#экспертговорит

О благодарности

Евгений Беспалов, руководитель проектного офиса энергогенерирующей компании «ГТ Энерго»

Опять из последней практики…
Только ленивый проектный теоретик ещё не высказался о важности мотивации на всех уровнях. И один из сильнейших мотивирующих инструментов – это простое человеческое «спасибо». А тут в процессе закрытия проекта и методических разговоров с руководителем проекта, я задумался – а ведь мягко говоря не все и не всегда это делают, хотя, казалось бы, что может быть проще?

Какое количество писем в день руководитель проекта пишет на протяжении всего периода реализации проекта? Что мешает сделать это в конце? Почему бы не написать благодарность членам команды и заказчикам проекта (с копией на непосредственных руководителей, если вы работаете в матрице) за проделанную работу? Вот мне, например, приходилось получать лишь пару раз письма от руководителей команд, в которых я был одним из исполнителей.

У вас есть возможность сделать это всего за пару строк, за пару абзацев, а кому-то из сотрудников это письмо может принести новые возможности в карьерном росте и повысить их вознаграждение, а также добавить несколько положительных эмоций к вашей репутации. К тому же, возможно, вы сможете получить пару дополнительных бонусов за свою работу, улучшите имидж как менеджера, и карму, и в будущем, люди будут ещё больше заинтересованы в сотрудничестве с вами.

Важно, чтобы письмо было написано искренне и содержало благодарность всем участникам проекта. Желательно, чтобы оно включало в себя персонализацию по каждому из участников (или хотя бы по их направлениям). В этом случае оно скорее достигнет своей цели и будет более эффективным. Кроме того, адресная благодарность всегда приятнее абстрактной.

А Вы пишите ли благодарности команде или заказчикам в конце проекта или по достижении значимых вех? Считаете ли вы это целесообразным? Как вы получаете обратную связь?
P.S. Благодарственное письмо, отправленное в конце проекта, не заменит собой завершающий банкет!

#ЕвгенийБеспалов

#экспертговорит

Скорость или качество

Пётр Пономарев - директор департамента управления проектами АО "КОНСИСТ-ОС" организации Госкорпорации "Росатом"

Последнее время все чаще сталкивался с ситуациями когда надо для снятия риска или решения проблемы срочно выполнить определенные действия, но если руководитель проекта между скоростью и качеством выбирает последнее, то зачастую тщательность проработки мероприятий, дополнительный сбор и уточнение информации приводит к серьезной потере в скорости реализации мероприятий, направленных на исправление критичной ситуации в проекте. 

Часто потери в скорости реализации коррекционных мер приводят к их неактуальности и отсутствия их  влияния на устранения проблем или снятия рисков в проекте. 

Мы для себя выбрали стратегию разумных допущений, резервов по срокам и увеличение скорости реагирования и реализации намеченных или поставленных руководством мероприятий. Практика показала правильность такого выбора, поскольку трудозатрат на проработку затрачивается меньше, а эффективность проведения коррекционных мер увеличилась. 

Уже неоднократно со всех трибун слышим рассказы о том, что мы живём в быстро меняющемся мире, который требует и от нас такой же динамичности, скорости реакции, проактивности. 

Это не призыв полностью забыть про качество, которым всегда надо заниматься в проектах. Главное, всегда задавать себе вопрос "в текущей ситуации важнее скорость или качество" и, в зависимости от ответа на него, переключать приоритеты.

#экспертговорит

Важные администраторы проектов

Евгений Гаврилов,
Директор по стратегии и инвестициям Метафракс Кемикалс

Мысль, с одной стороны, простая, а с другой - не всегда очевидная для компаний, которые начинают внедрение проектного управления «с нуля». Как обычно бывает: описываются правила управления, устанавливается ПО, назначаются руководители пилотных проектов. Довольно быстро РП осознают, что бОльшая часть времени у них уходит на заполнение планов и отчётов, а управлять проектом некогда. Этап страдания рано или поздно приведёт к правильной мысли - РП в помощь нужны администраторы.

Продолжение 👇

В этот момент можно пойти по простой дорожке и взять в команду администратора, как секретаря или персонального помощника РП. Разумеется, это освободит значительную часть времени РП с «бумажной работы» для принятия решений по проекту. Но, часть функционала АП, при этом, будет потеряна.

Более разумно взять АП в штат проектного офиса, подготовить его согласно принятым правилам и установленному ПО, а после этого направить в конкретный проект. При этом, помимо прямых поручений РП, для АП разумно установить, как минимум, следующие регулярные обязанности:
⁃ Ежедневный контроль отсутствия просроченных задач
⁃ Ежедневный контроль недекомпозированных задач согласно установленному в уставе правилу набегающей волны
⁃ Ежедневный контроль наличия объективных свидетельств у работ, завершенных на 100%
⁃ Ежедневные запросы исполнителям из команды проекта на устранение отклонений
⁃ Эскалация на РП системных отклонений
⁃ Ежедневное обновление работ календарного плана информацией от исполнителей из состава команды проекта
⁃ Периодичное обновление бюджета проекта фактом взятых обязательств, проведенных платежей и принятых работ (если этот функционал выполняется финансистами, проведение сверки с ними)
⁃ Ведение электронного архива документов
⁃ Подготовка отчетов о реализации проекта для РП
⁃ Подготовка отчетов о реализации проекта для куратора проекта
⁃ Инициация обновления базы знаний и правил управления проектами
⁃ Консультирование РП и членов команды проекта о применении правил управления проектами и использования ПО

В таком случае АП одновременно разгрузит РП и будет поддерживать в команде проекта единые принятые в компании правила управления проектами

#экспертговорит

Рассказывайте о своем проекте

Антон Маркин, эксперт в проектом и бережливом управлении (АНО «Мосстратегия»)

Руководитель проекта в первую очередь про коммуникации — насколько «прокачены» soft-навыки, настолько будет успешной реализация проекта. Руководитель проекта — про договориться, замотивировать, организовать работу служб компании и подрядчиков. Чтобы все прошло в срок, с установленным бюджетом и качеством.

Благодарность к коллегам, которые помогли вам в реализации мероприятий и достижении целей проекта, существенно повышает шансы, что все задачи, которые попадают к вам и приходят от вас, будут реализованы легко с возможно высоким приоритетом для ваших коллег.

Что еще возможно сделать, чтобы вашим проектом занимались с высоким приоритетом? Рассказывайте о своём проекте — используйте все возможные каналы коммуникации для поддержания интереса к своему проекту. На старте расскажите о целях и задачах проекта, о команде. На активной фазе расскажите о первых полученных результатах и коллегах, которые помогли вам в их получении. Расскажите о проблемах и как с ними справлялись. В завершении расскажите о достигнутых целях, поблагодарите коллег и подрядчиков. Желательно завершение проекта отметить с привлечением заказчика, стейкхолдеров, команды проекта и коллег из служб компании (от закупок до бухгалтерии), кто помог вам на сложном пути реализации проекта. Рассказывайте о своем проекте как внутри, так и снаружи компании — используя все возможные площадки и информационные поводы, чтобы о нём рассказать.

Рассказываете о своем проекте, делитесь сложностями и успехами команды. Благодарите. И увидите, как многие, ранее долгорешаемые, вопросы теперь решаются легко. А понедельник хороший день, чтобы поведать миру о своем проекте.

#экспертговорит