😎 Из чего же, из чего же сделаны наши канбан-доски?

В предыдущем посте мы рассказали, почему доска задач не равно канбан-доска. Теперь давайте разберёмся на примере недавно вышедшей канбан-доски SimpleOne, какие механизмы доски помогут командам оптимизировать рабочие процессы.

1️⃣WIP-лимиты для ограничения количество карточек в столбцах.

⚡️Канбан руководствуется законом Литтла: чем больше элементов одновременно находятся в работе, тем больше времени нужно на их завершение.
➖Поэтому для каждого столбца на канбан-доске необходимо установить WIP-лимит на максимальное количество задач на каждом этапе. Цвет будет сигнализировать о достигнутом WIP-лимите или его превышении.

2️⃣ Механизм типизации задач «Плавательные дорожки» (swimlanes).

⚡️Рабочий процесс становится предсказуемым, если типизированы неоднородные задачи.
➖Для этого на канбан-доске можно настроить строки по горизонтали — «плавательные дорожки». Они визуально группируют задачи, только уже не по статусам, а по любым принципам, которые задаст администратор.

3️⃣ Индикации времени нахождения карточки в столбце

➖Ускорять жизненный цикл задачи помогают не только WIP-лимиты, но и индикаторы на карточках задач, отображающие, сколько времени задача находится на том или ином этапе решения.

4️⃣ Автоматическое создание и перемещение карточек

⚡️На обычных досках задач карточки создаются и передвигаются вручную прямо на доске.
➖Канбан-доска SimpleOne — это, по сути, визуальное представление данных из таблиц на платформе SimpleOne, отображённых в виде карточек на доске. Создание и передвижение карточек происходит автоматически при внесении изменений в соответствующие таблицы и зависит от логики статусной модели соответствующей записи задачи.

5️⃣Смотреть на доску справа налево

➖Мы предлагаем держать в фокусе задачу, которая находится в самом правом столбце доски на самой приоритетной дорожке. Это позволяет гарантировать завершение каждой начатой задачи и придерживаться установленных сроков.

Знали про эти принципы? Придерживаетесь ли вы каких-то из них?

😎 Услуга за услугу — помочь хотим друг другу

Сервисный подход успешно применяется уже 40 лет — но в рамках ИТ. Только недавно сервисные практики стали переносить на другие отделы и на организацию в целом.

Однако, как и в вопросе внедрения любой инновации, это не только о внедрении технологии, это — об изменении мышления.

Как предлагает смотреть на этот мир сервисный подход? ))

⚡️ Взаимодействие между любыми сотрудниками, командами и подразделениями рассматривается как «услуга»: со стандартизированной обработкой обращений, определенными сроками обработки, SLA и оценками за услуги.
⚡️Коллега — это клиент, которому необходимо оказать качественную корпоративную услугу.

Как это выглядит на практике?

➖ ИТ. Вам нужно установить ПО, разработать новую форму отчета, починить ноутбук? Вы клиент для коллеги из ИТ
➖ HR-отдел. Ищете нового сотрудника в отдел или вам нужно организовать тренинг по переговорам? Закажите услугу HR
➖ Отдел кадров предоставляет отпуск, принимает на работу сотрудника
➖ Бухгалтерия выплачивает заработную плату, оформляет справку, оплачивает счет
➖ АХО чинит стол, заказывает транспорт, устанавливает кондиционер

Такой подход позволяет фокусироваться не на функции, а на результате — достижении удовлетворенности обеих сторон.

❓Привычен ли для вас такой взгляд, где всё в вашей компании — это услуга, а вы клиент и исполнитель?

⚡️ Команда SimpleOne разработала решение для экстренного реагирования на значительные инциденты

В каждом бизнесе периодически возникают инциденты, которые приводят:
➖ к существенным рискам для бизнеса по количеству затронутых пользователей и клиентов,
➖ к проблемам с информационной безопасностью,
➖ другим операционным, финансовым и репутационным рискам.

И такие инциденты требуют консолидации усилий всех заинтересованных специалистов, чтобы оперативно и качественно отреагировать и решить возникшую проблему.

И команда SimpleOne придумала, как автоматизировать этот процесс в новой версии ITSM.

➖ Решение: при возникновении значительного инцидента автоматически создается группа в Telegram – сворминг-сессия, которая объединяет всех специалистов, которые способны диагностировать и проработать конкретное решение по задаче.

Смотреть демо фичи по ссылке

Мы поговорили с самым первым клиентом SimpleOne — ITGLOBAL.COM, который в далёком 2019 году не побоялся мигрировать с тогдашнего ИТ-стандарта ServiceNow на свежее ITSM-решение SimpleOne.

Проблема клиента
Обладая собственными большими компетенциями в ИТ, ITGLOBAL.COM стремилась обрести больше возможностей по части кастомизации своей корпоративной системы. Потребностей у компании всегда было много, но заниматься ими мог только интегратор.

Недостатки имеющегося решения (ServiceNow):
➖ нет возможности «допиливать» платформу самостоятельно,
➖ высокая стоимость доработок системы,
➖ высокие лицензионные отчисления,
➖ зависимость платежей от валютных курсов.

Первоначальная задача миграции: сократить расходы на эксплуатацию и доработки корпоративной ITSM-системы.

Что получилось в итоге?
➖ На ~40% сократились затраты на эксплуатацию системы и разработку новых фич.
➖ Мелкий тюнинг производится на лету, без подготовки ТЗ для внешних разработчиков.
➖ Доработки удобнее переносить из тестового контура в продуктивный, а ошибки можно исправить сразу при их обнаружении.

Как живет ITGLOBAL.COM спустя 4 года?
➖ Реализованы все сервисные процессы — IT, HR, АХО, Legal, Finance и даже маркетинг.
➖ Любой вопрос можно решить отправкой запроса через портал.
➖ Клиент отмечает, что новые сотрудники, пришедшие в ITGLOBAL.COM из других организаций, первое время не верят в скорость и простоту выполнения запросов — никакой рутины, бюрократии, бумажек и долгого ожидания.

😎 #кейсыSimpleOne

⚡️Сегодня делимся с вами выдержками из интервью нашего партнёра ГК ICL. Компания рассказала о своем опыте интеграции российских ITSM-решений на предприятиях клиентов и дала рекомендации по оптимальной миграции.

💬В этом году мы реализовали крупный проект для российского производителя электроустановочного оборудования. Мы собрали требования заказчика, описали бизнес-функции и жизненный цикл каждой заявки в ITSM-системе — маршруты, шаблоны ответов, статусы и приоритетности запросов, а затем приступили к установке SimpleOne ITSM в ИТ-среду заказчика и ее синхронизации с AD и CMDB🗯, — Ксения Замятина, старший менеджер проектов сервисного обслуживания и технической поддержки ICL Soft.

В 2023 году ICL выполнила ещё два проекта по миграции на 😎 SimpleOne для международной транспортной компании и крупного японского банка, где миграция с новыми процессами и интеграциями прошла без простоя и потери данных. Причем во втором случае интегратор по сей день помогает клиенту развивать систему – уже до уровня ESM.

ICL выделяет следующие критерии выбора системы:
➖ цифровая составляющая,
➖ потенциал системы,
➖ опыт подрядчика,
➖ реестр отечественного ПО.

Полное интервью ICL о миграции на отечественные ITSM-системы можно прочитать здесь.

⚙️ В больших компаниях со сложными бизнес-процессами много разнообразных систем под потребности каждого департамента. Их интеграция между собой зачастую невозможна или очень затруднительна. Такая лоскутная автоматизация приводит к тому, что бизнес содержит настоящий зоопарк систем, который препятствует эффективности бизнеса.

Проблемы зоопарка систем

1️⃣ Дублирование функций. Для решения задач приходится использовать несколько приложений, где большинство функций дублируют друг друга. В итоге одни задачи покрыты несколькими системами, а другие не покрыты вообще.

2️⃣ Низкая доступность. Информацию невозможно получить оперативно по запросу, она теряется и перестает быть актуальной. Отчетность приходится собирать по частям из разных приложений.

3️⃣ Большие человеческие ресурсы. Для содержания зоопарка нужен штат ИТ-специалистов с высокой экспертизой, которые будут настраивать интеграцию между приложениями и обслуживать все системы.

4️⃣ Большие расходы. Затраты включают в себя приобретение лицензий, внедрение и интеграцию, обновление, техническое обслуживание систем, выплату заработных плат сотрудникам. Все это требует внушительных бюджетов.

❓Сталкиваетесь ли вы с зоопарком систем? Чувствуете его негативное влияние на бизнес-процессы?

В следующем посте расскажем, какое решение зоопарка систем предлагает платформа SimpleOne

В недавнем посте мы рассказали про проблемы разрозненности бизнес-процессов.

⚡️Решение зоопарка систем — «единое окно».

Это портал для внутренних услуг, через который сотрудники могут решить любую задачу от оформления командировки до ремонта монитора. А бизнес получает удобную систему для управления бизнес-процессами.

Зачем «единое окно» сотрудникам?

➖ Управлять задачами. Пользователи могут настраивать маршрутизацию документов, управлять задачами, состояниями и уведомлениями о событиях.
➖ Обращаться через любой удобный канал. Например, телефон, электронная почта, портал самообслуживания или мессенджеры.
➖ Отслеживать статус своего обращения. Заказчик услуги может увидеть, кто занимается его обращением и на каком этапе сейчас заявка.

Зачем «единое окно» менеджменту?

➖ Контролировать бизнес-процессы. Компания контролирует сквозные процессы, которые происходят внутри нескольких сервисных подразделений.
➖ Отслеживать эффективность работы сотрудников. Руководитель ставит сотрудникам KPI и отслеживает показатели эффективности с помощью отчетов.
➖ Повышать производительность труда. Рутинные процессы можно автоматизировать, чтобы сократить время обработки заявок.
➖ Дорабатывать систему. У платформ для автоматизации обычно есть no-, low- и pro code инструменты и готовый интеграционный механизм для быстрого внедрения и интеграции с ПО.

Заменить весь зоопарк одной системой сложно, поэтому бизнес выбирает ESM-платформы, такие как SimpleOne, для сквозной автоматизации, которая объединяет разрозненные подразделения и системы.

⚡️ Количество ИТ-активов в инфраструктурах компаний продолжает расти, становится все сложнее эффективно управлять ими без структурированного подхода. Эту задачу решает ITAM — методология управления ИТ-активами.

Зачем нужен ITAM?

➖ На этапе стратегии: предоставляет ценные сведения об ИТ-активах организации и их использовании.

➖ На этапе разработки: помогает обеспечить надлежащее управление ИТ-активами и их документирование на протяжении всего процесса разработки.

➖ На этапе внедрения: обеспечивает эффективное и результативное развертывание ИТ-активов.

➖ На этапе эксплуатации: с помощью ITAM специалисты быстрее выявляют и устраняют проблемы.

🔗 Читайте статью, в которой мы рассказываем, как ITAM помогает оптимизировать расходы, снижать риски и раскрывать потенциал использования ИТ-инфраструктуры.

😎 SimpleOne — это один из проектов международной группы компаний ITGLOBAL.COM, которая сегодня празднует свой юбилей!

🪐 15 августа 2008 года в Санкт-Петербурге Дмитрием Гачко была создана компания «ИТ-ГРАД» (сейчас — ITGLOBAL.COM), которая стала первым российским облачным провайдером! Постепенно «ИТ-ГРАД» развился в крупный холдинг, а отдельные направления деятельности превращались в компании.

💠 Дмитрий Гачко, основатель ГК ITGLOBAL.COM, фактически является и инвестором целой линейки стартапов.

Так, в 2018 году в портфеле компании появилась собственная разработка — платформа для автоматизации сервисных бизнес-процессов 😎 SimpleOne, которая выросла от стартапа до успешного коммерческого продукта, особенно актуального в контексте импортозамещения

Сергей Чуканов, генеральный директор SimpleOne: «Поздравляю ГК ITGLOBAL.COM с юбилеем! 15 лет в бизнесе — значимый период. За это время произошло большое количество интересных событий и было достигнуто многое. Компании стали занимать первые места в рейтингах, молодые специалисты набрались опыта и стали ведущими. Сформировался костяк, появились команды, которые могут показывать отличные результаты в очень короткие сроки. Так держать! Желаю, чтобы для каждой компании следующие годы были не менее прорывными и захватывающими, как первые 4 года жизни SimpleOne! С праздником!»

❌ Atlassian (Jira, Trello и Confluence) предупредила о скорой блокировке аккаунтов пользователей из России и Белоруссии. Сейчас огромное количество бизнес-команд столкнутся с необходимостью искать замену зарубежному продукту.

⚡️ SimpleOne — одна из компаний, на продукты которой бизнес может безболезненно мигрировать. В SimpleOne есть решения, полностью покрывающие функциональность Jira и Trello.

➖ Как и Jira, SimpleOne предоставляет всю необходимую ITSM-функциональность.

➖ В SimpleOne ITSM присутствует канбан-доска.

➖ Платформа гибко кастомизирует процессы с помощью Low-code/No-code инструментов.

➖ Клиенты обеспечены оперативной технической поддержкой на территории РФ.

➖ Платформу SimpleOne легко интегрировать с любыми сторонними системами и другими коробочными инструментами (CRM, ITAM, Канбан и т.д.).

Подробную статью читайте по ссылке

Вчера мы рассказали, что SimpleOne покрывает функциональность продуктов Atlassian (Jira, Trello и Confluence), которые объявили о блокировке пользователей из России. У SimpleOne большой опыт импортозамещения ИТ-продуктов.

🫥 И мы видим, что в 2023 году актуальный вопрос для бизнеса не «замещать ли корпоративные ИТ», а «как сделать это быстро и эффективно?».

✅ Опыт SimpleOne за этот год показывает, что средняя длительность проекта внедрения составляет 2-6 месяцев (первую работоспособную версию клиент может получить в течение 1 месяца). Хотя есть и исключительные кейсы — когда переход на SImpleOne был реализован и за одну неделю, и даже за два дня.

🔗 Читайте нашу статью, где мы рассказываем о факторах и условиях быстрой миграции на примере нескольких кейсов 😎 SimpleOne, в которых для клиентов была осуществлена миграция в ускоренном режиме.

Продолжаем тему миграций. Cегодня рассказываем кейс перехода АШАН Ритейл Россия на платформу SimpleOne.

❌ Проблема клиента

➖Вероятность ухода ServiceNow из России — платформы, на которой были реализованы бизнес-процессы АШАН. При этом ServiceNow была сильно кастомизированна под клиента: платформа обросла множеством специфических настроек и правил, которые необходимо было повторить в новой системе.

✅ Критерии выбора платформы

➖Необходимость сохранения в том же виде реализованный на предыдущей платформе нестандартный портал
➖Возможность гибкой настройки логики и интерфейса пользовательского портала
➖Отказоустойчивость
➖Присутствие в списках российского ПО
➖Соответствие требованиям российских регуляторов к локализации персональных данных
➖Возможность совершить переход максимально незаметно для сотрудников

🚩 Результат
✔️К работе в новой системе подключено в 2 раза больше человек, чем до миграции
✔️Повысилась прозрачность взаимодействия службы поддержки с пользователями
✔️Функциональность ряда модулей в новой системе доработана и адаптирована под нужды клиента в значительной большей степени, чем это было до миграции
✔️Возросла скорость обработки заявок

Подробнее про ход проекта и внедренные компоненты системы читайте в нашем блоге

#кейсыsimpleone