🎬 شروع فصل ششم کانال: Access

🐬 اکسس (Access) چیست؟

اکسس یک «بانک اطلاعاتی» (Database) یا به زبان امروزی یک «پایگاه داده» است. به عنوان یک تعریف می‌توان گفت، بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده (Database) مجموعه‌ای سازمان یافته، از اطلاعات (داده‌ها) است. این مجموعه داده‌ها ممکن است به صورت و شکل‌های مختلف به یکدیگر مرتبط باشند.

❄️ بانک‌های اطلاعاتی یا پایگاه داده، اطلاعات را به شکل ساخت‌یافته‌ای (Structured) نگهداری کرده، در صورت نیاز آن‌ها را بازیابی (Retrieved) می‌کنند.

🐬 کاربرد های نرم افزار Access:

❄️ امکان ذخیره اطلاعات

❄️ گزارش گیری و جستجوی اطلاعات

❄️ تجزیه و تحلیل اطلاعات

❄️ مدیریت

❄️ اشتراک گذاری اطلاعات

❄️ مهمترین وظایف یک بانک اطلاعاتی، ذخیره و بازیابی اطلاعات و مدیریت عملیات مربوط ثبت و نگهداری اطلاعات است.

🐬 روش های اجرای اکسس:

❄️ ۱. اجرای اکسس از طریق فهرست شروع (Start)

❄️ ۲. اجرای اکسس از طریق نوار وظیفه

❄️ ۳. اجرای اکسس از طریق ایجاد فایل

🐬 نکته: هنگام اجرای پایگاه داده اکسس، الگوها و راهنماهایی ایجاد بانک‌های اطلاعاتی نیز ظاهر می‌شود. انتخاب هر یک از گزینه‌های مربوط به Templateها می‌تواند جدول‌ها و پرس و جوها به همراه فرم‌های مورد نظر را برایتان به طور خودکار ایجاد کند.

🐬 محیط کاری اکسس

پس از اجرای اکسس محیط اولیه نرم‌افزار ظاهر می‌شود. با توجه به اینکه از نسخه ۲۰۱۶ اکسس در این مطلب استفاده کرده‌ایم، شکل ظاهری هنگام باز کردن این نرم‌افزار به صورت زیر خواهد بود.

🐬 در گام اول لازم است که یک پرونده بانک اطلاعاتی ایجاد کنیم. در پنجره‌ای که در شکل می‌بینید با انتخاب گزینه Blank Database این کار صورت گرفته و کافی است نام و محل آن فایل را در گام بعدی مشخص کنید.

🐬 در کادر File Name برای فایل پایگاه داده، یک اسم انتخاب کنید. محل و پوشه قرارگیری این فایل نیز با استفاده از دکمه پوشه در مجاورت آن تعیین می‌شود. با کلیک روی دکمه Create پایگاه داده درخواستی شما ایجاد شده و می‌توانید اجزای مختلف بانک اطلاعاتی را ایجاد کنید.

🐬 نکته: به طور پیش فرض محل ذخیره سازی بانک اطلاعاتی جدید، پوشه My Documents و نام بانک نیز database1 در نظر گرفته می‌شود. در صورت نیاز می‌توانید نام و محل ذخیره‌سازی را تغییر دهید.

🐬 بانک اطلاعاتی یا پایگاه داده اکسس دارای چند شئی (Object) مهم و اصلی است که در ادامه به آن‌ها خواهیم پرداخت👇👇

🐬 جدول (Table):

ساختاری برای نگهداری اطلاعات به صورت سطری و ستونی با مشخص کردن فیلدها و رکوردها.

❄️ Field:
هر قلم داده که کوچکترین جزء پایگاه داده است.

❄️ Record:
هر سطر جدول که شامل مجموعه ای از فیلدهای مرتبط با یک موضوع می باشد.

❄️ table:
مجموعه ای از رکوردها که دارای فیلد یکسانی هستند.

🐬 فرم (Form):

ساختاری منظم برای نمایش، ویرایش و حذف رکوردهای جدول‌های اطلاعاتی.

🐬 صفحات (Pages):

نوع خاصی از صفحات وب که برای مشاهده و کار با داده های پایگاه داده در شبکه اینترنت یا اینترانت طراحی شده است.

🐬 پرس و جو (Query):

روشی برای جستجو در جدول یا جدول‌های اطلاعاتی مرتبط با یکدیگر.

🐬 ماکرو(macro):

به ما این امکان را میدهند که خواسته های مشخص خود را بصورت خودکار و با یک دستور انجام دهیم.

🐬 گزارش (Report):

شامل داده های جداول و اطلاعات استخراج شده از پرس و جوها ک قابل چاپ نیز می باشد.

🐬 ماژول(modules):

مانند ماکرو ها خواسته های خودکارند اما از زبان VBA استفاده می کنند و بسیار قوی تر از ماکروها هستند.

🐬 ایجاد جدول در اکسس

بعد از ایجاد بانک اطلاعاتی جدید (مطابق با آموزش اکسس در بالا)، پنجره Database فعال می‌شود. در واقع تمام اجزای یک بانک اطلاعاتی در این پنجره مشاهده می‌شوند.

🐬 در Access اشیا (Objects) مختلفی وجود دارد که هر کدام وظیفه خاصی دارند. اولین و مهم‌ترین بخش یک بانک اطلاعاتی، جدول یا جدول‌های آن هستند. جدول‌ها، محل ذخیره اطلاعات و داده‌ها در پایگاه داده محسوب می‌شوند. به همین علت در اولین گام اکسس از شما می‌خواهد جدول و مقادیر آن را مشخص کنید.

🐬 اجزای جدول در اکسس

از آنجایی که باید ابتدا ستون‌ها (فیلدهای) جدول را مشخص کنیم، با فشردن دکمه طراحی جدول (Design View) وارد بخش طراحی جدول در پایگاه داده اکسس خواهیم شد.