Менеджмент компетентных человекочасов
97 subscribers
9 photos
2 videos
18 links
Канал о том, как руководителям упорядочить работу и сфокусироваться на важном.

Помогаю установить исполнительскую дисциплину в команде.

Для связи: @Anna_Lub
Download Telegram
Как я стала реже беспокоиться, что ничего не сделала за день

«День поработал – ничего не сделано»

«Очень много всего делала за день, очень устала, но ощущение, что не сделано ничего»

«Вроде плодотворно поработал, но на следующий день приходится возвращаться и доделывать во второй раз, потому что задача».

Знакомо?


Мне было знакомо. Я прекрасно формулировала задачи, делала их по плану... а дальше провал: работа как-то «сама собой» переходила дальше, проверялась руководством и ... н-и-ч-е-г-о не происходило.

«Что-то тут не так», подумала я, когда погрузилась в тему управления вниманием, налаживания порядка в работе. И обнаружила, что потеряла главное: результат работы, сформулированный как рабочий продукт.


Рабочий продукт (work item) в самом общем смысле можно представить как законченную единицу ценности или полезности, передаваемую» (тому, кто этот рабочий продукт дальше будет использовать). Например:

рабочий продукт продажника - скрипт продаж

рабочий продукт программиста – написанный по требованиям кусок кода

рабочий продукт СММщика – контент-план



В нерабочей деятельности тоже можно выделять рабочие продукты! Например:

задача «изучить ленту новостей» – продукт «вынесенное представление о происходящем»

задача «проверить почту» – продукт «пустой ящик входящих в почте»

Классно же?

Важно, что рабочие продукты формулируются так, чтобы их можно было передать другому без вашего личного участия. Не всегда это будет возможно: например, если рассматривать отдых или свое состояние готовности работать после отдыха как рабочий продукт, то передать его вы, конечно, никому не сможете. Хотя сможете рассказать, как классно отдохнули и заразить энтузиазмом окружающих)))

Но чаще рабочие продукты можно отделить от самого процесса их создания, а главное – от их создателя. Например, результатом уборки дома будет «порядок», который останется даже после того, как вы уедете навестить родителей. Скрипты продаж, результаты звонка клиенту, описанные в CRM-системе, пост в Telegram могут без проблем посмотреть и оценить окружающие.



Описание рабочих продуктов к задачам заставило меня выкинуть половину прежних задач из планировщика, а другую половину – переформулировать, потому что оказалось, что некоторым процессам уделяется очень много внимания, а некоторые вообще остаются «скрытой работой».


Такая «работа напильником» со списком задач заставила меня сфокусироваться. Обнаружив лишнее, я испытала досаду: ну как я могла этого не замечать?

Получила в итоге х2 к скорости получения результатов просто за счет того, что перестала делать лишнее. Кроме того, это позволило уменьшить беспокойство из-за «невидимой» работы: теперь в конце дня я могу посмотреть на список сделанных рабочих продуктов и погордиться собой) Или сказать: «ну, зато я замечательно отдохнула и завтра буду работать быстрее» 😁
Как сформулировать свой рабочий продукт?

Я сейчас пишу учебник по собранности как мастерству управления вниманием. Если я поставлю себе на сегодня задачу «писать учебник», то непонятно, что у меня будет в конце дня. Понятно только, что за день я его явно не напишу! Но как же мне отслеживать прогресс? В этом помогут рабочие продукты: я могу поделить работу на разные процессы и для каждого придумать рабочий продукт, который легко создается за день. Например:

– детальный план главы 3, по которому я могу легко написать главу

– описание раздела 1 главы 3, которое я могу передать студентам тестового потока курса собранности

– готовая иллюстрацию к разделу и т.д.

Как только я сформулировала рабочий продукт по каждому из этих процессов, мне сразу стало понятно, что должно быть сделано. Дальше я в личном планировщике дел Todoist указываю рабочий продукт в описании задачи. И приступаю.



Как понять, какие рабочие продукты вы можете создать?

Задайте себе вопрос: что от меня хотят те, кто дал мне задание? В каком формате они это хотят увидеть?

«Сверьте часы»: спросите у вашего «заказчика рабочего продукта», что он ожидает получить на выходе (если это ваш начальник)? Как он будет это применять (если это ваш клиент, который не в курсе, как это делается)?

Изучите опыт других коллег: что другие коллеги на вашей позиции делают или делали недавно, до того, как их повысили? Попросите, если возможно, образцы рабочих продуктов у коллег, которых регулярно хвалят за качество. Старайтесь учиться у них, чтобы обрести «насмотренность» в качественных продуктах.

Спросите гугл: какие типовые рабочие продукты вообще могут быть в вашей работе (или по подобному заданию)? Например, если вы копирайтер, вас вряд ли заставят писать код, но могут попросить написать статью. Если вы операционный менеджер, то от вас наверняка захотят отчеты по работам, планирование (например, план-график). Если вы исследователь, то вам нужны будут презентованные научному руководителю результаты исследований.


Создавайте рабочие продукты, отмечайте это у себя в планировщике и не забывайте похвалить себя за их выполнение в конце дня!
Channel name was changed to «Самодисциплина для руководителей и предпринимателей»
Вы уже втянулись в рабочую неделю? Уже почувствовали боль от работы? 😅

Тогда продолжаем тему доведения дел до конца и поговорим о планировании по рабочим продуктам.

Мы можем сделать ограниченное количество рабочих продуктов в день: в конце концов, в сутках 24 часа, а еще нужно «техобслуживание»: сон, еда, гигиена, поездки на работу и с работы, отдых. Поэтому на собственно дела есть очень мало времени. По факту, статистика по моим клиентам (а это далеко не бездельники) такова: на создание рабочих продуктов есть 4-7 часов в день. Причем 7 - это ооооооооочень оптимистичная и редкая оценка; чаще всего реальное время продуктивной работы - около 4-5 часов.


Что с этим делать?

Записывать. Когда планируете, что нужно сделать за день, записывайте задачи в «список дел» и сразу указывайте рабочие продукты по каждой из них. Например, «пост в Telegram», «концепция продукта», «ревью кода», «проведенная встреча, по итогам которой приняты решения».

Вести простую статистику. Запишите в конце дня, сколько рабочих продуктов вы реально сделали и сколько - хотели. Отслеживайте пару недель, и вы удивитесь, насколько вы переоцениваете свои силы 😂. Записывайте как удобно. Можно начинать с простых списков, например, мой список на сегодня включает в себя:

– Пост в Telegram (даже целых 5 штук, как видно по датам публикации 😁)
– Пробежку на стадионе (люблю бегать)
– Вечернюю сессию с клиентом.

Подсчитать личную пропускную способность (througput). Пропускная способность - это показатель, который оценивает, сколько рабочих продуктов вы выпустили за некоторый период времени, например, день или неделю. Возьмите цифры из статистики и посмотрите, сколько реально получается. Лучше считать сразу за неделю-две. Этими циклами удобно думать, плюс сглажены «выбросы» и виден тренд. Например, у меня за 3 последних недели средняя пропускная способность - примерно 4 рабочих продукта в день. Это означает, что планировать 6 бессмысленно, я почти наверняка 2 лишних не сделаю (зато кого-то обнадежу зря).

Смириться. Я серьезно! Вы можете сколько угодно хотеть ЗАПРОДУКТИВЛЕННУЮ ПРОДУКТИВНУЮ ПРОДУКТИВНОСТЬ (как у себя, так иу своей команды), но если хотелка не совпадает с имеющимися в распоряжении ресурсами, то она причинит только боль. Вы радостно нарисуете себе красивую иллюзию, поверите в нее - а потом столкнетесь с реальностью (например, с ограничением по времени) и не получите ничего, кроме постоянных колебаний между выгоранием, разочарованием и разгоном нового «цикла надежды».

Всем хорошего рабочего дня и реалистичного планирования!
Я рассчитывала сегодня написать пост после беговой тренировки, но погода решила за меня, что сегодня плохой день для бега 😅

Что ж, напишу все равно. Я давно искала вариант заниматься спортом, который бы меня не раздражал. Я пробовала сходить в фитнес-зал – не пошло. Пока я сидела на тренажерах, я думала не о выполнении упражнения, а о том, что я вообще здесь делаю и как бы побыстрее сбежать 🤣 Мне было тяжело и скучно одновременно. И еще раздражало и смущали, что вокруг люди, которые смотрят, как ты неуклюже корячишься на этих тренажерах.

Пробовала заниматься дома. Пошло лучше – но я уперлась в отсутствие понимания «какая цель» и «что дальше». Ок, цель «поддерживать форму» – а кто сказал, что то, что я делаю сейчас, ее поддерживает в достаточной мере? А почему именно эти упражнения? Я не понимаю!

В итоге вспомнила, что мне нравилось бегать, и еще неплохо получалось. Записалась на пробную тренировку в школу бега – и прямо на тренировке поняла, что случился «мэтч». Есть для меня в беге что-то медидативное. А еще это очень увлекательно – пытаться одновременно следить за дыханием, тем, как я ставлю руки, как ноги передвигаю, что с корпусом, и так далее.

А еще бег – циклический вид спорта. И циклы подготовки к беговым марафонам, по сути, схожи с интеллектуальными циклами в работе. Так что надеюсь, что бег поможет мне в работе.
Во вторник вместо тренировки в доме появилась кошка 😅
Бывшедомашняя, оказалась на улице, хозяев не нашли.
Жизнь резко стала интересной и увлекательной – надо было покупать все приданое для кошки, бегать к ветеринару, и так далее.
Назвали Джульетта.
Я думала до этого, что у меня плотное расписание. Хаха, теперь плотнее – надо еще кошкой заниматься, плюс продолжать работать с клиентами и участвовать в программе для предпринимателей, а еще бега. И знаете, время нашлось!
Так что вопрос не в том, есть ли у вас время. Вопрос в том, каков приоритет дела, которым вы собираетесь заняться.
Как-то встретила фразу "Время не ресурс, это – приоритет". Подумайте об этом, когда начнете жаловаться на то, что у вас нет времени.

Возможно, вопрос не во времени, а в приоритетах.
Я верю, что каждый из нас немного топ-менеджер

В том, что касается числа «проектов»*, в которых мы участвуем одновременно. Я тут посчитала, сколько у меня одновременно того, что можно назвать «направления жизни». Получилось 9 штук (см на картинке выше). А в каждом из направлений – n-ное число проектов (на картинке не все, это «скелет» направлений. Подробно я расписала их себе в Coda).

Допустим, одно из направлений – «Лаборатории / Исследования» – будет актуально не каждому (это мне надо исследования проводить / организовывать на потоке, поэтому выделено в отдельное направление). Но я с трудом представляю, как можно отказаться от остального. Отказаться планировать свою жизнь? Не следить за финансами? Забить на семью или дом? Не работать? Не встречаться с друзьями (вариант минимум) и/или не растить социальный капитал (вариант максимум)? Не повышать себе квалификацию в выбранном наборе мастерств, лишая себя возможности реализовать более крутые возможности?

В общем, только направлений получилось приличное число. А ведь в них еще проекты!

Например, у меня в направлении «Работа» 4 проектов. Из них один – «Блоги», второй – «Программа повышения самодисциплины», в которой делаем топов собраннее, ставим им максимальную работоспособность без лишних усилий. Третий – «Тренинги курсов ШСМ», четвертый – «Учебник Моделирование и собранность». И это еще немного. Я знаю людей, у которых только рабочих проектов по 27+ штук, и в личном направлении «планов громадье»!

21 век предоставил беспрецедентные возможности: возможность заниматься тем, что нравится, без необходимости ишачить за кусок хлеба для выживания; возможность жить где хочешь; возможность зарабатывать любимым делом, и так далее. Но как водится, широкий выбор в какой-то мере обратился проклятьем: мы вынуждены учиться выбирать.
Выбирать, потому что на все интересное, что существует в мире, нас не хватит. Потому что наши ресурсы очень ограничены – даже ресурс восприятия информации! А после выбора оставшимся еще придется учиться управлять.

В какой-то степени каждого из нас можно назвать «топ-менеджером» в отношении собственной жизни. И нам точно так же надо научиться управлять собой, чтобы вести ту жизнь, которую мы хотим.

Проработкой этой темы я сейчас и занимаюсь, а наработки выкладываю для студентов курса «Моделирование и Собранности» в Школе системного менеджмента (ШСМ) и для клиентов программы по повышению самодисциплины для управленцев и предпринимателей. И делюсь интересными темами в блогах: тут, в Телеграме, и в ТенЧате.

Как говорится, «не переключайтесь»!


* некоторые штуки нельзя назвать «проектами», потому что они по сути циклические. Проект – весьма условное название для такой сущности.
This media is not supported in your browser
VIEW IN TELEGRAM
Это я честно бегу круг по стадиону, а не изображаю из себя дохлую клячу 😁
Обсудили с тренером, что мне не хватает общефизической подготовки (ОФП) и большого объема нагрузок низкой интенсивности – чтобы тело было лучше подготовлено к бегу.

В общем, что в спорте, что в интеллектуальной деятельности – без предварительной подготовки никуда.
Это же очевидно!

Прочитав предыдущие посты, кто-то мог воскликнуть: «Это же очевидно! Конечно, надо предварительно готовиться».

Да, очевидно, отвечу я. Только сколько из нас эту очевидность выполняет? Вот реально выполняет?

Когда во время курса «Моделирование и собранность» или при индивидуальной работе я начинаю выяснять, сколько времени в календаре занимает предварительная подготовка, я вижу цифры, от которых хочется взгрустнуть.
Например, на планирование нового прилетевшего проекта выделяют целых полчаса. Достойное время, чтобы все успеть (нет). Или ставят себе цели, которые просто не достижимы с текущими ресурсами и текущей подготовкой себя и компании – по хотелкам. Цели эти, конечно, не выполняются: откуда бы?

В спорте все то же самое. Я не могу прийти на первые тренировки по бегу и сказать, что на следующей неделе бегу марафон, и мне непременно надо победить. Это просто нереально: у меня недостаточно подготовки для этого. Только в спорте такие штуки почему-то очевидны, а вот в том, что касается интеллектуальной деятельности – не очень.
В отношении интеллектуальной деятельности мы вообще страдаем массой иллюзий.
Например, считаем, что многозадачность – отличная идея. Ну давайте, попробуйте в спорте многозадачностью позаниматься: одновременно выполнять растяжку и бежать. Не получается? Даже пробовать не хотите, потому что это нереально?

А зачем интеллектуальной эквилибристикой заниматься? Ну не предназначен наш организм для такого режима работы. Мы не можем одновременно тянуться и бежать – и не можем одновременно сфокусированно работать над двумя интеллектуально сложными задачами.
Нейрофизиологи говорят, что в реальности при попытке глубоко концентрироваться на 2 и более делах одновременно происходит множество микропереключений туда-сюда – переключений, которые надежно перегружают нашу операционку.
А ведь мы делаем это с собой регулярно...
Давайте проиллюстрирую невозможность реальной многозадачности на примере.

Вот видео с последней тренировки: я бегу. Шпагат я явно не сделаю, правда?
И если подумать, то в более «физических» профессиях одновременно тысячу дел не делают. Хирург делает одну операцию по удалению аппендикса. Представьте себе, что он будет делать 10 сразу: метнулся к одному столу, сделал надрез, метнулся к другому...

Как вы думаете, как вырастет смертность в операциях? Хотели бы попасть к такому врачу на операцию?
В Телеграме включили сторисы – еще один инструмент для отвлечения внимания.

Чтобы справиться с новым пожирателем времени:

1. Заходим в Настройки -> Уведомления и звуки -> Истории -> Выключить. Если там исключения, то проваливаемся в настройку и выключаем их.

(Settings -> Notifications and Sounds -> Stories -> Off. Внутри Stories: Automatic Exceptions -> Off)