О чем этот канал
Мы — ООО «Качественные решения».
В частности — команда разработки QS: Спецодежда и экосистемы вокруг продукта.
Вчера был Всемирный день охраны труда.
И мы как-то неожиданно для себя поняли, что этот праздник для части нашей команды не чужд.
Мы всегда воспринимали себя как ИТ-компанию.
Просто люди, которым нравятся технологии, нравится проектировать системы, автоматизировать процессы и делать полезные вещи.
Но если посмотреть честно — мы уже довольно сильно влияем на то, как устроена охрана труда на предприятиях в России и ближнем зарубежье.
И, судя по всему, будем влиять на эту область еще больше.
Да, наши решения пока не занимают десятки процентов рынка.
Но вместе с партнерами из Спецаутсорсинг мы уже довольно давно двигаем инновации для отрасли.
Например:
- одними из первых сделали мобильное приложение для сотрудников
- начали собирать обратную связь по спецодежде и стирке и реально на нее реагировать — меняя модельный ряд и улучшая процессы
- на крупных предприятиях запустили выдачу через постаматы с полной интеграцией в систему учета, а не через обмен Excel-таблицами, как это до сих пор часто реализовано у конкурентов
И идей у нас, как обычно, сильно больше, чем рук.
Хватит бахвальства. К чему это все.
Мы просто пытались делать учет и выдачу спецодежды хорошо.
И не особо осознавали, что за это время у нас (вместе с партнерами) накопился довольно большой практический опыт:
- как запускать учет на предприятиях
- как разбирать кадровые данные из десятков разных форматов
- как работать с нормами
- как наводить порядок там, где раньше был Excel или что-то неподходящее под задачу
- как отслеживать обеспеченность сотрудников, контролировать сроки и планировать годовой бюджет на предприятиях с тысячами сотрудников
Мы давно задумывались делиться этим опытом, но как-то не доходили до понятного формата.
В итоге все ограничивалось индивидуальной работой на проектах.
Собственно, для этого и появился этот канал.
Здесь будем писать:
- про практику учета спецодежды
- про автоматизацию в охране труда
- про то, что видим у клиентов
- про наши решения и обновления
и иногда — про то, что только планируем
Получится или нет — посмотрим.
Но попробовать точно надо.
Мы — ООО «Качественные решения».
В частности — команда разработки QS: Спецодежда и экосистемы вокруг продукта.
Вчера был Всемирный день охраны труда.
И мы как-то неожиданно для себя поняли, что этот праздник для части нашей команды не чужд.
Мы всегда воспринимали себя как ИТ-компанию.
Просто люди, которым нравятся технологии, нравится проектировать системы, автоматизировать процессы и делать полезные вещи.
Но если посмотреть честно — мы уже довольно сильно влияем на то, как устроена охрана труда на предприятиях в России и ближнем зарубежье.
И, судя по всему, будем влиять на эту область еще больше.
Да, наши решения пока не занимают десятки процентов рынка.
Но вместе с партнерами из Спецаутсорсинг мы уже довольно давно двигаем инновации для отрасли.
Например:
- одними из первых сделали мобильное приложение для сотрудников
- начали собирать обратную связь по спецодежде и стирке и реально на нее реагировать — меняя модельный ряд и улучшая процессы
- на крупных предприятиях запустили выдачу через постаматы с полной интеграцией в систему учета, а не через обмен Excel-таблицами, как это до сих пор часто реализовано у конкурентов
И идей у нас, как обычно, сильно больше, чем рук.
Хватит бахвальства. К чему это все.
Мы просто пытались делать учет и выдачу спецодежды хорошо.
И не особо осознавали, что за это время у нас (вместе с партнерами) накопился довольно большой практический опыт:
- как запускать учет на предприятиях
- как разбирать кадровые данные из десятков разных форматов
- как работать с нормами
- как наводить порядок там, где раньше был Excel или что-то неподходящее под задачу
- как отслеживать обеспеченность сотрудников, контролировать сроки и планировать годовой бюджет на предприятиях с тысячами сотрудников
Мы давно задумывались делиться этим опытом, но как-то не доходили до понятного формата.
В итоге все ограничивалось индивидуальной работой на проектах.
Собственно, для этого и появился этот канал.
Здесь будем писать:
- про практику учета спецодежды
- про автоматизацию в охране труда
- про то, что видим у клиентов
- про наши решения и обновления
и иногда — про то, что только планируем
Получится или нет — посмотрим.
Но попробовать точно надо.
👍2
Как появился контент план на месяц вперед
Изначально казалось, что у нас полно тем для публикаций. Но как только дошло до написания текста — оказались в ступоре. Вроде много всего хотели рассказать, а о чем писать — непонятно. Все казалось каким-то мелким и неважным.
Чтобы как-то выделить главное, начали вспоминать ваши вопросы. Что чаще всего спрашивают клиенты, с чем приходят текущие пользователи, на каких местах чаще всего возникают сложности. И в какой-то момент стало понятно, что тем действительно много, но они все про конкретные ситуации и практику, с которой мы сталкиваемся на проектах.
На различных предприятиях на самом деле есть своя специфика: где-то вахтовый метод, где-то дополнительно используется гостевой фонд, где-то выдается форменная одежда, где-то отдельно ведется учет стирок и ремонта. И обо всем этом интересно рассказать. И да, почти все это так или иначе связано с нашим решением. Но это и есть тот опыт, которым мы обещали делиться, он уже часть нашего продукта.
Дальше встал логичный вопрос — с чего начать. В итоге решили идти с базы, чтобы вы могли с нами постепенно познакомиться, а мы — выстроить понятную логику повествования.
Так как текста получается много, не будем выкладывать все сразу. Будем публиковать постепенно, как сериал — чтобы немного заинтриговать и, возможно, заставить ждать следующую серию.
Изначально казалось, что у нас полно тем для публикаций. Но как только дошло до написания текста — оказались в ступоре. Вроде много всего хотели рассказать, а о чем писать — непонятно. Все казалось каким-то мелким и неважным.
Чтобы как-то выделить главное, начали вспоминать ваши вопросы. Что чаще всего спрашивают клиенты, с чем приходят текущие пользователи, на каких местах чаще всего возникают сложности. И в какой-то момент стало понятно, что тем действительно много, но они все про конкретные ситуации и практику, с которой мы сталкиваемся на проектах.
На различных предприятиях на самом деле есть своя специфика: где-то вахтовый метод, где-то дополнительно используется гостевой фонд, где-то выдается форменная одежда, где-то отдельно ведется учет стирок и ремонта. И обо всем этом интересно рассказать. И да, почти все это так или иначе связано с нашим решением. Но это и есть тот опыт, которым мы обещали делиться, он уже часть нашего продукта.
Дальше встал логичный вопрос — с чего начать. В итоге решили идти с базы, чтобы вы могли с нами постепенно познакомиться, а мы — выстроить понятную логику повествования.
Так как текста получается много, не будем выкладывать все сразу. Будем публиковать постепенно, как сериал — чтобы немного заинтриговать и, возможно, заставить ждать следующую серию.
С чего начинается запуск
Итак, начнем с начала.
У нас по сути есть два режима запуска системы на проектах: с ручным вводом всех данных и с импортом данных из других систем. На практике, конечно, чаще всего это разные комбинации этих подходов.
Эти два способа довольно сильно отличаются, поэтому будем разбирать их отдельно. И тут важный момент — выбор не всегда зависит от объема данных и количества сотрудников. Скорее он зависит от того, в каком виде у вас сейчас ведется учет спецодежды или хотя бы кадровой информации.
Из практики были разные крайности.
Например, загрузка из 1С списка на 10–15 сотрудников. Просто потому что это несложно: в 1С сохранить кадры в Excel, а потом загрузить в программу. В итоге это оказывается быстрее, чем вносить даже такое небольшое количество людей вручную.
И обратная ситуация.
Предприятие на 5000 сотрудников. Штатка была загружена автоматически из кадровой системы — с этим все было более-менее хорошо. Небольшая часть дат прошлых выдач была подтянута из SAP. Но основная масса информации о выдачах была в бумажных карточках.
И в итоге все это вносилось вручную из карточек в программу. Для этого потребовалась довольно усердная работа 6 операторов и несколько недель муторной работы. В сумме было внесено более 30 тысяч прошлых выдач с датами, но запуск при этом был выполнен вовремя.
Правда, потом еще несколько месяцев выявлялись неточности и ошибки — и в основном они были в исходной информации. Это, в целом, нормальная история: там где не было системного учета, данные редко бывают хорошими. А там где уже все хорошо с учетом — мы, как правило, и не нужны 😄.
Про импорт сделаем отдельную серию постов — там достаточно нюансов.
Если говорить про ручной ввод, то обычно все идет в такой последовательности.
Подготовка новой базы к работе:
1 — формируем структуру организации, подразделения и должности
2 — вносим нормы выдачи, используемые на предприятии
3 — вносим базовую информацию о сотрудниках
4 — привязываем сотрудников к нормам
5 — вносим информацию о прошлых выдачах (если они есть)
Начало оперативного учета:
1 — внесение складских остатков или прием СИЗ для выдачи
2 — выдача сотрудникам
В следующих постах подробно разберем этапы подготовки базы (пункты 1–4) — где обычно возникают сложности и на что стоит обратить внимание при запуске.
#запускQS
Итак, начнем с начала.
У нас по сути есть два режима запуска системы на проектах: с ручным вводом всех данных и с импортом данных из других систем. На практике, конечно, чаще всего это разные комбинации этих подходов.
Эти два способа довольно сильно отличаются, поэтому будем разбирать их отдельно. И тут важный момент — выбор не всегда зависит от объема данных и количества сотрудников. Скорее он зависит от того, в каком виде у вас сейчас ведется учет спецодежды или хотя бы кадровой информации.
Из практики были разные крайности.
Например, загрузка из 1С списка на 10–15 сотрудников. Просто потому что это несложно: в 1С сохранить кадры в Excel, а потом загрузить в программу. В итоге это оказывается быстрее, чем вносить даже такое небольшое количество людей вручную.
И обратная ситуация.
Предприятие на 5000 сотрудников. Штатка была загружена автоматически из кадровой системы — с этим все было более-менее хорошо. Небольшая часть дат прошлых выдач была подтянута из SAP. Но основная масса информации о выдачах была в бумажных карточках.
И в итоге все это вносилось вручную из карточек в программу. Для этого потребовалась довольно усердная работа 6 операторов и несколько недель муторной работы. В сумме было внесено более 30 тысяч прошлых выдач с датами, но запуск при этом был выполнен вовремя.
Правда, потом еще несколько месяцев выявлялись неточности и ошибки — и в основном они были в исходной информации. Это, в целом, нормальная история: там где не было системного учета, данные редко бывают хорошими. А там где уже все хорошо с учетом — мы, как правило, и не нужны 😄.
Про импорт сделаем отдельную серию постов — там достаточно нюансов.
Если говорить про ручной ввод, то обычно все идет в такой последовательности.
Подготовка новой базы к работе:
1 — формируем структуру организации, подразделения и должности
2 — вносим нормы выдачи, используемые на предприятии
3 — вносим базовую информацию о сотрудниках
4 — привязываем сотрудников к нормам
5 — вносим информацию о прошлых выдачах (если они есть)
Начало оперативного учета:
1 — внесение складских остатков или прием СИЗ для выдачи
2 — выдача сотрудникам
В следующих постах подробно разберем этапы подготовки базы (пункты 1–4) — где обычно возникают сложности и на что стоит обратить внимание при запуске.
#запускQS
С Днём труда!
Спасибо всем, кто выстраивает процессы, следит за порядком и делает работу системной и безопасной — ваш вклад всегда заметен в результате.
Коротко напомним: этап максимальной скидки на «QS: Спецодежда» завершён, но до 15 мая ещё есть возможность «вскочить в последний вагон» — сейчас действует скидка 15% на внедрение и расширение системы.
Спасибо всем, кто выстраивает процессы, следит за порядком и делает работу системной и безопасной — ваш вклад всегда заметен в результате.
Коротко напомним: этап максимальной скидки на «QS: Спецодежда» завершён, но до 15 мая ещё есть возможность «вскочить в последний вагон» — сейчас действует скидка 15% на внедрение и расширение системы.
Коллеги, всех с наступающими праздниками! ☀️ Мир! Труд! Май!
Первомай — это не только про «демонстрации и красные флаги» (хотя кому-то и это заходит).
Реально — это первые по-настоящему тёплые длинные выходные.
И если шашлыки, грядки и сериалы уже наскучили — вот идея, как провести 1–4 мая нескучно, с душой и даже с пользой для работы (простите, профессия такая).
Кинопросмотр с разбором «Как не надо делать ОТ»
Вечером — вместо боевика включите старую советскую комедию или современное кино, где герои работают на опасном производстве.
И задайте вопрос: «Какие 3 нарушения ОТ вы заметили?»
Спойлер: их всегда больше трёх.
Примеры для поиска:
«Человек с бульдозером» (все забыли каски)
«Девчата» (строительство, лесопилка)
любые фильмы про заводы 60-х
Первомай — это не только про «демонстрации и красные флаги» (хотя кому-то и это заходит).
Реально — это первые по-настоящему тёплые длинные выходные.
И если шашлыки, грядки и сериалы уже наскучили — вот идея, как провести 1–4 мая нескучно, с душой и даже с пользой для работы (простите, профессия такая).
Кинопросмотр с разбором «Как не надо делать ОТ»
Вечером — вместо боевика включите старую советскую комедию или современное кино, где герои работают на опасном производстве.
И задайте вопрос: «Какие 3 нарушения ОТ вы заметили?»
Спойлер: их всегда больше трёх.
Примеры для поиска:
«Человек с бульдозером» (все забыли каски)
«Девчата» (строительство, лесопилка)
любые фильмы про заводы 60-х
Формируем структуру: подразделения, отделы, должности
На этом шаге кажется, что все просто: можно взять и повторить текущую структуру организации как есть. В большинстве случаев это рабочий вариант. Но есть нюансы, о которых лучше подумать заранее — потом переделывать будет сложнее.
В системе структура выглядит так: организация → подразделения (многоуровневые) → отдел → должности → сотрудники. При этом любой уровень можно пропустить. Например, для небольшой организации можно вообще не заводить подразделения и должности, а назначать нормы напрямую сотрудникам.
Но если говорить про нормальный запуск, минимально стоит завести хотя бы должности. Потому что именно к ним привязываются нормы. Если нормы для одной должности могут отличаться в зависимости от места работы — тогда уже желательно вводить и подразделения.
Теперь про самый частый вопрос — использовать ли поле «отдел».
Формально оно не обязательно. Подразделения уже имеют иерархию, и ею можно покрыть всю структуру. Но на практике отдельное поле «отдел» часто оказывается удобным. Например, туда можно вынести самый нижний уровень — бригады или внутрицеховые группы — и использовать их для коллективных выдач.
Иногда это упрощает работу с нормами. Вместо множества однотипных должностей можно оставить одну на подразделение, а детализацию увести в отделы.
Но важно не использовать отделы для «параллельных», вне структуры, объединений сотрудников. Например, чтобы собрать всех электриков или участников проекта — для этого есть группы сотрудников. Отделы должны оставаться частью структуры и быть привязаны к подразделениям.
Еще один момент — подразделения.
Их имеет смысл вводить почти всегда. Это просто понятно — где работает сотрудник. Плюс это важно, если у вас несколько складов: склады можно привязывать к подразделениям, а кладовщиков — к складам.
И отдельно про ручной ввод. Не обязательно сначала идеально продумывать структуру. Можно начать с сотрудников: при добавлении выбирать должность и отдел, а если их еще нет — создавать на месте. Нормы можно привязывать позже, по мере заполнения базы.
В итоге здесь нет одного «правильного» варианта. Но есть решения, которые лучше принять заранее: как детализировать структуру, использовать ли отделы и как привязывать нормы. От этого дальше зависит почти вся работа в системе.
#запускQS
На этом шаге кажется, что все просто: можно взять и повторить текущую структуру организации как есть. В большинстве случаев это рабочий вариант. Но есть нюансы, о которых лучше подумать заранее — потом переделывать будет сложнее.
В системе структура выглядит так: организация → подразделения (многоуровневые) → отдел → должности → сотрудники. При этом любой уровень можно пропустить. Например, для небольшой организации можно вообще не заводить подразделения и должности, а назначать нормы напрямую сотрудникам.
Но если говорить про нормальный запуск, минимально стоит завести хотя бы должности. Потому что именно к ним привязываются нормы. Если нормы для одной должности могут отличаться в зависимости от места работы — тогда уже желательно вводить и подразделения.
Теперь про самый частый вопрос — использовать ли поле «отдел».
Формально оно не обязательно. Подразделения уже имеют иерархию, и ею можно покрыть всю структуру. Но на практике отдельное поле «отдел» часто оказывается удобным. Например, туда можно вынести самый нижний уровень — бригады или внутрицеховые группы — и использовать их для коллективных выдач.
Иногда это упрощает работу с нормами. Вместо множества однотипных должностей можно оставить одну на подразделение, а детализацию увести в отделы.
Но важно не использовать отделы для «параллельных», вне структуры, объединений сотрудников. Например, чтобы собрать всех электриков или участников проекта — для этого есть группы сотрудников. Отделы должны оставаться частью структуры и быть привязаны к подразделениям.
Еще один момент — подразделения.
Их имеет смысл вводить почти всегда. Это просто понятно — где работает сотрудник. Плюс это важно, если у вас несколько складов: склады можно привязывать к подразделениям, а кладовщиков — к складам.
И отдельно про ручной ввод. Не обязательно сначала идеально продумывать структуру. Можно начать с сотрудников: при добавлении выбирать должность и отдел, а если их еще нет — создавать на месте. Нормы можно привязывать позже, по мере заполнения базы.
В итоге здесь нет одного «правильного» варианта. Но есть решения, которые лучше принять заранее: как детализировать структуру, использовать ли отделы и как привязывать нормы. От этого дальше зависит почти вся работа в системе.
#запускQS
Нормы выдачи — основа всей системы
Второй по значимости информацией в системе после структуры организации являются нормы выдачи. По сути вокруг них дальше и строится почти вся работа программы.
Если у вас небольшая организация на 50 сотрудников и всего 5 норм — можно особо не усложнять. Сделать отдельную норму под каждую должность или даже под конкретного сотрудника, и вы в этом не запутаетесь.
Но на больших предприятиях нормы лучше организовывать более продуманно. Иначе через какое-то время поддерживать их становится очень сложно.
Обычно мы рекомендуем разделять нормы на 3 типа:
- нормы по должностям
- отдельные нормы на ДСИЗ и другую «коллективку», которую получают почти все
- отдельные нормы на допуски, условия труда и прочие особенности
А уже в карточке конкретного сотрудника объединять несколько норм одновременно, формируя итоговую потребность.
Например, условный Иванов может иметь:
- норму для электрика
- общую норму на смывающие
- норму на допуск к высотным работам
Как мы уже говорили выше — можно обойтись и одной полной нормой. Просто добавить в норму по должности и ДСИЗ, и все дополнительные условия. На старте это даже выглядит проще: открыл норму и сразу видишь все, что положено сотруднику.
Но дальше начинаются сложности с сопровождением.
Например, предприятие решило поменять нормы по ДСИЗ. Если ДСИЗ вынесены в отдельную общую норму — достаточно изменить одну запись. А если все объединено в десятках полных норм — изменения придется вносить в каждую из них. И где-нибудь обязательно забудется какая-нибудь уникальная норма, которую когда-то сделали «для одного человека».
Еще один момент. Если на предприятии несколько разных должностей по сути получают одинаковый набор СИЗ — мы рекомендуем делать одну общую норму и просто добавлять в нее список должностей, которым она соответствует.
Но даже если вы решили делать похожие нормы отдельно — тут тоже есть небольшой лайфхак. В журнале норм можно через контекстное меню создать копию существующей нормы и поменять только отличающиеся позиции. Это сильно ускоряет первоначальное заполнение.
Сами номенклатуры в нормах на этом этапе можно заполнять достаточно просто. По возможности сразу выбирайте тип номенклатуры — он потом будет участвовать в работе с размерами. Если это дерматологические СИЗ — лучше сразу поставить соответствующую галочку. И если уже знаете, что что-то будет выдаваться через дозаторы — это тоже можно отметить сразу.
В остальные параметры пока можно сильно не углубляться — до них еще дойдем в следующих этапах.
В результате этого шага у нас уже появляются все основные нормы предприятия с привязанными должностями, но пока еще без сотрудников. Следующим этапом будем создавать карточки сотрудников и привязывать к ним нормы.
#запускQS
Второй по значимости информацией в системе после структуры организации являются нормы выдачи. По сути вокруг них дальше и строится почти вся работа программы.
Если у вас небольшая организация на 50 сотрудников и всего 5 норм — можно особо не усложнять. Сделать отдельную норму под каждую должность или даже под конкретного сотрудника, и вы в этом не запутаетесь.
Но на больших предприятиях нормы лучше организовывать более продуманно. Иначе через какое-то время поддерживать их становится очень сложно.
Обычно мы рекомендуем разделять нормы на 3 типа:
- нормы по должностям
- отдельные нормы на ДСИЗ и другую «коллективку», которую получают почти все
- отдельные нормы на допуски, условия труда и прочие особенности
А уже в карточке конкретного сотрудника объединять несколько норм одновременно, формируя итоговую потребность.
Например, условный Иванов может иметь:
- норму для электрика
- общую норму на смывающие
- норму на допуск к высотным работам
Как мы уже говорили выше — можно обойтись и одной полной нормой. Просто добавить в норму по должности и ДСИЗ, и все дополнительные условия. На старте это даже выглядит проще: открыл норму и сразу видишь все, что положено сотруднику.
Но дальше начинаются сложности с сопровождением.
Например, предприятие решило поменять нормы по ДСИЗ. Если ДСИЗ вынесены в отдельную общую норму — достаточно изменить одну запись. А если все объединено в десятках полных норм — изменения придется вносить в каждую из них. И где-нибудь обязательно забудется какая-нибудь уникальная норма, которую когда-то сделали «для одного человека».
Еще один момент. Если на предприятии несколько разных должностей по сути получают одинаковый набор СИЗ — мы рекомендуем делать одну общую норму и просто добавлять в нее список должностей, которым она соответствует.
Но даже если вы решили делать похожие нормы отдельно — тут тоже есть небольшой лайфхак. В журнале норм можно через контекстное меню создать копию существующей нормы и поменять только отличающиеся позиции. Это сильно ускоряет первоначальное заполнение.
Сами номенклатуры в нормах на этом этапе можно заполнять достаточно просто. По возможности сразу выбирайте тип номенклатуры — он потом будет участвовать в работе с размерами. Если это дерматологические СИЗ — лучше сразу поставить соответствующую галочку. И если уже знаете, что что-то будет выдаваться через дозаторы — это тоже можно отметить сразу.
В остальные параметры пока можно сильно не углубляться — до них еще дойдем в следующих этапах.
В результате этого шага у нас уже появляются все основные нормы предприятия с привязанными должностями, но пока еще без сотрудников. Следующим этапом будем создавать карточки сотрудников и привязывать к ним нормы.
#запускQS
Хаос кажется удобным только до того момента, пока не увидишь порядок
«Руководство не согласует».
«Это дорого».
«У нас и так Excel».
«Кладовщики против».
«Бухгалтерия не хочет двойного учета».
Наверное, это самые частые фразы, которые мы слышим от специалистов по охране труда при первом общении.
И после обсуждения возможностей программы разговор очень быстро переходит к вопросу:
«Как убедить руководство, что она вообще нужна?»
Потому что пока учет спецодежды живет в 1С Бухгалтерии, бумажных карточках и Excel-файлах «у каждого своих» — многим кажется, что «в целом работает».
Хотя по факту:
— склады по одним позициям затарены на годы вперед, а других СИЗ постоянно не хватает
— сроки носки контролируются вручную
— никто толком не понимает реальную обеспеченность сотрудников и наличие просрочек, а это уже штрафы и риски
Но все к этому привыкли.
И самое интересное — при этом предприятия спокойно покупают ERP, 1С, CRM, серверы, терминалы, лицензии, интеграции и доработки, которые стоят значительно дороже автоматизации учета СИЗ. Но руководство говорит « Дорого...».
А то, что в какой-то момент предприятие просто перестает справляться с ручным учетом без постоянных ошибок и потери времени.
И, наверное, самое показательное — мы почти не встречали предприятий, которые после нормального запуска захотели бы вернуться обратно к бумаге и Excel.
«Руководство не согласует».
«Это дорого».
«У нас и так Excel».
«Кладовщики против».
«Бухгалтерия не хочет двойного учета».
Наверное, это самые частые фразы, которые мы слышим от специалистов по охране труда при первом общении.
И после обсуждения возможностей программы разговор очень быстро переходит к вопросу:
«Как убедить руководство, что она вообще нужна?»
Потому что пока учет спецодежды живет в 1С Бухгалтерии, бумажных карточках и Excel-файлах «у каждого своих» — многим кажется, что «в целом работает».
Хотя по факту:
— склады по одним позициям затарены на годы вперед, а других СИЗ постоянно не хватает
— сроки носки контролируются вручную
— никто толком не понимает реальную обеспеченность сотрудников и наличие просрочек, а это уже штрафы и риски
Но все к этому привыкли.
И самое интересное — при этом предприятия спокойно покупают ERP, 1С, CRM, серверы, терминалы, лицензии, интеграции и доработки, которые стоят значительно дороже автоматизации учета СИЗ. Но руководство говорит « Дорого...».
А то, что в какой-то момент предприятие просто перестает справляться с ручным учетом без постоянных ошибок и потери времени.
И, наверное, самое показательное — мы почти не встречали предприятий, которые после нормального запуска захотели бы вернуться обратно к бумаге и Excel.
Ручной ввод карточек сотрудников
Сотрудники для системы QS: Спецодежда вообще-то являются самой важной информацией. По сути весь оперативный учет дальше крутится вокруг них. Поэтому чем больше информации о сотруднике вы внесете, тем больше возможностей системы сможете задействовать.
Минимальный набор — это ФИО. Для учета этого уже достаточно. Но обычно удобно сразу вносить еще табельный номер, дату приема на работу и другую информацию — хотя бы для поиска и навигации.
При желании к карточке можно прикрепить фотографию сотрудника. Это можно использовать для дополнительной идентификации при выдаче спецодежды.
На прошлом этапе при настройке структуры организации вы могли пойти двумя путями. Либо создавать отдельные должности внутри подразделений — фактически делая должности единицей штатного расписания. Либо использовать общие должности для разных подразделений.
Если вы пошли по первому пути, то при заполнении сотрудника мы рекомендуем сразу указывать именно должность. Тогда подразделение и отдел программа подтянет автоматически из должности.
Если нормы для должностей уже настроены, то при выборе должности программа сама предложит привязать подходящую норму или нормы к сотруднику. Хотя сделать это можно и позже вручную на вкладке «Примененные нормы».
Как только вы подвязываете сотруднику одну или несколько норм, уже можно перейти на вкладку «Спецодежда по нормам» и увидеть итоговые потребности сотрудника.
Так как вы переносите информацию с бумажных карточек, это хороший момент, чтобы сразу свериться: совпадает ли рассчитанная потребность с тем, что указано в карточке сотрудника.
Скорее всего вы начинаете использовать программу не на новом предприятии, а там, где сотрудники уже что-то получили из спецодежды. Поэтому обычно в этот момент удобно сразу внести прошлые выдачи.
Для этого на вкладке «Спецодежда по нормам» есть кнопка «Ручные операции выдачи». Она как раз предназначена для ввода прошлых выдач без складских движений.
Минимально в ручной операции нужно указать дату выдачи — дальше программа сама рассчитает дату окончания носки. Если сотрудник получал несколько предметов в разные даты, то потребуется создать несколько операций для одной потребности.
Если в будущем предполагается возврат спецодежды на склад, тогда желательно указывать конкретную номенклатуру, размеры и при необходимости даже присваивать штрихкод.
Если же информация вносится только для контроля сроков, достаточно даты получения и даты списания.
На первой странице бумажной карточки сотрудника обычно также имеются размеры одежды, обуви и т.п. Их тоже желательно сразу внести в систему на вкладку «Размеры». Тогда программа сможет автоматически подбирать размеры при выдаче и в дальнейшем прогнозировать закупки по размерным рядам.
Про настройку размеров, скорее всего, сделаем отдельный пост — там тоже достаточно нюансов.
В результате этого этапа у нас появляется полноценная карточка сотрудника с потребностями, размерами и прошлыми выдачами. Дальше остается повторить эти действия для остальных сотрудников — и база уже готова к использованию.
#запускQS
Сотрудники для системы QS: Спецодежда вообще-то являются самой важной информацией. По сути весь оперативный учет дальше крутится вокруг них. Поэтому чем больше информации о сотруднике вы внесете, тем больше возможностей системы сможете задействовать.
Минимальный набор — это ФИО. Для учета этого уже достаточно. Но обычно удобно сразу вносить еще табельный номер, дату приема на работу и другую информацию — хотя бы для поиска и навигации.
При желании к карточке можно прикрепить фотографию сотрудника. Это можно использовать для дополнительной идентификации при выдаче спецодежды.
На прошлом этапе при настройке структуры организации вы могли пойти двумя путями. Либо создавать отдельные должности внутри подразделений — фактически делая должности единицей штатного расписания. Либо использовать общие должности для разных подразделений.
Если вы пошли по первому пути, то при заполнении сотрудника мы рекомендуем сразу указывать именно должность. Тогда подразделение и отдел программа подтянет автоматически из должности.
Если нормы для должностей уже настроены, то при выборе должности программа сама предложит привязать подходящую норму или нормы к сотруднику. Хотя сделать это можно и позже вручную на вкладке «Примененные нормы».
Как только вы подвязываете сотруднику одну или несколько норм, уже можно перейти на вкладку «Спецодежда по нормам» и увидеть итоговые потребности сотрудника.
Так как вы переносите информацию с бумажных карточек, это хороший момент, чтобы сразу свериться: совпадает ли рассчитанная потребность с тем, что указано в карточке сотрудника.
Скорее всего вы начинаете использовать программу не на новом предприятии, а там, где сотрудники уже что-то получили из спецодежды. Поэтому обычно в этот момент удобно сразу внести прошлые выдачи.
Для этого на вкладке «Спецодежда по нормам» есть кнопка «Ручные операции выдачи». Она как раз предназначена для ввода прошлых выдач без складских движений.
Минимально в ручной операции нужно указать дату выдачи — дальше программа сама рассчитает дату окончания носки. Если сотрудник получал несколько предметов в разные даты, то потребуется создать несколько операций для одной потребности.
Если в будущем предполагается возврат спецодежды на склад, тогда желательно указывать конкретную номенклатуру, размеры и при необходимости даже присваивать штрихкод.
Если же информация вносится только для контроля сроков, достаточно даты получения и даты списания.
На первой странице бумажной карточки сотрудника обычно также имеются размеры одежды, обуви и т.п. Их тоже желательно сразу внести в систему на вкладку «Размеры». Тогда программа сможет автоматически подбирать размеры при выдаче и в дальнейшем прогнозировать закупки по размерным рядам.
Про настройку размеров, скорее всего, сделаем отдельный пост — там тоже достаточно нюансов.
В результате этого этапа у нас появляется полноценная карточка сотрудника с потребностями, размерами и прошлыми выдачами. Дальше остается повторить эти действия для остальных сотрудников — и база уже готова к использованию.
#запускQS