Приветствую, коллеги!

📁 ПРОДОЛЖАЕМ РАЗБОР ВОПРОСА №5, но остановимся на анализе «Документы VS информация с ПДн в кадровой работе»

Важно! Есть принципиальная разница между документом и информацией/ сведениями с ПДн, в т.ч. по срокам их хранения

📋 Чем документ отличается от информации?
✅ Документ (имеет обязательные атрибуты по ст. 9 402-ФЗ):
• Наименование
• Дата составления
• Подпись
• Содержание
Примеры: приказ, служебная записка, трудовой договор, табель, график отпусков

🔄 Информация/сведения с ПДн (не имеет обязательных атрибутов):
• Резюме кандидата
• Скриншоты переписки
• Черновые заметки
• Копии документов

🗓 Сроки хранения документов установлены Приказом Росархива № 236 , но Оператор может ПРОДЛИТЬ их через ЛНА . Пример:
• Срок хранения служебной записки по номенклатуре дел - 3 года (п. 48) по завершению делопроизводства. Но срок исковой давности: от 3до 10 лет (ст. 196 ГК РФ)
• Решение: устанавливаем срок хранения 4 года
• Цель: защита интересов организации в суде

📂 Где устанавливать сроки:
1. Номенклатура дел (основной документ)
• Утверждается по правилам Приказа Росархива № 77
• Содержит точные сроки для каждого типа документов
• Согласовывается с архивным учреждением

2. Положение об обработке ПДн (дополнительно)
• Можно установить более длительные сроки хранения
• Нельзя уменьшать сроки, установленные номенклатурой
• Пример: номенклатура — 5 лет, Положение — 7 лет

📌Практические примеры:
1️⃣Резюме кандидата (информация)
• Не является документом
• Цель обработки: рассмотрение кандидатуры
• Уничтожаем через 30 дней после достижения цели
• Основание: ст. 21 закона № 152-ФЗ

2️⃣Приказ об увольнении (документ)
• Имеет все обязательные реквизиты
• Срок хранения: 75/50 лет (по номенклатуре)
• Нельзя уничтожить раньше срока

3️⃣Служебная записка (документ)
• Имеет реквизиты
• Базовый срок: 3 г. (по номенклатуре)
• Но можно продлить для защиты от исков

💡 Ключевой принцип: «Храните документы столько, сколько нужно для защиты прав организации, но не меньше установленного законом минимума»

❗️Всегда закрепляйте сроки хранения в своих ЛНА❗️

#ПДн #кадровоеделопроизводство #архивноедело #152ФЗ #документооборот #HRпрактика

Умный график отпусков: как ИИ помогает кадровику и защищает персданные 🧠🗓

Сегодня в группе Вячеслава Филиппова, посвященной ИИ, коллеги обсуждали, как использовать нейросеть для составления графика отпусков. На основе предложенного сценария попробовала реализовать задачу, мне кажется получилось и я поделилась результатом с коллегами.

💡А потом подумала: а ведь моя аудитория — тоже кадровики и руководители — и вам может быть также интересно прокачать свои процессы с помощью ИИ! Особенно сейчас, в сезон планирования отпусков на следующий год.

⚠️ Важно! При работе с ИИ соблюдайте закон «О персональных данных»
Вот методика: Как использовать мощь ИИ, не заливая в него конфиденциальные данные всей компании?

Проблема: В унифицированной форме Т-7 есть и название организации, и ОКПО, и ФИО сотрудников, и их табельные номера. Заливать это в публичный ИИ (я использовала deepseek) — прямое нарушение № 152-ФЗ о персданных.»

⚠️ ВАЖНО: почему нельзя грузить в ИИ готовый бланк организации?
Многие думают: «Табельный номер — не персданные, можно его использовать». Но это ловушка! Да, отдельно табельный номер без других данных не является персональными данными. НО если вы загружаете свою реальную форму Т-7, то в ней есть:
• Наименование вашей организации
• Код ОКПО (однозначно идентифицирует юрлицо)
• Подписи руководителя и начальника кадровой службы (их ФИО)
Вывод: этот набор данных вместе с табельным номером позволяет идентифицировать сотрудника конкретной компании и поэтому он (табельный номер) становится - персданными по ст. 3 № 152-ФЗ.

Решение: анонимизация данных и работа ТОЛЬКО с чистым, бланком без всякой привязки к юрлицу (суть в том, чтобы подготовить для ИИ не реальный документ, а его «слепок»). Работу по подготовке графика отпусков я разбила на 2 этапа (см. видео ниже).

👉 ЭТАП 1: АНАЛИЗ и ПРОВЕРКА на ТК РФ
1. Заменяем данные. Берем список пожеланий и заменяем ФИО на табельные номера.
Важно: составьте для себя таблицу-соответствие, где табельный номер = реальному ФИО.

2. Формируем задание для ИИ. Мой промт для этого этапа был приблизительно таким: «Проверь пожелания работников по предоставлению отпуска. Каждый имеет право на 28 календарных дней, одна из частей должна быть не менее 14 дней. Если дней в сумме больше или меньше 28 — отрази отклонение. Если части менее 14 — отрази как нарушение. Результат представь в виде таблицы» (оригинальный промт во вложении под № 1)

3. Получаем анализ. ИИ проверил все на соответствие ТК РФ и выдал мне готовую таблицу с результатами, где сразу было видно, у кого нехватка дней, а у кого части отпуска меньше 14 дней. Я ее скопировала и в ставила в файл «Пожелания» откуда брала данные по отпуску и где вместо ФИО были табельные номера.

👉 ЭТАП 2: ПЕРЕНЕСЕНИЕ в СТРУКТУРУ ГРАФИКА
Задача: попросить ИИ на основе уже проверенной таблицы (файл «Пожелания») сформировать данные в структуре, максимально приближенной к форме Т-7 (графику отпусков)).

Даем новое задание. Я взяла результат первого этапа и дала ИИ очень подробный промт по составлению таблицы (привожу его сокращенную версию, полный запрос во вложенном файле по № 2): «На основании предыдущего анализа и исходных данных пожеланий собери таблицу, аналогичную графику отпусков из формы Т-7. Включи в нее следующие графы для каждого сотрудника: условный номер (табельный), количество календарных дней, дата начала каждой части отпуска, а в графу "Примечание" добавь комментарий из предыдущей таблицы о соответствии ТК РФ.»

Получаем готовую структуру. ИИ прекрасно организовал все данные в виде таблицы, где для каждого сотрудника были перечислены все части его отпуска построчно с датами начала и количеством дней, а в примечании был готовый вывод для кадровика. Осталось только перенести это в чистый бланк Т-7, заменив условные номера на реальные данные по моей таблице-соответствию.

Что это дает?
🔺Скорость: ИИ за минуты делает рутинную работу по проверке и структурированию.
🔺Точность: Исключаются ошибки в арифметике и в трактовке норм закона (про закон, важно правильно его указать в запросе, а также содержание нормы, для этого рекомендую по началу копировать текст из статьи или пункта, по которому вы проверяете на соответствие законодательству, анализируемую информацию) .
🔺Документооборот: Финализация графика в Т-7 занимает минимум времени.

⚠️ВАЖНА БЕЗОПАСНОСТЬ: не раскрывайте ПДн - работайте только с условными номерами.

Пример работы ИИ: он не просто посчитал, что у сотрудника всего 25 дней, но и сразу указал в примечании: «Не хватает 3 дней до 28. Все части отпуска менее 14 дней, что является нарушением ТК РФ». И вывел это напротив каждой части его отпуска в итоговой таблице.

Здорово, правда? Эту же двухэтапную логику можно применять для любых массовых данных, которые нужно проверить и структурировать. 🤩

Помним: ИИ — это ваш умный и быстрый помощник, но итоговое решение и ответственность всегда остаются за специалистом-человеком.

Если вам интересна эта тема — напишите в комментариях «Интересно» 👇 Тогда я подробно покажу, как использую ИИ при разработке пакета документов поперсданным.

P.S. Отдельно ниже вышлю видео файлы с примерами моих промтов для обоих этапов, которые можно просто скопировать и использовать. Чтобы не потерять — сохраню пост в закладки!

#кадры #ии #hrtech #графикотпусков #AI #безопасность #персданные #трудовоеправо #нейросеть #кадровыйучет #промты #автоматизация