Что не так с тайм-менеджментом❓

Я изучаю эффективность работы и снижение потерь времени уже около пятнадцати лет — в том числе в рамках области тайм-менеджмента. Параллельно преподаю эту тему на программах MBA в бизнес-школе ИМИСП.

В последние пару лет я всё чаще сталкиваюсь с тем, что при одном упоминании тайм-менеджмента в глазах руководителей проявляется скрытая скептическая улыбка. В голове сразу всплывают ассоциации: «запланируй шесть дел на завтра», «съешь лягушку», «метод трёх гвоздей» — и прочие спорные решения с яркими метафорами.

И этот скепсис можно понять. Сейчас, когда запрос на производительность труда и эффективное использование времени снова врывается в повестку, тайм-менеджмент в его массовом понимании уже не отвечает потребностям бизнеса и текущему контексту.

Далее - лонгрид, в котором я разворачиваю эту мысль.

- Как развивался тайм-менеджмент
- Почему и в чем он устарел
- Как зародился тайм-инжиниринг
- В чем принципиальная разница
- Где его границы применимости

Телеграм (и большинство людей) лонгриды не любит.
Поэтому он лежит в безопасном месте (на Дзене):

https://dzen.ru/a/acV5TmwIAReUs-ke

«Да зачем записывать, я так запомню…»

Эту фразу слышал каждый, кто работает с командой. Сотрудник не записал задачу сразу. Сказал, что запомнит.

Казалось бы, мелочь. Ну не записал сразу — потом вспомнит и запишет в таск-менеджер (или ежедневник 😳). Но вспомнит ли своевременно? Вспомнит ли все детали в том виде, в каком они звучали? И вообще, точно вспомнит?

Потенциально эта мелочь может запустить целую цепочку взаимосвязанных последствий, каждое из которых будет приводить к потерям рабочего времени, а следовательно, затратам для организации. Эти цепочки могут образовывать целую разветвленную сеть, вызывая накопительный эффект. На программе DBA в ИМИСП я исследовал эти факторы потерь времени в организациях, описал и классифицировал 62 штуки и 333 взаимосвязи между ними. И описанная ситуация - это всего лишь частный случай фактора “Проблемы в фиксации, хранении и доступе к информации”, который может напрямую стать причиной шести других факторов, а опосредованно - нескольких десятков. Об этом подробнее когда-нибудь расскажу отдельно.

А почему так происходит? Почему сотрудник не запомнит эту задачу?

Давайте снимем обвинительный тон и рассмотрим на примере себя и своей работы.

Бывало ли у вас такое: вы целенаправленно заходите в другую комнату — и вдруг не помните, зачем пришли?

Или берёте смартфон, чтобы сделать что-то конкретное и важное, а через минуту обнаруживаете себя в телеграм-канале с мемами новостями?

Это не рассеянность, а особенности рабочей памяти.

Если сильно упростить, рабочая память человека может удерживать ограниченное количество элементов. Ранние исследования показывали значение в 7+-2 (число Миллера, 1956), более свежие - и того меньше, 3-5 (Коуэн, 2001).

Пока вы идёте в комнату, цель удерживается в памяти. Когда начинает появляться новая информация (мысли, уведомления, звуки), она начинает занимать эти “ячейки”. И “перезаписывает” старое.

⚠️ Поэтому рабочая память - крайне ненадежное место. Информация из нее может быть выбита любым внешним стимулом, и какого-то гарантированного способа защититься от этого нет.

Есть еще один фактор: удержание информации в рабочей памяти требует энергии (Хан, 2024).

Если вы пытаетесь что-то не забыть, вы постоянно возвращаетесь к этой мысли. Она всплывает снова и снова, прерывает работу, создаёт дополнительные переключения.

Представьте: вы вдруг вспомнили, что нужно оплатить интернет. Записать некуда. Эта мысль будет приходить и уходить весь день, отвлекая и вытягивая энергию. И когда вы наконец можете записать эту задачу, то, уверен, почувствуете большое облегчение.

Итак, стремление удержать задачи или другую информацию в рабочей памяти - это энергозатратно и ненадежно.

Что с этим делать?

Приучать и себя, и своих сотрудников сразу записывать все важное.

Всегда ли это возможно? При должной подготовке и настройке технических средств - практически всегда.

Быстрый захват входящих задач и информации, поступающих по разным каналам, мы обязательно обсудим в будущем.

Печатать пальцами стало дорого. Что изменили нейросети в голосовом вводе?

Много ли вы набираете текстов на компьютере и смартфоне?

Я - да:

- Описываю сотрудникам задачи в Битрикс;
- 90% коммуникаций - текстовые, через мессенджеры;
- Занимаюсь исследованиями - перерабатываю и систематизирую тонны информации.

Теперь вот еще телеграм-канал добавился.

На ноутбуке я печатаю достаточно быстро, на смартфоне - терпеть этого не могу. Напрашивается голосовой интерфейс ввода.

Ниже поделюсь результатом экспериментов, находками и замерами результатов.

Для описания каждого сервиса я буду использовать его же. Без корректировок, в идеальных условиях тихого кабинета, через штатный микрофон MacBook Pro:

🎙Стандартный голосовой ввод MacBook / iPhone

Самое простое решение которое лежит на поверхности до появления нейросетевых инструментов я много раз пробовал пользоваться именно вводом Apple но как показал практика на заправки редактирование потом уходят больше времени чем из начальный ввод текста при даже средней скорости печати с клавиатуры он подходит для того чтобы быстро наговорить сообщения в Telegram но не для работы с текстами кроме того он дает очень большие ошибки и искажения при наличии каких-то посторонних звуков и помех.

Особую радость доставляет проговаривание голосом: “точка”, “тире”, “точка”.


🎙SuperWhisper

Это уже нейросетевое решение. Работает по принципу "push to talk", то есть нажимаем кнопку, говорим, отпускаем кнопку. На месте курсора появляется то, что мы только что наговорили.

Можно скачать модель ИИ локально, и тогда вся обработка голоса будет происходить независимо от интернет-соединения прямо на компьютере, если он вывезет.

Из плюсов огромное количество моделей распознавания на выбор и огромное количество тонких настроек. Минусы, как ни странно, те же самые. Для того, чтобы его настроить, нужно потратить время. Но работать он при этом будет неплохо.


🎙Willow Voice

На текущий момент я остановился на нем. Работает быстро, дает достаточно хорошее качество распознавания, которое можете увидеть в этом тексте. Также есть локальная модель для распознавания, которая работает прямо у вас на компьютере, но ощутимо хуже.

Принципиальное отличие от Super Whisper, это простота использования. Не нужно подбирать модель и экспериментировать, запустил и поехал. Настройки есть только самые необходимые. Также под тем же аккаунтом можно поставить виртуальную голосовую клавиатуру на смартфон. И быстро голосом набирать сообщения в мессенджерах, это отличная альтернатива ботам-транскрибаторам. Очень устойчив к помехам. Я его использую даже на макбуке без внешнего микрофона в публичном месте. Речь распознается хорошо.

Из нюансов - он платный, как впрочем и Super Whisper и вообще все хорошее в этом мире.

Оба приложения имеют версии для MacOS, Windows, iOS. В процессе своих изысканий я пробовал и другие, но не смог заставить их работать нормально за выделенное на эти эксперименты время.

Зачем так заморачиваться?

А вот зачем:

Средняя скорость моей печати пальцами: 43 слова в минуту (измерил).
Средняя скорость голосового ввода: 88 слов в минуту (статистика Willow).

За полтора месяца использования голосового ввода:
Надиктовано слов: 65422 (статистика Willow)

Печатал бы руками: 1521 минуту или 25 часов
Через голосовой ввод - 743 минуты или 12,4 часа

⚠️ Заработано: 12,6 часов. Полноценный выходной день.

А теперь давайте распределим стоимость сервиса на высвобожденное время и посчитаем порог окупаемости:
Подписка Willow Voice - 15 USD в месяц. Эксперимент длился 45 дней.
(15 USD / 30 дн * 45 дн) / 12,6 ч = 1,8 USD в час. При курсе 80 это приблизительно 144 рубля.

То есть себестоимость одного высвобожденного часа времени при таких вводных - 144 рубля.

Будем сравнивать со стоимостью своего часа❓