Проектное управление в ивентах

Заметила забавную вещь: в ивентах проектное управление как здоровое питание: все знают, что надо, все согласны, что полезно, но... Много ли тех, кто постоянно практикует? К слову, в этом году на главном форуме для организаторов мероприятий впервые (!) за всё время его существования появился доклад на эту тему — знатоки программ SOLD OUT, поправьте меня, если ошибаюсь.

За годы в индустрии я наблюдала четыре варианта:
1) проектного управления нет вообще;
2) оно есть, но все разрозненно и работает плохо;
3) оно как будто есть и даже делает вид, что работает норм, НО до первого «форс-мажора», который таковым не является — и далее все сыпется;
4) оно есть, но сильно забюрократизировано.

Ну то есть настоящий рабочий инструмент мне еще ни разу не встречался. Возможно, он где-то существует)

Что я вообще понимаю под настоящим управлением? Да элементарные вещи. Ну, например, чтобы были (и не «примерненько»):

1. План по шагам, где видно этапы, ответственных и даты. Это роадмап, по которому идет вся команда. Сюда же цепляем ссылки на разнообразные инструкции, чек-листы, чтобы не заниматься каждый раз их поисками.
ВАЖНО: чек-листы и инструкции должны быть а) актуальными, б) с конкретикой и четкими формулировками, в) краткими, насколько это возможно и г) очень желательно, с примерами. Иначе в них нет вообще никакого смысла.

2. Управление ресурсами. Хватит ли денег, людей и времени? Это считается ДО старта. Понятно, что сильно заранее бюджет просчитать невозможно — цены меняются каждый день, но мы должны знать вилку. А вот, например, заранее рассчитать время на подготовку события — вполне посильная задача.

3. Прописанные риски. Простая табличка с ответами на вопросы «что может пойти не так», «насколько вероятно», «что делаем, если пойдет». Вот честно: ни разу не встречала. А если мы не подумали о рисках заранее, то и управлять ими не получится — мы не можем подготовиться к тому, чего не знаем.

4. План коммуникаций — кто, с кем, когда и в каком канале коммуницирует. В ивентах множество косяков случаются из‑за отсутствия внятного обмена информацией между участниками процесса. Потому что если мы (неосознанно, конечно) играем в партизан, то есть огромный риск, что каждый отдел будет делать какую-то свою конференцию (программа до 23:00, бронь площадки до 21:00… — тру стори, между прочим).

5. Диаграмма Ганта — дает понимание, какие задачи нельзя начать или завершить до выполнения других. Наглядно, удобно. Но, честно говоря, я не любитель этого инструмента — для меня куда удобнее видеть прямо в роадмэпе, где критические задачи и какой у них дедлайн.

6. Ретро после завершения события — тут все понятно: чтобы не наступать на одни и те же грабли множество раз.
ВАЖНО: приобретенный опыт должен быть записан кровью ивентов не только в документ с названием «ретро», но и перенесен в базу знаний.

Существует мнение, что событие невозможно делать по шаблону: каждый раз все новое, каждый раз уникальное. Ну нет, друзья! Событие как раз нужно делать по шаблону. Потому что уникальность — это про концепцию, про контент, про спикеров, про драматургию, в конце концов. А логистика, закупки, регистрация, техничка, работа со спикерами — это операционка. И если она каждый раз новая и уникальная, значит мы каждый раз придумываем велосипед. Скорее всего, с квадратными колесами.

В общем, проектное управление — это уже как будто бы необходимая база.

Однако ее недостаточно, если мы собираемся проводить событие больше одного раза. Потому что тогда это уже продукт — и управляется он другими инструментами.

Суббота. Утро. Поля на МК Саши Митрошиной по блогингу.

Кто бы мне сказал, зачем мы здесь?))) Я что, собралась вести блог в Нельзяграме?

Кажется, что моя условная «спячка» после трешового 2025, наконец, закончилась, и я снова готова к пусть и минимальной, но все же новой информации.

Ну и Саша просто классная)

Когда ты ивент-менеджер, то склад — это иногда твоя квартира

В 2019 у меня на полгода прописался ковролин с главной сцены SOLD OUT 2019. Ехал после конференции в офис — не доехал.
Были фантазии, что мы его сможем переиспользовать, но, увы: он просто счастливо прожил до октября 2019 (до Сурового питерского), был привезен на площадку... и выкинут.

Потом в моей прихожей примерно месяц стояли коробки. Не помню, с чем и как долго. Тоже после конференции, естественно.

Сегодня я наткнулась на 3 коробки, оставленные ивентами Онтико «на временное хранение» после Saint HighLoad и Saint TeamLead в 2024 году. Нет ничего более постоянного, чем временное, как мы все понимаем... Теперь я счастливый обладатель мячиков (не спрашивайте!), брендированного скотча и абсолютно нового промышленного вентилятора (не спрашивайте-2). Просила же забрать!

Видимо, последнее место работы я неосознанно выбирала по принципу «у меня дома закончилось место, мне нужна компания, у которой есть склад и, желательно, в пешей доступности». Завтра как раз всем отделом идём разбираться с накопленным скарбом: что-то выкинем, что-то отдадим на хранение в одну там приятную компанию — наведем порядок, наконец-то!)

Если у вас на складе не хранится коробка с какой-то такой надписью, то даже не приглашайте меня в свою команду))

Да, сегодня я снова на складе. Считаю остатки после проведённого CIO Camp и раскладываю всё по местам.

Про CIO Camp расскажу позже: и о деловой части, и о регате.

Извините, а мы как-то будем обсуждать, что открытие Всемирных игр кочевников по уровню организации тянет на открытие Олимпийских игр?

Экран размером с 9-этажный дом, который строили месяц. Ой, да бог с ним, с экраном!
300 лошадей и столько же опытных всадников, которых собрали на 3 месяца вместе и проводили всё это время тренировки с участием каскадеров для выполнения трюковых элементов. Извините, я всё о своём: о лошадках. Кто хоть раз сталкивался с ними, знает, что шоу с их участием — это всегда сложно! Много сил, терпения и выдержки, приучение не бояться света, громких звуков, много тренировок на выполнение трюков... Это не просто собрать каких-то рандомных лошадей по окрестностям, это собрать только тех, кто уже обучен не бояться всего вышеперечисленного и не устраивать айнанэ на сцене, и тех, кто знает, что от них требуется. Я под огромным впечатлением!

Кыргызстан невероятно удивил и восхитил!🔥