Служба казначейства UCMS Group: какие задачи решает сегодня

В прошлом посте мы рассказали историю появления нашего казначейства — от внутреннего участка до полноценной службы. Теперь поговорим о том, какие услуги коллеги оказывают нашим клиентам сегодня.

1️⃣ Проведение платежей и переводов
Клиенты UCMS Group работают с широким спектром банков и ведут операции в разных валютах. Служба казначейства обеспечивает переводы между счетами заказчика, переводы контрагентам, регулярные платежи: налоги, взносы, арендные платежи, выплату заработной платы сотрудникам клиента. Коллеги проверяют корректность реквизитов, следят за сроками и исполнением платежей, контролируют поступление денежных средств.

2️⃣ Управление временно свободными средствами
Компании не всегда сразу используют денежные средства, поступившие на их счета. Чтобы деньги не оставались без движения, казначейство предлагает решения для их эффективного размещения: открытие депозитов, организация сделок по неснижаемому остатку, помогая клиентам максимально рационально распоряжаться своими ресурсами.

3️⃣ Запрос и получение банковских документов
Служба казначейства помогает компаниям со сбором банковских документов: запрашивает в необходимом формате выписки по счетам, справки и документы для аудиторской проверки, взаимодействует с банком при поступлении запросов на обновление сведений о клиенте.

4️⃣ Конверсионные операции
Когда клиенту нужна иностранная валюта, например для оплаты зарубежным контрагентам, казначейство помогает с конвертацией: подбирает оптимальные курсы, контролирует правильность расчетов и соответствие требованиям банков, следит за движением средств.

5️⃣ Валютный контроль
Компании, которые работают в сфере ВЭД, сталкиваются со строгими требованиями в области валютного регулирования и валютного контроля. Служба казначейства регулярно проверяет ведомости банковского контроля по контрактам клиентов на соответствие проводимых операций валютному законодательству. Коллеги контролируют своевременное закрытие ожидаемых сроков, предупреждают клиентов о возможных рисках, а также следят за сроками внесения изменений или корректировок в документы валютного контроля.

Служба казначейства UCMS Group помогает компаниям избежать нарушений и финансовых потерь. Особенно это важно при работе с валютным контролем — одной из самых сложных услуг, где необходима высокая точность и глубокое понимание процессов в условиях постоянных изменений. В следующих постах подробно разберем, как служба помогает организациям с валютным контролем, как выстраивает свою работу и взаимодействие с клиентами. Следите за обновлениями!

#ucmsgroup_казначейство

Деловой завтрак UCMS Group: обсуждаем цифровизацию бизнес-процессов вместе с партнером IN.TOP

17 апреля наша компания будет проводить бизнес-завтрак в Франко-российской торгово-промышленной палате на тему «Повышение эффективности бизнес-процессов за счет автоматизации и цифровизации для крупного бизнеса».

В программе:
🔸Внедрение модуля «Бюджетирование» в 1С:ЗУП для компании «Российские коммунальные системы»
🔸Автоматизация бизнес-процессов в 1С:ЗУП
🔸Цифровая трансформация операционной эффективности: как BPaaS меняет игру для крупного бизнеса
🔸Практический опыт цифровизации бизнес-процессов в крупных компаниях

Модератор встречи — Светлана Кисельчук, генеральный директор UCMS Group.

А среди спикеров:
Елена Терехина, программист-разработчик компании UCMS Group, эксперт по внедрению модуля бюджетирования
Татьяна Тебенькова, консультант 1С группы технической поддержки компании UCMS Group
Сергей Пульников, руководитель отдела консалтинга UCMS Group
Михаил Плешанов, генеральный директор IN.TOP
Роман Мансуров, менеджер по развитию бизнеса IN.TOP

На встрече обсудим реальные решения и опыт оптимизации бизнес-процессов с помощью цифровых инструментов. Обязательно поделимся результатами и основными выводами после мероприятия, следите за обновлениями!

#новости_ucmsgroup #Мероприятие

Компания в реестре операторов ПДн: почему важно зарегистрироваться до 30 мая

Работодатели, внимание!
С 30 мая 2025 года вступают в силу штрафы за отсутствие регистрации в реестре операторов персональных данных. Это касается всех юридических лиц и ИП, даже если вы обрабатываете только данные сотрудников.

Согласно 152-ФЗ, каждый работодатель — оператор персональных данных. А значит, обязан:
1. Подать уведомление в Роскомнадзор до начала обработки ПДн, даже если вы используете их только в рамках трудовых отношений.
2. Числиться в реестре операторов РКН.
3. Актуализировать сведения, если они меняются или были поданы по старой форме (до 2022 года).

Что будет, если не подать уведомление?
— Штраф для компании — до 300 000 ₽
— Штраф для ответственного за ПДн — до 50 000 ₽

Это нововведение связано с изменениями в КоАП — ч. 1 и 1.1 ст. 13.11 (закон №420-ФЗ). Контроль усиливается, и Роскомнадзор уже готов проверять.

Что делать:
— Проверьте, есть ли ваша компания в реестре РКН.
— Если нет — незамедлительно подайте уведомление.
— Если уведомление подано до 2022 года — подавайте корректирующее по новой форме.

Уведомление можно отправить:
— через портал Роскомнадзора (электронная форма с обязательной печатной копией),
— или полностью онлайн — через Госуслуги.

Не стоит откладывать — ответственность наступает не только за отсутствие уведомления, но и за несвоевременную подачу, а также за некорректные или устаревшие данные.

#новости_ucmsgroup

Служба казначейства UCMS Group: как выстроена работа и взаимодействие с клиентами

В прошлых постах про наше казначейство мы рассказали, как появилась эта структура и как она стала полноценной службой, а также какие задачи решает сегодня. Теперь разберемся, как устроены процессы в службе казначейства и как коллеги взаимодействует с клиентами.

🏢 Как устроена работа службы казначейства

• Централизованный контроль и учет
Коллеги используют в работе тикетную систему — она позволяет систематизировать работу, оценивать загрузку сотрудников и отслеживать статус заявок. Каждое обращение фиксируется, и клиент может быть уверен, что его запрос не останется без внимания.

• Гибкость в подходах
Казначейство может работать с различными учетными системами — в зависимости от того, в какой системе ведет учет клиент. Это позволяет поддерживать гибкость и соответствовать потребностям разных компаний. Коллеги готовы выполнить работу — например, провести банковские выписки в учетной системе клиента — в выходной или праздничный день. Иногда этого требует специфика компании, но всегда такая работа происходит по предварительному согласованию.

• Разграничение ролей и контроль качества
В службе казначейства работают специалисты с разными навыками и опытом. Если задача требует знания, например, системы SAP, то подключается сотрудник с релевантным опытом работы в этой системе. Аналогично с задачами по внешнеэкономической деятельности (ВЭД): если это валютная операция, то заявку в работу берет специалист — эксперт в области валютного контроля. Также в службе для определенных задач действует принцип «четырех глаз»: когда заявка завершается только при условии «контрольной» проверки корректности данных. Этот процесс актуален для бюджетных платежей или конверсионных операций. Такой подход повышает надежность работы.

💼 Кто клиенты службы казначейства?

Это юридические лица, которые ежедневно осуществляют различные операции: от валютных платежей до выплат заработной платы. Ежедневно служба обслуживает около 40 таких клиентов и обрабатывает до 100 заявок, которые могут варьироваться по сложности и трудозатратам. Особенно напряженными бывают дни, когда нужно провести крупные выплаты или выполнить срочные платежи.

🤝 Как служба взаимодействует с клиентами

• Казначейство всегда на связи с клиентами в рабочее время, чтобы оперативно решать все вопросы по расчетам и платежам. Коллеги информируют клиентов о состоянии счетов, движении средств и исполнении обязательств. Если в валютном законодательстве или банковских требованиях происходят изменения, служба предупреждает об этом.

• Казначейство самостоятельно взаимодействует с банками от имени клиента: запрашивает необходимые документы, решает вопросы по платежам, консультирует по требованиям регуляторов. Это избавляет компании от лишней бюрократии и позволяет сосредоточиться на своем бизнесе.

В следующем посте про казначейство расскажем, как служба работает с внешнеэкономической деятельностью. Следите за обновлениями!

#ucmsgroup_казначейство

Совместно с нашими экспертами — Любовью Кестер, экспертом в области кадрового делопроизводства, и Анной Воронцовой, ведущим специалистом по кадровым процессам, — мы подготовили серию постов о воинском учёте. Расскажем, почему это важно, как правильно взаимодействовать с военкоматами, какие бывают трудности и ошибки, а также поделимся нашим опытом.

Воинский учёт: что это и зачем он нужен?

Воинский учёт — обязательная функция для всех компаний, вне зависимости от их сферы деятельности и состава сотрудников. Даже если в штате нет военнообязанных, организация должна быть поставлена на учёт и иметь назначенного ответственного. Воинский учёт — это не просто формальность. Это регулярный обмен информацией с военкоматом о сотрудниках, имеющих воинское звание, включая их передвижения, изменения персональных данных, приёма и увольнения.

За отсутствие или ненадлежащее ведение воинского учёта предусмотрены штрафы. Однако риски несут не только компании, но и сами сотрудники, если их данные в военкомате не актуальны. Развитие цифровых реестров делает процесс контроля все более строгим.

В отличие от кадрового делопроизводства, где есть строгие законодательные нормы, воинский учёт регулируется методическими рекомендациями. Это означает, что каждый военкомат может трактовать их по-своему.

Процесс взаимодействия с военкоматами сложен:
🔸 Ожидание ответа может занять недели или месяцы.
🔸 Документы приходится переделывать из-за мелких правок и новых требований.
🔸 Регистрация компании в военкомате требует личных визитов ответственного за воинский учет и длительного ожидания в очередях.

«Однажды мы столкнулись с требованием сотрудника районной администрации соблюдать определённые размеры отступов от края листа при подготовке карточки учёта организации (форма 18). Нам даже пришлось вымерять поля линейкой!» - Анна Воронцова, ведущий специалист по кадровым процессам UCMS Group.

Каждая компания, ведущая воинский учёт самостоятельно, сталкивается с такими сложностями. Однако есть решение, позволяющее не погружаться в бюрократические тонкости и минимизировать риски. Но об этом мы расскажем в следующем посте.

Следите за публикациями, чтобы не пропустить важную информацию!

#ucmsgroup #ucmsgroup_ву

Служба казначейства UCMS Group: валютный контроль

В предыдущих постах мы рассказали, как устроена работа коллег службы казначейства и какие задачи они решают. Сегодня остановимся на одном из наиболее ответственных направлений — валютном контроле. Разберемся, как служба справляется с ним.

💱 Валютный контроль: что это?

Внешнеэкономическая деятельность (ВЭД) — крайне регламентированный процесс. Контракты, связанные с международной торговлей, должны быть поставлены на учет в банке, если сумма сделки превышает определенные пороги. Для импорта это 3 миллиона рублей, для экспорта — 10 миллионов.

По таким контрактам банки требуют соблюдения валютного законодательства, и казначейство отвечает за выполнение всех процедур, связанных с этим. Ежемесячно служба проверяет порядка 350 таких контрактов. Казначейство работает с 30 банками — как с российскими, так и с международными.

🔍 Эксперты в области валютного контроля

В валютном контроле скрывается множество нюансов, которые требуют опыта и специальных знаний. В нашем казначействе работают сотрудники, которые обладают экспертизой именно в этой области. Они не один год работали на участке валютного контроля в банках и знают, как правильно взаимодействовать с банковскими структурами и контролировать валютные операции.

🌍 Проблемы ВЭД: как мы помогаем клиентам

В условиях постоянных изменений компании, которые занимаются международной торговлей, сталкиваются со сложностями. Многие банки под санкциями, и платежи часто не проходят или возвращаются.

Чтобы помочь, мы работаем с альтернативными способами расчетов. Клиенты привлекают платежных агентов (резидентов и нерезидентов РФ) для осуществления платежей, исполняют обязательства по договору путем зачета или новации.Эти способы позволяют нашим клиентам не «терять» взаимодействие с иностранными партнерами, хотя и требуют дополнительных усилий для отчетности в целях валютного контроля.

Другие посты про службу казначейства UCMS Group ищите по тегу #ucmsgroup_казначейство