🐬 توجه داشته باشید که برای فیلدها می‌توان Default Value در نظر گرفت که مقادیر آن فیلد قابل پیش‌بینی باشد.

❄️ به عنوان مثال برای فیلدهای جنسیت یا مدرک تحصیلی یا استان محل اقامت افراد می‌توان از خاصیت Default Value برای مقادیر فیلد کمک گرفت.

🐬 Validation Rule:

برای مشخص کردن داده‌های معتبر از این گزینه استفاده می‌شود. یعنی در این قسمت قانونی برای مقادیر این فیلد در نظر گرفته می‌شود.

❄️ برای مثال نمره دانشجو باید بین صفر تا 20 باشد. بنابراین باید شرطی برای این فیلد در نظر گرفت که کاربر مقادیر قابل قبول را وارد کند. می‌توانید از عملگرها و توابع ریاضی برای این قانون استفاده کرد.

🐬 همچنین برای فیلدهای متنی نیز می‌توان از Validation rule استفاده کرد.

❄️ برای مثال اگر بخواهیم در فیلد محل اقامت افراد مقدار تهران غیرقابل قبول باشد از شرط “تهران”<>  استفاده خواهیم کرد.

🐬 همینطور برای فیلدهای از نوع تاریخ/ زمان اگر بخواهیم تاریخ ورود بزرگتر از سال 1990 باشد شرط را به صورت >1990 وارد می‌کنیم.

🐬 Validation Text:

پیغامی است که در صورتی که شرط و قانون Validation Rule نقض شود این پیغام نمایش داده می شود. توجه داشته باشید که Validation Text یک پیغام است.

🐬 Required:

این گزینه مشخص می‌کند، فیلد باید حتما مقدار دهی شود. این گزینه دو وضعیت دارد. اگر yes انتخاب شود یعنی مقدار این فیلد نمی‌تواند خالی باشد و باید حتما مقدار دهی شود. ولی اگر No انتخاب شود نیازی به مقدار دهی این فیلد نیست یعنی ورود اطلاعات برای این فیلد اجباری نخواهد بود.

🐬 Index:

به طور معمول مقدار پیش فرض این گزینه No است. به این معنی که فیلد به عنوان شاخص در نظر گرفته نشود. با انتخاب گزینه (yes -Duplicates Ok)، فیلد مورد نظر به عنوان شاخص (Index) انتخاب می‌شود. فیلد شاخص برای سرعت بخشیدن به جستجو و مرتب سازی بسیار مفید است.

🐬 البته ایجاد شاخص ممکن است سرعت ثبت و ذخیره رکوردها را آهسته کند.

❄️ در حالت (yes -Duplicates Ok) امکان ثبت مقادیر تکراری برای فیلد شاخص وجود دارد.

❄️ برعکس انتخاب (yes-no Duplicates) امکان ثبت مقادیر تکراری برای فیلد شاخص را نمی‌دهد. درست مانند فیلدی که به عنوان کلید اصلی معرفی شده است.

🐬 نکته: در پایان کار طراحی جدول، حتما آن را ذخیره کرده باشید. در غیر اینصورت پیغامی برای ذخیره سازی آن ظاهر خواهد شد. کافی است روی برگه مربوط به جدول، کلیک راست کرده و از فهرست ظاهر شده دستور Save یا Close را انتخاب کنید.

🐬 مرتب سازی اطلاعات جدول در اکسس

برای دسترسی سریع‌تر یا دسته‌بندی اطلاعات جدول بهتر است جدول مرتب شود. اطلاعات جدول را می‌توان براساس یک فیلد مرتب‌ساز کرد. برای این کار جدول را در نمای Datasheet ظاهر کرده، فیلدی که مبنای مرتب سازی است را انتخاب می‌کنیم. برای این کار کافی است در یکی از سلول‌های فیلد مربوطه کلیک کنید. سپس از فهرست Record دستور Sort را انتخاب می‌کنیم.

🐬 مرتب سازی را می‌توان به دو صورت صعودی (Ascending) و یا نزولی (Descending) انجام داد.

🐬 اجرای دستور مرتب سازی را می‌توان به کمک نوار ابزار با انتخاب دکمه‌‌هایی که در تصویر بالا دیده می‌شود انجام داد.

❄️ توجه داشته باشید که کلیک روی AZ↓ این کار رکوردها براساس فیلد انتخابی به ترتیب صعودی مرتب می‌شوند و با انتخاب دکمه ZA↓ رکوردها به ترتیب نزولی در جدول مرتب خواهند شد.

🐬 دسته‌بندی رکوردها به کمک فیلتر (Filter)

گاهی لازم است بعضی از رکوردها براساس شرطی  که کاربر تعیین می‌کند از رکوردهای دیگر جدا و نمایش داده داد.

❄️ برای مثال در جدول دفترچه تلفن کسانی که فیلد کد شهر (code-number) مقدار مشخصی دارد، نمایش داده شوند. یعنی می‌خواهیم رکوردهایی نمایش داده شوند که در فیلد مورد نظر مقدار کد شهر مقدار خاصی داشته باشد.

🐬 برای استفاده از فیلتر ابتدا باید جدول را در نمای Datasheet قرار دهیم.

🐬 برای اجرای دستور فیلتر سه روش وجود دارد:

❄️ با استفاده از دکمه Filter از برگه Home در قسمت Sort & Filter می‌توان این کار را انجام داد.

❄️ استفاده از Selection یا Advanced نیز امکان تعریف فیلتر براساس مقدار فیلد انتخابی یا به صورت دقیق و ترکیبی را می‌دهد.

🐬 حذف فیلتر روی جدول در اکسس

جدول در نمای Datasheet رکوردهای مطابق با شرط داده شده را نشان می‌دهد. اگر می‌خواهید فیلتر را غیرفعال کنید کافی است دکمه Toggle Filter را کلیک کنید. با هر بار کلیک کردن روی این دکمه، فیلتر تعریف شده، اجرا یا غیرفعال می‌شود.

❄️ برای حذف کامل فیلتر نیز کافی است با کلیک روی دکمه Filter گزینه Clear filter from را انتخاب کنید.

🐬 ایجاد فرم‌ و نمایش اطلاعات جدول در اکسس:

همانطور که در قسمت قبل دیدیم برای ورود و نمایش اطلاعات، می‌توان جدول را در حالت Datasheet View قرار داد و اطلاعات را در جدول وارد کرد. ولی این روش برای ورود و نمایش اطلاعات معمول نیست. زیرا کاربر در این حالت، نمی‌تواند شکل و سبک نمایش اطلاعات را به طور دلخواه تغییر دهد و همواره با یک ساختار جدولی (Sheet) مواجه است.

🐬 نرم‌افزار Access برای ورود و نمایش اطلاعات، شی (Object) دیگری به نام Form را پیشنهاد می‌کند.

❄️ در واقع Form یک واسط کاربر گرافیکی (Graphical User Interface) بین کاربران و جداول است. 

🐬 فرم‌ها با توجه به نیاز کاربران طراحی می‌شوند و در مرحله طراحی می‌توان شکل، رنگ و نحوه نمایش اطلاعات را تعیین کرد.