Как появился контент план на месяц вперед
Изначально казалось, что у нас полно тем для публикаций. Но как только дошло до написания текста — оказались в ступоре. Вроде много всего хотели рассказать, а о чем писать — непонятно. Все казалось каким-то мелким и неважным.
Чтобы как-то выделить главное, начали вспоминать ваши вопросы. Что чаще всего спрашивают клиенты, с чем приходят текущие пользователи, на каких местах чаще всего возникают сложности. И в какой-то момент стало понятно, что тем действительно много, но они все про конкретные ситуации и практику, с которой мы сталкиваемся на проектах.
На различных предприятиях на самом деле есть своя специфика: где-то вахтовый метод, где-то дополнительно используется гостевой фонд, где-то выдается форменная одежда, где-то отдельно ведется учет стирок и ремонта. И обо всем этом интересно рассказать. И да, почти все это так или иначе связано с нашим решением. Но это и есть тот опыт, которым мы обещали делиться, он уже часть нашего продукта.
Дальше встал логичный вопрос — с чего начать. В итоге решили идти с базы, чтобы вы могли с нами постепенно познакомиться, а мы — выстроить понятную логику повествования.
Так как текста получается много, не будем выкладывать все сразу. Будем публиковать постепенно, как сериал — чтобы немного заинтриговать и, возможно, заставить ждать следующую серию.
Изначально казалось, что у нас полно тем для публикаций. Но как только дошло до написания текста — оказались в ступоре. Вроде много всего хотели рассказать, а о чем писать — непонятно. Все казалось каким-то мелким и неважным.
Чтобы как-то выделить главное, начали вспоминать ваши вопросы. Что чаще всего спрашивают клиенты, с чем приходят текущие пользователи, на каких местах чаще всего возникают сложности. И в какой-то момент стало понятно, что тем действительно много, но они все про конкретные ситуации и практику, с которой мы сталкиваемся на проектах.
На различных предприятиях на самом деле есть своя специфика: где-то вахтовый метод, где-то дополнительно используется гостевой фонд, где-то выдается форменная одежда, где-то отдельно ведется учет стирок и ремонта. И обо всем этом интересно рассказать. И да, почти все это так или иначе связано с нашим решением. Но это и есть тот опыт, которым мы обещали делиться, он уже часть нашего продукта.
Дальше встал логичный вопрос — с чего начать. В итоге решили идти с базы, чтобы вы могли с нами постепенно познакомиться, а мы — выстроить понятную логику повествования.
Так как текста получается много, не будем выкладывать все сразу. Будем публиковать постепенно, как сериал — чтобы немного заинтриговать и, возможно, заставить ждать следующую серию.
С чего начинается запуск
Итак, начнем с начала.
У нас по сути есть два режима запуска системы на проектах: с ручным вводом всех данных и с импортом данных из других систем. На практике, конечно, чаще всего это разные комбинации этих подходов.
Эти два способа довольно сильно отличаются, поэтому будем разбирать их отдельно. И тут важный момент — выбор не всегда зависит от объема данных и количества сотрудников. Скорее он зависит от того, в каком виде у вас сейчас ведется учет спецодежды или хотя бы кадровой информации.
Из практики были разные крайности.
Например, загрузка из 1С списка на 10–15 сотрудников. Просто потому что это несложно: в 1С сохранить кадры в Excel, а потом загрузить в программу. В итоге это оказывается быстрее, чем вносить даже такое небольшое количество людей вручную.
И обратная ситуация.
Предприятие на 5000 сотрудников. Штатка была загружена автоматически из кадровой системы — с этим все было более-менее хорошо. Небольшая часть дат прошлых выдач была подтянута из SAP. Но основная масса информации о выдачах была в бумажных карточках.
И в итоге все это вносилось вручную из карточек в программу. Для этого потребовалась довольно усердная работа 6 операторов и несколько недель муторной работы. В сумме было внесено более 30 тысяч прошлых выдач с датами, но запуск при этом был выполнен вовремя.
Правда, потом еще несколько месяцев выявлялись неточности и ошибки — и в основном они были в исходной информации. Это, в целом, нормальная история: там где не было системного учета, данные редко бывают хорошими. А там где уже все хорошо с учетом — мы, как правило, и не нужны 😄.
Про импорт сделаем отдельную серию постов — там достаточно нюансов.
Если говорить про ручной ввод, то обычно все идет в такой последовательности.
Подготовка новой базы к работе:
1 — формируем структуру организации, подразделения и должности
2 — вносим нормы выдачи, используемые на предприятии
3 — вносим базовую информацию о сотрудниках
4 — привязываем сотрудников к нормам
5 — вносим информацию о прошлых выдачах (если они есть)
Начало оперативного учета:
1 — внесение складских остатков или прием СИЗ для выдачи
2 — выдача сотрудникам
В следующих постах подробно разберем этапы подготовки базы (пункты 1–4) — где обычно возникают сложности и на что стоит обратить внимание при запуске.
#запускQS
Итак, начнем с начала.
У нас по сути есть два режима запуска системы на проектах: с ручным вводом всех данных и с импортом данных из других систем. На практике, конечно, чаще всего это разные комбинации этих подходов.
Эти два способа довольно сильно отличаются, поэтому будем разбирать их отдельно. И тут важный момент — выбор не всегда зависит от объема данных и количества сотрудников. Скорее он зависит от того, в каком виде у вас сейчас ведется учет спецодежды или хотя бы кадровой информации.
Из практики были разные крайности.
Например, загрузка из 1С списка на 10–15 сотрудников. Просто потому что это несложно: в 1С сохранить кадры в Excel, а потом загрузить в программу. В итоге это оказывается быстрее, чем вносить даже такое небольшое количество людей вручную.
И обратная ситуация.
Предприятие на 5000 сотрудников. Штатка была загружена автоматически из кадровой системы — с этим все было более-менее хорошо. Небольшая часть дат прошлых выдач была подтянута из SAP. Но основная масса информации о выдачах была в бумажных карточках.
И в итоге все это вносилось вручную из карточек в программу. Для этого потребовалась довольно усердная работа 6 операторов и несколько недель муторной работы. В сумме было внесено более 30 тысяч прошлых выдач с датами, но запуск при этом был выполнен вовремя.
Правда, потом еще несколько месяцев выявлялись неточности и ошибки — и в основном они были в исходной информации. Это, в целом, нормальная история: там где не было системного учета, данные редко бывают хорошими. А там где уже все хорошо с учетом — мы, как правило, и не нужны 😄.
Про импорт сделаем отдельную серию постов — там достаточно нюансов.
Если говорить про ручной ввод, то обычно все идет в такой последовательности.
Подготовка новой базы к работе:
1 — формируем структуру организации, подразделения и должности
2 — вносим нормы выдачи, используемые на предприятии
3 — вносим базовую информацию о сотрудниках
4 — привязываем сотрудников к нормам
5 — вносим информацию о прошлых выдачах (если они есть)
Начало оперативного учета:
1 — внесение складских остатков или прием СИЗ для выдачи
2 — выдача сотрудникам
В следующих постах подробно разберем этапы подготовки базы (пункты 1–4) — где обычно возникают сложности и на что стоит обратить внимание при запуске.
#запускQS
С Днём труда!
Спасибо всем, кто выстраивает процессы, следит за порядком и делает работу системной и безопасной — ваш вклад всегда заметен в результате.
Коротко напомним: этап максимальной скидки на «QS: Спецодежда» завершён, но до 15 мая ещё есть возможность «вскочить в последний вагон» — сейчас действует скидка 15% на внедрение и расширение системы.
Спасибо всем, кто выстраивает процессы, следит за порядком и делает работу системной и безопасной — ваш вклад всегда заметен в результате.
Коротко напомним: этап максимальной скидки на «QS: Спецодежда» завершён, но до 15 мая ещё есть возможность «вскочить в последний вагон» — сейчас действует скидка 15% на внедрение и расширение системы.
Коллеги, всех с наступающими праздниками! ☀️ Мир! Труд! Май!
Первомай — это не только про «демонстрации и красные флаги» (хотя кому-то и это заходит).
Реально — это первые по-настоящему тёплые длинные выходные.
И если шашлыки, грядки и сериалы уже наскучили — вот идея, как провести 1–4 мая нескучно, с душой и даже с пользой для работы (простите, профессия такая).
Кинопросмотр с разбором «Как не надо делать ОТ»
Вечером — вместо боевика включите старую советскую комедию или современное кино, где герои работают на опасном производстве.
И задайте вопрос: «Какие 3 нарушения ОТ вы заметили?»
Спойлер: их всегда больше трёх.
Примеры для поиска:
«Человек с бульдозером» (все забыли каски)
«Девчата» (строительство, лесопилка)
любые фильмы про заводы 60-х
Первомай — это не только про «демонстрации и красные флаги» (хотя кому-то и это заходит).
Реально — это первые по-настоящему тёплые длинные выходные.
И если шашлыки, грядки и сериалы уже наскучили — вот идея, как провести 1–4 мая нескучно, с душой и даже с пользой для работы (простите, профессия такая).
Кинопросмотр с разбором «Как не надо делать ОТ»
Вечером — вместо боевика включите старую советскую комедию или современное кино, где герои работают на опасном производстве.
И задайте вопрос: «Какие 3 нарушения ОТ вы заметили?»
Спойлер: их всегда больше трёх.
Примеры для поиска:
«Человек с бульдозером» (все забыли каски)
«Девчата» (строительство, лесопилка)
любые фильмы про заводы 60-х
Формируем структуру: подразделения, отделы, должности
На этом шаге кажется, что все просто: можно взять и повторить текущую структуру организации как есть. В большинстве случаев это рабочий вариант. Но есть нюансы, о которых лучше подумать заранее — потом переделывать будет сложнее.
В системе структура выглядит так: организация → подразделения (многоуровневые) → отдел → должности → сотрудники. При этом любой уровень можно пропустить. Например, для небольшой организации можно вообще не заводить подразделения и должности, а назначать нормы напрямую сотрудникам.
Но если говорить про нормальный запуск, минимально стоит завести хотя бы должности. Потому что именно к ним привязываются нормы. Если нормы для одной должности могут отличаться в зависимости от места работы — тогда уже желательно вводить и подразделения.
Теперь про самый частый вопрос — использовать ли поле «отдел».
Формально оно не обязательно. Подразделения уже имеют иерархию, и ею можно покрыть всю структуру. Но на практике отдельное поле «отдел» часто оказывается удобным. Например, туда можно вынести самый нижний уровень — бригады или внутрицеховые группы — и использовать их для коллективных выдач.
Иногда это упрощает работу с нормами. Вместо множества однотипных должностей можно оставить одну на подразделение, а детализацию увести в отделы.
Но важно не использовать отделы для «параллельных», вне структуры, объединений сотрудников. Например, чтобы собрать всех электриков или участников проекта — для этого есть группы сотрудников. Отделы должны оставаться частью структуры и быть привязаны к подразделениям.
Еще один момент — подразделения.
Их имеет смысл вводить почти всегда. Это просто понятно — где работает сотрудник. Плюс это важно, если у вас несколько складов: склады можно привязывать к подразделениям, а кладовщиков — к складам.
И отдельно про ручной ввод. Не обязательно сначала идеально продумывать структуру. Можно начать с сотрудников: при добавлении выбирать должность и отдел, а если их еще нет — создавать на месте. Нормы можно привязывать позже, по мере заполнения базы.
В итоге здесь нет одного «правильного» варианта. Но есть решения, которые лучше принять заранее: как детализировать структуру, использовать ли отделы и как привязывать нормы. От этого дальше зависит почти вся работа в системе.
#запускQS
На этом шаге кажется, что все просто: можно взять и повторить текущую структуру организации как есть. В большинстве случаев это рабочий вариант. Но есть нюансы, о которых лучше подумать заранее — потом переделывать будет сложнее.
В системе структура выглядит так: организация → подразделения (многоуровневые) → отдел → должности → сотрудники. При этом любой уровень можно пропустить. Например, для небольшой организации можно вообще не заводить подразделения и должности, а назначать нормы напрямую сотрудникам.
Но если говорить про нормальный запуск, минимально стоит завести хотя бы должности. Потому что именно к ним привязываются нормы. Если нормы для одной должности могут отличаться в зависимости от места работы — тогда уже желательно вводить и подразделения.
Теперь про самый частый вопрос — использовать ли поле «отдел».
Формально оно не обязательно. Подразделения уже имеют иерархию, и ею можно покрыть всю структуру. Но на практике отдельное поле «отдел» часто оказывается удобным. Например, туда можно вынести самый нижний уровень — бригады или внутрицеховые группы — и использовать их для коллективных выдач.
Иногда это упрощает работу с нормами. Вместо множества однотипных должностей можно оставить одну на подразделение, а детализацию увести в отделы.
Но важно не использовать отделы для «параллельных», вне структуры, объединений сотрудников. Например, чтобы собрать всех электриков или участников проекта — для этого есть группы сотрудников. Отделы должны оставаться частью структуры и быть привязаны к подразделениям.
Еще один момент — подразделения.
Их имеет смысл вводить почти всегда. Это просто понятно — где работает сотрудник. Плюс это важно, если у вас несколько складов: склады можно привязывать к подразделениям, а кладовщиков — к складам.
И отдельно про ручной ввод. Не обязательно сначала идеально продумывать структуру. Можно начать с сотрудников: при добавлении выбирать должность и отдел, а если их еще нет — создавать на месте. Нормы можно привязывать позже, по мере заполнения базы.
В итоге здесь нет одного «правильного» варианта. Но есть решения, которые лучше принять заранее: как детализировать структуру, использовать ли отделы и как привязывать нормы. От этого дальше зависит почти вся работа в системе.
#запускQS
Нормы выдачи — основа всей системы
Второй по значимости информацией в системе после структуры организации являются нормы выдачи. По сути вокруг них дальше и строится почти вся работа программы.
Если у вас небольшая организация на 50 сотрудников и всего 5 норм — можно особо не усложнять. Сделать отдельную норму под каждую должность или даже под конкретного сотрудника, и вы в этом не запутаетесь.
Но на больших предприятиях нормы лучше организовывать более продуманно. Иначе через какое-то время поддерживать их становится очень сложно.
Обычно мы рекомендуем разделять нормы на 3 типа:
- нормы по должностям
- отдельные нормы на ДСИЗ и другую «коллективку», которую получают почти все
- отдельные нормы на допуски, условия труда и прочие особенности
А уже в карточке конкретного сотрудника объединять несколько норм одновременно, формируя итоговую потребность.
Например, условный Иванов может иметь:
- норму для электрика
- общую норму на смывающие
- норму на допуск к высотным работам
Как мы уже говорили выше — можно обойтись и одной полной нормой. Просто добавить в норму по должности и ДСИЗ, и все дополнительные условия. На старте это даже выглядит проще: открыл норму и сразу видишь все, что положено сотруднику.
Но дальше начинаются сложности с сопровождением.
Например, предприятие решило поменять нормы по ДСИЗ. Если ДСИЗ вынесены в отдельную общую норму — достаточно изменить одну запись. А если все объединено в десятках полных норм — изменения придется вносить в каждую из них. И где-нибудь обязательно забудется какая-нибудь уникальная норма, которую когда-то сделали «для одного человека».
Еще один момент. Если на предприятии несколько разных должностей по сути получают одинаковый набор СИЗ — мы рекомендуем делать одну общую норму и просто добавлять в нее список должностей, которым она соответствует.
Но даже если вы решили делать похожие нормы отдельно — тут тоже есть небольшой лайфхак. В журнале норм можно через контекстное меню создать копию существующей нормы и поменять только отличающиеся позиции. Это сильно ускоряет первоначальное заполнение.
Сами номенклатуры в нормах на этом этапе можно заполнять достаточно просто. По возможности сразу выбирайте тип номенклатуры — он потом будет участвовать в работе с размерами. Если это дерматологические СИЗ — лучше сразу поставить соответствующую галочку. И если уже знаете, что что-то будет выдаваться через дозаторы — это тоже можно отметить сразу.
В остальные параметры пока можно сильно не углубляться — до них еще дойдем в следующих этапах.
В результате этого шага у нас уже появляются все основные нормы предприятия с привязанными должностями, но пока еще без сотрудников. Следующим этапом будем создавать карточки сотрудников и привязывать к ним нормы.
#запускQS
Второй по значимости информацией в системе после структуры организации являются нормы выдачи. По сути вокруг них дальше и строится почти вся работа программы.
Если у вас небольшая организация на 50 сотрудников и всего 5 норм — можно особо не усложнять. Сделать отдельную норму под каждую должность или даже под конкретного сотрудника, и вы в этом не запутаетесь.
Но на больших предприятиях нормы лучше организовывать более продуманно. Иначе через какое-то время поддерживать их становится очень сложно.
Обычно мы рекомендуем разделять нормы на 3 типа:
- нормы по должностям
- отдельные нормы на ДСИЗ и другую «коллективку», которую получают почти все
- отдельные нормы на допуски, условия труда и прочие особенности
А уже в карточке конкретного сотрудника объединять несколько норм одновременно, формируя итоговую потребность.
Например, условный Иванов может иметь:
- норму для электрика
- общую норму на смывающие
- норму на допуск к высотным работам
Как мы уже говорили выше — можно обойтись и одной полной нормой. Просто добавить в норму по должности и ДСИЗ, и все дополнительные условия. На старте это даже выглядит проще: открыл норму и сразу видишь все, что положено сотруднику.
Но дальше начинаются сложности с сопровождением.
Например, предприятие решило поменять нормы по ДСИЗ. Если ДСИЗ вынесены в отдельную общую норму — достаточно изменить одну запись. А если все объединено в десятках полных норм — изменения придется вносить в каждую из них. И где-нибудь обязательно забудется какая-нибудь уникальная норма, которую когда-то сделали «для одного человека».
Еще один момент. Если на предприятии несколько разных должностей по сути получают одинаковый набор СИЗ — мы рекомендуем делать одну общую норму и просто добавлять в нее список должностей, которым она соответствует.
Но даже если вы решили делать похожие нормы отдельно — тут тоже есть небольшой лайфхак. В журнале норм можно через контекстное меню создать копию существующей нормы и поменять только отличающиеся позиции. Это сильно ускоряет первоначальное заполнение.
Сами номенклатуры в нормах на этом этапе можно заполнять достаточно просто. По возможности сразу выбирайте тип номенклатуры — он потом будет участвовать в работе с размерами. Если это дерматологические СИЗ — лучше сразу поставить соответствующую галочку. И если уже знаете, что что-то будет выдаваться через дозаторы — это тоже можно отметить сразу.
В остальные параметры пока можно сильно не углубляться — до них еще дойдем в следующих этапах.
В результате этого шага у нас уже появляются все основные нормы предприятия с привязанными должностями, но пока еще без сотрудников. Следующим этапом будем создавать карточки сотрудников и привязывать к ним нормы.
#запускQS
Хаос кажется удобным только до того момента, пока не увидишь порядок
«Руководство не согласует».
«Это дорого».
«У нас и так Excel».
«Кладовщики против».
«Бухгалтерия не хочет двойного учета».
Наверное, это самые частые фразы, которые мы слышим от специалистов по охране труда при первом общении.
И после обсуждения возможностей программы разговор очень быстро переходит к вопросу:
«Как убедить руководство, что она вообще нужна?»
Потому что пока учет спецодежды живет в 1С Бухгалтерии, бумажных карточках и Excel-файлах «у каждого своих» — многим кажется, что «в целом работает».
Хотя по факту:
— склады по одним позициям затарены на годы вперед, а других СИЗ постоянно не хватает
— сроки носки контролируются вручную
— никто толком не понимает реальную обеспеченность сотрудников и наличие просрочек, а это уже штрафы и риски
Но все к этому привыкли.
И самое интересное — при этом предприятия спокойно покупают ERP, 1С, CRM, серверы, терминалы, лицензии, интеграции и доработки, которые стоят значительно дороже автоматизации учета СИЗ. Но руководство говорит « Дорого...».
А то, что в какой-то момент предприятие просто перестает справляться с ручным учетом без постоянных ошибок и потери времени.
И, наверное, самое показательное — мы почти не встречали предприятий, которые после нормального запуска захотели бы вернуться обратно к бумаге и Excel.
«Руководство не согласует».
«Это дорого».
«У нас и так Excel».
«Кладовщики против».
«Бухгалтерия не хочет двойного учета».
Наверное, это самые частые фразы, которые мы слышим от специалистов по охране труда при первом общении.
И после обсуждения возможностей программы разговор очень быстро переходит к вопросу:
«Как убедить руководство, что она вообще нужна?»
Потому что пока учет спецодежды живет в 1С Бухгалтерии, бумажных карточках и Excel-файлах «у каждого своих» — многим кажется, что «в целом работает».
Хотя по факту:
— склады по одним позициям затарены на годы вперед, а других СИЗ постоянно не хватает
— сроки носки контролируются вручную
— никто толком не понимает реальную обеспеченность сотрудников и наличие просрочек, а это уже штрафы и риски
Но все к этому привыкли.
И самое интересное — при этом предприятия спокойно покупают ERP, 1С, CRM, серверы, терминалы, лицензии, интеграции и доработки, которые стоят значительно дороже автоматизации учета СИЗ. Но руководство говорит « Дорого...».
А то, что в какой-то момент предприятие просто перестает справляться с ручным учетом без постоянных ошибок и потери времени.
И, наверное, самое показательное — мы почти не встречали предприятий, которые после нормального запуска захотели бы вернуться обратно к бумаге и Excel.
Ручной ввод карточек сотрудников
Сотрудники для системы QS: Спецодежда вообще-то являются самой важной информацией. По сути весь оперативный учет дальше крутится вокруг них. Поэтому чем больше информации о сотруднике вы внесете, тем больше возможностей системы сможете задействовать.
Минимальный набор — это ФИО. Для учета этого уже достаточно. Но обычно удобно сразу вносить еще табельный номер, дату приема на работу и другую информацию — хотя бы для поиска и навигации.
При желании к карточке можно прикрепить фотографию сотрудника. Это можно использовать для дополнительной идентификации при выдаче спецодежды.
На прошлом этапе при настройке структуры организации вы могли пойти двумя путями. Либо создавать отдельные должности внутри подразделений — фактически делая должности единицей штатного расписания. Либо использовать общие должности для разных подразделений.
Если вы пошли по первому пути, то при заполнении сотрудника мы рекомендуем сразу указывать именно должность. Тогда подразделение и отдел программа подтянет автоматически из должности.
Если нормы для должностей уже настроены, то при выборе должности программа сама предложит привязать подходящую норму или нормы к сотруднику. Хотя сделать это можно и позже вручную на вкладке «Примененные нормы».
Как только вы подвязываете сотруднику одну или несколько норм, уже можно перейти на вкладку «Спецодежда по нормам» и увидеть итоговые потребности сотрудника.
Так как вы переносите информацию с бумажных карточек, это хороший момент, чтобы сразу свериться: совпадает ли рассчитанная потребность с тем, что указано в карточке сотрудника.
Скорее всего вы начинаете использовать программу не на новом предприятии, а там, где сотрудники уже что-то получили из спецодежды. Поэтому обычно в этот момент удобно сразу внести прошлые выдачи.
Для этого на вкладке «Спецодежда по нормам» есть кнопка «Ручные операции выдачи». Она как раз предназначена для ввода прошлых выдач без складских движений.
Минимально в ручной операции нужно указать дату выдачи — дальше программа сама рассчитает дату окончания носки. Если сотрудник получал несколько предметов в разные даты, то потребуется создать несколько операций для одной потребности.
Если в будущем предполагается возврат спецодежды на склад, тогда желательно указывать конкретную номенклатуру, размеры и при необходимости даже присваивать штрихкод.
Если же информация вносится только для контроля сроков, достаточно даты получения и даты списания.
На первой странице бумажной карточки сотрудника обычно также имеются размеры одежды, обуви и т.п. Их тоже желательно сразу внести в систему на вкладку «Размеры». Тогда программа сможет автоматически подбирать размеры при выдаче и в дальнейшем прогнозировать закупки по размерным рядам.
Про настройку размеров, скорее всего, сделаем отдельный пост — там тоже достаточно нюансов.
В результате этого этапа у нас появляется полноценная карточка сотрудника с потребностями, размерами и прошлыми выдачами. Дальше остается повторить эти действия для остальных сотрудников — и база уже готова к использованию.
#запускQS
Сотрудники для системы QS: Спецодежда вообще-то являются самой важной информацией. По сути весь оперативный учет дальше крутится вокруг них. Поэтому чем больше информации о сотруднике вы внесете, тем больше возможностей системы сможете задействовать.
Минимальный набор — это ФИО. Для учета этого уже достаточно. Но обычно удобно сразу вносить еще табельный номер, дату приема на работу и другую информацию — хотя бы для поиска и навигации.
При желании к карточке можно прикрепить фотографию сотрудника. Это можно использовать для дополнительной идентификации при выдаче спецодежды.
На прошлом этапе при настройке структуры организации вы могли пойти двумя путями. Либо создавать отдельные должности внутри подразделений — фактически делая должности единицей штатного расписания. Либо использовать общие должности для разных подразделений.
Если вы пошли по первому пути, то при заполнении сотрудника мы рекомендуем сразу указывать именно должность. Тогда подразделение и отдел программа подтянет автоматически из должности.
Если нормы для должностей уже настроены, то при выборе должности программа сама предложит привязать подходящую норму или нормы к сотруднику. Хотя сделать это можно и позже вручную на вкладке «Примененные нормы».
Как только вы подвязываете сотруднику одну или несколько норм, уже можно перейти на вкладку «Спецодежда по нормам» и увидеть итоговые потребности сотрудника.
Так как вы переносите информацию с бумажных карточек, это хороший момент, чтобы сразу свериться: совпадает ли рассчитанная потребность с тем, что указано в карточке сотрудника.
Скорее всего вы начинаете использовать программу не на новом предприятии, а там, где сотрудники уже что-то получили из спецодежды. Поэтому обычно в этот момент удобно сразу внести прошлые выдачи.
Для этого на вкладке «Спецодежда по нормам» есть кнопка «Ручные операции выдачи». Она как раз предназначена для ввода прошлых выдач без складских движений.
Минимально в ручной операции нужно указать дату выдачи — дальше программа сама рассчитает дату окончания носки. Если сотрудник получал несколько предметов в разные даты, то потребуется создать несколько операций для одной потребности.
Если в будущем предполагается возврат спецодежды на склад, тогда желательно указывать конкретную номенклатуру, размеры и при необходимости даже присваивать штрихкод.
Если же информация вносится только для контроля сроков, достаточно даты получения и даты списания.
На первой странице бумажной карточки сотрудника обычно также имеются размеры одежды, обуви и т.п. Их тоже желательно сразу внести в систему на вкладку «Размеры». Тогда программа сможет автоматически подбирать размеры при выдаче и в дальнейшем прогнозировать закупки по размерным рядам.
Про настройку размеров, скорее всего, сделаем отдельный пост — там тоже достаточно нюансов.
В результате этого этапа у нас появляется полноценная карточка сотрудника с потребностями, размерами и прошлыми выдачами. Дальше остается повторить эти действия для остальных сотрудников — и база уже готова к использованию.
#запускQS
Запускаем QS: Спецодежда на предприятии «Метрохим»
Сейчас наша команда активно работает над запуском системы на предприятии «Метрохим».
Одним из основных заказчиков предприятия является Санкт-Петербургский метрополитен. Компания занимается выдачей, обслуживанием, стиркой и химчисткой спецодежды для различных предприятий.
Проект получается совсем не «коробочным». Здесь есть своя специфика:
— учет аренды спецодежды
— отслеживание комплектов
— собственные отчеты и печатные формы
Поэтому классического сценария «установили и забыли» тут, конечно, нет.
На первом этапе запускаем базовый оперативный учет и постепенно переводим предприятие на работу в новой системе.
Следующий этап — запуск сканирования штрихкодов в процессах стирки и обслуживания спецодежды. Это уже позволит значительно глубже анализировать движение и жизненный цикл СИЗ.
По ходу проекта наверняка появятся интересные практические моменты — может быть что-то расскажем здесь, в канале.
Сейчас наша команда активно работает над запуском системы на предприятии «Метрохим».
Одним из основных заказчиков предприятия является Санкт-Петербургский метрополитен. Компания занимается выдачей, обслуживанием, стиркой и химчисткой спецодежды для различных предприятий.
Проект получается совсем не «коробочным». Здесь есть своя специфика:
— учет аренды спецодежды
— отслеживание комплектов
— собственные отчеты и печатные формы
Поэтому классического сценария «установили и забыли» тут, конечно, нет.
На первом этапе запускаем базовый оперативный учет и постепенно переводим предприятие на работу в новой системе.
Следующий этап — запуск сканирования штрихкодов в процессах стирки и обслуживания спецодежды. Это уже позволит значительно глубже анализировать движение и жизненный цикл СИЗ.
По ходу проекта наверняка появятся интересные практические моменты — может быть что-то расскажем здесь, в канале.
❤1
Начало оперативного учета — ввод остатков на складе
После того как карточки сотрудников внесены, можно переходить к наполнению склада. Скорее всего остатки у вас уже есть — предприятие работает не первый день, и спецодежда наверняка хотя бы частично уже закупалась.
На самом деле ввод остатков почти ничем не отличается от обычной новой поставки. Поэтому просто переходим в складские документы и создаем документ «Поступление на склад».
Тут стоит отдельно пояснить один важный момент про номенклатуру. В системе «QS: Спецодежда» есть два разных типа номенклатуры, и это принципиально разные сущности.
Первый тип — номенклатура нормы. С ней мы уже сталкивались при вводе норм выдачи. По сути это обобщенное название из государственных справочников.
Второй тип — складская номенклатура. Это уже конкретная спецодежда, по которой ведется складской учет. То есть то название, которое обычно фигурирует в бухгалтерских документах и накладных.
Связаны эти сущности по принципу «многие ко многим».
Например, один и тот же складской «костюм ОПЗ фабрики ...» может подходить под разные названия в нормах. И наоборот — под одну и ту же строку в норме могут подходить разные модели, производители или цвета спецодежды.
Кстати, заранее заполнять весь справочник складской номенклатуры обычно нет особого смысла. Проще добавлять ее по мере необходимости прямо при вводе остатков. Если нужной позиции еще нет — просто создаете ее сразу при выборе номенклатуры.
Теперь немного про сам складской учет.
В «QS: Спецодежда» учет ведется не только по номенклатуре. Дополнительно учитываются размеры и рост — по сути это аналог «характеристик номенклатуры» в терминологии 1С.
Но есть и еще одно важное измерение — процент износа. То есть спецодежда с разным процентом износа не смешивается в один остаток на складе. Вы отдельно видите, сколько на складе новых вещей с 0% износа, сколько с 50% износа и так далее.
Более того, в системе есть еще и учет по собственникам, но это уже тема для отдельного поста.
Из полезных нюансов при работе с документом поступления — механизм «Добавить размеры».
Если нужно быстро внести много размеров одной номенклатуры, не обязательно добавлять каждую строку вручную. Достаточно добавить одну позицию, нажать кнопку «Добавить размеры», выбрать нужные размеры и указать количество. Это сильно ускоряет ввод поступлений.
И еще один практический момент — не обязательно пытаться внести все остатки за один раз. Обычно даже удобнее разбивать ввод на логические части, чтобы потом было проще проверять данные и не запутаться.
Суммарный результат ввода всегда можно проверить через диалог «Остатки по складу».
После этого у нас уже появляется полноценный склад, и можно переходить к следующему этапу — выдаче спецодежды сотрудникам.
#запускQS
После того как карточки сотрудников внесены, можно переходить к наполнению склада. Скорее всего остатки у вас уже есть — предприятие работает не первый день, и спецодежда наверняка хотя бы частично уже закупалась.
На самом деле ввод остатков почти ничем не отличается от обычной новой поставки. Поэтому просто переходим в складские документы и создаем документ «Поступление на склад».
Тут стоит отдельно пояснить один важный момент про номенклатуру. В системе «QS: Спецодежда» есть два разных типа номенклатуры, и это принципиально разные сущности.
Первый тип — номенклатура нормы. С ней мы уже сталкивались при вводе норм выдачи. По сути это обобщенное название из государственных справочников.
Второй тип — складская номенклатура. Это уже конкретная спецодежда, по которой ведется складской учет. То есть то название, которое обычно фигурирует в бухгалтерских документах и накладных.
Связаны эти сущности по принципу «многие ко многим».
Например, один и тот же складской «костюм ОПЗ фабрики ...» может подходить под разные названия в нормах. И наоборот — под одну и ту же строку в норме могут подходить разные модели, производители или цвета спецодежды.
Кстати, заранее заполнять весь справочник складской номенклатуры обычно нет особого смысла. Проще добавлять ее по мере необходимости прямо при вводе остатков. Если нужной позиции еще нет — просто создаете ее сразу при выборе номенклатуры.
Теперь немного про сам складской учет.
В «QS: Спецодежда» учет ведется не только по номенклатуре. Дополнительно учитываются размеры и рост — по сути это аналог «характеристик номенклатуры» в терминологии 1С.
Но есть и еще одно важное измерение — процент износа. То есть спецодежда с разным процентом износа не смешивается в один остаток на складе. Вы отдельно видите, сколько на складе новых вещей с 0% износа, сколько с 50% износа и так далее.
Более того, в системе есть еще и учет по собственникам, но это уже тема для отдельного поста.
Из полезных нюансов при работе с документом поступления — механизм «Добавить размеры».
Если нужно быстро внести много размеров одной номенклатуры, не обязательно добавлять каждую строку вручную. Достаточно добавить одну позицию, нажать кнопку «Добавить размеры», выбрать нужные размеры и указать количество. Это сильно ускоряет ввод поступлений.
И еще один практический момент — не обязательно пытаться внести все остатки за один раз. Обычно даже удобнее разбивать ввод на логические части, чтобы потом было проще проверять данные и не запутаться.
Суммарный результат ввода всегда можно проверить через диалог «Остатки по складу».
После этого у нас уже появляется полноценный склад, и можно переходить к следующему этапу — выдаче спецодежды сотрудникам.
#запускQS
❤1
Пока работаем над справочником ЕТН, внезапно начали находить в нормативных документах вещи, которых там совсем не ожидали увидеть.
Сначала начали всплывать странные слова:
— «защйты»
— «Головйой убор»
— «противогазоаэрозбльные»
— «сортировшик»
— «расстворов»
— «синальный жилет»
Но самое забавное — все это реально встречается в официальных текстах.
На первый взгляд кажется мелочью. Но дальше эти данные начинают жить своей жизнью:
— попадают в локальные нормы выдачи
— переезжают в Excel
— копируются в складские справочники
— участвуют в автоматическом формировании норм и аналитике
И одна лишняя буква внезапно превращается в отдельную сущность, ломает поиск или создает дубли.
Такие моменты хорошо напоминают, что автоматизация охраны труда — это не только интерфейсы и отчеты, это огромная работа с исходными данными.
А про сам справочник ЕТН и то, что мы там готовим, расскажем когда выпустим релиз.
Сначала начали всплывать странные слова:
— «защйты»
— «Головйой убор»
— «противогазоаэрозбльные»
— «сортировшик»
— «расстворов»
— «синальный жилет»
Но самое забавное — все это реально встречается в официальных текстах.
На первый взгляд кажется мелочью. Но дальше эти данные начинают жить своей жизнью:
— попадают в локальные нормы выдачи
— переезжают в Excel
— копируются в складские справочники
— участвуют в автоматическом формировании норм и аналитике
И одна лишняя буква внезапно превращается в отдельную сущность, ломает поиск или создает дубли.
Такие моменты хорошо напоминают, что автоматизация охраны труда — это не только интерфейсы и отчеты, это огромная работа с исходными данными.
А про сам справочник ЕТН и то, что мы там готовим, расскажем когда выпустим релиз.
❤1👍1
Персональные выдачи
Итак, сотрудники с их потребностями у нас уже есть в системе. Мы знаем, что им положено получать. Продукция лежит на складе. Значит, можно переходить непосредственно к обеспечению сотрудников спецодеждой.
В программе есть два типа выдачи: персональная и коллективная.
Персональная выдача используется в тех случаях, когда сотрудник приходит на склад сам, а документ создается только на него. Обычно через такую выдачу оформляются все «долгие» и поразмерные СИЗ.
Второй вариант — коллективная выдача. Она чаще используется для ДСИЗ и других СИЗ с относительно небольшими сроками использования, которые выдаются регулярно. В этом случае ведомость обычно готовится сразу на бригаду, отдел или другую группу сотрудников. Руководитель подразделения или МОЛ получает продукцию и уже выдает ее сотрудникам под подпись на рабочем месте.
Тип выдачи лучше сразу настроить в типах номенклатуры.
Конечно, при необходимости номенклатуру, отмеченную для персональной выдачи, можно добавить в документ коллективной выдачи и наоборот. Более того, по умолчанию в документ персональной выдачи автоматически попадает и коллективная номенклатура.
На первый взгляд это может показаться странным, но на действующем предприятии обычно вся коллективка у сотрудников уже получена, поэтому программа ее просто не предложит повторно. А вот если сотрудник только что принят на работу, то ему необходимо получить сразу все положенные СИЗ — и персональные, и коллективные. Чтобы не получилось ситуации, когда за частью средств защиты ему придется ждать ближайшей коллективной выдачи несколько месяцев.
Теперь про сам процесс.
Самый простой и удобный вариант — найти пришедшего за спецодеждой сотрудника в справочнике. Обычно проще всего искать по табельному номеру. Кстати, в системе есть и вариант поиска по карте СКУД через считыватель.
После того как сотрудник найден, открываем его карточку и переходим на вкладку «Спецодежда по нормам». Здесь сразу видно, что уже получено, а что еще необходимо выдать.
Если сотруднику есть что получать, достаточно нажать кнопку «Выдать недополученное». Программа сформирует документ выдачи.
После этого можно выдать сотруднику продукцию на примерку. Если размер не подошел или нужно заменить модель, через кнопку «Выбрать варианты» всегда можно подобрать другую подходящую номенклатуру из имеющихся остатков.
Если все подошло, создаем ведомость и печатаем форму МБ-7 для подписи сотрудника.
Кстати, если склад большой и сотруднику необходимо собрать много позиций, можно предварительно распечатать сборочный лист и использовать его при комплектации выдачи.
При необходимости через кнопку «Добавить» можно выдать сотруднику и любую другую продукцию сверх нормы. Но здесь важно понимать, что такая выдача тоже будет числиться за сотрудником до окончания срока носки или возврата.
После проведения ведомости сотрудник считается обеспеченным, а в его личной карточке появляются записи о полученных СИЗ.
#запускQS
Итак, сотрудники с их потребностями у нас уже есть в системе. Мы знаем, что им положено получать. Продукция лежит на складе. Значит, можно переходить непосредственно к обеспечению сотрудников спецодеждой.
В программе есть два типа выдачи: персональная и коллективная.
Персональная выдача используется в тех случаях, когда сотрудник приходит на склад сам, а документ создается только на него. Обычно через такую выдачу оформляются все «долгие» и поразмерные СИЗ.
Второй вариант — коллективная выдача. Она чаще используется для ДСИЗ и других СИЗ с относительно небольшими сроками использования, которые выдаются регулярно. В этом случае ведомость обычно готовится сразу на бригаду, отдел или другую группу сотрудников. Руководитель подразделения или МОЛ получает продукцию и уже выдает ее сотрудникам под подпись на рабочем месте.
Тип выдачи лучше сразу настроить в типах номенклатуры.
Конечно, при необходимости номенклатуру, отмеченную для персональной выдачи, можно добавить в документ коллективной выдачи и наоборот. Более того, по умолчанию в документ персональной выдачи автоматически попадает и коллективная номенклатура.
На первый взгляд это может показаться странным, но на действующем предприятии обычно вся коллективка у сотрудников уже получена, поэтому программа ее просто не предложит повторно. А вот если сотрудник только что принят на работу, то ему необходимо получить сразу все положенные СИЗ — и персональные, и коллективные. Чтобы не получилось ситуации, когда за частью средств защиты ему придется ждать ближайшей коллективной выдачи несколько месяцев.
Теперь про сам процесс.
Самый простой и удобный вариант — найти пришедшего за спецодеждой сотрудника в справочнике. Обычно проще всего искать по табельному номеру. Кстати, в системе есть и вариант поиска по карте СКУД через считыватель.
После того как сотрудник найден, открываем его карточку и переходим на вкладку «Спецодежда по нормам». Здесь сразу видно, что уже получено, а что еще необходимо выдать.
Если сотруднику есть что получать, достаточно нажать кнопку «Выдать недополученное». Программа сформирует документ выдачи.
После этого можно выдать сотруднику продукцию на примерку. Если размер не подошел или нужно заменить модель, через кнопку «Выбрать варианты» всегда можно подобрать другую подходящую номенклатуру из имеющихся остатков.
Если все подошло, создаем ведомость и печатаем форму МБ-7 для подписи сотрудника.
Кстати, если склад большой и сотруднику необходимо собрать много позиций, можно предварительно распечатать сборочный лист и использовать его при комплектации выдачи.
При необходимости через кнопку «Добавить» можно выдать сотруднику и любую другую продукцию сверх нормы. Но здесь важно понимать, что такая выдача тоже будет числиться за сотрудником до окончания срока носки или возврата.
После проведения ведомости сотрудник считается обеспеченным, а в его личной карточке появляются записи о полученных СИЗ.
#запускQS
❤1
This media is not supported in your browser
VIEW IN TELEGRAM
📱 В магазинах приложений опубликована новая версия мобильного приложения QS: Спецодежда 1.9.2 для Android.
В этом релизе полностью переработана вкладка «Спецодежда». Надеемся, она стала заметно удобнее для пользователей.
Теперь прямо из списка можно открыть подробную информацию о выбранной модели, а для позиций, которые есть в каталоге продукции, отображаются реальные фотографии изделий вместо стандартных изображений.
Обновление уже доступно для установки.
В этом релизе полностью переработана вкладка «Спецодежда». Надеемся, она стала заметно удобнее для пользователей.
Теперь прямо из списка можно открыть подробную информацию о выбранной модели, а для позиций, которые есть в каталоге продукции, отображаются реальные фотографии изделий вместо стандартных изображений.
Обновление уже доступно для установки.
❤1
Коллективные выдачи
В предыдущем посте мы уже упоминали, что такое коллективная выдача и зачем она нужна. Напомним: это выдача, когда одна ведомость формируется сразу на нескольких сотрудников.
На практике чаще всего такие ведомости создаются на бригаду, отдел или подразделение. Хотя бывают и весьма неожиданные варианты. Например, на одном предприятии мы увидели документы более чем на 2000 строк и выдачи сразу для 500–700 сотрудников. Честно говоря, когда увидели такое впервые, сами удивились. Даже не ожидали, что программа способна обработать подобный объем. Но это все-таки скорее исключение. Обычно речь идет о бригадах или относительно небольших группах сотрудников.
Так как документ включает сразу много сотрудников, создавать его нужно через складские документы → «Коллективная выдача».
Конечно, сотрудников можно добавлять в документ по одному, но на практике это неудобно. Обычно сразу выбирают отдел или подразделение, если список получателей соответствует структуре организации.
Если же список сотрудников не совпадает ни с одним подразделением и такая выдача будет повторяться, мы рекомендуем использовать группы сотрудников. Один раз сформировали группу, сохранили, а при следующей выдаче просто выбрали ее из списка. При необходимости останется только добавить или убрать несколько человек. Обычно это значительно быстрее, чем каждый раз собирать список заново.
После выбора сотрудников программа покажет общий список потребностей по номенклатуре норм и текущие остатки на складе. Это позволяет заранее оценить, что можно выдать сразу, а что потребует дополнительного заказывать.
Обратите внимание, что в коллективную выдачу при необходимости можно включить и позиции, которые обычно выдаются персонально. Такие ситуации встречаются нечасто, но бывают. Например, если в норму всему подразделению добавили новую позицию из «долгих» СИЗ. Обычно такие вещи сотрудники получают персонально, но в данном случае может оказаться удобнее сформировать одну ведомость на всех и выдать продукцию прямо на рабочих местах.
После этого программа сформирует документ выдачи и автоматически подберет складскую номенклатуру из имеющихся остатков.
Здесь есть один важный нюанс. Если одинаковой продукции на складе не хватит на всех сотрудников документа, программа специально не станет автоматически распределять остатки между частью сотрудников. Вместо этого она создаст строки потребностей без заполненной номенклатуры.
Сделано это специально.
Во-первых, так проще избежать ошибок в обеспеченности. Если бы программа автоматически выдала продукцию только тем, кому хватило остатков, часть сотрудников могла бы остаться без обеспечения, а пользователь этого мог не заметить.
Во-вторых, в такой ситуации пользователю нужно явно решить, какую именно продукцию и кому выдавать. Возможно, для одной и той же потребности будут использованы разные модели или разные производители.
Более того, в подобных случаях мы обычно рекомендуем разбивать выдачу на несколько ведомостей. Например, если часть сотрудников получает одну модель продукции, а часть — другую. Чтобы материально ответственному лицу (МОЛ) было проще разобраться, какой вариант СИЗ кому выдавать. А не разбираться по общей ведомости по принципу «кто первый схватил».
Кстати, немного про сам процесс получения.
Обычно за коллективной выдачей на склад приходит материально ответственное лицо (МОЛ). Оно получает продукцию сразу на всех сотрудников подразделения, после чего возвращается на участок и организует выдачу уже непосредственно сотрудникам.
Когда продукция роздана и в ведомости собраны подписи сотрудников, ведомость обычно возвращается обратно на склад или в отдел охраны труда для хранения.
В предыдущем посте мы уже упоминали, что такое коллективная выдача и зачем она нужна. Напомним: это выдача, когда одна ведомость формируется сразу на нескольких сотрудников.
На практике чаще всего такие ведомости создаются на бригаду, отдел или подразделение. Хотя бывают и весьма неожиданные варианты. Например, на одном предприятии мы увидели документы более чем на 2000 строк и выдачи сразу для 500–700 сотрудников. Честно говоря, когда увидели такое впервые, сами удивились. Даже не ожидали, что программа способна обработать подобный объем. Но это все-таки скорее исключение. Обычно речь идет о бригадах или относительно небольших группах сотрудников.
Так как документ включает сразу много сотрудников, создавать его нужно через складские документы → «Коллективная выдача».
Конечно, сотрудников можно добавлять в документ по одному, но на практике это неудобно. Обычно сразу выбирают отдел или подразделение, если список получателей соответствует структуре организации.
Если же список сотрудников не совпадает ни с одним подразделением и такая выдача будет повторяться, мы рекомендуем использовать группы сотрудников. Один раз сформировали группу, сохранили, а при следующей выдаче просто выбрали ее из списка. При необходимости останется только добавить или убрать несколько человек. Обычно это значительно быстрее, чем каждый раз собирать список заново.
После выбора сотрудников программа покажет общий список потребностей по номенклатуре норм и текущие остатки на складе. Это позволяет заранее оценить, что можно выдать сразу, а что потребует дополнительного заказывать.
Обратите внимание, что в коллективную выдачу при необходимости можно включить и позиции, которые обычно выдаются персонально. Такие ситуации встречаются нечасто, но бывают. Например, если в норму всему подразделению добавили новую позицию из «долгих» СИЗ. Обычно такие вещи сотрудники получают персонально, но в данном случае может оказаться удобнее сформировать одну ведомость на всех и выдать продукцию прямо на рабочих местах.
После этого программа сформирует документ выдачи и автоматически подберет складскую номенклатуру из имеющихся остатков.
Здесь есть один важный нюанс. Если одинаковой продукции на складе не хватит на всех сотрудников документа, программа специально не станет автоматически распределять остатки между частью сотрудников. Вместо этого она создаст строки потребностей без заполненной номенклатуры.
Сделано это специально.
Во-первых, так проще избежать ошибок в обеспеченности. Если бы программа автоматически выдала продукцию только тем, кому хватило остатков, часть сотрудников могла бы остаться без обеспечения, а пользователь этого мог не заметить.
Во-вторых, в такой ситуации пользователю нужно явно решить, какую именно продукцию и кому выдавать. Возможно, для одной и той же потребности будут использованы разные модели или разные производители.
Более того, в подобных случаях мы обычно рекомендуем разбивать выдачу на несколько ведомостей. Например, если часть сотрудников получает одну модель продукции, а часть — другую. Чтобы материально ответственному лицу (МОЛ) было проще разобраться, какой вариант СИЗ кому выдавать. А не разбираться по общей ведомости по принципу «кто первый схватил».
Кстати, немного про сам процесс получения.
Обычно за коллективной выдачей на склад приходит материально ответственное лицо (МОЛ). Оно получает продукцию сразу на всех сотрудников подразделения, после чего возвращается на участок и организует выдачу уже непосредственно сотрудникам.
Когда продукция роздана и в ведомости собраны подписи сотрудников, ведомость обычно возвращается обратно на склад или в отдел охраны труда для хранения.
❤1
Кстати, есть еще один интересный нюанс.
На предприятиях, где используется мобильный личный кабинет сотрудника, рядом с каждой выдачей отображается способ получения СИЗ: персонально на складе или через коллективную выдачу.
На первый взгляд это кажется мелочью, но на практике такая информация помогает избежать многих недоразумений и дополнительно контролировать работу МОЛ.
Например, бывают ситуации, когда сотрудник открывает приложение и видит, что СИЗ уже выданы. При этом он точно знает, что лично ничего не получал. В такой ситуации сотрудник часто идет разбираться на склад, хотя на самом деле его руководитель или МОЛ уже получил продукцию по коллективной ведомости, но еще не успел ее раздать сотрудникам или просто забыл это сделать.
Поэтому информация о способе выдачи позволяет сразу понять, где именно находится продукция и на каком этапе произошла задержка.
На предприятиях, где используется мобильный личный кабинет сотрудника, рядом с каждой выдачей отображается способ получения СИЗ: персонально на складе или через коллективную выдачу.
На первый взгляд это кажется мелочью, но на практике такая информация помогает избежать многих недоразумений и дополнительно контролировать работу МОЛ.
Например, бывают ситуации, когда сотрудник открывает приложение и видит, что СИЗ уже выданы. При этом он точно знает, что лично ничего не получал. В такой ситуации сотрудник часто идет разбираться на склад, хотя на самом деле его руководитель или МОЛ уже получил продукцию по коллективной ведомости, но еще не успел ее раздать сотрудникам или просто забыл это сделать.
Поэтому информация о способе выдачи позволяет сразу понять, где именно находится продукция и на каком этапе произошла задержка.
❤1
Скрытая математика — ведение учета в Excel и почему это убыток даже при 50 сотрудниках
Вы уверены, что Excel бесплатен?
Давайте просто посчитаем, сколько такая «экономия» реально стоит даже небольшому предприятию.
📌 Вводные:
— 50 сотрудников
— кладовщик и бухгалтер выполняют функции отдела охраны труда
— кладовщик ведет учет СИЗ
— бухгалтер отдельно отражает поступления и списания
— зарплата кладовщика 50 000 ₽ на руки
— зарплата бухгалтера 60 000 ₽ на руки
— для предприятия это примерно 65 000 ₽ и 78 000 ₽ в месяц с налогами
— около 400–500 ₽ за час рабочего времени
⏱️ Что Excel «съедает» за год у кладовщика:
— ручное внесение данных в Excel
— выдача СИЗ, поиск и записи
— сверка остатков
— поиск просрочек
— подготовка к проверкам
— исправление ошибок
В сумме — примерно 102 часа в год.
Но это только часть работы.
Бухгалтеру тоже приходится:
— вручную вводить поступления и списания
— сверять остатки с кладовщиком
— искать расхождения
— перепроверять документы и Excel-таблицы
Это еще примерно 48 часов в год.
💰 Скрытый убыток:
— кладовщик: ~40 800 ₽ в год
— бухгалтерия: ~24 000 ₽ в год
Итого даже на предприятии с 50 сотрудниками Excel незаметно «съедает» около 65 000 ₽ в год только на лишних ручных операциях.
И это без учета:
— ошибок в выдаче
— проблем с остатками
— авралов перед проверками
— риска штрафов ГИТ до 200 000 ₽
Получается странная ситуация:
предприятие экономит на специализированном софте, но получает постоянные скрытые убытки.
Excel не выставляет счет.
Он просто понемногу забирает деньги каждый день.
Вы уверены, что Excel бесплатен?
Давайте просто посчитаем, сколько такая «экономия» реально стоит даже небольшому предприятию.
📌 Вводные:
— 50 сотрудников
— кладовщик и бухгалтер выполняют функции отдела охраны труда
— кладовщик ведет учет СИЗ
— бухгалтер отдельно отражает поступления и списания
— зарплата кладовщика 50 000 ₽ на руки
— зарплата бухгалтера 60 000 ₽ на руки
— для предприятия это примерно 65 000 ₽ и 78 000 ₽ в месяц с налогами
— около 400–500 ₽ за час рабочего времени
⏱️ Что Excel «съедает» за год у кладовщика:
— ручное внесение данных в Excel
— выдача СИЗ, поиск и записи
— сверка остатков
— поиск просрочек
— подготовка к проверкам
— исправление ошибок
В сумме — примерно 102 часа в год.
Но это только часть работы.
Бухгалтеру тоже приходится:
— вручную вводить поступления и списания
— сверять остатки с кладовщиком
— искать расхождения
— перепроверять документы и Excel-таблицы
Это еще примерно 48 часов в год.
💰 Скрытый убыток:
— кладовщик: ~40 800 ₽ в год
— бухгалтерия: ~24 000 ₽ в год
Итого даже на предприятии с 50 сотрудниками Excel незаметно «съедает» около 65 000 ₽ в год только на лишних ручных операциях.
И это без учета:
— ошибок в выдаче
— проблем с остатками
— авралов перед проверками
— риска штрафов ГИТ до 200 000 ₽
Получается странная ситуация:
предприятие экономит на специализированном софте, но получает постоянные скрытые убытки.
Excel не выставляет счет.
Он просто понемногу забирает деньги каждый день.
❤1
Вышло обновление QS: Спецодежда 2.10.12.
Главное изменение этого релиза — подготовка базы для новой функции мобильного приложения. В подразделениях и отделах появился руководитель, а в будущих версиях руководители смогут контролировать обеспеченность спецодеждой своих сотрудников прямо со смартфона.
Также улучшены отчёты по дежурным нормам и списаниям, а основной объём работ в этот раз был направлен на исправление ошибок и повышение стабильности системы.
Подробнее о нововведениях:
Читать новость
#РелизQS
Главное изменение этого релиза — подготовка базы для новой функции мобильного приложения. В подразделениях и отделах появился руководитель, а в будущих версиях руководители смогут контролировать обеспеченность спецодеждой своих сотрудников прямо со смартфона.
Также улучшены отчёты по дежурным нормам и списаниям, а основной объём работ в этот раз был направлен на исправление ошибок и повышение стабильности системы.
Подробнее о нововведениях:
Читать новость
#РелизQS
❤1