ЭДО для кассы: как избавить сотрудников от бумажной волокиты и навести порядок в кассовых документах

Если у вас магазин или розничная сеть, вы знаете, что такое нескончаемые кипы кассовых документов: приходники, расходники, кассовая книга. С ними вечная проблема: то забыли сделать, то ошиблись, то вообще сотрудники увиливают и не соблюдают кассовую дисциплину. Потом бухгалтеры это все разгребают: ищут недостающие документы, подбивают где не сходится. А ведь можно раз и навсегда навести порядок и избавить сотрудников от этой нудной бумажной волокиты. Работая много лет с розничными сетями мы придумали способ, как это сделать.

Секрет прост — электронный документооборот (ЭДО). Приходные и расходные кассовые ордеры, кассовая книга — все эти документы закон позволяет подписывать электронной подписью. Почему же тогда этого никто не делает? А потому что в стандартных сервисах ЭДО такого функционала для кассовых документов нет.

Мы не стали с этим мириться, а подошли к проблеме творчески и нашли выход для своих клиентов. Для этого создали робота, который сам формирует печатные формы кассовых документов в формате PDF и «цепляет» к ним электронную подпись ответственного лица. И вуаля — никакой бумажной волокиты и рутинного ручного труда. Документы поступают в специальные папки и хранятся там в электронном виде как удобно клиенту: по дням, неделям, месяцам. В итоге получается внутренний ЭДО на участке кассы. Система гибкая — документы можно формировать с такой периодичностью, которая нужна клиенту.

➖ Минус решения в том, что при текучке кадров придется на каждого нового продавца или администратора заново выпускать электронную подпись, а это от 1 600 рублей на человека. Некоторые так не заморачиваются и пользуются только подписями главного бухгалтера и генерального директора. Лучше так не делать — велики риски для тех, на кого подпись оформлена. Фактически вы разрешаете подписывать от своего лица любые документы.

Плюсов гораздо больше:

➕ Кассовая дисциплина всегда соблюдается. В отличие от человека, робот не забывает, не ленится, не ошибается, не торопится домой и не откладывает дела на потом. Клиент уверен, что все кассовые документы оформлены вовремя и правильно.

➕ Меньше ручного труда для кассиров и администраторов, а значит они могут сосредоточиться на продажах и другой важной работе. У одного из наших клиентов сотрудники каждый день задерживались на 1,5-2 часа, чтобы разобраться с кассовыми документами, а после внедрения ЭДО кассы стали уходить вовремя. Другому клиенту под такие задачи вообще пришлось нанять отдельного человека, а с ЭДО необходимость в нем отпала.

➕ Поскольку все делает робот, людей не нужно обучать работе с кассовыми документами, и нанимать можно менее квалифицированных сотрудников.

➕Экономия бумаги и расходников для принтера. В каждой торговой точке нужен как минимум ПКО на выручку за день и РКО на каждый возврат. Если точек много, то набегает прилично, плюс кассовая книга.

➕ Не нужно выделять площади для хранения документов или тратиться на услуги архивных компаний.

➕ Если поступил запрос от налоговой, найти и отправить все нужные документы за любой период в электронном виде — это максимум 30 минут, в бумажном — от двух дней до бесконечности.

Это решение позволяет не только наладить текущую работу с кассовыми документами, но и восстановить упущенное за прошлые периоды. В нашей практике был случай, когда клиент вообще никогда ничего не оформлял, а робот сформировал все недостающие документы. Это возможно, если был хоть какой-то учет денег.

#прокачка

Аутсорсинг для крупного бизнеса: мифы и реальность

Есть стереотип, что бухгалтерия на аутсорсинге — это только для малышей, которые пока не могут себе позволить штатного бухгалтера или нет полной загрузки для него. А по мере роста удобнее и безопаснее нанять штатного бухгалтера. Это просто миф. У нас на комплексном обслуживании есть крупные компании с миллиардными оборотами, у которых в штате вообще нет бухгалтеров.

Миф 1. Аутсорсинг только для «малышей», а для крупного бизнеса дорого и неэффективно

Если бизнес набирает обороты, это не значит, что нужно сразу набирать штат. Нужно смотреть, отвечает ли текущий аутсорсер вашим целям, готов ли он подстраиваться под ваши задачи, есть ли у него эксперты нужного уровня. Если да, то все в порядке и можно расти с ним. Если нет, нужно найти того, кто отвечает вашим запросам.

На рынке достаточно аутсорсинговых компаний, которые специализируются на среднем бизнесе. Все процессы у них отлажены и регламентированы, поэтому объемы бизнеса уже не играют особой роли. У них есть разнопрофильные специалисты для любых задач: главбухи, руководители проектов, финансовые директоры, кадровики, валютные специалисты. Они уже сталкивались со многими проблемами у других клиентов и знают решение.

Для сравнения затрат нужно брать не только зарплату и налоги, а все издержки: организация рабочего места, обучение, ПО, мотивация, замена на период болезни/отпусков, соц. пакет. Буду честной, аутсорсинг не всегда дешевле, но аутсорсинг — это не только про экономию. Для примера приведу расчёт, который мы делали для питерской компании с оборотом в 700 млн рублей в год и штатом 200 человек:

✔️ Главбух с зарплатой в 100 000 руб., 2 бухгалтера с зарплатой по 50 000 руб. и один — 25 000 руб. С учетом налогов и взносов это 292 500 руб. в месяц.
✔️ Накладные расходы на всех четверых — 131 030 руб. в месяц. Это организация рабочего места, ДМС, справочно-правовые системы, замещение во время отпусков.

Итого 423 530 руб. в месяц на содержание своей бухгалтерии. Аутсорсинг им обходится в 435 000 руб. в месяц — на 11 470 руб. дороже. Учитывая, что при этом у аутсорсера штат разнопрофильных специалистов с опытом решения сложных задач, ответственность по договору он берет на себя, не нужно никого нанимать и контролировать — выгода налицо даже при почти одинаковой цене.

Прибавьте сюда риски, от которых избавляет аутсорсинг. Например, у одного из наших клиентов главбух за все время работы перевел на свои счета 70 млн руб. У другого при восстановлении учета мы обнаружили, что сотрудники несколько лет воровали. Это разом перечеркивает всю экономию, даже если она и была.

Миф 2. Аутсорсинг — это риск утечки информации

На самом деле все в точности наоборот. Знаю случаи, когда бухгалтер после многих лет работы забирал базу клиентов. Это плюсом к тому что после него приходилось доплачивать налоги, штрафы и пени. Нормальный аутсорсер старается максимально обезопасить данные клиента, чтобы не оказаться ввязанным в скандал из-за их утечки. Вот, например, наш чек-лист:

✔️ Со всеми клиентами подписываем соглашение о конфиденциальности (NDA), а наши сотрудники подписывают соглашения о неразглашении информации при устройстве на работу
✔️ Информация передается строго по заранее согласованным каналам связи: по почте, с сервера или напрямую из учётной системы
✔️ Доступ к папкам с информацией клиента есть только у той команды, которая его обслуживает

Миф 3. Штатный бухгалтер совершает меньше ошибок

Это вообще никак не связано с тем, кто ведет учет: свой бухгалтер или на аутсорсе. Качество учета и количество ошибок зависит только от квалификации бухгалтера и от того, кто и как контролирует его работу. А кто будет контролировать, правильно ли все сделал главбух в штате, если нужных компетенций ни у кого больше нет?

Поэтому к нам обычно приходят с уже накопленными проблемами, и прежде чем браться за учет его сначала нужно восстановить. А нам ошибаться нельзя — дорого. Аутсорсинговые компании по договору обязаны компенсировать все штрафы, возникшие по их вине. Не косячишь — не платишь!

#прокачка

Как мы забрали миллиардную компанию на аутсорсинг за один день

Не все в нашей работе идет по налаженным рельсам. Иногда сталкиваешься с такими историями, что хоть кино снимай или в мемуары заноси.

Летом прошлого года нам пришлось пройти испытание на прочность. В одной производственной компании после смерти главного акционера разгорелся корпоративный конфликт. Сменились управленцы компании, а бухгалтерия, финансисты, ИТ и другие ключевые подразделения полным составом в один день не вышли на работу. Работа компании была парализована в прямом смысле слова.

Это произошло в тот момент, когда мы заключали с этим клиентом договор на комплексное бухгалтерское обслуживание. Обычно это многоэтапный процесс: мы обследуем бизнес-процессы, отлаживаем процессы взаимодействия, поэтапно забираем функционал штатных сотрудников. Но здесь нам пришлось очень быстро сориентироваться и идти по другому, кризисному сценарию. Масштабы бедствия были внушительны:

➖ Не было доступа в базы 1С, банк-клиент, личные кабинеты для факторинга, сервисы для сдачи отчётности. Доступы в базы восстановила новая ИТ-служба, которую оперативно нанял заказчик. А чтобы восстановить личные кабинеты для факторинга нам понадобились непростые переговоры с факторинговами компаниями и банками
➖ Не было обмена документами между операционными базами и бухгалтерской программой. Для решения проблемы мы подготовили ТЗ для ИТ-службы, в котором было описано, какие документы и с какой периодичностью нужно выгружать из операционных баз
➖ Завалы на каждом участке

Мы срочно сформировали команду из 25 человек, возобновили доступы к системам и принялись восстанавливать ежедневные операционные процессы. Первым делом создали несколько чатов для оперативного взаимодействия, а в офис клиента посадили нашего сотрудника, который сканировал первичные документы, передавал их нам и взаимодействовал с сотрудниками клиента.

Дальше поэтапно восстанавливали работу:

✔️ Разобрали счета от поставщиков, несогласованные заявки на оплату и подготовили платежные поручения на оплату
✔️ Восстановили участок сверки с контрагентами: акты сверки стали обрабатывать в согласованные сроки
✔️ Забрали на себя взаимодействие с контролирующими органами, вопросы факторинга и инкассации, обработку срочных запросов от руководства

Когда получили доступ в учетные базы стало понятно, что одним налаживанием текущей работы не обойдешься, и нужно восстанавливать учет за два предыдущих месяца. Занимались этим параллельно с текущими задачами: разносили банковские выписки, вносили первичку, сверяли выгруженные данные, исправляли ошибки, готовили уточненные декларации.

В итоге успели подготовить и сдать всю налоговую и зарплатную отчетность за 3 квартал 2021 года и обойтись без штрафов. Всю эту работу проделали меньше, чем за два месяца. Это было сложно, но интересно. И невозможное возможно, если иметь сильную команду и уметь правильно расставлять приоритеты.

В один пост такой кейс, конечно, не уместить. Поэтому не стесняйтесь ставить огоньки 🔥 Если пост наберет 20 — расскажу больше подробностей. Это я у матерых блогеров такой прием подсмотрела 😄

#прокачка

Как мы забрали миллиардную компанию на аутсорсинг за один день: таможня дает добро

Я обещала поделиться подробностями этой истории, если первый пост наберет 20 огоньков. Их набралось аж 125, значит тема вам интересна.

Как я уже писала, на нас сразу навалились задачи по текущей работе, и параллельно с этим надо было готовить и сдавать отчеты. До начала отчетной кампании оставалось чуть больше полутора месяцев, а нам предстояло отчитаться по НДС, налогу на прибыль, водному налогу, страховым взносам, НДФЛ, и кроме того подготовить расчеты по имущественным налогам. Что мы и собирались делать, но нас поджидал сюрприз.

Когда стали анализировать учет, увидели, что есть операции с Беларусью, а это значит, что компания должна сдавать отчеты в Федеральную таможенную службу. Мы этого делать не планировали, да и такими делами в компании чаще всего занимаются не бухгалтеры, а отдельные специалисты. Но на всякий случай поинтересовались у клиента, знает ли он об этом и кто будет отчитываться. И тут выяснилось, что:

✔️ Отчитываться некому.
✔️ Доступа к личному кабинету ФТС нет.
✔️ Отчеты в ФТС нужно сдать уже через 6 дней, а иначе штраф в 50-100 тысяч за каждый документ, в случае с нашим клиентом в сумме это около миллиона.

В конечном счете разгребать эти авгиевы конюшни пришлось нам, причем очень быстро. Мы стали сплошным методом проверять все операции и проваливаться в каждый документ, чтобы понять, что за поставка и включать ли ее в отчет. Другого способа это определить на тот момент не было, а придумывать не было времени. В процессе выяснилось, что часть данных подтягивается из другой базы, к которой у нас сначала не было доступа и пришлось его запрашивать.

Параллельно с этим клиент своими силами восстанавливал доступ к личному кабинету ФТС и искал нужные первичные документы по нашим запросам.  В итоге все успели, отчет сдали в 10 вечера последнего дня. Каких усилий это стоило команде — больно вспоминать, но этот квест мы все-таки прошли успешно.

Следующий этап — квартальная отчетность. Напомню, что дела нам в обычном порядке никто не передавал, нюансов и предыстории мы не знали, вопросы задавать было некому и во все нужно было вникать самим, причем быстро. А у клиента, на минуточку, миллиардные обороты и больше 10 тысяч документов в месяц. Деваться было некуда — снова зарылись в учетные базы и в первичку, все анализировали сами, и для надежности параллельно сверялись с контрагентами. Результат — квартал закрыли вовремя, подготовили и сдали всю отчетность по группе компаний, никаких санкций не было. Это было сложно и работать приходилось чуть ли не круглосуточно. Приятно понимать, что мы такое можем.

Конечно, эта ситуация нестандартная и нам пришлось окунуться в работу сразу, чтобы не бросать клиента один на один с проблемами. Но мы в очередной раз убедились, как важна та предварительная подготовка и обследование компании, которые мы обычно делаем перед тем, как взять ее на обслуживание. Это помогает избежать таких нештатных ситуаций и сюрпризов и выстроить такой план работы, где ничего не будет упущено.

В следующий раз расскажу, как на этом же проекте на зарплатном участке справились, там тоже приключений хватало.

#прокачка

Регламенты в бухгалтерии: заработная плата

Я уже писала о том как важны регламенты, в этом посте хочу немного углубиться и рассказать про регламенты по расчету заработной платы.

Зарплата — самый чувствительный участок в учете. Если что-то на этом участке не так — это неизбежно приведет к недовольству всего коллектива, а потом к жалобам в трудовую инспекцию и вытекающим из этого неприятностям. Процессы на этом участке идут по цепочке, которую нельзя нарушать. Например, сотрудник пишет заявление на отпуск, руководитель передает его в отдел кадров, оттуда передают информацию в бухгалтерию для расчета отпускных. Cбой на любом этапе ведет к сбою по всей цепочке.

При четко прописанном регламенте у вас ничего не посыпется, если сменится главбух или другие ответственные сотрудники. Все будет работать как и работало, а вы всегда сможете ответить на вопросы налоговой или трудовой инспекции. Если же наоборот, люди ушли, а процессы не описаны, новой команде придется разбираться с нуля что и откуда берется.

Когда мы берем компанию на обслуживание, в первую очередь разграничиваем зоны ответственности: за что отвечаем мы, а за что сотрудники клиента. В компаниях со своей бухгалтерией так же нужно разграничить зоны ответственности между подразделениями. Для составления регламента изучаем локальные нормативные акты и получаем информацию о датах выплаты зарплаты, видах начислений, надбавках и коэффициентах, наличии иностранцев и любую другую информацию, которая может повлиять на расчеты. В регламенте прописываем:

✔️ Кто и в какие сроки предоставляет информацию для расчета зарплаты, отпускных и других выплат. Например, принимаем информацию от руководителей подразделений или только от сотрудника отдела кадров, а заявления на отпуск должны предоставить не позднее чем за 5 дней до начала. Подробно прописываем сроки предоставления документов по каждому виду расчета: отпуск, больничный, увольнение, премии, надбавки.

✔️ В каком виде поступает эта информация: через ЭДО, сканы по электронной почте, загрузка в учетную систему, оригиналы документов. Если на заявлениях обязательно должны стоять визы определенных руководителей, это тоже прописываем.

✔️ Процесс расчета и перечисления зарплаты, налогов и других сопутствующих платежей: в какие сроки происходит расчет, кто ответственный за подготовку платежей по зарплате, кто и в какие сроки должен предоставить реквизиты для перечисления.

✔️ Как и в какие сроки отражаются в бухгалтерском и налоговом учете зарплатные начисления и кто это делает.

✔️ Кто, когда и какую отчетность готовит по зарплате и взносам. Кто ее утверждает, за сколько дней направляют на утверждение.

✔️ Взаимодействие с контролирующими органами: кто и когда отвечает на запросы, требуется ли согласование ответа перед отправкой.

✔️ Взаимодействие с сотрудниками: кто и в какой срок отвечает на вопросы сотрудников и готовит им справки о доходах, в каком виде и по каким каналам передаются запросы от сотрудников.

Удобно в отдельном документе зафиксировать график документооборота, чтобы каждый сотрудник знал, что и когда он должен передать, чтобы выплаты всегда считали вовремя и правильно. Это заявления на отпуск, командировочные документы,больничные и т.д.

С таким регламентом и графиком не будет разборок кто прав, а кто виноват, если что-то пошло не так. Например, сотрудник пожаловался на то, что из зарплаты не удержали алименты и его бывшая жена не получила деньги. По регламенту исполнительные листы от сотрудников в бухгалтерию должен передавать руководитель подразделения, но он этого не сделал. Соответственно, вопрос не к бухгалтерии, а к руководителю. Или не ответили на запрос бухгалтерии об основании для списания, его неверно идентифицировали и отчет составили некорректно. Здесь претензии к тому кто не ответил на запрос.

То есть всегда видно, чья неисполнительность привела к проблеме.Со временем руководители и сотрудники привыкают, что все делать нужно строго по регламенту, сбои в цепочке исчезают, а бухгалтерия перестает всегда быть крайней.

#прокачка

К чему готовиться, если собираетесь внедрять 1С:ERP

Нередко сталкиваюсь с тем, что руководитель решает внедрить в компании ERP-систему. Обычно он плохо себе представляет, что стоит за этим процессом и через что придется пройти на этапе внедрения. Хочу предостеречь от некоторых ошибок и заблуждений, чтобы вы начали этот квест с реальным взглядом на вещи.

После того, как из России ушли SAP и Oracle, наиболее популярной альтернативой стал продукт 1С: ERP, на него и буду ориентироваться. Продукт непростой, т.к. нужно самостоятельно задавать все алгоритмы. Настройке поддается, но нелегко. Специалисты, которые хорошо умеют это делать, пока в дефиците. Бывает, что внедрять ERP-систему начинает одна команда, потом посередине пути подрядчика меняют. И далеко не всегда он продолжает работу предыдущего внедренца — иногда оказывается проще начать все заново.

1. Определитесь с целью. ERP может охватывать все бизнес-процессы в компании, или только часть. Определите, хотите ли вы все «загнать» в единый контур, или часть процессов оставить за его пределами и вести по старинке. От этого будет зависеть цена проекта и срок внедрения. Исходя из практики могу сказать, что чаще всего есть сложности в настройке участка по зарплате, поэтому некоторые не заводят его в ERP.

2. Будьте готовы к тратам на внедрение. Это не тот случай, когда можно установить купленную программу и сразу работать в ней. Поэтому не думайте, что все ограничится стоимостью коробочного решения. Будет еще много трат на настройку и обкатку решения и на обучение сотрудников. Общий бюджет будет от двух миллионов и выше.

3. Начинайте обучать сотрудников заранее. Если при смене одной учетной системы на другую сотрудникам перестроиться нетрудно и надо просто привыкнуть, то ERP — это совсем другая, специфическая история. Алгоритмика там очень сложная, с лету работу в системе не освоишь и уж тем более самостоятельно не разберешься. Нужно до начала внедрения вводить сотрудников в курс дела, чтобы они привыкали и понимали, что происходит. А еще будьте готовы к тому, что работы у сотрудников будет больше — опять-таки из-за специфики системы. Например, там, где у вас раньше было только поступление и реализация, в ERP будет 7-8 итераций: документ поступил, его передали кладовщику, оттуда передали с согласованием или без согласования и т.д.

4. Не ждите быстрого результата. Если хотите внедрить весь функционал ERP, в более или менее крупных компаниях процесс займет от полугода. В компаниях поменьше можно уложиться за три месяца, у нас есть подобный кейс. Пока все процессы не обкатаются, какое-то время придется работать и в старой, и в новой системе.

Если ко всему этому вы готовы и планируете внедрять ERP, дам пару советов из практики:

✔️ Предварительно продумайте логику всех процессов. Нужно понять, что у вас есть сейчас, к чему хотите прийти и как переложить все это в ERP. Для этого нужны опытные методологи. Если у вас таких нет, привлеките их со стороны. Без этого вы рискуете не прийти к желаемому результату и придется начинать заново. У нас сейчас в работе проект, который мы «подхватили» на полпути. Прежние подрядчики неверно продумали логику, взяли не те виды документов и в итоге система не считала себестоимость.

✔️ Внутри компании лучше иметь сильного специалиста, ответственного за проект, и с очень хорошей мотивацией, в том числе материальной. Если проект вам делают франчайзи, они не всегда достаточно заинтересованы в том, чтобы у вас все работало сразу и без сбоев.

Отнеситесь к внедрению ERP как постройке дома. Чтобы дом получился каким нужно и прочно стоял, нужно тщательно продумать архитектуру и внедрять проект поэтапно. Быстро, дешево и без продуманного проекта вместо дома можно получить соломенный шалаш Ниф-Нифа.

Если эта тема вам интересна, могу поделиться кейсом внедрения 1C: ERP в одной из компаний. Наберется 50 лайков — расскажу 😉

#прокачка

Как мы забрали миллиардную компанию на аутсорсинг за один день: зарплатный квест

Продолжаю рассказывать о наших приключениях, когда мы спешно подхватывали дела в компании, в один день оставшейся без бухгалтерии.

На зарплатном участке нас ждали авгиевы конюшни. Погружаясь в работу мы одну за другой обнаружили массу проблем:

➖ В базе не было табелей рабочего времени и все начисления делали вручную. Соответственно, средняя зарплата для отпусков, командировок и выходных пособий рассчитывалась неверно.

➖ Выплаты увольнений, зарплаты, авансов и отпусков в программе проводили всегда последним днем месяца, хотя фактически деньги перечисляли в разные числа. Это сильно усложнило подготовку отчёта 6-НДФЛ, учитывая, что этот отчёт нужно было сдать почти по сотне обособленных подразделений.

➖ Не было внутренних нормативных документов, из которых можно бы понять порядок расчета заработной платы.

➖ Людям в последние три месяца не выплачивали отпускные и больничные. Как оказалось, к тому моменту они уже успели подать жалобу по этому поводу и на нас посыпались требования из трудовой инспекции. Компании грозила административная ответственность.

➖ Для выгрузки сдельных нарядов с производственных площадок у нас не было паролей, а у сотрудников на другой стороне они были зашифрованы.

Первый аванс пришлось выплатить по имеющимся в программе данным, потому что отдел кадров оказался вообще не готов и не знал, где были сотрудники весь месяц, а оперативно собрать данные со всех подразделений в разных регионах не получалось. Мы надеялись, что предыдущая бухгалтерия все-таки отразила в программе периоды работы. Параллельно с этим разгребали проблемы:

✔️ Общались с руководителями подразделений и добывали хоть какое-то подобие табелей. Далеко не всегда они реагировали быстро, поэтому процесс поначалу шел туго.
✔️ Сделали ТЗ для айтишников, чтобы они переписали весь маршрут выгрузки из производственных площадок и перенастроили его во всех базах.

✔️ Напрямую у сотрудников запрашивали их электронные больничные, в отделе кадров — бумажные, а в «обособки» отправили запросы, чтобы пересмотрели имеющиеся у них. Сверили все это с тем, что есть в программе и доплатили все недостающее.

✔️ Запросили в подразделениях информацию, кто когда был в отпусках. После того, как кадровики завели периоды в программу, мы рассчитали и выплатили отпускные.

✔️ Готовили информацию по запросам из трудовой инспекции на 1500 человек: по трудовым договорам, составу задолженности, срокам погашения.

✔️ Готовили информацию для руководителя: ФОТ по подразделениям, суммы налогов и взносов, типы премирования, переработки.

Всю эту работу в ускоренном темпе делали два расчетчика и руководитель группы. Итог работы: восполнили пробелы и отправили информацию в ФСС, навели порядок в расчетах и выплатили сотрудникам все недостающее с компенсацией за задержку, ответили на запросы госорганов, отправили зарплатные отчеты. Плюс в процессе мы неожиданно для себя стали получать благодарности от руководителей и сотрудников клиента, потому что расчетки наконец-то стали понятными и прозрачными. До этого разобраться в начислениях было невозможно. Через два месяца работы провели годовую инвентаризацию, привели в соответствие счета учета и списали задолженность/переплату, которые не подлежат взысканию. Преемнику передавали дела в полном порядке, где каждое начисление можно было проследить и обосновать.

Штраф от трудовой инспекции все-таки был, но на это мы повлиять уже никак не могли — нарушения и задержки по выплатам назад не откатишь. А вот отчетность сдали вовремя и без штрафов, что считаем большой удачей, учитывая сколько было проблем.

#прокачка

Как мы впервые внедряли 1С:ERP

В 2020 году к нам обратилась компания со штатом почти 2000 человек. Клиент больше не мог отдавать по 3 миллиона в месяц за SAP и хотел перейти на другую ERP-систему. Сейчас из 2022 года это выглядит очень своевременным решением, ведь тогда никто и не подозревал, что из SAP по-любому придется уходить.

Нам предстояло сначала перевести учет из SAP в 1С: ERP, а потом забрать компанию на обслуживание, потому что та структура, которая до нас вела бухгалтерию у клиента, работала только в SAP. В идеальном мире нужен год, чтобы внедрить ERP и отладить работу. Но клиент хотел, чтобы уже первое полугодие 2020 года закрыли в новой системе, а пока они выбирали подрядчика и согласовывали договор, ушло много времени. На все про все у нас оставалось четыре месяца. В целом для нас это был новый опыт. До этого внедрять 1C: ERP приходилось лишь трем сотрудникам из нашей команды, но мы решили, что этого достаточно и мы справимся. Забегая вперед скажу, что это было несколько самонадеянно.

Клиент рассматривал два варианта:

1️⃣ Перевести все бизнес-процессы в 1С: ERP.
2️⃣ Перевести только часть, а бухгалтерский и налоговый учет вести в 1С: Предприятие.

Мы убедили клиента, что всем удобнее будет работать в одной системе, поэтому остановились на первом варианте. Когда мы все проанализировали, составили такой план действий:

✔️ До конца 1 полугодия 2020 года в SAP по-прежнему ведется полноценный учет.
✔️ В 1С: ERP переносятся все остатки по состоянию на 31.12.2019.
✔️ Движения первого полугодия 2020 года повторяются в 1C: ERP в ручном режиме с выверкой всех регистров и анализом взаиморасчетов.

Мы любим все автоматизировать, и в этот раз тоже искали такую возможность. Но регистры в немецкой SAP и российской 1С: ERP слишком отличаются, поэтому настроить автоматическую выгрузку было невозможно и все приходилось делать вручную. В какой-то момент мы поняли, что пошли не тем путем. Мы отталкивались не от тех документов, и это потянуло за собой ошибки. Неверно были отражены некоторые расходы предприятия, не подтягивались регистры, неверно настроены договоры. Из-за этого неправильно взаиморасчеты садились на счета, неправильно был настроен складской учет и не формировалась себестоимость. Тогда мы поняли, что нам не хватает знаний. А времени оставалось все меньше.

Не было бы счастья, да несчастье помогло. В разгаре была пандемия коронавируса, некоторые другие проекты встали, и у нас освободились эксперты, которых можно было задействовать. Мы расширили команду на этом проекте и параллельно все сотрудники проходили обучение по 1С: ERP. Работу в проекте при этом не останавливали ни на день и все чему учились сразу применяли на практике. Нам пришлось «снести» все, что сделали до этого и начать с нуля. Переделывали все, начиная с банковских выписок и заканчивая документами складского движения. Это было непростое испытание и не все сотрудники его прошли, но те что прошли получили закалку и колоссальный опыт.

Первое самостоятельное закрытие в системе провели за июль 2020 года. Не без ошибок, но у нас уже был опыт, поэтому быстро с ними разобрались. Конечно, мы приложили титанические усилия, но задача была бы невыполнимой, если бы не вовлеченность клиента. Это тот случай, когда клиент не ждет сложа руки когда ему все сделают, а делает все возможное со своей стороны: присутствует на всех совещаниях и планерках, обучает сотрудников, предоставляет ресурсы, подхватывает любые инициативы и активно помогает во всем. Это был идеальный тандем между нами, заказчиком и франчайзи от 1С, поэтому все получилось.

#прокачка

Аутсорсинг и штатная бухгалтерия: как посчитать выгоду

На каждой встрече с потенциальным клиентом мы даем расклад по затратам на штатную бухгалтерию и аутсорсинг. И часто сталкиваемся с тем, что для руководителей сумма расходов на штатную бухгалтерию оказывается сюрпризом, потому что они привыкли оценивать только зарплату бухгалтеров, и не берут в расчет остальное. Поэтому сегодня расскажу из чего складываются эти затраты, если вы тоже захотите сравнить их с аутсорсингом.

Заработная плата и налоги:

✔️ Средняя зарплата сотрудников бухгалтерии за месяц. Включите сюда все постоянные и переменные начисления: премии, компенсации (например, аренда квартиры, транспорта, питание и прочие).
✔️ Страховые взносы. Стандартно это примерно плюс 30% к зарплате, если вы не применяете пониженные ставки.
✔️ Доплаты за замещение на период болезни или отпусков других сотрудников. Как минимум 28 дней в году каждый сотрудник бывает в отпуске.
✔️ Доплата по больничным листам до оклада или среднего заработка, если это практикуется в компании.
✔️ Доплата за работу в выходные и праздничные дни.

Накладные расходы:

✔️ Организация рабочего места: аренда офиса, мебель, компьютер, оргтехника.
✔️ Обучение и повышение квалификации.
✔️ Соцпакет: ДМС, подарки на день рождения и праздники, корпоративы.
✔️ ПО: лицензии 1С, антивирусные программы, справочно-правовые системы.
✔️ Поиск персонала: услуги кадровых агентств, публикация вакансий на платных ресурсах, оплата труда отдела HR и руководителя по поиску и собеседованию кандидатов.

Это не универсальный список, он может быть и шире. Все зависит от условий работы в вашей компании.

В этом посте я уже приводила расчет для питерской компании с оборотом в 700 млн рублей в год и общим штатом 200 человек. Если главбух и три бухгалтера получали на руки в общей сумме 225 000 рублей в месяц, то с учетом налогов, взносов и всех накладных расходов расходы составили 423 000 рублей. Аутсорсинг им обходится почти в ту же сумму, но если бы сравнивали только с зарплатой, сложилось бы неверное впечатление, что аутсорсинг почти вдвое дороже, чем штатная бухгалтерия.

Не всегда аутсорсинг дешевле или равнозначен по затратам со штатной бухгалтерией. Все зависит от специфики работы, поставленных задач и уровня автоматизации. Я хочу лишь сказать, что затрат на самом деле гораздо больше, чем может показаться на первый взгляд, и чтобы получить полную картину, нужно собрать и посчитать их все. А когда становится понятно, что стоимость — это уже не настолько решающий фактор, можно проанализировать выгоды, которые вы получаете от аутсорсинга и которых нет у штатной бухгалтерии. Вот на примере нашей компании:

✔️ Не просто несколько бухгалтеров, а разнопрофильные специалисты в области бухгалтерского, налогового и управленческого учета с опытом решения сложных задач. Если у вас возникнет сложная и нестандартная задача или вы откроете новое направление, вам не придется переучивать сотрудников, повышать квалификацию, нанимать людей с опытом или искать консультантов на стороне. Это тоже существенная экономия, которую не все берут в расчет.
✔️ Нет зависимости от человеческого фактора. Вопросы взаимозаменяемости кадров решаем мы, а у вас просто есть всегда работающая бухгалтерия.
✔️ Несем ответственность за правильность и качество учета, за свои ошибки расплачиваемся из своего кармана.
✔️ Не нужно управлять сотрудниками бухгалтерии и контролировать их работу.
✔️ Работаем строго по регламентам, реагируем на запросы и выполняем задачи в четко прописанные сроки.

Ну и без ложной скромности: у нас практически нет нерешаемых задач 😊 За годы сопровождения компаний и холдингов из разных отраслей бизнеса мы успели столкнуться с самыми разными проблемами, системами налогообложения, специфическими ситуациями, поэтому врасплох нас застать трудно. «Гладиатор принимает решение на арене» — это про нас.

Попробуйте еще раз просчитать свой бюджет на бухгалтерию с учетом информации из этого поста, и может пора сравнить с аутсорсингом?

#прокачка

Регламенты в бухгалтерии: казначейство

Продолжаю продвигать идею важности регламентов для бизнеса. Сегодня расскажу об очень значимом и тревожном участке — казначействе. Тревожный он потому, что если платежи государству, контрагентам и сотрудникам не уйдут в срок — это штрафы, недовольство и прочие неприятные последствия.

Например, если казначей не загрузил вовремя выписку, по цепочке пойдут такие проблемы: бухгалтер не разнесет вовремя банковские выписки, менеджеры не узнают о поступившей оплате и товар не начнут вовремя отгружать. А если казначей не подготовит вовремя платежное поручение и не сообщит об этом клиенту, тот не успеет оплатить в срок, потому банковский день ограничен по времени, либо придется платить повышенную комиссию.

Чтобы все работало как часы, нужно на старте детализированно договориться о правилах и закрепить зоны ответственности. Как всегда расскажу, как это делаем мы, когда берем компанию на обслуживание, но эти правила работают и для компаний со своей штатной бухгалтерией.

Регламент состоит из нескольких блоков:

1️⃣ Банковские операции. Процессы в каждой компании разные, и чтобы их не ломать, важно на старте проговорить весь путь формирования платежей от получения счета до подготовленной платежки. Где-то мы заводим платежки в клиент-банке, а где-то в 1С и после выгружаем в банк-клиент. Или создаем платежки на основании согласованных клиентом заявок на оплату в 1С:Документооборот, 1С:БИТ Финанс и других программах. В этой же части нужно прописать, в каких банках есть расчетные счета и как между ними распределены платежи. Например, зарплату платят из одного банка, а все остальное из другого.

2️⃣ Формирование платежных поручений контрагентам-резидентам. Фиксируем все этапы и сроки выполнения от распоряжения клиента до готовности платежных поручений со всеми особенностями, присущими компании.

3️⃣ То же самое по валютным операциям. Здесь добавляются этапы конвертации валюты, постановки и снятия с учета в банке, внесения изменений в контракт, предоставления подтверждающих документов по валютным контрактам.

4️⃣ То же самое по зарплате и налогам с учетом всей специфики.

5️⃣ Отражение банковских выписок. Прописываем все этапы выгрузки выписок по расчетным счетам и отражение их в 1С, контроль правильности отражения на счетах бухгалтерского и налогового учета.

В функционал по казначейству также могут входить дополнительные работы. Например, мы можем:

✔️ отправлять выписки клиенту по почте;
✔️ отправлять отчеты по остаткам на расчетных счетах;
✔️ готовить реестры платежных поручений для согласования внутри компании;
✔️ напоминать клиенту о том, что в банк-клиенте есть не подписанные платежи, которые из-за этого не могут уйти;
✔️ отправлять контрагентам клиента копии платежных поручений;
✔️ размещать депозиты по запросу клиента;
✔️ запрашивать справки в банке;
✔️ полностью взять на себя взаимодействие с сотрудниками банка.

Мы уже не раз убеждались на практике, что подробный регламент помогает избежать конфликтов и увидеть, на каком этапе и по чьей вине возникла проблема. Например, поступает жалоба, что мы не провели платеж, а на деле оказывается, что один из сотрудников клиента не согласовал заявку и она не дошла до нас. Или сотрудник отправил нам счет вне согласованного рабочего времени и не сообщил нам в мессенджере о том, что платеж срочный, поэтому оплата ушла только на следующий день.

Таким же образом регламент поможет четко выстроить платежные процессы в компаниях со штатной бухгалтерией. Не будет конфликтов, поисков правых и виноватых, а будут только выполненные или невыполненные пункты регламента у каждого участника процесса.

#прокачка

​В последний рабочий день уходящего года хочу просто поздравить с наступающим Новым годом и пожелать хорошего отдыха!

За неполные пять месяцев существования канал собрал больше двух тысяч подписчиков, и я надеюсь, что наш опыт оказался полезен вам. Спасибо за ваш интерес, лайки и комментарии! Еще много чем хочется поделиться, но это уже после праздников. А сейчас ароматных вам мандаринов, нарядных елок, вкусных салатов и отличного настроения!

А если на каникулах вам надоест телевизор и катание с горок, можно почитать уже опубликованные посты по этим хэштегам:

#прокачка — внутренняя кухня аутсорсинга, полезные советы, кейсы
#тренды — новые веяния и наш взгляд на них
#зарубеж — для тех, кто выходит за пределы отечественного рынка
#управленка — все про управленческий учет
#оптимизация — законно экономим на налогах
#изменения — новости законодательства.

Как мы выявили у клиента мошенническую схему и 5 миллионов потерь

Судя по комментам вам интересны истории из нашей практики и кейсы, поэтому начну этот год с почти детективной истории о том, к чему может привести отсутствие контроля и анализа в учете.

Мы взяли на комплексное обслуживание довольно крупную компанию, которая специализируется на оптовой торговле запчастями для грузовых автомобилей. Годовая выручка на тот момент переваливала за 4 миллиарда рублей. Мы собрали команду из семи человек, и за одним бухгалтером закрепили участок «Реализация покупателям». В его обязанности входила ежемесячная сверка документов по реализации в 1С с оригиналами первичных документов.

Вскоре сверяя документы бухгалтер обнаружил, что первичный документ в оригинале отличается от того, что завели в 1С. Сумма была одна, а вот количество деталей в нем — разное. Мы подумали, что в одном из документов просто нечаянно ошиблись, но при детальной проверке оказалось, что таких нестыковок много.

Оказалось, что это была мошенническая схема сотрудников. Например, в 1С заводили реализацию 5 деталей на общую сумму 100 тысяч рублей, а потом вручную вносили изменения на печать выводили документ, где сумма тоже 100 тысяч, но деталей всего 3. Таким образом, в системе списывали 5 деталей, покупателю уходило 3, а еще 2 шли «налево». Поскольку проводили в системе и забирали со склада одно и то же количество деталей, недостача при инвентаризации не всплывала. Сумма, поступившая от покупателей, тоже совпадала с заведенной в системе. Контрагенты и государство в ущербе не были, поэтому претензий ни от кого не было, деньги теряла только сама компания.

Если бы в компании внимательнее анализировали себестоимость и маржу с продажи, несоответствие бы обнаружили. Но этого либо не делали, либо делали поверхностно, поэтому воровали несколько лет. Когда мы сообщили о проблеме руководству компании, они инициировали сплошную проверку за два последних года. Оказалось, что потери компании составили 5 миллионов рублей. С виновными тогда разобрались, схему прикрыли.

Такие махинации становятся возможными там, где нет контроля всех участков, и каждое подразделение работает само по себе: бухгалтерия занимается своей частью, менеджеры по продажам и кладовщики — своей, и первичку с данными в 1С не сверяют. Чтобы избежать таких неприятностей и вовремя выявить мошенничество, мы рекомендуем не бояться рутины и раз в месяц проводить выборочную сверку, хотя бы на 10%.

Ну и не стоит пренебрегать анализом выручки и себестоимости, а не сосредотачиваться лишь на том, чтобы порядок был только в документах для контрагентов и налоговой инспекции.

#прокачка

Нужно ли бояться кассовых разрывов?

Сегодня хочу поговорить о кассовых разрывах — временном недостатке денег на покрытие текущих обязательств. «Временный» здесь ключевое слово, и это не всегда трагедия, а просто стечение обстоятельств или следствие неграмотного подхода к деньгам в бизнесе. Исходя из нашей практики чаще всего причины такие:

1️⃣ Нет платёжного календаря. Это простая таблица, где на каждый день расписано, сколько и куда нужно заплатить, и сколько денег должно поступить. Из неё вы сразу увидите, если в какой-то день исходящих платежей будет больше, чем входящих, и сможете заранее спланировать план действий. Если не планировать и все делать хаотично, легко можно попасть в ситуацию, когда платить надо уже сегодня, а деньги ожидаются только через несколько дней. Если задержка платежа влечет за собой пени и штрафы от государства или поставщиков, то у вас еще и расходы увеличатся.

2️⃣ Нет управления дебиторской и кредиторской задолженностью. На сроки платежей можно влиять, для этого есть разные инструменты. Например, клиентам можно давать скидку за досрочную оплату, а с поставщиками договариваться о рассрочках. Это поможет «выровнять» платёжный календарь.

3️⃣ Убыточность бизнеса. Денежный поток прогнозируют на основании планов по прибыли, которые называют БДР или P&L. В краткосрочном периоде могут быть плановые убытки, например, на старте бизнеса или если бизнес сезонный, но в конечном итоге бизнес должен приносить прибыль. Нужно сравнивать с планом фактические результаты, анализировать отклонения и при необходимости вносить коррективы в план. Если этого не делать, можно не только получить кассовый разрыв, но и пройти точку невозврата. То есть вы «затыкаете» текущие дыры, договариваетесь о рассрочках или берете займы, но не знаете, что по факту вас ждет убыток. В этом случае нужно уже сейчас что-то предпринимать: увеличивать продажи или сокращать расходы. Иначе отсрочки давать перестанут, продавать будет нечего, и бизнес встанет.

4️⃣ Резкий рост или расширение бизнеса. Рост — это хорошо, но расходы при этом могут расти не прямо пропорционально выручке. Вы замораживаете деньги в товарах, увеличиваете арендованные площади, покупаете оборудование. Часто для этого берут кредиты. Платить за них нужно уже сейчас, а выхлоп будет позже.

5️⃣ Из бизнеса забирают больше денег, чем нужно. Стандартный пример: по отчетности за первый квартал собственник видит, что есть прибыль, и всю ее «выгребает» на дивиденды. Но во втором квартале возник убыток и прибыль за полугодие оказалась меньше ожидаемой. Это еще не самый плохой вариант, потому что собственник хотя бы опирается на отчетность. Хуже, когда собственник видит, что на расчетном счете есть деньги и думает, что их можно тратить в любой момент.

6️⃣ Одни проекты финансируются за счет других. Общая картина не всегда достоверна, нужно попроектное планирование финансового результата, чтобы вовремя определить стабильно убыточные проекты и не допустить «размытости» результата. Например, общая прибыль 1 млн руб., а в разрезе по проектам получается, что один принес 1,5 млн руб., а другой — минус 0,5 млн руб.. Тогда нужно думать, как вывести второй проект на безубыточность или закрыть его и получить прирост прибыли по компании в целом.

Выводы:

✔️ Не все кассовые разрывы одинаково страшны. Иногда это просто стечение обстоятельств, а иногда — очень тревожный звонок.

✔️ Кассовые разрывы боятся планирования. Если вы заранее все распишете, сможете быстро и без стресса справиться с короткими разрывами. Где-то договоритесь о рассрочке, где-то возьмете экспресс-кредиты, воспользуетесь овердрафтом, или другими инструментами.

✔️ Планирование без контроля и дисциплины не имеет никакого смысла. Нужно внедрять четкие регламенты и точки контроля за исполнением планов, и вовремя их корректировать исходя из фактической ситуации. Например, вы можете до копейки расписать каждый день, но все планы «поедут», если клиенты будут задерживать платежи, а менеджеры будут смотреть на это сквозь пальцы и не будут ничего предпринимать.

#прокачка

Как неграмотный бухгалтер чуть не подставил компанию на несколько миллионов рублей

Еще одна история о том, как бухгалтерия нового клиента оказывается ларчиком с сюрпризами.

Несколько лет назад к нам на обслуживание пришел клиент, специализирующийся на изготовлении кухонных столешниц из камня. Годовая выручка на тот момент была 300 миллионов рублей. Компания быстро росла, своя бухгалтерия перестала справляться, и собственник решил перейти на аутсорсинг. У нас стандартная процедура: первым делом мы анализируем бухгалтерию нового клиента за последние 2-3 года, чтобы понять, в порядке ли учет или есть проблемы, все ли отчёты сданы и нужны ли дополнительные работы по восстановлению учета. В этот раз мы так же получили доступы к базам и начали проверку.

В процессе выяснили, что у клиента были экспортные операции, по которым они применяли нулевую ставку НДС. Но применяли очень по-своему. По закону в таких случаях нужно заполнить раздел 4 декларации по НДС, а в течение 180 дней подтвердить нулевую ставку документами. Но у клиента в декларациях раздел 4 был не заполнен. Когда мы это увидели, подумали, что бухгалтер просто не знал, что нужно заполнять этот раздел при экспортных операциях. Но все оказалось намного серьезнее. Бухгалтер вообще не знал, что есть обязательная процедура подтверждения экспорта. Раз за разом они в декларациях вообще не показывали реализацию с нулевой ставкой, а отражали только ту реализацию, по которой применяли стандартную ставку НДС, тогда это было 18%. Поэтому и налоговая не знала, что у них есть такая реализация. Конечно, рано или поздно это бы всплыло, а в наши дни всплыло бы гораздо быстрее. Просто дело было несколько лет назад, а у налоговой тогда еще не было таких мощных систем контроля, как сейчас.

Оправившись от шока, мы принялись спасать ситуацию. Первым делом мы собрали подтверждающие документы по «свежим» реализациям, где еще не прошел 180-дневный срок, и подтвердили в ИФНС нулевую ставку. А по более ранним периодам пришлось делать так: сначала заплатить тот НДС, по которому не подтвердили нулевую ставку, а потом уже по-новой заявляться на льготу. Начиная с самого раннего периода мы проделали такую работу:

✔️ Рассчитали и перечислили налог по стандартной ставке и набежавшие пени.

✔️ Когда эти суммы отразились в выписке налоговой, подали уточненную декларацию со стандартной ставкой НДС. Эта последовательность «сначала доплата налога и пеней — потом уточненка» позволила избежать штрафа.

✔️ Следом подготовили и сдали еще одну уточненную декларацию, но уже с нулевой ставкой НДС, а потом сдали документы, подтверждающие нулевую ставку.
Дождались, когда отразилась переплата по НДС, и начали процедуру заново по следующему периоду. Но второй и следующий разы клиенту уже не пришлось доплачивать НДС из своих денег — для этого использовали переплату. Повторили эту процедуру по всем периодам с неподтвержденным экспортом.

В итоге клиент обошелся малой кровью — заплатил пени примерно на 200 тысяч рублей. А могло быть гораздо хуже: 3,5 миллиона рублей недоимки по НДС, к ним 20% штрафа и пени, итого можно было «попасть» почти на 4,5 миллиона рублей.
Мораль все та же: нанимайте квалифицированных бухгалтеров, не пускайте процесс на самотек и регулярно проводите аудит.

#прокачка

Еще одна история из цикла «Бухгалтер не знал»

Злостные неплательщики налогов делятся на два типа. Одни сознательно уворачиваются и применяют для этого разные схемы, а другие и платили бы добросовестно, да понятия не имеют, что должны это делать. На истории про вторых нам везет, принесла вам еще одну.

К нам обратился один крупный для своего региона сельхозтоваропроизводитель. У него не был налажен учет производства и поэтому он не видел реальную картину в своем бизнесе. Не знал, во сколько ему обходится производство одного килограмма творога или мяса, учета незавершенного производства не было и все сразу уходило в расходы. Это приводило к искажению данных и убыткам в отчетах, из-за чего были проблемы с получением кредитов и субсидий от государства.

После анализа базы как это часто бывает оказалось, что проблема, с которой пришел клиент — это только верхушка айсберга. Помимо прочих ошибок всплыла огромная проблема — клиент на протяжении пяти кварталов не платил НДС, хотя должен был. Раньше на ЕСХН НДС не платили, а потом законодательство поменялось, и теперь освобождение есть только у тех, кто укладывается в лимиты по выручке и подал уведомление. У клиента выручка больше лимита, и права на освобождение не было. Но бухгалтерия работала по-старинке и просто не платила НДС. Нам пришлось срочно решать вопрос, пока не узнала налоговая и не выкатила штрафы.

Что мы сделали:

✔️ Прошерстили всю реализацию за пять кварталов.
✔️ Там, где это возможно, договорились с клиентами и переподписали договоры с формулировкой «в том числе НДС», чтобы выделить НДС из той суммы, что уже заплатили по договору. Где невозможно (госконтракты) — начислили сверху. Насчитали НДС на 29,2 миллионов рублей.
✔️ По максимуму собрали вычеты от поставщиков, запросили недостающие документы. Собрали вычетов на 25 миллионов.
✔️ Заплатили НДС 4,2 миллиона рублей и пени, а потом сдали декларации по НДС.

Так мы избежали штрафа почти на 6 миллионов рублей. Но могло быть и больше, потому что неизвестно, сколько еще времени бухгалтерия клиента незнаючи не платила бы НДС, и когда бы это всплыло для налоговой.

Помимо этого, наладили клиенту учет производства, настраивали по спецификациям и рецептуре. Он стал видеть корректную себестоимость продукции и реальные показатели в отчетах.

Такие истории далеко не редкость, к сожалению. Владелец думает, что он добросовестно ведет бизнес, делает полезное и нужное людям, а из-за низкой компетенции бухгалтеров попадает на штрафы. Следите за изменениями законодательства и нанимайте квалифицированных специалистов.

#прокачка

Такой разный аутсорсинг

На встречах с потенциальными клиентами часто вижу, что у многих узкое представление об аутсорсинге. О том, что могут быть разные варианты, они и не догадываются. Думают, что передавать на сторону можно только целиком всю бухгалтерию. Или наоборот, считают, что некоторые функции можно выполнять только своими силами и передать их на аутсорсинг невозможно. Например, так думают про казначейство, ведь там нужна оперативность и много согласований, а между тем мы успешно этот процесс регламентируем и забираем на себя.

Чтобы расширить представление об аутсорсинге, в этом посте расскажу, какие могут быть варианты.

Комплексное бухгалтерское сопровождение.

Здесь мы делаем все, а в штате клиента нет ни одного бухгалтера. Сами ведем учет, вносим первичку, считаем налоги и зарплату, составляем отчёты и ведем кадровое делопроизводство. Многие до сих пор считают, что такой вариант годится только для мелких компаний, а отдать на сторону бухгалтерию большого бизнеса невозможно. Но этот миф постепенно развеивается, все больше крупных компаний выбирают аутсорсинг, а я регулярно публикую здесь наши кейсы, связанные с крупным бизнесом.

Функционал «Главный бухгалтер».

Вся оперативная работа остается за штатными сотрудниками. Например, отражение первички, банковские операции, реализация. Мы забираем на себя функционал главбуха: управление штатными сотрудниками бухгалтерии, контроль полноты и правильности отражения операций, расчет налогов, подготовку отчетности и другие стандартные функции главного бухгалтера.

Расчет заработной платы и кадровое делопроизводство. 

Эта функция обычно обособлена от остальной бухгалтерии и легко передается на аутсорсинг. Мы формируем все кадровые документы в электронном виде и направляем заказчику, а он организовывает их подписание и хранение. Как вариант, можем для этой работы посадить в офис клиента своего сотрудника. Зарплату и кадры обычно передают на аутсорсинг вместе, но бывают и ситуации, когда кадры остаются на стороне заказчика.

Отдельные участки бухгалтерии, которые можно отдать на аутсорсинг как все вместе, так и отдельно, например:
✔️разнесение банковских операций;
✔️работа с первичными документами, включая отражение в любых системах и формирование электронного архива;
✔️формирование авансовых отчетов и сопутствующая работа;
✔️формирование документов для покупателей (биллинг);
✔️сверка с контрагентами;
✔️согласование договоров;
✔️начисление аренды.

Помимо этих, можем подхватить любой другой участок.

Казначейство: рублевые и валютные платежи.

Готовим платежные поручения по запросу в 1С или в клиент-банке, администрируем валютные контракты, проверяем наличие виз на счетах, составляем реестры для согласования, направляем остатки по счетам, размещаем депозиты и многое другое.

Подготовка управленческой отчетности. 

При необходимости поможем разработать и внедрить управленческий учет в компании, готовить нужные отчеты.

Варианты могут быть разные, и какой именно выбрать — каждая компания решает индивидуально в зависимости от своих потребностей. Если хотите, чтобы аутсорсер нес полную ответственность за состояние учета и сам платил штрафы за ошибки, ваш вариант — комплексное обслуживание или функционал «Главный бухгалтер». Частичная передача функций может понадобиться, если у вас в регионе проблема с нужными кадрами, или нет полной загрузки для сотрудника, или вам проще передать функционал на сторону, чем искать, оформлять, обучать сотрудников и контролировать их работу.

Мы не ограничиваем клиентов готовыми пакетами услуг, а отталкиваемся от их потребностей, готовы браться за новые задачи и создавать новые сервисы.

#прокачка

Как выбрать аутсорсинговую компанию

После первоначального отсева у руководителя обычно есть на руках несколько коммерческих предложений, из которых нужно выбрать. На вид они могут быть более или менее одинаковыми, поэтому выбрать сложно. Особенно если аутсорсинг раньше не практиковали и попросту не знают, какие параметры важны на практике. Я часто веду переговоры с руководителями на этом этапе, поэтому поделюсь с вами, на что нужно обратить внимание и почему это важно. В коммерческом предложении этого может не быть, поэтому расспросите об этих моментах кандидата при личной встрече.

Место в рейтингах. Один из самых известных — рэнкинг крупнейших компаний и групп в области аутсорсинга учетных функций от RAEX. Место в рейтинге значит, что у компании достаточный объем клиентов и специалистов, она стабильно работает, никуда не пропадет и выполнит свои обязательства.

Специализация и опыт в узких нишах. Это тем более важно, если у вас есть нетиповые задачи. Например, сельское хозяйство, ювелирка, НКО. Нужно, чтобы специалисты уже имели в этом опыт, а не изучали новое для себя с приходом нового клиента. На встречах с потенциальными клиентами мы всегда обозначаем, что у нас есть нужные компетенции и готовы предоставить рекомендательные письма от других клиентов. Можно запросить референс-колл, чтобы лично поговорить с клиентами аутсорсера.

Ресурсы для бесперебойной работы и готовность к масштабированию вашего бизнеса. Расспросите, как формируются команды, как решается вопрос с взаимозаменяемостью сотрудников и что может предпринять провайдер, если вы пойдете в рост и объем работы увеличится. Также обратите внимание где будет размещена ваша база 1С. Сервер провайдера может сломаться, поэтому лучше если это будет дата-центр.

Политика конфиденциальности. Он есть не у всех, либо есть, но на словах. Поэтому попросите рассказать, как построена работа с конфиденциальными данными клиентов. Например, у нас к конкретному клиенту имеют доступ только сотрудники назначенной команды, информация направляется только авторизованному списку контактов со стороны клиента.

Полис страхования профессиональной ответственности. С таким полисом компания возместит вам штрафы, если сама накосячит. Обратите внимание на сумму страхового покрытия, она должна быть сопоставима с объемами вашего бизнеса. У нас это 10 миллионов рублей. Имеет значение и страховая компания, она должна быть стабильная и на слуху.

Состав закрепленной команды. Хорошо, если за вами будет закреплен не только главбух, но и руководитель проекта, куратор, персональный ассистент, расчетчик зарплаты, казначей, бухгалтер на первичке если вы запрашивали аутсорсинг под ключ.

Ценообразование и состав услуг. Что именно входит в озвученную стоимость и какие есть ограничения? Как будет меняться цена в зависимости от увеличения документооборота, численности, выручки? Есть ли перерасчет стоимости и при каких условиях? Входит ли в цену консультирование, разбор налоговых и бухгалтерских вопросов и если не входит то сколько будет стоить? У нас фиксированный тариф, куда все это входит — так вам будет проще спланировать бюджет.

Рутинные процессы. Как они организованы: обмен документов, подготовка платежек, коммуникации, ответы на запросы.

Вся это поможет вам составить более полную картину и корректно сравнить разные КП, если в них примерно одинаковая цена. Когда все это выясните, запросите шаблон договора и попросите своих юристов проанализировать, подразумевает ли договор все, что вам обещали на словах.

Надеюсь, эта информация вам поможет. Пишите в комментариях, какие еще критерии для вас важны при выборе аутсорсера.

#прокачка

Как не надо менять ERP-систему

Вы конечно знаете, что в прошлом году в связи с известными событиями SAP ушел с российского рынка. Многим тогда пришлось экстренно переходить на другие ERP-системы. Сегодня расскажу историю одного такого перехода, когда неграмотно поставленный процесс привел к тому, что в бухгалтерии все посыпалось, а учет пришлось восстанавливать.

Наш клиент, который тогда еще клиентом не был, имеет розничную обувную сеть, которая на тот момент насчитывала более 30 магазинов. Когда пришлось экстренно менять SAP на 1С, заключили договор с подрядчиком, а со своей стороны заниматься этим вопросом поручили штатной бухгалтерии во главе с главбухом. Первое полугодие 2022 года планировали вести учет еще в SAP, а с 1 июля уже в 1С.

Бухгалтерия должна была:

✔️ Внести корректные настройки в 1С: учетная политика, справочники, статьи затрат и прочее.

✔️ Сверить данные по остаткам и выгруженные данные, сообщить подрядчику чего не хватает и после корректировок заново провести сверку.

✔️ Сформировать отчётность за 1 полугодие 2022 года и сверить ее с отчетностью, которую сдавали из SAP.

При этом основная текущая работа бухгалтерии никуда не делась и сотрудники не могли полностью погрузиться в проект. В итоге все стали зашиваться, и процесс вышел из под контроля. Бухгалтерия постоянно переносила сроки закрытия периодов и каждый раз обещала, что вот-вот все заработает. Бухгалтеры, привыкшие работать в SAP, не до конца разобрались в новой системе, поэтому делали ошибки и потом вынуждены были многое корректировать вручную.

Из-за того, что не было строгого контроля по всем этапам постоянно всплывали проблемы. Например, в какой-то момент кассовое оборудование в магазинах отключили от старого ПО, а на новое не переключили и часть данных по розничным продажам не прошла ни по одной системе.

Из-за этого хаоса собственник бизнеса полгода не мог получить никаких оперативных учетных данных. В начале 2023 года, когда клиент пришел к нам, ситуация была совсем плачевная: переходные работы не завершены, год не закрыт, многие операции в системе не отражены. Главный бухгалтер написал заявление на увольнение и отказался передавать дела. Нам нужно было полностью восстанавливать учет за 2022 год, причем срочно, потому что на носу годовая отчетность и обязательный аудит.

Мы оперативно создали проектную команду, за 2 месяца работы восстановили учет за 2022 год, сдали всю отчетность уже из 1С, а сейчас проходим аудит.

Главные ошибки, которые привели к такой катастрофической ситуации у клиента:

1. Не создали отдельную проектную команду, и переходом занимались сотрудники, которые и так загружены текущей работой.

2. Главный бухгалтер копил проблемы и не сообщал о них руководству. Ситуация с каждым месяцем усугублялась а период, который требовал восстановления учета, становился все длиннее. Если бы главбух раньше донес до руководства, что своими силами уже не справиться, можно было решить проблему сразу и с меньшими потерями.

Этот случай не единственный в нашей практике, поэтому мы настоятельно рекомендуем для таких переходов с систему на систему создавать отдельную проектную группу из числа своих и/или привлеченных специалистов. Особенно если переход в середине года. Между делом вперемежку с основной работой такие дела не делаются, иначе вы рискуете погрязнуть в хаосе и в вечном восстановлении учета.

#прокачка

Почему бухгалтерия зашивается?

В одном из прошлых постов обещала поделиться своими наблюдениями на этот счет Сразу скажу, у всех может быть по-разному, но может где-то вы узнаете себя и что-то скорректируете.

❌ Нет регламентов или они не работают. О нашей любви к регламентам я писала уже не раз. Когда каждый сотрудник компании четко знает, когда и какой документ он должен принести в бухгалтерию, и когда на уровне руководства за этими сроками строго следят — сводятся к минимуму ситуации, когда к концу периода нужно ходить выяснять, трясти документы, спешно проводить или перепроводить их, вносить правки в уже закрытые периоды. На практике же бухгалтерию часто ставят на последнее место, куда в последний момент сливается вся неразбериха.

Чтобы такого не было, у крупных клиентов мы в обязательном порядке внедряем график закрытия месяца с четкими сроками и исполнителями. В процессе участвует большое количество подразделений, а с таким графиком каждый понимает что и в какие сроки от него ждут.

❌ Нет четких инструкций по заполнению документов. Как итог — бухгалтера постоянно возвращают документы на переделку. Тут обязательного реквизита нет, тут цифры не сходятся, здесь факсимиле вместо живой подписи. Вместо того чтобы каждый раз тратить время, сделайте подробные инструкции с образцами. За несоблюдение — минус в KPI.

❌ Неумение делегировать. Такая проблема бывает у главбухов, которые считают, что кроме них никто не справится и все надо тащить самому. В нашей практике был случай, когда главбух так боялся штрафов и ошибок, что сам составлял отчеты по товарообороту и не мог доверить их ни одному другому сотруднику.

Подбирать толковых сотрудников и обучать их самостоятельной качественной работе — такой же нужный навык, как знать Налоговый кодекс и ФСБУ.

❌ Нет автоматизации. Требования налоговой — те еще убийцы времени, если у вас нет электронного архива. Но и в бумажном бывает такой бардак, что только лишь наведя порядок уже можно сэкономить кучу времени в будущем.

Многие рутинные операции тоже можно автоматизировать. Например, разнесение банковских операций и документов реализации. Еще один случай из практики — у менеджеров есть оперативная система, где они формируют документы реализации, а бухгалтера потом руками все вбивают у себя. Если интегрировать системы и наладить обмен данными, уйма ручного труда уйдет.

❌ Пережитки прошлого. Бывает, что в бухгалтерии просто по привычке делают работу, которая никому уже не нужна, потому что прогресс давно шагнул вперед. Например, печатают первичку из ЭДО, хотя ее можно хранить в электронном виде, выписки банка, заполняют всяческие ручные журналы: регистрации доверенностей и прочие.

❌ «Молчание ягнят». Я писала тут историю, когда на бухгалтерию свалили работы по смене ERP, там сначала пытались тянуть все параллельно с текущей работой, о проблемах не говорили, а потом дошло до увольнения главбуха и восстановления учета. Это не единственный случай. Наваливают непрофильную работу — молчим и тащим, проблемы — молчим и тащим, не хватает рук — молчим и тащим. Со стороны руководства другая проблема — я в домике, крутитесь как хотите.

К сожалению, нет волшебной таблетки, которая разом бы избавила от авралов. Есть здравый смысл, анализ ситуации и постоянный диалог с руководством и другими подразделениями. Само точно не рассосется.

Если знаете другие пожиратели времени бухгалтерии, давайте обсудим в комментах.


#прокачка

Делюсь наработками по применению Excel

Мы очень любим Excel, активно применяем в работе, и считаем, что он очень недооценен и не используется на полную катушку у бухгалтеров. А между тем, с его помощью можно значительно ускорить работу, улучшить качество и визуализацию результатов.

Наш директор по развитию — настоящий ас и фанат Excel. Она постоянно выдумывает какие-то фишки, которые мы внедряем в клиентских проектах.

У меня есть идея нести эту пользу в массы и делиться здесь нашими наработками и лайфхаками с применением Excel. Этот пост — пробный, чтобы узнать, нужно ли вам это.

Во вложении — подробная инструкция, как сравнить два диапазона данных. Например, вы выгрузили в бухгалтерскую программу данные по реализации из программы «Управление торговли», и вам нужно понять, все ли выгрузилось верно. Ну не крыжить же вручную как в мохнатом веке, правда? Во вложении — подробная инструкция, как это сделать через сводные таблицы в Excel.

Если разобраться и освоить метод, применять это можно и во многих других ситуациях.

Забирайте, пользуйстесь, а если есть вопросы по методике — спрашивайте в комментариях.

#прокачка

👍 Полезно, делитесь дальше
🤔 Не грузите нас