📈 Планирование, график строительных работ.
(Этап 3 Реализация)

Планирование работ начинается с определения пути строительства, это главная задача Руководителя проекта (далее РП) на данном этапе. На основании пути строительства уже строятся графики.

Вот основные, которые требуют детальной проработки:
➖Общий график производства работ: На этом этапе определяются последовательность и сроки выполнения всех работ по проекту.
➖График поставки материалов: Этот график определяет временные рамки и объемы поставок необходимых материалов для строительства.
➖График финансирования: Этот график определяет бюджетные потребности проекта на каждом этапе.
➖ График движения рабочей силы.
➖График мобилизации субподрядчиков.

Графики состоят из уровней, в зависимости от необходимой детализации работ. На первом уровне отображен весь проект и срок его производства, последние уровни детализированы до часов и минут (например работа на ЖД путях производится в технологические окна, которые обычно длятся всего 20-40 минут).

❕Отклонение графика производства работ влечет увеличение стоимости строительства и основная задача РП, это регулярный контроль отклонений от плана и своевременное принятие управленческих решений. График это обратная связь по ходу проекта.

Регулярное нарушение графика производства работ - либо не правильный план, либо не правильный исполнитель/подрядчик.

❕Сжимание графика производства работ, это целое искусство команды. Современные методологии строительства, уже включают в себя мероприятия позволяющие заранее сжимать график, придают ему гибкость и улучшение общей предсказуемости проекта по стоимости.


👥 Жизненный цикл проекта.

21/40

📈Закупка строительных материалов и оборудования
(Этап 3 Реализация).

На момент закупки основных материалов и оборудования у вас уже есть сформированная спецификация со всеми закупаемыми позициями, а возможно и определены потенциальные поставщики. Сформируйте основные тендерные позиции, а мелкие оставьте для прямых закупок без тендеров, т.к. процедура затратная и нет смысла распыляться на все.
Сделайте массовую рассылку по поставщиками, чтоб на каждую позицию было минимум 3 предложения. Основной упор необходимо делать на производителей, с ними легче торговаться. Торговаться нужно со всеми, минимальный дисконт, который вы должны получить 10-15%, как правило эта скидка уже заложена в прайс-листе производителя (встречаются и 40-50%).


Если бюджет ограничен, то закупаем материал с запасом на период 1-2 месяца, не более, тк заморозив бюджет в материалах можно нарваться на кассовый разрыв.

По возможности оставьте часть оплаченного материала храниться у продавца на складе, так вы уменьшите риск кражи, порчи и сэкономите на организации большого склада.
При выполнении субподрядного контракта, обратитесь к генеральному подрядчику, возможно он разрешит использовать свой склад под хранение ваших материалов и оборудования.

При организации приобъектного склада не экономьте на кладовщике, это функционал для отдельного человека, который принимает, хранит, выдает материалы и оборудование и несет персональную ответственность.

Разделите спецификации по разделам и узлам, потребуйте от поставщика промаркировать каждую позицию, чтоб вы ориентировались на эти маркировки и при сборке на объектном складе тратили меньше времени.

Современные методологиях строительства, уже имеют механизмы специального кодирования «закупочных пакетов», которые передаются поставщику для маркировки при отгрузке, это решает ряд задач:
➖Сокращают время получение прорабами материалов и оборудования с приобъектного склада в производство работ.
➖Контроль поставок и приемка материалов.
➖Учет и управление запасами.


👥 Жизненный цикл проекта.
22/40

📈Выполнение строительно монтажных работ
(Этап 3 Реализация)

Главные моменты в порядке очередности:

1️⃣Соблюдение безопасности: Это основной аспект. Привлечь специалиста по ОТ и ТБ, для составления регламентов, ведения ежедневных инструктажей и журналов, это пол дела, а вот заставить рабочего курить в отведенных местах, выключать инструмент, пристегивать монтажные пояса на высоте и одевать каску (можно продолжить…), тут регламенты бессильны. Волшебной таблетки от «слабоумия и отваги» нет. Организуйте контроль ежедневного инструктажа для каждого, без исключений. Так же может помочь премирование прорабов за выявленные нарушения с фиксацией и удержание этой суммы у рабочего (только с премии, с зарплаты снимать нельзя)

2️⃣Управление качеством: Эту задачу решают чек листы с указанными пунктами приемки по качеству. Методология AWP уже содержит чек листы по качеству в составе «бригадных пакетов».

3️⃣Координация рабочих и подрядчиков (управление временем): Рабочих координирует мастер и прораб. Их основная задача находиться «в поле» и контролировать рабочих. Многие путают «в поле» синонимом «прорабская», но на самом деле синоним «зона строительства». Не допускайте нахождение прорабов и мастеров в прорабской в течении дня, их место только в зоне строительства, рядом с рабочими. Введите детальный распорядок дня с указанием времени забора инструмента, материала, обеда и перекуров. Замерьте секундомером в течении дня время работы самих рабочих и вы удивитесь, что основное рабочее время тратится на перекуры, поход за материалом и прочее, а на работу тратится малая часть смены.

4️⃣Организация коммуникаций: более подробной писал выше, но хочу добавить, что совещания с прорабами лучше делать после 11 часов дня, т.к. в период с 7 до 11 основное трудоспособное и эффективное время для рабочих и не стоит отвлекать прораба от своих основных обязанностей. В методологии строительства ПУМ (AWP) коммуникации сводятся к проверке чек-листов и снятых ограничений с «бригадных пакетов».


👥 Жизненный цикл проекта.

23/40

📈Мониторинг прогресса
(Этап 3 реализация)

Прогресс, это регулярное движение по вашему плану/графику. Каждый участник проекта двигается в направлении прогресса, ежедневно улучшая его.

Застой, это деградация процесса и проекта. Застой, это убытки и ответственность лежит на каждом участнике.

Детальное планирование
и проработке всех этапов работ, облегчает контроль прогресса. Составьте систему анализа отчетности и ключевых точек, включающая регулярный съем информации:

🔴Состоянии проекта: Обзор текущего состояния проекта, освоение бюджета, достигнутый прогресс, планируемые расходы, плановые задержки, прогноз рисков и их управление. Визуализируем с помощью диаграммы Ганта и пути выполнения работ (PERT), позволяет видеть состояние проекта и динамику.

🔴Выработка: Аналитика соотношения затратой части рабочих к объему выполненных работ. Если затраты выше, то принимаем решение, увеличивать объем работ или разбираться с рабочими. Контроль выработки по всему проекту позволит спрогнозировать возможные убытки и кассовые разрывы. Делаем срез как по отдельным бригадам, так и отдельным элементам (один сварщик в делает 15 швов за смену, другой 25, делаем).

🔴Использование ресурсов: Мониторинг расходования ресурсов, включая трудовые, материальные, финансовые ресурсы, перерасход материалов, эксплуатации машин и механизмов, помогает оптимизировать затраты и предотвратить перерасход. Сравнивайте раз в две недели план расхода ресурсов с фактом.

🔴Качество выполненных работ: позволяет выявить возможные дефекты или несоответствия стандартам еще в процессе производства данных работ, что позволяет своевременно корректировать процесс. Введите регулярный обход объекта и чек листы с требованиями по качеству перед каждой приемкой работ.

🔴Мониторинг рисков: регулярно поднимайте чек-лист в рисками, то, что казалось далеким вчера, сегодня будет вполне актуальным.
Используйте мобильный календарь, занесите все напоминания с регулярным повтором заранее.


👥 Жизненный цикл проекта.

24/40

📈Прогнозирование
(Этап 3 реализация)

Правильное прогнозирование, позволяет определить ход строительства и управлять ресурсами эффективно. Автоматизируйте ряд процессов для прогнозирования:

✅Погодные условия - отчет или регулярные уведомления о погодных условиях на 10-30-60 дней.

✅ Доступность материалов - регулярно сверять сроки поставки материалов и оборудования с поставщиком. Особенно это касается позиций с длительным сроком производства, от 30 дней. Зафиксируйте с поставщиком в контракте конкретную дату поставки и детальную спецификацию, что будет включать эта партия (Например, при производстве металлоконструкций, есть риск, что поставщик поставит 10 т. конструкций из 20 к определенной дате, но без метизов, т.к. в договоре указано только вес партии и определенная дата, но не указана подробная спецификация)

✅ Кассовый разрыв - так же можно прогнозировать анализируя закрытые объем работ, сроки их оплаты и сумму, затем сверяем получившийся результат с объемом планируемых трат и делаем выводы. При работе с бюджетом и спецсчетом учитывайте срок прохождения процедур, как правило это + 7-10 дней к планируемой дате оплаты.

✅Отчетные даты - все важные сроки и даты по контракту уже внесли в календарь и знаем когда представить отчет или акты выполненных работ, делаем это заранее, чтоб был запас времени на исправление ошибок. Желательно подавать акты КС2,3 за 5-7 дней до наступления крайней даты.

✅Управление рисками: Мы уже составили подробный список рисков тут и тут. Регулярно пересматривайте, сверяйте с предыдущими объектами. На опыте, был случай, когда генподрядчик неэффективно провел мероприятия от подтоплений и за ночь уровень воды на площадке поднялся выше 5 метров, по его расчетам 2-х метровой дамбы и сотой трубы, для водосброса, было достаточно.


Опытный РП, это «Ванга» команды - определяет с большой точностью приближающиеся задержки и факапы. Это не волшебство, а аналитическое, масштабное мышление, анализ регулярно входящей информацию и опыт с предыдущих объектов.

👥 Жизненный цикл проекта.

25/40

📈Отчеты о ходе строительного проекта.
(Этап 3 реализация)

Превратите все отчеты в регулярный ежедневный процесс, который является частью функционала участников проекта, впишите подготовку отчета в их KPI.
Повесть на видное место напоминание с обратным отчетом оставшихся дней до Дедлайна и меняйте каждый день эту цифру.

Вот обязательный список отчетов:
📍Отчет о выполненных работах - Ежедневная форма должна включать информацию о проделанных работах, количестве рабочих, использованных материалах, техники, расходников. Туда же фотоотчеты выполненных работ и фото журнала производства работ. Для фото используйте приложение, которое при съемке накладывает на снимок точные координаты, адрес, дату, время и титул объекта (я использую Timestam Camera). Использовать всеми исполнителями строго обязательно. Все фото храним на сервере минимум 3-5 лет. Если объект бюджетный, то хранить лучше 5-7 лет.

📍Журнал проблем или происшествий - ежедневный отчет содержит информацию о всех выявленных проблемах, их причинах, возможных решениях и планах действий, примечательно, что возможные решения указывает сам руководитель работ (прораб, нач. участка).

📍Прочие отчеты - Внимательно изучите строительный контракт, возможно заказчик закрепил другие отчеты, которые необходимо ему предоставить к конкретному периоду. Не стоит недооценивать данное требование, юридически закрепленное контрактом, регулярное игнорирование данных отчетов, в некоторых случаях, может получить основанием к расторжению контракта, особенно в тех случаях, когда заказчик/генподрядчик ищет основания за что вас «зацепить».

Методология ПУМ (AWP) упрощает задачу с подготовкой отчетов о выполненных бригадных пакетах. Виды и типы задержек заранее составляются в общий список и каждой позиции присваиваются специальный код, который указывается в отчете. В итоге на совещаниях обсуждается конкретные коды задержек а не монологи и взаимные обвинения участников проекта.


👥Жизненный цикл проекта.

26/40

📈Работа с замечаниями
(Этап 3 реализация)

Основные замечания, с которыми сталкивается подрядчик, при реализации строительно проекта, это требования заказчика/генподрядчика, строительного контроля, контролирующих органов.

❕Составьте приоритеты для каждого вида и характера замечаний, ознакомьте ее со всеми участниками процесса. Команда должна понимать какое замечание имеет высший приоритет и требует незамедлительной реакции.
❕Все замечания отрабатываем обязательно и в срок. Если регулярно игнорировать официально замечание и письма от заказчика/генподрядчика, то это может служить основанием для расторжения контракта.

На все, официально поступившие, письма от заказчика/генподрядчика, необходимо отвечать, так же через официальные источники (если не указаны в договоре, то передаем нарочно, обязательно с отметкой о получении на вашем эксземпляре).

❕ Важные письма подавайте нарочно, на вашем экземпляре ОБЯЗАТЕЛЬНО должна быть отметка принявшего сотрудника (ФИО, должность, дата, роспись). При отсутствии такой отметки сложно будет доказать правоту. По возможности, важные письма дублируем почтовым отправлением, с описью вложенного.

❕ Обсуждайте замечания с инициатором при личной встрече, человеческий фактор играет важную роль. Найдите общий язык с инициатором замечаний, по возможности устраните на месте, чтоб не получать официальных писем.

❕ Работа с замечаниями, это работа над ошибками.Составьте таблицу отработки замечаний. Квалифицируйте каждое замечание, заказчик, стройконтроль, охрана труда, другие надзорные органы. Отслеживайте характер и инициатора, присвойте каждому типу замечаний и предписаний отдельный код и регулярно анализируйте количество и типы кодов, превратите это в процесс. Так вы сможете отслеживать ваши слабые стороны и проводить работу над ошибками.

👥Жизненный цикл проекта.

27/40

📈Взаимодействие с заказчиком
(Этап 3 реализация)

Заказчик, в строительных проектах, как «Евгений Онегин», может быть капризен, требователен, самоуверен и амбициозен одновременно. Он стремится к реализации своих идей и желаний, нередко игнорируя советы и рекомендации специалистов, так же как Онегин игнорировал советы друга Ленского. Не стоит с ним спорить, даже, если его специалисты менее компетентны(не вы их нанимали и не вам судить), покажите свою компетентность и он сам будет с вами советоваться. К заказчику стоит относиться с пониманием и всегда ставить себя на его место. Заказчик всегда прав!

При знакомстве с заказчиком задавайте вопросы и внимательно слушайте, берите под запись все детали, и контакты ответственных по проекту.
Заказчик не любит, когда приходят с проблемой - обращайтесь к нему «за советом», обозначая проблему и одновременно предлагая пути решения.

Бюджетный заказчик отличается от коммерческого - он, в первую очередь результативен, ему все равно на сколько эффективен для вас этот объект, его интересует только «результат», за определенное время и в рамках бюджета. Коммерческий- более эффективен и нужно понимать, что свою выгоду и прибыл он начнет получать только от законченного объекта, вокруг этого и строятся все коммуникации.

При возникновении ЧП или проблемной ситуации, свяжитесь с руководителем заказчика и оповестите о ситуации, сразу обозначьте пути решения и сроки выхода из сложившейся ситуации. Так вы покажите свою компетентность и информированность, всегда держите руку на пульсе.

Налаживайте связи на всех уровнях заказчика, особенно с исполнителями и ответственными по проекту, это позволит получать актуальную информацию на «низах», анализировать ее и подкручивать нужные вопросы с «верхами».

Регулярная коммуникация, открытость к обратной связи и гибкость в решении проблем играют роль не только в реализуемом проекте, но и способствует установлению доверительных отношений создание благоприятной почвы для совместных проектов в будущем.

👥 Жизненный цикл проекта.

28/40

📈Работа с дополнительными объемами
(Этап 3 реализация)

При производстве работ или приемки площадки возникают дополнительные, не учтенные сметой и проектом, объемы работ (ДО).

Пишем письмо на заказчика с указанием ДО, просим явиться в указанное время и место для их комиссионной фиксации. Копию письма отправляем генподрядчику, авторскому надзору, строительному контролю.
В письме указываем, что выявленные ДО требуют фиксации и это может привести к срыву сроков или приостановке производства работ (Добавляйте эту формулировка в каждом письме, где речь идет о спорных моментах в отношении работ. В случае судебных разбирательств у судьи возникает вопрос, почему вы бездействовали и не уведомили заказчика о последствиях наступивших обстоятельств?)

Договоренности, полученные в устной форме, не имеют юридической силы. Все согласования ДО и переписка ТОЛЬКО ОФИЦИАЛЬНО.

По результатам комиссии создается Акт, в котором указывается место, время, виды и объемы работ с подписью заинтересованных сторон. Прикладываем фотоотчет с координатами и привязкой к местности.

После фиксирования направляем заказчику письмо, с приложением копии Акта и фотоотчета, просим учесть ДО и определить источники финансирования. Обсуждаем ДО с заказчиком и другими заинтересованными сторонами, важно уточнить их требования, согласовать изменения и условия выполнения работ.

Параллельно готовим сметный расчет и направляем с сопроводительным письмом на заказчика, где просим согласовать стоимость ДО и заключить доп. соглашение. Большинство объектов в сводном сметном расчете содержат непредвиденные затраты, главное правильно их зафиксировать.

Для эффективного управления ДО полезно использовать систему отслеживания изменений, где каждый ДО имеет уникальный идентификатор, описание, статус, ответственного исполнителя и прочие детали. Это позволит не только эффективно управлять всеми изменениями и обеспечить их контролируемое внедрение в проект, но и помогает сохранить доверие заказчика и минимизировать финансовые риски.

👥Жизненный цикл проекта

29/40

📈Исполнительная документация
(Этап 3 реализация)

Исполнительная документация (далее ИД), один из важных этапов в реализации строительного проекта, ее сдача заказчику является основанием, для подготовки актов выполненных работ КС2,3 и получение оплаты за выполненные объемы. Подготовке ИД требует тщательного контроля со стороны руководителя проекта, ее подготовка, подписание и работа с замечаниями.

Вся соль заключается в том, что построив объект, но не подписав и не сдав ИД получить оплату практически не возможно, но имея на руках подписанную ИД можно получить оплату не закончив строительство, особенно при работе с бюджетным заказчиком, у него особый подход более жесткий и требовательный)))

Как говорит мой коллега, «Мы не строители, строители это те, кто держит в руках инструмент и работает им, их задача именно строить. Мы же изготовители бумаги, чем быстрее и качественней мы подготовим бумагу (ИД), тем быстрее мы ее подпишем и сдадим заказчику, наша задача организовать процесс, результатом которого будет подписанная ИД и получена оплата». Вокруг этого поняти организовыван процесс строительства.

В состав ИД, как правило, входят: Акт скрытых работ или Акт ответственных конструкций, исполнительные схемы, паспорта или сертификаты на материалы и оборудование. Бюджетный заказчик требует только паспорта с указанием даты и номера партии, наименование материала, его характеристики и ГОСТ, иначе говоря все, что указано в ПД, с которой он и будет сверяться (слово в слово, если есть расхождения, возникает риск отказа от приемки паспорта).

На подписание первого комплекта ИД уходит больше всего времени, дальше проще , поэтому старайтесь отправлять на согласование первый комплект сразу, после появления первого выполненного объема работ, даже если он не значителен.

Уделите большое внимание подбору команды ПТО для подготовки ИД.
Автоматизируйте этот процесс, используйте софт, подходит PlanRadar и Construction Sheets.


👥 Жизненный цикл проекта.

30/40

📈Сдача работ
(Этап 3 реализация)

Итак сдача работ, к первой сдаче готовимся заранее, собираем все контакты исполнителей и ответственных лиц: Строй контроль, представитель заказчика/генподрядчика, авторский надзор, геодезисты, сметчики и т.д. Заранее выясняем список согласований. На момент сдачи объемов работ у вас уже должна быть подписана исполнительная документация (ИД).

Для первой сдачи подойдут небольшие объемы работ, задача пройти весь путь от подписания ИД до подписания Актов выполненных работ КС2,3 и получение оплаты.

Первый принимает строительный контроль, он следит за соответствием работ строительным нормам и правилам и требованиям проектной документации.
Процесс сдачи работ включает в себя:
🔴 Подготовка к сдаче работ: создайте чек-лист по качеству каждого вида работ, прорабу будет легче готовиться к сдаче и более точно требовать качественные показатели от рабочих. Проводите уборку строительной площадки и окружающей территории, это ваше «лицо».
🔴Качество использованных материалов и оборудования: еще раз проверьте соответствие всех позиций требованиям проектно документации. Если вы заменили некоторые позиции на аналоги, то обязательно потребуется согласование с авторским надзором, без него есть риск отказа от приемки работ.
🔴Формирование актов выполненных работ: Согласуйте Акты заранее, направив их в сметный отдел или ответственным лицам, для сокращения рисков ошибок в документах.
🔴Приемка работ и работа с замечаниями: при первой сдаче замечания будут, нужно принять этот факт - строй контроль должен показать свою работу и часто придирается ко всем мелочам, да и рабочие не всегда делают качественно с первого раза. Постарайтесь устранить все замечания на месте, если это возможно.

Очень важно показать компетенцию вашей команды перед строительным контролем, не вступайте в споры и больше ссылайтесь на нормативные документы. Сначала вы работаете на свою репутацию, потом репутация работает на вас и вашу команду.


👥 Жизненный цикл проекта.
31/40

📉Пуско-наладочные работы
(Этап 4 завершение)

Самый долгожданный этап строительства, пуско-наладочные работы (ПНР). Если вы дошли до этого этапа, то основные объемы работ вы уже выполнили. Обязательно назначьте ответственно за ПНР, закрепите приказом и ознакомьте с ним ответственного.

Основные риски при ПНР:
➡️Неполная техническая документация. Проверьте наличие проектной и технической документации, изучите ее на наличие ошибок и несоответствия, одна ошибка может дорого обойтись.
➡️Неисправность оборудования. Либо дефекты, либо несоответствие оборудования спецификации. Возьмите у поставщика бумагу о соответсвии оборудования и проведении испытаний по качеству. Обязательно инспекция и тестирование поставляемого оборудования, отказы оборудования так же могут возникать по причине недостаточной производительности системы. Если дефектное оборудование будет причиной поломки системы, то переложите все рекламации на недобросовестного производителя.
➡️Неправильная установка оборудования и неподготовленность персонала. Монтажники берутся настраивать оборудование, по привычной схеме, но не берут в учет какие то изменения производитель, в итоге получаем проблемы с пуском систем. Обучите персонал работать с новым оборудованием, обязательно свяжитесь с производителем, для консультаций.
➡️Безопасность и охрана труда. Организуйте дополнительные инструктажи по ТБ и ОТ для ПНР. Назначьте отдельного ответственного, вмените в его задачи нахождение в месте производства ПНР и четкий контроль исполнения ТБ и ОТ монтажниками..

Проводить предварительную наладку оборудования в лабораторных условиях перед его установкой на объекте. Имейте в виду, что в ПНР больше всего неучтенных затраты на устранение неисправностей и дефектов, поэтому заранее обсудите с заказчиком в какой форме и из каких источников планируется их компенсация (если планируется)))
После сдачи и подписания акта выполненных ПНР «принудительно» обучите персонал заказчика эксплуатировать систему, во избежания необоснованных рекламаций.

👥 Жизненный цикл проекта.
32/40

Как оптимально оформить бригаду на стройке: налоги, договоры и нюансы.

Для оформления отношений с бригадой на стройке и с прочими исполнителями в строительной отрасли (геодезисты, изыскатели и т.д.), у нас есть четыре варианта:

✅Срочный трудовой договор (ТД):
Оформляется на шесть месяцев – это как бессрочный, только короче. Мы платим страховые взносы, НДФЛ и другие приятные вещи. В итоге – значительные расходы на налоги и взносы.

✅Договор подряда:
Аналогично срочному ТД, но без социальных гарантий. Деньги те же, но работники остаются без больничных и отпускных. При желании сэкономить на социальных благах не забывайте, что недовольные работники могут внезапно пропасть в самый неподходящий момент не неся никакой серьезной ответственности.

✅Договор подряда с самозанятыми:
Самозанятые сами платят свои налоги, но их сферы деятельности ограничены, что дает меньше возможностей их привлечения. Если самозанятые уже так работали, то почему бы и нет? Но не забывать, что можно попасть под совокупность признаков «отмыванию средств». А если вы перевели в самозанятых своих сотрудников, то они - самое слабое звено, сдадут при первом опросе ФНС.

✅Договор подряда с ИП:
ИП-бригадиром. Если ИП на упрощенке, расходы немного вырастут из-за налога. Но если ИП привлекает сотрудников по ТД, добавятся страховые взносы. Хороший вариант, если бригада надежная и уже сработана.

💡Выводы
ФНС обожает ТД – больше платится налогов. Но предпринимателям, важнее минимизировать затраты и получить максимальный результат.
Если ваша бригада давно вместе и работает слаженно, это оптимальный выбор. Если бригада новая, то оформить договоры подряда с каждым членом по отдельности. Самозанятые – отличный вариант, но в пределах разумного.
Используйте все виды договоров на одном проекте и платите все налоги.
Серые схемы, на первый взгляд, хороши в моменте, но на дистанции терпят фиаско - доначисления могут прилететь через 3 года, когда объект уже сдан и прибыл потрачена.
И главное, при появлении претензий от ФНС, старайтесь урегулировать в досудебном порядке, зачастую они идут на уступки и уменьшают требования.

📉 Оценка рисков, Сдача объекта
(Этап 4 завершение)

Наступает самый нервный процесс, сдача объекта, он тянется довольно долго, если процесс подписания исполнительно документации (ИД) вышел из под контроля и превратился в снежный ком. Сдача объекта в эксплуатацию возможна после сдачи полного комплекта ИД и получения акта законченного строительного объекта (ЗОС), а переделка и повторная сдача ИД может затянуться на несколько месяцев, если не уделить этому процессу особое значение.

Составьте отдельный реестр не сданной ИД, назначьте ответственных за контроль каждой позиции. Если ваши подрядчики задерживают завершающую сдачу ИД, то помогите им, выделите несколько инженеров ПТО для этого процесса, т.к. к концу проекта ваши подрядчики уже выдохлись, прибыль вся потрачена, сотрудники переведены на другой объект, а от не сданной ИД страдаете вы.

Риски при сдаче объекта:
➡️ Несоответствие выполненных работ проектной документации: Проведите доп проверки и аудит, привлеките независимых экспертов для оценки качества, если считаете, что заказчик может необоснованно отказать в приемке.

➡️Неисправности оборудования и систем: Проведите дополнительные испытания и наладку оборудования и лично проверьте работу каждого всех систем объекта.

➡️Проблемы с ИД: Создайте реестры, назначьте ответственных, обозначьте сроки и премии за выполнение раньше срока.

➡️Конфликты с подрядчиками и субподрядчиками: Они все бросают и исчезают. Четко документируйте все договоренности, условий выполнения работ и сроки. Регулярные встречи и совещания для обсуждения текущего состояния проекта и урегулирования возможных разногласий.

➡️Превышение бюджета: Введите строгий контроль за расходами в рамках проекта. Создайте резервный фонда для покрытия непредвиденных расходов. Регулярно корректируйте бюджет в ручном режиме.

➡️Задержки с оплатой: Подготовка и подписание всех необходимых финансовых документов заранее. Регулярно говорите с заказчиком об ускорении оплат. Выделите отдельного человека, ежедневно «штурмующего» заказчика и его бухгалтерию, пусть поселится у них в офисе.

👥 Жизненный цикл проекта.
33/40

📉Передача объекта заказчику
(Этап 4 завершение)

Это завершающий этап, важные моменты, на которые обратить внимание.:
1️⃣Передача полного комплекта документации: включая проектные чертежи, исполнительную документацию, технические паспорта, сертификаты, акты выполненных работ. Составляем реестр и передаем строго по акту приема-передачи, с описанием всех позиций.

2️⃣Инвентаризация оборудования и материалов: Проводим по всем оставшимся материалам и оборудованию, вывозим с территории объекта до его официальной передачи по акту, т.к. после передачи заказчик может выставить охрану и с вывозом вашего имущества могут возникнуть сложности.

3️⃣Передача эксплуатационной документации: Выделите инженера ПТО и составьте подробные эксплуатационные инструкции для всех систем и оборудования. Делайте их подробными, текстом, комиксами. Так же можно видео инструкции -Запишите их и выложите в youtube, такой подход облегчет гарантийное взаимодействие и сэкономит вам и вашим сотрудникам много сил, которые потеряете, отвечая на звонки заказчика, у которого что то не включается. Все инструкции от производителей передавайте официально по акту с описанием вложенного.

4️⃣ Проведение обучающих мероприятий: Соберите комиссию из состава сотрудников заказчика и проведите наглядную презентацию по использованию и обслуживанию объекта. Для практических занятий по работе с системами и оборудованием, привлеките производителей, дабы не отвлекать своих сотрудников.

5️⃣ Предоставление контактной информации: Назначьте приказом специалиста, который отвечает за гарантийное обслуживание и окажет поддержку и консультации в процессе эксплуатации объекта, и укажите контакты. Такой же приказ нужен от заказчика, чтоб коммуникация происходила между конкретными персоналиями, иначе вашему сотруднику будут звонить все, начиная от уборщицы и завхоза. Гарантия длится до 5 лет, так обязательно заложите это в бюджет при расчете рентабельности проекта, т.к. при не качественном, гарантийном, обслуживании, есть риск не получить гарантийные удержания, которые достигают 5% от контракта.

👥 Жизненный цикл проекта.
34/40

📉 Перераспределение оставшейся команды
(Этап 4 завершение)

Важно учитывать потребности компании и сотрудников, обеспечивая их развитие и удовлетворенность работой. Подключите к этому процессу ответственного за персонал, соберите с участников команды эссе с тремя вопросами : Что понравилось в проекте, чему он научил? Что не понравилось в проекте, какие минусы? Что можно улучшить в работе команды при реализации проектов? Результаты удивят, много скрытых моментов, обратите внимание.
Учтите основные позиции при распределении команды:

1️⃣ Анализ потребностей: Обсудите с руководством и проанализируйте текущие проекты и планы на будущее компании. Часть сотрудников оставьте для завершения текущих задач, остальных на запуск новых проектов.

2️⃣ Планирование: На реализацию проект с аналогичными показателями отправьте эту же команду. Она уже знакома с проблемными моментами и знает пути решения. Коллектив притерся и знает сильные и слабые стороны друг друга.

3️⃣ Обсуждение с сотрудниками: Проведите встречи с сотрудниками, чтобы обсудить их будущие назначения, карьерные цели и получите обратную связь по их предпочтениям и ожиданиям. Это минимизирует сопротивление изменениям и повысить мотивацию.

4️⃣ Обучение и развитие: Окончание объекта самое время отправить на обучение. Остановка в обучении, это застой, а застой, это деградация. Поэтому регулярно повышайте квалификацию свою и своей команды с помощью обучения.

5️⃣ Административные процедуры: Обновите все необходимые документы, связанные с сотрудниками, включая трудовые договоры, должностные инструкции и мотивацию. Этот процесс всегда легче проходит между проектами и меньше влияет на мотивацию.

6️⃣ Завершение и награждение: Организуйте корпоратив по случаю завершения проекта, объявите результаты и достигнутые цели. Подведите итоги работы команды и отметьте вклад каждого сотрудника. Проведите награждение грамотами и благодарственными письмами, особо выдающихся сотрудников стоит дополнительно премировать и написать благодарственное письмо их родителям.

👥 Жизненный цикл проекта.
35/40

📉Архивирование документации
(Этап 4 завершение)

Важный процесс, требующий регламент. При отсутствии архивариуса, поручите этот процесс секретарю или инженеру ПТО. Обязательно обучите специалиста, онлайн курсы по по организации архивного хранения документов можно пройти за 2 дня, по цене 3-5 тыс руб. Функционал такого специалиста включает в себя сбор, упорядочивание и хранение всех документов, связанных с проектом, для последующего использования, анализа и отчетности. Правильное архивирование обеспечит доступность информации в будущем и помощь в решении потенциальных споров и проблем с заказчиком и контролирующими органами. Если объект бюджетный, то вопросы могут возникнуть через 5-7 лет, ваша команда может поменяться и без участников проекта будет сложно восстановить весь ход строительства, поможет только правильное хранение всех документов.

1️⃣ Идентификация документов. Определите, какие документы необходимо сохранить. К ним относятся:
🔥Контрактные документы,
🔥Финансовые документы ( включая акты выполненных работ КС2,3),
🔥Техническая документация,
🔥Документы по качеству,
🔥Переписка с заказчиком и участниками проекта,
🔥Фотографии и видео.

2️⃣ Организация документов. Систематизация и упорядочивание для удобного поиска и использования в будущем.
🔥 Категоризация: разделите документы на категории, например, по типам (финансовые, технические, юридические).
🔥Нумерация и индексация: присвойте документам уникальные номера или индексы для их идентификации поиска.
🔥 Создание реестра: создайте реестр документов с указанием их номеров, названий, категорий и мест хранения.
🔥 Сканирование и цифровизация: Сканированию подлежат все 100% документов описанных выше.

3️⃣ Хранение:
🔥Физическое. Подойдет склад или подвал, главное отсутствие грызунов и низкая влажность.
🔥Электронное. Все сканы храним на сервере с усиленной защитой данных. На этом не стоит экономить.

Важные принципы, при архивировании:
⚡️Своевременность -по мере появления документов,
⚡️Точность,
⚡️Системность - создать процедуру с четкими шагами и правилами упорядочивания.

Если под рукой нет сканера, используйте приложение Scannable (или любое другое с функцией сканирования) и выкладывайте отсканированный документ в общую группу проекта или память телефона, для дальнейшего переноса на сервер или в архив.


👥 Жизненный цикл проекта.
36/40