Заметки для бакалавров

Евгений Гаврилов
Руководитель проектного офиса по стратегии Метафракс Кемикалс

В прошлом месяце получил необычный, но полезный опыт - был председателем госкомиссии на защите бакалавров направления «Управление бизнесом» Финуниверситета при Правительстве РФ. Где-то в соседних кабинетах защищались уже магистры - у них в комиссии была гвардия авторитетнее - в лифте встретились с Александром Самуиловичем Товбом и Сергеем Анатольевичем Полевым.

Понятно, что с бакалавров спрос пока не такой большой, как с магистров. Особенно с учётом того, что в экзамен входил весь курс менеджмента, не только проектного. Тем не менее, сделал для себя заметки о точках роста в области преподавания основ проектного управления на ранних этапах. Этих правил постараюсь придерживаться и сам в ходе собственных занятий.

Во-первых, хочется большего понимания комплексности - проекты, хоть и бывают «сами по себе», главным образом направлены на достижение стратцелей. И здесь важно понимание связи «стратцели - портфели проектов - проекты - операционные процессы».

Во-вторых, более точное определение завершения проекта. Было несколько примеров проектов по выводу на рынок новых продуктов, результатом которых было производство первой партии. В то же время, если мы рассматриваем заказчика в виде промышленного производителя, опыта первой партии явно недостаточно. Как правило, после тестовой эксплуатации может потребоваться работа над «детскими ошибками», доработка продукта и выпуск «следующей первой партии». Далее необходимо написать новые / внести изменения в действующие техрегламенты по производству, логистике и продажам (иногда - и послепродажному обслуживанию). По написанным регламентам - донастроить системы автоматизации - от АСУТП до CRM. И, наконец, набрать и обучить персонал для поддержания новых процессов.

Неожиданную трудность вызывала качественная оценка рисков. Бальная шкала, соответствующая оценкам «низко / средне / высоко» вспоминалась не сразу, при том, что количественный метод с % вероятности и рублями ущерба никаких трудностей не вызывал.

Часто встречаю необычную трактовку SWOT-анализа в ходе предпроектного анализа. Среди ответов студентов она тоже присутствовала. Заключается в том, что сильные и слабые стороны считаются «внутренними факторами», в то время как риски и возможности - «внешними». Но как быть, например, с риском повторения одинаковых ошибок на новых проектах из-за отсутствия стандартов и баз знаний? Очевидно, что ситуация одновременно - и риск, и результат особенности внутренних факторов предприятия. Мне близка другая трактовка - сильные и слабые стороны - то, что уже по факту присутствует в компании на момент анализа, а риски и возможности - то, что может проявиться при определённых обстоятельствах.

Встречались также неточности в расчете показателей операционной эффективности, которая должна была улучшаться по итогам проектов рентабельности, оборачиваемости, ликвидности. Оказывается, не всем всё настолько же очевидно, как финансисту по духу и бухгалтеру по специальности :) Будем работать.

Объединяя мир

Антон Маркин, эксперт в проектном и бережливом управлении

Управление проектом — это про объединение людей для достижения общего результата. Объединение людей, компаний, организаций, стран. Чем амбициознее цели, тем крупнее должно быть сообщество, работающее на их достижение. Наверное, самые амбициозные созидательные цели объединят весь мир. А таких созидательных целей и задач немало.

У руководителей проектов на высоком уровне развиты коммуникативные навыки. Мы много раз здесь об этом говорили и писали. Рад, что сообщество профессионалов проектного управления поддерживает связи и так тепло общается, обменивается опытом (посмотрите видео к новости). И рад, что СОВНЕТ играет здесь важную и заметную роль.

Поздравляю команду Young Crew SOVNET, которая показала достойные результаты в международном финале Чемпионата по Управлению Проектами IPMA. Уверен, у ребят впереди ещё много побед.

Посмотреть видео и узнать подробности можно по ссылке:
https://sovnet.ru/news/komanda-young-crew-sovnet-vo-florencii

Итак, в нашем обзоре элементов компетентности сегодня в фокусе: «Организация командной работы»

☝️ « Профессионал, обладающий данным элементом компетентности, способен выбирать правильных членов команды, мотивировать их на достижение общей цели и эффективно ими управлять» (ICB 4.0)

В викторине будем разбираться каким критерием оценивается показатель о предоставлении полномочий команде 🤔

Переходим в викторину, настраиваем себя на любимую работку 👇

Проект должен быть скучным

Антон Маркин, эксперт в проектном и бережливом управлении

«Управлять неопределенностью» — это так модно. Еще недавно «стрессоустойчивость» и «работа в режиме многозадачности» были важными атрибутами многих вакансий. Тем более если вы идете управлять проектом. Вот делаете что-то новое и непонятное — так и «кушайте» большой ложкой все несовершенство процессов в организации и закрываете собой и командой пробелы в коммуникациях подразделений.

Не раз здесь поднималась тема, что РП появляется в организации как раз для повышения эффективности коммуникаций и, да, закрывания дыр в процессах. Ведь типовые проекты возможно выполнять и в рамках операционной деятельности. В том числе инициировать проекты стратегического развития без создания проектного офиса и выделения отдельных РП, если уровень развития проектного управления в организации высок. Но сейчас получается, что РП как будто держат за ноги — ему приходится решать не только задачи по проекту, но и «на своих ногах» вытаскивать несовершенство процессов в организации.

Эффективная реализация проекта должна быть скучной. У руководителя проекта не должно быть отвлечений на внутренние бесконечные совещания, согласования, на решение внутренних конфликтов подразделений, решением «срочных» задач сверху.

В бережливом производстве есть такое определение — как «идеальное» состояние процесса. Это такое состояние процесса, когда в нем минимальное количество этапов, нет возвратов и проблем. Это некое недостижимое на данном этапе развития организации состояние процесса. Так вот, состояние проектного управления при котором все проекты будут «скучными» и считать таким «идеальным» уровнем развития проектного управления. И стремится к нему. А приложить к этому усилия обязанности любого руководителя проекта.

Ведь руководитель проекта появляется в организации как раз для повышения эффективности коммуникаций и, да, повышения эффективности внутренних процессов.

#экспертговорит

Проектное управление в быту

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»


В нашей жизни очень много проектов. Некоторые из них оформляются соответствующей документацией, некоторые так и остаются только в голове. «Бытовые» проекты точно также подчиняются общей мировой статистике о не-успешности проектов – таких больше половины. Происходит это из-за отсутствия или игнорирования элементарных понятий и навыков в управлении проектами. Действительно, найти оптимальный баланс в проектном треугольнике ресурсов, сроков и качества очень трудно, но можно! И я каждый раз советую людям применять полученные знания в проектном управлении и в своей жизни для достижения успеха.

Например – ремонт квартиры, дома. Есть даже пословица такая, что «ремонт невозможно завершить, его можно только временно приостановить». Якобы это основывается на фактах. И зачастую это действительно именно так и происходит. Но попробуйте, когда всё забуксовало, применить стандартные проектные инструменты: поставить цель по SMART; расписать PBS (Product Breakdown Structure); расписать WBS (Work Breakdown Structure); назначить каждой работе требуемый ресурс, деньги, ответственного; определить продолжительность и установить связи (наверное, обои надо клеить после штукатурки, а плитку класть после того как её купили и доставили, а не наоборот) и т.д. и т.п. Взять, сесть и описать всё это: на бумажках карандашиком или в каком-нибудь mind – менеджере, в офисной табличке. Да, это работа. Да это время. Будет ли это гарантией того, что ремонт уложится в летние месяцы, пока родные на даче? Нет. 100-й гарантии нет. Но! Есть работа с рисками, которую мы на самом деле всегда в голове проводим, только из-за того, что не записываем, упускаем важные моменты. Можно установить определенные допуски по срокам, деньгам, содержанию при прохождении определенных контрольных точек (сделать дизайн проект, найти качественного электрика до 1 августа плюс-минус три дня).

Поверьте, если сядете и потрудитесь головой и руками ради обустройства своего гнезда таким образом, то взамен потраченных часов на планирование и другую «бумажную работу» вы получите экономию средств, завершение ремонта и удовольствие от обновленной жизни. И так во многих жизненных «бытовых» задачах, например: путешествие – отпуск, празднование юбилея и т.д. и т.п. И не надо стесняться этого делать в середине «проекта». Увидели, что проект забуксовал, ремонт не останавливается, юбилей всё ближе, а я даже не знаю где разместить гостей – спокойно подышите, сядьте вечерком, другим, третьим и распишите всё. Да, наверное, не нужно использовать все инструменты проектного управления, а только те, которые релевантны ситуации или тематике проекта. Но попробуйте!

В каких случаях применять методы проектного управления в быту? Мы очень часто сталкиваемся с такими задачами, когда нужно что-то много и качественно сделать с большой неопределенностью, при этом быстро, а денег нет. Я бы посоветовал воспользоваться после получения, формирования очередного бизнес-кейса провести идентификацию рисков на основе методов аналогов и экспертных оценок. Т.е. вспомнить все известные вам истории про ремонт (упомянутую пословицу) и понять, что надо более чётко его распланировать; вспомнить как вы удачно в прошлый раз съездили на Мальдивы, жестко зафиксировав бюджет, проведя работу с заинтересованными сторонами и запланировали систему мониторинга за дешевыми ценами на билеты. Оцените качественно риски по основным параметрам «бытового» проекта, проведите качественное сравнение управленческих затрат (сроки, ресурсы) и масштаба проекта и принимайте решение о применимости тех или иных инструментов проектного управления.

И да. Это успокаивает, бережёт нервные клетки, а также приносит массу других нематериальных полезных профитов для вашей психики.

#ЕвгенийБеспалов
#экспертговорит