Что такое поддержка Softeams и ее основные моменты?

1️⃣Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации.

Безопасность данных партнеров – одна из основных ценностей. Это относится и к проектной деятельности, и к поддержке. Только специалисты, функции которых связаны с работой с данными, имеют специальный допуск и контроль за его использованием. Внутренние документы в компании нацелены на сохранение данных партнеров.

2️⃣Обязательность в соблюдении ключевых методологий.

Таковых много, из наиболее простых, например:
▫️организация бэкапов баз данных,
▫️работа в системах под выделенными учетными записями,
▫️создание и поддержка ресурса с документацией для партнера (ресурс в обязательном порядке передается партнеру) и т.п.

3️⃣Поддержка по принципу «Реализуй то, что правильно, а не то, что легко».

Работая с перспективой на будущее, для максимально возможного сокращения издержек применяем принципы:

🔵Обучения пользователей самостоятельной работе (вооружаем инструкциями и консультируем), не должно быть зависимости от нас – система работы должна быть устойчивой,
🔵Максимально возможное использование типового функционала используемых систем. Если приходится делать доработки, то стараемся их производить на уровне расширения и внешних обработок/отчетов, не усложняя (=> удорожая) обновления и поддержку систем далее,
🔵Сохранение документации, которая гарантированно передается партнеру при любых обстоятельствах (правила работы, инструкции, методологии, техническая документация) – все, что наработано с участием Softeams,
🔵Прозрачность – при почасовой работе еженедельные отчеты о трудозатратах. Если крупная задача, то формирование спецификации, ее оценка и согласование с партнерами до реализации.

4️⃣О том, что нужно для обновления релизов системы думает команда, а не бизнес.

Своевременность продления ИТС, обновлений с учетом найденных в релизах ошибок, установка промежуточных патчей, прочее техническое обеспечение базы 1С – задача Softeams, а не задача бизнеса. Естественно, с обязательным уведомлением перед обновлением.

#softeams_ответы @softeams

Работу с данными в 1С на автопилот!

Сегодня существуют умопомрачительные технические возможности, которые буквально 20 лет назад нам и не снились, но как часто мы продолжаем делать рутинную работу по старинке, просто по привычке.

💬 В арсенале работа с системами 1С посредством Web-технологий из любой точки мира, вариации использования мобильных приложений. Но не стоит забывать и о таком привычном и простом функционале, как рассылки.

✉️ Сегодня функционал рассылок – от возможности отправки акта сверки с факсимиле клиенту и отчета начальнику непосредственно из систем 1С без промежуточного сохранения файлов, до регламентных заданий, позволяющих делать бесконечное множество авто-рассылок по любым алгоритмам и разной сложности.

Не пора ли освободить время для чего-то более интересного?

Если вам нужна консультация по возможностям работы рассылок в системах 1С – наши контакты 👇

✍ +7 (925) 193-62-08
@softeams_official

С радостью сэкономим вам время!

#softeams_ответы @softeams

✍Плюсы и минусы налогового мониторинга

Продолжим тему предыдущего поста, поговорим о плюсах и минусах Налогового мониторинга (НМ).

➕ ПЛЮСЫ

🔹Организация, работающая по системе НМ, пользуется доверием. Факт перехода организации на систему демонстрирует открытость и честность в работе.
🔹Налоговое мнение позволяет сразу узнать о нарушениях и оперативно исправить их без штрафов - хорошее подспорье для деятельности организации.
🔹Отсутствие проверок от налоговой при НМ.

➖МИНУСЫ

🔹Неустанное внимание налоговой к организации - основная обратная сторона открытости.
🔹Сложность технического доступа к системе. К сожалению, на текущий момент это так, требуются доработки.
🔹Риск утечки информации через интернет. Извечный риск цифровизации и, к сожалению, здесь организации никак не могут повлиять на ситуацию – обеспечение безопасности на стороне налоговой.

#softeams_ответы @softeams

О нашем опыте

Команда Softeams имеет огромный опыт не только в постановке учета в компаниях, подборе подходящего программного продукта 1С, разработке учетной инфраструктуры и бизнес-процессов, но и в решении кризисных задач, когда:

▫️требуется оптимизация проблемно выстроенного учета и бизнес-процессов компании,
▫️необходим переход на новую систему учета,
▫️требуется расширение функциональности текущей программы 1С,
▫️разработка новых методик учета и автоматизации для бизнеса.

Но бизнес разный. Разумеется, и история у каждого своя. Зачастую, требуются ориентиры, которые позволят увидеть маршрут дальнейшего движения и сократить лишние затраты времени и средств на проработку данного маршрута самостоятельно.

Если взять за основу классификацию компаний по количеству сотрудников (примерная ориентировка), то общая статистика такова:

Микро бизнес
Предприниматель часто самостоятельно на уровне простейших инструментов может организовать учет, и он будет достаточно функциональным на уровне облачных решений.

Малый бизнес
Если бизнес-процессы достаточно просты, то, достаточно будет тех же усилий, что и для микро бизнеса. Иначе, гораздо дешевле для организации работы сразу привлечь профессионалов хотя бы, чтобы определить точки А и Б, а также получить траекторию развития инфраструктуры компании.

Средний бизнес
Самое рабочее решение – привлечь стороннюю команду профессионалов, иногда могут потребоваться собственные специалисты в штате.

Крупный бизнес
Необходим найм внутренней команды специалистов по учету и привлечение внешних специалистов для нестандартных проектов.

Стартап с намерением масштабирования
Здесь наша рекомендация – получить консультацию у профессиональной команды для понимания, что нужно сделать «здесь и сейчас», чтобы в дальнейшем не тратить усилия на переделку некорректно выстроенного учета и инфраструктуры.

#softeams_ответы @softeams

Это база! Что такое налоговый мониторинг?

Налоговый мониторинг (НМ) – система, переход на которую включает онлайн взаимодействие с ФНС. Налоговая отслеживает финансовую и бухгалтерскую деятельность организации через онлайн-доступ.

НМ большой шаг в сторону цифровизации органов госконтроля, который позволит анализировать деятельность организаций. Налоговой не нужно проводить камеральные проверки. Достаточно наблюдать за процессами с помощью определенного алгоритма и внимание обращать только на операции, которые выглядят подозрительными.
Внимание: систему регулирует статья 105.26 НК РФ «Общие положения о налоговом мониторинге», где указаны правила предоставления новой схемы налогового надзора.

К кому же применяется мониторинг?

Есть правила, по которым можно подключить налоговый мониторинг, но стоит учесть, что пока они часто меняются. Так, согласно Федеральному закону от 29.12.2020 № 470-ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую Налогового кодекса Российской Федерации», чтобы перейти на НМ необходимо иметь:

🔵совокупный размер налогов к уплате за год, предшествующий переходу – не меньше 100 млн. руб. (включая НДС, акцизы, НДФЛ, налог на прибыль компаний, страховые взносы), не учитывая налоги, которые подлежат уплате из-за перемещения товаров через границу ЕАЭС;
🔵совокупный размер полученных доходов по информации годовой бухгалтерской отчетности за год, предшествующий переходу год – не меньше 1 млрд. руб.;
🔵стоимость активов по информации бухгалтерской отчетности на конец года, предшествующего переходу – не меньше 1 млрд. руб.

Отметим, система мониторинга стала более доступной, но НМ предназначен все-таки для крупных организаций.

#softeams_ответы @softeams

✍ Навигация по каналу. Подробнее о тегах

#softeams_кейсы – рассказываем об успехах на практике, публикуем кейсы и результаты использования продуктов Softeams.

#softeams_ответы – отвечаем на часто задаваемые вопросы простым языком, помогаем понять подходим ли мы друг другу для дальнейшего партнерства.

#softeams_цитатамесяца – делимся с вами тем, что мотивирует нас.

#softeams_события – рассказываем о наших праздниках и победах, о жизни
команды Softeams.

@softeams

📌 Правила жизни ИТ-системы просты: хотите получить контроль за данными – наладьте в своем учете правила закрытия периода на изменение.

Что это значит? Сейчас разберёмся!

В любой флагманской учетной системе 1С есть функционал установки даты запрета на изменение документов. Он доступен пользователям с расширенными правами доступа. Получается, что в компании должен быть назначен главный по учету, который согласно правилам компании, будет закрывать «шлагбаум» на изменение документов до даты установки запрета.

💯 Таким образом, ваши отчеты не будут внезапно меняться на глазах 😁

Основные пункты на пути к успеху:

🔹Определите ответственного за учет (главный бухгалтер, финансовый специалист, сам руководитель) и установщика даты запрета (кто-то из приведенного выше списка или ИТ) – это специалист с полными правами в системе. При этом у прочих пользователей такого доступа не должно быть!

🔹Определитесь до какого числа все документы должны быть отражены в учете компании и в каком диапазоне дат производится проверка отраженных документов и учета.

🔹Закрывайте изменение документов, которые выверены, настройками системы. Тогда никто нечаянно не введет данные в закрытом периоде и не нарушит порядок.

Если в компании структура предполагает интеграцию нескольких учетных систем, то закрытие периода строго обязательно. Все это избавит вас от массы бесполезной работы.

Также не стоит забывать, что существуют механизмы автоматического закрытия документов на изменение в системе, но об этом расскажем в следующих постах.

#softeams_ответы @softeams

Частый вопрос клиентов: Если компания продолжит работать на текущей версии 1С и не будет больше обновляться, чем это грозит?

Отвечаем!

🔵Без обновлений не будет функциональности, которую добавили согласно законодательству.

🔵Не получится сдать регламентную отчетность. Если она формируется в другой программе 1С, то необходимо следить, чтобы обновляемая программа и программа на старой версии были на разных серверах.

У 1С есть особенность – производятся обновления технологической платформы, поэтому некоторые из новых версий программ перестают работать на старых платформах. Например, нельзя будет обновить 1С:Бухгалтерию без обновления платформы. А обновить платформу нельзя, потому что работая в программе старой версии, последняя не заработает на новой платформе. Итог: замкнутый круг и затраты на инфраструктурные решения.

🔵Стоит помнить: не надо изобретать велосипед, функционал программ постоянно развивается. Иногда мы с досадой понимаем, что разрабатываем в старой программе то, что уже есть в новой версии 🙁

Обновлять системы или нет – решать компании! Собранная нами статистика возникающих сложностей и затрат на их преодоление говорит о том, что в перспективе десятилетия компании, выгоднее в комфортном режиме обновлять программу!

#softeams_ответы @softeams

1С:Бухгалтерия ⚡️ 1С:Комплексная автоматизация

Многолетнее противостояние продуктов. Так какие этому причины? Сегодня акцентируем на существенных различиях программ, чтобы вам легче было определиться 😏

✔️1С:Бухгалтерия работает исключительно на плане счетов и журнале проводок (кроме регистров по НДС). Она в целом соответствует названию – это прежде всего программа регламентированного (бухгалтерского) учета.

✔️1С:Комплексная автоматизация – это комплекс, система, которая объединяет в себе как более расширенный управленческий функционал, так и подсистему регламентированного (бухгалтерского) учета.

В этой системе используется масса аналитики, а учет строится на регистрах, а не на проводках. Проводки формируются на основании регистров, в то время как управленческие отчеты прекрасно работают и без проводок.

Подводя итоги, эта система управленческая, и на ее основании формируется регламентированный учет без дополнительных синхронизаций данных.

📌Так к чему мы ведём?

Если у компании достаточно простой учет вам вполне может подойти 1С:Бухгалтерия. Если требуется большее – рассмотрите 1С:Комплексная автоматизация.

‼️ НО при этом надо понимать, что учет в комплексных системах выстраивается, а не подтягивается к нужному виду документами «Операция (регл.учет)», как это можно сделать в 1С:Бухгалтерия 😉

#softeams_ответы @softeams

📌Где формировать книгу покупок и книгу продаж?

Команда Softeams рекомендует при инфраструктуре УТ+БП всю отчетность по НДС делать в БП. Поэтому книги покупок и продаж формировать рекомендуем также в БП, применяя в работе схему Закрытия периода (это вы можете подсмотреть в предыдущих постах 😉).

Авансовые счет-фактуры также комфортнее делать в БП. Почему? Так гораздо проще: в обработке Закрытие месяца сразу можно их сформировать пакетом.

#softeams_ответы @softeams

В автоматизации компаний все чаще используется не одна система и, зачастую, для повышения эффективной работы комплекса программ включается в дело интеграция.

Чтобы немного сориентировать, расскажем какие способы обмена применяются сегодня с 1С и в чем их нюансы.

📌Чисто между системами 1С?

РИБ (распределённая информационная база) – механизм 1С, позволяющий синхронизировать данные строго между базами 1С одной и той же конфигурации. Часто применяется для организации работы филиалов или торговых точек, отлично решает задачу возможности работы в одной базе, но при нестабильном интернете.

Конвертация 1С – тоже механизм 1С, но обмен данных по технологии «Конвертация данных». Версии 2 и 3 (вторая более новая, но каждый вариант со своими нюансами, оба актуальны сейчас).

📌1С с другими системами (включая 1С)

Web-сервисы – их немало, например, REST API, JSON, SOAP, обмен посредством файлов XML и т.д. Преимущество – независимость операционной системы размещения базы 1С (Windows, Linux и т.д.) и систем интеграции. Поддерживается практически любой внешней системой. Например, сайт может быть написан на Тильде, Битрикс, PHP и прочих аналогах. Отлично работает с государственными информационными системами, системами маркировки, например, «Честный знак», штрафы ГИБДД, ВЕТ ИС.

Интеграция через файл-обмен
Форматы файлов Excel, CSV, XML, JSON. Чаще всего используются при интеграции с закрытыми системами, где могут быть ограничения из соображений безопасности. Обменнник делается на FTP и SFTP.

COM-объекты – Windows зависимая технология обыкновенная подвид вымирающий. В обиходе присутствуют и полуавтоматические режимы обмена, например, загрузка из Excel.

Все индивидуально, могут использоваться комбинированные технологии через интеграцию. Но это система двухсторонней коммуникации, она всегда выстраивается под бизнес-процессы компании и ее задачи. Поэтому к ней должны быть готовы все системы-участницы.

#softeams_ответы @softeams

Случается, что для организации работы необходимы изменения в функционале программного продукта 1С…

Что же делать? Дорабатывать, но обязательно убедиться, что:

🔹Отсутствует типовое решение системы (а вы точно уверены?😏),
🔹Бизнес-процесс оптимален для работы компании и неприемлема возможность его изменения.

Доработку можно произвести разными способами, но ИТ-профессионал стремится минимально затронуть ядро учетной системы, если по условиям задачи это возможно, и старается сократить дальнейшие трудозатраты на поддержку и обновление. Это золотые правила, которым следует команда Softeams.

На что стоит обратить внимание:

🔹Решение в пользу настроек системы. Если настройками не реализуется, то в пользу:

– внешних отчетов, обработок, печатных форм;
– механизмов «расширения системы».

Если перечисленное выше невозможно, то остается внесение изменений внутрь системы. При этом необходимо понимать, что далее типовые обновления системы сможет сделать только специалист 1С.

🔹При внесении изменений в систему, должны соблюдаться правила доработки:

– применение стандартов 1С,
– документирование (техническое задание),
– маркировка новых объектов системы,
– качественная обработка исключительных ситуаций, чтобы пользователь понял, что идет не так, и в дальнейшем мог самостоятельностей устранить те или иные неполадки,
– разрабатываемый интерфейс должен быть удобен и максимально понятен пользователю.

Возьмите за правило интересоваться, какими подходами к доработке руководствуется ИТ-специалист.

#softeams_ответы @softeams

«Зачем мне эта писанина?» – как часто доводится слышать такое мнение на начальной стадии развития компании?

И высказывающийся – прав! Только при условии, что бизнес стартует и осуществляет все сплоченная небольшая команда.

Все издержки и затраты, связанные с принятием такого решения проявляют себя гораздо позже, когда:

🔵бизнес разрастается, а информация не упорядочена и отражена в разной степени в головах сотрудников,
🔵при уходе ключевого сотрудника, который унес часть ценной информации,
🔵при активном росте команды и недостаточном уровне адаптации нового персонала,
🔵при попытке оптимизации процессов компании или включении дополнительной автоматизации,
🔵при разрыве коммуникаций, несущих за собой финансовые потери,
🔵проявляют себя фрагменты работ, выпавшие из зоны ответственности всех сотрудников (нет куратора и автоматизации).

Когда неожиданно эти события с компанией случаются – начинается этап массовых затрат. А как показывает статистика, частенько эти расходы исчисляются не сотнями тысяч, а уже миллионами.

В современном мире подход к документированию ключевых моментов работы внутри коммерческих компании не такой уж и емкий, не требует тех самых «тонн макулатуры».

Сейчас у предпринимателей богатый выбор инструментов:

🔹методики фиксация главного (зоны ответственности (кто), ключевые действия (что) и сроки (когда));
🔹схематизация (минимум текста, больше картинок);
🔹актуализация в рабочем режиме (а не когда «рак на горе свистнул»);
🔹отражение обязательных контрольных точек и действий при возникновении исключительных ситуаций;
🔹оптимизация – все гениальное просто!

Здорово подходить к документированию, как к игре в конструктор «Лего». Простые детали складываются в интересную конструкцию бизнеса:

▫️прозрачность (при структурировании информации о работе бизнеса внутри проявляются слабые зоны),
▫️информирование сотрудников и стыковка и с их должностными инструкциями (исключение коммуникационных разрывов и переключение их на автоматический режим),
▫️снижение затрат на адаптацию новых людей (структура дает понимание ключевых параметров адаптации),
▫️стабильность (никто ничего не потеряет и не забудет – так уж устроена человеческая память).

#softeams_ответы @softeams

✍ Сегодняшним постом откроем серию ответов по типовому конструктиву для торговых компаний малого и среднего бизнеса.

Ключевой вопрос у наших клиентов: «Как бухгалтеру организовать учет, когда в компании используется “1С:Управление торговлей”?».

❔Так в чем ключевая концепция:

🔹Для комплексного учета в торговых компаниях помимо операционной системы 1С:Управление торговлей требуется система сдачи регламентированной отчетности, организовать ее можно в 1С:Бухгалтерия предприятия, настроив при этом синхронизацию между системами. Тогда все документы, введенные в 1С:Управление торговлей в оперативном режиме будут транслироваться в 1С:Бухгалтерия предприятия. Кроме того, может потребоваться для кадрового учета и расчета заработной платы 1С: Зарплата и управление персоналом, но об этом отдельно.

🔹Для бесперебойной работы необходимо наладить в компании правило закрытия периода (читайте в наших прошлых постах).

🔹Для сокращения трудозатрат и получения максимальных возможностей системы рекомендуем проработать ключевые аналитики (статьи расходов, статьи движения денежных средств), единые для обеих систем 1С:Управление торговлей и 1С:Бухгалтерия предприятия, при этом в Управлении торговлей могут быть не все аналитики из Бухгалтерии (только используемые в основном документообороте торговли).

Более детальные нюансы разберем в наших следующих постах серии 🧐

#softeams_ответы @softeams