🐬 Required:

این گزینه مشخص می‌کند، فیلد باید حتما مقدار دهی شود. این گزینه دو وضعیت دارد. اگر yes انتخاب شود یعنی مقدار این فیلد نمی‌تواند خالی باشد و باید حتما مقدار دهی شود. ولی اگر No انتخاب شود نیازی به مقدار دهی این فیلد نیست یعنی ورود اطلاعات برای این فیلد اجباری نخواهد بود.

🐬 Index:

به طور معمول مقدار پیش فرض این گزینه No است. به این معنی که فیلد به عنوان شاخص در نظر گرفته نشود. با انتخاب گزینه (yes -Duplicates Ok)، فیلد مورد نظر به عنوان شاخص (Index) انتخاب می‌شود. فیلد شاخص برای سرعت بخشیدن به جستجو و مرتب سازی بسیار مفید است.

🐬 البته ایجاد شاخص ممکن است سرعت ثبت و ذخیره رکوردها را آهسته کند.

❄️ در حالت (yes -Duplicates Ok) امکان ثبت مقادیر تکراری برای فیلد شاخص وجود دارد.

❄️ برعکس انتخاب (yes-no Duplicates) امکان ثبت مقادیر تکراری برای فیلد شاخص را نمی‌دهد. درست مانند فیلدی که به عنوان کلید اصلی معرفی شده است.

🐬 نکته: در پایان کار طراحی جدول، حتما آن را ذخیره کرده باشید. در غیر اینصورت پیغامی برای ذخیره سازی آن ظاهر خواهد شد. کافی است روی برگه مربوط به جدول، کلیک راست کرده و از فهرست ظاهر شده دستور Save یا Close را انتخاب کنید.

🐬 مرتب سازی اطلاعات جدول در اکسس

برای دسترسی سریع‌تر یا دسته‌بندی اطلاعات جدول بهتر است جدول مرتب شود. اطلاعات جدول را می‌توان براساس یک فیلد مرتب‌ساز کرد. برای این کار جدول را در نمای Datasheet ظاهر کرده، فیلدی که مبنای مرتب سازی است را انتخاب می‌کنیم. برای این کار کافی است در یکی از سلول‌های فیلد مربوطه کلیک کنید. سپس از فهرست Record دستور Sort را انتخاب می‌کنیم.

🐬 مرتب سازی را می‌توان به دو صورت صعودی (Ascending) و یا نزولی (Descending) انجام داد.

🐬 اجرای دستور مرتب سازی را می‌توان به کمک نوار ابزار با انتخاب دکمه‌‌هایی که در تصویر بالا دیده می‌شود انجام داد.

❄️ توجه داشته باشید که کلیک روی AZ↓ این کار رکوردها براساس فیلد انتخابی به ترتیب صعودی مرتب می‌شوند و با انتخاب دکمه ZA↓ رکوردها به ترتیب نزولی در جدول مرتب خواهند شد.

🐬 دسته‌بندی رکوردها به کمک فیلتر (Filter)

گاهی لازم است بعضی از رکوردها براساس شرطی  که کاربر تعیین می‌کند از رکوردهای دیگر جدا و نمایش داده داد.

❄️ برای مثال در جدول دفترچه تلفن کسانی که فیلد کد شهر (code-number) مقدار مشخصی دارد، نمایش داده شوند. یعنی می‌خواهیم رکوردهایی نمایش داده شوند که در فیلد مورد نظر مقدار کد شهر مقدار خاصی داشته باشد.

🐬 برای استفاده از فیلتر ابتدا باید جدول را در نمای Datasheet قرار دهیم.

🐬 برای اجرای دستور فیلتر سه روش وجود دارد:

❄️ با استفاده از دکمه Filter از برگه Home در قسمت Sort & Filter می‌توان این کار را انجام داد.

❄️ استفاده از Selection یا Advanced نیز امکان تعریف فیلتر براساس مقدار فیلد انتخابی یا به صورت دقیق و ترکیبی را می‌دهد.

🐬 حذف فیلتر روی جدول در اکسس

جدول در نمای Datasheet رکوردهای مطابق با شرط داده شده را نشان می‌دهد. اگر می‌خواهید فیلتر را غیرفعال کنید کافی است دکمه Toggle Filter را کلیک کنید. با هر بار کلیک کردن روی این دکمه، فیلتر تعریف شده، اجرا یا غیرفعال می‌شود.

❄️ برای حذف کامل فیلتر نیز کافی است با کلیک روی دکمه Filter گزینه Clear filter from را انتخاب کنید.

🐬 ایجاد فرم‌ و نمایش اطلاعات جدول در اکسس:

همانطور که در قسمت قبل دیدیم برای ورود و نمایش اطلاعات، می‌توان جدول را در حالت Datasheet View قرار داد و اطلاعات را در جدول وارد کرد. ولی این روش برای ورود و نمایش اطلاعات معمول نیست. زیرا کاربر در این حالت، نمی‌تواند شکل و سبک نمایش اطلاعات را به طور دلخواه تغییر دهد و همواره با یک ساختار جدولی (Sheet) مواجه است.

🐬 نرم‌افزار Access برای ورود و نمایش اطلاعات، شی (Object) دیگری به نام Form را پیشنهاد می‌کند.

❄️ در واقع Form یک واسط کاربر گرافیکی (Graphical User Interface) بین کاربران و جداول است. 

🐬 فرم‌ها با توجه به نیاز کاربران طراحی می‌شوند و در مرحله طراحی می‌توان شکل، رنگ و نحوه نمایش اطلاعات را تعیین کرد.

🐬 در Access می‌توان فرم را به چند روش ایجاد کرد، کافی است از برگه Create یکی از گزینه‌های قسمت Forms را انتخاب کنید.

🐬 گزینه‌های مختلف این بخش در زیر دیده می‌شود👇👇

🐬 ایجاد فرم به روش راهنمای – Form Wizard

🐬 ایجاد فرم در محیط طراحی – Form Design

🐬 ایجاد فرم خالی – Blank Form

🐬 ایجاد فرم برای جدول انتخابی – Form

🐬 در این مرحله برای ایجاد فرم از روش راهنما یا همان Form Wizard استفاده می‌کنیم.

❄️ در این روش، کاربر توسط Wizard یک فرم را قدم به قدم طراحی می‌کند. باید توجه داشته باشید که در این حالت باید حتما از قبل جدول یا جداولی وجود داشته باشد تا این روش قابل استفاده باشد.

🐬 نکته: توجه داشته باشید که هنگام اجرای راهنمای فرم، جدول از قبل ذخیره و نام‌گذاری شده باشد.