ЭДО для кассы: как избавить сотрудников от бумажной волокиты и навести порядок в кассовых документах

Если у вас магазин или розничная сеть, вы знаете, что такое нескончаемые кипы кассовых документов: приходники, расходники, кассовая книга. С ними вечная проблема: то забыли сделать, то ошиблись, то вообще сотрудники увиливают и не соблюдают кассовую дисциплину. Потом бухгалтеры это все разгребают: ищут недостающие документы, подбивают где не сходится. А ведь можно раз и навсегда навести порядок и избавить сотрудников от этой нудной бумажной волокиты. Работая много лет с розничными сетями мы придумали способ, как это сделать.

Секрет прост — электронный документооборот (ЭДО). Приходные и расходные кассовые ордеры, кассовая книга — все эти документы закон позволяет подписывать электронной подписью. Почему же тогда этого никто не делает? А потому что в стандартных сервисах ЭДО такого функционала для кассовых документов нет.

Мы не стали с этим мириться, а подошли к проблеме творчески и нашли выход для своих клиентов. Для этого создали робота, который сам формирует печатные формы кассовых документов в формате PDF и «цепляет» к ним электронную подпись ответственного лица. И вуаля — никакой бумажной волокиты и рутинного ручного труда. Документы поступают в специальные папки и хранятся там в электронном виде как удобно клиенту: по дням, неделям, месяцам. В итоге получается внутренний ЭДО на участке кассы. Система гибкая — документы можно формировать с такой периодичностью, которая нужна клиенту.

➖ Минус решения в том, что при текучке кадров придется на каждого нового продавца или администратора заново выпускать электронную подпись, а это от 1 600 рублей на человека. Некоторые так не заморачиваются и пользуются только подписями главного бухгалтера и генерального директора. Лучше так не делать — велики риски для тех, на кого подпись оформлена. Фактически вы разрешаете подписывать от своего лица любые документы.

Плюсов гораздо больше:

➕ Кассовая дисциплина всегда соблюдается. В отличие от человека, робот не забывает, не ленится, не ошибается, не торопится домой и не откладывает дела на потом. Клиент уверен, что все кассовые документы оформлены вовремя и правильно.

➕ Меньше ручного труда для кассиров и администраторов, а значит они могут сосредоточиться на продажах и другой важной работе. У одного из наших клиентов сотрудники каждый день задерживались на 1,5-2 часа, чтобы разобраться с кассовыми документами, а после внедрения ЭДО кассы стали уходить вовремя. Другому клиенту под такие задачи вообще пришлось нанять отдельного человека, а с ЭДО необходимость в нем отпала.

➕ Поскольку все делает робот, людей не нужно обучать работе с кассовыми документами, и нанимать можно менее квалифицированных сотрудников.

➕Экономия бумаги и расходников для принтера. В каждой торговой точке нужен как минимум ПКО на выручку за день и РКО на каждый возврат. Если точек много, то набегает прилично, плюс кассовая книга.

➕ Не нужно выделять площади для хранения документов или тратиться на услуги архивных компаний.

➕ Если поступил запрос от налоговой, найти и отправить все нужные документы за любой период в электронном виде — это максимум 30 минут, в бумажном — от двух дней до бесконечности.

Это решение позволяет не только наладить текущую работу с кассовыми документами, но и восстановить упущенное за прошлые периоды. В нашей практике был случай, когда клиент вообще никогда ничего не оформлял, а робот сформировал все недостающие документы. Это возможно, если был хоть какой-то учет денег.

#прокачка

Аутсорсинг для крупного бизнеса: мифы и реальность

Есть стереотип, что бухгалтерия на аутсорсинге — это только для малышей, которые пока не могут себе позволить штатного бухгалтера или нет полной загрузки для него. А по мере роста удобнее и безопаснее нанять штатного бухгалтера. Это просто миф. У нас на комплексном обслуживании есть крупные компании с миллиардными оборотами, у которых в штате вообще нет бухгалтеров.

Миф 1. Аутсорсинг только для «малышей», а для крупного бизнеса дорого и неэффективно

Если бизнес набирает обороты, это не значит, что нужно сразу набирать штат. Нужно смотреть, отвечает ли текущий аутсорсер вашим целям, готов ли он подстраиваться под ваши задачи, есть ли у него эксперты нужного уровня. Если да, то все в порядке и можно расти с ним. Если нет, нужно найти того, кто отвечает вашим запросам.

На рынке достаточно аутсорсинговых компаний, которые специализируются на среднем бизнесе. Все процессы у них отлажены и регламентированы, поэтому объемы бизнеса уже не играют особой роли. У них есть разнопрофильные специалисты для любых задач: главбухи, руководители проектов, финансовые директоры, кадровики, валютные специалисты. Они уже сталкивались со многими проблемами у других клиентов и знают решение.

Для сравнения затрат нужно брать не только зарплату и налоги, а все издержки: организация рабочего места, обучение, ПО, мотивация, замена на период болезни/отпусков, соц. пакет. Буду честной, аутсорсинг не всегда дешевле, но аутсорсинг — это не только про экономию. Для примера приведу расчёт, который мы делали для питерской компании с оборотом в 700 млн рублей в год и штатом 200 человек:

✔️ Главбух с зарплатой в 100 000 руб., 2 бухгалтера с зарплатой по 50 000 руб. и один — 25 000 руб. С учетом налогов и взносов это 292 500 руб. в месяц.
✔️ Накладные расходы на всех четверых — 131 030 руб. в месяц. Это организация рабочего места, ДМС, справочно-правовые системы, замещение во время отпусков.

Итого 423 530 руб. в месяц на содержание своей бухгалтерии. Аутсорсинг им обходится в 435 000 руб. в месяц — на 11 470 руб. дороже. Учитывая, что при этом у аутсорсера штат разнопрофильных специалистов с опытом решения сложных задач, ответственность по договору он берет на себя, не нужно никого нанимать и контролировать — выгода налицо даже при почти одинаковой цене.

Прибавьте сюда риски, от которых избавляет аутсорсинг. Например, у одного из наших клиентов главбух за все время работы перевел на свои счета 70 млн руб. У другого при восстановлении учета мы обнаружили, что сотрудники несколько лет воровали. Это разом перечеркивает всю экономию, даже если она и была.

Миф 2. Аутсорсинг — это риск утечки информации

На самом деле все в точности наоборот. Знаю случаи, когда бухгалтер после многих лет работы забирал базу клиентов. Это плюсом к тому что после него приходилось доплачивать налоги, штрафы и пени. Нормальный аутсорсер старается максимально обезопасить данные клиента, чтобы не оказаться ввязанным в скандал из-за их утечки. Вот, например, наш чек-лист:

✔️ Со всеми клиентами подписываем соглашение о конфиденциальности (NDA), а наши сотрудники подписывают соглашения о неразглашении информации при устройстве на работу
✔️ Информация передается строго по заранее согласованным каналам связи: по почте, с сервера или напрямую из учётной системы
✔️ Доступ к папкам с информацией клиента есть только у той команды, которая его обслуживает

Миф 3. Штатный бухгалтер совершает меньше ошибок

Это вообще никак не связано с тем, кто ведет учет: свой бухгалтер или на аутсорсе. Качество учета и количество ошибок зависит только от квалификации бухгалтера и от того, кто и как контролирует его работу. А кто будет контролировать, правильно ли все сделал главбух в штате, если нужных компетенций ни у кого больше нет?

Поэтому к нам обычно приходят с уже накопленными проблемами, и прежде чем браться за учет его сначала нужно восстановить. А нам ошибаться нельзя — дорого. Аутсорсинговые компании по договору обязаны компенсировать все штрафы, возникшие по их вине. Не косячишь — не платишь!

#прокачка

Как мы забрали миллиардную компанию на аутсорсинг за один день

Не все в нашей работе идет по налаженным рельсам. Иногда сталкиваешься с такими историями, что хоть кино снимай или в мемуары заноси.

Летом прошлого года нам пришлось пройти испытание на прочность. В одной производственной компании после смерти главного акционера разгорелся корпоративный конфликт. Сменились управленцы компании, а бухгалтерия, финансисты, ИТ и другие ключевые подразделения полным составом в один день не вышли на работу. Работа компании была парализована в прямом смысле слова.

Это произошло в тот момент, когда мы заключали с этим клиентом договор на комплексное бухгалтерское обслуживание. Обычно это многоэтапный процесс: мы обследуем бизнес-процессы, отлаживаем процессы взаимодействия, поэтапно забираем функционал штатных сотрудников. Но здесь нам пришлось очень быстро сориентироваться и идти по другому, кризисному сценарию. Масштабы бедствия были внушительны:

➖ Не было доступа в базы 1С, банк-клиент, личные кабинеты для факторинга, сервисы для сдачи отчётности. Доступы в базы восстановила новая ИТ-служба, которую оперативно нанял заказчик. А чтобы восстановить личные кабинеты для факторинга нам понадобились непростые переговоры с факторинговами компаниями и банками
➖ Не было обмена документами между операционными базами и бухгалтерской программой. Для решения проблемы мы подготовили ТЗ для ИТ-службы, в котором было описано, какие документы и с какой периодичностью нужно выгружать из операционных баз
➖ Завалы на каждом участке

Мы срочно сформировали команду из 25 человек, возобновили доступы к системам и принялись восстанавливать ежедневные операционные процессы. Первым делом создали несколько чатов для оперативного взаимодействия, а в офис клиента посадили нашего сотрудника, который сканировал первичные документы, передавал их нам и взаимодействовал с сотрудниками клиента.

Дальше поэтапно восстанавливали работу:

✔️ Разобрали счета от поставщиков, несогласованные заявки на оплату и подготовили платежные поручения на оплату
✔️ Восстановили участок сверки с контрагентами: акты сверки стали обрабатывать в согласованные сроки
✔️ Забрали на себя взаимодействие с контролирующими органами, вопросы факторинга и инкассации, обработку срочных запросов от руководства

Когда получили доступ в учетные базы стало понятно, что одним налаживанием текущей работы не обойдешься, и нужно восстанавливать учет за два предыдущих месяца. Занимались этим параллельно с текущими задачами: разносили банковские выписки, вносили первичку, сверяли выгруженные данные, исправляли ошибки, готовили уточненные декларации.

В итоге успели подготовить и сдать всю налоговую и зарплатную отчетность за 3 квартал 2021 года и обойтись без штрафов. Всю эту работу проделали меньше, чем за два месяца. Это было сложно, но интересно. И невозможное возможно, если иметь сильную команду и уметь правильно расставлять приоритеты.

В один пост такой кейс, конечно, не уместить. Поэтому не стесняйтесь ставить огоньки 🔥 Если пост наберет 20 — расскажу больше подробностей. Это я у матерых блогеров такой прием подсмотрела 😄

#прокачка

Выход на рынок Узбекистана: особенности бизнеса и налогообложения

У наших клиентов уже есть опыт ведения бизнеса с Узбекистаном, поэтому и мы успели получить некоторый опыт. Сегодня поделюсь информацией для тех, кто задумывается о выходе на новый рынок.

Еще несколько лет назад рынок Узбекистана был похож на тот самый базар из фильмов, где неразбериха, воровство, расчеты наличными и никакой цифровизации. Сейчас страна развивается, и все стремительно меняется. Узбекистан после ряда реформ стал более открытым для международного сотрудничества и инвестиций, а в налоговом законодательстве стало больше порядка. В то же время рынок еще не перенасыщен, а рабочая сила недорогая. Все это делает Узбекистан довольно привлекательной площадкой для открытия бизнеса, особенно в традиционном для этой страны сельском хозяйстве.

Взаимодействие с госорганами

Полностью цифровое, отчеты сдают в электронном виде напрямую без посредников в виде операторов ЭДО. Правда, пока нет единой системы: у каждой инстанции своя программа и с каждой приходится разбираться отдельно.

Ведение операций по НДС полностью автоматизировано и интегрировано с налоговыми органами и таможней. Обязательное ведение электронных счетов-фактур, электронных доверенностей, чеков ККМ, Декларация по НДС заполняется полностью автоматически.

Интересно, что при формировании налогового законодательства Узбекистана многое взяли из российского, поэтому разобраться будет нетрудно. В то же время сложностей меньше. Например, нет такого понятия как НДС с авансов.

Основные налоги

✔️ 15% налог на прибыль организаций.
✔️ 15% НДС.
✔️Налог на прибыль, удерживаемый у источника выплаты: 10% — дивиденды, проценты, роялти, 6% — международные перевозки, 20% — прочие доходы.

Компания может запросить освобождение по международным соглашениям об избежании двойного налогообложения.

✔️Налог с оборота — 4% (предприятиям с совокупным доходом не более 1 млрд сум за год (≈ 95 000 долларов США).
✔️ Зарплатные налоги за счет работника: НДФЛ — 12%, обязательные пенсионные взносы — 10%, взносы на обязательное социальное медицинское страхование — 2%.
✔️ Зарплатные налоги за счет работодателя 12% (соцналог).
✔️Налоги на собственность: налог на имущество — 1,5%, земельный налог — 0,95%, налог на транспортные средства.

Организации с годовым оборотом менее 1 млрд узбекских сумов (≈ 95 000 долларов США) и ИП с оборотом от 100 млн до 1 млрд сумов (≈ 9 500 до 95 000 долларов США) имеют право выбрать упрощенный налоговый режим, где вместо налога на прибыль и НДС платят 4% налога с оборота. Для участников специальных экономических зон и отдельных категорий налогоплательщиков предусмотрен особый порядок налогообложения.

❗️Из минусов: страна не входит в ЕАЭС, поэтому есть пошлины со странами ЕАЭС, нет свободного движения товаров, услуг, капитала и рабочей силы между странами ЕАЭС.

Что имеем в итоге: ставки налогов ниже чем в России и других странах, а Налоговый кодекс похож на российский, ориентироваться проще. От себя добавлю, что по моим ощущениям в Узбекистане чувствуется готовность сотрудничать с Россией, и работать довольно комфортно.

#зарубеж

Управленческий учет. С чего начать

Каждый руководитель рано или поздно понимает, что бухгалтерских данных для того, чтобы эффективно управлять компанией, не хватает. Баланс в лучшем случае раз в квартал, обобщенные цифры без детализации и визуализации — все это никак не способствует тому, чтобы вовремя увидеть проблемы и что-то предпринять.

Первое, что нужно в этот момент понять — от бухгалтера другой аналитики требовать бесполезно, да и неэффективно. У него очень нужные, но совсем другие задачи и мыслит он другими категориями проводок и бухгалтерских стандартов и Налогового кодекса. Если вы будете требовать от него выполнять задачи экономиста или финдиректора, пострадает его основная работа, которую никто не отменял.

Как только вы это приняли, то можно переходить на следующий уровень — понять, в какой точке вы сейчас находитесь и что хотите получить от управленческого учета. А для этого нужно познакомиться со своей компанией заново и посмотреть на нее под другим углом. В этом поможет обследование, которое вы можете провести своими силами, или привлечь специалистов.

Для примера расскажу, как это делаем мы, когда "заходим" в новую компанию, чтобы наладить управленческий учет:

✔️ Анализируем имеющуюся структуру компании или группы компаний: какие есть подразделения, кто за что отвечает, кто кому подчиняется, как они взаимодействуют.

✔️ Анализируем текущие бизнес-процессы. Например, менеджеру по продажам поступил звонок, он его обработал, получил заказ, передал его на склад, там заказ собрали — и вот так прослеживаем все процессы, которые происходят в компании.

✔️ Беседуем с руководителями подразделений, которые взаимодействуют с финансово-экономической службой и/или бухгалтерией. Здесь нам нужно узнать, как проходит это взаимодействие и как они сами понимают для чего это нужно, какие документы передают, есть ли регламенты или все на словах. В этой точке уже можно увидеть, где есть коммуникационный разрыв.

✔️ Исследуем программное обеспечение для бухгалтерии и управленческих задач. Какой у него функционал, есть ли в базах нужные данные, можно ли их трансформировать из бухгалтерских в управленческие, как это сделать с меньшими усилиями и затратами. Например, выручка у клиента отражается по видам деятельности, а для факторного анализа нужно по номенклатурным группам. Изучили ПО, сделали ТЗ для программистов, чтобы система отправляла запросы к электронным документам в 1С и формировала регистры, с которыми уже можно работать.

✔️ Формулируем с клиентом задачи, которые он хочет решить с помощью управленческого учета. Классика жанра: прибыль на бумаге есть, но денег в компании нет, а кредиты и долги растут. "Где деньги, Зин?"

Такое обследование помогает увидеть объективную картину и вскрыть проблемы, о которых вы не знали. Где-то плохо налажена коммуникация между подразделениями, где-то дублируются функции, где-то функционал ПО не используется на полную катушку и сотрудники делают руками то, что давно можно автоматизировать. Случай из практики: кладовщик каждый раз вручную составлял отчет об израсходованных материалах, который нужно было прикладывать к акту выполненных работ. На это уходил час, а руководитель даже не знал о том, что есть такая проблема. Сдали ТЗ для программистов, подшаманили ПО — и вот уже отчет формируется автоматически. К тому же когда понадобится исходные данные можно быстро найти в программе, а не ковыряться в вордовских документах.

По результатам обследования мы составляем проект по постановке управленческого учета, разбиваем на этапы и прописываем задачи внутри каждого из них. Это может быт, например, кодирование справочников, разработка отчетов, регламенты, ТЗ для программистов, переработка учетной политики. Выдаем руководителю рекомендации по построению управленческого учета и подробную дорожную карту.

Чем тщательнее провести обследование, тем качественнее будет результат. И если вы сначала сами пройдетесь по этим этапам и посмотрите на работу компании со стороны, то уже сможете вскрыть проблемы и места, где что-то можно улучшить.

Завожу новый хэштег: #управленка 😉

Как мы забрали миллиардную компанию на аутсорсинг за один день: таможня дает добро

Я обещала поделиться подробностями этой истории, если первый пост наберет 20 огоньков. Их набралось аж 125, значит тема вам интересна.

Как я уже писала, на нас сразу навалились задачи по текущей работе, и параллельно с этим надо было готовить и сдавать отчеты. До начала отчетной кампании оставалось чуть больше полутора месяцев, а нам предстояло отчитаться по НДС, налогу на прибыль, водному налогу, страховым взносам, НДФЛ, и кроме того подготовить расчеты по имущественным налогам. Что мы и собирались делать, но нас поджидал сюрприз.

Когда стали анализировать учет, увидели, что есть операции с Беларусью, а это значит, что компания должна сдавать отчеты в Федеральную таможенную службу. Мы этого делать не планировали, да и такими делами в компании чаще всего занимаются не бухгалтеры, а отдельные специалисты. Но на всякий случай поинтересовались у клиента, знает ли он об этом и кто будет отчитываться. И тут выяснилось, что:

✔️ Отчитываться некому.
✔️ Доступа к личному кабинету ФТС нет.
✔️ Отчеты в ФТС нужно сдать уже через 6 дней, а иначе штраф в 50-100 тысяч за каждый документ, в случае с нашим клиентом в сумме это около миллиона.

В конечном счете разгребать эти авгиевы конюшни пришлось нам, причем очень быстро. Мы стали сплошным методом проверять все операции и проваливаться в каждый документ, чтобы понять, что за поставка и включать ли ее в отчет. Другого способа это определить на тот момент не было, а придумывать не было времени. В процессе выяснилось, что часть данных подтягивается из другой базы, к которой у нас сначала не было доступа и пришлось его запрашивать.

Параллельно с этим клиент своими силами восстанавливал доступ к личному кабинету ФТС и искал нужные первичные документы по нашим запросам.  В итоге все успели, отчет сдали в 10 вечера последнего дня. Каких усилий это стоило команде — больно вспоминать, но этот квест мы все-таки прошли успешно.

Следующий этап — квартальная отчетность. Напомню, что дела нам в обычном порядке никто не передавал, нюансов и предыстории мы не знали, вопросы задавать было некому и во все нужно было вникать самим, причем быстро. А у клиента, на минуточку, миллиардные обороты и больше 10 тысяч документов в месяц. Деваться было некуда — снова зарылись в учетные базы и в первичку, все анализировали сами, и для надежности параллельно сверялись с контрагентами. Результат — квартал закрыли вовремя, подготовили и сдали всю отчетность по группе компаний, никаких санкций не было. Это было сложно и работать приходилось чуть ли не круглосуточно. Приятно понимать, что мы такое можем.

Конечно, эта ситуация нестандартная и нам пришлось окунуться в работу сразу, чтобы не бросать клиента один на один с проблемами. Но мы в очередной раз убедились, как важна та предварительная подготовка и обследование компании, которые мы обычно делаем перед тем, как взять ее на обслуживание. Это помогает избежать таких нештатных ситуаций и сюрпризов и выстроить такой план работы, где ничего не будет упущено.

В следующий раз расскажу, как на этом же проекте на зарплатном участке справились, там тоже приключений хватало.

#прокачка

Ныряем в Казахстан: история одного «пожара»

Как по вашему мнению профессионалы осваивают учет и законодательство в других государствах? Сначала тщательно изучают вопрос, а потом уже подкованные предлагают услуги клиентам? 🎓 Нам бы хотелось делать именно так, но в реальности все иначе. Обычно у какого-нибудь клиента вылезают за рубежом проблемы, и нам приходится спешно во все вникать и тушить пожары. Сегодня расскажу одну из таких историй.

У одного из наших клиентов была дочерняя фирма в Казахстане, где учет вела казахстанская аутсорсинговая компания. В какой-то момент клиенту стали поступать запросы: налоговая писала о несоответствиях между декларациями по налогу на прибыль и НДС, а банк сообщал, что просрочена сдача документов по контрактам. Клиент почуял неладное и пригласил аудиторов. Оказалось, что в учете бардак: не хватало документов по экспортно-импортным операциям, кассовые документы проведены не полностью, в декларациях ошибки. Аутсорсер чисто механически работал с тем, что есть, не вникая и не задавая вопросов. Висит незакрытый аванс, документы клиент не прислал — да и бог с ним, пусть дальше висит.

Клиент обратился к нам. У нас на тот момент не было опыта работы в Казахстане, но помочь клиенту было нужно, поэтому выделили руководителя проекта и стали действовать:

✔️ Удаленно наняли в Казахстане главбуха и казначея со знанием местного законодательства. Руководитель проекта лично искал и тестировал кандидатов.
✔️ Сами стали активно изучать особенности учета в Казахстане и увидели массу отличий с Россией, что осложнило работу. Например, план счетов у них 4-значный, счета-фактуры выписывают в специальной программе в электронном виде, НДС с авансов нет, а декларации там не уточненные, а дополнительные. Если в декларации был показатель 100 рублей, а надо 120, там подают не новую на 120, а дополнительную на 20. Таких дополнений может быть несколько, и, чтобы выйти на окончательные цифры, нужно сложить все декларации.
✔️ Погрузились вместе с казначеем в валютное администрирование.

В процессе оказалось, что у клиента за годы работы накопилось более 100 незакрытых валютных контрактов в банке. Тут сложились и непрофессионализм аутсорсера и попустительство со стороны банка. Потом в банке сменились сотрудники, появились автоматизированные системы контроля — и стали вылезать косяки, за которые клиенту грозили миллионные штрафы. Мы стали скрупулезно собирать пазл, чтобы закрыть вопросы с банком:

✔️ Искали недостающие документы, чтобы закрыть оплату: ГТД, заявления на ввоз и т.д. Ситуация осложнялась тем, что некоторые контракты были 5-7 летней давности, поэтому копались в архивах. Часть документов не нашли и их пришлось восстанавливать.
✔️ Предоставляли документы в ответ на уведомления банка.
✔️ Пересдавали в налоговую документы по ввозному НДС по странам ЕАЭС, где были ошибки.
✔️ Делали акты сверок для банка и закрывали недействующие контракты. По некоторым контрактам делали допсоглашения и продлевали сроки оплаты, чтобы избежать штрафов.

Параллельно клиент захотел сменить банк, поэтому мы переводили его дела в другой банк и регистрировали там действующие контракты. Все это заняло у нас три месяца. Мы обработали 147 валютных контрактов и нам удалось обойтись без штрафов от Нацбанка. Были только предупреждения, что считаем большой удачей, учитывая изначальную плачевную ситуацию.

Помимо этого сдали дополнительные декларации по НДС и налогу на прибыль, а еще поддерживали текущую деятельность клиента. Так мы стали спецами и по Казахстану, а руководитель этого проекта впоследствии возглавила направление по финансовому аутсорсингу в странах СНГ и продолжает тушить пожары у клиентов.

Если у вас тоже есть подразделения в других государствах, не пускайте все на самотек и не надейтесь только на местных аутсорсеров. Периодически заказывайте аудит, чтобы увидеть проблемы вовремя. А еще хорошо иметь какую-то контролирующую прослойку в своей стране. Например, в этой истории у нас хорошо сработала связка местных казахстанских спецов с российским аутсорсером.

#зарубеж

Регламенты в бухгалтерии: заработная плата

Я уже писала о том как важны регламенты, в этом посте хочу немного углубиться и рассказать про регламенты по расчету заработной платы.

Зарплата — самый чувствительный участок в учете. Если что-то на этом участке не так — это неизбежно приведет к недовольству всего коллектива, а потом к жалобам в трудовую инспекцию и вытекающим из этого неприятностям. Процессы на этом участке идут по цепочке, которую нельзя нарушать. Например, сотрудник пишет заявление на отпуск, руководитель передает его в отдел кадров, оттуда передают информацию в бухгалтерию для расчета отпускных. Cбой на любом этапе ведет к сбою по всей цепочке.

При четко прописанном регламенте у вас ничего не посыпется, если сменится главбух или другие ответственные сотрудники. Все будет работать как и работало, а вы всегда сможете ответить на вопросы налоговой или трудовой инспекции. Если же наоборот, люди ушли, а процессы не описаны, новой команде придется разбираться с нуля что и откуда берется.

Когда мы берем компанию на обслуживание, в первую очередь разграничиваем зоны ответственности: за что отвечаем мы, а за что сотрудники клиента. В компаниях со своей бухгалтерией так же нужно разграничить зоны ответственности между подразделениями. Для составления регламента изучаем локальные нормативные акты и получаем информацию о датах выплаты зарплаты, видах начислений, надбавках и коэффициентах, наличии иностранцев и любую другую информацию, которая может повлиять на расчеты. В регламенте прописываем:

✔️ Кто и в какие сроки предоставляет информацию для расчета зарплаты, отпускных и других выплат. Например, принимаем информацию от руководителей подразделений или только от сотрудника отдела кадров, а заявления на отпуск должны предоставить не позднее чем за 5 дней до начала. Подробно прописываем сроки предоставления документов по каждому виду расчета: отпуск, больничный, увольнение, премии, надбавки.

✔️ В каком виде поступает эта информация: через ЭДО, сканы по электронной почте, загрузка в учетную систему, оригиналы документов. Если на заявлениях обязательно должны стоять визы определенных руководителей, это тоже прописываем.

✔️ Процесс расчета и перечисления зарплаты, налогов и других сопутствующих платежей: в какие сроки происходит расчет, кто ответственный за подготовку платежей по зарплате, кто и в какие сроки должен предоставить реквизиты для перечисления.

✔️ Как и в какие сроки отражаются в бухгалтерском и налоговом учете зарплатные начисления и кто это делает.

✔️ Кто, когда и какую отчетность готовит по зарплате и взносам. Кто ее утверждает, за сколько дней направляют на утверждение.

✔️ Взаимодействие с контролирующими органами: кто и когда отвечает на запросы, требуется ли согласование ответа перед отправкой.

✔️ Взаимодействие с сотрудниками: кто и в какой срок отвечает на вопросы сотрудников и готовит им справки о доходах, в каком виде и по каким каналам передаются запросы от сотрудников.

Удобно в отдельном документе зафиксировать график документооборота, чтобы каждый сотрудник знал, что и когда он должен передать, чтобы выплаты всегда считали вовремя и правильно. Это заявления на отпуск, командировочные документы,больничные и т.д.

С таким регламентом и графиком не будет разборок кто прав, а кто виноват, если что-то пошло не так. Например, сотрудник пожаловался на то, что из зарплаты не удержали алименты и его бывшая жена не получила деньги. По регламенту исполнительные листы от сотрудников в бухгалтерию должен передавать руководитель подразделения, но он этого не сделал. Соответственно, вопрос не к бухгалтерии, а к руководителю. Или не ответили на запрос бухгалтерии об основании для списания, его неверно идентифицировали и отчет составили некорректно. Здесь претензии к тому кто не ответил на запрос.

То есть всегда видно, чья неисполнительность привела к проблеме.Со временем руководители и сотрудники привыкают, что все делать нужно строго по регламенту, сбои в цепочке исчезают, а бухгалтерия перестает всегда быть крайней.

#прокачка

Налоговая оптимизация: едем в регионы

Недавно мы перевели один консалтинговый бизнес из Москвы в Элисту. Теперь компания платит не 6 % с дохода, а 1 %. Таким образом за 10 месяцев сэкономили около 5 млн. руб. на налоге.

О таком способе оптимизации как переезд в регион с низкими налоговыми ставками знают не все, а если и знают, то боятся или не хотят возиться. Сегодня расскажу об этом поподробнее, ведь сейчас не самые «жирные» времена и экономия очень актуальна.

Регионы имеют право на свое усмотрение снижать ставки по УСН, и многие из них так и делают. И если «прописать» бизнес в одном из таких регионов, для вас будет действовать сниженная ставка. Для этого организации нужно арендовать офис в льготном регионе и направить в ИФНС документы на смену юридического адреса. ИП достаточно прописаться в льготном регионе. Могут быть нюансы в зависимости от вида бизнеса и целей. Где-то придётся открыть обособленное подразделение по месту нахождения производства, а в некоторых случаях можно не имеющуюся организацию переводить, а открыть новое юрлицо в регионе. В этом посте в технические детали углубляться не буду, в любом случае такие мероприятия лучше проводить при поддержке юристов или налоговых консультантов. Здесь я хочу лишь поближе познакомить вас с такой возможностью.

Имейте в виду, что нужно внимательно читать местные законы. Где-то льгота действует только для определенных видов деятельности, где-то имеет значение дата регистрации или есть другие условия. Для примера приведем несколько регионов с более или менее «универсальными» льготами, которыми могут воспользоваться если не все, то многие:

✔️Республика Калмыкия. Элиста. 
Сниженные ставки для впервые зарегистрированных в 2020-2022 годах организаций и ИП, и для тех, кто в в 2020-2021 годах перерегистрировал бизнес в Калмыкии в связи с переездом. Ставки для «доходной» упрощенки начинаются с 1 %, а для «доходно-расходной» с 5 % с постепенным увеличением до стандартных в течение 5 лет. Есть законопроект о снижении ставок для УСН «Доходы» до 1 % на 2023-2025 годы с постепенным увеличением до стандартной в течение 10 лет.

✔️Санкт Петербург.
7% для УСН «Доходы минус расходы».

✔️Республика Удмуртия.
До 2023 года включительно на УСН «Доходы» 1% за первый год и 3 % за второй. На УСН «Доходы минус расходы» 5 % на 2 года. Льготные ставки действуют для тех, кто зарегистрировался/перерегистрировался в 2022-2023 годах.

✔️Мурманская область.
То же самое, что в Удмуртии, но ставка на УСН «Доходы» стабильно 1 % на два года. Перерегистрация должна быть в 2022 году, но срок могут продлить.

✔️Чеченская республика. Бессрочно 1 % для УСН «Доходы» и 5 % для «Доходы минус расходы» если в штате до 20 человек, 2 и 7% соответственно если в штате от 21 до 40 человек. Для пострадавших от ковида отраслей ограничения по численности не действуют.

✔️Пермь и Пермский край. 
С 2022 года для впервые зарегистрированных льготные ставки на три года: на УСН «Доходы» 1, 2 и 4 %, для «Доходы минус расходы» – 5, 7 и 10 %.

Придерется ли налоговая?
Давайте посмотрим на обратную ситуацию. Многие компании регистрируются не у себя в регионах, а в Москве. Кто-то хочет выглядеть солиднее, а кому-то спокойнее «затеряться» в мегаполисе и не привлекать излишнего внимания у себя на родине. За это никто не преследует, и нет повода бояться, что к самому факту прописки в другом регионе могут придраться.

Что касается экономии на налогах, то когда регионы вводят такие льготы для новичков и «переезжающих» компаний – они таким образом привлекают деньги в местный бюджет и сами стимулируют к переезду бизнеса. Кошмарить за это не в их интересах.

Чтобы обезопасить себя не подходите к вопросу слишком легкомысленно и соблюдайте все необходимые формальности при переезде. Не прописывайте фирму в адресах массовой регистрации, а снимите нормальное помещение и повесьте табличку, чтобы вас легко можно было найти – налоговая может прийти проверить адрес. Вовремя получайте корреспонденцию по юридическому адресу и отвечайте на запросы от налоговой.

#оптимизация

​ПО для управленческого учёта: какое выбрать, и почему мы так любим Excel

Есть разные варианты ПО для «управленки», но однозначно сказать о каком-то, что он лучший, не могу. Тут все очень зависит от масштабов бизнеса, целей и от того, какие специалисты у вас есть, чтобы работать с этим ПО.

Облачные сервисы. Например, «Моё дело Финансы», «План-Факт», «Adesk». Хороши для малого бизнеса. Там всё просто и понятно, и если нет в штате экономиста или финдира, собственник бизнеса вполне может сам пользоваться программой. Из минусов — поменять что-то в этих сервисах под свои нужды можно, но возможности кастомизации ограничены.

Стационарные программы на базе 1С. Здесь больше функций и возможностей настроить их под себя. Но и работать с ними должны уже специалисты соответствующего уровня. Человек без знаний и опыта ни настроить сам не сможет, ни понять и применить.

ERP-системы: SAP, Oracle и т.д. — это для крупных холдингов, где комплексная автоматизация всего и вся. Для малого и среднего бизнеса сложно и дорого.

Excel. Его часто недооценивают, а между тем это эффективный и доступный инструмент для управленческого учета. Не требует больших денег и знания языков программирования, очень гибок, имеет много встроенных функций и инструментов.

Мы активно используем возможности Excel когда готовим управленческие отчеты для клиентов из среднего и крупного бизнеса. Берем данные из бухгалтерской базы и трансформируем в нужный вид. Формы и методика заполнения зависят от нужд компании. Это может быть и простая расшифровка к бухгалтерской отчетности, и более сложные формы: например, мэппинг таблиц или факторный анализ. Своих бухгалтеров мы хорошо прокачали для работы в Excel, и теперь они плотно работают со сводными таблицами и встроенными функциями, а из их лексикона исчезло слово «крыжить» 😃 Они стали понимать язык финансистов и экономистов.

Таблицы нужно разработать один раз, а дальше бухгалтеры просто вставляют новые диапазоны данных из учетной системы. Если нужно смоделировать более сложные бизнес-процессы в том же Excel, у нас есть отдельное подразделение со специалистами по финансовому учету и экономическому анализу. Например если нужно сопоставлять план и факт, отклонения, по номенклатуре, по взаиморасчетам. Это экономит ресурсы клиента на старте, если он в дальнейшим планирует внедрять более сложные автоматизации.

На скрине пример визуализации наших отчетов под клиента, которые заполняют бухгалтеры. В форме-отчете руководитель может выбрать любой период для сравнения и увидеть факторный анализ изменения выручки или валовой прибыли. Так руководитель может увидеть точки роста и ему не нужно для этого запрашивать информацию у бухгалтеров и экономистов.

Независимо от того, какое ПО вы в итоге выберете, рекомендую сначала реализовать свои «хотелки» в Excel. Например, развернуть и детализировать показатели квартальной отчетности, использовать сводные таблицы, диаграммы и графики. Так можно опробовать разные варианты и потом с меньшими затратами автоматизировать процессы.

#управленка

К чему готовиться, если собираетесь внедрять 1С:ERP

Нередко сталкиваюсь с тем, что руководитель решает внедрить в компании ERP-систему. Обычно он плохо себе представляет, что стоит за этим процессом и через что придется пройти на этапе внедрения. Хочу предостеречь от некоторых ошибок и заблуждений, чтобы вы начали этот квест с реальным взглядом на вещи.

После того, как из России ушли SAP и Oracle, наиболее популярной альтернативой стал продукт 1С: ERP, на него и буду ориентироваться. Продукт непростой, т.к. нужно самостоятельно задавать все алгоритмы. Настройке поддается, но нелегко. Специалисты, которые хорошо умеют это делать, пока в дефиците. Бывает, что внедрять ERP-систему начинает одна команда, потом посередине пути подрядчика меняют. И далеко не всегда он продолжает работу предыдущего внедренца — иногда оказывается проще начать все заново.

1. Определитесь с целью. ERP может охватывать все бизнес-процессы в компании, или только часть. Определите, хотите ли вы все «загнать» в единый контур, или часть процессов оставить за его пределами и вести по старинке. От этого будет зависеть цена проекта и срок внедрения. Исходя из практики могу сказать, что чаще всего есть сложности в настройке участка по зарплате, поэтому некоторые не заводят его в ERP.

2. Будьте готовы к тратам на внедрение. Это не тот случай, когда можно установить купленную программу и сразу работать в ней. Поэтому не думайте, что все ограничится стоимостью коробочного решения. Будет еще много трат на настройку и обкатку решения и на обучение сотрудников. Общий бюджет будет от двух миллионов и выше.

3. Начинайте обучать сотрудников заранее. Если при смене одной учетной системы на другую сотрудникам перестроиться нетрудно и надо просто привыкнуть, то ERP — это совсем другая, специфическая история. Алгоритмика там очень сложная, с лету работу в системе не освоишь и уж тем более самостоятельно не разберешься. Нужно до начала внедрения вводить сотрудников в курс дела, чтобы они привыкали и понимали, что происходит. А еще будьте готовы к тому, что работы у сотрудников будет больше — опять-таки из-за специфики системы. Например, там, где у вас раньше было только поступление и реализация, в ERP будет 7-8 итераций: документ поступил, его передали кладовщику, оттуда передали с согласованием или без согласования и т.д.

4. Не ждите быстрого результата. Если хотите внедрить весь функционал ERP, в более или менее крупных компаниях процесс займет от полугода. В компаниях поменьше можно уложиться за три месяца, у нас есть подобный кейс. Пока все процессы не обкатаются, какое-то время придется работать и в старой, и в новой системе.

Если ко всему этому вы готовы и планируете внедрять ERP, дам пару советов из практики:

✔️ Предварительно продумайте логику всех процессов. Нужно понять, что у вас есть сейчас, к чему хотите прийти и как переложить все это в ERP. Для этого нужны опытные методологи. Если у вас таких нет, привлеките их со стороны. Без этого вы рискуете не прийти к желаемому результату и придется начинать заново. У нас сейчас в работе проект, который мы «подхватили» на полпути. Прежние подрядчики неверно продумали логику, взяли не те виды документов и в итоге система не считала себестоимость.

✔️ Внутри компании лучше иметь сильного специалиста, ответственного за проект, и с очень хорошей мотивацией, в том числе материальной. Если проект вам делают франчайзи, они не всегда достаточно заинтересованы в том, чтобы у вас все работало сразу и без сбоев.

Отнеситесь к внедрению ERP как постройке дома. Чтобы дом получился каким нужно и прочно стоял, нужно тщательно продумать архитектуру и внедрять проект поэтапно. Быстро, дешево и без продуманного проекта вместо дома можно получить соломенный шалаш Ниф-Нифа.

Если эта тема вам интересна, могу поделиться кейсом внедрения 1C: ERP в одной из компаний. Наберется 50 лайков — расскажу 😉

#прокачка

Сегодня день бухгалтера, а значит будем поздравлять и дарить подарки!

Из поста в пост я развенчиваю мифы об аутсорсинге и рассказываю, как мы решаем сложные задачи клиентов, тушим пожары, наводим порядок в бухгалтерии, внедряем управленческий учет и придумываем, как упростить и автоматизировать процессы. Надеюсь, вы нашли для себя что-то полезное и увидели, что бухгалтерию можно развернуть в сторону бизнеса, и что это интересный и творческий процесс.

За моими живыми историями стоит упорный труд более чем 90 наших сотрудников: бухгалтеров, кадровиков, методологов, аудиторов и других профессионалов своего дела. Все, о чем я пишу, не придумано и не взято из интернета, а проработано и обкатано на практике в компаниях среднего и крупного бизнеса.

Сегодня в честь праздника предлагаем вам стать не просто читателями, а участниками этих историй и увидеть нас в деле:

✅ Бесплатно проведем экспресс-анализ вашей базы на предмет корректности ведения бухгалтерского и налогового учета за текущий год.

✅ Проранжируем выявленные ошибки с точки зрения рисков.

✅ Подскажем, как минимизировать налоговые последствия.

✅ Дадим рекомендации по автоматизации ручного труда и оптимизации документооборота.

А если вы уже решили прийти к нам на аутсорсинг, дарим 50% скидку на бухгалтерское сопровождение за первый месяц.

Для получения подарка поставьте «+» в комментариях под этим постом, и или напишите «Хочу подарок» в @mdelocorp, и мы с вами свяжемся.

Предложение действительно для тех, кто напишет до 28 ноября включительно.

Как мы забрали миллиардную компанию на аутсорсинг за один день: зарплатный квест

Продолжаю рассказывать о наших приключениях, когда мы спешно подхватывали дела в компании, в один день оставшейся без бухгалтерии.

На зарплатном участке нас ждали авгиевы конюшни. Погружаясь в работу мы одну за другой обнаружили массу проблем:

➖ В базе не было табелей рабочего времени и все начисления делали вручную. Соответственно, средняя зарплата для отпусков, командировок и выходных пособий рассчитывалась неверно.

➖ Выплаты увольнений, зарплаты, авансов и отпусков в программе проводили всегда последним днем месяца, хотя фактически деньги перечисляли в разные числа. Это сильно усложнило подготовку отчёта 6-НДФЛ, учитывая, что этот отчёт нужно было сдать почти по сотне обособленных подразделений.

➖ Не было внутренних нормативных документов, из которых можно бы понять порядок расчета заработной платы.

➖ Людям в последние три месяца не выплачивали отпускные и больничные. Как оказалось, к тому моменту они уже успели подать жалобу по этому поводу и на нас посыпались требования из трудовой инспекции. Компании грозила административная ответственность.

➖ Для выгрузки сдельных нарядов с производственных площадок у нас не было паролей, а у сотрудников на другой стороне они были зашифрованы.

Первый аванс пришлось выплатить по имеющимся в программе данным, потому что отдел кадров оказался вообще не готов и не знал, где были сотрудники весь месяц, а оперативно собрать данные со всех подразделений в разных регионах не получалось. Мы надеялись, что предыдущая бухгалтерия все-таки отразила в программе периоды работы. Параллельно с этим разгребали проблемы:

✔️ Общались с руководителями подразделений и добывали хоть какое-то подобие табелей. Далеко не всегда они реагировали быстро, поэтому процесс поначалу шел туго.
✔️ Сделали ТЗ для айтишников, чтобы они переписали весь маршрут выгрузки из производственных площадок и перенастроили его во всех базах.

✔️ Напрямую у сотрудников запрашивали их электронные больничные, в отделе кадров — бумажные, а в «обособки» отправили запросы, чтобы пересмотрели имеющиеся у них. Сверили все это с тем, что есть в программе и доплатили все недостающее.

✔️ Запросили в подразделениях информацию, кто когда был в отпусках. После того, как кадровики завели периоды в программу, мы рассчитали и выплатили отпускные.

✔️ Готовили информацию по запросам из трудовой инспекции на 1500 человек: по трудовым договорам, составу задолженности, срокам погашения.

✔️ Готовили информацию для руководителя: ФОТ по подразделениям, суммы налогов и взносов, типы премирования, переработки.

Всю эту работу в ускоренном темпе делали два расчетчика и руководитель группы. Итог работы: восполнили пробелы и отправили информацию в ФСС, навели порядок в расчетах и выплатили сотрудникам все недостающее с компенсацией за задержку, ответили на запросы госорганов, отправили зарплатные отчеты. Плюс в процессе мы неожиданно для себя стали получать благодарности от руководителей и сотрудников клиента, потому что расчетки наконец-то стали понятными и прозрачными. До этого разобраться в начислениях было невозможно. Через два месяца работы провели годовую инвентаризацию, привели в соответствие счета учета и списали задолженность/переплату, которые не подлежат взысканию. Преемнику передавали дела в полном порядке, где каждое начисление можно было проследить и обосновать.

Штраф от трудовой инспекции все-таки был, но на это мы повлиять уже никак не могли — нарушения и задержки по выплатам назад не откатишь. А вот отчетность сдали вовремя и без штрафов, что считаем большой удачей, учитывая сколько было проблем.

#прокачка

Как мы впервые внедряли 1С:ERP

В 2020 году к нам обратилась компания со штатом почти 2000 человек. Клиент больше не мог отдавать по 3 миллиона в месяц за SAP и хотел перейти на другую ERP-систему. Сейчас из 2022 года это выглядит очень своевременным решением, ведь тогда никто и не подозревал, что из SAP по-любому придется уходить.

Нам предстояло сначала перевести учет из SAP в 1С: ERP, а потом забрать компанию на обслуживание, потому что та структура, которая до нас вела бухгалтерию у клиента, работала только в SAP. В идеальном мире нужен год, чтобы внедрить ERP и отладить работу. Но клиент хотел, чтобы уже первое полугодие 2020 года закрыли в новой системе, а пока они выбирали подрядчика и согласовывали договор, ушло много времени. На все про все у нас оставалось четыре месяца. В целом для нас это был новый опыт. До этого внедрять 1C: ERP приходилось лишь трем сотрудникам из нашей команды, но мы решили, что этого достаточно и мы справимся. Забегая вперед скажу, что это было несколько самонадеянно.

Клиент рассматривал два варианта:

1️⃣ Перевести все бизнес-процессы в 1С: ERP.
2️⃣ Перевести только часть, а бухгалтерский и налоговый учет вести в 1С: Предприятие.

Мы убедили клиента, что всем удобнее будет работать в одной системе, поэтому остановились на первом варианте. Когда мы все проанализировали, составили такой план действий:

✔️ До конца 1 полугодия 2020 года в SAP по-прежнему ведется полноценный учет.
✔️ В 1С: ERP переносятся все остатки по состоянию на 31.12.2019.
✔️ Движения первого полугодия 2020 года повторяются в 1C: ERP в ручном режиме с выверкой всех регистров и анализом взаиморасчетов.

Мы любим все автоматизировать, и в этот раз тоже искали такую возможность. Но регистры в немецкой SAP и российской 1С: ERP слишком отличаются, поэтому настроить автоматическую выгрузку было невозможно и все приходилось делать вручную. В какой-то момент мы поняли, что пошли не тем путем. Мы отталкивались не от тех документов, и это потянуло за собой ошибки. Неверно были отражены некоторые расходы предприятия, не подтягивались регистры, неверно настроены договоры. Из-за этого неправильно взаиморасчеты садились на счета, неправильно был настроен складской учет и не формировалась себестоимость. Тогда мы поняли, что нам не хватает знаний. А времени оставалось все меньше.

Не было бы счастья, да несчастье помогло. В разгаре была пандемия коронавируса, некоторые другие проекты встали, и у нас освободились эксперты, которых можно было задействовать. Мы расширили команду на этом проекте и параллельно все сотрудники проходили обучение по 1С: ERP. Работу в проекте при этом не останавливали ни на день и все чему учились сразу применяли на практике. Нам пришлось «снести» все, что сделали до этого и начать с нуля. Переделывали все, начиная с банковских выписок и заканчивая документами складского движения. Это было непростое испытание и не все сотрудники его прошли, но те что прошли получили закалку и колоссальный опыт.

Первое самостоятельное закрытие в системе провели за июль 2020 года. Не без ошибок, но у нас уже был опыт, поэтому быстро с ними разобрались. Конечно, мы приложили титанические усилия, но задача была бы невыполнимой, если бы не вовлеченность клиента. Это тот случай, когда клиент не ждет сложа руки когда ему все сделают, а делает все возможное со своей стороны: присутствует на всех совещаниях и планерках, обучает сотрудников, предоставляет ресурсы, подхватывает любые инициативы и активно помогает во всем. Это был идеальный тандем между нами, заказчиком и франчайзи от 1С, поэтому все получилось.

#прокачка

Аутсорсинг и штатная бухгалтерия: как посчитать выгоду

На каждой встрече с потенциальным клиентом мы даем расклад по затратам на штатную бухгалтерию и аутсорсинг. И часто сталкиваемся с тем, что для руководителей сумма расходов на штатную бухгалтерию оказывается сюрпризом, потому что они привыкли оценивать только зарплату бухгалтеров, и не берут в расчет остальное. Поэтому сегодня расскажу из чего складываются эти затраты, если вы тоже захотите сравнить их с аутсорсингом.

Заработная плата и налоги:

✔️ Средняя зарплата сотрудников бухгалтерии за месяц. Включите сюда все постоянные и переменные начисления: премии, компенсации (например, аренда квартиры, транспорта, питание и прочие).
✔️ Страховые взносы. Стандартно это примерно плюс 30% к зарплате, если вы не применяете пониженные ставки.
✔️ Доплаты за замещение на период болезни или отпусков других сотрудников. Как минимум 28 дней в году каждый сотрудник бывает в отпуске.
✔️ Доплата по больничным листам до оклада или среднего заработка, если это практикуется в компании.
✔️ Доплата за работу в выходные и праздничные дни.

Накладные расходы:

✔️ Организация рабочего места: аренда офиса, мебель, компьютер, оргтехника.
✔️ Обучение и повышение квалификации.
✔️ Соцпакет: ДМС, подарки на день рождения и праздники, корпоративы.
✔️ ПО: лицензии 1С, антивирусные программы, справочно-правовые системы.
✔️ Поиск персонала: услуги кадровых агентств, публикация вакансий на платных ресурсах, оплата труда отдела HR и руководителя по поиску и собеседованию кандидатов.

Это не универсальный список, он может быть и шире. Все зависит от условий работы в вашей компании.

В этом посте я уже приводила расчет для питерской компании с оборотом в 700 млн рублей в год и общим штатом 200 человек. Если главбух и три бухгалтера получали на руки в общей сумме 225 000 рублей в месяц, то с учетом налогов, взносов и всех накладных расходов расходы составили 423 000 рублей. Аутсорсинг им обходится почти в ту же сумму, но если бы сравнивали только с зарплатой, сложилось бы неверное впечатление, что аутсорсинг почти вдвое дороже, чем штатная бухгалтерия.

Не всегда аутсорсинг дешевле или равнозначен по затратам со штатной бухгалтерией. Все зависит от специфики работы, поставленных задач и уровня автоматизации. Я хочу лишь сказать, что затрат на самом деле гораздо больше, чем может показаться на первый взгляд, и чтобы получить полную картину, нужно собрать и посчитать их все. А когда становится понятно, что стоимость — это уже не настолько решающий фактор, можно проанализировать выгоды, которые вы получаете от аутсорсинга и которых нет у штатной бухгалтерии. Вот на примере нашей компании:

✔️ Не просто несколько бухгалтеров, а разнопрофильные специалисты в области бухгалтерского, налогового и управленческого учета с опытом решения сложных задач. Если у вас возникнет сложная и нестандартная задача или вы откроете новое направление, вам не придется переучивать сотрудников, повышать квалификацию, нанимать людей с опытом или искать консультантов на стороне. Это тоже существенная экономия, которую не все берут в расчет.
✔️ Нет зависимости от человеческого фактора. Вопросы взаимозаменяемости кадров решаем мы, а у вас просто есть всегда работающая бухгалтерия.
✔️ Несем ответственность за правильность и качество учета, за свои ошибки расплачиваемся из своего кармана.
✔️ Не нужно управлять сотрудниками бухгалтерии и контролировать их работу.
✔️ Работаем строго по регламентам, реагируем на запросы и выполняем задачи в четко прописанные сроки.

Ну и без ложной скромности: у нас практически нет нерешаемых задач 😊 За годы сопровождения компаний и холдингов из разных отраслей бизнеса мы успели столкнуться с самыми разными проблемами, системами налогообложения, специфическими ситуациями, поэтому врасплох нас застать трудно. «Гладиатор принимает решение на арене» — это про нас.

Попробуйте еще раз просчитать свой бюджет на бухгалтерию с учетом информации из этого поста, и может пора сравнить с аутсорсингом?

#прокачка

Льготы и послабления 2022-2023

Год подходит к концу, и он был непростым. Бизнес знатно трясло, а государство то тут, то там вводило послабления и льготы, чтобы хоть как-то его поддержать. Сегодня хочу пройтись по ним, чтобы вы могли проверить, все ли учли, и успели воспользоваться, если о чем-то еще не знали.

✔️ Отсрочка по налогам и взносам. Ее в 2022 году давали упрощенцам обрабатывающей сферы, культуры, спорта, здравоохранения, бьюти-индустрии и туризма. А в некоторых регионах отсрочки дали по более длительным периодам, например, в Ямало-Ненецком округе. Проверьте региональное законодательство. Если вы не воспользовались такой отсрочкой и платили вовремя, у вас сейчас висит переплата, которую еще можно успеть вернуть и пустить деньги в оборот. Свободные деньги даже на пару месяцев – это уже плюс.

✔️ Послабления в учете курсовых разниц. Из-за резких скачков валюты у компаний на ОСНО образовались большие курсовые разницы. До конца 2024 года их разрешили учитывать в доходах не ежемесячно, а только после прекращения обязательств, т.е. после расчета по сделке.

✔️ Если иностранный кредитор простил долг, такой доход не нужно учитывать при расчете налога на прибыль.

✔️ Отмена НДФЛ с матвыгоды. Не нужно платить НДФЛ с материальной выгоды по займам, которую физлица получали в 2021 - 2023 годах. Также не нужно рассчитывать НДФЛ с материальной выгоды при продаже взаимозависимым лицам имущества по цене ниже рыночной.

✔️ Возмещение НДС без банковской гарантии. До конца 2023 года можно подать на возмещение в заявительном порядке без гарантии или поручительства. Возместить можно сумму, которая не превышает сумму налогов и взносов за предыдущий год.

✔️ Смягчение валютного законодательства. Штрафы за валютные нарушения стали в три раза ниже: от 20 до 40% от незаконной операции, а не 75 - 100%, как раньше. За нарушение требования об обязательной продаже валютной выручки штраф от 3 до 5% от суммы, не зачисленной в срок на банковские счета. Не накажут резидентов РФ, которые нарушили требования валютного законодательства из-за санкций в период с 23 февраля по 31 декабря 2022 года.

✔️ Снижение имущественных налогов. Налоговую базу по налогу на имущество и на землю за 2023 год нужно определять по кадастровой стоимости на 1 января 2022 года. Транспортный налог с 2022 года считают без учета повышающих коэффициентов 1,1 и 2 для легковых автомобилей стоимостью до 10 млн руб.

✔️ Отменили штрафы по контролируемым сделкам. 40% штрафа не нужно платить даже если заключили сделку не по рыночной цене. Послабления действуют для сделок, доходы и расходы по которым признаются с 2022 по 2023 год.

✔️ Снизили пени. До конца 2023 года пени по налогам будут начислять по 1/300 ставки ЦБ за весь период просрочки. Применять с 31-го дня просрочки 1/150 ключевой ставки не нужно.

✔️ Уточненка без штрафа. С 2023 года не будет штрафа, если уточненную декларацию сдали с опозданием, но на едином налоговом счете есть деньги, чтобы оплатить налоги и пени.

✔️ Необлагаемые НДФЛ доходы. Освободили от налога доходы от списания кредитов мобилизованных, контрактников, участников СВО и членов их семей, если военнослужащий погиб, умер в результате увечья или получил I группу инвалидности. Также не облагаются деньги или имущество, безвозмездно полученное и связанное со службой по мобилизации или с заключенными контрактами.

✔️ Пополнение в списке внереализационных расходов и безнадежных долгов. Внереализационными считаются расходы в виде денег и имущества, которые безвозмездно передают мобилизованным, контрактникам, членам их семей и не облагают НДФЛ. Безнадежными признаются их списанные кредиты и займы, если военнослужащий погиб, умер в результате увечья или получил I группу инвалидности.

✔️ На авансы по фактической прибыли можно переходить в течение года. С 26 марта 2022 года организации, которые платят ежемесячные авансы по налогу на прибыль, могут в течение года перейти на расчеты по фактической прибыли, уведомив ИФНС. Авансы, перечисленные ранее, засчитают. Изменения надо отразить в учетной политике.

#изменения

Регламенты в бухгалтерии: казначейство

Продолжаю продвигать идею важности регламентов для бизнеса. Сегодня расскажу об очень значимом и тревожном участке — казначействе. Тревожный он потому, что если платежи государству, контрагентам и сотрудникам не уйдут в срок — это штрафы, недовольство и прочие неприятные последствия.

Например, если казначей не загрузил вовремя выписку, по цепочке пойдут такие проблемы: бухгалтер не разнесет вовремя банковские выписки, менеджеры не узнают о поступившей оплате и товар не начнут вовремя отгружать. А если казначей не подготовит вовремя платежное поручение и не сообщит об этом клиенту, тот не успеет оплатить в срок, потому банковский день ограничен по времени, либо придется платить повышенную комиссию.

Чтобы все работало как часы, нужно на старте детализированно договориться о правилах и закрепить зоны ответственности. Как всегда расскажу, как это делаем мы, когда берем компанию на обслуживание, но эти правила работают и для компаний со своей штатной бухгалтерией.

Регламент состоит из нескольких блоков:

1️⃣ Банковские операции. Процессы в каждой компании разные, и чтобы их не ломать, важно на старте проговорить весь путь формирования платежей от получения счета до подготовленной платежки. Где-то мы заводим платежки в клиент-банке, а где-то в 1С и после выгружаем в банк-клиент. Или создаем платежки на основании согласованных клиентом заявок на оплату в 1С:Документооборот, 1С:БИТ Финанс и других программах. В этой же части нужно прописать, в каких банках есть расчетные счета и как между ними распределены платежи. Например, зарплату платят из одного банка, а все остальное из другого.

2️⃣ Формирование платежных поручений контрагентам-резидентам. Фиксируем все этапы и сроки выполнения от распоряжения клиента до готовности платежных поручений со всеми особенностями, присущими компании.

3️⃣ То же самое по валютным операциям. Здесь добавляются этапы конвертации валюты, постановки и снятия с учета в банке, внесения изменений в контракт, предоставления подтверждающих документов по валютным контрактам.

4️⃣ То же самое по зарплате и налогам с учетом всей специфики.

5️⃣ Отражение банковских выписок. Прописываем все этапы выгрузки выписок по расчетным счетам и отражение их в 1С, контроль правильности отражения на счетах бухгалтерского и налогового учета.

В функционал по казначейству также могут входить дополнительные работы. Например, мы можем:

✔️ отправлять выписки клиенту по почте;
✔️ отправлять отчеты по остаткам на расчетных счетах;
✔️ готовить реестры платежных поручений для согласования внутри компании;
✔️ напоминать клиенту о том, что в банк-клиенте есть не подписанные платежи, которые из-за этого не могут уйти;
✔️ отправлять контрагентам клиента копии платежных поручений;
✔️ размещать депозиты по запросу клиента;
✔️ запрашивать справки в банке;
✔️ полностью взять на себя взаимодействие с сотрудниками банка.

Мы уже не раз убеждались на практике, что подробный регламент помогает избежать конфликтов и увидеть, на каком этапе и по чьей вине возникла проблема. Например, поступает жалоба, что мы не провели платеж, а на деле оказывается, что один из сотрудников клиента не согласовал заявку и она не дошла до нас. Или сотрудник отправил нам счет вне согласованного рабочего времени и не сообщил нам в мессенджере о том, что платеж срочный, поэтому оплата ушла только на следующий день.

Таким же образом регламент поможет четко выстроить платежные процессы в компаниях со штатной бухгалтерией. Не будет конфликтов, поисков правых и виноватых, а будут только выполненные или невыполненные пункты регламента у каждого участника процесса.

#прокачка

​В последний рабочий день уходящего года хочу просто поздравить с наступающим Новым годом и пожелать хорошего отдыха!

За неполные пять месяцев существования канал собрал больше двух тысяч подписчиков, и я надеюсь, что наш опыт оказался полезен вам. Спасибо за ваш интерес, лайки и комментарии! Еще много чем хочется поделиться, но это уже после праздников. А сейчас ароматных вам мандаринов, нарядных елок, вкусных салатов и отличного настроения!

А если на каникулах вам надоест телевизор и катание с горок, можно почитать уже опубликованные посты по этим хэштегам:

#прокачка — внутренняя кухня аутсорсинга, полезные советы, кейсы
#тренды — новые веяния и наш взгляд на них
#зарубеж — для тех, кто выходит за пределы отечественного рынка
#управленка — все про управленческий учет
#оптимизация — законно экономим на налогах
#изменения — новости законодательства.

Как мы выявили у клиента мошенническую схему и 5 миллионов потерь

Судя по комментам вам интересны истории из нашей практики и кейсы, поэтому начну этот год с почти детективной истории о том, к чему может привести отсутствие контроля и анализа в учете.

Мы взяли на комплексное обслуживание довольно крупную компанию, которая специализируется на оптовой торговле запчастями для грузовых автомобилей. Годовая выручка на тот момент переваливала за 4 миллиарда рублей. Мы собрали команду из семи человек, и за одним бухгалтером закрепили участок «Реализация покупателям». В его обязанности входила ежемесячная сверка документов по реализации в 1С с оригиналами первичных документов.

Вскоре сверяя документы бухгалтер обнаружил, что первичный документ в оригинале отличается от того, что завели в 1С. Сумма была одна, а вот количество деталей в нем — разное. Мы подумали, что в одном из документов просто нечаянно ошиблись, но при детальной проверке оказалось, что таких нестыковок много.

Оказалось, что это была мошенническая схема сотрудников. Например, в 1С заводили реализацию 5 деталей на общую сумму 100 тысяч рублей, а потом вручную вносили изменения на печать выводили документ, где сумма тоже 100 тысяч, но деталей всего 3. Таким образом, в системе списывали 5 деталей, покупателю уходило 3, а еще 2 шли «налево». Поскольку проводили в системе и забирали со склада одно и то же количество деталей, недостача при инвентаризации не всплывала. Сумма, поступившая от покупателей, тоже совпадала с заведенной в системе. Контрагенты и государство в ущербе не были, поэтому претензий ни от кого не было, деньги теряла только сама компания.

Если бы в компании внимательнее анализировали себестоимость и маржу с продажи, несоответствие бы обнаружили. Но этого либо не делали, либо делали поверхностно, поэтому воровали несколько лет. Когда мы сообщили о проблеме руководству компании, они инициировали сплошную проверку за два последних года. Оказалось, что потери компании составили 5 миллионов рублей. С виновными тогда разобрались, схему прикрыли.

Такие махинации становятся возможными там, где нет контроля всех участков, и каждое подразделение работает само по себе: бухгалтерия занимается своей частью, менеджеры по продажам и кладовщики — своей, и первичку с данными в 1С не сверяют. Чтобы избежать таких неприятностей и вовремя выявить мошенничество, мы рекомендуем не бояться рутины и раз в месяц проводить выборочную сверку, хотя бы на 10%.

Ну и не стоит пренебрегать анализом выручки и себестоимости, а не сосредотачиваться лишь на том, чтобы порядок был только в документах для контрагентов и налоговой инспекции.

#прокачка

Нужно ли бояться кассовых разрывов?

Сегодня хочу поговорить о кассовых разрывах — временном недостатке денег на покрытие текущих обязательств. «Временный» здесь ключевое слово, и это не всегда трагедия, а просто стечение обстоятельств или следствие неграмотного подхода к деньгам в бизнесе. Исходя из нашей практики чаще всего причины такие:

1️⃣ Нет платёжного календаря. Это простая таблица, где на каждый день расписано, сколько и куда нужно заплатить, и сколько денег должно поступить. Из неё вы сразу увидите, если в какой-то день исходящих платежей будет больше, чем входящих, и сможете заранее спланировать план действий. Если не планировать и все делать хаотично, легко можно попасть в ситуацию, когда платить надо уже сегодня, а деньги ожидаются только через несколько дней. Если задержка платежа влечет за собой пени и штрафы от государства или поставщиков, то у вас еще и расходы увеличатся.

2️⃣ Нет управления дебиторской и кредиторской задолженностью. На сроки платежей можно влиять, для этого есть разные инструменты. Например, клиентам можно давать скидку за досрочную оплату, а с поставщиками договариваться о рассрочках. Это поможет «выровнять» платёжный календарь.

3️⃣ Убыточность бизнеса. Денежный поток прогнозируют на основании планов по прибыли, которые называют БДР или P&L. В краткосрочном периоде могут быть плановые убытки, например, на старте бизнеса или если бизнес сезонный, но в конечном итоге бизнес должен приносить прибыль. Нужно сравнивать с планом фактические результаты, анализировать отклонения и при необходимости вносить коррективы в план. Если этого не делать, можно не только получить кассовый разрыв, но и пройти точку невозврата. То есть вы «затыкаете» текущие дыры, договариваетесь о рассрочках или берете займы, но не знаете, что по факту вас ждет убыток. В этом случае нужно уже сейчас что-то предпринимать: увеличивать продажи или сокращать расходы. Иначе отсрочки давать перестанут, продавать будет нечего, и бизнес встанет.

4️⃣ Резкий рост или расширение бизнеса. Рост — это хорошо, но расходы при этом могут расти не прямо пропорционально выручке. Вы замораживаете деньги в товарах, увеличиваете арендованные площади, покупаете оборудование. Часто для этого берут кредиты. Платить за них нужно уже сейчас, а выхлоп будет позже.

5️⃣ Из бизнеса забирают больше денег, чем нужно. Стандартный пример: по отчетности за первый квартал собственник видит, что есть прибыль, и всю ее «выгребает» на дивиденды. Но во втором квартале возник убыток и прибыль за полугодие оказалась меньше ожидаемой. Это еще не самый плохой вариант, потому что собственник хотя бы опирается на отчетность. Хуже, когда собственник видит, что на расчетном счете есть деньги и думает, что их можно тратить в любой момент.

6️⃣ Одни проекты финансируются за счет других. Общая картина не всегда достоверна, нужно попроектное планирование финансового результата, чтобы вовремя определить стабильно убыточные проекты и не допустить «размытости» результата. Например, общая прибыль 1 млн руб., а в разрезе по проектам получается, что один принес 1,5 млн руб., а другой — минус 0,5 млн руб.. Тогда нужно думать, как вывести второй проект на безубыточность или закрыть его и получить прирост прибыли по компании в целом.

Выводы:

✔️ Не все кассовые разрывы одинаково страшны. Иногда это просто стечение обстоятельств, а иногда — очень тревожный звонок.

✔️ Кассовые разрывы боятся планирования. Если вы заранее все распишете, сможете быстро и без стресса справиться с короткими разрывами. Где-то договоритесь о рассрочке, где-то возьмете экспресс-кредиты, воспользуетесь овердрафтом, или другими инструментами.

✔️ Планирование без контроля и дисциплины не имеет никакого смысла. Нужно внедрять четкие регламенты и точки контроля за исполнением планов, и вовремя их корректировать исходя из фактической ситуации. Например, вы можете до копейки расписать каждый день, но все планы «поедут», если клиенты будут задерживать платежи, а менеджеры будут смотреть на это сквозь пальцы и не будут ничего предпринимать.

#прокачка