🐬 در Access اشیا (Objects) مختلفی وجود دارد که هر کدام وظیفه خاصی دارند. اولین و مهم‌ترین بخش یک بانک اطلاعاتی، جدول یا جدول‌های آن هستند. جدول‌ها، محل ذخیره اطلاعات و داده‌ها در پایگاه داده محسوب می‌شوند. به همین علت در اولین گام اکسس از شما می‌خواهد جدول و مقادیر آن را مشخص کنید.

🐬 اجزای جدول در اکسس

از آنجایی که باید ابتدا ستون‌ها (فیلدهای) جدول را مشخص کنیم، با فشردن دکمه طراحی جدول (Design View) وارد بخش طراحی جدول در پایگاه داده اکسس خواهیم شد.

🐬 باید توجه داشته باشیم که طراحی جدول بسیار مهم است و باید با دقت انجام شود. در پنجره طراحی جدول ۳ ستون وجود دارد👇👇

🐬 FieldName:

نام فیلد را مشخص می‌کند.

🐬 Data type:

نوع داده‌ فیلد را مشخص می‌کند.

🐬 Description:

شرح یا توصیف فیلد است و در صورت نیاز توضیحی برای هر فیلد در آن درج می‌شود.

🐬 نام‌گذاری فیلد در جدول اکسس

برای نام گذاری فیلدها به نکات زیر توجه داشته باشید👇👇

❄️ ۱. نام فیلد حداکثر می‌تواند 64 کاراکتر باشد.

❄️ ۲. از علامت‌های (!)،(])،([)، (.) و (`) برای نام‌گذاری استفاده نکنید.

❄️ ۳. تا جای ممکن از فاصله (Space) در نام‌گذاری خودداری کنید.

❄️ ۴. نام فیلد نمی‌تواند تکراری باشد.

❄️ ۵. بهتر است نام فیلدها را فارسی انتخاب نکنید.

🐬 نوع داده در اکسس (Data Type)

نوع داده‌ (Data type) مشخص می‌کند که در این فیلد، چه نوع اطلاعاتی و از چه جنسی ذخیره می‌شود در ادامه انواع داده‌ها (Data type)  قابل استفاده در Access معرفی می‌شوند.

🐬 Text یا Short Text:

اگر نوع داده‌ یک فیلد Short Text انتخاب شود می‌توانیم کاراکتر شامل اعداد، حروف و نشانه‌ها را ذخیره کنیم. فیلدهای عددی که نیاز به محاسبات نداشته باشند نیز در این نوع داده ذخیره میشوند. برای فیلدهای نام و نام خانوادگی و آدرس، این نوع داده مناسب است. اگر این نوع داده انتخاب شود حداکثر می‌تواند ۲۵۵ کاراکتر در این فیلد ذخیره کرد. یعنی برای ذخیره اطلاعات بیشتر از ۲۵۵ کاراکتر این نوع داده‌ نباید به کار رود.

🐬 Memo یا Long Text:

برای ذخیره سازی اطلاعات متنی بیش از ۲۵۵ کاراکتر می‌توانیم از این نوع داده‌ استفاده کنیم. اگر نوع داده‌ای Long Text برای یک فیلد از نوع متنی انتخاب شود می‌توانیم تا به طور نامحدود کاراکتر در آن فیلد ذخیره کنیم. مثلا اگر بخواهیم سوابق کاری یک شخص را ذخیره کنیم این نوع  داده‌ مناسب است.

🐬 Currency:

از این نوع داده‌ برای ذخیره سازی مقادیر ارزی استفاده می‌شود و میتوان عددی را تا ۱۵ رقم در سمت چپ نقطه اعشاری و تا ۴ رقم در سمت راست آن وارد کرد. برای مثال قیمت یک کالا یا حقوق و یا دریافتی یک کارمند را می‌توانیم در فیلدی از این نوع داده قرار دهیم.

🐬 Date/time:

از این نوع داده‌ای برای ذخیره سازی اطلاعاتی از نوع تاریخ و زمان استفاده می‌کنیم بطوریکه امکان مقایسه در آن وجود دارد. به عنوان مثال برای ذخیره کردن تاریخ تولد یا تاریخ استخدام می‌توانیم از این نوع داده استفاده کنیم.

🐬 Yes/No:

برای فیلدهایی که دو وضعیتی هستند برای ذخیره کردن مقادیر یک فیلد که به صورت بله و خیر است، می‌توان از این نوع داده استفاده کرد.

❄️ اگر بخواهیم اطلاعات بصورت Yes یا No نمایش داده شود از این نوع داده‌ استفاده می‌کنیم.

🐬 Number:

اگر بخواهیم اطلاعاتی ذخیره کنیم که محاسبات ریاضی روی آن فیلد انجام شود باید نوع داده‌ای را Number ذخیره کنیم. مثلا سن افراد یا نمرات دانشجویان باید Number انتخاب شود.

🐬 Large Number:

اعدادی که به صورت Number انتخاب می‌شوند، دقتی زیادی ندارند. برای نمایش اعداد بزرگ و با دقت مضاعف (Double Precision) از این نوع داده استفاده کنید.

🐬 AutoNumber:

اگر نوع داده‌ فیلدی، Auto number انتخاب شود این به صورت خودکار مقدار دهی می‌شود مثلا مقادیر این فیلد از عدد ۱ شروع شده و افزایش می‌یابد یعنی کاربر در تعیین مقادیر این فیلد نقشی ندارد.

❄️ مقدار این نوع داده به دو صورت تعیین می‌شود. یکی افزایشی (Increment) یعنی مقادیر از یک شروع شده و یک واحد یک واحد افزایش پیدا می‌کند و دیگری مقادیر تصادفی (Random) که خود Access یک عدد تصادفی برای این فیلد در نظر می‌گیرد.

🐬 OLE Object:

اگر بخواهیم اطلاعاتی از نوع تصویر، صدا، فیلم و یا هر شئی دیگر مانند فایل‌های Excel یا Word را ذخیره کنیم از این نوع داده باید استفاده کرد. به عنوان مثال برای ذخیره کردن نمونه امضاء افراد یا اثر انگشت این نوع داده مناسب است.

🐬 Hyper Link:

اگر بخواهیم اطلاعاتی از نوع آدرس ذخیره کنیم باید از این نوع داده استفاده کنیم. برای مثال آدرس یک سایت اینترنتی یا آدرس یک فایل در شبکه محلی یا حتی آدرس یک فایل در سیستم خودمان از نوع Hyper link تعریف می‌شود و اگر بر روی آدرس کلیک کنیم به محل مورد نظر پرش خواهیم کرد.