Документирование в проектном управлении: просто или гибко?

Мария Романова
к.э.н, член Правления АУП «Совнет», владелец продуктов надзорных процессов ЦБ РФ, эксперт Мирового Банка, IPMA/СОВНЕТ уровень A, PMP@ PMI, АСP@PMI

С появлением гибких технологий, принципов и правил Agile Манифеста документирование перестало быть приоритетным. Однако как в ИТ, так и в других сферах без правильно организованного процесса документирования невозможно управлять проектом, найти последние версии и понимать, что написано в коде или в какой части создаваемого продукта совершена ошибка, и, соответственно, понять, как ее исправлять. С ответственностью вообще становится сложно, так как нет зафиксированного описания кода/продукта, соответственно, не с кого спрашивать. Распределение в Jira по задачам не дает четкого распределения ответственности и Владелец продукта должен решать что делать и несет глобальную ответственность за продукт.

Чаще всего документация ведется в Confluence, задается структура документов, настраивается логика работы с документами и, конечно, все документы должны быть доступны из поиска (в соответствии с правами доступа).

Определяется роль технического писателя и его загрузка, нужен ли он на полную ставку или можно «расшаривать» ресурс. Если нет технического писателя, то назначается аналитик как ответственный за направление документирования. Правила и процедуры описываются в регламенте/положении о проектной деятельности организации.

Далее определяется для каждого продукта/проекта необходимый состав документации и закрепляется порядок ее ведения, актуализации версий, информирования участников об обновлениях, включая адресную ответственность в изменениях.

Принципы, которые лежат в основе гибкого мышления, например, «Рабочее ПО превыше всеобъемлющей документации», сфокусированы на создании ценности для клиента. Это значит, что время, которое тратится на проект, должно быть направлено на ценность для Владельца продукта. Это относится и к документации. Переход к гибким и гибридным методам управления проектами означает, что надо переосмыслить способ документирования, чтобы избежать расходы на то, ценность чего может не быть востребована. Однако это не означает, что документирование низкоприоритетная задача, ее можно сделать когда-то потом или вообще это не делать. После того как MVP одобрен и включен в финальный продукт, задачи по документированию становятся приоритетными.

Конечно, для проектов надо определяться с составом документации - какие справочники, руководства, описания комплексов задач нужны и сколько стоит создание данной документации. Определить ресурсы по ее разработке и актуализации, вести по документации учет и контроль разрабатываемых продуктов, их обновлений. Особенно это важно, если продукты кроссфункциональные или относятся к высокорискованным. Но если это просто ИТ-продукты, через год найти кто разработал данную функциональность продукта, как ее поддерживать, на что она влияет без документации невозможно. А если сотрудники уволились и их знания более не являются активами организации, то надо переделывать продукт или нанимать бывших сотрудников на ГПХ, слишком дорогие оба варианта.

В общем я ЗА документирование и в сбалансированном виде с выделенными ресурсами считаю это обязательным условием для ведения успешных проектов и продуктов. С какими ситуациями вы сталкивались и чему это вас научило? Какая ваша точка зрения?

#экспертговорит

Уважаемые коллеги!

Не могу остаться в стороне и не отметить сегодняшнее знаменательное событие.

Ровно 90 лет назад родился человек, который основал в 1990 году Советскую ассоциацию управления проектами.

Владимир Иванович Воропаев навсегда останется в памяти как человек внёсший огромный вклад в дело развития профессионального управления проектами.

Владимир Иванович был величиной мирового масштаба. За годы своей работы избирался вице-президентом и членом исполкома IPMA. Огромный вклад Владимир Иванович внёс и в развитие сертификации по управлению проектами во всём мире.

Мне посчастливилось и я лично был знаком с Владимиром Ивановичем. Это был профессионал с большой буквы. Он умело сочетал свой опыт, знания и уважительное отношение к молодёжи (тогда я ещё был молод). К нему тянуло как к магниту за знаниями и умением доносить эти знания…

В общем у меня точно сегодня есть повод получить непростой ужин. А от себя всем рекомендую более подробно ознакомиться с биографией Владимира Ивановича 👇

https://sovnet.ru/news/90-let-so-dnya-rozhdeniya-vladimira-voropaeva

Ну что ж, друзья, продолжим (кто пропустил, начало тут )

Какая польза от Проектного офиса?

Анна Телицына
Руководитель проектного офиса, член жюри конкурса Проектный руководитель, сертифицированный эксперт по управлению проектами - IPMA B, ICPAgile, OKR

На мой взгляд, это очень важный вопрос, на который следует ответить перед тем, как создавать Проектный офис. Так какие же преимущества может предоставить это подразделение:

☑️ Повышение эффективности и результативности проектов. Разрабатывая и внедряя лучшие практики, методологии и инструменты, собирает и анализирует информацию о проектах, проводит аудиты и оценки, а также консультирует и обучает проектные команды, обеспечивая тем самым единый подход к управлению проектами, что позволяет повысить эффективность и результативность проектов, сократить сроки и бюджеты, повысить качество и удовлетворенность клиентов, а также снизить риски и проблемы при их реализации.

☑️ Оптимизация ресурсов и приоритетов проектов. Учитывая стратегическую значимость, ценность, сложность и взаимосвязь различных проектов Проектный офис помогает организации координировать распределение ресурсов между проектами, устраняет дублирование и конфликты, а также влияет на принятие решений по проектам. Это позволяет организации использовать свои ресурсы более эффективно и рационально, а также фокусироваться на наиболее важных и прибыльных проектах, за счет их приоритезации.

☑️ Развитие проектной культуры и компетенций. Проектный офис также поддерживает непрерывное обучение и развитие проектных команд, предоставляя им возможности для обмена опытом, обратной связи, менторства и карьерного роста. Способствуя тем самым развитию проектной культуры и компетенций в организации, формируя общее видение, ценности и цели по проектам, а также повышая мотивацию и удовлетворенность проектных менеджеров и участников. Что в целом позволяет организации повысить уровень профессионализма и квалификации своих проектных специалистов, а также укрепить их лояльность и приверженность.

Мы с Вами рассмотрели, какие ключевые функции выполняет Проектный офис в организации, и какие преимущества он приносит для повышения эффективности и качества управления проектами, оптимизации ресурсов и приоритетов проектов, развития проектной культуры и компетенций, а также достижения стратегических целей и конкурентных преимуществ организации.

Но не во всех случаях создание Проектного офиса оправдано и целесообразно. В некоторых ситуациях Проектный офис может быть излишним или ненужным для организации.

Как же определить, когда и почему стоит создавать или перезапускать проектный офис в вашей компании?
Об этом и многом другом разберемся в следующих постах 🤚

#экспертговорит

📣 Добрейшего утра!

Спасибо всем кто принял участие в опросе. Мы останавливаем голосование и переходим к подсчёту индексов. Приглашаю всех заинтересованных в этот четверг (в 18:00) прийти на встречу и обсудить полученные результаты.

Ну, а пока вы заносите в свой календарь нашу встречу традиционно перейду к изучению элементов компетентности ICB 4.0.

Сегодня мы переходим в сферу «Практика» и первым в списке элемент «Общий план (Концепция) реализации проекта»

☝️ «Профессионал, обладающий данным элементом компетентности, способен успешно интегрировать все контекстуальные и социальные аспекты и при этом определять наиболее предпочтительный подход к реализации проекта для обеспечения его успеха» (ICB 4.0)

В викторине поймём каким критерием оценивается показатель формирования концепции проекта 🤫

Переходим в викторину, настраиваем себя на любимую работку 👇

Важное правило руководителя проекта

Александр Калтыков
Вице-президент АУП «СОВНЕТ»
Эксперт, аудитор, тренер.

Задумайтесь как часто вам приходится вступать в переговоры не подготовленным. Вам внезапно звонит по телефону подрядчик с претензиями на своевременную оплату или к вам врывается в кабинет куратор с вопросами доколе …, а может быть приходят «милые» коллеги и начинают задавать неудобные вопросы. Вариантов внезапности у руководителя проектов великое множество. Что-же делать?

Когда то давно столкнулся с такой цитатой из книги и выработал для себя важное правило.

«Считается, если бросить палку собаке, она будет глядеть на эту палку. А если бросить палку льву, то он будет, не отрываясь, смотреть на кидающего»
(Виктор Пелевин «Священная книга оборотня»)

Если вдуматься, а именно это я предлагаю сделать, то эти слова могут изменить всю вашу жизнь. НО, сегодня о простом правиле «Прежде чем отвечать своему оппоненту проясните его истинные интересы (для чего и зачем он вам это говорит)».

Если вы поступите так, то как минимум сэкономите время, снизите эмоциональный накал, а возможно и вскроете манипуляцию по отношению к себе.

Берегите себя и всё будет хорошо!

#экспертговорит

Лучшая система

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

Из разговора с автором: «Всем нравится, когда копеечка сама падает»

Нет ничего лучше, чем система, которая работает бесперебойно и незаметно для пользователя.
Лучший сисадмин – это незаметный гений, который тихо и эффективно решает все проблемы за кулисами, не ждите пока что-то сломается, чтобы его увидеть.

Самый лучший дизайн является следствием архиполезной для пользователя фичи и он не заметен.

Лучший процесс работы – это как дышать: он столь естественен, что вы даже не замечаете, как он вас окружает и направляет. Но за этой легкостью может стоять множество часов упорного труда и анализа.

А идеальный доход – это когда деньги поступают в ваш кошелек практически незаметно, как дыхание. Вы просто занимаетесь своим делом, а они приносятся вам без лишних усилий. Пассивный доход.

Идеальный начальник – это не тот, кто постоянно контролирует вас, а тот, кто предлагает свою помощь в нужный момент, оставаясь на заднем плане до тех пор, пока его не попросят вмешаться.

В современном бизнесе, особенно при работе над проектами, важно помнить не только о способах выполнения задач, но и о стратегии достижения результата без лишних усилий. Ключевой идеей менеджмента является не преодоление трудностей на пути к успеху, а оптимизация затрат: времени, энергии, финансов и психических ресурсов.

Для эффективного управления проектом необходимо уметь просчитывать не только каждый шаг на пути к цели, но и находить пути сокращения издержек и оптимизации процессов. Это позволяет не только добиться желаемого результата, но и сэкономить ресурсы для будущих проектов или вложений.

#экспертговорит
#ЕвгенийБеспалов

17 июля в 16-00 мск. Проектная Среда СОВНЕТ

Доверяй, но управляй!

Как управлять командой проекта? Какова проектная специфика управления human resources – цели, планы, ресурсы, риски, изменения… Как моделировать социальные отношения в команде? Можно ли увидеть реальные взаимоотношения в коллективе и как? Что такое идеальное управление командой? Эти и другие вопросы мы обсудим 17 июля с экспертами с уникальным опытом и пониманием задач организации успешных проектных команд.

Наши докладчики-практики:

Михаил Козодаев

Антон Маркин

Юрий Мариничев

Доклады как всегда построены на практическом опыте, с демонстрацией реального инструментария, в том числе программного, по анимированию реальных социальных связей в коллективах.

Подробные тематики презентаций и регистрация по ссылке:

https://sovnet-event.timepad.ru/event/2961654/