Микросовет: быстрый выбор нужной функции 🔢

Простейший, но не очень известный способ ввести название функции быстрее.

Когда вы вводите = (равно) и начинаете вводить название функции, Excel предлагает вам список функций, которые начинаются с этих букв. Перейти к нужной из них можно, понятно, стрелкой (↓). А вот, чтобы ввести эту функцию в строку формул, дальше нужно нажать клавишу Tab (а не Enter, что кажется логичным, но не в этом случае).

Пример
1. Введите =су
2. Перейдите с помощью клавиши стрелка вниз (↓) к СУММЕСЛИ
3. Нажмите клавишу Tab, чтобы выбрать эту функцию и продолжить создание формулы.

#excel #микросовет

Вставка полей даты и времени 🔠

Поля в Word — мощный инструмент для упрощения и автоматизации ввода данных. Данные в полях могут, например, автоматически вычисляться, обновляться, вставляться из других частей документа или внешних источников.

Word поддерживает более 70 видов полей. Сегодня — о полях с датой и временем. Этот простой вид полей не только упростит вставку текущих даты и времени, но и позволит автоматически обновлять их на актуальные во всём документе.

Если вы не знакомы с полями, поля с датой и временем могут стать неплохим вариантом знакомства с этой темой.

Введение в поля

В обычном режиме поле может не отличаться от текста вокруг, но при клике оно будет подсвечено серым цветом. Если же включить режим редактирования, поле превратится в код между фигурными скобками.

Пример, поле с датой, вид в обычном режиме: 07.07.2025, вид в режиме редактирования: { DATE \@ "dd.MM.yyyy" }.

Вставить поле можно из меню: Вставка > [Текст] > [Экспресс‑блоки] > Поле. Или использовать для этого сочетания клавиш. О них ниже и в следующем посте.

Вставка времени и даты

• Alt + Shift + D — вставка поля с датой (DATE)
• Alt + Shift + T — вставка поля со временем (TIME)

UPD Формат вставляемых даты и времени зависит от выбранного языка. Например, дата при английской раскладке — 7/7/2025, при русской — 07.07.2025. При этом формат в любом случае можно изменить на нужный, см. подробнее ниже.

Этот вид полей предназначен для всегда актуальных (текущих) даты и времени. При указании формата поля DATE и TIME становятся взаимозаменяемы. Что именно они будут отображать, будет зависеть от заданного формата.

Кроме текущих даты и времени, Word поддерживает и поля для вставки таких данных, как:
• CREATEDATE — дата / время создания документа или последнего выполнения команды Сохранить как
• SAVEDATE  — дата / время последнего сохранения документа
• PRINTDATE — дата / время последней печати документа

Обновление полей

Поля обычно автоматически обновляются при открытии документа или его печати. Чтобы вручную обновить поле, т.е. в данном случае заменить дату и время на текущие, кликните в него и нажмите F9. Если нужно обновить поля во всём документе, выделите документ (Ctrl + A), а затем нажмите F9.

Можно и временно заблокировать обновление полей или превратить их (в т.ч. дату и время) в обычный текст уже окончательно — об этом в следующем посте.

Изменение формата полей

Изменить формат даты и времени можно:
• с помощью команды Изменить поле в меню по правому клику (далее выберите нужный формат в появившемся окне в разделе Свойства поля).
• вручную, см. ниже.

Ручное изменение формата даты и времени

Часть поля после обратного слэша ( \ ) называется ключом, этот ключ определяет формат отображения.
Для даты и времени формат вводится после \@.

Кликните в поле, нажмите Shift + F9 для перехода в режим редактирования поля. После этого измените часть поля в кавычках после \@ на нужный вариант. После окончания редактирования нажмите F9, чтобы выйти из режима редактирования и обновить поле.

Примеры форматов и получаемых результатов:
{ DATE \@ "dd.MM.yyyy" } = 07.07.2025 (текущая дата)
{ DATE \@ "ddd d.M.yy" } = пн 7.7.25
{ DATE \@ "d MMMM yyyy 'г.'" } = 7 июля 2025 г. (вместо 'г.' можно прописать, например, 'года')
{ DATE \@ "dddd dd MMMM HH 'ч.' mm 'мин.'" } = понедельник 07 июля 15 ч. 45 мин.
{ TIME \@ "HH:mm" } = 15:45 (актуальное время)
{ DATE \@ "HH:mm" } = 15:45 (тот же результат, так как при одинаковых ключах поля DATE и TIME взаимозаменямы)
{ SAVEDATE \@ "HH:mm" } = 15:45 (как время последнего сохранения документа)

UPD Вы можете комбинировать разные форматы, добавил примеры в комментарии.

Вставка даты и времени как обычного текста

Если вы хотите вставить дату и время сразу как текст, а не как обновляемое поле, перейдите Вставка > [Текст] > Дата и время и выберите нужный формат. При отсутствии галочки около пункта Обновлять автоматически, они будут вставлены как обычный текст.

Материалы по теме
• Официальная справка
• Введение в поля на Answers (eng)
• Урок по полям даты и времени

#word #приёмы

Клавиши для работы с полями 🔠

Продолжение темы полей в Word, начало вчера. Сочетания клавиш и пример их использования.

Основные сочетания клавиш для работы с полями

• Ctrl + F9 — вставить пустое поле
• F9 — обновить поле* (пример: заменить время / дату на текущие)
В ряде случаев поля также могут обновляться автоматически при открытии документа и его печати.
• Shift + F9 — перейти в режим редактирования поля или выйти из него
• Alt + F9 — то же (режим редактирования) для всех полей в документе
• F11 / Shift + F11— перейти к следующему / предыдущему полю в документе
• Ctrl + F11 — заблокировать обновление поля*
• Ctrl +  Shift + F11 — снять блокировку обновления поля*
• Ctrl + Shift + F9 — превратить поле в обычный текст*
После нажатия этого сочетания, данные, например, дата/время, превратятся в текст и перестанут быть автоматически обновляемыми.

* Важно! Если нужно применить это действие ко всем полям в документе, перед нажатием сочетания выделите весь документ (Ctrl + A).

Пример использования

Допустим, вы хотите вставить в документ строку с полным путём к документу (типа C:\Users\***\Documents\Пример.docx). Поле FILENAME вставит имя файла, а при добавлении параметра \p будет вставлен путь к нему.

Для вставки поля можно либо нажать Ctrl + F9 и вставить в появившееся пустое поле (в скобки) FILENAME \p. Либо ввести текст FILENAME \p, выделить его, а уже затем нажать Ctrl + F9. В любом случае, после создания поля потребуется нажать F9, чтобы обновить поле и выйти из режима редактирования.

При сохранении документа в новое расположение, путь не обновится сам, потребуется кликнуть в поле и нажать F9.

Вводная справка по работе с полями

#word #приёмы #горячие_клавиши

Отмена только в нужной книге 🔢

И другие преимущества и ограничения запуска отдельного экземпляра Excel.

Почему Ctrl + Z работает для всех открытых книг?

Вы наверняка замечали, что, в отличие от других приложений Office, в Excel «история» отмены едина для разных открытых файлов. И когда вы отменяете последние действия, они последовательно отменяются во всех открытых книгах. Почему так происходит?

Одна из причин — необходимость поддержки работы связанных книг. Например, когда формула в одной книге ссылается на данные в другой открытой книге.

Как заставить Ctrl + Z работать только в одном файле?

Можно заранее сделать так, чтобы отмена в разных файлах работала независимо друг от друга. Для этого потребуется открыть эти файлы в отдельных экземплярах (instance) Excel. Способы запустить отдельные экземпляры приведены ниже.

Единственный же известный мне способ сделать это для уже открытых файлов — закрыть остальные открытые книги Excel :). Тогда, разумеется, отмена будет работать только в оставшейся.

Плюсы и ограничения использования отдельных экземпляров Excel

➕ Некоторые плюсы
Основные плюсы связаны с тем, что каждый экземпляр Excel работает и потребляет ресурсы независимо от другого.
• Вычисления в одном из экземпляров не замедляют напрямую работу другого
• Сбой (вылет) одного экземпляра Excel не приводит напрямую к сбою другого
• В каждом экземпляре будет создаваться та самая, своя последовательность отмены

➖ Некоторые ограничения
В частности, между книгами, открытыми в разных экземплярах Excel:
• Нельзя будет скопировать формулы, а только их значения
• Нельзя будет перенести/скопировать листы
• Нельзя будет ссылаться на данные в другой книге
• Ну и не будет работать общая последовательность отмены :)

❢ В каждом экземпляре Excel может быть открыто несколько книг. В рамках каждого отдельного экземпляра Excel эти книги будут работать как обычно, без перечисленных выше плюсов и минусов.

Запуск отдельного экземпляра Excel

По умолчанию, все книги открываются в рамках одного (первого) экземпляра Excel. Чтобы открыть книгу в отдельном экземпляре, сначала запустите его одним из этих способов:
• Меню Пуск: кликните по значку Excel в меню Пуск с зажатой клавишей Alt.
• Панель задач: сделайте правый клик по значку Excel на Панели задач; в появившемся меню* кликните по значку Excel с зажатой клавишей Alt.
• Проводник: чтобы открыть файл в отдельном экземпляре Excel, сделайте правый клик по нему, в появившемся меню нажмите Открыть с зажатой клавишей Alt. (Не сработало в Windows 10)
При любом из способов выше появится окно с вопросом Запустить новый процесс Excel? Ответьте: Да.

• Окно Выполнить: откройте Выполнить (Win + R), введите excel /x и нажмите Enter.

Убедиться, что открыты разные экземпляры Excel можно в Диспетчере задач (Ctrl + Shift + Esc). Они будут отображаться как отдельные приложения.

* Откроется меню со Списком переходов.

#excel #приёмы

Уточняющие операторы поиска

Продолжение темы повышения эффективности поиска в интернете. Сегодня про уточнение поискового запроса.

🌐Поиск конкретной фразы
В Google, Bing и Яндекс заключите фразу в кавычки, чтобы найти сайты, содержащие конкретную формулировку, а не просто отдельные слова. Например, запрос "рисунок из файла" excel найдёт справочную статью по этой конкретной команде Excel. Можете сравнить с результатами без кавычек.

🌐Поиск одного из слов
В Google и Bing — операторы OR или | (вертикальная черта), в Яндекс — оператор | помогут найти сайты, содержащие хотя бы одно из разделённых этими операторами слов. Без этого оператора, по умолчанию ищутся сайты содержащие все слова из запроса. Например, запрос открыть OR редактировать OR изменить pdf word найдёт сайты содержащие все эти варианты формулировки задачи. Обратите внимание, операторы должны писаться заглавными буквами: т.е. OR, а не or.

🌐Поиск сайтов без определенных слов
В Google, Bing и Яндекс оператор – (минус) перед словом или фразой в кавычках дадут возможность найти сайты, не содержащие это слово / фразу. Например, запрос извлечь e-mail excel -vba -макрос найдёт сайты с информацией про способы извлечения e‑mail из текста в Excel, не упоминающие при этом макросы / VBA. Кстати, напишите, если вам интересно, как это сделать одной формулой :).

Эти операторы, разумеется, можно комбинировать в одном поисковом запросе.

#полезное #поиск

Микросовет: название диаграммы — из ячейки 🔢

Название диаграммы в Excel не обязательно вводить вручную. Вместо этого можно указать адрес ячейки, откуда оно будет добавлено. Так же можно поступить и с названиями осей и c метками данных.

А ещё этот приём можно использовать для добавления текста из ячейки на фигуру (прямоугольник, овал и т.д.).

Приём очень прост:
1. Выделите нужный элемент, то есть, кликните в название диаграммы / название оси / метку данных / фигуру.
2. Перейдите в адресную строку (можно просто нажать F2).
3. Введите = (равно) и кликните в ячейку с названием, либо введите ссылку на неё вручную.

Название будет взято из этой ячейки и, разумеется, будет обновляться вместе с ней.

Нюансы:
• При ручном вводе ссылки на ячейку, ссылка должна быть «внешней», с указанием имени листа. То есть, не просто =A1, а =Лист1!A1, или, если вы задали своё имя листу, ='Имя листа'!A1.
• Если вам нужно сослаться на заголовок «умной таблицы», при клике по нему будет добавлена структурированная ссылка (типа =Таблица1[[#Заголовки];[Имя столбца]]). Такая ссылка не подойдёт, замените её на обычную типа =Лист1!B2.

Подсмотрел идею здесь.

#excel #микросовет

Микросовет: быстрая вставка таблицы 🗒

Простой приём, облегчающий создание таблиц в записных книжках OneNote.

Введите текст, затем нажмите Tab. Будет добавлена таблица, а введённый текст станет её первой ячейкой.

Для создания новой ячейки справа от первой, также вводите текст и нажимайте Tab. Для добавления новой строки в этой таблице, нажмите Enter.

Перемещаться от ячейки к ячейке можно с помощью Tab (туда) и Shift + Tab (обратно)

Другие сочетания:
• Ctrl + Alt + R — добавить пустой столбец справа
• Ctrl + Enter — добавить пустую строку снизу
• Alt + Enter — начать новый абзац в ячейке

Отчасти похожий способ быстрой вставки таблиц есть и в Word.

#микросовет #приёмы #onenote

Загадка неработающих сочетаний 🔢

В Excel есть несколько полезных сочетаний клавиш, которые могут то работать, то не работать. Этой проблеме много лет, а её разгадка очень проста. Она же является и решением.

Примеры сочетаний

Эти сочетания могут не работать, если не соблюдено условие, указанное ниже.

• Ctrl + [ — выделяет влияющие ячейки. Например, если выделить ячейку с формулой, а затем нажать это сочетание, будут выделены использованные в этой формуле ячейки. Нажимать клавиши можно несколько раз, каждый раз будут пошагово выделяться предыдущие влияющие ячейки, то есть, влияющие на влияющие. Похоже на то, как работает отображение связей формулы.
• Ctrl + ] — выделяет зависимые ячейки. Например, если выделить ячейку, а затем нажать это сочетание, будут выделены ячейки, которые зависят от неё. Эти клавиши также можно нажимать несколько раз, чтобы выделить следующие зависимые ячейки.

• Ctrl + ` (обратный апостроф, клавиша слева от клавиши 1) — включает отображение формул вместо их результатов, повторное нажатие вернёт к обычному отображению.

Кроме этих, при тех же условиях могут не работать и сочетания клавиш для применения к ячейке нужного формата (Ctrl + Shift + ~  и другие, указанные ниже в справочной статье).

Что делать, если сочетания не работают

Эти сочетания могут не работать, если при запуске* Excel в Windows был выбран язык, отличный от английского. Например, если во время запуска Excel языком интерфейса был русский. В таком случае нужно закрыть Excel, переключить язык (раскладку) на Eng (например, нажав Ctrl + Shift), и снова запустить Excel. Закрывать нужно полностью, то есть все открытые окна Excel.

После запуска можно будет выбирать нужный язык как обычно, последующие переключения раскладки уже не повлияют на работу сочетаний.

Кстати, может встретиться и обратная ситуация, когда некоторые сочетания не будут работать, если при запуске Excel в Windows был выбран английский язык. Но это уже тема для отдельного поста :).

* Если быть точным, определяющим является не язык в момент запуска Excel, а язык, который был выбран в момент первого нажатия любой клавиши в запущенном Excel. И, насколько я понимаю, причина этого поведения в тех же, создаваемых после запуска динамических таблицах, которые в прошлом мешали ввести заглавную Ж в имени листа.

#приёмы #excel

Вставка дата и времени и язык интерфейса 🔢

В конце предыдущего поста я писал, что есть и сочетания, которые не работают, как ожидается, если при запуске Excel в Windows был выбран английский язык. Я имел ввиду приводимые во многих русскоязычных источниках сочетания для вставки текущих даты и времени. А именно:
• Ctrl + Shift + 4 — вставка текущей даты
• Ctrl + Shift + 6 — вставка текущего времени
В таком виде эти сочетания будут вставлять дату и время, если Excel загружался при выбранной русской раскладке.

В то же время в официальной справке эти задачи решают другие сочетания:
• Ctrl + ; (точка с запятой) — вставка даты
• Ctrl + Shift + : (двоеточие) — вставка времени
И они, как и сочетания из предыдущего поста, действительно работают, если Excel запускался, когда в интерфейсе был выбран английский язык.

В чём же причина таких различий?
Как вы наверное догадались, ларчик открывается просто. Реальные сочетания таковы: Ctrl + ; — дата, Ctrl + : — время. Просто при русской раскладке точка с запятой вводится сочетанием Shift + 4, а двоеточие — Shift + 6. А при английской, эти знаки вводятся отдельной клавишей [ ; / : ], расположенной справа от клавиши [ L ]. А так как эта клавиша при русской раскладке ещё и водит букву Ж, некоторые русскоязычные пользователи считают, что дата вставляется сочетанием Ctrl + Ж. Что, наверное, даже проще для понимания :).

Также по теме: Вставка текущих даты и времени в Word.

#приёмы #excel

Встроенные возможности добавления QR и штрихкодов 🔠

В Word встроены возможности вставки 10 видов штрихкодов. Для этого используются поля с кодами, о которых я недавно писал.

С помощью поля DisplayBarcode можно, в частности, добавить в документы и QR‑коды, и штрихкоды такого распространённого вида, как EAN-13. Если вы хоть немного знакомы с полями, использование этой возможности не будет сложным.

Коды поля для штрихкодов

Минимальный код, примеры:
• QR‑код:

DisplayBarcode "https://example.com" QR

• EAN-13:

DisplayBarcode "4601234567893" EAN13

В кавычках вводится кодируемая информация, а после неё — вид штрихкода.

Дополнительно можно указать, в том числе:
\s — масштаб от 10% до 1000%, например, \s 10 — 10%, \s 200 — 200%
\q — уровень коррекции ошибок для QR: L/M/Q/H, где H — максимальный
\r — поворот, от 0 до 3, где 3 — 270° против часовой
\t  — отображение цифр под линейным штрих‑кодом, например EAN-13
\f и \b — цвет самого кода и его фона в HEX

Полный список кодов и их описание.

Пример:
{ DisplayBarcode "https://example.com" QR \s 200 \f 525252 } — QR‑код с URL‑адресом, масштаб 200%, тёмно‑серый. Фигурные скобки вводить вручную не надо, они добавятся сами при вставке поля.

Добавление QR и штрихкодов в документ

1. Нажмите Ctrl + F9 для создания нового поля (выглядит как { })
2. Введите внутри скобок код, примеры выше.
3. Нажмите F9 для превращения поля в QR или штрихкод.

Другие клавиши для работы с полями.

Копирование QR и штрихкодов в другие приложения Office

Если выделить (кликнув по ним) полученные QR и штрихкоды, их можно скопировать. В письма Outlook они вставляются нативно, с возможностью редактирования. В презентации PowerPoint — как рисунок. В таблицы Excel — с помощью Специальной вставки, как метафайл Windows (EMF). Вставленные в PowerPoint и Excel изображения может потребоваться обрезать.

Официальная справка.

Также по теме: Простая вставка QR‑кодов с помощью надстройки в Word, PowerPoint и Excel.

Для автоматизированного добавления кодов из отдельного списка‑источника можно использовать функции слияния в Word и поле MergeBarcode.

#qr #word #приёмы

Обрезка видеозаписи экрана ✂️

Небольшое нововведение в Ножницах. Теперь, если вы сделали запись видео с экрана, её можно тут же, в приложении Ножницы, и обрезать. Ранее, для этого требовалось использовать отдельное приложение, например, Clipchamp.

Правда, с локализацией что‑то опять пошло не так. В русской версии Ножниц вместо кнопки Обрезать — Обре. А если кликнуть на Обре, вас встретят Приме и Отмен вместо Применить и Отменить. UPD Исправлено после обновления Ножниц.

В меню обрезки можно двигать маркеры начала и конца записи вручную. А можно кликнуть в них (или перейти с помощью Tab) и двигать клавишами: на 10 секунд стрелками влево/вправо, или на 1 минуту, если вместе со стрелками нажимать Shift.

Обратите внимание, обрезанную версию видео потребуется отдельно сохранить в выбранном месте. При этом исходная, необрезанная запись по умолчанию автоматически сохраняется в папке Видео  > Записи экрана. Отключить такое автосохранение можно в настройках Ножниц.

Также по теме: Три встроенных способа записи экрана.

#ножницы

Микросовет: выделить всю таблицу 🔢

Мышкой
Переместите указатель мыши в верхний левый угол таблицы до появления диагональной стрелки (см. рисунок) и кликните. Будет выделена таблица без заголовков и итогов*. Кликните дважды, чтобы выделить таблицу полностью.

Клавишами
Перейдите в любую ячейку внутри таблицы и нажмите Ctrl + A или Ctrl + Shift + Пробел. Первое нажатие выделит таблицу без заголовков и итогов*, второе нажатие — выделит таблицу полностью, третье — выделит весь лист.

* Так это работает в так называемых «умных таблицах», они же просто таблицы Excel. Если же данные не отформатированы как таблица, их тоже можно выделить указанными сочетаниями клавиш. В этом случае первое нажатие должно сразу выделить данные до ближайших пустых строк/столбцов.

Также по теме: Другие клавиши для выделения в Excel.

#excel #приёмы

Три варианта запуска видео 📺

Показ видео на слайдах во время выступлений — один из самых частых моментов, когда, по моим наблюдениям, что‑то порой идёт не так.

В нескольких постах постараюсь описать некоторые нюансы, приёмы и рекомендации, которые могут сделать демонстрацию видео более стабильной.

Сегодня о простом, но не всегда очевидном — как работают разные варианты запуска видео на слайде. Применимо в первую очередь к видеофайлам, вставленным на слайд, но должно работать и с онлайн‑видео.

Итак, после добавления видео на слайд, на вкладке Воспроизведение около пункта Запуск будут доступны три опции:
• В последовательности щелчков (по умолчанию) — видео начнёт проигрываться после двух нажатий клавиши для перехода к следующему слайду* (или кнопки вправо на кликере). Первое нажатие — переход на слайд с видео, второе — запуск видео.
• Автоматически — видео начнёт проигрываться после одного нажатия. То есть, запустится сразу после перехода на слайд с видео.
• По щелчку — видео запустится только вручную, с помощью мышки или сочетания клавиш (надеюсь написать отдельно). Если после перехода на слайд с таким видео просто ещё раз нажать клавишу перехода*, вы перейдёте к следующему слайду без запуска видео.

Когда какой вариант подойдёт?

Например, если вам перед запуском видео** нужно что‑то сказать или показать на данном конкретном слайде — подойдет вариант по умолчанию (В последовательности щелчков). Если нужно, чтобы видео запустилось сразу — подойдет второй вариант (Автоматически). Если же запуск видео опционален, и вы уже во время выступления будете решать, нужно ли его запускать и когда, оптимальным может стать вариант По щелчку.

И общая, стандартная рекомендация — всегда, если есть возможность, тестируйте показ слайдов перед выступлением прямо на площадке. Особенно, когда выступаете не со своего ноутбука. И особенно, когда ваша презентация включает видео, 3D объекты, тяжелую графику, сложные анимации и т.п. контент.

* Например, перейти вперёд, к следующему слайду можно с помощью клавиш: → (стрелка вправо) или Пробел, или просто кликнув по слайду, а назад, к предыдущему: ← (стрелка влево) или Backspace. UPD Написал про основные варианты переключения.

** Можно даже скрыть видео со слайда, тогда оно появится и начнёт проигрываться только при повторном нажатии. Чтобы скрыть, поставьте галочку у пункта Скрывать, пока не воспроизводится на вкладке Воспроизведение.

P.S. Прошу прощения за паузу с публикациями.

#powerpoint

Микросовет: быстро закрыть все вкладки с одного сайта (домена) 🌐

Если в Microsoft Edge вы закрепите сайт в меню Пуск или на Панели задач, это поможет открывать его быстрее, но не только. Закрепление позволит закрывать все страницы того же сайта, не затрагивая остальные открытые вкладки.

Этот способ — побочное следствие того, что для закрепленных из Edge сайтов на Панели задач появляется отдельная кнопка с favicon (иконкой‑логотипом сайта). Правый клик по этой кнопке (значку) позволит закрыть не только сам закреплённый сайт, но и все сайты с тем же доменом второго (example.com) или третьего (site.example.com) уровня.

Например, если вы закрепили office.com и support.microsoft.com, все открытые сайты, адреса которых начинаются с этих доменов, будут закрыты при правом клике по иконке на Панели задач и выборе команд Закрыть все окна или Закрыть все окна на этом дисплее.

Закрепить сайты можно в меню Microsoft Edge: ⋯ (три точки) или Alt + F > Другие инструменты > Закрепить на панели задач или Закрепить в меню "Пуск". Для сайтов, закреплённых в меню Пуск, кнопка на Панели задач появится, как только сайт будет открыт.

По теме: Закрепление и ещё несколько способов быстрее открывать нужные сайты

#edge #приёмы