Привет всем!👋

Про эффективность созвонов.

Только ленивый в DS не ругался касаемо количества бесполезных созвонов.

Вроде бы у тебя есть задача, дедлайн не завтра, но количество встреч, притом посреди рабочего дня только с получасовым перерывом на обед раздражают даже самого спокойного сотрудника.

Нередко, даже в чатах с вакансиями в качестве плюса указывают маленькое количество созвонов в течение рабочей недели.

-Но почему так?

Дело в том, что созвоны в рамках любой схемы «эффективного» рабочего процесса это неотъемлемая часть, но нередко мы страдаем из-за злоупотребления данным инструментом.

🔸Прежде чем ответить себе на вопрос, эффективный ли созвон, на котором я нахожусь, надо понять, что это инструмент решения конкретной задачи и понять, а решает ли этот созвон что-то решает или помогает решить ее эффективно?

Нередко, именно на этом вопросе можно заканчивать половину созвонов.

«Коллеги, а какая повестка созвона? А есть ли она вообще?»

Если ответ невнятный, то можно поблагодарить коллег и попросить прислать статус по почте.

Это кстати второй тезис для понимания, а эффективен ли созвон.

🔵Если проблема, решаемая данным инструментом, может быть исчерпана одним коротким письмом, то данный созвон явно не эффективен.

Нередко, особенно начинающие руководители, делают очень интересный трюк. На любой вопрос, на который даже можно ответить «да/нет» руководитель может поставить аж полуторачасовую(‼️) встречу, где будет рассказывать все, но не то, что надо. Потом с полной уверенностью в своей эффективности будет рассказывать всем, что целый день занят важными созвонами.
К сожалению, такой персонаж сильно заблуждается. Он лишь отлынивает от работы.

🔹Созвон содержит слишком много людей. Если вам нужен конкретный человек из другого подразделения, то не всегда нужно звать всех 40 специалистов из его подразделения. Достаточно позвать конкретного и, максимум, его руководителя. Объективно, 38 оставшихся сотрудников будут сидеть без дела.

🔸Однако и тут, важен тайминг. Представьте ситуацию: у вас с подчинении n людей и вам нужно собрать краткий статус по задачам. Из практики, лучше собрать n людей на 30 минут, чем n*30 минут провести на персональных встречах 1 на 1. Результат будет одинаковый, но времени потратите на пару часов меньше. Если нужно, поставьте дополнительную встречу.

Эта проблема, кстати, настигала меня совсем недавно. Я делал статусы по отдельным направлениям, хотя ни один из них не выбивался за 30 минутный тайминг. Получилось, что всех и все можно собрать в полчаса.

Обычно формула простая: на каждых новых 4 человек добавляется во встрече 30 минут. Но не более 1 часа, дальше теряется внимание, проверено на опыте. Т.е за одну встречу вы эффективно можете узнать как дела по работе, не более чем у 8х. Это лично наблюдение.

🔸Обязательно должна быть встреча 1 на 1 по нерабочим процессам, хотя бы раз в месяц.

А то как вам говорить, что у вас на руках есть оффер или вам все не нравится?

Таким образом, я выработал некоторый чек лист:
1️⃣. Встреча должна решать проблему!
2️⃣. У нее должна быть цель, повестка или структура.
3️⃣. Встреча больше часа - зло. Исключение - увеселительная встреча с пиццей.
4️⃣. Встреча на кучу людей, в т.ч не относящихся к проблеме - зло.
5️⃣. Можно решить проблему по переписке - не ставьте созвон.
6️⃣. Можно собрать кучу встреч в одну? - собирайте. Лучше потом поставить одну лишнюю, но нужную, чем ставить регулярно кучу.
7️⃣. Встреча 1 на 1 не рабочая должна быть, хотя бы раз в 1 месяц. Если нет или это очередной дейлик - плохо.
8️⃣. Какой-то менеджер ставит вам по поводу и без встречи, не стесняйтесь, игнорируйте.
9️⃣. Встреча, на которой вас позвали «за компанию» - бесполезная. Исключение - общие регулярные встречи на всех сотрудников, например демо или общеновостная.

Следуя этим правилам, я разгрузился сам и разгрузил свою команду. Теперь даже время что-то полезное сделать есть.

А то смотрю я на 2-3 встречи на всех каждый день, аж плакать хочется. Славу богу, что у меня не так😂

А как у вас с этим в компании? Пишите в комменты⬇️

#статьи #трудовые_будни