средний, низкий приоритет).
– Попросите аргументацию для каждой категории.

✅ 3. Оценка рисков по срокам и бюджету проекта
🔹 Что решает? Оценивает вероятность завершения проекта в срок и без перерасхода бюджета.
🔹 Принцип работы: регрессии, симуляции Монте-Карло, корреляционный анализ.
🔹 Что учесть при промте?
– Укажите исторические данные (сроки, бюджеты, состав команд).
– Определите ключевые переменные (масштаб, сложность, ресурсы).
– Запросите вероятностный прогноз с диапазоном, а не одно число.

🔥 Эти три сценария – лишь малая часть того, что умеют нейросети. Главное – знать, как правильно с ними работать, чтобы ИИ стал вашим преимуществом, а не источником ошибок.

🎓 Сергей с командой из ТюмГУ запустили онлайн-курс

«Нейросети для управления проектами»,

на котором представлены более 20 готовых ИИ-решений для рутинных и креативных задач проектного менеджера. Приглашаем присоединиться!

#экспертговорит
#СергейЧерепанов

🔥 Коллеги,всем добрейшего утра!

Сегодня поговорим о важном элементе компетентности — «Лидерство», и сделаем это немного необычно. Давайте взглянем на этот элемент через необычный образ, который близок каждому русскому специалисту: деревенский мастер-кустарь, который открывает маленькую кузницу.

🔸 Почему деревенская кузница?

Потому что кузнец воплощает в себе все ключевые компетенции, необходимые настоящему лидеру:

- Проявляет инициативу: Кузнечное ремесло требует постоянного творчества и смелости экспериментов.
- Демонстрирует ответственность: Кузнец лично следит за качеством изделий и репутацией мастерской.
- Обучает и ведёт за собой: Передаёт секреты мастерства ученикам и соседям.
- Умеет грамотно распоряжаться силой и влиянием: Мастеру приходится учитывать пожелания заказчика, но не забывать о технике безопасности и эстетике изделия.
- Способен пересмотреть и улучшить решения: Если изделие получилось неидеальным, кузнец находит причину и исправляет ошибку.


✨ Ключевые показатели элемента «Лидерство»:

🚀 Проявляет инициативу:

Мастер-кустарь придумывает необычные предметы быта и украшения, привлекает прохожих необычным дизайном изделий. Всегда первым тестирует новинки, приглашает желающих научиться новому искусству ковки металла.

⭐ Берёт на себя ответственность:

Именно он отвечает за качество продукции, безопасность учеников и соблюдение традиций семьи мастеров. Всегда доводит начатое до конца, создаёт репутацию честного мастера.

🧑‍♂️ Осуществляет руководство, коучинг и менторинг:

Учёба идёт непрерывно: старший мастер наблюдает за учениками, даёт ценные советы, вдохновляет молодых ребят гордостью за мастерство предков. Постепенно ученики осваивают сложное ремесло и сами открывают кузницы.

💬 Применяет адекватную власть и влияние:

Хорошо ладит с местными жителями, прислушивается к советам опытных горожан, но при этом чётко отстаивает свои позиции, когда дело касается производственного процесса и стандартов качества.

🔄 Принимает, продвигает и пересматривает решения:

Всегда открыт новым идеям, слушает советы местных старейшин, изучает старинные чертежи, но всё равно решает, как именно поступить, понимая нюансы металлургии и технологии обработки металлов.


🎯 Заключение:

Итак, наши русские мастера-кузнецы показывают яркий пример настоящих лидеров. Они понимают важность инициативы, берут на себя полную ответственность, передают свои знания и ведут команду вперёд, умеют правильно распорядиться своей силой и влиянием, а также умеют принимать мудрые решения.

Теперь попробуйте закрепить эти знания и пройдите нашу викторину. Пусть ваш внутренний кузнец сияет ярким светом мудрости и опыта!

PS. Тренажёр «Практикум»открыт для всех желающих. Отзывы и все тренинги в закреплённых сообщениях в канале.

#элементкомпетентности
#АлександрКалтыков

🛠️ Спонсор проекта: невидимый двигатель успеха или угроза провала?

Аскар Нуржанов
Эксперт ООО Сибкор
IPMA Level A, ПМ Стандарт, PMP, Cert IoD

Проект без сильного спонсора — корабль без капитана. Сегодня поговорим откровенно о той роли, которую чаще всего недооценивают, хотя именно она решает судьбу проекта.

🦾 Основные вызовы для спонсоров проектов:

- Отсутствие чётких инструкций. Многие руководители, назначаемые спонсорами, получают роль по умолчанию, не имея представления о её функциях и обязанностях.
- Недостаточная квалификация. Только треть (!) опрошенных признались, что чувствуют себя подготовленными к выполнению этой сложной миссии.
- Непонимание рисков. Без ясного видения роли спонсора высока вероятность перерасхода бюджета, задержек сроков и потери ценности проекта.

💼 Последствия игнорирования важности спонсора:

Без активного участия спонсора возникают серьёзные риски:

- Нехватка ресурсов и мотивации команды.
- Несогласованность действий руководства и исполнителей.
- Потеря доверия инвесторов и заказчиков.

🆘 Реальность российской практики:

Наши отечественные компании сталкиваются с теми же проблемами, что и зарубежные коллеги. Исследование Центра Оценки и Развития Проектного Управления показывает, что примерно четверть команд вообще не уверена, назначен ли официальный спонсор проекта.

Что делать дальше? Для начала важно понять, что проблема существует повсеместно. Но самое важное — найти пути её решения. Здесь на помощь приходит наше совместное исследование, которое поможет выявить реальные трудности и предложить конкретные меры для исправления ситуации.

Хотите внести свой вклад в повышение качества проектного управления в России? Помогите разобраться, пройдя короткий опрос:

🗳️ Пройти опрос: опрос здесь.

Будьте частью изменений — станьте архитектором успешных проектов завтрашнего дня!

#экспертговорит
#АскарНуржанов

Уважаемые коллеги, информирую вас, что с понедельника опрос по индексам второго квартала текущего года будет остановлен. Последняя возможность в эти выходные оставить свой голос в истории 📋

Ассоциация управления проектами «СОВНЕТ» проводит исследование индекса динамики развития проектного управления в России.
 
Предлагаем принять участие в экспресс-опросе:

1️⃣ Как изменилось количество инвестиционных проектов во втором квартале 2025 года по сравнению с первым кварталом 2025 года?

2️⃣ Как изменились зарплаты членов команды управления проектами во втором квартале 2025 года по сравнению с первым кварталом 2025 года?

3️⃣ Как изменилось количество рабочих мест занятых в проектах во втором квартале 2025 года по сравнению с первым кварталом 2025 года?

4️⃣ Как изменился суммарный бюджет открытых проектов во втором квартале 2025 года по сравнению с первым кварталом 2025 года?

5️⃣ Спрогнозируйте как изменится количество инвестиционных проектов в третьем квартале 2025 года?

Только вместе мы сможем сделать наш профессиональный мир еще прозрачнее и интереснее.

С предыдущим отчётом можно ознакомиться по здесь.

Хороших выходных!

🔔 Время рубрики «эксперт говорит»

Сегодня взмах дирижерской палочки вознёсся в самые вершины возможных рассуждений о нашей профессии.

Читаем Евгения Беспалова, проникаемся его лайфхаком 🧐👇

Жизнь как проект: Лайфхак для начинающих управленцев и целеустремленных людей

Евгений Беспалов
Руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

Наша жизнь полна проектов — видов деятельности с ограниченными ресурсами, временем и не всегда чётко определенными целями, проходящих в условиях постоянно меняющейся внешней среды. Некоторые проекты оказываются успешными, другие — нет.

Однако часто мы не осознаём, что можем эффективно управлять своими делами, превращая их в настоящие проекты.
Зачем нам нужны проекты?
Управление жизнью похоже на управление любым другим проектом. Булгаков писал: «...для того, чтобы управлять, нужно, как никак, иметь точный план на некоторый, хоть сколько-нибудь приличный срок...» («Мастер и Маргарита»). Вопрос лишь в том, умеем ли мы создавать и реализовывать такие планы осознанно.

Предлагаю простой лайфхак, полезный начинающим менеджерам проектов и людям, стремящимся достичь личных целей:
Упакуйте ваши жизненные задачи в реальные проекты. Окиньте взглядом окружающее пространство, вспомните, что вы хотели сделать или что вам необходимо осуществить, и превратите это в полноценный проект. Используйте максимальное количество существующих инструментов и методик управления проектами, глубоко погружайтесь в каждую из них. Это позволит одновременно развивать профессиональные компетенции и добиваться поставленных целей.

Практический пример: Проект «Ремонт»
Возьмем распространённый бытовой пример — ремонт квартиры. Многие считают, что ремонт невозможно завершить, его можно только временно остановить. Но это заблуждение. Любой ремонт имеет ограниченный бюджет, конкретные сроки, массу заинтересованных лиц (семья, подрядчики), сложную структуру конечного результата, большое число исполнителей, изменяющиеся требования и многочисленные риски.

Попробуйте подойти к ремонту профессионально, применяя современные подходы и инструменты управления проектами. Изучайте существующие методы и фреймворки, пользуйтесь всеми возможностями, предоставляемыми современными методиками и базами знаний.
Вы неизбежно столкнетесь с трудностями и совершите ошибки, но полученный опыт станет бесценным активом. Вы глубже поймете нюансы и детали проектной работы, значительно увеличив вероятность успешного завершения вашего ремонта вовремя и в рамках бюджета.

Другой пример — организация семейного отпуска. Здесь также присутствуют все элементы классического проекта: сроки, ресурсы, участники, риски и прочие аспекты. Отличие лишь в том, что подобные мероприятия чаще заканчиваются успехом благодаря меньшему масштабу и простоте реализации.

Важные рекомендации
o Анализируйте извлечённые уроки: По завершении любого проекта обязательно проводите ретроспективный разбор, фиксируя успехи и выявляя допущенные ошибки.
o Соблюдайте разумный баланс затрат: Помните, что расходы на административные процессы должны быть пропорциональны масштабам самого проекта. Даже небольшие домашние проекты требуют минимального планирования и контроля.
o Создавайте материальные артефакты: Простейшие инструменты управления, вроде списков дел или расписанных бюджетов, являются эффективными способами организации процессов.

Профессиональная выгода
Такой подход позволяет накапливать реальный практический опыт, которым впоследствии можно смело делиться с потенциальными работодателями. Включайте выполненные вами бытовые и личные проекты в своё профессиональное портфолио — это продемонстрирует вашу способность применять теоретические знания на практике и решать комплексные задачи.

Заключение
Примеры жизненных проектов бесконечны. Оглянитесь вокруг, начните действовать и учитесь на собственном опыте. Управление собственной жизнью — важнейший навык современного человека, позволяющий уверенно двигаться вперёд и достигать поставленных целей.

#экспертговорит
#ЕвгенийБеспалов