От мечты до исполнительного проджекта конфы за 1 год:)

Чистила фото в самолете и наткнулась на напоминание о моем любимом проекте - конференции для ТГ-канала «Хогвартс Маркетплейсов». И сразу такая ностальгия!

За 1 год до нее, в диалоге со случайным знакомым обронила фразу: «Вот бы сделать конференцию для ВБшников в Сочи большую». Сказала и забыла) Тогда я была максимально далека от организации ивентов, а уж тем более от управления такими масштабами.

Потом все как-то быстро завертелось:

- кламп ВБ,
- наставничество в Бизнес Клубе,
- знакомство с Женей (автор ТГ-Канала),
- рост в команде Бизнес-клуба (от помощника менеджера соц сетей, до исп.дир-а),
- выход из клуба …
- и то самое приглашение от Евгении поработать с ее командой над конференцией в Мск на 2000 чел+😍

«- 2 месяца, успеем реализовать?
- Конечно!» (вера была непоколебима)

Я настолько вдохновлена была произошедшим, что вмиг отрисовала структуру работы команды, концепцию конференции (в итоге тематика победила) и составила дорожную карту первых шагов.

На второй встрече с командой организаторов распределили роли, зоны ответственности и понеслась… так я оказалась в роли исполнительного, в пожалуй самом быстром/насыщенном/интересном/наполненным спектром разнообразных эмоций, со всеми стадиями принятия и горящими дедлайнами в одной лодке с крутейшей командой😁 каждый🫰🏻

Мы как герои шоу «остаться в живых» 24/7 в созвонах, задачах и +100500 правок, буквально выживали… поддерживали друг друга как могли и кайфовали от происходящего в моменте)

По итогу:
это было Ох…енно)) Смело)
Во всех смыслах)) конференция взорвала по NPS, объединила топ-лидеров рынка, с некоторыми мы до сих пор на связи.

Вот так бывает, когда что-то хочешь + действуешь = происходит магия ))

Сумбурно, в одном посте всех моих эмоций не передать..😍

Скрины немного погрузят в ту атмосферу

Продолжение следует..)

Закулисье КОНФЫ😏

На заметку неочевидные для новичков, но важные моменты, с которыми мы столкнулись (сроки, опыт):

1. Конфа - это в 1 очередь PR‑инструмент, а не источник быстрого дохода. Не ждите, что NOW NAME окупится в первый год. Обычно горизонт от 2–3 лет при грамотно выстроенной стратегии продаж, медийной PR‑кампании, бюджете и слаженной работе команды.

2. СМЕТА - боль болючая таких мероприятий. В сжатые сроки переплаты за срочность и импульсивные решения стоят на 50-100% дороже. P.S. план выйти в ноль у нас не сработал.

3. Выбор ПЛОЩАДКИ - нельзя смотреть только на цену за день. Учитывайте демонтаж/монтаж, наличие аппаратуры и обслуживающего персонала (охрана, уборка, гардероб), кейтеринг, электромощности, интернет и т.д.

4. КЕЙТЕРИНГ - вынесла в отдельный пункт, так как из-за него мы недели 3 проживали стадии: торга и принятия цены)) недели переговоров с площадкой и более менее нашли золотую середину! Ценник первоначальный ахтунг, сроки горят, некоторые площадки работают ТОЛЬКО с 1 аккредитованной службой еды - и это прям вопрос со звездочкой: сытые/довольные клиенты или сэкономленный бюджет))

5. ПРОДАЖА спикерства. Тут была принципиальная позиция не продавать места на сцене - репутация дороже) что легло в основу концепции - отбирать только мясной контент и лучших спикеров без «воды» и продаж! И это дало огненный результат! Минус: хотя спрос был большой,
прямой доход с этого не получили.

6. Продажа ПАРТНЕРских пакетов. Расчет на то, что щаааас как продадим крупные лоты быстро, но согласования у больших компаний занимают 4–6 месяцев. Слава нашим МОПам и МегаМаркету, которые влюбились в концепцию 😍 и сделали все, чтобы стать нашим ген партнером и ускорить все сроки согласования.

7. КОМАНДА - тут и плюс и минусы были. Плюсы - своя проверенная команда, которая в теме и четко работает. Минусы: сверхнагрузка и нехватка ивент‑опыта у части людей - это рост затрат на менеджмент и координацию. И наоборот, те топы, которых мы находили не всегда успевали сработаться с имеющейся командой и сделать сверхрезультат (сроки). Благо золотую середину мы нашли.

Возможно вспомню яркие моменты и дополню, пока так ☺️