Пачка кадровых документов за минуту — запросто
Врываемся после майских праздников с очередной своей наработкой. Думаю, многим это будет полезно.
Я ведь уже писала, что мы очень любим сделать так, чтобы «сначала день потерять, а потом за пять минут долететь»? Ну то есть сначала заморочиться и поломать голову, а потом, попивая чаек, одной кнопочкой делать кучу работы. Вот в очередной раз мы провернули такое с оформлением трудовых договоров и некоторых других кадровых документов.
Обычно трудовые договора, доп.соглашения к ним и другие подобные документы оформляют либо просто вбивая вручную данные в шаблон в Word, либо делают частичную автоматизацию в Excel со справочником данных. И тут и там может подключиться человеческий фактор, и как следствие — будут ошибки. Плюс все это занимает время. Есть еще вариант автоматизации с 1С, когда программисты создают шаблоны. Это сильно сокращает трудоемкость, но при любых изменениях всегда нужно снова привлекать программистов, а это лишние затраты.
Мы пошли немного другим путем, скрестив возможности Word и 1С, избежав тем самым написания внешних отчетов. Мало кто знает, что в 1С можно загружать вордовские шаблоны. Результат нам так понравился, что мы не ограничились трудовыми договорами, а сделали автоматизацию универсальной. Имея большой набор переменных, можно делать любой кадровый документ: приказ о приеме на работу (нестандартная форма), соглашение при увольнении, согласия на обработку персональных данных и т.д.
Что мы сделали:
1. Заказали внешнюю обработку, которая забирает нужные реквизиты данных по организации, физлицу, рабочему месту сотрудника.
2. Создали инструкции/справочник переменных реквизитов. На картинках вы видите, что переменные, например, из карточки сотрудника — это ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные.
3. Создали шаблоны трудовых договоров в Word , где вместо данных, которые раньше меняли вручную, внесли названия переменных, которые нам зафиксировали программисты. На картинке переменные в тексте выделены желтым.
4. Загрузили шаблоны в 1С (Стандартный справочник Файлы).
5. Создали инструкцию для кадровиков, чтобы они сами могли создавать и корректировать шаблоны, используя зарезервированные переменные.
Теперь кадровик из 1С может быстро создать нужный документ. Вручную никаких данных вбивать не нужно – все подтянется из справочников и подставится на свои места в документе. Ошибки исключены, а экономия времени — налицо. А еще для изменений в шаблонах не надо привлекать программистов — кадровики все могут сделать сами по инструкции.
Возможно, это не слишком актуально для компаний, где 10-15 сотрудников, а вот у кого их от 50 и постоянная кадровая движуха — те поймут. Для примера — вместо двух кадровиков для одного из клиентов у нас теперь задействован только один. Мы затрачиваем меньше ресурсов, а для клиента ниже стоимость услуг.
Понимаю, что одним постом подробную инструкцию по настройке не дашь, этот текст скорее для того, чтобы понять, что вот так можно. Если кому-то такое у себя захочется внедрить — мы готовы помочь:)
Врываемся после майских праздников с очередной своей наработкой. Думаю, многим это будет полезно.
Я ведь уже писала, что мы очень любим сделать так, чтобы «сначала день потерять, а потом за пять минут долететь»? Ну то есть сначала заморочиться и поломать голову, а потом, попивая чаек, одной кнопочкой делать кучу работы. Вот в очередной раз мы провернули такое с оформлением трудовых договоров и некоторых других кадровых документов.
Обычно трудовые договора, доп.соглашения к ним и другие подобные документы оформляют либо просто вбивая вручную данные в шаблон в Word, либо делают частичную автоматизацию в Excel со справочником данных. И тут и там может подключиться человеческий фактор, и как следствие — будут ошибки. Плюс все это занимает время. Есть еще вариант автоматизации с 1С, когда программисты создают шаблоны. Это сильно сокращает трудоемкость, но при любых изменениях всегда нужно снова привлекать программистов, а это лишние затраты.
Мы пошли немного другим путем, скрестив возможности Word и 1С, избежав тем самым написания внешних отчетов. Мало кто знает, что в 1С можно загружать вордовские шаблоны. Результат нам так понравился, что мы не ограничились трудовыми договорами, а сделали автоматизацию универсальной. Имея большой набор переменных, можно делать любой кадровый документ: приказ о приеме на работу (нестандартная форма), соглашение при увольнении, согласия на обработку персональных данных и т.д.
Что мы сделали:
1. Заказали внешнюю обработку, которая забирает нужные реквизиты данных по организации, физлицу, рабочему месту сотрудника.
2. Создали инструкции/справочник переменных реквизитов. На картинках вы видите, что переменные, например, из карточки сотрудника — это ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные.
3. Создали шаблоны трудовых договоров в Word , где вместо данных, которые раньше меняли вручную, внесли названия переменных, которые нам зафиксировали программисты. На картинке переменные в тексте выделены желтым.
4. Загрузили шаблоны в 1С (Стандартный справочник Файлы).
5. Создали инструкцию для кадровиков, чтобы они сами могли создавать и корректировать шаблоны, используя зарезервированные переменные.
Теперь кадровик из 1С может быстро создать нужный документ. Вручную никаких данных вбивать не нужно – все подтянется из справочников и подставится на свои места в документе. Ошибки исключены, а экономия времени — налицо. А еще для изменений в шаблонах не надо привлекать программистов — кадровики все могут сделать сами по инструкции.
Возможно, это не слишком актуально для компаний, где 10-15 сотрудников, а вот у кого их от 50 и постоянная кадровая движуха — те поймут. Для примера — вместо двух кадровиков для одного из клиентов у нас теперь задействован только один. Мы затрачиваем меньше ресурсов, а для клиента ниже стоимость услуг.
Понимаю, что одним постом подробную инструкцию по настройке не дашь, этот текст скорее для того, чтобы понять, что вот так можно. Если кому-то такое у себя захочется внедрить — мы готовы помочь:)
Еще немного нашей внутренней кухни и автоматизации
Поскольку мы аутсорсинговая компания, обслуживаем не одну организацию, да еще и работаем со средним и крупным бизнесом, можете себе представить, сколько задач сваливается ежедневно на наших сотрудников и руководителей.
Как бы ни были мы уверены в себе и своих сотрудниках, мы не можем себе позволить рассчитывать только на человеческую память, блокнотик и планировщик в компьютере. Это было бы несерьезно. Расскажу, как мы систематизируем работу. Я думаю, что такой подход применим в любом бизнесе, не только в нашем.
Для того, чтобы ни одна задача не потерялась и не зависла, мы внедрили у себя такой инструмент как BPMN — система управления бизнес-процессами. Это внутренняя разработка компании, полностью заточенная под наши нужды.
Объясню, как это у нас работает.
Есть три вида задач, которые фиксируются в системе.
🔹 Инициатор — клиент
Когда клиент присылает письмо на отдельный адрес, система автоматически создает задачу. Бизнес-ассистент, который закреплен за каждым клиентом, распределяет задачу на конкретного исполнителя из команды, обслуживающей этого клиента. Здесь мы больше полагаемся на человеческие мозги, потому что клиент может формулировать задачи по-разному: это может быть вопрос, документ, или что-то еще. В зависимости от вида задачи система автоматически проставляет срок выполнения. В процессе выполнения у задачи меняются статусы. Например, «на согласовании», «в работе», «ждем обратной связи от клиента».
То есть всем сразу понятно, кто исполнитель, когда и что именно нужно сделать.
Бывает, что задача предполагает ответ от сотрудника клиенту. Например, клиент запрашивал консультацию, может ли он принять на работу такого-то иностранца. Тогда текст ответа проходит через модерацию бизнес-ассистента. Дело в том, что бухгалтер может отвечать на слишком профессиональном языке, а нам нужно, чтобы клиент понял. Вот бизнес-ассистент и выступает в роли редактора, который следит за тем, чтобы ответ был на понятном человеческом языке, но при этом экспертным.
🔹 Инициатор — обслуживающий бухгалтер
Наши сотрудники не сидят сложа и руки и ждут, когда к ним прилетят задачи. Они могут создавать их сами. Например, бухгалтер видит, что можно уменьшить налогооблагаемую базу, но нет подтверждающих документов. Или с каким-то контрагентом не делали сверку. В таких случаях исполнители создают задачи в системе, а дальше все идет по тому же принципу со сроками и статусами.
🔹 Инициатор — сама система
Система сама автоматически формирует регулярные задачи по клиенту. Ни клиенту, ни нам не нужно держать в голове, что каждый квартал нужно сдавать отчет, каждый месяц делать такой-то документ и т.д. Все это изначально заложено в систему с учетом специфики работы клиента и наших с ним договоренностей. Или вот например приняли нового сотрудника — бухгалтеру автоматически прилетает задача сдать отчет ЕФС-1, задача по воинскому учёту и на окончание испытательного срока.
Таким образом, каждый сотрудник всегда знает, что именно у него сейчас есть в работе, с какими сроками и на какой стадии находится каждый вопрос. Система напоминает, если поджимают сроки. Чтобы что-то выпало, забылось, задвинулось в долгий ящик — исключено.
Главный бухгалтер на одном мониторе видит все, что сейчас в работе у сотрудников, может оценить загрузку и эффективность работы каждого из них. А еще он может расставлять приоритеты, учитывая ценности клиента. Например, он знает, что вот этот контракт очень важен для клиента и провести по нему платеж и оформить документы нужно в первую очередь. Тогда он корректирует сроки в задачах у сотрудников в порядке приоритетности.
Все это очень удобно, эффективно и экономит массу времени. Повторюсь, мы использовали собственную разработку, которую допиливаем под свои нужды, когда это необходимо. На рынке есть готовые похожие продукты, и каждый выбирает как ему удобнее и выгоднее. Но без такого вот системного подхода с одним только блокнотиком сегодня не получится масштабировать бизнес, и речь не только о бухгалтерии. Согласны?
Поскольку мы аутсорсинговая компания, обслуживаем не одну организацию, да еще и работаем со средним и крупным бизнесом, можете себе представить, сколько задач сваливается ежедневно на наших сотрудников и руководителей.
Как бы ни были мы уверены в себе и своих сотрудниках, мы не можем себе позволить рассчитывать только на человеческую память, блокнотик и планировщик в компьютере. Это было бы несерьезно. Расскажу, как мы систематизируем работу. Я думаю, что такой подход применим в любом бизнесе, не только в нашем.
Для того, чтобы ни одна задача не потерялась и не зависла, мы внедрили у себя такой инструмент как BPMN — система управления бизнес-процессами. Это внутренняя разработка компании, полностью заточенная под наши нужды.
Объясню, как это у нас работает.
Есть три вида задач, которые фиксируются в системе.
🔹 Инициатор — клиент
Когда клиент присылает письмо на отдельный адрес, система автоматически создает задачу. Бизнес-ассистент, который закреплен за каждым клиентом, распределяет задачу на конкретного исполнителя из команды, обслуживающей этого клиента. Здесь мы больше полагаемся на человеческие мозги, потому что клиент может формулировать задачи по-разному: это может быть вопрос, документ, или что-то еще. В зависимости от вида задачи система автоматически проставляет срок выполнения. В процессе выполнения у задачи меняются статусы. Например, «на согласовании», «в работе», «ждем обратной связи от клиента».
То есть всем сразу понятно, кто исполнитель, когда и что именно нужно сделать.
Бывает, что задача предполагает ответ от сотрудника клиенту. Например, клиент запрашивал консультацию, может ли он принять на работу такого-то иностранца. Тогда текст ответа проходит через модерацию бизнес-ассистента. Дело в том, что бухгалтер может отвечать на слишком профессиональном языке, а нам нужно, чтобы клиент понял. Вот бизнес-ассистент и выступает в роли редактора, который следит за тем, чтобы ответ был на понятном человеческом языке, но при этом экспертным.
🔹 Инициатор — обслуживающий бухгалтер
Наши сотрудники не сидят сложа и руки и ждут, когда к ним прилетят задачи. Они могут создавать их сами. Например, бухгалтер видит, что можно уменьшить налогооблагаемую базу, но нет подтверждающих документов. Или с каким-то контрагентом не делали сверку. В таких случаях исполнители создают задачи в системе, а дальше все идет по тому же принципу со сроками и статусами.
🔹 Инициатор — сама система
Система сама автоматически формирует регулярные задачи по клиенту. Ни клиенту, ни нам не нужно держать в голове, что каждый квартал нужно сдавать отчет, каждый месяц делать такой-то документ и т.д. Все это изначально заложено в систему с учетом специфики работы клиента и наших с ним договоренностей. Или вот например приняли нового сотрудника — бухгалтеру автоматически прилетает задача сдать отчет ЕФС-1, задача по воинскому учёту и на окончание испытательного срока.
Таким образом, каждый сотрудник всегда знает, что именно у него сейчас есть в работе, с какими сроками и на какой стадии находится каждый вопрос. Система напоминает, если поджимают сроки. Чтобы что-то выпало, забылось, задвинулось в долгий ящик — исключено.
Главный бухгалтер на одном мониторе видит все, что сейчас в работе у сотрудников, может оценить загрузку и эффективность работы каждого из них. А еще он может расставлять приоритеты, учитывая ценности клиента. Например, он знает, что вот этот контракт очень важен для клиента и провести по нему платеж и оформить документы нужно в первую очередь. Тогда он корректирует сроки в задачах у сотрудников в порядке приоритетности.
Все это очень удобно, эффективно и экономит массу времени. Повторюсь, мы использовали собственную разработку, которую допиливаем под свои нужды, когда это необходимо. На рынке есть готовые похожие продукты, и каждый выбирает как ему удобнее и выгоднее. Но без такого вот системного подхода с одним только блокнотиком сегодня не получится масштабировать бизнес, и речь не только о бухгалтерии. Согласны?
Отчитались о движении денежных средств за рубежом?
Сегодня последний день, но ФНС разрешила отчитаться до 3 июня. А мы опять обнаружили, что не все это знают и делают, поэтому решили тут напомнить и приложить памятку с инструкцией. Кто-то забывает потому что не привык еще к такой обязанности, а кто-то думает, что если счет где-нибудь в дружественном Казахстане или Киргизии, то это и не очень-то и зарубеж и отчитываться не надо, ведь есть же исключение для стран ЕАЭС. Только забывают про второе условие о том, что если обороты или остаток на 31 декабря больше 600 тысяч рублей, то исключение уже не действует и отчитываться надо. А вообще смотрите памятку, там все описано.
И совет. Возможно, сейчас у вас нет времени быстро разобраться понять, подходите ли вы по параметрам и должны ли сдавать отчет, и по каким счетам. В таком случае сдайте хотя бы пустой отчет, а потом сделаете корректировку. Так хотя бы от штрафа подстрахуетесь.
Еще совет. Если вы решите заняться этим в конце последнего дня, можете столкнуться с тем, что на сайте ИФНС все висит, потому что запрыгнуть в соседний поезд вместе с вами пытаются еще очень многие. Поэтому лучше не откладывайте и займитесь этим прямо сейчас.
И хороших вам уже летних выходных!
Сегодня последний день, но ФНС разрешила отчитаться до 3 июня. А мы опять обнаружили, что не все это знают и делают, поэтому решили тут напомнить и приложить памятку с инструкцией. Кто-то забывает потому что не привык еще к такой обязанности, а кто-то думает, что если счет где-нибудь в дружественном Казахстане или Киргизии, то это и не очень-то и зарубеж и отчитываться не надо, ведь есть же исключение для стран ЕАЭС. Только забывают про второе условие о том, что если обороты или остаток на 31 декабря больше 600 тысяч рублей, то исключение уже не действует и отчитываться надо. А вообще смотрите памятку, там все описано.
И совет. Возможно, сейчас у вас нет времени быстро разобраться понять, подходите ли вы по параметрам и должны ли сдавать отчет, и по каким счетам. В таком случае сдайте хотя бы пустой отчет, а потом сделаете корректировку. Так хотя бы от штрафа подстрахуетесь.
Еще совет. Если вы решите заняться этим в конце последнего дня, можете столкнуться с тем, что на сайте ИФНС все висит, потому что запрыгнуть в соседний поезд вместе с вами пытаются еще очень многие. Поэтому лучше не откладывайте и займитесь этим прямо сейчас.
И хороших вам уже летних выходных!
Про бесплатную бухгалтерию и бухгалтеров, которые все никак не могут остаться без работы
Принято считать, что на УСН 6% все настолько просто, что там то уж «живой» бухгалтер точно не нужен. Этим оперируют банки, предлагающие предпринимателям бесплатную онлайн-бухгалтерию. Давайте разберемся на примере одного кейса, так ли это на самом деле.
Если речь идет о том, чтобы только посчитать налог, то действительно, умножить выручку на 6% и вычесть оттуда страховые взносы много ума не надо. Вот только работа бухгалтера состоит не только в этом. Вот вам история из наших архивов.
Дело происходило в период пандемии. Предприниматель хотел прекратить деятельность и закрыть ИП, но у налоговой возникли претензии. ИП был зарегистрирован в Краснодаре, а его почему-то направляли в Анапу. Мы провели сверку с ИФНС и обнаружили, что за ИП числится долг по страховым взносам и набежали пени. Подняли банковские выписки — все страховые платежи уплачены в срок и в полном размере, откуда долг? В налоговой только пожали плечами, мол раз есть задолженность, сначала оплатите, а потом разбирайтесь, и направили дело в суд на взыскание задолженности. Суд очень быстро за неделю принял решение и с личных карт ИП стали списывать деньги.
Мы стали копаться и обнаружили, что при регистрации ИП в той самой бесплатной банковской бухгалтерии был задублирован код ОКТМО (общероссийский классификатор территорий муниципальных образований). ИП платил страховые взносы по ОКТМО в Краснодарскую налоговую, а в налоговой из Анапы копился долг и капали пени.
Нам пришлось постараться, чтобы добраться до неравнодушных сотрудников налоговой, которые хотя бы захотят выслушать. Мы добились личной встречи и доказали им ошибку со стороны ИФНС. Там ошибку признали, вернули деньги и закрыли ИП со статусом «Добросовестный предприниматель».
Вот так бесплатная бухгалтерия в долгосрочной перспективе оказалась для предпринимателя не такой уж беспроблемной и бесплатной.
А еще бесплатная бухгалтерия не ответит на требования ФНС и не предотвратит блокировку расчетного счета. Ответственность за нарушения законодательства лежит целиком на предпринимателе. Например, если неправильно сформированы документы, нарушены сроки сдачи отчетности или встроенный калькулятор не так сработал. И отбиваться от налоговиков и доказывать им вашу точку зрения бесплатная бухгалтерия тоже не будет. А налоговики ох как не любят признавать свои ошибки
Все это вовсе не означает, что каждый предприниматель должен непременно нанять бухгалтера, а банковская онлайн-бухгалтерия — зло. Ею вполне можно пользоваться, если удобно, но убирать из процесса человеческие мозги и взгляд специалиста — еще ой как рано. Да и всегда будет рано, как мне кажется. Инструмент — это всего лишь инструмент, каким бы продвинутым он ни был, а нормальный результат он приносит в руках человека, который умеет им пользоваться. И это не только про онлайн-бухгалтерию, а про любые чудеса автоматизации, которые периодически грозятся оставить нас всех без работы. Мы и сами за автоматизацию, но не отключая мозги.
Но вернемся к нашему ИП. Что он мог сделать, чтобы избежать таких проблем? Да хотя бы раз в квартал проводить сверку с налоговой, а в идеале — хоть раз в год привлекать специалиста, чтобы провел аудит и оценил состояние учета. Ведь если бизнес действующий, всплыть может не только задвоение ОКТМО.
Принято считать, что на УСН 6% все настолько просто, что там то уж «живой» бухгалтер точно не нужен. Этим оперируют банки, предлагающие предпринимателям бесплатную онлайн-бухгалтерию. Давайте разберемся на примере одного кейса, так ли это на самом деле.
Если речь идет о том, чтобы только посчитать налог, то действительно, умножить выручку на 6% и вычесть оттуда страховые взносы много ума не надо. Вот только работа бухгалтера состоит не только в этом. Вот вам история из наших архивов.
Дело происходило в период пандемии. Предприниматель хотел прекратить деятельность и закрыть ИП, но у налоговой возникли претензии. ИП был зарегистрирован в Краснодаре, а его почему-то направляли в Анапу. Мы провели сверку с ИФНС и обнаружили, что за ИП числится долг по страховым взносам и набежали пени. Подняли банковские выписки — все страховые платежи уплачены в срок и в полном размере, откуда долг? В налоговой только пожали плечами, мол раз есть задолженность, сначала оплатите, а потом разбирайтесь, и направили дело в суд на взыскание задолженности. Суд очень быстро за неделю принял решение и с личных карт ИП стали списывать деньги.
Мы стали копаться и обнаружили, что при регистрации ИП в той самой бесплатной банковской бухгалтерии был задублирован код ОКТМО (общероссийский классификатор территорий муниципальных образований). ИП платил страховые взносы по ОКТМО в Краснодарскую налоговую, а в налоговой из Анапы копился долг и капали пени.
Нам пришлось постараться, чтобы добраться до неравнодушных сотрудников налоговой, которые хотя бы захотят выслушать. Мы добились личной встречи и доказали им ошибку со стороны ИФНС. Там ошибку признали, вернули деньги и закрыли ИП со статусом «Добросовестный предприниматель».
Вот так бесплатная бухгалтерия в долгосрочной перспективе оказалась для предпринимателя не такой уж беспроблемной и бесплатной.
А еще бесплатная бухгалтерия не ответит на требования ФНС и не предотвратит блокировку расчетного счета. Ответственность за нарушения законодательства лежит целиком на предпринимателе. Например, если неправильно сформированы документы, нарушены сроки сдачи отчетности или встроенный калькулятор не так сработал. И отбиваться от налоговиков и доказывать им вашу точку зрения бесплатная бухгалтерия тоже не будет. А налоговики ох как не любят признавать свои ошибки
Все это вовсе не означает, что каждый предприниматель должен непременно нанять бухгалтера, а банковская онлайн-бухгалтерия — зло. Ею вполне можно пользоваться, если удобно, но убирать из процесса человеческие мозги и взгляд специалиста — еще ой как рано. Да и всегда будет рано, как мне кажется. Инструмент — это всего лишь инструмент, каким бы продвинутым он ни был, а нормальный результат он приносит в руках человека, который умеет им пользоваться. И это не только про онлайн-бухгалтерию, а про любые чудеса автоматизации, которые периодически грозятся оставить нас всех без работы. Мы и сами за автоматизацию, но не отключая мозги.
Но вернемся к нашему ИП. Что он мог сделать, чтобы избежать таких проблем? Да хотя бы раз в квартал проводить сверку с налоговой, а в идеале — хоть раз в год привлекать специалиста, чтобы провел аудит и оценил состояние учета. Ведь если бизнес действующий, всплыть может не только задвоение ОКТМО.
Когда опыт бывает лишним
Кто-нибудь из вас застал то время, когда в отчетную кампанию в налоговую выстраивались очереди, перед инспекторами дрожали коленки, а на праздники старались непременно их уважить хотя бы шоколадкой?
Благодаря цифровизации личные контакты с налоговиками свелись к минимуму, да и влияние отдельно взятого инспектора уже не то. Они выполняют свою работу, мы с вами — свою, а законы и Налоговый кодекс для всех одинаковые. Но вот благоговейный страх перед инспекторами у некоторых специалистов старой закалки засел где-то в подкорке и мешает эффективно работать.
Я к чему это говорю. Периодически, когда при аудите всплывают странные вещи, выясняется, что главбух или какой-нибудь другой приближенный к собственнику специалист просто перестраховывался, чтобы не придралась налоговая, и настаивал на своих правилах. Мелькают такие фразы, как «налоговая не любит», «налоговой не понравится».
Например, из таких соображений не возмещают НДС, хотя имеют право, и оставляют деньги компании в бюджете. Или вот еще нередкая история: постоянно открывают закрытый период и делают корректировки, хотя давно уже есть законный инструмент, который позволяет проводить корректировки в текущем периоде. А теперь представьте — вы предоставили отчет собственникам, инвесторам или банку, а он бац и некорректный, потому что уже изменения внесли в закрытый период. И так раз за разом. И все из-за какого-то мифа, что «иначе налоговой не понравится». Все это — случаи из нашей практики.
И вот что хочется сказать. Если вам говорят «налоговой не понравится», то подумайте, может перед вами специалист, который просто перестал развиваться и застрял в прошлом, или не уверен в своих знаниях? Ну нет такого пункта в Налоговом кодексе, который бы так и звучал «налоговой не понравится». Мы читали — не нашли такого. И ни в одном суде такого аргумента привести не получится. И кодекс, и законы для всех одинаковые, и все стороны обязаны их одинаково соблюдать. Прописано в кодексе право на возмещение — значит можно возмещать, и для всего остального тоже есть конкретные правила. А вопросы от налоговой — это обычные рабочие моменты, а не то, от чего нужно прятаться за задней партой как двоечники, боясь что к доске вызовут.
Другое дело, что есть рискованные операции, где нельзя однозначно заранее утверждать, что не будет разногласий с налоговиками, и где нужно взвешивать риски, прежде чем принять решение. Но это уже другая история. Там тоже оперируют вполне конкретными пунктами законов и судебной практикой, а не говорят «налоговая не любит», боясь пошевелиться.
Вот такие мысли под конец недели. А что с этим со всем делать? Наверное не зацикливаться на мнении кого-то одного, каким бы авторитетным он ни казался, а всегда стараться получить второе мнение и взгляд со стороны.
Кто-нибудь из вас застал то время, когда в отчетную кампанию в налоговую выстраивались очереди, перед инспекторами дрожали коленки, а на праздники старались непременно их уважить хотя бы шоколадкой?
Благодаря цифровизации личные контакты с налоговиками свелись к минимуму, да и влияние отдельно взятого инспектора уже не то. Они выполняют свою работу, мы с вами — свою, а законы и Налоговый кодекс для всех одинаковые. Но вот благоговейный страх перед инспекторами у некоторых специалистов старой закалки засел где-то в подкорке и мешает эффективно работать.
Я к чему это говорю. Периодически, когда при аудите всплывают странные вещи, выясняется, что главбух или какой-нибудь другой приближенный к собственнику специалист просто перестраховывался, чтобы не придралась налоговая, и настаивал на своих правилах. Мелькают такие фразы, как «налоговая не любит», «налоговой не понравится».
Например, из таких соображений не возмещают НДС, хотя имеют право, и оставляют деньги компании в бюджете. Или вот еще нередкая история: постоянно открывают закрытый период и делают корректировки, хотя давно уже есть законный инструмент, который позволяет проводить корректировки в текущем периоде. А теперь представьте — вы предоставили отчет собственникам, инвесторам или банку, а он бац и некорректный, потому что уже изменения внесли в закрытый период. И так раз за разом. И все из-за какого-то мифа, что «иначе налоговой не понравится». Все это — случаи из нашей практики.
И вот что хочется сказать. Если вам говорят «налоговой не понравится», то подумайте, может перед вами специалист, который просто перестал развиваться и застрял в прошлом, или не уверен в своих знаниях? Ну нет такого пункта в Налоговом кодексе, который бы так и звучал «налоговой не понравится». Мы читали — не нашли такого. И ни в одном суде такого аргумента привести не получится. И кодекс, и законы для всех одинаковые, и все стороны обязаны их одинаково соблюдать. Прописано в кодексе право на возмещение — значит можно возмещать, и для всего остального тоже есть конкретные правила. А вопросы от налоговой — это обычные рабочие моменты, а не то, от чего нужно прятаться за задней партой как двоечники, боясь что к доске вызовут.
Другое дело, что есть рискованные операции, где нельзя однозначно заранее утверждать, что не будет разногласий с налоговиками, и где нужно взвешивать риски, прежде чем принять решение. Но это уже другая история. Там тоже оперируют вполне конкретными пунктами законов и судебной практикой, а не говорят «налоговая не любит», боясь пошевелиться.
Вот такие мысли под конец недели. А что с этим со всем делать? Наверное не зацикливаться на мнении кого-то одного, каким бы авторитетным он ни казался, а всегда стараться получить второе мнение и взгляд со стороны.
Налоговая революция — основное
Обсуждать законопроекты раньше третьего чтения — дело неблагодарное, но в этот раз все очень масштабно, и погружаться рано или поздно все равно придется, так что начнем потихоньку.
Если кто-то еще не читал законопроект, пройдусь тут по основным изменениям и расскажу, что нас ждет с 2025 года, если проект примут в том виде, какой он есть сейчас. Поехали.
НДФЛ
Привычная ставка 13% действует для доходов до 2,4 млн руб. в год. Дальше — прогрессивная:
- от 2,4 до 5 млн — 312 тыс.руб. + 15% с суммы сверх 2,4 млн;
- от 5 до 20 млн — 702 тыс. руб. + 18% с суммы сверх 5 млн;
- от 20 до 50 млн — 3 млн 402 тыс. руб. + 20% с суммы сверх 20 млн;
- более 50 млн — 9 млн 402 тыс. руб. + 22% с суммы сверх 50 млн.
Для дивидендов, доходов от ценных бумаг, процентов вкладам и некоторых других доходов свыше 2,4 млн руб. ставка ограничена 15%. У нерезидентов ставка по вкладам всегда 15%. При продаже бизнеса после установленного срока владения освобождение от НДФЛ только в пределах 50 млн. Льготу для нерезидентов при продаже долей в бизнесе отменяют.
Налог на прибыль
Базовая ставка повышается с 20 до 25%, из них до 2030 года 8% идет в федеральный бюджет.
У ИТ-компаний вместо нулевой ставки — 5% до 2027 года.
Региональный инвестиционный вычет будет действовать не до 2028 года, а бессрочно. Вводится федеральный инвестиционный вычет — до 50% расходов на ОС и НМА, но налог к уплате должен быть не ниже ниже исчисленного по ставке 2%, а с 2025 по 2030 годы — 3%.
С 1,5 до 2 вырастет коэффициент по расходам для покупателей российской радиоэлектронной продукции, высокотехнологичного оборудования, российского ПО,
УСН
От прежней упрощенки останется не так много.
Вырастут лимиты:
- доход — до 450 млн руб. в год, для перехода на УСН — 337,5 млн за 9 месяцев;
- ОС — 200 млн;
- численность — 130 человек.
Повышенных ставок 8 и 20% не будет, останутся только стандартные 6 и 15%, плюс пониженные по решению регионов.
Все упрощенцы будут по умолчанию плательщиками НДС. При доходе до 60 млн руб. в год можно получить освобождение по статье 145 НК, а отказаться от него уже нельзя. Если доход перевалит 60 млн, освобождение теряется — и добро пожаловать на НДС.
НДС платят те кто не получил освобождение, не имел на него права или утратил его. Тогда на выбор 2 варианта:
- платить как все 20% и применять вычеты входящего НДС;
- особый порядок без вычетов, но с более низкими ставками — 5% при доходах до 250 млн руб. и 7% при более высоких доходах.
И для освобождения, и для перехода на особый порядок уплаты НДС нужно будет отправить уведомление в налоговую.
Действующие сейчас правила для НДС при смене режимов отменяются.
Амнистия при дроблении бизнеса
Если бизнес специально дробили с применением спецрежимов, можно добровольно исправиться и избежать ответственности, но есть условия:
1. Должна пройти налоговая проверка за 2022-2024 годы, которая это самое дробление выявит.
2. Позже должна пройти проверка за 2025-2026 годы, которая на этот раз дробление не выявит. Это будет означать, что бизнес отказался от нехороших схем. Тогда доначислений по проверке за 2022-2024 годы не будет.
Если отказались от дробления только частично — то и доначисления отменят частично.
Если совсем не отказались — отвечать по полной и за 2022-2024, и за 2025-2026 годы. Есть еще вариант сдать уточненку за 2024 год до вступления в силу решения за 2025-2026 годы, тогда за 2022-2023 годы доначислений можно избежать.
Если проверки за 2025-2026 годы не было, амнистия заработает с 2030 года.
Если бизнес закроется — амнистии тоже быть, но только если не выявится потом, что дробление практикуется уже через другие лица. Иначе старые доначисления их «догонят».
Это изменения очень крупными мазками. Есть и другие поправки, а еще куча вопросов, ответов на которые пока в законопроекте не видно. Будем разбираться в бою, куда деваться. А если у вас есть вопросы — задавайте, будем разбираться вместе по мере появления информации.
Обсуждать законопроекты раньше третьего чтения — дело неблагодарное, но в этот раз все очень масштабно, и погружаться рано или поздно все равно придется, так что начнем потихоньку.
Если кто-то еще не читал законопроект, пройдусь тут по основным изменениям и расскажу, что нас ждет с 2025 года, если проект примут в том виде, какой он есть сейчас. Поехали.
НДФЛ
Привычная ставка 13% действует для доходов до 2,4 млн руб. в год. Дальше — прогрессивная:
- от 2,4 до 5 млн — 312 тыс.руб. + 15% с суммы сверх 2,4 млн;
- от 5 до 20 млн — 702 тыс. руб. + 18% с суммы сверх 5 млн;
- от 20 до 50 млн — 3 млн 402 тыс. руб. + 20% с суммы сверх 20 млн;
- более 50 млн — 9 млн 402 тыс. руб. + 22% с суммы сверх 50 млн.
Для дивидендов, доходов от ценных бумаг, процентов вкладам и некоторых других доходов свыше 2,4 млн руб. ставка ограничена 15%. У нерезидентов ставка по вкладам всегда 15%. При продаже бизнеса после установленного срока владения освобождение от НДФЛ только в пределах 50 млн. Льготу для нерезидентов при продаже долей в бизнесе отменяют.
Налог на прибыль
Базовая ставка повышается с 20 до 25%, из них до 2030 года 8% идет в федеральный бюджет.
У ИТ-компаний вместо нулевой ставки — 5% до 2027 года.
Региональный инвестиционный вычет будет действовать не до 2028 года, а бессрочно. Вводится федеральный инвестиционный вычет — до 50% расходов на ОС и НМА, но налог к уплате должен быть не ниже ниже исчисленного по ставке 2%, а с 2025 по 2030 годы — 3%.
С 1,5 до 2 вырастет коэффициент по расходам для покупателей российской радиоэлектронной продукции, высокотехнологичного оборудования, российского ПО,
УСН
От прежней упрощенки останется не так много.
Вырастут лимиты:
- доход — до 450 млн руб. в год, для перехода на УСН — 337,5 млн за 9 месяцев;
- ОС — 200 млн;
- численность — 130 человек.
Повышенных ставок 8 и 20% не будет, останутся только стандартные 6 и 15%, плюс пониженные по решению регионов.
Все упрощенцы будут по умолчанию плательщиками НДС. При доходе до 60 млн руб. в год можно получить освобождение по статье 145 НК, а отказаться от него уже нельзя. Если доход перевалит 60 млн, освобождение теряется — и добро пожаловать на НДС.
НДС платят те кто не получил освобождение, не имел на него права или утратил его. Тогда на выбор 2 варианта:
- платить как все 20% и применять вычеты входящего НДС;
- особый порядок без вычетов, но с более низкими ставками — 5% при доходах до 250 млн руб. и 7% при более высоких доходах.
И для освобождения, и для перехода на особый порядок уплаты НДС нужно будет отправить уведомление в налоговую.
Действующие сейчас правила для НДС при смене режимов отменяются.
Амнистия при дроблении бизнеса
Если бизнес специально дробили с применением спецрежимов, можно добровольно исправиться и избежать ответственности, но есть условия:
1. Должна пройти налоговая проверка за 2022-2024 годы, которая это самое дробление выявит.
2. Позже должна пройти проверка за 2025-2026 годы, которая на этот раз дробление не выявит. Это будет означать, что бизнес отказался от нехороших схем. Тогда доначислений по проверке за 2022-2024 годы не будет.
Если отказались от дробления только частично — то и доначисления отменят частично.
Если совсем не отказались — отвечать по полной и за 2022-2024, и за 2025-2026 годы. Есть еще вариант сдать уточненку за 2024 год до вступления в силу решения за 2025-2026 годы, тогда за 2022-2023 годы доначислений можно избежать.
Если проверки за 2025-2026 годы не было, амнистия заработает с 2030 года.
Если бизнес закроется — амнистии тоже быть, но только если не выявится потом, что дробление практикуется уже через другие лица. Иначе старые доначисления их «догонят».
Это изменения очень крупными мазками. Есть и другие поправки, а еще куча вопросов, ответов на которые пока в законопроекте не видно. Будем разбираться в бою, куда деваться. А если у вас есть вопросы — задавайте, будем разбираться вместе по мере появления информации.
А так ли загружен бухгалтер и что с этим делать?
Частая ситуация — бухгалтер жалуется, что перегружен. За этим обычно стоит какая-то цель: увеличить зарплату, не брать новые задачи или скинуть часть старых, или просто оправдаться если что-то не сделал.
Игнорировать такое конечно нельзя, надо разбираться. Расскажу, как это делаем мы. Первым делом запасаемся сухой статистикой и анализируем, какое количество документов обрабатывает бухгалтер, а потом от этого будем плясать. А вы же помните, что мы любим все автоматизировать и систематизировать, да? Вот и здесь у нас есть четкий алгоритм и наработки.
Оценить количество документов можно используя внешние обработки для 1С, которые подсчитывают количество документов за нужный период по Исполнителям и Видам документов. Если обработки нет, используем Excel, вот как это сделать.
Рис. 1. Выгружаем из 1С Бухгалтерии Журнал операций за год, чтобы была возможность отследить колебания. В журнал выводим колонки как на скрине.
Рис. 2. Добавляем справочник Групп документов.
Рис. 3. Добавляем колонки с недостающими разрезами (используем функции Excel, чтобы автоматически заполнились).
Исходные данные готовы.
Рис. 4. С помощью Сводной таблицы делаем удобную таблицу для анализа с различными группировки полей по вертикали и горизонтали (они тянут данные из ранее созданной таблицы с исходными данными).
Теперь оцифрованные данные можно использовать для анализа. Например, если оценить нормативное время на создание одного документа в 1С, можно посчитать, сколько сотрудников нужно на наш месячный объем документов.
Например, на рис. 5 мы оценили трудоемкость на участке Казначей. По итогу видно, что на обработку документов у него уходит 54,8 часов в месяц. А при 8-часовом дней рабочих часов около 165. Куда уходит остальное время? А если на самом деле времени на документы уходит больше, то почему? Нужно анализировать дальше. Может он тратит время и подшивает документы в папки и тут сразу возникает вопрос — а так ли нужно это делать вообще или достаточно электронного архива. Или казначей еще выгружает документы из ЭДО по просьбе главбуха, а этой работы по 1 С не видно.
То есть полученные цифры — это еще не окончательный показатель загруженности, его нужно оценивать в связке с другой информацией. Нужно поговорить с сотрудником и ответить на такие вопросы:
❓ Что он делает, как он делает, от кого какую информацию получает, кому передает, какие ПО использует.
❓ Какую работу до сих пор делает на бумаге и подумать, как можно это перевести в цифру (поставить распознавание документов, поставить кладовщику компьютер и т.п.).
❓ Какие программы он использует, может там все еще 1С 7.0.
❓ Есть ли выгрузки из управленческой программы или вбивает вручную и делает двойную работу.
В процессе можно увидеть узкие места и понять, что с этим делать. Может там действительно надо разгружать человека или поднимать ему зарплату, а может еще и загрузить сильнее можно, если оптимизировать работу.
Если нужна более подробная инструкция по созданию такой таблицы — пишите, вышлем бесплатно. А если хотите чтобы мы сами провели за вас такой анализ и предоставили все данные в нужном виде, или провели обучение — обращайтесь за услугой. Или приходите за комплексной работой по построению «эффективной бухгалтерии» — опыта у нас предостаточно.
Частая ситуация — бухгалтер жалуется, что перегружен. За этим обычно стоит какая-то цель: увеличить зарплату, не брать новые задачи или скинуть часть старых, или просто оправдаться если что-то не сделал.
Игнорировать такое конечно нельзя, надо разбираться. Расскажу, как это делаем мы. Первым делом запасаемся сухой статистикой и анализируем, какое количество документов обрабатывает бухгалтер, а потом от этого будем плясать. А вы же помните, что мы любим все автоматизировать и систематизировать, да? Вот и здесь у нас есть четкий алгоритм и наработки.
Оценить количество документов можно используя внешние обработки для 1С, которые подсчитывают количество документов за нужный период по Исполнителям и Видам документов. Если обработки нет, используем Excel, вот как это сделать.
Рис. 1. Выгружаем из 1С Бухгалтерии Журнал операций за год, чтобы была возможность отследить колебания. В журнал выводим колонки как на скрине.
Рис. 2. Добавляем справочник Групп документов.
Рис. 3. Добавляем колонки с недостающими разрезами (используем функции Excel, чтобы автоматически заполнились).
Исходные данные готовы.
Рис. 4. С помощью Сводной таблицы делаем удобную таблицу для анализа с различными группировки полей по вертикали и горизонтали (они тянут данные из ранее созданной таблицы с исходными данными).
Теперь оцифрованные данные можно использовать для анализа. Например, если оценить нормативное время на создание одного документа в 1С, можно посчитать, сколько сотрудников нужно на наш месячный объем документов.
Например, на рис. 5 мы оценили трудоемкость на участке Казначей. По итогу видно, что на обработку документов у него уходит 54,8 часов в месяц. А при 8-часовом дней рабочих часов около 165. Куда уходит остальное время? А если на самом деле времени на документы уходит больше, то почему? Нужно анализировать дальше. Может он тратит время и подшивает документы в папки и тут сразу возникает вопрос — а так ли нужно это делать вообще или достаточно электронного архива. Или казначей еще выгружает документы из ЭДО по просьбе главбуха, а этой работы по 1 С не видно.
То есть полученные цифры — это еще не окончательный показатель загруженности, его нужно оценивать в связке с другой информацией. Нужно поговорить с сотрудником и ответить на такие вопросы:
❓ Что он делает, как он делает, от кого какую информацию получает, кому передает, какие ПО использует.
❓ Какую работу до сих пор делает на бумаге и подумать, как можно это перевести в цифру (поставить распознавание документов, поставить кладовщику компьютер и т.п.).
❓ Какие программы он использует, может там все еще 1С 7.0.
❓ Есть ли выгрузки из управленческой программы или вбивает вручную и делает двойную работу.
В процессе можно увидеть узкие места и понять, что с этим делать. Может там действительно надо разгружать человека или поднимать ему зарплату, а может еще и загрузить сильнее можно, если оптимизировать работу.
Если нужна более подробная инструкция по созданию такой таблицы — пишите, вышлем бесплатно. А если хотите чтобы мы сами провели за вас такой анализ и предоставили все данные в нужном виде, или провели обучение — обращайтесь за услугой. Или приходите за комплексной работой по построению «эффективной бухгалтерии» — опыта у нас предостаточно.