🐬 Table:

جدول مورد نظر را مشخص می‌کند. (ممکن است فیلدها از جداول مختلفی انتخاب شوند.)

🐬 Sort:

مشخص می‌کند اطلاعات جهت نمایش براساس کدام فیلد مرتب شود و نحوه مرتب شدن صعودی (Ascending) یا نزولی (Descending) باشد.

🐬 Show:

با این گزینه تعیین می‌کنیم که این فیلد در پرس و جوی ما نمایش داده شود یا خیر. ممکن است این سوال پیش آید اگر فیلدی در پرس و جو نمایش داده نمی‌شود چه لزومی دارد که این فیلد به پرس و جو اضافه شود. پاسخ این سوال آن است که ممکن است بخواهیم شرط خاصی را روی فیلدی اعمال کنیم ولی نمی‌خواهیم خود فیلد نمایش داده شود. برای مثال می‌خواهیم شرطی روی کد تلفن اعمال کنیم ولی خود فیلد را نمایش ندهیم.

🐬 Criteria:

در این بخش شرط مورد نظر خود را اعمال می‌کنیم. برای این کار می‌توانیم از دستورات و توابع مختلف برای اعمال شرط استفاده کنیم.

🐬 Or:

اگر بخواهیم چند ترکیب منطقی فصلی (یا) روی چندین شرط اعمال کنیم، در قسمت Or عبارت‌های منطقی را وارد می‌کنیم.برای حذف کردن یک Field از پرس و جو، ابتدا ستون Field مورد نظر را انتخاب نموده، از فهرست Edit دستور Delete Column را اجرا می‌کنیم. برای انتخاب یک Field در پرس و جو کافی است روی یکی از ردیف‌های آن ستون کلیک کنیم.

🐬 برای اجرای پرس و جو چند روش وجود دارد. هر یک از روش‌ها با در نظر گرفتن محدودیت‌های ذکر شده در Criteria رکوردهای مورد نظر را به صورت جدول (Datasheet) نمایش می‌دهد.

🐬 روش اول: اجرای دستور Run Query از فهرست Query.

🐬 روش دوم: انتخاب دکمه ! از برگه Design  و قسمت Run.

🐬 روش سوم: اجرای دستور View از قسمت Run.

🐬 ایجاد گزارش در اکسس:

اگر بخواهیم کاربر فقط اطلاعات را مشاهده و چاپ کند باید از شئی (Object) دیگری به نام گزارش (Report) استفاده کنیم.

❄️ گزارشات بیشتر برای چاپ اطلاعات استفاده می‌شوند. به عبارت دیگر از طریق گزارش فقط می‌توان اطلاعات را مشاهده کرد و امکان ویرایش و حذف اطلاعات در گزارشات وجود ندارد. بعلاوه امکان صفحه بندی و شماره‌گذاری آن‌ها از امکاناتی است که توسط گزارشات قابل اجرا است. یک گزارش می‌تواند اطلاعات یک جدول بانک اطلاعاتی یا نتیجه یک پرس و جو را نمایش یا چاپ کند.

🐬 برای ایجاد یک گزارش جدید از برگه Create قسمت Report را انتخاب می‌کنیم. البته شیوه‌های مختلفی برای ایجاد گزارش در اکسس وجود دارد.

برای ساختن یک گزارش جدید چند روش وجود دارد👇👇

🐬 Design:

روش ایجاد گزارش براساس جدول یا پرس و جوی انتخابی

🐬 (Report)Report Design:

روش ایجاد گزارش در محیط طراحی

🐬 Blank Report:

ایجاد یک گزارش خالی بدون ارتباط با جدول یا پرس و جو

🐬 Report Wizard:

ایجاد گزارش به صورت گام به گام و راهنما در اکسس.

🐬 Label:

ایجاد برچسب‌های پستی به عنوان یک گزارش چاپی

🐬 نکته: اگر از دکمه مربوط به جمع‌بندی (Summary Options) را انتخاب کنید می‌توانید شاخص‌های محاسباتی که برای فیلدهای عددی در گزارش لازم دارید را مشخص کنید.

❄️ برای مثال جمع (Sum)، میانگین (Average) یا حداکثر (Maximum) و حداقل (Minimum) از اقلام محاسباتی محسوب می‌شوند که توسط گزارش قابل محاسبه هستند.

🐬 به منظور تغییر نحوه نمایش گزارش  به حالت ویرایش، از برگه Home دستور Design View را انتخاب کنید.

🐬 نکته: گزارش‌ها دارای بخش‌هایی جداگانه‌ای به نام سرصفحه (Header) و پا صفحه (Footer) هستند. این بخش‌ها یکی از مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از Report نسبت به Formها است که قابلیت‌های صفحه‌بندی را ندارند.

🐬 فیلد کلیدی (Key Field):

فیلدی که مقدار آن بین تمام رکوردهای جدول یکتا باشد.

🐬 کلید اصلی (Primary Key):

هر جدول باید دارای یک فیلد یا ترکیبی از چند فیلد باشد که در هر رکورد مقدار یکتا و منحصر به فردی داشته باشند و مشخص کننده یک رکورد جدول است. این مقدار یکتا معمولا یک شماره شناسائی یا شناسه است. مثل کدپرسنلی ، شماره کتاب ، کد ملی یا شماره ی سریال .

🐬 اگر یک جدول چند فیلد کلیدی داشته باشد، به آن کلید کاندید گفته می شود.