Приветствую вас!
Меня зовут Анастасия Щербинина, я совладелица бухгалтерской компании «Моё дело Корпорация». 15 лет я занимаюсь бухгалтерским, налоговым и финансовым аутсорсингом.
Я руководила бухгалтерией в компаниях с оборотом от 5 миллионов до 5 миллиардов рублей, а с 2015 года развиваю аутсорсинг для крупного бизнеса.
Наша команда за 5 лет пришла к обороту в 300 миллионов рублей в год. Мы забирали на аутсорсинг книжную сеть «Республика» в самый разгар их развития и переводили за 4 месяца из SAP на 1С много миллиардную производственную компанию с 2000 сотрудников по всей России, строили эффективную бухгалтерию для сети клиник «Медицина», запускали полное бухгалтерское и налоговое обслуживание для производителя косметики «Натура Сиберика» за менее чем 2 месяца. Мне есть что рассказать владельцам и топ-менеджерам среднего и крупного бизнеса об учете, налогах, финансах и автоматизации.
В этом канале я буду делиться кейсами, разбирать конкретные ситуации и предлагать решения, которые помогут повысить эффективность управления этой стороной бизнеса. Присоединяйтесь, будет интересно!
Меня зовут Анастасия Щербинина, я совладелица бухгалтерской компании «Моё дело Корпорация». 15 лет я занимаюсь бухгалтерским, налоговым и финансовым аутсорсингом.
Я руководила бухгалтерией в компаниях с оборотом от 5 миллионов до 5 миллиардов рублей, а с 2015 года развиваю аутсорсинг для крупного бизнеса.
Наша команда за 5 лет пришла к обороту в 300 миллионов рублей в год. Мы забирали на аутсорсинг книжную сеть «Республика» в самый разгар их развития и переводили за 4 месяца из SAP на 1С много миллиардную производственную компанию с 2000 сотрудников по всей России, строили эффективную бухгалтерию для сети клиник «Медицина», запускали полное бухгалтерское и налоговое обслуживание для производителя косметики «Натура Сиберика» за менее чем 2 месяца. Мне есть что рассказать владельцам и топ-менеджерам среднего и крупного бизнеса об учете, налогах, финансах и автоматизации.
В этом канале я буду делиться кейсами, разбирать конкретные ситуации и предлагать решения, которые помогут повысить эффективность управления этой стороной бизнеса. Присоединяйтесь, будет интересно!
«Моё Дело»
Корпорация - «Моё Дело»
Эффективная бухгалтерия: возможно ли это?
Классическую бухгалтерию все привыкли воспринимать как непонятную бюрократическую структуру, которая функционирует сама по себе и не имеет ничего общего с бизнесом. В глазах управленцев бухгалтеры зациклены на бумажках, общаются с контролирующими органами и сдают какую-то отчетность. Этот стереотип складывался годами.
На практике чаще всего так оно и есть.
Когда мы изучаем процессы в компаниях клиентов, часто видим дублирование одних и тех же функций, большое количество ручного труда, сложное взаимодействие между подразделениями. Управленческий и бухгалтерский учет не связаны друг с другом, и главное — бизнес-процессы не соответствуют учетным.
В итоге бизнес не может вовремя получить качественные данные для принятия правильных решений. Управленческая отчетность, даже если она есть, собирается вручную и постфактум, когда уже момент упущен и нельзя никак повлиять на результат.
Но может быть и по-другому, когда бухгалтерия не существует отдельно, а идет от потребностей бизнеса, под которые выстраиваются учетные процессы.
Именно так мы и работаем. Сначала изучаем бизнес-цели и бизнес-процессы, и только после понимания потребностей бизнеса строим учет.
Учетные процессы в компании должны быть прозрачны и выстроены исходя из потребностей бизнеса, а не наоборот. Благодаря этому управленческая отчетность формируется на базе бухгалтерского учета, а не дублирует информацию, которая уже есть в бухучете. Возможно, вы удивитесь, но до 80% информации для управления можно вытащить из бухгалтерского учета, просто нужно правильно настроить его для этого. Тогда нужные данные будут поступать сразу в управленческий учет, а штат учетных специалистов можно сократить вдвое.
О том, как именно прокачать бухгалтерию, чтобы выстроить такую систему, буду рассказывать в следующих постах.
Классическую бухгалтерию все привыкли воспринимать как непонятную бюрократическую структуру, которая функционирует сама по себе и не имеет ничего общего с бизнесом. В глазах управленцев бухгалтеры зациклены на бумажках, общаются с контролирующими органами и сдают какую-то отчетность. Этот стереотип складывался годами.
На практике чаще всего так оно и есть.
Когда мы изучаем процессы в компаниях клиентов, часто видим дублирование одних и тех же функций, большое количество ручного труда, сложное взаимодействие между подразделениями. Управленческий и бухгалтерский учет не связаны друг с другом, и главное — бизнес-процессы не соответствуют учетным.
В итоге бизнес не может вовремя получить качественные данные для принятия правильных решений. Управленческая отчетность, даже если она есть, собирается вручную и постфактум, когда уже момент упущен и нельзя никак повлиять на результат.
Но может быть и по-другому, когда бухгалтерия не существует отдельно, а идет от потребностей бизнеса, под которые выстраиваются учетные процессы.
Именно так мы и работаем. Сначала изучаем бизнес-цели и бизнес-процессы, и только после понимания потребностей бизнеса строим учет.
Учетные процессы в компании должны быть прозрачны и выстроены исходя из потребностей бизнеса, а не наоборот. Благодаря этому управленческая отчетность формируется на базе бухгалтерского учета, а не дублирует информацию, которая уже есть в бухучете. Возможно, вы удивитесь, но до 80% информации для управления можно вытащить из бухгалтерского учета, просто нужно правильно настроить его для этого. Тогда нужные данные будут поступать сразу в управленческий учет, а штат учетных специалистов можно сократить вдвое.
О том, как именно прокачать бухгалтерию, чтобы выстроить такую систему, буду рассказывать в следующих постах.
Как выстроить учетные процессы, чтобы они помогали бизнесу
Как я писала в прошлом посте, во многих компаниях бухгалтерия работает обособленно и никак не связана с реальными бизнес-процессами. Она не решает задач бизнеса, а только выполняет роль учетчика и готовит обязательную отчетность в государственные органы.
Чтобы это изменить и поставить бухгалтерию на службу бизнесу, нужно начать с пяти шагов.
Шаг 1. Поговорить с собственниками бизнеса, чтобы четко сформулировать итоговую цель и формы отчетов, которые нужны им для управления. Это может сделать аутсорсинговая компания, финансовый директор или главбух — тот, кто будет выстраивать бухгалтерские процессы.
Шаг 2. Детально изучить бизнес-процессы в компании. Для этого встретиться с руководителями ключевых подразделений и понять, что им нужно для повышения эффективности и удобства работы. После чего проанализировать, как сейчас выстроено и документально оформляется взаимодействие с клиентами и поставщиками.
Шаг 3. Изучить информационные системы, в которых ведется учет. На этом этапе часто обнаруживается, что сотрудники разных отделов выполняют одни и те же функции. Например, финансисты дублируют часть работы бухгалтеров.
Шаг 4. На основе собранной информации выстроить сквозные процессы от бизнеса к финальной отчетности, которая интересна собственникам и руководителям подразделений.
Схема должны выглядеть так:
Бизнес процесс компании – Необходимая документация – Отражение в бухгалтерском или операционном учете – Выгрузка данных (если необходимо) – Корректировка данных для целей управленческой отчетности.
Шаг 5. Внедрить построенную модель в реальные бизнес процессы. Это самый сложный шаг.
Если последовательно все это сделать, вы получите систему учета, которая строится на основе потребностей вашего бизнеса, и поэтому бухгалтерия дает максимально возможную пользу для бизнеса.
#прокачка
Как я писала в прошлом посте, во многих компаниях бухгалтерия работает обособленно и никак не связана с реальными бизнес-процессами. Она не решает задач бизнеса, а только выполняет роль учетчика и готовит обязательную отчетность в государственные органы.
Чтобы это изменить и поставить бухгалтерию на службу бизнесу, нужно начать с пяти шагов.
Шаг 1. Поговорить с собственниками бизнеса, чтобы четко сформулировать итоговую цель и формы отчетов, которые нужны им для управления. Это может сделать аутсорсинговая компания, финансовый директор или главбух — тот, кто будет выстраивать бухгалтерские процессы.
Шаг 2. Детально изучить бизнес-процессы в компании. Для этого встретиться с руководителями ключевых подразделений и понять, что им нужно для повышения эффективности и удобства работы. После чего проанализировать, как сейчас выстроено и документально оформляется взаимодействие с клиентами и поставщиками.
Шаг 3. Изучить информационные системы, в которых ведется учет. На этом этапе часто обнаруживается, что сотрудники разных отделов выполняют одни и те же функции. Например, финансисты дублируют часть работы бухгалтеров.
Шаг 4. На основе собранной информации выстроить сквозные процессы от бизнеса к финальной отчетности, которая интересна собственникам и руководителям подразделений.
Схема должны выглядеть так:
Бизнес процесс компании – Необходимая документация – Отражение в бухгалтерском или операционном учете – Выгрузка данных (если необходимо) – Корректировка данных для целей управленческой отчетности.
Шаг 5. Внедрить построенную модель в реальные бизнес процессы. Это самый сложный шаг.
Если последовательно все это сделать, вы получите систему учета, которая строится на основе потребностей вашего бизнеса, и поэтому бухгалтерия дает максимально возможную пользу для бизнеса.
#прокачка
Налоговый мониторинг: зачем это нужно?
Налоговый мониторинг – это такая форма налогового контроля, при которой ФНС получает онлайн-доступ к учетным данным компании. В итоге чтобы анализировать деятельность предприятий, налоговикам не нужно проводить стандартные камеральные и выездные проверки. Они наблюдают за процессами онлайн и обращают пристальное внимание только на те операции, которые выглядят подозрительными.
Стать участником налогового мониторинга может только крупный и средний бизнес, который соответствует условиям:
✔️ сумма уплаченных налогов за год — не менее 100 млн руб.;
✔️ годовой доход — не менее 1 млрд руб.;
✔️ активы — не менее 1 млрд руб.
Плюсы для компании:
➕ организация, которая вступила в налоговый мониторинг, показывает открытость к сотрудничеству с налоговыми органами и получает репутационное преимущество;
➕ когда налоговики находят нарушение, они не штрафуют, а присылают мотивированное мнение. Так компания может оперативно исправить ошибку без санкций;
➕ в рамках мониторинга компания и налоговая инспекция совместно проводят комплексный анализ рисков, что положительно сказывается на работе компании и помогает избежать проблем;
➕ вступление в налоговый мониторинг сокращает затраты компании на сопровождение мероприятий налогового контроля;
можно быстро возмещать из бюджета НДС и акцизы в заявительном порядке без банковских гарантий и поручительств;
➕ можно заранее узнать позицию налоговиков по планируемым сделкам, запросив у них мотивированное мнение. Это поможет в будущем избежать споров и заодно сэкономить на на услугах налоговых консультантов.
Минусы для компании:
➖ нужно настраивать доступ к системе налоговым инспекторам, а это может быть технически сложно;
➖ есть риск утечки информации при прямом доступе.
Есть три способа дать доступ налоговым инспекторам к учетной информации:
1️⃣ Прямой доступ к учетной системе. В реализации это проще всего, но могут быть сложности в настройке прав доступа для внешних пользователей. Кроме того, сотрудникам налоговой инспекции может быть сложно разобраться в чужом интерфейсе.
2️⃣ Аналитическая витрина данных. На витрину из учетной системы выгружается информация, необходимая налоговикам для проверки. Так сотрудникам налоговой инспекции будет проще разобраться, а компании не придется показывать всю внутреннюю кухню в своей учетной системе.
3️⃣ Взаимодействие через телекоммуникационные каналы связи, когда все нужные для проверки документы собирают вручную и отправляют налоговикам через оператора ЭДО. Это очень трудозатратный способ, к тому же временный — с 2024 года его не будет.
Прогнозы развития налогового мониторинга
Налоговый мониторинг — это новое, но уже не революционное нововведение. В 2021 к нему присоединилось максимальное число участников — 131 компания из 18 различных отраслей экономики. В 2022 году мониторинг будет проводиться уже в отношении 339 компаний, а к 2024 году по прогнозам ИФНС количество участников мониторинга возрастет до 7,8 тысяч.
Рост количества участников связан с двумя факторами. Во-первых, у представителей крупного бизнеса растет доверие к такой форме контроля. Во-вторых, с 2022 года снижены стоимостные критерии для перехода на налоговый мониторинг, что позволило вступать в него и среднему бизнесу.
На мой взгляд, налоговый мониторинг пока слишком сложен в реализации и администрировании. Потребуется большое количество усилий, денег и ресурсов для подключения, а окупится проект не быстро: срок окупаемости 3-4 года. Все зависит от интенсивности проверок в вашем бизнесе. Поэтому, принимая решение о переходе на налоговый мониторинг, оцените сколько сейчас людей занимаются в вашей компании взаимодействием с ИФНС. Если это 2 и более человек с полной загрузкой, то можно смело переходить. Если меньше, то есть еще время дождаться обязательного перехода.
#тренды
Налоговый мониторинг – это такая форма налогового контроля, при которой ФНС получает онлайн-доступ к учетным данным компании. В итоге чтобы анализировать деятельность предприятий, налоговикам не нужно проводить стандартные камеральные и выездные проверки. Они наблюдают за процессами онлайн и обращают пристальное внимание только на те операции, которые выглядят подозрительными.
Стать участником налогового мониторинга может только крупный и средний бизнес, который соответствует условиям:
✔️ сумма уплаченных налогов за год — не менее 100 млн руб.;
✔️ годовой доход — не менее 1 млрд руб.;
✔️ активы — не менее 1 млрд руб.
Плюсы для компании:
➕ организация, которая вступила в налоговый мониторинг, показывает открытость к сотрудничеству с налоговыми органами и получает репутационное преимущество;
➕ когда налоговики находят нарушение, они не штрафуют, а присылают мотивированное мнение. Так компания может оперативно исправить ошибку без санкций;
➕ в рамках мониторинга компания и налоговая инспекция совместно проводят комплексный анализ рисков, что положительно сказывается на работе компании и помогает избежать проблем;
➕ вступление в налоговый мониторинг сокращает затраты компании на сопровождение мероприятий налогового контроля;
можно быстро возмещать из бюджета НДС и акцизы в заявительном порядке без банковских гарантий и поручительств;
➕ можно заранее узнать позицию налоговиков по планируемым сделкам, запросив у них мотивированное мнение. Это поможет в будущем избежать споров и заодно сэкономить на на услугах налоговых консультантов.
Минусы для компании:
➖ нужно настраивать доступ к системе налоговым инспекторам, а это может быть технически сложно;
➖ есть риск утечки информации при прямом доступе.
Есть три способа дать доступ налоговым инспекторам к учетной информации:
1️⃣ Прямой доступ к учетной системе. В реализации это проще всего, но могут быть сложности в настройке прав доступа для внешних пользователей. Кроме того, сотрудникам налоговой инспекции может быть сложно разобраться в чужом интерфейсе.
2️⃣ Аналитическая витрина данных. На витрину из учетной системы выгружается информация, необходимая налоговикам для проверки. Так сотрудникам налоговой инспекции будет проще разобраться, а компании не придется показывать всю внутреннюю кухню в своей учетной системе.
3️⃣ Взаимодействие через телекоммуникационные каналы связи, когда все нужные для проверки документы собирают вручную и отправляют налоговикам через оператора ЭДО. Это очень трудозатратный способ, к тому же временный — с 2024 года его не будет.
Прогнозы развития налогового мониторинга
Налоговый мониторинг — это новое, но уже не революционное нововведение. В 2021 к нему присоединилось максимальное число участников — 131 компания из 18 различных отраслей экономики. В 2022 году мониторинг будет проводиться уже в отношении 339 компаний, а к 2024 году по прогнозам ИФНС количество участников мониторинга возрастет до 7,8 тысяч.
Рост количества участников связан с двумя факторами. Во-первых, у представителей крупного бизнеса растет доверие к такой форме контроля. Во-вторых, с 2022 года снижены стоимостные критерии для перехода на налоговый мониторинг, что позволило вступать в него и среднему бизнесу.
На мой взгляд, налоговый мониторинг пока слишком сложен в реализации и администрировании. Потребуется большое количество усилий, денег и ресурсов для подключения, а окупится проект не быстро: срок окупаемости 3-4 года. Все зависит от интенсивности проверок в вашем бизнесе. Поэтому, принимая решение о переходе на налоговый мониторинг, оцените сколько сейчас людей занимаются в вашей компании взаимодействием с ИФНС. Если это 2 и более человек с полной загрузкой, то можно смело переходить. Если меньше, то есть еще время дождаться обязательного перехода.
#тренды
Выход на рынок Казахстана: особенности администрирования и налоги
Многие наши клиенты из России вышли в Казахстан и получили новые рынки сбыта. Например, крупный производитель крышек и комплектующих для пластиковых бутылей под воду организовал несколько складских площадок в Казахстане, настроил логистические цепочки и за счет контрактов в новом регионе его выручка за 2021 год выросла на 160 миллионов рублей.
Казахстан — перспективный рынок для российских компаний. Бизнес там зарегистрировать просто, а налоги ниже не только чем в России, но и по сравнению со многими другими странами. Расскажу вкратце особенностях администрирования бизнеса и налогообложении в этой стране.
Особенности администрирования бизнеса
Регистрация компании в Казахстане займет около 12 дней. Для этого нужно:
✔️ Подать документы в Департамент юстиции, откуда они автоматически направляются в налоговую и в органы статистики. Это займет 10 дней.
✔️ Открыть банковский счет. На это уйдет 1−2 рабочих дня.
На стадии регистрации нет дополнительных проверок, например, проверок адреса регистрации. Но после того как запустите бизнес, они могут появиться. Технически работать с государственными органами Казахстана довольно удобно:
➕ полностью цифровое взаимодействие с госорганами;
➕ электронную отчетность можно сдавать бесплатно без промежуточных операторов связи;
➕ упрощенный порядок оказания услуг и поставки товаров в рамках Таможенного союза. Например, не нужны дополнительные товаросопроводительные документы, документы из России тоже принимают.
Особенности налогообложения
Операции по НДС полностью автоматизированы и интегрированы с налоговыми органами и таможней. Обязательны электронные счета-фактуры (ЭСФ), сопроводительные накладные (СНТ), ведение «виртуального склада» для 90% операций. Контролирующие органы в режиме онлайн отслеживают движение товаров с момента их ввоза в Казахстан или производства на территории страны и до того момента, когда они доходят до конечного потребителя.
Основные налоги:
✔️ корпоративный подоходный налог (налог на прибыль организаций) — 20%;
✔️ НДС — 12%. При превышении 20 000 МРП нужно вставать на учет по НДС в налоговых органах. МРП — показатель, используемый для расчета пенсий, пособий, штрафов, бюджетных лимитов. С 01.04.2022 он равен 3 180 тенге. 20 000 МРП — это примерно 130 тысяч долларов;
✔️ корпоративный подоходный налог, удерживаемый у источника выплаты. 20% — с доходов от предпринимательской деятельности нерезидента; 15% — с дивидендов, роялти; 5% — с международных перевозок;
✔️ зарплатные налоги за счет работника: индивидуальный подоходный налог — 10%, обязательные пенсионные взносы — 10%, взносы на обязательное социальное медицинское страхование — 2%;
✔️ зарплатные налоги за счет работодателя: 12,5% — социальный налог, социальные отчисления, обязательное социальное медицинское страхование;
✔️ налоги на собственность: налог на имущество — 1,5%, земельный налог — зависит от зонирования земель и поправочных коэффцииентов, налог на транспортные средства — зависит от объема двигателя, сумма налога может составлять от 3 063 до 358 371 тенге.
Думаю, что низкие ставки НДС и зарплатных налогов в сочетании с упрощенными таможенными процедурами — веский повод задуматься о бизнесе в Казахстане и открыть для себя новые возможности. А если воспользоваться многочисленными налоговыми льготами в этой стране, выгода будет еще ощутимее. О них я расскажу отдельно. А посты о работе российских компаний за пределы отечественного рынка теперь буду помечать хэштегом #зарубеж!
Многие наши клиенты из России вышли в Казахстан и получили новые рынки сбыта. Например, крупный производитель крышек и комплектующих для пластиковых бутылей под воду организовал несколько складских площадок в Казахстане, настроил логистические цепочки и за счет контрактов в новом регионе его выручка за 2021 год выросла на 160 миллионов рублей.
Казахстан — перспективный рынок для российских компаний. Бизнес там зарегистрировать просто, а налоги ниже не только чем в России, но и по сравнению со многими другими странами. Расскажу вкратце особенностях администрирования бизнеса и налогообложении в этой стране.
Особенности администрирования бизнеса
Регистрация компании в Казахстане займет около 12 дней. Для этого нужно:
✔️ Подать документы в Департамент юстиции, откуда они автоматически направляются в налоговую и в органы статистики. Это займет 10 дней.
✔️ Открыть банковский счет. На это уйдет 1−2 рабочих дня.
На стадии регистрации нет дополнительных проверок, например, проверок адреса регистрации. Но после того как запустите бизнес, они могут появиться. Технически работать с государственными органами Казахстана довольно удобно:
➕ полностью цифровое взаимодействие с госорганами;
➕ электронную отчетность можно сдавать бесплатно без промежуточных операторов связи;
➕ упрощенный порядок оказания услуг и поставки товаров в рамках Таможенного союза. Например, не нужны дополнительные товаросопроводительные документы, документы из России тоже принимают.
Особенности налогообложения
Операции по НДС полностью автоматизированы и интегрированы с налоговыми органами и таможней. Обязательны электронные счета-фактуры (ЭСФ), сопроводительные накладные (СНТ), ведение «виртуального склада» для 90% операций. Контролирующие органы в режиме онлайн отслеживают движение товаров с момента их ввоза в Казахстан или производства на территории страны и до того момента, когда они доходят до конечного потребителя.
Основные налоги:
✔️ корпоративный подоходный налог (налог на прибыль организаций) — 20%;
✔️ НДС — 12%. При превышении 20 000 МРП нужно вставать на учет по НДС в налоговых органах. МРП — показатель, используемый для расчета пенсий, пособий, штрафов, бюджетных лимитов. С 01.04.2022 он равен 3 180 тенге. 20 000 МРП — это примерно 130 тысяч долларов;
✔️ корпоративный подоходный налог, удерживаемый у источника выплаты. 20% — с доходов от предпринимательской деятельности нерезидента; 15% — с дивидендов, роялти; 5% — с международных перевозок;
✔️ зарплатные налоги за счет работника: индивидуальный подоходный налог — 10%, обязательные пенсионные взносы — 10%, взносы на обязательное социальное медицинское страхование — 2%;
✔️ зарплатные налоги за счет работодателя: 12,5% — социальный налог, социальные отчисления, обязательное социальное медицинское страхование;
✔️ налоги на собственность: налог на имущество — 1,5%, земельный налог — зависит от зонирования земель и поправочных коэффцииентов, налог на транспортные средства — зависит от объема двигателя, сумма налога может составлять от 3 063 до 358 371 тенге.
Думаю, что низкие ставки НДС и зарплатных налогов в сочетании с упрощенными таможенными процедурами — веский повод задуматься о бизнесе в Казахстане и открыть для себя новые возможности. А если воспользоваться многочисленными налоговыми льготами в этой стране, выгода будет еще ощутимее. О них я расскажу отдельно. А посты о работе российских компаний за пределы отечественного рынка теперь буду помечать хэштегом #зарубеж!
С чего начинается работа аутсорсера у крупных заказчиков: начало
Сегодня хочу немного раскрыть внутреннюю кухню аутсорсинга. Каждый крупный проект отличается от других, но есть задачи, которые всегда приходится решать на старте, чтобы потом не увеличивать бухгалтерию линейно вслед за ростом бизнеса. Чтобы не быть голословной, приведу пример одного нашего заказчика. К сожалению, NDA не позволяет назвать его, но компания известная.
В конце 2019 года мы выиграли тендер на бухгалтерский аутсорсинг для активно развивающийся компании на рынке e-grocery — продаже товаров повседневного спроса через интернет. Компанию готовили к продаже, и ей предстояла процедура оценки деятельности, или дью-дила. А в марте 2020 года вся страна села на карантин. Компании, доставляющие продукты питания и хозтовары, резко пошли в рост, в том числе и наш клиент.
Рост — это хорошо, но когда он происходит бешеными темпами, могут быть большие проблемы. Если компания не готова к такому, в учете может случиться хаос и неразбериха. Чтобы справиться с потоком информации и документов, придется срочно нанимать по несколько лишних человек на один участок. Но и это не спасет от искажения данных, которое приведет к ошибочным выводам, неверными управленческими решениями, конфликтам с контрагентами и убыткам.
Но наш клиент оказался готов. Мы не знали, что предстоит взрывной рост его бизнеса. Пандемию невозможно было предсказать. Но на старте стали выстраивать учетные процессы так, чтобы можно было их масштабировать. Большую роль в этом сыграли автоматизированные решения.
Изучив бизнес-процессы клиента, мы отрисовали концептуальный дизайн взаимодействия всех ИТ-систем и учетных процессов, а затем приступили к реализации:
✔️ Настроили интеграции между внутренней операционной системой и 1С:Бухгалтерией
✔️ Перестроили и упростили учетные процессы, например отказались от номенклатурного учета, который был избыточен для бухгалтерии. Номенклатурный учет остался в операционной системе, а при передаче в бухгалтерию номенклатура агрегировалась в две большие группы с НДС 10% и 20%
✔️ Выявили задачи, которые многократно повторяются, чтобы впоследствии автоматизировать их. Для этого за каждым ключевым участком (работа с ритейлерами, банк и касса, реализация) временно закрепили сотрудника уровня «главный бухгалтер» или «заместитель главного бухгалтера». Как аутсорсер мы решаем эту задачу почти на каждом проекте, поэтому у нас есть резерв из сильных сотрудников, которые переходят из одного проекта в другой
Благодаря этому мы смогли оперативно предоставить данные к дью-дилу и ответить на все вопросы аудиторов даже по прошлым периодам, когда учет вели не мы. На следующем этапе началась непосредственная автоматизация. В сегодняшний пост рассказ об этом уже не влезет — напишу отдельно!
#прокачка
Сегодня хочу немного раскрыть внутреннюю кухню аутсорсинга. Каждый крупный проект отличается от других, но есть задачи, которые всегда приходится решать на старте, чтобы потом не увеличивать бухгалтерию линейно вслед за ростом бизнеса. Чтобы не быть голословной, приведу пример одного нашего заказчика. К сожалению, NDA не позволяет назвать его, но компания известная.
В конце 2019 года мы выиграли тендер на бухгалтерский аутсорсинг для активно развивающийся компании на рынке e-grocery — продаже товаров повседневного спроса через интернет. Компанию готовили к продаже, и ей предстояла процедура оценки деятельности, или дью-дила. А в марте 2020 года вся страна села на карантин. Компании, доставляющие продукты питания и хозтовары, резко пошли в рост, в том числе и наш клиент.
Рост — это хорошо, но когда он происходит бешеными темпами, могут быть большие проблемы. Если компания не готова к такому, в учете может случиться хаос и неразбериха. Чтобы справиться с потоком информации и документов, придется срочно нанимать по несколько лишних человек на один участок. Но и это не спасет от искажения данных, которое приведет к ошибочным выводам, неверными управленческими решениями, конфликтам с контрагентами и убыткам.
Но наш клиент оказался готов. Мы не знали, что предстоит взрывной рост его бизнеса. Пандемию невозможно было предсказать. Но на старте стали выстраивать учетные процессы так, чтобы можно было их масштабировать. Большую роль в этом сыграли автоматизированные решения.
Изучив бизнес-процессы клиента, мы отрисовали концептуальный дизайн взаимодействия всех ИТ-систем и учетных процессов, а затем приступили к реализации:
✔️ Настроили интеграции между внутренней операционной системой и 1С:Бухгалтерией
✔️ Перестроили и упростили учетные процессы, например отказались от номенклатурного учета, который был избыточен для бухгалтерии. Номенклатурный учет остался в операционной системе, а при передаче в бухгалтерию номенклатура агрегировалась в две большие группы с НДС 10% и 20%
✔️ Выявили задачи, которые многократно повторяются, чтобы впоследствии автоматизировать их. Для этого за каждым ключевым участком (работа с ритейлерами, банк и касса, реализация) временно закрепили сотрудника уровня «главный бухгалтер» или «заместитель главного бухгалтера». Как аутсорсер мы решаем эту задачу почти на каждом проекте, поэтому у нас есть резерв из сильных сотрудников, которые переходят из одного проекта в другой
Благодаря этому мы смогли оперативно предоставить данные к дью-дилу и ответить на все вопросы аудиторов даже по прошлым периодам, когда учет вели не мы. На следующем этапе началась непосредственная автоматизация. В сегодняшний пост рассказ об этом уже не влезет — напишу отдельно!
#прокачка
С чего начинается работа аутсорсера у крупных заказчиков: окончание
Продолжаю рассказ о работе с крупным клиентом из сегмента e-grocery, начатый в предыдущем посте. После того, как мы сделали базовые настройки и определили пул задач, началась непосредственная автоматизация:
✔️ Настроили обмен выписками с банками и автоматическое проведение выписок в учете. В 2020 году количество банковских транзакций клиента с 10 000 увеличилось до 100 000 в день. Представьте, сколько рабочего времени бухгалтерам пришлось бы тратить, чтобы как раньше проводить их вручную? Неточности, которые сотрудники правили вручную, система запоминала и учитывала. Таким образом, система училась у людей. В результате мы пришли к тому, что к 11.00 следующего дня все банковские операции проводились, а задействован на этой функции был всего один человек!
✔️ Автоматизировали сверки с ритейлерами, что позволило оперативно выявлять отклонения и разбираться в их причинах
✔️ Настроили ЭДО с большинством контрагентов. Крупные ритейлеры уже сами были на ЭДО. С небольшими же поставщиками всегда хорошо работает сила бренда и объема закупок, и тут можно диктовать свои требования
✔️ Разработали отчет, в котором автоматически сверялись данные со всех кассовых аппаратов. В специальной таблице бухгалтер видел отклонения и работал только с ними
✔️ Настроили автоматическое поступление и проведение накладных — их тоже стало порядка 100 000 в день
✔️ Автоматизировали подготовку управленческих данных для собственников. За счет ежеминутной загрузки данных и удобной системы вывода данных уже к 3-му числу следующего месяца полностью готовилась точная информация за предыдущий месяц
Таким образом, когда обороты резко выросли в 10 раз, у клиента ничего не посыпалось. Не пришлось раздувать штат, разгребать завалы и спешно перенастраивать процессы. Бухгалтерия решала все проблемы в штатном режиме. Поэтому, строя дом, надо делать фундамент с большим запасом прочности. Тогда сверху можно будет установить любую сложную надстройку!
#прокачка
Продолжаю рассказ о работе с крупным клиентом из сегмента e-grocery, начатый в предыдущем посте. После того, как мы сделали базовые настройки и определили пул задач, началась непосредственная автоматизация:
✔️ Настроили обмен выписками с банками и автоматическое проведение выписок в учете. В 2020 году количество банковских транзакций клиента с 10 000 увеличилось до 100 000 в день. Представьте, сколько рабочего времени бухгалтерам пришлось бы тратить, чтобы как раньше проводить их вручную? Неточности, которые сотрудники правили вручную, система запоминала и учитывала. Таким образом, система училась у людей. В результате мы пришли к тому, что к 11.00 следующего дня все банковские операции проводились, а задействован на этой функции был всего один человек!
✔️ Автоматизировали сверки с ритейлерами, что позволило оперативно выявлять отклонения и разбираться в их причинах
✔️ Настроили ЭДО с большинством контрагентов. Крупные ритейлеры уже сами были на ЭДО. С небольшими же поставщиками всегда хорошо работает сила бренда и объема закупок, и тут можно диктовать свои требования
✔️ Разработали отчет, в котором автоматически сверялись данные со всех кассовых аппаратов. В специальной таблице бухгалтер видел отклонения и работал только с ними
✔️ Настроили автоматическое поступление и проведение накладных — их тоже стало порядка 100 000 в день
✔️ Автоматизировали подготовку управленческих данных для собственников. За счет ежеминутной загрузки данных и удобной системы вывода данных уже к 3-му числу следующего месяца полностью готовилась точная информация за предыдущий месяц
Таким образом, когда обороты резко выросли в 10 раз, у клиента ничего не посыпалось. Не пришлось раздувать штат, разгребать завалы и спешно перенастраивать процессы. Бухгалтерия решала все проблемы в штатном режиме. Поэтому, строя дом, надо делать фундамент с большим запасом прочности. Тогда сверху можно будет установить любую сложную надстройку!
#прокачка
Регламенты для пользы бизнеса, а не для бюрократии
Я убеждена, что организация не может эффективно работать без внутренних регламентов, а бухгалтерия тем более. Но не спешите зевать и закрывать пост. Я не про кипы скучных инструкций, которые делают для галочки, а потом никто не читает и они пылятся в шкафах.
Такое часто бывает, когда в компании разводят бюрократию, пишут регламенты ради регламентов непонятным и сложным языком, перегружают сотрудников бумагами, а порядка как не было так и нет. А потом начинается кавардак: документы поступают в бухгалтерию с опозданием или с ошибками, бухгалтеры постоянно ищут недостающие документы или просят исполнителей переделать. В результате в учете бардак и постоянный аврал, а управленческая отчетность не показывает собственникам реальную картину в бизнесе. Кто виноват и с кого спрашивать — непонятно. А если и найдешь виноватого, то какой от этого прок? Мы ведь хотим работать эффективно и с прибылью, а не порки устраивать, правда?
Я же говорю про регламенты, которые действительно работают. Многих проблем можно избежать, если разработать, а потом исполнять документы, где будет четко прописано:
✔️ кто, когда и в каком виде передает документы в бухгалтерию;
✔️ даты закрытия месяца;
✔️ сроки обработки запросов от подразделений и от внешних подрядчиков.
Только в этом случае бухгалтерия работает качественно без постоянных терок с другими подразделениями, а собственники вовремя получают корректную отчетность и могут на ее основе принимать грамотные решения.
Мы всегда составляем такие регламенты по всем бизнес-процессам и согласовываем их с клиентами. Это обязательное приложение к договору аутсорсинга. Причем прописываем сроки не только для себя, но и для сотрудников клиента. Это дисциплинирует обе стороны, страхует от налоговых рисков, и в целом позволяет работать намного эффективнее.
Сотрудникам компании с регламентами тоже проще. Их обязанности не размыты, а четко прописаны. Они понимают свою зону ответственности и знают, кто и как контролирует их работу. Из регламентов ясно видно, кто, когда и что должен делать: выставить счет-фактуру на аванс для клиентов, рассчитать и выплатить зарплату за первую половину месяца, закрыть отчетный период, ответить на требование из налоговой инспекции. Если сотрудник не может что-то сделать в назначенный срок, нужно выяснять почему, что ему мешает. Например, если ему не вовремя приносят документы, работаем с этой проблемой дальше. Почему не вовремя, что мешает тому кто приносит? Или может программа работает некорректно и что-то приходится собирать и проверять вручную? Так можно по цепочке раскрутить многие проблемы, дойти до истинных причин и устранить их.
Так что, если не относиться к регламентам как к ненужной бюрократии, а грамотно спланировать и структурировать все процессы в компании, можно контролировать работу подразделений и сотрудников на любом уровне, вовремя видеть риски и избавляться от них. Про нюансы составления регламентов по конкретным участкам работы еще напишу.
#прокачка
Я убеждена, что организация не может эффективно работать без внутренних регламентов, а бухгалтерия тем более. Но не спешите зевать и закрывать пост. Я не про кипы скучных инструкций, которые делают для галочки, а потом никто не читает и они пылятся в шкафах.
Такое часто бывает, когда в компании разводят бюрократию, пишут регламенты ради регламентов непонятным и сложным языком, перегружают сотрудников бумагами, а порядка как не было так и нет. А потом начинается кавардак: документы поступают в бухгалтерию с опозданием или с ошибками, бухгалтеры постоянно ищут недостающие документы или просят исполнителей переделать. В результате в учете бардак и постоянный аврал, а управленческая отчетность не показывает собственникам реальную картину в бизнесе. Кто виноват и с кого спрашивать — непонятно. А если и найдешь виноватого, то какой от этого прок? Мы ведь хотим работать эффективно и с прибылью, а не порки устраивать, правда?
Я же говорю про регламенты, которые действительно работают. Многих проблем можно избежать, если разработать, а потом исполнять документы, где будет четко прописано:
✔️ кто, когда и в каком виде передает документы в бухгалтерию;
✔️ даты закрытия месяца;
✔️ сроки обработки запросов от подразделений и от внешних подрядчиков.
Только в этом случае бухгалтерия работает качественно без постоянных терок с другими подразделениями, а собственники вовремя получают корректную отчетность и могут на ее основе принимать грамотные решения.
Мы всегда составляем такие регламенты по всем бизнес-процессам и согласовываем их с клиентами. Это обязательное приложение к договору аутсорсинга. Причем прописываем сроки не только для себя, но и для сотрудников клиента. Это дисциплинирует обе стороны, страхует от налоговых рисков, и в целом позволяет работать намного эффективнее.
Сотрудникам компании с регламентами тоже проще. Их обязанности не размыты, а четко прописаны. Они понимают свою зону ответственности и знают, кто и как контролирует их работу. Из регламентов ясно видно, кто, когда и что должен делать: выставить счет-фактуру на аванс для клиентов, рассчитать и выплатить зарплату за первую половину месяца, закрыть отчетный период, ответить на требование из налоговой инспекции. Если сотрудник не может что-то сделать в назначенный срок, нужно выяснять почему, что ему мешает. Например, если ему не вовремя приносят документы, работаем с этой проблемой дальше. Почему не вовремя, что мешает тому кто приносит? Или может программа работает некорректно и что-то приходится собирать и проверять вручную? Так можно по цепочке раскрутить многие проблемы, дойти до истинных причин и устранить их.
Так что, если не относиться к регламентам как к ненужной бюрократии, а грамотно спланировать и структурировать все процессы в компании, можно контролировать работу подразделений и сотрудников на любом уровне, вовремя видеть риски и избавляться от них. Про нюансы составления регламентов по конкретным участкам работы еще напишу.
#прокачка
ЭДО для кассы: как избавить сотрудников от бумажной волокиты и навести порядок в кассовых документах
Если у вас магазин или розничная сеть, вы знаете, что такое нескончаемые кипы кассовых документов: приходники, расходники, кассовая книга. С ними вечная проблема: то забыли сделать, то ошиблись, то вообще сотрудники увиливают и не соблюдают кассовую дисциплину. Потом бухгалтеры это все разгребают: ищут недостающие документы, подбивают где не сходится. А ведь можно раз и навсегда навести порядок и избавить сотрудников от этой нудной бумажной волокиты. Работая много лет с розничными сетями мы придумали способ, как это сделать.
Секрет прост — электронный документооборот (ЭДО). Приходные и расходные кассовые ордеры, кассовая книга — все эти документы закон позволяет подписывать электронной подписью. Почему же тогда этого никто не делает? А потому что в стандартных сервисах ЭДО такого функционала для кассовых документов нет.
Мы не стали с этим мириться, а подошли к проблеме творчески и нашли выход для своих клиентов. Для этого создали робота, который сам формирует печатные формы кассовых документов в формате PDF и «цепляет» к ним электронную подпись ответственного лица. И вуаля — никакой бумажной волокиты и рутинного ручного труда. Документы поступают в специальные папки и хранятся там в электронном виде как удобно клиенту: по дням, неделям, месяцам. В итоге получается внутренний ЭДО на участке кассы. Система гибкая — документы можно формировать с такой периодичностью, которая нужна клиенту.
➖ Минус решения в том, что при текучке кадров придется на каждого нового продавца или администратора заново выпускать электронную подпись, а это от 1 600 рублей на человека. Некоторые так не заморачиваются и пользуются только подписями главного бухгалтера и генерального директора. Лучше так не делать — велики риски для тех, на кого подпись оформлена. Фактически вы разрешаете подписывать от своего лица любые документы.
Плюсов гораздо больше:
➕ Кассовая дисциплина всегда соблюдается. В отличие от человека, робот не забывает, не ленится, не ошибается, не торопится домой и не откладывает дела на потом. Клиент уверен, что все кассовые документы оформлены вовремя и правильно.
➕ Меньше ручного труда для кассиров и администраторов, а значит они могут сосредоточиться на продажах и другой важной работе. У одного из наших клиентов сотрудники каждый день задерживались на 1,5-2 часа, чтобы разобраться с кассовыми документами, а после внедрения ЭДО кассы стали уходить вовремя. Другому клиенту под такие задачи вообще пришлось нанять отдельного человека, а с ЭДО необходимость в нем отпала.
➕ Поскольку все делает робот, людей не нужно обучать работе с кассовыми документами, и нанимать можно менее квалифицированных сотрудников.
➕Экономия бумаги и расходников для принтера. В каждой торговой точке нужен как минимум ПКО на выручку за день и РКО на каждый возврат. Если точек много, то набегает прилично, плюс кассовая книга.
➕ Не нужно выделять площади для хранения документов или тратиться на услуги архивных компаний.
➕ Если поступил запрос от налоговой, найти и отправить все нужные документы за любой период в электронном виде — это максимум 30 минут, в бумажном — от двух дней до бесконечности.
Это решение позволяет не только наладить текущую работу с кассовыми документами, но и восстановить упущенное за прошлые периоды. В нашей практике был случай, когда клиент вообще никогда ничего не оформлял, а робот сформировал все недостающие документы. Это возможно, если был хоть какой-то учет денег.
#прокачка
Если у вас магазин или розничная сеть, вы знаете, что такое нескончаемые кипы кассовых документов: приходники, расходники, кассовая книга. С ними вечная проблема: то забыли сделать, то ошиблись, то вообще сотрудники увиливают и не соблюдают кассовую дисциплину. Потом бухгалтеры это все разгребают: ищут недостающие документы, подбивают где не сходится. А ведь можно раз и навсегда навести порядок и избавить сотрудников от этой нудной бумажной волокиты. Работая много лет с розничными сетями мы придумали способ, как это сделать.
Секрет прост — электронный документооборот (ЭДО). Приходные и расходные кассовые ордеры, кассовая книга — все эти документы закон позволяет подписывать электронной подписью. Почему же тогда этого никто не делает? А потому что в стандартных сервисах ЭДО такого функционала для кассовых документов нет.
Мы не стали с этим мириться, а подошли к проблеме творчески и нашли выход для своих клиентов. Для этого создали робота, который сам формирует печатные формы кассовых документов в формате PDF и «цепляет» к ним электронную подпись ответственного лица. И вуаля — никакой бумажной волокиты и рутинного ручного труда. Документы поступают в специальные папки и хранятся там в электронном виде как удобно клиенту: по дням, неделям, месяцам. В итоге получается внутренний ЭДО на участке кассы. Система гибкая — документы можно формировать с такой периодичностью, которая нужна клиенту.
➖ Минус решения в том, что при текучке кадров придется на каждого нового продавца или администратора заново выпускать электронную подпись, а это от 1 600 рублей на человека. Некоторые так не заморачиваются и пользуются только подписями главного бухгалтера и генерального директора. Лучше так не делать — велики риски для тех, на кого подпись оформлена. Фактически вы разрешаете подписывать от своего лица любые документы.
Плюсов гораздо больше:
➕ Кассовая дисциплина всегда соблюдается. В отличие от человека, робот не забывает, не ленится, не ошибается, не торопится домой и не откладывает дела на потом. Клиент уверен, что все кассовые документы оформлены вовремя и правильно.
➕ Меньше ручного труда для кассиров и администраторов, а значит они могут сосредоточиться на продажах и другой важной работе. У одного из наших клиентов сотрудники каждый день задерживались на 1,5-2 часа, чтобы разобраться с кассовыми документами, а после внедрения ЭДО кассы стали уходить вовремя. Другому клиенту под такие задачи вообще пришлось нанять отдельного человека, а с ЭДО необходимость в нем отпала.
➕ Поскольку все делает робот, людей не нужно обучать работе с кассовыми документами, и нанимать можно менее квалифицированных сотрудников.
➕Экономия бумаги и расходников для принтера. В каждой торговой точке нужен как минимум ПКО на выручку за день и РКО на каждый возврат. Если точек много, то набегает прилично, плюс кассовая книга.
➕ Не нужно выделять площади для хранения документов или тратиться на услуги архивных компаний.
➕ Если поступил запрос от налоговой, найти и отправить все нужные документы за любой период в электронном виде — это максимум 30 минут, в бумажном — от двух дней до бесконечности.
Это решение позволяет не только наладить текущую работу с кассовыми документами, но и восстановить упущенное за прошлые периоды. В нашей практике был случай, когда клиент вообще никогда ничего не оформлял, а робот сформировал все недостающие документы. Это возможно, если был хоть какой-то учет денег.
#прокачка
Аутсорсинг для крупного бизнеса: мифы и реальность
Есть стереотип, что бухгалтерия на аутсорсинге — это только для малышей, которые пока не могут себе позволить штатного бухгалтера или нет полной загрузки для него. А по мере роста удобнее и безопаснее нанять штатного бухгалтера. Это просто миф. У нас на комплексном обслуживании есть крупные компании с миллиардными оборотами, у которых в штате вообще нет бухгалтеров.
Миф 1. Аутсорсинг только для «малышей», а для крупного бизнеса дорого и неэффективно
Если бизнес набирает обороты, это не значит, что нужно сразу набирать штат. Нужно смотреть, отвечает ли текущий аутсорсер вашим целям, готов ли он подстраиваться под ваши задачи, есть ли у него эксперты нужного уровня. Если да, то все в порядке и можно расти с ним. Если нет, нужно найти того, кто отвечает вашим запросам.
На рынке достаточно аутсорсинговых компаний, которые специализируются на среднем бизнесе. Все процессы у них отлажены и регламентированы, поэтому объемы бизнеса уже не играют особой роли. У них есть разнопрофильные специалисты для любых задач: главбухи, руководители проектов, финансовые директоры, кадровики, валютные специалисты. Они уже сталкивались со многими проблемами у других клиентов и знают решение.
Для сравнения затрат нужно брать не только зарплату и налоги, а все издержки: организация рабочего места, обучение, ПО, мотивация, замена на период болезни/отпусков, соц. пакет. Буду честной, аутсорсинг не всегда дешевле, но аутсорсинг — это не только про экономию. Для примера приведу расчёт, который мы делали для питерской компании с оборотом в 700 млн рублей в год и штатом 200 человек:
✔️ Главбух с зарплатой в 100 000 руб., 2 бухгалтера с зарплатой по 50 000 руб. и один — 25 000 руб. С учетом налогов и взносов это 292 500 руб. в месяц.
✔️ Накладные расходы на всех четверых — 131 030 руб. в месяц. Это организация рабочего места, ДМС, справочно-правовые системы, замещение во время отпусков.
Итого 423 530 руб. в месяц на содержание своей бухгалтерии. Аутсорсинг им обходится в 435 000 руб. в месяц — на 11 470 руб. дороже. Учитывая, что при этом у аутсорсера штат разнопрофильных специалистов с опытом решения сложных задач, ответственность по договору он берет на себя, не нужно никого нанимать и контролировать — выгода налицо даже при почти одинаковой цене.
Прибавьте сюда риски, от которых избавляет аутсорсинг. Например, у одного из наших клиентов главбух за все время работы перевел на свои счета 70 млн руб. У другого при восстановлении учета мы обнаружили, что сотрудники несколько лет воровали. Это разом перечеркивает всю экономию, даже если она и была.
Миф 2. Аутсорсинг — это риск утечки информации
На самом деле все в точности наоборот. Знаю случаи, когда бухгалтер после многих лет работы забирал базу клиентов. Это плюсом к тому что после него приходилось доплачивать налоги, штрафы и пени. Нормальный аутсорсер старается максимально обезопасить данные клиента, чтобы не оказаться ввязанным в скандал из-за их утечки. Вот, например, наш чек-лист:
✔️ Со всеми клиентами подписываем соглашение о конфиденциальности (NDA), а наши сотрудники подписывают соглашения о неразглашении информации при устройстве на работу
✔️ Информация передается строго по заранее согласованным каналам связи: по почте, с сервера или напрямую из учётной системы
✔️ Доступ к папкам с информацией клиента есть только у той команды, которая его обслуживает
Миф 3. Штатный бухгалтер совершает меньше ошибок
Это вообще никак не связано с тем, кто ведет учет: свой бухгалтер или на аутсорсе. Качество учета и количество ошибок зависит только от квалификации бухгалтера и от того, кто и как контролирует его работу. А кто будет контролировать, правильно ли все сделал главбух в штате, если нужных компетенций ни у кого больше нет?
Поэтому к нам обычно приходят с уже накопленными проблемами, и прежде чем браться за учет его сначала нужно восстановить. А нам ошибаться нельзя — дорого. Аутсорсинговые компании по договору обязаны компенсировать все штрафы, возникшие по их вине. Не косячишь — не платишь!
#прокачка
Есть стереотип, что бухгалтерия на аутсорсинге — это только для малышей, которые пока не могут себе позволить штатного бухгалтера или нет полной загрузки для него. А по мере роста удобнее и безопаснее нанять штатного бухгалтера. Это просто миф. У нас на комплексном обслуживании есть крупные компании с миллиардными оборотами, у которых в штате вообще нет бухгалтеров.
Миф 1. Аутсорсинг только для «малышей», а для крупного бизнеса дорого и неэффективно
Если бизнес набирает обороты, это не значит, что нужно сразу набирать штат. Нужно смотреть, отвечает ли текущий аутсорсер вашим целям, готов ли он подстраиваться под ваши задачи, есть ли у него эксперты нужного уровня. Если да, то все в порядке и можно расти с ним. Если нет, нужно найти того, кто отвечает вашим запросам.
На рынке достаточно аутсорсинговых компаний, которые специализируются на среднем бизнесе. Все процессы у них отлажены и регламентированы, поэтому объемы бизнеса уже не играют особой роли. У них есть разнопрофильные специалисты для любых задач: главбухи, руководители проектов, финансовые директоры, кадровики, валютные специалисты. Они уже сталкивались со многими проблемами у других клиентов и знают решение.
Для сравнения затрат нужно брать не только зарплату и налоги, а все издержки: организация рабочего места, обучение, ПО, мотивация, замена на период болезни/отпусков, соц. пакет. Буду честной, аутсорсинг не всегда дешевле, но аутсорсинг — это не только про экономию. Для примера приведу расчёт, который мы делали для питерской компании с оборотом в 700 млн рублей в год и штатом 200 человек:
✔️ Главбух с зарплатой в 100 000 руб., 2 бухгалтера с зарплатой по 50 000 руб. и один — 25 000 руб. С учетом налогов и взносов это 292 500 руб. в месяц.
✔️ Накладные расходы на всех четверых — 131 030 руб. в месяц. Это организация рабочего места, ДМС, справочно-правовые системы, замещение во время отпусков.
Итого 423 530 руб. в месяц на содержание своей бухгалтерии. Аутсорсинг им обходится в 435 000 руб. в месяц — на 11 470 руб. дороже. Учитывая, что при этом у аутсорсера штат разнопрофильных специалистов с опытом решения сложных задач, ответственность по договору он берет на себя, не нужно никого нанимать и контролировать — выгода налицо даже при почти одинаковой цене.
Прибавьте сюда риски, от которых избавляет аутсорсинг. Например, у одного из наших клиентов главбух за все время работы перевел на свои счета 70 млн руб. У другого при восстановлении учета мы обнаружили, что сотрудники несколько лет воровали. Это разом перечеркивает всю экономию, даже если она и была.
Миф 2. Аутсорсинг — это риск утечки информации
На самом деле все в точности наоборот. Знаю случаи, когда бухгалтер после многих лет работы забирал базу клиентов. Это плюсом к тому что после него приходилось доплачивать налоги, штрафы и пени. Нормальный аутсорсер старается максимально обезопасить данные клиента, чтобы не оказаться ввязанным в скандал из-за их утечки. Вот, например, наш чек-лист:
✔️ Со всеми клиентами подписываем соглашение о конфиденциальности (NDA), а наши сотрудники подписывают соглашения о неразглашении информации при устройстве на работу
✔️ Информация передается строго по заранее согласованным каналам связи: по почте, с сервера или напрямую из учётной системы
✔️ Доступ к папкам с информацией клиента есть только у той команды, которая его обслуживает
Миф 3. Штатный бухгалтер совершает меньше ошибок
Это вообще никак не связано с тем, кто ведет учет: свой бухгалтер или на аутсорсе. Качество учета и количество ошибок зависит только от квалификации бухгалтера и от того, кто и как контролирует его работу. А кто будет контролировать, правильно ли все сделал главбух в штате, если нужных компетенций ни у кого больше нет?
Поэтому к нам обычно приходят с уже накопленными проблемами, и прежде чем браться за учет его сначала нужно восстановить. А нам ошибаться нельзя — дорого. Аутсорсинговые компании по договору обязаны компенсировать все штрафы, возникшие по их вине. Не косячишь — не платишь!
#прокачка