С чего начинается работа аутсорсера у крупных заказчиков: окончание
Продолжаю рассказ о работе с крупным клиентом из сегмента e-grocery, начатый в предыдущем посте. После того, как мы сделали базовые настройки и определили пул задач, началась непосредственная автоматизация:
✔️ Настроили обмен выписками с банками и автоматическое проведение выписок в учете. В 2020 году количество банковских транзакций клиента с 10 000 увеличилось до 100 000 в день. Представьте, сколько рабочего времени бухгалтерам пришлось бы тратить, чтобы как раньше проводить их вручную? Неточности, которые сотрудники правили вручную, система запоминала и учитывала. Таким образом, система училась у людей. В результате мы пришли к тому, что к 11.00 следующего дня все банковские операции проводились, а задействован на этой функции был всего один человек!
✔️ Автоматизировали сверки с ритейлерами, что позволило оперативно выявлять отклонения и разбираться в их причинах
✔️ Настроили ЭДО с большинством контрагентов. Крупные ритейлеры уже сами были на ЭДО. С небольшими же поставщиками всегда хорошо работает сила бренда и объема закупок, и тут можно диктовать свои требования
✔️ Разработали отчет, в котором автоматически сверялись данные со всех кассовых аппаратов. В специальной таблице бухгалтер видел отклонения и работал только с ними
✔️ Настроили автоматическое поступление и проведение накладных — их тоже стало порядка 100 000 в день
✔️ Автоматизировали подготовку управленческих данных для собственников. За счет ежеминутной загрузки данных и удобной системы вывода данных уже к 3-му числу следующего месяца полностью готовилась точная информация за предыдущий месяц
Таким образом, когда обороты резко выросли в 10 раз, у клиента ничего не посыпалось. Не пришлось раздувать штат, разгребать завалы и спешно перенастраивать процессы. Бухгалтерия решала все проблемы в штатном режиме. Поэтому, строя дом, надо делать фундамент с большим запасом прочности. Тогда сверху можно будет установить любую сложную надстройку!
#прокачка
Продолжаю рассказ о работе с крупным клиентом из сегмента e-grocery, начатый в предыдущем посте. После того, как мы сделали базовые настройки и определили пул задач, началась непосредственная автоматизация:
✔️ Настроили обмен выписками с банками и автоматическое проведение выписок в учете. В 2020 году количество банковских транзакций клиента с 10 000 увеличилось до 100 000 в день. Представьте, сколько рабочего времени бухгалтерам пришлось бы тратить, чтобы как раньше проводить их вручную? Неточности, которые сотрудники правили вручную, система запоминала и учитывала. Таким образом, система училась у людей. В результате мы пришли к тому, что к 11.00 следующего дня все банковские операции проводились, а задействован на этой функции был всего один человек!
✔️ Автоматизировали сверки с ритейлерами, что позволило оперативно выявлять отклонения и разбираться в их причинах
✔️ Настроили ЭДО с большинством контрагентов. Крупные ритейлеры уже сами были на ЭДО. С небольшими же поставщиками всегда хорошо работает сила бренда и объема закупок, и тут можно диктовать свои требования
✔️ Разработали отчет, в котором автоматически сверялись данные со всех кассовых аппаратов. В специальной таблице бухгалтер видел отклонения и работал только с ними
✔️ Настроили автоматическое поступление и проведение накладных — их тоже стало порядка 100 000 в день
✔️ Автоматизировали подготовку управленческих данных для собственников. За счет ежеминутной загрузки данных и удобной системы вывода данных уже к 3-му числу следующего месяца полностью готовилась точная информация за предыдущий месяц
Таким образом, когда обороты резко выросли в 10 раз, у клиента ничего не посыпалось. Не пришлось раздувать штат, разгребать завалы и спешно перенастраивать процессы. Бухгалтерия решала все проблемы в штатном режиме. Поэтому, строя дом, надо делать фундамент с большим запасом прочности. Тогда сверху можно будет установить любую сложную надстройку!
#прокачка
Регламенты для пользы бизнеса, а не для бюрократии
Я убеждена, что организация не может эффективно работать без внутренних регламентов, а бухгалтерия тем более. Но не спешите зевать и закрывать пост. Я не про кипы скучных инструкций, которые делают для галочки, а потом никто не читает и они пылятся в шкафах.
Такое часто бывает, когда в компании разводят бюрократию, пишут регламенты ради регламентов непонятным и сложным языком, перегружают сотрудников бумагами, а порядка как не было так и нет. А потом начинается кавардак: документы поступают в бухгалтерию с опозданием или с ошибками, бухгалтеры постоянно ищут недостающие документы или просят исполнителей переделать. В результате в учете бардак и постоянный аврал, а управленческая отчетность не показывает собственникам реальную картину в бизнесе. Кто виноват и с кого спрашивать — непонятно. А если и найдешь виноватого, то какой от этого прок? Мы ведь хотим работать эффективно и с прибылью, а не порки устраивать, правда?
Я же говорю про регламенты, которые действительно работают. Многих проблем можно избежать, если разработать, а потом исполнять документы, где будет четко прописано:
✔️ кто, когда и в каком виде передает документы в бухгалтерию;
✔️ даты закрытия месяца;
✔️ сроки обработки запросов от подразделений и от внешних подрядчиков.
Только в этом случае бухгалтерия работает качественно без постоянных терок с другими подразделениями, а собственники вовремя получают корректную отчетность и могут на ее основе принимать грамотные решения.
Мы всегда составляем такие регламенты по всем бизнес-процессам и согласовываем их с клиентами. Это обязательное приложение к договору аутсорсинга. Причем прописываем сроки не только для себя, но и для сотрудников клиента. Это дисциплинирует обе стороны, страхует от налоговых рисков, и в целом позволяет работать намного эффективнее.
Сотрудникам компании с регламентами тоже проще. Их обязанности не размыты, а четко прописаны. Они понимают свою зону ответственности и знают, кто и как контролирует их работу. Из регламентов ясно видно, кто, когда и что должен делать: выставить счет-фактуру на аванс для клиентов, рассчитать и выплатить зарплату за первую половину месяца, закрыть отчетный период, ответить на требование из налоговой инспекции. Если сотрудник не может что-то сделать в назначенный срок, нужно выяснять почему, что ему мешает. Например, если ему не вовремя приносят документы, работаем с этой проблемой дальше. Почему не вовремя, что мешает тому кто приносит? Или может программа работает некорректно и что-то приходится собирать и проверять вручную? Так можно по цепочке раскрутить многие проблемы, дойти до истинных причин и устранить их.
Так что, если не относиться к регламентам как к ненужной бюрократии, а грамотно спланировать и структурировать все процессы в компании, можно контролировать работу подразделений и сотрудников на любом уровне, вовремя видеть риски и избавляться от них. Про нюансы составления регламентов по конкретным участкам работы еще напишу.
#прокачка
Я убеждена, что организация не может эффективно работать без внутренних регламентов, а бухгалтерия тем более. Но не спешите зевать и закрывать пост. Я не про кипы скучных инструкций, которые делают для галочки, а потом никто не читает и они пылятся в шкафах.
Такое часто бывает, когда в компании разводят бюрократию, пишут регламенты ради регламентов непонятным и сложным языком, перегружают сотрудников бумагами, а порядка как не было так и нет. А потом начинается кавардак: документы поступают в бухгалтерию с опозданием или с ошибками, бухгалтеры постоянно ищут недостающие документы или просят исполнителей переделать. В результате в учете бардак и постоянный аврал, а управленческая отчетность не показывает собственникам реальную картину в бизнесе. Кто виноват и с кого спрашивать — непонятно. А если и найдешь виноватого, то какой от этого прок? Мы ведь хотим работать эффективно и с прибылью, а не порки устраивать, правда?
Я же говорю про регламенты, которые действительно работают. Многих проблем можно избежать, если разработать, а потом исполнять документы, где будет четко прописано:
✔️ кто, когда и в каком виде передает документы в бухгалтерию;
✔️ даты закрытия месяца;
✔️ сроки обработки запросов от подразделений и от внешних подрядчиков.
Только в этом случае бухгалтерия работает качественно без постоянных терок с другими подразделениями, а собственники вовремя получают корректную отчетность и могут на ее основе принимать грамотные решения.
Мы всегда составляем такие регламенты по всем бизнес-процессам и согласовываем их с клиентами. Это обязательное приложение к договору аутсорсинга. Причем прописываем сроки не только для себя, но и для сотрудников клиента. Это дисциплинирует обе стороны, страхует от налоговых рисков, и в целом позволяет работать намного эффективнее.
Сотрудникам компании с регламентами тоже проще. Их обязанности не размыты, а четко прописаны. Они понимают свою зону ответственности и знают, кто и как контролирует их работу. Из регламентов ясно видно, кто, когда и что должен делать: выставить счет-фактуру на аванс для клиентов, рассчитать и выплатить зарплату за первую половину месяца, закрыть отчетный период, ответить на требование из налоговой инспекции. Если сотрудник не может что-то сделать в назначенный срок, нужно выяснять почему, что ему мешает. Например, если ему не вовремя приносят документы, работаем с этой проблемой дальше. Почему не вовремя, что мешает тому кто приносит? Или может программа работает некорректно и что-то приходится собирать и проверять вручную? Так можно по цепочке раскрутить многие проблемы, дойти до истинных причин и устранить их.
Так что, если не относиться к регламентам как к ненужной бюрократии, а грамотно спланировать и структурировать все процессы в компании, можно контролировать работу подразделений и сотрудников на любом уровне, вовремя видеть риски и избавляться от них. Про нюансы составления регламентов по конкретным участкам работы еще напишу.
#прокачка