Компания «ЧЕРНЫЙ ЯЩИК»

Это такая компания, когда есть процессы, кто-то что-то делает, люди ходят на работу, есть какие-то результаты, может быть даже есть прибыль, но никто до конца чётко не понимает, как это всё работает🤔

И это проблема не только малого и среднего бизнеса.
Даже крупные компании, которые работают 20-30 лет сталкиваются с такой проблемой.

👎технология не описана
👎компания не оцифрована
⚠️управление бизнесом требует много личного (!) времени владельца

Такая компания летит на полной скорости, как локомотив, но!
⁉️каким образом она работает, как всё устроено внутри - никто не понимает!

Остановить локомотив, или, хотя бы, его притормозить практически невозможно. Управленческие решения принимать тяжело, компания не развивается.

Видел кейсы, когда в компании 600-800 сотрудников+команда топов, а владелец не понимает каким образом бизнес на сегодняшний день существует на рынке и что происходит внутри.

❌ компания теряет в капитализации
Если основатель захочет продать бизнес, новому владелецу будет крайне сложно ей управлять и извлекать прибыль.

🆘ЧТО ДЕЛАТЬ?

Превратить «чёрный ящик» в тотальную прозрачность!

Описать технологию работы компании, каждого отдела на каждом участке, каждый кусочек, каждое взаимодействие и правило.

1️⃣ использовать различные форматы: текст, видео, блок-схемы

2️⃣ начать описание технологии с тех направлений бизнеса, где больше всего боли, повторяющихся ошибок, хаоса и неразберихи

3️⃣ никуда не торопиться, не набрасываться сразу на все процессы, действовать шаг за шагом, закрывая одну задачу за другой. Процесс не быстрый

Результатом превращения компании «из чёрного ящика» в полную прозрачность должна стать детально описанная, структурированная, упакованная технология работы всех отделов.

Наращивание штата и ротация сотрудников на позициях станут проходить гладко и безболезненно, не требовать отвлечения внимания других сотрудников компании.

Базовый инструмент - функциональная организующая схема, которая сформирует картину:

✅ какие департаменты, отделы, должности есть в компании
✅ какие функции выполняет каждый сотрудник
✅ какие из этих функций на сегодняшний день закрыты и кем
✅ за какими функциями до сих пор не закреплены ответственные сотрудники

Только после внедрения одного этого инструмента, «дышать станет легче».
Действуйте!

Организационна структура vs Организующая схема

На первый взгляд кажется, что это одно и тоже, разница не ощутима.
На самом деле эта 2 разных инструмента.

Организационная структура
Отражает:
✅ Департаменты и отделы
✅ Должности
✅ Линии подчинения

Не показывает:
🚫 Продукт компании
🚫 Основной бизнес-процесс
🚫 Развитие компании
🚫 Функционал и ответственных

Организующая схема
Отражает:
✅ Департаменты и отделы
✅ Должности
✅ Линии подчинения
✅ Продукт компании
✅ Основной бизнес-процесс
✅ Развитие компании
✅ Функционал и ответственных

Организующая схема - мощнейший инструмент для управления.
Фундамент, на который опирается построение и развитие бизнеса.

1⃣ Строим департаменты/подразделения/отделы - в каждый отдел вносим фукнции, которые выполняют сотрудники - создаем продукт (результат) для каждой функции - обозначаем должность, которая отвечает за функцию - ставим ФИО ответственного сотрудника на каждую функцию.

2⃣ Орг. схема на одном экране отражает всю текущую работу компанию+функции, которые нужно выполнять по развитию. Сотрудники понимают кто и за что отвечает, не сталкиваются лбами, не отвлекают друг друга от работы.

3⃣ Владелец видит функции, за которые он сейчас отвечает. Чтобы выйти из операционки частично или полностью, владельцу чётко видно какие именно функции нужно снять с себя и передать сотрудникам.

Инструмент вносит ясность в работу компании и позволяет сделать так, чтобы вы управляли бизнесом, а не он вами.

Внедряли орг. схему в своём бизнесе?

Личная энергия владельца - самое ценное, что есть у компании

Огромное количество успешных людей не умные, а энергичные.

Одна из ключевых задач владельца бизнеса - уметь постоянно генерировать личную энергию, сохранять её и разумно тратить.

Клиенты-предприниматели оптравляют мне сообщения по работе в 11-12 ночи. Успеха в количестве отсиженных часов в офисе нет!!!

Неэнергичный владелец = вялая компания и низкие результаты.

🚫Сам около полутора лет работал до 10-11 вечера каждый Божий день, выстраивая строительную компанию. После такого марафона и 2-х недель «влёжку» стал уходить всегда ровно в 18! И ничего не поменялось, только сил стало больше.

Конечно, можно занять время на сегодня с завтрашнего дня, но в длинную «вкалывание» - проигрышная стратегия.

🥇Чем точнее бьешь, тем выше результат.

Отдыхать нихера не делать - это действие, которое ведёт к результату!

Результаты там, где фокус

Сфокусируйтесь на построении системы в компании и результат точно будет. Вместо того, чтобы ежедневно тратить время на рутиные задачи, которые не создают никакого актива, по кусочкам стройте и описывайте систему.

🔒Не делать презентацию - делать систему, которая будет дальше производить все презентации
🔓Не объяснять сотруднику устно - написать регламент, как это делать всегда
🔓Не выковыривать данные из CRM руками каждый день - сделать отчёт, который будет заполняться без вас
🔓Не учить устно сотрудников продукту - записать видео уроки и выложить на закрытый канал
🔓Не общаться с Клиентами - строить отдел продаж

При планировании задач, критически важно отсеять актив от пассива. Стремиться создавать кусочки системы, а не затыкать своим временем и ресурсом проблемы.

В плане на день пометьте красным пассив и зелёным задачи, создающие актив. Если красных задач большинство - стоит подумать «а каким образом закрыть вопрос навсегда без личного участия».

Подъехала обратная связь по систематизации отдела продаж.

Работали над отделом продаж девелоперской компании. Ребята строят vip недвигу на Бали.
Вот что творит система, просто WOW🚀🚀🚀

Переаттестация. Как делать системно и не перегореть.

Обучить сотрудников - половина задачи.
Построить грамотный onboarding для новичков и программы обучения для текущих сотрудников - уже задача амбициозная и объёмная.

А есть ещё вторая часть - постоянно «освежать» эти знания. И быть уверенным, что сотрудники компетентны.

Частые проблемы, возникающие с переаттестацией:
- Забыли
- Нет времени, сейчас есть более приоритетные задачи
- Нет отвественного
- Нет времени/сил подготавливать и проводить
- «Все и так всё знают, она вообще не нужна»

Главная цель мероприятия: проверить знания и подтянуть пробелы.

С точки зрения построения системы, самый выгодный способ - автоматизация.
Сделать так, чтобы переаттестация проходила всегда в запланированный срок, желательно с минимальным вовлечение сотрудников, отвечающих за обучение персонала.

Например, в сервисе Platrum.ru (я сертифицированный партнёр платформы) есть функция «Автоматический контроль знаний».
1. Вводите период переаттестации
2. Должности сотрудников
3. Максимальное кол-во вопросов

💹 Система сама выберет нужное количество вопросов, на которые ранее уже отвечал сотрудник. Соберёт курс, добавит в аккаунт и оповестит всех переаттестуемых.

🈯Сотрудники пройдут курс, ответят на вопросы, от вас ничего не требуется! Просто посмотреть отчёт и проверить результаты. И так каждый раз, через заданный период (например, каждые 3 месяца).

1 раз сделали и работает «навсегда». Всё, как мы любим.

P.S. Если захотите внедрить Platrum в свою компанию, напишите мне. Сделаю крутой бонус!

Вышел новый большой кейс по систематизации и упаковке отдела продаж.
Компания занимается юр. услугами (банкротство физ.лиц). Ниша очень быстро набирает обороты, конкуренция очень высокая, порог входа низкий.
Продажи должны быть "поджарыми", сервис на высочайшем уровне.

Подробно о процессе и результате здесь

Приятного прочтения!

Как началась стройка.

Мой самый большой опыт построения бизнеса-строительная компания, созданная с нуля. Из ничего.

В конце 2014 года мы с партнером сидели в офисе 12м2 в Самаре и продавали через интернет-магазин китайские автомагнитолы. У нас работало 6 человек, многое делали сами, проводя в офисе 85% жизни.

В конце года случились события, когда доллар стал стоить 65 рублей вместо 35.
Бизнес жестко привязан к цене валюты, соответственно себестоимость товара выросла ровно в 2 раза за 2 недели.
Рынок резко провис, продажи упали на 50%.

И тут приходит «знакомый знакомого» и говорит: «Ребята! Какой херней вы занимаетесь! Пойдёмте в стройку!»

Человек всю жизнь занимался промышленным строительством, позвал нас попробовать работать с физиками, строить коттеджи.

Схема такая: он берет на себя стройку, мы занимаемся маркетингом и продажами.

К тому времени считал, что понимаю в лидгене и продажах, поэтому приняли решение - открываем строительную компанию, которой потом я буду заниматься 8 лет, мы дорастем до 70 сотрудников и более 350 млн. руб. оборота в год.

Но это будет потом….

В той точке у нас был маленький бизнес с офисом в 12 м2 и долларом по 65, который полностью ломал математику, и 50к рублей свободных денег.

Итак задача: что нужно, чтобы начать заниматься строительным бизнес в сфере ИЖС, когда ты ничего в этом не понимаешь и нет бюджета?!

Делаю лендинг, на котором криво-косо описаны услуги, настраиваю кампании в директе (тогда эта связка очень хорошо работала), получаю первые заявки, сам их прозваниваю, не понимая что мы вообще предлагаем.
Интуитивно приглашаю людей на встречи в наш тесный офис (тогда я еще на знал, что это ключевой этапы воронки😄), в котором негде сидеть и нет ни одной картинки дома.

На вторую неделю работы клиент хочет заказать баню. Успех!
Работает вахтой на севере, приезжать не может, готов оплатить дистанционно. Выставляем счет - получаем деньги.
388 тысяч рублей за сруб! Помню эту цифру, как сейчас. Прибыль: 188 тыс. руб.

Это было WOW!
Усилия минимальные и так быстро мы уже сделали первую продажу в новом рынке!!! Крутое чувство!

Да, нам повезло. Мы ничего не понимали в срубах и даже не представляли где нам его заказать, просто предварительно прозвонив несколько потенциальных поставщиков, чтобы узнать сроки и цены.

Это был чистый бизнес на коленке без фин. моделей, стратегии, управления и команды.

Так родилась наша строительная компания! Впереди был тяжелый путь, где было столько ударов, что я бы точно слился, если бы понимал что такое стройка.

Но тогда, в феврале 2015, мне казалось, что я супер предприниматель, который взял и с нуля за 2 недели получил почти пол миллиона оборота в новой нише.

Провел обучение по разработке организующей схемы для логистической компании.
1. Разобрали правила разработки, типовые ошибки, шаги внедрения.
2. Накидали схему одного отделения.
3. Обсудили создание главного файла должности.

Передал проработанный шаблон орг. схемы и ГФД.

Перфекционизм.

Лучшее враг хорошего. Как, в общем-то, и хорошее враг лушчего.

Что выгоднее: долго думать и планировать, а потом начать делать? Или начать делать и докручивать в пути?
Сколько «идеальных сайтов» так и не увидели потенциальные клиенты?

Если вы подвисли на бесконечном «допиливании» продукта/инструмента/сервиса попробуйте такой подход:
1. Принимаем решение, что скорость не менее важна, чем конечный результат
2. Разрабатываем продукт версиями. На каждую версию выделяем срок/ресурсы/деньги
3. После релиза очередной версии, планируем следующую итерацию
Получаем постоянно улучшающийся продукт.

Как работает на примере:
Версия 1.0
- Решили вести youtube канал для бизнеса
- Быстро создаем аккаунт, более или менее симпотичная обложка, созданная за 15 минут в Канве (в курсе, что она не работает в РФ😌)
- На любой нормальный телефон сняли 2-3 видоса
- Отдали в монтаж 2-3 исполнителям (можно найти за 2 часа на воркзилле)
- Выложили видосы

Версия 2.0
- Более крутая техника, крутой звук
- Более крутые превьюшки
- Крутой монтажер
- Заказать обложку у дизайнера
- СЕО оптимизация видео

И так далее по нарастающей докручиваем задачу в следующих вресиях до вашего внутреннего уровня достаточности.

Использую этот подход, реально становится легче запускать задачи, к которым тяжело подступиться.

Пока все думают и пишут супер стратегии по захвату чего-то там, вы быстро запускаете первую версию и дальше улучшаете.

Скрипт: каждый раз, когда чувствуете, что задача становится душной, стоит сказать «А давайте сделаем версию 1.0»

Бонус: после каждой версии будете видеть косяки и шероховатости, которые не видны, если «взяться основательно» и «делать, так делать сразу мега круто».

Синдром однодневности.

Недавно общался с товарищем, который пару лет назад жестко занялся здоровьем и телом. Похудел, пришел в форму, выглядит ТОП, энергичен.

Спросил его в чём ключевой фактор? Почему у других не получается?
Синдром однодневности.
Это когда сложную задачу пытаются решить на драйве, энтузиазме.

Проблема в том, что часто это не работает.
Чтобы решить такую задачу нужно долго и системно над ней работать. И главным фактором успеха будет не драйв или сила воли. А дисицплина.

Да, можно купить квартиру и за 2 дня и закрыть вопрос с жильём на всю жизнь. Это сложная задача? Да, сложная, но ресурс «деньги» её закрывает.
Но похудеть на 20 кг. за 2 дня невозможно. Нет таких механизмов. Ну или они совсем не безопасны.

Быстро значит медленно, но без перервыва.

В бизнесе тоже самое. Практически невозможно построить большую системную компанию быстро. Не нужно питать иллюзий.

Как сказал покойный основатель IKEA Ингвар Кампрад: «Стройте бизнес так, как будто он будет работать минимум 50 лет».

Просто представьте как вы начнете рассуждать, если решите строить компанию, которая будет работать 50 лет?! Какие действия будете делать?

Да, сейчас ситуация, которая режет горизонт планирования.

А кто сказал, что нужно строить компанию, которая работает только на российском рынке? Кто сказал, что вообще нужно строить компанию в России?

Каждый решает сам.

Двигаться легко.
Последние годы модно говорить про призвание и поиски себя.

Все говорят, что надо это сделать, но никто не говорит как.

Все хотят классную деятельность, жить в кайф, много зарабатывать. Но почему-то продолжают делать одинаковые действия, которые не приводят к вожделенному образу жизни.

Чтобы в этом разобраться выделю 2 важных действия:

1. Понять в чем ты силен
Какой есть опыт, подтвержденный результатами. Чем ты можешь быть полезным?
И что оооочень важно-какие сильные и слабые стороны свойственны для твоего типа характера.

Это нужно для того, чтобы усиливать сильные стороны и, зная о слабых, пытаться нивелировать сильными.

Например. Сильная черта людей с моим типом характера: объяснять очень сложные вещи простым языком, чтобы все поняли.

А слабая: долгое принятие сложных решений (иногда ппц какое долгое😂).

2. Взять листок, разбить на 2 колонки «Что я хочу»/«Что я не хочу»
Выписывайте все мысли в обе колонки. Чем честнее будете перед собой, тем лучше.

В итоге сформируются очень четкие критерии того, что хочется и не хочется.

Например.
В моих «хочу»:
- работать на себя
- работать по всему миру
- работать онлайн
- работать удаленно, без привязки к локации
- зарабатывать в валюте (кстати, потихоньку начинает получаться)

В моих «не хочу»:
- работать с партнером (наелся, хочу один)
- работать в офисе👎
- заниматься не экологичным бизнесом👎
- работать в серую
- работать в найме

Результаты этих 2-х пунктов сильно сузят круг вариантов.

Остается подобрать подходящие и начать тестить.

Плохая новость: без тестов понять «зачем ты появился на этой планете» и «какого мое предназначение» невозможно.

Но какой будет кайф и какими красками заиграет ваша жизнь, когда вы найдете то, что надо☺️

Легко дышать, легко зарабатывать, легко жить, гармония и никакого натуга✌️

Новый кейс
Разработал организующую схему для образовательной компании.
Занимаются подготовкой школьников к экзаменам ЕГЭ и ОГЭ.

Ниша очень конкурентная с явно выраженным дефицитом квалифицированных преподавателей.

Подробное описание точки А, процесса создания и результатов по ссылке
https://alexis-kashin.ru/orgshema/knowledge

Основные функции компании списком

1. Адимнистративные (юристы, IT, СБ)+функции владельца
2. HR
3. Коммерческие (маркетинг+продажи)
4. Финансовые (бухгалтерия+управленчский учет и планирование)
5. Реализация услуги (разные для каждого бизнеса)
6. Контроль качества
7. PR и развитие

Если выкинуть что-то одно, компания либо хромает в операционных процессах, либо не развивается.
Орг. схема помогает разложить все функции на одном экране и увидеть:
- Направления, которые в компании организованы хорошо (хватает сотрудников, функции распределны верно, за каждой функцией закреплен ответственный)
- Направления, которые работают плохо (не хватает персонала, функции распределены с ошибками, есть функции без ответственных)
- Направления, которые вообще не работают (нет ответсвенных за функции).

Далее, улучшаем то, что работает хорошо, подтягиваем то, что работает плохо, запускаем то, что совсем не работает.

Используем орг. схему, как навигационную карту, в которой всё видно и можно считать каждый управленческий дефект.

Почему-то в большинстве компаний вообще не уделяется внимание контролю качества и развитию и в 9 из 10 компаний в этих направлениях никто не работает даже если штат несколько сотен человек.

В основном нет понимания важности этих функций, у кого-то не доходят руки.

Чтобы сделать чек-ап, нужно разработать орг. схему компании, выявить узкое горлышко и убрать его из потока производства.

Профессионал
В одном проекте клиент попросил создать статью, в которой должно быть описано кто такой «профессионал».

Природа такого запроса: владелец очень долго «ковырял» одну и туже тему (производство), что помогло ему создать большую, успешную компанию.

И на фоне собственных высоких компетенций, у основателя вопросы к наёмным сотрудникам по базовым принципам отношения к работе, относящимся, в большей степени, к личностным качествам.

Например:
- сотрудники позволяют себе опаздывать на совещания или приходить не подготовленными
- у менеджеров сотни просроченных задач в CRM системе
- отчёты заполняются через раз
- на рабочих столах бардак
- в календаре руководителей пусто, ничего не планируют

В политики компании прописали документ, где собраны пункты, которые определяют сотрудника, как профессионала.
Это фундаментальные положения, которые определяют, какие люди подойдут в команду, а каких система очень быстро выдавит.


Профессионалами не рождаются, ими становятся.

Как подружить маркетинг с продажами?

Извечные споры «Лиды го….но» и «Вы просто продавать не умеете» должен быть решен в максимально короткие сроки, поскольку в итоге страдает компания.

Владельцу нужны деньги, чтобы содержать бизнес и зарабатывать. И нужны сейчас, в этом месяце, а не когда все друг с другом договорятся.

Навести порядок и сфокусироваться на важных делах можно с помощью аналитики. И только аналитики!

Реальный кейс в проекте: компания строит загородные дома. РОП заявляет, что Лиды из таргета ВК барахло, пообщаться не с кем. Смотрим в аналитику - клиент из ВК приходит по меньшей цене по сравнению со всеми другими каналами!

Да лидов много, да качество так себе, прохладненькие заявки. Но их много и они дешевые. В итоге - профит для компании в виде недорогого клиента (а средний чек 10 млн. руб. между прочим).

Какие теперь аргументы? Аргументы тут же пропадают.
Просто циферки надо считать внимательно😉

Экспертность

Чтобы бизнес был успешным, экспертность в том, что вы делаете - ключевой фактор роста.

Чем выше экспертность в продукте, маркетинге, продажах, управлении, тем более точные действия мы совершаем и тем быстрее развивается компания.

Уровень экспертности можно сравнить с бесконечным эскалатором, который движется вверх.
Всегда есть кто-то выше Вас и всегда есть те, кто находится ниже Вашего уровня.

Всегда (!) есть те, кто находится на более низком уровне компетентности, чем Вы.
Если Вы добились результата в чем либо, то Ваш опыт ценен для всех тех, кто пока этого не добился.
Всегда есть огромная аудитория, которая нуждается в комтенециях, которыми вы уже владеете.

Не важно, на каком уровне экспертности и развития Вы находитесь сейчас.

Ваш опыт уже является ценным для определенной категории людей.

Лучше идти постоянно маленькими шагами, чем стоять на месте.

Важно: уровень ваших компетенций имеет гораздо меньшее значение по сравнению с динамикой их повышения.