«Аудит "уникальности": как разложить рутину на 3 понятных алгоритма»

Продолжаем серию. На прошлой неделе разобрали миф про уникальность процессов.

Теперь - самое интересное: что вскрывает аудит.

Запускаешь проверку - и через 3 дня понимаешь: 90% того, что сотрудник называет «уникальной экспертизой» — это:

- типовая отправка писем (меняется только название клиента)
- ручное копирование данных из Excel в CRM (потому что интеграции нет)
- бесконечные согласования в личных чатах (вместо одного утверждения в системе)

Всё. Остальные 10% - действительно нестандартные задачи. Но они тонут в этой рутине.

Как мы раскладываем рутину на 3 алгоритма (это работает всегда):

Алгоритм 1. Коммуникации
Всё, что передаётся устно или в мессенджерах, переводим в формат:
задача в CRM / трекере, с дедлайном, с ответственным
Всё. Никаких «напомни потом».

Алгоритм 2. Данные
Всё, что копируется из одной таблицы в другую, автоматизируем:
интеграция Excel, СRM (или Google Sheets, Битрикс), если интеграция сложная — хотя бы единая форма ввода, без ручного переноса

Алгоритм 3. Согласования
Всё, что требует «одобрить», проводим через один канал:
"один чат / один документ / один статус в CRM", не 5 переписок в разных местах

После такого разбора выясняется: уникальность заканчивается там, где начинается система.

У вас так же? Откройте любой процесс. Сколько из шагов можно упаковать в эти 3 алгоритма? Напишите в комментариях.

А если хотите, чтобы мы разобрали ваш процесс - напишите «аудит» в комментарии. Покажем наглядно.

«Мы внедрим CRM, и она сама всё исправит»

Скажите честно. Вы тоже так думали?

Просто купить Битрикс24, поставить менеджерам, забыть - и продажи попрут сами.

Звучит как план. Особенно когда консультант говорит: «Настроим под ключ».

А через 3 месяца оказывается:
- система есть, а продажи не выросли,
- менеджеры заполняют карточки как попало,
- отчёты всё равно в Excel, потому что в CRM данные не те.

Знакомая история?

Причина одна: автоматизировать можно только работающий процесс.

Если регламента нет в голове и на бумаге - софт не заставит людей работать правильно.
Вы просто ускорите хаос.

Что должно быть ДО внедрения:

 Описан процесс «как есть» - без прикрас, шаг за шагом
 Зафиксированы узкие места - где теряется время, информация, деньги
 Чёткий ответ: «Что именно система должна делать, чтобы мы стали быстрее и прозрачнее?»
 Назначен ЛПР - один человек, который принимает решения

Это занимает 1–2 недели.
Но без этого CRM - просто дорогой Excel с красивым интерфейсом.

Внедрение - это не магия. Это когда вы сначала наводите порядок в процессах, а потом фиксируете их в системе.

Как не попасть в эту ловушку?

Сделайте первый шаг к работающему внедрению.

Переходите на наш сайт и закажите предпроектное исследование - мы разберём ваш процесс «как есть», покажем узкие места и скажем, что реально можно автоматизировать.
Это сэкономит вам бюджет, нервы и время.

 https://b24.pro/

Или просто напишите в комментарии слово «исследование» - мы свяжемся с вами и расскажем, как это работает.

Без магии. Только факты и конкретика.
Оставьте первый комментарий к этой фотографии

HR ушёл в отпуск, и согласования начали зависать

Статусы заявок хранятся в голове у одного сотрудника. Перед отпуском появляется инструкция на три страницы. Новый сотрудник уточняет детали в личке, руководитель ищет нужную заявку через звонки коллегам.

Самый простой пример: заявление уже отправили, но никто не понимает, кто согласует его дальше и где проверить текущий статус.

Такой процесс легко узнать по четырём признакам:

- часть рабочих правил нигде не зафиксирована;
- следующий шаг знают «по опыту»;
- история решений остаётся в переписках;
- передача дел требует отдельной инструкции.

Для руководителя цена такой зависимости проявляется быстро: согласования встают, команда восстанавливает контекст по памяти и снова ищет ответы у одного человека.

Проведите тест прямо сейчас: мысленно уберите HR из процесса на две недели.

Сколько заявок зависнет? Напишите число в комментариях👇

Такие HR-процессы разбираем здесь регулярно. Подписывайтесь, чтобы не пропустить следующий разбор

Шесть вопросов, которые быстро покажут, готов ли процесс к автоматизации

Для первой диагностики не нужен многостраничный регламент. Возьмите один рабочий сценарий и задайте команде шесть вопросов:

1. С чего всё начинается? Что запускает работу: заявка, письмо, звонок, форма или задача?
2. Кто за что отвечает? Кто ведёт каждый этап и кто проверяет, что он завершён?
3. Откуда данные переносят вручную? Например, из таблицы в систему, из письма в задачу, из чата в CRM.
4. Что запускает следующий этап? Смена статуса, документ, действие сотрудника или сообщение коллеге?
5. Как контролируют сроки? Где видно просрочку и кто должен на неё отреагировать?
6. Где фиксируют результат? В карточке, документе, задаче, переписке или только в голове сотрудника?

Теперь посмотрите на формулировки в ответах:

«Обычно этим занимается Влад»;
«Надо уточнить у руководителя»;
«Сначала смотрим в таблице, потом переносим»;
«Пишем в чат, чтобы не забыть».

Такие ответы показывают три слабых места: зависимость от конкретного сотрудника, ручные операции и правила, которые знают только «по опыту». Расхождения между коллегами тоже сигнал: общего понимания, как должна идти работа, в команде нет.

Автоматизация непродуманной схемы переносит её дыры в систему. Поэтому маршрут, роли и ручные действия разбирают до настройки роботов, интеграций и воронок.

Сохраните чек-лист и пройдите его с командой на одном сценарии. На каком из шести вопросов мнения разошлись? Напишите номер в комментариях.

Здесь разбираем такие схемы каждую неделю — подписывайтесь, чтобы не пропустить

Что в вашей работе давно пора отдать системе?

Открыл резюме, закрыл. Внёс в таблицу. Написал в чат. Проверил согласование. И так каждый день — часы на задачи, где не нужны ни экспертиза, ни решения.

Проголосуйте ниже — что убрали бы первым?

Результаты разберём на следующей неделе. Подписывайтесь, чтобы не пропустить

80 человек. Три HR. И всё держалось на памяти одной женщины.
Когда она ушла в отпуск — пять процессов встали.

«Пицца-Синица». Сеть, где заказы шли чётко: принял, собрал, отдал курьеру. Статус — в системе. Всё видно.

Кадры работали иначе.

Сотрудник отправлял заявление — и начинался квест:

- где документ
- кто согласует
- кому передать дальше
- когда ждать ответа

Каждый вопрос — отдельное письмо. Иногда звонок. Иногда два.
4–5 итераций на одну заявку. Отпуск, больничный, командировка, приём, увольнение — всё так.

Это не чья-то вина. Это система, которую никто не строил — она сложилась сама. Из переписки, устных договорённостей и одного человека, который всё помнил. До первого отпуска.

Мы в OptimPro занимаемся аудитом и автоматизацией HR-процессов. И когда пришли в «Пиццу-Синицу», нашли три точки, где это ломается.

Не только у них — у большинства компаний до 150 человек именно там.

В следующей части — первая точка. Она выглядит безобидно, но именно она запускает всю цепочку хаоса. Встречается в 9 из 10 компаний, которые мы разбирали.

Вопрос к тебе: сколько итераций в среднем занимает заявка на отпуск у вас? Напиши в комментарии — интересно сравнить.

📌Сохрани пост, чтобы не потерять, когда выйдет часть 2

Часть 1 из 4 — #СерияПиццаСиница
#OptimPro #HRавтоматизация

Сколько на самом деле стоит одна задача?

Есть сотрудники на почасовой оплате? Привлекаете подрядчиков? У специалистов разные ставки?

Разработка, дизайн, маркетинг — в отчёте всё сводится к часам. А сколько эти часы стоят компании — отдельный вопрос.

«Оптим | Трудозатраты» считает это автоматически внутри Битрикс24.

По каждой задаче видно, кто работал, сколько времени потратил и во сколько обошлась его работа по заданной ставке.

Ставки задаются по должностям или конкретным сотрудникам. Ошибочную запись можно исправить, пропущенное время — добавить. История изменений сохраняется.

В трёхминутном видео показываем настройку, учёт трудозатрат и итоговый расчёт

https://youtu.be/NFg2lhVwB74?si=P3le-t-bHaeFc0jl

Установите приложение и проверьте одну задачу из прошлой недели. Часы у вас уже есть — теперь посмотрите, во сколько они обошлись компании.

https://www.bitrix24.ru/apps/app/optimPro.laborcost/

А в каком отделе вы бы начали считать стоимость задач?

#OptimPro #Битрикс24 #Трудозатраты