Как избежать риски в IT-проектах?

В последнее время это один из часто задаваемых вопросов клиентами. Что ж, у нас есть пара советов🙌🏼

🔹Постановка цели

Необходимо понять, каким вы видите итог проекта, какую пользу принесет продукт или какую «боль» закроет.

🔹Готовность команды

Оценить готовность сотрудников к новому, рассказать зачем внедряется продукт. Понять какие задачи будут выполнятся ими, а где потребуется помощь сторонних экспертов.

🔹Создание маршрутной карты

Начать стоит с общей картинки: набросайте основные этапы, определите зоны ответственности. Наделите команду необходимыми полномочиями.

🔹Сверка маршрута

Определить периодичность встреч для группы проекта. Это нужно, чтобы взглянуть на промежуточные итоги и обсудить пути решения вероятно возникших проблем.

Ну и необходимо помнить, что внесение изменений в цели проекта по ходу работ несет распространённые риски: увеличение срока и/или бюджета проекта, иногда снижение мотивации команды.

#softeams_ответы @softeams

Лицензии 1С и как с ними разобраться

Часто партнеры испытывают сложности с пониманием лицензий 1С. Так из чего же состоит базовый набор?

1С часто предлагает пакеты лицензий, которые наиболее выгодны для приобретения и установки.

За что же мы платим 1С?

1️⃣Система

Разовая затрата на программный продукт. Самое главное выбрать самый оптимальный для работы компании (1С: Управление торговлей, 1С: Зарплата и кадры, 1С: Бухгалтерия и т.п.).

2️⃣ Пользовательские лицензии

У лицензии есть лимит пользователей, которые могут одновременно работать в выбранной программе. Затраты также разовые и даже при смене программы 1С они сохраняются.

3️⃣ База

Предоставляется выбор вида базы, в которой хранятся данные: файловая или в специальных системах управления базами (СУБД).

Первая подходит больше для организации системы безопасности с лимитом до 10-15 пользователей и не требует дополнительных затрат на лицензирование. Если компания предполагает большее количество пользователей, то потребуется вложиться в лицензию клиент-сервера, но это также разовая затрата, которая используется даже при смене продукта 1С.

Хотим напомнить, что лицензия это не то же самое, что ИТС. Но приобретая информационно-технологическое сопровождение, вы получите легальные обновления программ 1С и доступ к электронной базе знаний по продукту.

#softeams_ответы @softeams

Учет номенклатуры: разложим по полочкам

Номенклатура – один из ключевых справочников в учете. Он может содержать информацию по товарам и производимой продукции, услугам и используемому компанией сырью, инвентарю и прочим материалам.

Компаниям приходится находить баланс между потребностями бизнеса и требованиями регламентированной отчетности.

Бухгалтеру необходима возможность отстоять интересы компании в налоговой (проще вводить номенклатуру, как она отражена в документе), а бизнесу требуется учет и понятный справочник номенклатуры для возможностей получения статистики и анализа.

Как быть?

📌Отталкиваться от потребностей бизнеса

Конечно проще взаимодействовать с налоговыми органами, когда название номенклатуры системы соответствует данным документов, но у разных поставщиков один и тот же товар может называться по-разному. Всегда можно найти решение вопроса: использование комментариев, полей, описывающих содержание, или можно использовать характеристику номенклатуры. Точно не стоит дублировать в справочнике один и тот же товар/продукцию/услугу под разными названиями.

📌Определить вид справочника, оценив все стороны деятельности компании

Подойти к определению структуры справочника открыто и творчески. То, как определится структура зависит от удобства работы всех подразделений компании в дальнейшем.

📌Объединять несущественную для учёта номенклатуру в одну карточку

Например, если покупаете ручки канцелярские для собственной деятельности, но хотите вести по этой части более полный учёт, то хотя бы не делите учёт ручек по моделям, цветам стержней и так далее. Зачастую достаточно добавить в номенклатуру «Ручка канцелярская» (чтобы не путать её с дверной) или просто «Канцелярские товары».

#softeams_ответы @softeams

SOS-восстановление файловой базы

Как в срочном режиме восстановить поломанную файловую базу? Даем краткую инструкцию👇🏼

CHDBFL – так называется спасительная утилита 1С. Как ее запустить, без проблем можно найти на просторах интернета.

Стоит уточнить, что утилита восстановления файловой базы данных предназначена:
🔹для тестирования и исправления файловой базы данных;
🔹для автономной проверки базы;
🔹исправления файловой базы данных без запуска конфигуратора.

‼️ Важно, чтобы выбранная информационная база не была открыта в режиме Конфигуратора или 1С:Предприятия.

📌Сообщения о найденных ошибках выводятся в текстовое поле, по окончании проверок и исправлений, выводится статус завершения. Так что итог не пропустите.

Но самый эффективный способ защититься от потери данных – выстроить систему архивирования данных. Как ее сделать расскажем в новых постах 🤭

@softeams #softeams_ответы

Статистика по документам и справочникам 📚

🔹оценить объем вводимых документов в учете,

🔹понять, кто делает больше документов в системе,

🔹оценить масштабы роста документооборота учета по сравнению с прошлым годом,

🔹проконтролировать размеры ключевых справочников.

С этим вам поможет наша утилита «Статистика по документам и справочникам»!

Подробнее на нашем сайте, в разделе «Продукты».

@softeams #softeams_продукты

Удаление помеченных – необходимость?

Почему же стоит запускать «удаление помеченных»?

1️⃣ Функциональность

Поможет найти проблему в документообороте.

2️⃣ Комфорт

Нет лишнего в списке документов.

3️⃣ Экономия

Не тратится место для хранения мусора (не самое значимое, но тоже приятный плюс).

Как часто запускать?

📌Зависит от текущего объема помеченных на удаление документов. Оптимально еженедельно, обязательно хотя бы раз в квартал.

@softeams #softeams_ответы

Немного об обыденном, но таком важном – профилактика

С детства каждый из нас знает, что зубы необходимо чистить минимум 2 раза в день. Зачем? Профилактика! С базами 1С точно такая же ситуация.

Информационная База 1С – это сложный комплекс программ и табличных данных, который нуждается в регулярной профилактике для правильной работы. При ее отсутствии работа может стать нестабильной или даже неправильной, но нужно учитывать, что для каждой базы свои методики.

Виды Баз:

▫️​Файловые
▫️​Серверные (они же клиент-серверные)

Периодичность потребности в профилактике зависит от массы факторов, которые в этом материале мы широко не раскроем, но укажем ориентировочную периодичность. Так запускается процедура тестирования и исправления из конфигуратора базы, а если не знаете где это – звоните/пишите нам 😉

🖊️А уже в следующих постах представим шпаргалку по профилактике для каждого вида баз 1С.

@softeams #softeams_ответы

Углубимся в тему профилактики: Файловая база

Вводную часть ищи в предыдущих постах!

Если выяснил, что у тебя файловая база, то запускай один раз в месяц:

🔹Реиндексацию таблиц информационной базы – полное перестроение индексов для заданных таблиц. Данная процедура никогда не будет лишней и увеличивает производительность системы.

🔹Проверку логической целостности информационной базы. Данная процедура помогает найти и исправить ошибки в организации данных, например, в страницах файла.

🔹Пересчет итогов – в платформе 1С, в регистрах накопления и регистрах бухгалтерии есть понятие итогов. Итоги – таблица подсчитанных результатов, данные из которой получить быстрее, чем анализировать весь регистр сведений. Как правило, пересчет итогов увеличивает производительность системы.

🔹Сжатие таблиц информационной базы поможет уменьшить объем. Связанно это с тем, что при удалении данных из базы данных, 1С не убирает физически эти объекты, а лишь “помечает” их на удаление. Т.е. пользователь не видит их, а они есть, а вот сжатие базы данных убирает такие записи окончательно.

@softeams #softeams_ответы

Углубимся в тему профилактики: Файловая база

Вводную часть ищи в предыдущих постах!

Если выяснил, что у тебя файловая база, то запускай один раз в месяц:

🔹Реиндексацию таблиц информационной базы – полное перестроение индексов для заданных таблиц. Данная процедура никогда не будет лишней и увеличивает производительность системы.

🔹Проверку логической целостности информационной базы. Данная процедура помогает найти и исправить ошибки в организации данных, например, в страницах файла.

🔹Пересчет итогов – в платформе 1С, в регистрах накопления и регистрах бухгалтерии есть понятие итогов. Итоги – таблица подсчитанных результатов, данные из которой получить быстрее, чем анализировать весь регистр сведений. Как правило, пересчет итогов увеличивает производительность системы.

🔹Сжатие таблиц информационной базы поможет уменьшить объем. Связанно это с тем, что при удалении данных из базы данных, 1С не убирает физически эти объекты, а лишь “помечает” их на удаление. Т.е. пользователь не видит их, а они есть, а вот сжатие базы данных убирает такие записи окончательно.

@softeams #softeams_ответы

Рубрики тг-канала Softeams

На нашем канале работает удобная навигация по темам.

🔖О чем мы рассказываем:

#softeams_кейсы – делимся успехами на практике, публикуем кейсы и результаты использования продуктов Softeams.

#softeams_ответы – отвечаем на часто задаваемые вопросы простым языком, помогаем понять подходим ли мы друг другу для дальнейшего партнерства.

#softeams_цитатамесяца – делимся с вами тем, что мотивирует нас.

#softeams_события – наши праздники и победы, жизнь команды Softeams.

@softeams

Партнерство с Softeams: как это может помочь вашему бизнесу?

Мы сотрудничаем с разными по величине бизнесами, но все же наша команда считает основной областью применения своих возможностей малый и средний бизнес (классификация ориентирована на количество пользователей системы учета). Так чем же мы можем помочь предпринимателям категории?

🔹Оплата результата, а не з/п и налогов

Для малого и среднего бизнеса сложно подобрать IT-специалиста и дорого его содержать. Мы реализуем проекты по решению текущих задач компаний. К тому же, компетенции Softeams в данной сфере позволяют набирать профессионалов, которые смогут настроить систему и проконсультировать по ее грамотному использованию в дальнейшем.

🔹Вы занимаетесь реализацией бизнес-идеи, а мы налаживаем учёт под нее

В малом и среднем бизнесе зачастую работникам приходится совмещать кучу должностей (особенно руководителям). Наши технологии помогут вам снять головную боль поддержки IT-инфраструктуры, обновления учетной системы и обеспечения ее работоспособности. Мы соблюдаем конфиденциальность данных, а продуманные технологии их сохранения обезопасят бизнес от потерь.

🔹Мы хотим, чтобы вам было просто

Проанализировав российский рынок труда, обнаружили дефицит специалистов, способных выстроить грамотную и максимально простую методику учета, связать в одной системе управленческие и бухгалтерские задачи. А ведь главная цель – отчетность, которая отражает полную картинку для принятия бизнес-решений.

@softeams #softeams_ответы

Softeams спешит на помощь – в какой момент нужны мы?

История предпринимательства в новой России складывалась так, что отношение к учету воспринималось как нечто лишнее для бизнеса, некая неизбежная нагрузка, которая нужна для сдачи регламентированной отчетности.

К счастью, ситуация меняется и приходит понимание, что наличие корректно налаженного учета дает инструменты и механизмы для управления бизнесом, аналитику и отчетность для принятия объективных решений.
 
Как показывает статистика, уже на старте бизнеса нужно выстраивать систему учета:

🔵дешевле чем, когда бизнес поставлен «на рельсы»,
🔵помогает представить горизонт деятельности компании,
🔵бизнес не потеряет на криво построенных бизнес-процессах.
 
Нюанс: учет – это то, что постоянно растет и оптимизируется вместе с компанией. Он будет требовать внимания и обновления.

Но! на выстроенный учет и его оптимизацию требуется гораздо меньше времени, не говоря уже об устранении ошибочно принятых решений из-за недостатка информации.

#softeams_ответы @softeams

❕ Сохранение конфиденциальности базы

О безопасности данных можно говорить долго и, безусловно, для организации проводится целый комплекс мероприятий, охватывающий все аспекты ИТ-инфраструктуры компании.

Хотим сегодня привести статистику самых вопиющих ошибок сопровождения систем на базе платформы 1С, которые при любой ИТ-инфраструктуре компании должны быть исключены:

🔹Организация работы нескольких пользователей под одной учетной записью с системой или доступ без пароля,

🔹Примитивные пароли из 1-3 цифр,

🔹Большое количество пользователей с полными правами,

🔹Отсутствие системы архивных копий базы данных,

🔹Передача прав или базы данных специалистам без обязательств сохранения конфиденциальности данных.

#softeams_ответы @softeams

🗣 «А как же справочники?», – задаются вопросом пользователи, внедряя работу систем 1С:Управление торговлей (УТ) и 1С:Бухгалтерия (БП)

Классическая схема – в УТ добавляются контрагенты, номенклатура, которые с синхронизацией автоматически переносятся в БП. Причем, контрагенты «мигрируют» сразу с договорами. При переносе данных есть простой интерфейс управления этой «миграцией».

Все изменения, сделанные в УТ, переносятся в БП. Там также могут вестись контрагенты и номенклатура, которые не используются в УТ. Как показывает практика, данная типовая схема синхронизации покрывает потребности 90% наших партнеров, работающих на инфраструктуре учета УТ+БП.

Для нестандартных бизнес-процессов синхронизация может быть настроена под правила компании ИТ-специалистами. Как это сделать? Обращайтесь! Расскажем подробнее 👇

✍ +7 (925) 193-62-08
@softeams_official

#softeams_ответы @softeams